Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, tirsdag d , kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde, Roskilde Håndbold, tirsdag d , kl Tilstede: Afbud: Referat: Ib Christoffersen, Henrik Andersen, Klarskov, Lise Eriksen, Jakob Møldrup, Bitsch, Katrine Ohlendorff Christian Hjortgaard, Thomas Kagan Lise Eriksen 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Godkendt. Referat lægges fremadrettet på Roskilde Håndbolds hjemmeside. 2. Sponsor Thomas var desværre forhindret i at deltage i dagens møde. Der ønskes en samlet oversigt over sponsorer., Henrik og Lise har input. Henrik samler til næste møde. skriver til trænerne, at de skal tage holdbilleder, som vi kan bruge til markedsføring. Der er gang i aktiviteterne med at finde supplerende personer til udvalget. Der forventes, at der bliver afholdt sponsorarrangement den 2. december. Thomas bedes sikre, at bestyrelsen inviteres med. Der følges pt op på de generelle retningslinjer for sponsorer på tøjet, idet efterlevelsen af disse tages alvorligt i Bestyrelsen. 3. Gennemgang af regnskab for perioden Ib havde udarbejder et budget samt et regnskabsoverblik til dato. Budget blev gennemgået og tilrettet. 4. Opfølgning på aktivitetslisten og arbejdsopgaver Aktivitetslisten blev gennemgået (se nedenfor) og status opdateret. Status på øvrige arbejdsopgaver: Der skal findes en klubhusansvarlig som koordinerer nedenstående opgaver. Madlavning ved arrangementer Styre kalender Ansvar for klublokalerne Herudover er der igangsat aktiviteter vedrørende - Klubhuset: Ny indretning renovering ansøgning (her og nu udvalg). har udarbejdet krav til nyt køkken samt garderobeområde Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning Fremtidig PR Mere professionel PR-strategi skal udarbejdes Døm-selv-dommere

2 Trøjer til Roskilde Håndbold dommere, ung-trænere m.v. Tøj Hummel aftale udløber sommeren 2019 Der skal forhandles ny tøjsponsor aftale Ny hjemmeside Vi bør undersøge, hvad der er af tanker omkring hjemmeside i DHF-regi. og drøfter med Tina Black orienterede om initiativer og aktiviteter, som Roskilde Håndbold deltager i Initiativ omkring røgfrit miljø i samarbejde med bl.a. Kræftens bekæmpelse. har været til møde. Kildegården er blevet røgfrit område (d.v.s. der må kun ryges udenfor matriklen) er i gang med en liste over diverse aktiviteter 5. Sportsligt område Der blev givet en update på det sportlige område, herunder at trænerpåsætningen til sæsonen 2019/20 påbegyndes meget snart. Nuværende trænere vil i første omgang blive spurgt om, hvad de tænker. 6. Indsendte punkter Intet 7. Bordet rundt Henvendelse fra Visit Roskilde omkring bod på Stændertorvet til jul. Vi har takket pænt nej. Principiel beslutning omkring, hvorvidt der skal være indløb i forbindelse med divisionsarrangementer, meddeles på næste Bestyrelsesmøde. Der blev spurgt til status på Elitetræningstøj. undersøger. Der har været afholdt evalueringsmøde på den fælles træningslejr. Positiv evaluering og positivt tilsagn fra arrangørerne til at gentage arrangementet i Ib følger op på aftalen med Lars Ringvad. 8. Evt. og næste møde Næste møder: Onsdag den 28. november kl. 19:00, Klubben (snack-vært: Lise) Onsdag den 12. december kl , Klubben (snack-vært: Jakob) Onsdag den 9. januar, 2019, kl , Klubben (snack-vært: Katrine) Punkter til dagsorden bedes sendt til min. 4 dage før møde.

3 Aktionsliste for Bestyrelsen konkrete aftalte aktioner 1. Oplæg til budget Ib : Der udarbejdes oplæg til budget på basis af drøftelser på Generalforsamling samt på første bestyrelsesmøde : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Ib kontakter Thomas omkring 1 turs sponsorering af dame divisionskamp 2. Detailbudget Sportsligt : Der udarbejdes detailbudget, som gør det muligt løbende at følge op samt tilgodeser eksterne interesser : Intet ny :Oplæg udarbejdet udvalg + 3. Postmodtagelse elektronisk post / fysisk post : kontakter Anne og sørger for at de nødvendige elektroniske postadresser er til stede : Aktivitet i gang. Fysiske postkasser opsat og nøgle til fysiske postkasser hænger bag Toves kontor : Intet nyt 4. Roskilde Kommune Banner : Roskilde Kommune banner skal fremfindes og klargøres til divisionsarrangementer : Aktivitet gennemført. Aktiviteten lukkes. 5. Sponsor bemanding : Der skal arbejdes på at finde folk, der kan støtte Thomas Kagan sponsorudvalg og koordinator : Aktivitet i gang. Henrik undersøger med Thomas, om han kan bidrage med noget : Vi har gang i flere personer omkring eventuel involvering. 6. Eliteklubudvikling : Eventuel afholdelse i klubhuset 20. nov : Konfirmeret at det afholdes i Roskilde tirsdag den 20/11. Vi skal stille minimum 3 personer. sørger for lokaler. Der skal være forplejning til ca. 30 personer Lise ansvarlig for afvikling af arrangementet : Vi skal forberede et oplæg. Rasmus og Anders får mulighed for at supplere, inden fremsender til review. Katrine spørger sin far, Robert, om at stå for maden. Køkkennøgler hos Katrine, og Ib. 7. Divisionsarrangementer Step : Møde med Bjarne omkring efterlevelse af diverse aftaler : Aktivitet i gang. Der arbejdes på at mande op på diverse poster : Ib udarbejder et budget fordelt på måneder samt indtægter/udgifter i indeværende regnskabsår 18/ : Bemanding på vej. Lise kontakter Anne Birgit omkring at sidde ved indgang. 8. Samtykkeerklæring billeder : Der skal indhentes samtykkeerklæringer til brug for anvendelse af billeder på diverse medier. Der indhentes samtykke ifm Senior division ved fotosession. Der skal herudover indhentes fra alle medlemmer : Mulighed for indhentning via Conventus skal undersøges. Lise kontakter Stian. Ib Henrik Alle Lise Lukket Lise Lise

