Norddjurs Kommunes Indkøbspolitik samt regler for leasing og leje 21. maj 2013 (Ændret den 20. januar 2015) Side 1 af 19
1. Formål... 3 1.1. Overordnede målsætninger og indsatsområder... 3 2. Omfang og afgrænsning... 3 3. Organisering af indkøb... 4 3.1 Professionel organisering... 4 3.2 Målrettet kommunikation... 4 3.3 Systematisk opfølgning... 5 4. Indkøbsaftaler... 5 5. Udbud... 5 5.1. Udbud af kommunalt udførte opgaver... 6 6. Annoncering... 6 7. Forbud mod opbygning af lagre... 6 8. Krav til Norddjurs Kommunes medarbejdere... 7 9. Gavepolitik... 7 10. Krav til leverandørerne... 7 10.1 Arbejdsklausuler... 8 10.2 Arbejdsmiljø, sociale og etiske forhold m.v.... 9 10.3 Formulering vedr. arbejdsklausuler og videregivelse af informationer i fremtidige udbudsmaterialer... 9 10.4 Fremtidig procedure ved mistanke om manglende efterlevelse af kontrakten eller ved en konkret henvendelse på en sag... 10 10.5. Sikkerhedsstillelse i forbindelse med udførelse af bygge- og anlægsopgaver... 10 11. Grønne indkøb... 11 12. Ansvar... 11 13. Udbud... 12 13.1. Beregning af kontrakt størrelse... 12 14. Udbud af varer og tjenesteydelser... 12 14.1. Indkøb til og med 500.000 kr.... 12 14.2 Indkøb mellem 500.000 kr. indtil EU s tærskelværdier... 13 14.3. Indkøb over EU s tærskelværdier... 13 15. Udbud af bygge- og anlægsopgaver... 13 15.1. Indkøb til og med 300.000 kr.... 13 15.2. Indkøb over 300.000 kr. til og med 3 mio. kr.... 13 15.3. Indkøb over 3 mio. kr. indtil EU s tærskelværdier... 14 15.4. Indkøb over EU s tærskelværdier... 14 16. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter... 15 16.1. Værdi til og med 500.000 kr.... 15 16.2. Værdi over 500.000 kr. indtil EU s tærskelværdier... 15 16.3. Værdi over EU s tærskelværdier... 16 17. Leasing- og lejeaftaler... 16 17.1. Overordnet holdning... 16 18. Oversigter over udbudsregler... 18 18.1. Bygge- og anlægsopgaver... 18 18.2.Oversigt over rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver... 19 Side 2 af 19
1. Formål Indkøbspolitikken tager udgangspunkt i styrelsesvedtægten for Norddjurs Kommunes 11, hvoraf det fremgår, at Økonomiudvalget fastsætter regler om samordning af kommunens indkøbsfunktioner. Formålet med indkøbspolitikken er, at fastlægge de overordnede retningslinjer for indkøb, der foretages af Norddjurs Kommune. Enhver der køber ind på kommunens vegne, har således pligt til at benytte de indkøbsaftaler, som Indkøbsfunktionen indgår på Norddjurs Kommunes vegne. På den måde kan Norddjurs Kommune optræde som én storkunde med én samlet udbudsvolumen overfor leverandørerne, og derved opnå de bedst mulige forretningsbetingelser samt sikre at de til enhver tid gældende regler på området respekteres, herunder Udbudsdirektivet og Tilbudsloven. Selve udmøntningen af indkøbspolitikken fremgår af indkøbsvejledningen. 1.1. Overordnede målsætninger og indsatsområder Det overordnede mål med Norddjurs Kommunes indkøbspolitik er, at opnå bedst mulig udnyttelse af kommunens samlede ressourcer på indkøbsområdet. Fokusområderne med nærværende indkøbspolitik er en koordinering og effektivisering af indkøb af varer og tjenesteydelser i Norddjurs Kommune. Indkøbspolitikken skal bidrage til: At sikre overholdelse af gældende lovgivning om konkurrenceudsættelse samt EU s bekendtgørelser og direktiver i forhold til de enhver tid gældende udbudsbetingelser At Norddjurs Kommune gennem en målrettet styring og koordinering af indkøb, opnår de ud fra en helhedsbetragtning, bedst mulige indkøb, effektive indkøbsprocesser og optimering af tidsforbruget brugt på indkøb At Norddjurs Kommune fremstår som en troværdig og attraktiv kunde og samarbejdspartner. 2. Omfang og afgrænsning Indkøbspolitikken omfatter regler for samtlige kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser, bygge- og anlægsopgaver, samt regler for leje- og leasingaftaler. Indkøbspolitikken skal følges af alle enheder i forvaltningen og virksomheder i Norddjurs Kommune. Økonomiudvalgte besluttede den 25. maj 2010 at selvejende institutioner, som administreres af eller får driftstilskud af Norddjurs Kommune kan gøre brug af, de af Norddjurs Kommune indgåede Side 3 af 19
