CARETAKERFM NØGLEN TIL EN SMARTERE OG MERE EFFEKTIV EJENDOMSDRIFT

Transkript

1 CARETAKERFM NØGLEN TIL EN SMARTERE OG MERE EFFEKTIV EJENDOMSDRIFT

2

3 CARETAKERFM 3 HÅNDTER EJENDOMME, ORGANISATIONER OG AFTALER ONLINE Caretakerfm står for CaretakerFacilitiesManagement og er et it-værktøj, som giver bygningsejere med store ejendomsporteføljer mulighed for at styre drift, vedligehold og facilities management online. Med Caretakerfm får I en smart genvej til et komplet overblik over driftsaktiviteterne i og omkring ejendommene og over, hvad det koster at drive dem. Caretakerfm er modulopbygget med et basismodul, der rummer de grundlæggende funktioner og en række tillægsmoduler, som I kan købe til alt efter, hvad I har behov for. I kan logge på systemet, når og hvor I har brug for det - bare I har en pc med internet. I kan give et ubegrænset antal brugere adgang. COWI hoster programmet. Det sparer jer for udgifter til licenser hos anden dataleverandør. I support får I rådgivere med speciale i FM. I Caretakerfm er det nemt at søge og sortere i data - og eksportere disse til excel. Et visuelt og nemt kommunikerbart overblik med luftfoto (GIS). Mulighed for at integrere med økonomisystem. Registrering af alle serviceaftaler med fuldt overblik over, hvordan jeres ejendomme er koblet til forskellige organisationer. Mulighed for upload af filer som f.eks. billeder, garantibeviser og manualer.

4 I kan hente oplysninger på kryds og tværs af jeres ejendomme i en digital facilities managementorganisation, der matcher den I har i virkeligheden. Caretakerfm er nøglen til en smartere og mere effektiv ejendomsdrift. INTELLIGENT EJENDOMSDRIFT Som ejendomsbesiddere eller -administratorer kan I få det komplette overblik over udgifterne til drift og vedligehold med Caretakerfm. Her kan I se en række eksempler på, hvordan systemet fungerer. SERVICECENTER SPARER TID I ADMINISTRATIONEN En børnehaveleder møder om morgenen og opdager, at en radiator er sprunget læk. Hun tænder pc en og logger på Caretakerfm s webbaserede Servicecenter, hvor hun indmelder skaden. Caretakerfm trækker automatisk oplysninger som f.eks. sted, navn og telefonnummer, kontaktperson fra børnehavelederens login oplysninger. Arbejdsgangen har allerede nu sparet tid i administrationen, som nu har de oplysninger, der skal til for at finde en leverandør og alle de oplysninger, som leverandøren skal bruge, for at udbedre skaden. Resultatet er færre fejl, hurtigere betjening og bedre service. OVERBLIK OVER ORGANISATIONEN Ledelsen i en virksomhed eller f.eks. på et sygehus beslutter at slå tre afdelinger sammen og dele to andre op i nye enheder. Den slags ændringer er nemme at registre i Caretakerfm, fordi strukturen er opbygget som et hierarki på samme måde som et organisationsdiagram. Det gør det nemt at registrere jeres organisation, så registreringen afspejler jeres virkelige organisation - også når den ændrer sig. I kan også lade jeres eksterne samarbejdspartnere registrere som en del af organisationen. Fordelen ved det er, at I kan trække lister på stort set alt, hvad I kan have brug for at vide, ligesom kontaktoplysningerne let kan kobles til serviceaftaler, ejendomme eller enheder.

