DAGBLADE
INDHOLD 1 Indhold 2 Forord 2 Hvad er Dagblade 3 Generelle betingelser 4 Særlige betingelser 8 Retningslinjer for adressering via elektronisk anmeldelse 11 Retningslinjer for direkte adressering 11 Sektioner og bladtillæg 12 Indstik 12 Arbejdsmiljømæssige forhold 13 Erstatning
2 FORORD HVAD ER DAGBLADE Denne håndbog giver oplysning om de forhold, der gælder for postbefordring af dagblade pr. 1. juli 2013. Håndbogen findes alene i en elektronisk udgave. Dagblade er blade/publikationer, der udgives med vedvarende levering for øje og udkommer mindst 5 hverdage pr. uge. POSTDANMARK.DK Ønsker du oplysninger om, hvad Post Danmark kan tilbyde af produkter og services, kan du se mere på Post Danmarks hjemmeside www.postdanmark.dk.
3 GENERELLE BETINGELSER Der skal være indgået en skriftlig aftale med Post Danmark om postbefordringen, der omfatter Danmark (ekskl. Færøerne og Grønland). Dagblade skal varsles senest 6 uger før omdelingsdagen med mindre særlige forhold gør sig gældende. Dagbladets forside skal tydeligt angive bladets titel, nummer samt årstal og dato. Titlen skal være identisk med den titel, som fremgår af Kundeaftalen. Ændringer skal meddeles til Post Danmark. Dagblade skal have samme udgiver og være på mindst 4 sider med en ryg til venstre for bladets forside. Dagblade kan være fremstillet i en eller flere sektioner. Sektioner, bladtillæg og indstik skal være lagt ind i hinanden med hovedsektionen (sektion 1) yderst med mindre andet er aftalt. Sektioner, bladtillæg og indstik betragtes som en del af dagbladet og indgår i den samlede vægt. Dagblade (inkl. sektioner, bladtillæg og indstik) må ikke indeholde individuelle meddelelser til adressaten. Tilfældige numre/cifre på spilleplader, lodsedler og lignende betragtes ikke som individuelle meddelelser. Dagblade skal befordres af Post Danmark til principielt de samme modtagere. Dagblade skal udkomme mindst 5 hverdage pr. uge, dog kan følgende afvigelser tillades: Udgivelsen kan stilles i bero i indtil 3 sammenhængende uger i juni, juli eller august, forudsat Post Danmark senest 6 uger før underrettes skriftligt herom. I forbindelse med helligdage kan du ændre det ugentlige udgivelsesmønster og aflyse enkelte udgivelser, forudsat Post Danmark, Københavns Postcenter, underrettes herom skriftligt mindst 6 uger før ændringen i udgivelsesmønsteret.
4 Eksempel på mærkning af bundtoverligger til adresserede dagblade henholdsvis anmeldte dagblade: SÆRLIGE BETINGELSER ANTAL PR.UDSENDELSE Dagblade skal sendes i mindst 150 eksemplarer pr. hovedtitel pr. udsendelse. Mindre antal pr. udsendelse kan accepteres mod betaling af prisen for det minimale antal forsendelser pr. udsendelse. FORMAT OG VÆGT VED INDLEVERINGEN Max. 2000 g inkl. indlagte sektioner/ bladtillæg/indstik Maksimummål 45 x 30 cm Minimummål 21 x 14,8 cm (standardformat A5) FALSNING Dagblade på 16 sider og derunder i tabloidformat (ca. 40 x 28 cm) eller på 8 sider og derunder i stort format, broadsheetformat (ca. 59 x 40 cm), skal falses, så den korteste side ikke overstiger 23 cm, medmindre andet skriftligt er aftalt. INDHOLD Dagblade må alene indeholde ensartet papirbaseret trykt indhold samt andet ensartet indhold, der vedlægges det trykte indhold. EMBALLAGE Dagblade skal være uemballeret eller emballeret i gennemsigtig plast eller med omslag. MÆRKNING OG PAKNING Dagblade skal være solidt emballeret i sække eller bundter og være tydeligt mærket. Sække og posemærker leveres af Post Danmark. Hver enkelt sæk må højst veje 20 kg. Bundter skal mærkes med distributionscenterets postnummer og navn, og hver enkelt bundt må højst veje 10 kg. Bundtning, sortering og nedlægning i TUNG-bure, på EUR-paller eller sække foretages i henhold til den indgåede aftale.