indkøbsaftaler på varekøb og tjenesteydelser, på samme betingelser som beskrevet i nærværende indkøbspolitik, på følgende betingelse: Hvis de selvejende institutionerne vælger at benytte sig af en enkelt aftale, anses de, i denne sammenhæng, for værende en del af kommunen og skal derfor også følge udbudsreglerne på alle andre områder, og tæller derfor med i Norddjurs Kommunes indkøbsvolumen. De selvejende institutioner forpligtiger sig derved til at anvende alle kommunes indkøbsaftaler. 3. Organisering af indkøb Norddjurs Kommunes indkøbsorganisation er baseret på en central indkøbsfunktion, en tværgående indkøbsgruppe, kombineret med decentrale aftaleholdere og indkøbere. Indkøbsafdelingen i Norddjurs Kommune arbejder ud fra en platform bestående af 3 grundelementer: Professionel organisering (centralt og decentralt) Målrettet kommunikation (markedsføring og ledelsesinformation) Systematisk opfølgning (målstyring, adfærds- og kontraktstyring) 3.1 Professionel organisering Indkøb i Norddjurs Kommune består af en central koordinerende indkøbsfunktion. Indkøbsfunktionen er organisatorisk placeret under Økonomi- og indkøbschefen. Indkøbsfunktionen er kommunens centrale kompetenceenhed på alle indkøbsrelaterede opgaver Indkøbsfunktionen er ansvarlig for implementering af kommunens indkøbspolitik og den tilhørende handleplan Indkøbsfunktionens opgave er at gennemføre udbud og vil i denne forbindelse nedsætte arbejdsgrupper med relevante repræsentanter fra fagområderne. 3.2 Målrettet kommunikation Kendskab til indkøbsaftalerne er en forudsætning for, at indkøb kan foretages på rette vilkår. Indkøbsfunktionen arbejder efter en handleplan i forhold til intern markedsføring og udbredelse af kendskabet til indkøbsaftalerne. Der oprettes en indkøbsportal i forbindelse med kommunens hjemmeside Indkøbsportalen vil blive brugt som et internt kommunikationsredskab Side 4 af 19
Den løbende dialog med leverandørerne, håndteres af indkøbsfunktionen ud fra målsætningen om åben konkurrence, synlighed og gennemsigtighed Indkøbsfunktionen udarbejder løbende rapportering på indkøbsområdet til kommunens ledelse 3.3 Systematisk opfølgning For til stadighed at sikre Norddjurs Kommune mest mulig værdi for pengene, samtidig med at kommunen optræder som én professionel partner i forhold til indkøb og leverandørsamarbejde, opstilles strategiske mål for opfølgningsarbejdet. Løbende opfølgning på Kommunens adfærd skal sikre at indkøb sker på de rette vilkår, via de indgåede indkøbsaftaler og via de mest optimale indkøbsprocesser Kontrakt-opfølgning skal sikre leverandørens fokus på levering af vare og serviceydelser i henhold til indgået aftale. Indkøbsfunktionen tager initiativ til opfølgning og vurdering af kommunens leverandørsamarbejde Angående leverandørsamarbejdet i Norddjurs Kommune, vil der være fokus på hele værdikæden til fordel for begge parter. 4. Indkøbsaftaler Det er indkøbsfunktionens opgave at indgå obligatoriske indkøbsaftaler for Norddjurs Kommune. Det er den budgetansvarlige, der er tegningsberettiget på indkøbsaftaler, der dækker et konkret fagområde. Økonomi- og Indkøbschefen er tegningsberettiget på tværgående indkøbsaftaler. Økonomiudvalget kan træffe beslutning om, at indgå tværkommunalt samarbejde. Alle indkøb, der er dækket af en indkøbsaftale, skal foretages i henhold til gældende aftaler. Konkrete undtagelser sker efter aftale med Indkøbsfunktionen. Aftaleholdere og decentrale indkøbere må ikke selv indgå indkøbsaftaler. Når der er behov for nye indkøbsaftaler sker det med inddragelse af indkøbsfunktionen. Indkøbsdispositioner skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik og øvrige formulerede regler. Gældende love og regler skal overholdes, det være sig EU- og nationale regler og bekendtgørelser osv. Kommunes indkøbsaftaler m.v. må ikke anvendes til privat indkøb. 5. Udbud Norddjurs Kommune tilrettelægger udbud på en sådan måde, at konkurrencen om den fremtidige kontrakt fremmes mest muligt. Side 5 af 19