5 CARETAKERFM 5 STYR PÅ AFTALER En rulleport har en periodisk fejl, som skal udbedres. Når administratoren skal bestille en reparation, kan man se, om der allerede findes en serviceaftale på rulleporten. Rekvisitionen bliver herefter sendt til den rette serviceleverandør. Overblik over alle indgåede aftaler på tværs af ejendomme og organisationer er et nøgleord i Caretakerfm, og I kan hurtigt afdække, om der er indgået to aftaler, der dækker det samme, eller om der mangler en. GENNEMSKUELIGE BUDGETTER Med Caretakerfm kan en kommune allokere budgettet for f.eks. skolerne til en bestemt afdeling. Når budgettet ikke følger den enkelte skoles bygning, men afdelingen, der driver skolerne, giver det bedre overblik over afdelingens budget. Med Caretakerfm kan I selv vælge om, budgetterne følger de enkelte ejendomme eller organisationen. Endelig kan man nemt trække et økonomisk overblik over samtlige aftaler fordelt på kategori, som f.eks. snerydning, rengøring eller lignende og få overblik over, hvad man bruger af penge på forskellige aktiviteter. ONLINE-FORDELE I kan koble alle de brugere, I vil, på systemet uden, at det koster ekstra. Det giver jer en chance for at effektivisere jeres facilities management, fordi de, der arbejder med driften, kan tilgå systemet direkte uden at skulle have hjælp fra andre. Fordelen er samtidig, at I får skabt en ensartet tilgang til jeres drift i hele organisationen. I kan registrere jeres observationer fra et bygningssyn online, mens synet er i gang. I kan skrive jeres vedligeholdelsesaktiviteter direkte ind i Caretakerfm og have en vedligeholdelsesplan klar straks efter, synet er afsluttet. Det gør arbejdsgangene mere fleksible og effektive - og vigtig information går ikke tabt.

6 GENVEJEN TIL INTELLIGENT EJENDOMSDRIFT Et driftsprogram er ikke kun et driftsprogram. Det er en cirkel af handlinger, der helst skal foregå så nemt, effektivt og gnidningsløst som muligt - hver gang. COWIs specialister har tænkt drift og facilities management hele vejen rundt. EFFEKTIV DR JOURNALEN Aktiviteten afsluttes og journaliseres. Du kan genfinde dine aktiviteter i journalen og søge informationer om aktiviteternes forløb i loggen. ØKONOMIINTEGRATION Med økonomiintegration importerer du økonomidata fra dit økonomisystem ind i Caretakerfm, så dine disponeringer bliver udlignet, og dine realiserede udgifter posteret.

7 CARETAKERFM 7 INDMELDER Den eksterne bruger opdager en akut opstået skade på en ejendom. SERVICECENTER Den eksterne bruger logger på Servicecenteret og kan let og overskueligt registrere skaden. IFT EJENDOMSCENTRET I ejendomscentret prioriteres aktiviteterne, og serviceleverandøren vælges ifm. udfærdigelsen af rekvisitionen. Indmelderen bliver løbende orienteret om sagens udvikling. REKVISITION Størstedelen af oplysningerne til rekvisitionen er autogenereret fra indmelderens oplysninger. I rekvisitionen disponeres beløbet til opgaven. ØKONOMI I ejendomscentret kan du hele tiden se, hvor meget du har tilbage på dine budgetter, da de bliver holdt op i mod, hvad du har disponeret, og hvad du har posteret.

