Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, onsdag d. 22.05.19, kl. 18.45-21.30 Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Klarskov, Lise Eriksen, Jette Bitsch, Katrine Ohlendorff, Jakob Møldrup, Henrik Andersen Christian Hjortgaard Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Referat godkendt dog med den bemærkning, at det var dateret forkert. 2. Oprykningsreception Desværre har vi fået placeret oprykningsreception på samme dag, som der er byrådsmøde, hvilket vi desværre havde glemt at checke. Der er derfor afbud fra politikerne. Køreplan fastlagt: 16:10 velkomst og tillykke til oprykkerne og DM sølvvinderne () 17:00 fokus på næste sæson, sportsligt (, Rasmus og Anders) 17:10 sponsorudvalget (Thomas generelt, Lars omkring de nye aftaler) 17:20 catwalk med præsentation af nyt tøj Katrine står for traktement. Hjælpere søges. Presse og fotograf henvendelse er sket, vi afventer svar. Vi skal have fjernet trådbure fra BCR Katrine følger op. 3. Sponsorer Opfølgende og koordinerende møde med sponsorudvalget er afholdt ( og Jakob). Aftalt at Jakob er indgangsvinklen til Bestyrelsen. Nye medlemmer indtrådt i sponsorudvalget: Kenneth (NTG) og John Stilling-Laursen velkommen til. 1 mere er på vej. Retningslinjer i forhold til tøjsponsorer skal vedtages af Bestyrelsen på baggrund af oplæg fra Camilla, som rundsendes til Bestyrelsens kommentarer. Grundlæggende går vi ind for, at der er progression i, hvad man får af klubben. Drøftet retningslinjer for personlige sponsorater. Retningslinjer meldes ud (). Vi bør oprette en Roskilde Håndbold LinkedIn profil til profilering af bl.a. sponsorer. Katrine kontakter Camilla. Diverse nye aftaler omkring tøj m.m. blev gennemgået. Indkøb under Hummelaftalen udløser en bonus, som skal bruges på nye indkøb. Ib tager fat i Hummel. 4. Divisionskampe Arbejds-turneringsplanen er udkommet. Damer, Herrer og sponsorudvalg har givet ønsker til kampafvikling og kampafviklingsdage. Umiddelbart ser det ud til, at de fleste ønsker kan efterkommes.
Udover divisionskampe prøver vi, om vi kan finde en klub-kamp-dag, hvor alle spiller hjemme, og hvor der er speak, musik, indløb, lotteri m.v. Lise har ansvaret omkring bemanding af Divisionsarrangementet. Der forventes at blive nedsat en ressourcegruppe, som kan varetage opgaverne. Lise orienterede fra møde med DHF omkring Divisionsarrangementer. 5. Estimater og budget Estimat for regnskab 2018/19 samt budget for 19/20 blev gennemgået. Gennemgangen vil give os mulighed for en struktureret kvartalsvis (som minimum) opfølgning på budget og regnskab fremadrettet. Ib indsender budgettet inden 30/6 til DHF og umiddelbart efter festivalen indsendes årsregnskabet. 6. Evt. & næste møde Deltagelse i DHF workshop dag fredag den 14. juni hvem fra Bestyrelsen deltager? Strandhåndbold arrangør i weekenden den 1-2 juni på Vallensbæk. Kristian Hjortgaard er ansvarlig for at skaffe hjælpere til damelandskamp den 1. juni. Jakob har holdt møde med DesignHeroes omkring hjemmeside. Kravspecifikation fremsendt. Vi afventer oplæg. Afventer svar på diverse ansøgninger til fonde. Fælles træningslejr kan desværre ikke lade sig gøre i år af forskellige årsager. I stedet for kigger vi på at arrangere et andet fælles arrangement i løbet af efteråret. Næste møder: Onsdag den 19. juni kl. 19:00, Klubben (snack-vært: ) Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde. Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 5. Sponsor bemanding 30-09-2018: Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator 22-10-2018: Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget. 06-11-2018: Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering. 09-01-2019: Lars Dissing er nu også tiltrådt. 12-03-2019: Iab 06-05-2019: Nye personer er på vej Alle
22-05-2019: Kenneth og John indtrådt i udvalget. Endnu en er på vej 7. Divisionsarrangementer Step 1 30-09-2018: Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler 22-10-2018: Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster 22-10-2018: Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/19. 06-11-2018: Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang. 09-01-2019: Intet nyt omkring bemanding. Der skal findes en anden løsning på indhentning af nøgler efterfølgende, da vi nu igen har oplevet at nøgler ikke er blevet afleveret. 12-03-2019: I bero indtil ny sæson 22-05-2019: Planlægning startes op nu Lise 01-09-19 8. Samtykkeerklæring billeder 30-09-2018: Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer. 22-10-2018: Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian. 06-11-2018: Stian undersøger. 09-01-2019: Conventus er på vej med en løsning 12-03-2019: Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. Lise og Jette kigger på det 06-05-2019: Stian har rykket for svar ved Conventus. 10. Stillingsopslag Journalist 30-09-2018: Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne. 22-10-2018: Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne 06-11-2018: Får skudt oplægget afsted asap. 09-01-2019: Arbejder videre med rekruttering. Forslag om ugens fokus, hvor de enkelte trupper får ansvaret for at levere input til de sociale medier. Til det skal der udarbejdes en kort vejledning. 12-03-2019: Intet nyt 11. Døm selv dommere 30-09-2018: Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper 22-10-2018: Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge. 06-11-2018: Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere. 09-01-2019: Allokeringen af dommere til weekenden kører 12-03-2019: Møde forventes sat på benene efter sæsonafslutning 13. Håndoffice 30-09-2018: Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være 22-10-2018: har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak 06-11-2018: Intet nyt afventer møde 09-01-2019: der sigtes mod at Tina overtager i marts 2019 Lise + Jette Katrine Jakob Jette