Dette sikres via en udbudsprocedure, hvor Norddjurs Kommune altid følger EU s udbudsregler, såfremt udbuddet er over EU s tærskelværdier. For udbud under EU s tærskelværdier, vil national lovgivning altid blive fulgt. Uanset udbudsforpligtigelse og udbudsform, er kommunen forpligtet til at overholde EF-traktatens principper om gennemsigtighed, ikke-diskrimination og proportionalitet. Det skal endvidere altid kunne påvises, at der er udvist et fornuftigt skøn over kontraktsummens størrelse. Udbudsprocessen igangsættes via et samarbejde mellem indkøbsfunktionen og aftaleholderne. Kravspecifikationerne udarbejdes af den nedsatte arbejdsgruppe, med udgangspunkt i de faglige krav. Det er aftaleholderen som er tegningsberettiget i forhold til den endelige kontrakt. Økonomi- og indkøbschefen er tegningsberettiget i de store fælles indkøbsaftaler. 5.1. Udbud af kommunalt udførte opgaver Kommunalbestyrelsen afgør om kommunalt udførte opgaver skal konkurrenceudsættes. I disse situationer vil kommunen som hovedregel afgive et kontrolbud, så det derigennem sikres, at Norddjurs Kommune får den ordning, som er økonomisk mest fordelagtig. 5.2. Udbud af kommunale it-systemer Kommunalbestyrelsen har den 22. januar 2013 besluttet, at Norddjurs Kommune tilslutter sig udbud og brug af de fælleskommunale it-løsninger på kontanthjælp, sygedagpenge, dagsoverblik/partskontakt samt rammearkitektur, støttesystemer og serviceplatform. 6. Annoncering Pr. 1. april 2012 skal alle ordregivere benytte www.udbud.dk, når de annoncerer indkøb af varer og tjenesteydelser omfattet af tilbudslovens annonceringspligt. Pligten følger af bekendtgørelse om ordregiveres annoncering af offentlige vare- og tjenesteydelseskontrakter på den centrale udbudsplatform. 1 Derudover skal der også annonceres på kommunens egen hjemmeside. 7. Forbud mod opbygning af lagre Der må ikke opbygges lagre undtagen, hvor det er velbegrundet af sikkerhedsmæssige, praktiske eller økonomiske hensyn. 1 http://www.udbudsportalen.dk/ret-og-regler/direktiver-love-og-regler/udbudsregler/tilbudsloven-danske-regler-forudbud/# Side 6 af 19
Norddjurs Kommune ønsker at lægge sit lagerbehov hos leverandøren, eller indarbejde et konsignationslager 2 i kommunens lokaler. Hvor der opbygges lagre, skal omsætningshastigheden og lagerbindingen være i fokus. På disse lagre skal der forefindes et effektivt dokumenteret lagerstyringssystem. 8. Krav til Norddjurs Kommunes medarbejdere Alle indkøbsansvarlige betragtes som repræsentanter for Norddjurs Kommune, og skal derfor arbejde i henhold til Norddjurs Kommunes indkøbspolitik. Hver enkelt medarbejders indsats er af afgørende betydning for varetagelsen af Norddjurs Kommunes interesser. Den enkelte medarbejder har tavshedspligt om de indgåede aftaler. Tavshedspligten betyder, at medarbejderen hverken må vise eller omtale de indgåede aftaler til tredjemand. Alle medarbejderne i Norddjurs Kommune er forpligtet til, at være loyale overfor de indgåede obligatoriske aftaler, og de beslutninger der er taget i den forbindelse. 9. Gavepolitik Medarbejdere i Norddjurs Kommune må, som udgangspunkt, ikke modtage gaver eller andre fordele fra borgere eller virksomheder i forbindelse med deres arbejde. Der henvises i øvrigt til God adfærd i det offentlige udgivet af Personalestyrelsen, KL og Danske Regioner. Medarbejderne i Norddjurs Kommune er ligeledes, som udgangspunkt, forpligtet til at afstå fra at modtage gaver fra nuværende eller potentielle leverandører. 10. Krav til leverandørerne Samarbejdsgrundlaget skal bære præg af professionalisme. Ligesom troværdighed og almindelige etiske regler er gældende. Leverandøren bør bidrage til relevant ajourføring af kommunens viden om markedsforhold, herunder konkurrenceforhold og produktudvikling. For Norddjurs Kommune gælder bekendtgørelse nr. 1093 af 21. december 1994 om virksomheders ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse fastsatte den den 16. september 2014, grundet før nævnte bekendtgørelse, at grænsen for tilbudsgivers ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige ikke må overstige 100.000,00 kr. 2 Konsignationslager er hvor leverandøren har lager hos kunden. Leverandøren står for selve opfyldningen i forhold til min. og max. og fakturer kun forbruget. Det er leverandøren der har ejendomsretten og forsikringen af lageret. Det kan også opsættes, således at kunden har ejendomsretten og forsikringen af lageret. Side 7 af 19
