Oversigtsdokument høringssvar Dette dokumentet giver et samlet overblik over indkomne høringssvar. Punkt Kommentarer/bemærkninger Brugerråd () /forening Overordnet fordelingsprincipper og fordelingsperioder 1. For foreninger som udstiller kunst mm er der brug for at man flere år ud i fremtiden kan booke idet det kræver stor planlægning at få de enkelte kunstnere og foredragsholdere passet ind i planerne. bruges jo af mange der bidrager med udstillinger. Hvis Allerød Kommune skal holde en kulturel profil må anvendelsen til dette formål prioriteres højt. Foreninger som her bør have mulighed for at booke længere frem i tiden kan nævnes: Allerød Kunstforening, Farvegladerne, Slå en streg, Paletten og Mejslen og Lafak. For Allerød seniordans er det vigtigt at kunne genbooke i god tid, gerne mindst 6 mdr. før sæsonstart. Det drejer sig generelt om de samme tider som gentages år efter år. Ud over vore ugentlige dansetimer, har vi hvert år i september på samme tidspunkt, instruktører fra andre regioner, som skal kunne planlægge deres tid. Vi er en forening som tilbyder aktiviteter, for hjerne og legeme, specifikt til vore ældre medborgere. I en tid med fokus på netop dette, mener vi det er vigtigt at de kan regne med at have de faste tider i centerhallen som hidtil. Der mangler særlige regler for lokaler til store arrangementer som de årlige generalforsamlinger og lignende for foreninger i kommunen. Eksempel: En generalforsamling, som gentager sig hvert år i samme uge og ugedag med f. eks 80-100 deltagere bør sikres lokale, da der er begrænset antal lokaler i den størrelse til rådighed. Prioriteringsrækkefølge Udspecificering af prioriteringsrækkefølgen Principper for skoletid, hverdagstid og weekendtid 2. Det bør fremgå, hvilken type hold der er tale om, børn, unge eller voksen, således at fordelingen bliver jævn på aldersgrupper. 1. Brugerrådet har ingen bemærkninger til den ændrede prioriteringsrækkefølge. 1. Det giver ikke mening at hverdagstid strækker sig ind i weekenderne. Hverdagstid bør gå fra mandag fredag og weekendtid gælde lørdag og søndag (hele dagen). Det foreslået princip gør de unødvendigt kompliceret. 2. Det kan give visse udfordringer for fodboldklubberne, hvis ikke der er muligt at tildele indendørstider til hold over U11. Blovstrød Triathleten Allerød Allerød
3. For at de faste brugere/foreninger, af Kirkehavegård og centerhallen fortsat skal kunne tilbyde aktiviteter til deres medlemmer i det som defineres som skoletiden, må de placeres i fordelingsperiode 2 og medinddrages i de 11 særskilte fordelingsmøder med brugerrådene, som planlægges afholdt i denne proces mellem 15 maj og 15 juni. Tiden fra kl 8.00 til 16:00 mandag til fredag må defineres som hverdagstid 4. Weekendtid i Blovstrødhallen begynder først kl. 14, da håndbold har fast håndboldtræning indtil kl. 13:30. Blovstrød Kommunale organisationer 5. Brugerrådet mener, at skoletid bør defineres som værende mandag fredag kl 09.00 15.00 Hverdagstid vil som følge af ovenstående være mandag fredag kl 15.00 22.00 Weekendtid 08.00 19.00 Med hensyn til definitionen af weekendtid er det nødvendigt at præcisere at i forbindelse med stævneafholdelser er weekendtid lørdag og søndag 08.00 17.00. 6. Mangler definition for morgen tid fra 5.00 til 8.00 Blovstrød Triathleten 1. Det vil gøre det meget nemmere for foreningerne at få timer nok, hvis skolernes haltider kunne indsnævres, så foreningerne kunne starte kl. 14.30 eller 15.00 med aktiviteter for de mindste. Her tænkes også på den kommende revision af folkeskoleloven, som vil fjerne timer fra de mindste årgange. Private arrangementer 2. Der mangler en udspecificering af hvad Alle faciliteter dækker over på de enkelte anlæg. Nogle steder er det jo kun enkelte lokaler mv. der er til rådighed. 