Afdelingsmøde for afd. 40 - H.I. Biesgade 8, 10 og 12 Torsdag, den 8. september 2016 kl. 15.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP) og Karina Karlsen. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 17 fremmødte beboere i afd. 40 velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2015. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmarks almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesseog brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig. Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed.
I de kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? - En bedre og mere ensartet beboerservice - Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder - Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen - Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015, at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forrentning for hele året 2016. Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i året løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoveringsarbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr.
Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed til et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonventeringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold: Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15. november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation. Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kom tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stoppede Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi ønsker Elsebeth velkommen tilbage igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Der blev udtrykt bekymring for, at især ældre mennesker ikke kender de folk der kommer, ved den kommende nye beboerservice. Det blev forklaret at Hobro Boligforenings viceværter går i arbejdstøj, som viser hvor de kommer fra.
Orientering om regnskabsåret 2015: KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det er primært de variable omkostninger vi kan påvirke ved budgetlægningen. Godkendelse af afdelingens budget 2017 Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 5,00 pr. m2/år., svarende til 0,59 %. Der blev spurgt om huslejestigningen også skyldes de problemer der har været med elevatorerne. KTH svarede, at disse omkostninger har påvirket tidligere års regnskaber. Derefter blev budgettet enstemmigt godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Der er ikke indkommet forslag fra afdelingen. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Birthe Jensen, Margith Nielsen og Conny Jørgensen var på valg og blev genvalgt til 2018. Poul Bull blev valgt som suppleant. 5. Eventuelt: Der blev talt om afdelingens elevator. Elevatoren kan ikke tåle vand. Det blev foreslået, at der opsættes tag over elevatoren. Der blev spurgt til afdelingens elevatorservice. LP forklarede at viceværten ofte kan ordne problemet inden for normal arbejdstid. Udenfor arbejdstid skal elevatorfirmaet kontaktes. Elevatorfirmaet vil også kontakte Boligforeningen, hvis der er mulighed for dette, inden de rykker ud. Elevatoren skal virke og fortsætter problemerne, kan der blive tale om udskiftning. Der var én der havde et toilet som sidder løst. LP opfordrede til at vedkommende kontakter viceværten. Der er stadig problemer med parkeringspladser. Alle får udleveret et parkeringskort, også selv om de ikke har bil. Der blev foreslået 3 ekstra p-pladser langs muren, evt. forbeholdt hjemmeplejen. En scooter optager en alm. p-plads. Der kunne evt. etableres en lille ekstra plads til denne scooter. Der blev spurgt om der kan laves særlige pladser til invalidebiler. Spørgsmålet er tidligere blevet rejst og det var der ikke ønske om dengang. Der blev talt om man skulle inddrage det grønne område i afdelingen til p-pladser. KTH
svarede, at alt kan lade sig gøre, men det koster penge og vil dermed give en huslejestigning. Der mangler også plads til de nye affaldscontainere. LP var klar over problemet og der arbejdes på en løsning. Der blev spurgt om åbredden kan forskønnes lidt. Det er kommunens ejendom og vi vil kontakte dem igen. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.