10.1 Arbejdsklausuler Norddjurs Kommune ønsker, at entreprenører / leverandører skal overholde danske løn-, ansættelses- og arbejdsvilkår, således at der ikke sker social dumping i forbindelse med Norddjurs Kommunes bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. Arbejdsmarkedsrelaterede klausuler har til formål at sidestille alle leverandører ved afgivelse af udbud i Norddjurs Kommune, således at der ikke sker en diskriminering ved gennemførelse af udbud/licitationer. I forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser skal der anvendes arbejdsmarkedsrelaterede klausuler i selve udbudsbetingelserne og den endelige kontrakt, jf. kommunalbestyrelsens beslutning af 10. februar 2010. For at sikre dette indskrives følgende i alle udbud / kontrakter: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (leverandøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører / underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som hovedentreprenør / hovedleverandør at påse, at bestemmelserne finder anvendelse. Norddjurs Kommune forbeholder sig retten til at kræve, at lederen af en virksomhed der har kontrakt med kommunen, fremskaffer en A-skattekvittering samt dokumentation for ansættelse og ansættelsesforholdene for de medarbejdere, der arbejder på det pågældende projekt, dette gælder såvel kontraktholders som underleverandørers medarbejdere. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oplysninger hos den ansvarlige leder af virksomheden forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Norddjurs Kommune stiller herudover krav om, at udenlandske underleverandører er tilmeldt i e- indkomst registret, RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere). Registeret har til formål at give myndighederne bedre mulighed for at sikre håndhævelse af de regler, der gælder for udenlandske tjenesteydere og arbejdstagere, som opererer i Danmark. Dertil er en række af oplysningerne i RUT offentligt tilgængelige, så arbejdsmarkedets parter kan varetage deres interesser over for udenlandske virksomheder i forhold til at sikre ordnede forhold på det danske arbejdsmarked. For at sikre en tæt dialog mellem kommunen og hovedleverandøren nedsættes i forbindelse med større projekter en byggeorganisation bestående af kommunens repræsentanter og hovedentreprenørens repræsentanter. Byggeorganisationens formål er løbende at løse alle de kontraktlige problemstillinger der opstår undervejs i forløbet. Generelt forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at viderebringe dokumentation / oplysninger til relevante myndigheder, hvis der er mistanke om brud på regler og lovgivning m.v. Overtrædelse af kontraktens betingelser vedrørende arbejdsklausuler anses af Norddjurs Kommune for væsentlig misligholdelse af kontrakten. Side 8 af 19
10.2 Arbejdsmiljø, sociale og etiske forhold m.v. Norddjurs Kommunes aftaleenheder kan udelukkende købe produkter hos leverandører, der overholder gældende danske regler af arbejdsmiljømæssig karakter. Norddjurs Kommunes aftaleenheder udarbejder ligeledes arbejdspladsvurderinger i henhold til dansk lovgivning. I alle indkøbsaftaler skal der tages højde for, at de produkter Norddjurs Kommunes aftaleenheder køber, skal medvirke til at afhjælpe arbejdsmiljømæssige problemer. Det forudsættes, at leverandøren og dennes eventuelle underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskeretskonvention. 10.3 Formulering vedr. arbejdsklausuler og videregivelse af informationer i fremtidige udbudsmaterialer Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (leverandøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører / underleverandører eller af personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som hovedentreprenør / hovedleverandør at påse, at bestemmelserne finder anvendelse. Tilbudsgiver skal, såfremt det ønskes, skaffe dokumentation på løn- og arbejdsvilkår fra såvel egen som underleverandørers medarbejdere. Alle betalinger kan tilbageholdes indtil kontrakten overholdes, og arbejdet skal alligevel forsætte, hvis dokumentationen ikke foreligger 48 timer efter den er krævet. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oplysninger hos den ansvarlige leder af virksomheden, forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Norddjurs Kommune stiller krav om, at udenlandske underleverandører er tilmeldt i RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere). Generelt forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til, at viderebringe dokumentation / oplysninger til relevante myndigheder, hvis der er mistanke om brud på regler og lovgivning m.v. Norddjurs Kommune forbeholder sig ret til at aflægge uanmeldt kontrolbesøg på arbejdspladsen til enhver tid. Overtrædelse af kontraktens betingelser vedrørende arbejdsklausuler anses af Norddjurs Kommune for væsentlig misligholdelse af kontrakten. Side 9 af 19
10.4 Fremtidig procedure ved mistanke om manglende efterlevelse af kontrakten eller ved en konkret henvendelse på en sag Anmeldelser af konkret tilsidesættelse eller mistanke om manglende efterlevelse af kontraktbestemmelser modtages hos den afdeling, der er ansvarlig for kontakten eller hos Norddjurs Kommunes indkøbsfunktion. Kommunen kvitterer for modtagelsen af anmeldelsen. Kommunen kontakter hovedentreprenøren / leverandøren og beder om lønoplysninger på medarbejdere, en skriftlig redegørelse samt evt. dokumentation for leverandørens registrering i e- indkomst registret, RUT og overholdelse af ILO konventionen eller en tro- og love-erklæring eller alle fem ting på én gang og beder om at få dem udleveret inden for 48 timer. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oplysninger hos den ansvarlige leder af virksomheden, forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Efter indsamlingen af dokumentation afholdes et møde med leverandøren som kommunen har indgået kontrakt med. Såfremt dokumentation for evt. manglende efterlevelse af kontraktbetingelserne foreligger, vil Norddjurs Kommune iværksætte ét eller flere af følgende tiltag: 1. Sagen (byggeriet / indkøbet) stoppes 2. Arbejdstilsynet kontaktes, hvis der er behov for yderligere afklaring om emner, der falder indenfor deres virke. 3. Den faglige organisation kontaktes med henblik på en skriftlig tilbagemelding. 4. Der skrives til hovedentreprenøren for at oplyse om, at Norddjurs Kommune agter at tilbageholde et beløb af kontraktsummen, indtil kontrakten overholdes. 10.5. Sikkerhedsstillelse i forbindelse med udførelse af bygge- og anlægsopgaver Kommunalbestyrelsen har den 20. januar 2015 truffet beslutning om reglerne for sikkerhedsstillelse i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. Når der udbydes bygge- og anlægsarbejder i Norddjurs Kommune skal AB92/ABT93 som udgangspunkt være en del af aftalegrundlaget. Ved bygge- og anlægsarbejder til en samlet værdi over 500.000 kr. kræves som udgangspunkt altid sikkerhedsstillelse i henhold til AB92/ABT93. Ved udbud af bygge-og anlægsopgaver til en samlet værdi under 500.000 kr., skal det vurderes konkret ved den enkelte entreprise, hvorvidt der er behov for, at entreprenøren stiller sikkerhed. Såfremt der kræves sikkerhedsstillelse, kan denne efter en konkret vurdering i den enkelte entreprise nedskrives til 0 kr. efter aflevering eller efter godkendt 1-års gennemgang. Side 10 af 19
Ved bygge- anlægsarbejder hvor den stillede sikkerhed er under, eller ved nedskrivning kommer under 20.000 kr., bortfalder sikkerhedsstillelsen. Såfremt der ikke kræves sikkerhedsstillelse ved udførelse af bygge- og anlægsarbejder for Norddjurs Kommune, eller såfremt den krævede sikkerhedsstillelse afviger fra bestemmelsen i AB92/ABT93 6, skal dette eksplicit fremgå af udbudsmaterialet, når AB92/ABT93 er en del af aftalegrundlaget. Alle beløb er eksklusive moms. 11. Grønne indkøb Miljøministeriet har fastsat ved lov om miljøbeskyttelse og lov om arbejdsmiljø, at offentlige myndigheder skal gå foran, for at skabe et renere miljø samt sørge for et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø. Norddjurs kommune gør en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen bl.a. gennem miljørigtige indkøb. Norddjurs Kommune lægger bl.a. vægt på: Miljøvenlig fremstilling, distribution af produktet og bortskaffelse af produktet Miljøvenlig brug Genanvendelig emballage Produktets levetid Dette søges opnået gennem en bevidst inddragelse af miljøhensyn, hvor