4 : Stian undersøger. 10. Stillingsopslag Journalist Katrine : Der udarbejdes et jobopslag en eller flere personer til journalistiske indlæg og billeder til vore sociale medier. Opslaget skal primært ud i U16 & U18 trupperne : Katrine har fremsendt oplæg. Oplægget blev diskuteret og tilbagemeldinger sendt til Katrine. Opslag sendes ud i trupperne via Facebook grupperne : Får skudt oplægget afsted asap. 11. Døm selv dommere Jakob : Der skal indgås en aftale med Nicklas Nygaard omkring oplæg for U14-U16-U18 trupper : Der er 2 spor ovenstående samt koordinering af planlagte døm-selv-kampe. Jakob bør tage en snak med U16 og U18 drenge : Der er kommet 2 forældre med i gruppen af døm-selv-dommere. 12. MasterClass vindermentalitet : Hvem kan overtage efter Rasmus Svane? : Intet nyt : Intet nyt Sportsligt udvalg 13. Håndoffice : Kontakt til Tina Blak og aftale om, hvad hendes bidrag skal være : har snakket med Tina, og der skal aftales et tidspunkt for et nærmere snak : Intet nyt afventer møde 14. Sport24 webshop : Information til medlemmer om at der er problemer med adgang Kontakt til Susanne Svane omkring fremtidig opgave : Henrik har snakket med Sport24. De er ikke klar endnu og kender ikke dato. Tilbud om Klubaften her i aften. Henrik arbejder videre omkring planlægning. Jo hurtigere des bedre : Den rigtige webshop afventer. Sport24 holder fysisk webshop i uge 45 og 46 i forretningen. Henrik kontakter Dennis i næste uge mhp opfølgning samt dato for Klubaften. 15. Fonde : Undersøge hvilke fonde der kan søges ved. laver ansøgning : Jakob har udarbejdet en mulig liste, som er fremsendt til. Der arbejdes videre med listen : Intet nyt. Aftalt møde måtte flyttes. 16. Ny hjemmeside : Møde med Kim Andersen. Kravspecifikation er udarbejdet : Kim er i gang. Jakob overtager tovholderrollen i stedet for Lise : Der holdes møde med Kim i næste uge. 17. Udstyr til Kælderen : Jakob har skaffet en kontakt en leverandør af udstyr til vægttræning. Kontaktoplysninger er givet til Anders. Med hensyn til finansiering undersøges bl.a. materialefonde : Der er afsat til nyt udstyr. Rune er orienteret omkring dette. /Katrine Ib/Henrik Ib/Jakob/ Jakob Jakob 18. Klubhusansvarlig

5 : kontakter Jeannette Kagan, om hun har mulighed for at fortsætte : Intet nyt. følger op. 19. Anvendelse af promotion kontoen : Trænertøj og Elitecenter damer/herrer træningstøj samt spilletøj skal på promotion kontoen. følger op med Anne Munk og sørger for korrekt kontering : Der skal følges op på anvendelsen af promotionkontoen. får overblik over fakturaer og kontakter Anne Munk. 20. Markedspladsaftaler : holder møde med Lars Dissing og Brian Sønderby omkring opgaven : har snakket med Lars Dissing, og han har lovet at komme med et oplæg omkring markedspladsaftaler. 21. Indretning af køkken mv i Klubhuset : udarbejder krav til nyt køkken samt garderobeområde. Ib indhenter efterfølgende tilbud hos køkkenforretning : har beskrevet krav. Ib indhenter tilbud i indeværende uge 22. Kontingentindbetalinger & Conventus : og følger op : og har fulgt op, og der er sendt ud til trænerne, om at der skal indbetales nu. og følger op igen. Lise undersøger mulighed for enten Betalingsservice eller løbende træk på kort. fjerner afholdte aktiviteter på listen i Conventus. 23. Hjælp til julefrokost (PB Action) : Henrik følger op med Malene : Vi kan desværre ikke finde frivillige til arrangementet. Henrik har meldt afbud på en fin måde. 24. Tøj Partner aftale : Da vores aftale udløber med Hummel i sommeren 2019, skal vi allerede nu have gang i et udvalg, der undersøger muligheder og priser. skaffer tal for tøj-forbrug. spørger Anne Munk samt i Herre og Dame truppen omkring deltagelse i udvalgt 25. Sponsor oversigt : Der skal udarbejdes en samlet oversigt over sponsorer. Henrik har bolden Lise, og Thomas har input 26. Holdbilleder til hjemmeside m.m : skriver ud til ungdomstrupperne og beder dem om at få lavet et holdbillede, som kan bruges på hjemmeside, facebook m.m. 27. Sponsorarrangement 2. december : Thomas ansvarlig og sørger for at invitere Bestyrelsen med / /Ib / Henrik Lukket Henrik/ Henrik Thomas