8 CARETAKERFM ER MODULOPBYGGET, SÅ DET KAN MATCHE INDIVIDUELLE BEHOV I VIDT FORSKELLIGE ORGANISATIONER

9 CARETAKERFM 9

10 DIGITAL AFLEVERING Modulet styrer byggeriet i hus og sikrer, at alt er afleveret og giver jer et budget for driftsfasen. STAMDATA OG DRIFT Modulet giver jer det komplette overblik over alt, hvad der knytter sig til jeres ejendomme. ET BYGGEMODUL, ET BASISMODUL OG TO SPECIALMODULER Caretakerfm består af en række moduler, som kan kombineres efter behov. Her kan I læse mere om, hvad de forskellige moduler kan. MODULET TIL BYGGEFASEN DIGITAL AFLEVERING - MODULET, DER STYRER BYGGERIET I HUS Nye supersygehuse, nye lejlighedskomplekser, nye kontorer eller renovering af jernbanerne og kommuneskolerne. Alle projekter, som involverer et hav af leverandører og indeholder oceaner af tekniske anlæg, der skal holdes hus med - også efter byggeriet er afsluttet. Det lyder som en uoverkommelig opgave, men med byggemodulet Digital Aflevering er det nemt at sikre sig, at: alle bygningsdele bliver afleveret produktblade, vedligeholdelsesvejledninger, garantibeviser og certifikater bliver afleveret alle vedligeholdelsesaktiviteter bliver noteret med udførelsestidspunkter og budgetterede beløb.

11 CARETAKERFM 11 MODULERNE I DRIFTSFASEN STAMDATA OG DRIFT - BASISMODULET, DER ER FUNDAMENTET I DEN DAGLIGE DRIFT Stamdata og Drift er basismodulet i Caretakerfm. Det er her I opretter og vedligeholder stamdata for ejendomme og de bygninger, terrændele, etager, rum, bygningsdele og komponenter, der hører til. I kan også registrere adresser på ejendommene, ligesom I selv bestemmer hvor detaljeret, I vil registrere ejendommens enheder. I får nemt et overblik, når ejendommene knyttes op på en organisatorisk enhed eller, når I kigger på de vedhæftede filer og links, der hører til ejendommen - alt sammen i en enkelt opbygget stifinderstruktur. ADMINISTRATION Modulet gør det nemt at planlægge, registrere og budgettere, ligesom I også nemt kan holde styr på leverandører og aftaler. ØKONOMIINTEGRATION Modulet gør det nemt at importere data fra jeres økonomisystem og integrere dem i Caretakerfm, hvilket gør det nemt at overholde budgetterne. ADMINISTRATION - SPECIALMODULET, DER ER DIN ONLINE ADMINISTRATOR Administrationsmodulet et specialmodul, som er en overbygning til basismodulet Stamdata og Drift. For at bruge dette modul skal I have Stamdata og Drift. Med Administration kan I genere en rekvisition direkte fra en aktivitet og samtidig få alle relevante oplysninger, vedhæfte filer og til sidst sende den med . I kan prioritere og planlægge jeres aktiviteter og budgetter gennem året. I kan også nemt koble eksterne leverandører til aktiviteter, ejendomme eller enheder, hvor der er indgået en kontrakt eller få et overblik over kontrakternes opsigelsesvarsler. Med i modulet hører også Servicecenteret, hvor brugere kan få adgang til at registrere skader, som kræver en aktivitet. ØKONOMI-INTEGRATION - SPECIALMODULET, DER KOBLER CARETAKERFM MED DIT ØKONOMISYSTEM Økonomiintegration er et specialmodul, som er en overbygning til Administration. For at bruge dette modul, skal I have modulerne Stamdata og Drift samt Administration. Med Økonomiintegration kan I importere oplysninger fra jeres økonomisystem til Caretakerfm, hvilket giver jer mulighed for, at registrere jeres disponeringer og følge op på jeres vedligeholdsbudgetter i forhold til realiserede udgifter.

12 VIL DU VIDE MERE? VI KOMMER GERNE UD OG PRÆSENTERER JER FOR, HVAD CARETAKERFM KAN GØRE FOR JER. I KAN OGSÅ SE MERE OM PROGRAMMET PÅ KONTAKT ADRESSE TELEFON FAX WWW VEST FOR STOREBÆLT Ole Nielsen Tlf.: Mobil: Mail: oni@cowi.dk COWI A/S Åboulevarden 3, Aarhus C cowi.dk ØST FOR STOREBÆLT KONTAKT ADRESSE TELEFON FAX WWW Anne Munch Andersen Tlf.: Mobil: Mail: ama@cowi.dk COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby cowi.dk Foto: Niels Åge Skovbo, Stockfoto