12-03-2019: Skal allokeres til den nye sæson 15. Fonde Ib/Jakob/ 30-09-2018: Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning 22-10-2018: Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen. 06-11-2018: Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes. 09-01-2019: Vi er i fuld gang. Vi har fået fra Idræt for alle. Jakob har udarbejdet oversigt med ansøgningsfrister. Vi skal have tilføjet bankerne til listen. Ib undersøger omkring mulighed for funding af køkken. 12-03-2019: Nye fonde skal søges 03-04-2019: og Jakob har søgt diverse fonde i forhold til DM men også i øvrigt. Der er fokus på en pulje hos Kommunen i forhold til renovering af Klubhuset. DGI foreningspulje er interessant i forhold til skolebrobygning, multi etc. DHF i forhold til årets håndboldklub. Nordea fonden lokal pulje. VM puljen. 06-05-2019: Flere fonde søgt. 16. Ny hjemmeside Jakob / Ib 30-09-2018: Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet 22-10-2018: Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise 06-11-2018: Der holdes møde med Kim i næste uge. 09-01-2019: Ib holder møde med Kim i morgen. Der er god fremdrift 12-03-2019: Der er meget lidt fremdrift. Kim inviteres med på næste Bestyrelsesmøde, så vi kan høre, hvor vi er, og hvad der skal til for at sikre fremdrift. Roskilde Kommune har inviteret prioriterede idrætsgrene til et inspirationsmøde den 25. april. Max. 3 deltagere fra Klubben. Jakob deltager og tager fat i Sponsorudvalget. 03-04-2019: Thomas K deltager på møde med kommunen. 06-05-2019: Møde afholdt med succes. Jakob arbejder videre 22-05-2019: Jakob har kontakt til DesignHeroes, vi afventer oplæg 18. Klubhusansvarlig 22-10-2018: kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte 06-11-2018: Intet nyt. følger op. 09-01-2019: Intet nyt der skal findes en løsning 12-03-2019: Der skal ryddes op køkken fælles oprydning søndag den 17. marts. 20. Markedspladsaftaler 22-10-2018: holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven 06-11-2018: har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler. 09-01-2019: Der er gang i aktiviteterne. 12-03-2019: Ligger i regi af sponsorudvalget. Arrangementet omkring OK Benzin forventes gentaget. 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset 22-10-2018: udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning 06-11-2018: har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge Lars Dissing /Ib/ Jakob
09-01-2019: Tilbud indhentet. Hvis det skal blive en realitet, skal det fundes. Der søges de steder, vi kan. 12-03-2019: Ib har søgt funding på køkken. Der er søgt penge til persienner og skabe. Der skal søges til resten af indretningen. 22. Kontingentindbetalinger & Conventus Lise 30-04-19 I bero 22-10-2018: og Jette følger op 06-11-2018: og Jette har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. Jette og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. Jette fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus. 09-01-2019: Muligheden foreligger. Udgifterne herved skal holdes op imod fordelene. 12-03-2019: Funktionaliteten er indarbejdet i Conventus. Skal implementeres sammen med næste kontingentopkrævning. 12-03-2019: Tages sammen med punkt 8. Drøftede betaling for de, der skal på efterskole. Ved at være passive har de adgang til beach, juleture etc. 03-04-2019: Lise og Jette mødes med henblik på at få styr på 1. maj betalingen. 06-05-2019: Grundet travlhed omkring DM, blev der ikke holdt møde. Kører som tidligere. Punktet sættes i bero 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m. 28-11-18 Lukket 06-11-2018: skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m. 09-01-2019: Nogle trupper har afleveret og billede er lagt på hjemmeside. følger op. 12-03-2019: De skal stadig indhentes også i forhold sponsorer. 22-05-2019: Punktet lukkes for denne sæson 31. Håndbold camp 2019 09-01-2019: Aktiviteter skal i gang 12-03-2019: Tim og Linda har taget ansvaret for denne. 32. Liste over sponsoraktiviteter Thomas K. 31-01-2019: Oversigt udarbejdes og opdateres løbende 33. Fremtidigt Elitesport-center 03-04-2019: Skal drøftes 35 Retningslinjer for tøjsponsorat og personlige sponsorer 22-05-2019: Skal besluttes og udmeldes 36 Roskilde Håndbold LinkedIn profil 22-05-2019: Roskilde Håndbold LinkedIn profil til profilering af bl.a. sponsorer skal oprettes. Katrine kontakter Camilla. 37 Bonus fra Hummel 22-05-2019: Hummelaftalen udløser formentlig en bonus. Ib følger op. 38 Planlægning af en Klub-kampdag 22-05-2019: I løbet af sæsonen skal der planlægges med en Klub-kampdag (bl.a. til erstatning af træningslejren) 39 Regnskab og Budget 22-05-2019: Ib fremsender budget samt regnskab til DHF jf. frister Camilla, Katrine Ib? Ib 30-06-19