3. Skoler og andre kommunale organisationer har høj prioritet ved tildeling af tider på idrætsanlæg, men der bør ved tildeling tages hensyn til det reelle behov, således at der f.eks. kunne blive plads senioridræt i dagtimerne. 4. Brugerrådet bemærker, at brugerrådets faciliteter svømmehallerne ikke indgår i høringsudbuddet, hvorfor brugerrådet ikke vil kommenterer på dette. 1. Private arrangementer må ikke blokere for de foreninger, der for nuværende er brugere af lokalerne. Der skal sættes klare grænser for antallet af private udlejninger. Allerød Blovstrød 2. På idrætsanlæg bør afholdelse af private arrangementer ske under størst muligt hensyntagen til de idrætslige aktiviteter. Blovstrød 3. Brugerrådet er enige i de betragtninger som, der ligger til grund for private arrangementer. Dog har Sigma Swim udtrykt ønske om, at have mulighed for at afholde børnefødselsdage i
Principper for lokaleanvisning til nyetablerede folkeoplysende foreninger Fordelingsprincipper for talent-/eliteaktivitet Principper for fordeling af tider på natur- og kunstgræsbaner svømmehallen uden at dette bliver betragtet som private arrangement og takseret derefter. 1. Der skal naturligvis være plads til at nye foreninger og aktiviteter kan få plads på idrætsanlæggene. 1. Der skal helt naturligt være plads de foreninger, der arbejder med talenter og elite. 2. Brugerrådet stemmer for forslag 1 da det giver den største udnyttelse af faciliteterne samt kommer flest brugere til gode. 3. Bør defineres nærmere. Hvornår skilles mellem svømmeskole og forening 1. Hvor på AktivAlleroed.dk er det præcist man kan finde de principper for fordeling af tider på natur- og kunstgræsbaner. Et par hurtige søgninger på naturgræs og kunstgræs giver ingen resultater! Blovstrød Blovstrød Blovstrød Triatleten Allerød 2. Samme øvrige anlæg. Blovstrød Fordelingsperioder 1. Vi er på baggrund af det udsendte materiale i tvivl om, det i stedet for brugerrådene, bliver forvaltningen, der skal administrer og til dele de ledige tider også der hvor man i fællesskab godt kan få det til at fungere. Det bliver kun de timer de enkelte foreninger, har krav på ud fra en normtalsberegning, som brugerrådene skal fordele. Brugerrådene skal ikke beskæres i arbejdsopgaver, uden egen accept og de skal til stadighed have arbejdsopgaver, der gør deres eksistens berettigede. 2. Det gør det ikke nemmere at være frivillig, med de mange forskellige ansøgningsfrister til ekstra tid/resttider, talent og elitetider m.m. og forskellige ansøgningsfrister. Udvalget bør se på om disse perioder kan samles mere og der laves max 1 eller 2 ansøgningsfrister. Endvidere er vi bange for at forvaltningen vil få flere ekstra opgaver som igen tager tid fra det foreningsorienterede i forvaltningen. 3. Ansøgningsperioderne tilgodeser ikke klubber der følgende anden sæsonstruktur og som derfor ikke kender behovet et år frem i tiden. Det understøtter i hvert fald ikke behovet for at undgå blok-bookinger på faciliteterne. 4. De fordelingsperioder der hidtil har været gældende, bør fortsætte eller evt. udvides m.h.t. kunstudstillinger. Da det er vigtigt med kontinuerlig planlægning hvis Kirkehavegård skal opleves som kulturhus. 5. Brugerrådet har som udgangspunktet ingen bemærkninger til fordelingsperioderne, men finder, at det kunne være hensigtsmæssigt at der kom en evalueringsdato ind (f.eks. 31.12), hvor de tider som foreninger, der havde fået tildelt Allerød