5 INDLEVERING Dagbladene indleveres i henhold til den indgåede aftale, medmindre der er indgået en særskilt aftale om afhentning. I aftalen er det blandt andet specificeret: Hvor der skal indleveres Hvornår der skal indleveres (seneste tidspunkt) Hvilken behandlingsgrad (pakning og bundtning) Dagbladene skal foreligge i. Hvert Dagblad skal være egnet til postbefordring i den foreliggende stand. Dagbladene skal være adresseret. Adresseringen kan finde sted enten ved elektronisk overførsel, herunder selektiv adressering, til Post Danmark eller med påtrykt adresse ved indleveringen i henhold til Kundeaftalen. Ved alle typer af adressering gælder det, at afsenderen skal sende oplysninger om abonnenternes adressedata og omdelingsdage elektronisk til Post Danmark, der anvender dette til brug for distribution og fakturering. Dagbladene leveres almindeligvis uden påført adresse ved indleveringen. Dagblade med påført adresse sendes primært til: modtagere på hoteller, pensioner, hospitaler eller institutioner, og i øvrigt til modtagere, hvor det er af betydning, at leveringsadressen er anført på bladet eller dettes omslag. omdelingsposthuse med et lille antal modtagere af bladet. Samtidigt med indleveringen skal du aflevere mindst ét prøveeksemplar, der skal være identisk med de afsendte eksemplarer i partiet. Prøveeksemplaret skal indleveres eller fremsendes til Post Danmark, Københavns Postcenter. Ved indlevering af elektronisk anmeldte Dagblade benyttes ikke følgeseddel.
6 BEFORDRING Dagblade befordres med de samme postforbindelser som brevposten. Hvis en sæk eller et Dagbladsbundt bliver fejlsendt, underrettes udgiveren telefonisk eller via mail af Post Danmark, Københavns Postcenter. Post Danmark vil forsøge at få omdelt de fejlsendte Dagblade på den planlagte dag. SERVICE & KVALITET Dagblade til indlandet postbefordres som Breve, hvorefter servicekravet er, at Dagblade befordres fra dag til dag på alle hverdage. Dagblade, der udkommer som morgenaviser, og som indleveres på udgivelsesdagen inden den aftalte tidsfrist, skal opnå omdeling samme dag. Post Danmarks kvalitetsmål er, at mindst 98,5 % af Dagbladene skal være omdelt efter servicekravet. Dagblade omdeles normalt inden kl. 16.00. ADRESSEÆNDRING Hvis modtageren har meddelt adresseændring til Post Danmark, eftersendes Dagbladene til den nye adresse, så længe flytningen er gældende. Du bliver underrettet skriftligt om adresseændringen. Adresseoplysninger videregives ikke til dig, hvis modtageren udtrykkeligt overfor Post Danmark har anmodet om hemmeligholdelse af adressen. Du bør derfor henvise abonnenterne til også at melde flytning direkte til Dagbladet for at undgå forsinkelse i leveringen. UANBRINGELIGHED Hvis et Dagblad ud fra adressen ikke kan leveres til en modtager, destrueres det ved distributionscentret. Post Danmark underretter skriftligt om årsagen til uanbringeligheden. Årsagen kan f.eks. være, at modtageren er ubekendt efter adressen, er flyttet uden at opgive ny adresse eller nægter at modtage bladet.
7 BLADETS TITEL Titlen skal være anført letlæselig og tydelig. Udkast til udformning af titlen for nye Dagblade forelægges Københavns Postcenter, til kommentering, da den ikke må kunne forveksles med titlen på et allerede tilmeldt Dagblad. ÆNDRING I KUNDEAFTALEN Ændringer i Kundeaftalen meddeles skriftligt til den lokale salgskonsulent. Ophør af Dagbladet, ejerskifte, forretningsførerskifte, adresseændring samt ændringer i bladets udgivelseshyppighed meddeles straks.