dette findes relevant ved indkøb af produkter og tjenesteydelser, samt i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter. 12. Ansvar De budgetansvarlige i kommunens aftaleenheder, er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Indkøbsfunktionen har det daglige ansvar for indkøbssystemets udvikling og vedligeholdelse samt de fælles indkøbsaftaler. Den tværgående indkøbsgruppe består af repræsentanter for kommunens aftaleenheder på indkøbsområdet. Desuden skal den tværgående indkøbsgruppe støtte indkøbskoordinatorerne i koordineringsbestræbelser. Direktionen træffer principielle afgørelser vedrørende Indkøbsorganisationen og dens udvikling. Direktionen kan på særlige områder, give indkøbsfunktionen bestemmende kompetencer. Side 11 af 19
13. Udbud Hvis ikke der ligger en obligatorisk indkøbsaftale på det specifikke område, og den årlige indkøbsvolumen er over de gældende tærskelværdier, 3 er Norddjurs Kommune forpligtet til at gå i udbud. Hvis det ikke er muligt, at opdele udbuddet så mindre virksomheder kan byde alene, bør udbuddet tilrettelægges således, at virksomheder i fællesskab (Konsortier) får mulighed for at byde på opgaven. Det skal i udbudsmaterialet tilkendegives, at konsortier er velkommen til at byde på opgaven. 13.1. Beregning af kontrakt størrelse Ved udregning af kontraktsummens størrelse, skal man tage højde for hele kontraktens løbetid, inklusiv evt. optioner. For løbende ydelser skal det årlige beløb altid ganges med fire. Ved udregning af kontraktsummens størrelse, skal beløbene regnes eksklusiv moms. Ved udregning af kontraktsum skal hele kommunes indkøb, på et givent produktområde, regnes med. 14. Udbud af varer og tjenesteydelser Indkøb af varer er defineret som indkøb af fysiske genstande. Som f.eks. borde, stole, kopimaskiner, kaffe ol. Tjenesteydelser defineres derimod som immaterielle genstande, hvormed menes ting, som ikke er håndgribelige. Dette kan f.eks. være indkøb af rådgivning, konsulentbistand, undervisning, advokat/juridisk bistand ol. For indkøb af varer og tjenesteydelser gælder retningslinjerne, som er skitseret i de tre følgende afsnit. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, følger særlige regler og der henvises derfor til afsnit 17 for nærmere information. 14.1. Indkøb til og med 500.000 kr. Indkøb af varer og tjenesteydelser, for en samlet værdi på maksimalt 500.000 kr., gælder der ingen annonceringspligt. 3 Alle tærskelværdierne kan findes på Norddjurs Kommunes hjemmeside, under fanen Udbud- aktuelle tærskelværdier. Side 12 af 19
14.2 Indkøb mellem 500.000 kr. indtil EU s tærskelværdier Indkøb af varer og tjenesteydelser, for en værdi over 500.000 kr., uden at overskride EU s tærskelværdier følges tilbudslovens regler. Indkøbet skal annonceres. 14.3. Indkøb over EU s tærskelværdier Indkøb af varer og tjenesteydelser, hvor værdien overstiger EU s tærskelværdier, anvendes reglerne i EU s udbudsdirektiv. 4 Der kan anvendes nedenstående udbudsformer: - Offentligt udbud - Begrænset udbud - Konkurrencepræget dialog - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrence Indkøbet skal køres som et EU-udbud og annonceres på TED. 5 15. Udbud af bygge- og anlægsopgaver 15.1. Indkøb til og med 300.000 kr. Afhængigt af arbejdets karakter og omfang, benytter Norddjurs Kommune følgende udbudsformer: - Regning - Underhåndsbud - Begrænset licitation Ved underhåndsbud, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. Der indhentes i alt 3 tilbud. Af disse tilbudsgivere skal, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs kommune. Ved begrænset licitation annonceres indkøbet på udbud.dk og der skal mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning står for selve udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. Der er ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen, så længe det er inden for bevillingen. 15.2. Indkøb over 300.000 kr. til og med 3 mio. kr. Tilbudsloven følges når det samlede beløb er mellem 300.000 kr. og 3 mio. kr. og annonceres. 4 Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. 5 European public procurement journal Tenders Electronic Daily. Side 13 af 19
