Referat Bestyrelsesmøde 15. september 2015 Nr. 8

Transkript

1 Referat Bestyrelsesmøde 15. september 2015 Nr. 8 Deltagere: Claus- Lena Michael Palle og Bo Fraværende: Søren 1. Godkendelse af referat Nr Orientering Meddelelser Referat Af 25. august 2015 Ingen kommentarer Meddelelser fra formanden: På sidste møde blev opgaver fordelt i bestyrelsen og vi fulgte op på om disse var kommet på plads siden sidste møde: Ansvarlig Holdtilmelding. Indendørs er ikke gennemført endnu, men Palle arbejder med sagen. Ældresagen: Lena er kontaktperson og tager sig af samarbejdet her, samarbejdet fungerer og der har derfor ikke været behov for kontakt. Rengøring: Søren tager sig af samarbejdet med rengøringsfirmaet, og følger op på det udførte arbejde. Der er sket en væsentlig forbedring på området. Kommunen Baner og udendørsområder: Da Peter Scott har stor viden inden for dette område foreslår bestyrelsen, at han varetager ansvaret for dette område, hvilket Peter har bekræftet. Økonomi: Varetages af Lena Halansvarlig Booking, fordeling af haltider samt samarbejdet med kommunen tager Michael sig af, og der arbejdes p.t. på sagen. Det er tanken at det overdrages til John G. når vi er kommet ind i sæsonen. DBU Claus tager som formand sig af dette samarbejde, og formandsskiftet er meddelt så post kommer det rette sted hen. Trænere Såfremt trænere skulle have behov for kontakt til bestyrelsen skal henvendelse primært ske til Michael, som har ansvaret for at koordinere dette, og der er løbende kontakt. 1

2 På sidste møde drøftede vi etablering af sportsligt udvalg samt trænersamlinger. Disse punkter blev ikke drøftet på dette møde, da der ikke har været sat fokus på punkterne siden sidste møde, men de er ikke glemt. Forældreforeningen: Lena fortsætter som kontaktperson for denne gruppe, og der har været afholdt et møde. Sponsorudvalget Har været kontaktet og der har været afholdt møde. Vennerne Da Palle er med i Vennerne vil han være bestyrelsens kontaktperson for udvalget. Hjemmeside Har indtil nu været varetaget af Willum og vi håber han vil fortsætte med dette lidt endnu. Der vil løbende blive fulgt op på status vedr. kunstgræsbane nummer 2, og om det er muligt at PIF ad åre kan være den heldige klub, der skulle have chancen for at etablere denne. Bestyrelsen vil i det omfang det er muligt tidsmæssigt følge op på lokale møder, som gør at vi er i spil når endelig beslutning skal træffes. Sportsligt udvalg U8 status Holdet er nedlagt og de tilbageværende spillere er flyttet enten op eller ned i årgang under hensyntagen til niveau. U15 status Der sker ikke nogen ændringer på trænersituationen i denne omgang og Kasper fortsætter sæsonen ud. Økonomiudvalg Status for betaling af kontingent for efteråret Lena vil sende opkrævninger ud primo september og disse er på vej. Savner stadig ajourførte spillerlister fra nogle få hold. Lena følger selv op. Lena undersøger muligheden for at skifte vore nuværende administrative systemer ud, således at vi går over til et nyt system som hedder Klubmodul alternativ Kluboffice Det der er vigtigt er, at det giver administrative lettelser på de forskellige styringsopgaver, der er i klubben. Vi arbejder hen imod at det er drift og funktion fra begyndelsen af Lena har samtidig givet udtryk for et ønske om at blive fritaget for opgaven omkring inddrivelse af kontingent fra klubbens medlemmer, da den har sammenfald med ekstraordinær travlhed på hendes job. Sponsorudvalg Bo har haft møde med Willum og Henrik fra Sponsorudvalget og Partnerkonceptet blev gennemgået. 2