8 RETNINGSLINJER FOR ADRESSERING VIA ELEKTRONISK ANMELDELSE Elektronisk anmeldte dagblade omdeles efter en omdelingsliste. VILKÅRENE FOR ANVENDELSE AF ELEKTRONISKE ANMELDELSER OG INDDRAGELSER Du skal sende elektroniske anmeldelser og inddragelser til Post Danmark i et standardiseret dataformat (AND-format). Post Danmark opbevarer dine adressedata og navnedata i et register med dagbladabonnementer og danner ved hjælp af dette en omdelingsliste til hver enkelt omdeler. Løsningen er baseret på, at anmeldelser sker til adresser, der er registreret i Post Danmarks landsdækkende adresseregister, mens abonnentnavne defineres af udgiveren. Adresserne er i det væsentlige baseret på Indenrigsministeriets adresseregister suppleret med de adresser, som dagbladene og Post Danmark i enighed har defineret. Anmeldelser/inddragelser fremsendt til Post Danmark inden for den fastsatte åbningstid får effekt i Post Danmarks omdeling den følgende omdelingsdag ifølge en aftalt omdelingskalender. Afholdelse af omkostninger til f.eks. datakommunikation fra kunden og frem til Post Danmark og etablering af forbindelse til Post Danmark påhviler kunden. Der er ikke særskilt betaling eller gebyr på elektroniske anmeldelser og inddragelser. Fremgangsmåden er beskrevet i vejledning for elektronisk anmeldelse af Dagblade, som du får ved at henvende dig til din salgskonsulent. VEDLIGEHOLDELSE AF DATA Du er ansvarlig for, at alle abonnentdata fremsendes korrekt til Post Danmarks edb-register med dagbladsabonnementer. Det opnås primært ved rettidig indsendelse af anmeldelser/inddragelser og sekundært ved anvendelse af de fastlagte kontrolprocedurer. Post Danmark kan ikke omdele Dagblade til abonnenter,
9 der ikke er registreret eller ikke er registreret korrekt i registret. Post Danmark er ansvarlig for korrekt modtagelse af de elektroniske anmeldelser, herunder at disse kan modtages i åbningstiden. Post Danmark er ansvarlig for al nødvendig databehandling og nødprocedurer i forbindelse med dannelse og distribution af omdelingslister. Post Danmark retter eventuelle fejl hurtigst muligt. Abonnenter, som anmeldes på en adresse, der ikke findes i Post Danmarks register f.eks. på grund af forkert gadenavn, manglende etageangivelse o. lign, udskrives i omdelingen på en liste over fejladresserede abonnenter, hvorefter Dagbladet søges placeret på korrekt omdelingsrute. Post Danmark fremsender løbende korrektioner til dig på fejladresserede abonnenter. Korrektionerne skal rettes fra dag til dag. Hvis abonnenter ønsker at få Dagbladet leveret i postboks, sender Post Danmark løbende information herom til dig. MANUEL ANMELDELSE Udgivere med mindre end 1.000 abonnenter kan mod betaling vælge manuelt at fremsende egne anmeldelser og inddragelser til en central indtastningsenhed i Post Danmark jævnfør vejledning for elektronisk anmeldelse af dagblade. Manuelle anmeldelser og inddragelser har to dages ændringstid. Der er fastlagt en betaling pr. anmeldelse, som skal tastes i Post Danmark. SELEKTIV ADRESSERING Post Danmark kan mod betaling foretage en selektiv adressering af dagblade til særlige modtagere, hvor det er af betydning, at leveringsadressen er anført på Dagbladet, se side 5 om indlevering.
10 MANGLENDE LEVERING AF PRODUKTIONS MÆSSIGE ÅRSAGER Eventuel omdeling af en særlig meddelelse til abonnenterne på dage, hvor Dagbladet af produktionsmæssige årsager ikke udkommer, skal fremgå af aftalen med din salgskonsulent. Du står selv for udformningen af meddelelsen, som skal godkendes af Post Danmark. Sørg for at få godkendelsen, før meddelelsen trykkes. Meddelelsen skal trykkes på papir af vægt mindst 90g/m 2 og i standardformat A5 (21 x 14,8 cm). Foroven på tekstsiden skal der stå: Omdeles til modtagere af (dagbladets titel). Meddelelsen skal lægges i konvolutten i standardformat C5. På konvolutten noteres: Distributionscenterets adresse. ÅBNES STRAKS med tilpas store bogstaver. POSTSAG på frankeringens plads. Foran meddelelserne skal ligge et følgebrev med afsenderangivelse og følgende tekst: Til distributionscentret Vedlagte meddelelser bedes opsorteret og omdelt til modtagere af (dagbladets titel), der ikke udkommer i dag på grund af produktionsvanskeligheder. De færdigpakkede konvolutter skal leveres, så meddelelserne kan nå omdelingen. Øvrige forhold omkring leveringen aftales med det postcenter, hvor meddelelserne indleveres. Distributionscentrene opsorterer meddelelserne til omdelingsdistrikterne på baggrund af omdelingslisten og omdeler dem til de pågældende modtagere. Du betaler en særlig pris for omdeling af meddelelserne.