Udbudsformerne er i den forbindelse følgende: - Underhåndbud - Offentlig licitation - Begrænset licitation Ved underhåndsbud jf. tilbudslovens 12, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. I den forbindelse indhentes i alt 3 tilbud. Af disse tilbudsgivere skal, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs Kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 5 tilbudsgivere tilbage efter prækvalifikationen. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning står for det administrative, hermed udarbejdelse af sagsfremstillingen. Fagudvalget træffer beslutning omkring valg af udbudsform og tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven, for bygge- og anlægsarbejder som overstiger 500.000kr. 15.3. Indkøb over 3 mio. kr. indtil EU s tærskelværdier Tilbudsloven anvendes når det samlede beløb er over 3 mio. kr. og udbudsformerne er i den forbindelse følgende: - Offentlig licitation - Begrænset licitation Ved begrænset licitation skal der mindst være 5 tilbudsgivere tilbage efter prækvalifikation. Er der tale om delprojekter, for et beløb der overstiger EU s tærskelværdi for delprojekter, følges samme procedure som under punkt 15.4. Procedure: Det aktuelle fagudvalg fremsender udvalgets indstilling angående udbudsformen og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tilbudsform, herunder tildelingskriterier, samt tildeling af opgaven. 15.4. Indkøb over EU s tærskelværdier For bygge- og anlægsprojekter der overstiger EU s tærskelværdier følger Norddjurs Kommune udbudsdirektivet. Udbudsformerne er her følgende: - Offentlig licitation - Begrænset licitation - Konkurrencepræget dialog - Udbud efter forhandling - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrencer Side 14 af 19
- De særlige regler i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri omfattes af udbudsdirektivets art. 34. Procedure: Det aktuelle fagudvalg fremsender udvalgets indstilling angående udbudsform og tildelingskriterier samt tildeling af opgaven til kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen beslutter tilbudsform, herunder tildelingskriterier, samt tildeling af opgaven. 16. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter Ved rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsprojekter, finder reglerne i tilbudslovens 6 afsnit 1, anvendelse. 16.1. Værdi til og med 500.000 kr. For værdier under 500.000 kr. foreligger der ingen udbudspligt og udbudsformerne vil være en af følgende: - Regning - Underhåndsbud - Begrænset licitation Anvendes underhåndsbud jf. tilbudslovens, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. Der indhentes i alt 3 tilbud. Af disse tilbudsgivere, skal, mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Den aktuelle fagforvaltning bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. Der er ingen politisk behandling af tilbudsindhentningen, så længe det er inden for bevillingen. 16.2. Værdi over 500.000 kr. indtil EU s tærskelværdier Rådgivningsopgaver over 500.000 kr. skal indkøbet annonceres og følgende udbudsformer kan finde anvendelse: - Underhåndsbud - Offentlig licitation - Begrænset licitation Anvendes underhåndsbud jf. tilbudslovens, gælder der nogle særlige formkrav for indhentning af tilbud. Der indhentes minimum 3 tilbud fra forskellige leverandører. Af disse tilbudsgivere, skal 6 Bekendtgørelse af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige støttede kontrakter. Side 15 af 19
mindst én være fra Norddjurs Kommune. Derudover skal der også indhentes tilbud fra mindst én leverandør, som ikke er fra Norddjurs kommune. Ved begrænset licitation skal der mindst være 3 kvalificerede tilbudsgivere efter prækvalifikation. Procedure: Det aktuelle fagudvalg bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. 16.3. Værdi over EU s tærskelværdier Er beløbet over EU s tærskelværdi, følges reglerne i EU s udbudsdirektiv. Her er udbudsformerne: - Offentlig licitation - Begrænset licitation - Konkurrencepræget dialog - Udbud efter forhandling - Dynamiske indkøbssystemer - Projektkonkurrencer Procedure: Det aktuelle fagudvalg bestemmer udbudsformen, herunder tildelingskriterier og selve tildelingen af opgaven. 