Facilitetsspecifikke fordelingsprincipper faciliteter, men efterfølgende havde annulleret dem, kunne komme i nyt udbud til andre interessenter i brugerrådet. Dette kræver, at der indskærpes overfor skoler/foreningerne mv at de aktivt og løbende tager stilling til deres reservationer i bookingsystemet. 1. Under punktet Kirkehavegård sal 1 og 2, samt mødelokalet ved sal 1 : Her er Pensionistforeningen Rampelyset opført som fast bruger. Det er ikke korrekt. 2. Under punktet Brugere af Værestedet mangler Diabetesforeningen, Skleroseforeningens Netværksgruppe og Allerød og omegns Fjerkræklub. Men Farveladerne er ikke faste brugere af lokalet. 3. Weekendtid i Blovstrødhallen begynder først kl. 14, da håndbold har fast håndboldtræning indtil kl. 13:30. 4. Kan systemet sættes op til, at man som bruger pr. default ønsker et bestemt anlæg, en bestemt hal osv. Det må være i alle brugeres interesser og dem fra de øvrige kommuner. 5. Brugerrådet henviser til de særskilt fremsendte forslag vedrørende facilitetsspecifikke fordelingsprincipper. Blovstrød Blovstrød Normtalsfordeling 1. Det er meget svært at udtale os konkret om hvilke konsekvenser forslaget vil få for de enkelte foreninger og idrætten samlet, når vi ikke kender modellen bag normtalsberegningen. Forslaget må ikke medfører, at foreninger ikke kan afholde deres medlemsaktiviteter. 2. Hvordan og hvor ofte har man tænkt sig at følge op på f.eks. udnyttelsesgraden? 3. Fordelingen efter normtal er OK, men for at give mulighed for udvikling bør der være en vis frimængde. 4. Brugerrådet støtter op om normtalsfordelingen da det giver Forvaltningen og brugerrådene en mere retfærdig og transparent fordeling af faste tider. Da brugerne af svømmehallerne ikke kan anvises til andre anlæg vil Brugerrådet anbefale at Brugerrådet kan foretage omfordeling af en forenings anviste tid i fordelingsperiode 2. 5. Normtalsfordelingen på baggrund af antallet af medlemmer vil betyde at en større forening vil få større indflydelse end en mindre forening på bl.a. tider og fordeling af lokaler. For Triathlentens vedkommende har dette bl.a. betydet, at foreningen ikke har kunnet opretholde en attraktiv svømmetid. Foreningen er tidligere blevet anvist ydertider (start kl 5:30) og har derved mistet medlemmer. Dette har tydeligvis haft indflydelse på medlemstallet og dermed normtalsfordelingen, dette en ond spiral. Allerød Blovstrød Blovstrød Triathleten
Øvrigt Vi ønsker som Allerød borgere at det rige og mangfoldige foreningsliv består og håber, man ikke kun vil kigge på eliten, men også bredden. 1. Helt generelt gør vi opmærksom på, at der bør udarbejdes brugsanvisninger i et let forståeligt sprog. 2. Lillerødhallernes Brugerråd vil indledningsvis klart tilkendegive, at vi gerne vil medvirke konstruktivt til løsning af de problemer vedrørende halfordelingen, der måtte forekomme. Brugerrådet finder imidlertid ikke, at der foreligger et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag. Der mangler en afklaring af spørgsmålet om skolernes indordning under en regulering af anvendelse af lokaler med det formål, at sikre en bedre halfordeling. Brugerrådenes opgaver og arbejdsdelingen med forvaltningen og dermed i princippet en afklaring af brugernes inddragelse i og indflydelse på halfordelingen. om kommunens opførelse af haller til særlige formål skal respekteres i den måde halfordelingen sker på, eller om situationen er den, at kommunen kan beslutte en facilitet til et bestemt formål og samtidig beslutte regler for halfordelingen, der forhindrer den besluttede anvendelse. Brugerrådet for Lillerødhallerne anbefaler, at der etableres det nødvendige beslutningsgrundlag og at man ikke haster en gennemgribende ændring af halfordelingen