3 Klubben modtager rigtig megen støtte fra mange Partnere, og der udføres et stort stykke arbejde fra udvalget, som gør at vi i klubben har mulighed for at have en fornuftig økonomi, og som gør det muligt at støtte det vi er her for Fodbolden i Præstø. Vi skal samarbejde endnu mere, og vi klubbens spillere, trænere, samt bestyrelse skal sikre at vi opfylder de aftaler, som der indgås med vore Partnere. Det er derfor vigtigt at vi i forbindelse med kampe og fotografering optræder i det af klubben udleverede tøj og herigennem sikrer Partneren den lovede og forventede eksponering. Bane-klubhusudvalg Rene har søgt Vordingborg Kommune om tilskud til renovering af hele Lys projektet. Kommunen har bevilliget kr. i år. Bestyrelsen foreslår at pengene bruges til at indkøbe 1 2 LED armaturer, til opsætning i Hullet. Bo følger op på tilbud samt armaturtype således at de kan blive indkøbt. Der er modtaget et tilbud på etablering af en varmepumpe, samt udskiftning af el radiatorer i Klubhuset. Der forventes en tilbagebetalingstid på dette projekt på 2-3 år. Borger og Håndværkerforeningen har bevilliget et tilskud på kr. Bo følger op på tilbud samt løsning. Rene har aftalt med Vordingborg Kommune at der indhentes tilbud på renovering af facader på klubhuset, således at disse vil blive bragt tilbage til oprindelig standard, samt at Vordingborg Kommune afholder 65 % udgifterne i forbindelse hermed. Klubbens Tømrermestre har afgivet tilbud på projektet, men bestyrelsen besluttede at nu når vi var i gang ville det have vor interesse at vide hvad det ville koste at isolere med yderligere mm. Dette for at fremtidssikre bygningen, da vi i dag har ikke uvæsentlige omkostninger til opvarmning. Målet er at renoveringen er gennemført i indeværende år, da tilskud fra kommunen udbetales primo det efterfølgende år. Rene har igangsat et projekt omkring udvidelse af nuværende terrasse til også at omfatte noget af stykket syd for klubhuset. Kunne måske være med til at skabe nogle hyggeligere rammer i forbindelse med afvikling af kampe og klubbens sociale arrangementer. Rene har fået en sponsor til at give kr. 5000,- til materialer til at lave terrassen for efter sommerferien, og der er kommet en endelig godkendelse fra kommunen. Bo fremskaffer godkendelse samt ideoplæg til opgaven 3

4 Forældreforeningen Gad vide om der kunne findes et par gode hænder til at bruge disse materialer? Palle følger og ser om det er muligt at finde kvalificerede hænder der kan etablere terrassen Omklædningsrummenes standard blev drøftet og der var enighed om at vi på et senere tidspunkt skulle drøfte mulighederne for at gøre disse mere tidssvarende. Vi besluttede, at Palle, Michael og Klaus skulle definere, hvad det er vi godt kunne tænke os, der blev gennemført. Efterfølgende dannes et overblik over, hvad det vil koste for en renovering, så vi har nogle badeforhold, der er tidssvarende. Vi håber at opgaven kan løses sammen med Vennerne. Nyt fra forældreforeningen Der har været afholdt møde, men på grund af manglende deltagere kunne man ikke konstituere sig, hvorfor dette blev udskudt. Aktivitetsudvalg Der skal fordeles tid til kunstgræsbanen i Vordingborg. Søren og Palle vil tage til dette møde som afholdes torsdag den 17. september. Præstø IF har følgende til rådighed 266 timer i perioden 1. okt til 31. sep. 2016, heraf ligger der 213 timer frem til 31. marts Sager til behandling Sportsligt område Interne sager 4. Bevillinger 5. EVT. 6. Åben for tilføjelser Den fremmødte bestyrelse drøftede den nuværende bestyrelsessammensætning. Bestyrelsen består i dag af 6 medlemmer hvoraf de 3 ikke har spillende børn i klubben, men for alle gælder det at de gerne ser at Præstø IF består, og vil være en klub der bliver lagt mærke til på Sjælland på grund af gode spillere, god ledelse samt gode klubforhold. Der er dog på flere poster i bestyrelsen et ønske om aflastning samt evt. at trække sig, når der er fundet en stedfortræder, grundet meget stort arbejdspres i nuværende job. Bestyrelsen har mange opgaver i spil, som er nævnt ovenfor i referatet, og som bl.a. er med til at sikre fremtiden, og de gode forhold for fodbolden her i Præstø. Vi tror, at hvis vi skal have en kunstgræsbane til Præstø så skal vi arbejde på, at vi er en af de store klubber i Vordingborg Kommune, og at vi stadig formår at tiltrække 4

5 nye spillere og skabe gode resultater med de unge piger og drenge. For at sikre klubbens fremtid og ikke mindst eksistens opfordrer vi til, at der iblandt vore spilleres forældre, spillende seniorer samt evt. på trænerteamet findes interesserede personer, der kunne tænke sig at bidrage til udviklingen af PIF både i forældreforeningen og bestyrelsen, med de opgaver der er knyttet hertil. Det er bestyrelsens ønske at få sammensat en bred bestyrelse og fordelt arbejdsopgaverne på denne, således at det er sjovt at være med til at skabe en forening, der stadig formår at tiltrække unge som ældre spillere, og som syntes det er sjovt at spille fodbold i et attraktivt miljø. Så har du, eller kender du en, der har lyst til at være med i forældreforeningen eller bestyrelsen, så tøv ikke med at kontakte bestyrelsen herom. 7. Kommende aktiviteter 06. oktober oktober november december 2015 Referent: Bo Grubov Behovet er der nu! DBU Møde kl (DBU låner vore lokaler) Bestyrelsesmøde kl Bestyrelsesmøde kl Julefrokost Godkendt: Bestyrelsen 5