17. Leasing- og lejeaftaler Leasing og leje skal ikke forveksles med et indkøb, da der ikke er tale om et alternativ til indkøb, men blot en måde at finansiere indkøbet på. Ved indgåelse af leasingaftaler er de tegningsberettigede borgmesteren/viceborgmesteren og kommunaldirektøren/økonomidirektøren/sekretariatschefen i direktionssekretariatet, der begge skal underskrive kontrakten. Ved forlængelse af eksisterende leasingaftaler er det økonomidirektøren, som er tegningsberettiget. 17.1. Overordnet holdning Indkøbsfunktionen skal via EU-udbud indgå rammeaftaler til brug for den enkelte institution i Norddjurs Kommune. Dette indebærer, at kommunens leasingaftaler udarbejdes som obligatoriske leasingaftaler. Dermed sikres et overblik over de samlede leje- og leasingforpligtelser og en juridisk og økonomisk sikkerhed omkring leasingaftaler. Der kan som udgangspunkt kun leases IT-udstyr, kopimaskiner og køretøjer. Der kan ikke indgås aftaler om leasing af anlæg uden forudgående godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Side 16 af 19
. Vedtagelse: Indkøbspolitikken er vedtaget af Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse den 21. maj 2013. Nærværende politik er en konsolidering og fornyelse af flere dokumenter. Denne indkøbspolitik afløser og erstatter således følgende dokumenter: Indkøbspolitik af 1. januar 2011. Miljøvenlig indkøbspolitik Retningslinjer for udbud af rådgivningsopgaver samt bygge- og anlægsopgaver Kommissorium for den tværgående indkøbspolitik Afsnit 3 (angående leasing) i økonomisk og finansiel politik. Den 17. juni 2014 godkendte Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse, at der ændres i indkøbspolitikken. Ændringen består i, at der under punkt 10 bliver indarbejdet fire underpunkter angående arbejdsklausuler. Side 17 af 19
18. Oversigter over udbudsregler 18.1. Bygge- og anlægsopgaver Omfang Op til 0,3 mio. kr. 0,3 mio. kr. til 3 mio. kr. 3 mio. kr. op til EU s Over EU s tærskelværdi tærskelværdi Lovgrundlag Tilbudsloven Tilbudsloven Tilbudsloven EU s tærskelværdi Tilbudsform Afhængig af arbejdets karakter og omfang benyttes regning, begrænset licitation eller underhåndsbud 1. Offentlig licitation 2. Begrænset licitation 3. Rammeaftaler Antal leverandører Der indhentes i alt 3 tilbud ved underhåndsbud minimum ét fra lokalområdet (hvis kompetencerne er til stede) og ét uden for lokalområdet. Ved begrænset licitation i alt 3 tilbud Licitation: 1. Offentlig licitation 2. Begrænset licitation 3. Underhåndsbud 4. Rammeaftaler Der indhentes i alt 3 tilbud ved underhåndsbud minimum ét fra lokalområdet (hvis kompetencerne er til stede) og ét uden for lokalområdet. Ved begrænset licitation i alt 5 tilbud. Ved begrænset licitation i alt 5 tilbud. 1. Offentlig licitation 2. Begrænset licitation 3. Konkurrencepræget dialog 4. Udbud efter forhandling 5. Dynamiske indkøbssystemer 6. Projektkonkurrencer 7. Særlig fremgangsmåde i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri jf. direktivets art. 34. Beslutning af Administration Fagudvalg Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen tilbudsform og tildelingskriterier Tildeling af arbejde Administration Fagudvalg Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen Side 18 af 19
18.2. Rådgivningsopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver Omfang Op til 0,5 mio. kr. 0,5 mio. kr. op til EU s Over EU s tærskelværdi tærskelværdi Lovgrundlag Tilbudsloven Tilbudsloven EU s tærskelværdi Tilbudsform 1. Regning 2. Underhåndsbud 3. Begrænset licitation Antal leverandører Ved underhåndsbud og begrænset licitation tilbud fra i alt 3 leverandører minimum én lokal og én ikke-lokal Udbud efter de danske regler: 1. Offentlig licitation 2. Begrænset licitation 3. Rammeaftaler Ved begrænset licitation tilbud fra i alt 3 leverandører minimum én lokal og én ikke-lokal Beslutning af tilbudsform og Administration Fagudvalg Fagudvalg tildelingskriterier Tildeling af arbejde Administration Fagudvalg Fagudvalg 1. Offentlig licitation 2. Begrænset licitation 3. Konkurrencepræget dialog 4. Udbud efter forhandling 5. Dynamiske indkøbssystemer 6. Projektkonkurrencer 7. Særlig fremgangsmåde i forbindelse med opførelse af socialt boligbyggeri jf. direktivets art. 34. Side 19 af 19