11 RETNINGSLINJER FOR DIREKTE ADRESSERING Adresseringen foretages af udgiveren. Enten sætter du en adresseetiket i øverste højre hjørne på forsiden af bladet, eller også lægger du bladet i et omslag med modtagerens navn og adresse. Det skal fremgå tydeligt af omslaget, at det indeholder et adresseret Dagblad. For adresserede dagblade gælder det, at afsenderen skal sende oplysninger om abonnenternes adressedata og omdelingsdage elektronisk til Post Danmark, der anvender dette til brug for distribution og fakturering. Du skal sende elektroniske anmeldelser og inddragelser til Post Danmark på samme måde som ved elektronisk anmeldte dagblade. Se side 8. Anvendes der plastemballage, skal følgende retningslinjer overholdes: Hvis adressen er skrevet på en adresseseddel, skal den klæbes på emballagen. Adressefeltet skal være omgivet af ikke gennemsigtigt skrivefast materiale Adressesedlen skal kunne klæbes fast ved hjælp af den påførte lim Plasten må ikke udvikle statisk elektricitet, og må ikke fremkalde generende refleks, fluorescens eller fosforescerende genskin Dagbladet skal være nemt at sortere Indholdet skal være af fast og solid konsistens samt fylde emballagen helt ud. SEKTIONER OG BLADTILLÆG Hvis sektioner eller bladtillæg er begrænset til enkelte postnumre, skal du samtidigt afgive en skriftlig erklæring herom. Du skal også sende et eksemplar af den pågældende sektion eller bladtillæg til Københavns Postcenter. Sektionerne eller bladtillæggene skal lægges i samtlige eksemplarer af dagbladet til de pågældende postnumre.
12 INDSTIK ARBEJDSMILJØMÆSSIGE FORHOLD Hvis indstik er begrænset til enkelte postnumre, skal du samtidig afgive en skriftlig erklæring herom samt fremsende et eksemplar af det pågældende indstik til Københavns Postcenter. Indstikkene skal lægges i samtlige eksemplarer af dagbladet til de pågældende postnumre. UDFORMNING Indstik skal have en sådan udformning, at de uden problemer kan postbefordres indlagt eller indhæftet i Dagbladet. Indstik kan eventuelt lægges uden om/ uden for selve bladet, hvis den samlede forsendelse folieres. Indstik må ikke være til fare eller væsentlig ulempe under postbefordringen, og må ikke indebære risiko for farlige situationers opståen hos modtageren. DYBTRYKTE TRYKSAGER Dampe fra opløsningsmidler fra reklametryksager m.v. fremstillet i dybtryk kan give arbejdsmiljøproblemer. I trykprocessen anvendes toluen og andre organiske opløsningsmidler. Ved fordampning kan opløsningsmidlerne frigøre andre stoffer som afvaskningsmidler, lim, trykfarver m.v. Kombinationen af opløsningsmidler og andre stoffer kan ligeledes give arbejdsmiljøproblemer. Med baggrund i Arbejdsmiljøloven er der fastlagt en grænse for, hvor høje koncentrationer af opløsningmidler der må være tilbage i dybtrykte forsendelser ved indlevering til postbefordring. Grænseværdien er fastsat til 300 mg pr. kg forsendelse(+/-15%). Leverandøren af dybtrykte forsendelser skal kunne dokumentere, at grænseværdien er overholdt.
13 ERSTATNING Post Danmarks erstatningsansvar for Dagblade er reguleret af lov nr. 1536 af 21. december 2010 om post med eventuelle senere ændringer. Post Danmark yder ikke erstatning for forsinkelse, bortkomst, herunder fejlaflevering, helt eller delvist tab af indhold eller beskadigelse af Dagblade, men yder en godtgørelse for begrundede reklamationer efter gældende takster. Alle reklamationer skal indsendes til Post Danmark via den elektroniske dagbladsløsning.
14 POST DANMARKS KUNDEHÅNDBØGER Kundehåndbøgerne er en let og overskuelig genvej til Post Danmarks muligheder. De fås gratis på posthuset. Du kan også finde kundehåndbøgerne på www.postdanmark.dk SERIEN OMFATTER Håndbogen om brevet Adresseløse forsendelser Frankeringsmaskiner Dagblade kun på www.postdanmark.dk Lokale ugeaviser kun på www.postdanmark.dk Brevkasser og brevkasseanlæg kun på www.postdanmark.dk Magasinpost F 178 (07-13) ISBN 87-89299-58-2 Udgiver: Post Danmark Tryk: Rosendahls Bogtrykkeri A/S Papir: Zanders Mega Matt 50% genbrugsfibre og 50% cellulose Layout: KP2 as Post Danmark www.postdanmark.dk Kundehåndbøger Juli 2013
Post Danmark Kundehåndbøger Juli 2013 www.postdanmark.dk