igennem med væsentlige elementer af usikkerhed. Brugerrådet foreslår, at det politisk besluttes, at der ikke gennemføres ændringer i reglerne for halfordeling med virkning fra den kommende sæson, samt at eventuelle vilkår og rammer for arbejdet med fastlæggelse af nye regler for halfordeling bliver klart og utvetydigt beskrevet. Det vil give tid til at få alle aspekter belyst og afklaret, og der ligger i det af arbejdsgruppen indtil nu gennemførte arbejde et godt grundlag for en nødvendig afklaring. Det vil give tid til at få et nødvendigt beslutningsgrundlag formuleret og er en for brugerne og kommunen risikofri beslutning, hvorimod en tidsmæssig hasarderet gennemførelse af nye regler indebærer risiko for at der forekommer utilsigtede problemer, som regelsættet skal reguleres eller justeres for at løse. Brugerrådet beklager, at høringssvaret ikke kan indpasses i de fordrede skemaer, men håber på, at høringssvaret alligevel kommer til at indgå i grundlaget for de videre overvejelser. Lillerødhallerne
3. Halfordelingen i Lillerødhallerne foregår nu mindst muligt ressourcekrævende, gennemsigtigt og overskueligt, enkelt og velfungerende ved beslutning, der træffes af brugerne på grundlag af de enkelte foreningers argumenterede behov for anvisning af lokaliteter og inden for de eksisterende rammer i kommunen, herunder den anvendelse hallen er opført til, og dermed med stabilitet og sikkerhed i grundlaget for foreningernes aktiviteter. Brugerne træffer beslutningerne i god tid - omkring primo marts måned - for foreningernes planlægning af aktiviteter i den kommende sæson. I Lillerødhallerne benyttes førsteretsprincippet, som er besluttet af Fritidsnævnet (30. september 2014 og 16. april 2015). Førsteretsprincippet indebærer, at hhv. gymnastik, badminton, håndbold og bordtennis har førsteret til hal-tid i de haller, der er beregnet til de enkelte klubber. Førsteretsprincippet er en anden måde at beskrive, at hallerne primært skal anvendes til det, hallerne er blevet opført til. Beslutningerne træffes i enighed brugerne imellem på grundlag af de faciliteter, der er til rådighed, herunder lokaler etableret til særlige formål. Beslutningerne vedrører en sæson, men med eventuel behovsbestemt justering mindst hvert kvartal. Det giver stabilitet i rammerne for foreningernes dispositioner i løbet af en sæson og fra sæson til sæson og god tid til planlægningen af aktiviteterne. Lillerødhallerne har mere end 2.000 medlemmer som faste brugere, der får tingene til at virke i den daglige praktiske tilrettelæggelse af aktiviteterne på basis af indbyrdes omfattende kendskab til aktiviteterne og indbyrdes forståelse og hensyntagen og dag til dag løsning af problemerne. Der er ingen bureaukratiske formkrav eller formelle svarfrister, men en fællesinteresse i hurtig løsning af problemer, der måtte opstå. Der er ingen forening, der har ønsket eller stillet krav om ændrede halfordelingsregler. Lillerødhallerne
4. Begrundelsen for forslaget om indførelse af helt nye halfordelingsregler er at der opnås ressourcemæssige besparelser, der kan anvendes til udvikling af kommunens aktiviteter på folkeoplysningsområdet, der opnås bedre haludnyttelse, at der skabes gennemsigtighed for forvaltningen og brugerne og at halfordelingen sker mere ligeligt og retfærdigt, end det er tilfældet i dag. Så vidt som sagen indtil nu er behandlet er der intet der tyder på, at en gennemførelse af de nye regler vil have disse virkninger, som alene underbygges med forventede resultater, og det er ikke beskrevet hvorledes man vil undersøge og dokumentere, at de ønskede resultater opnås. Samtidig er der en række uafklarede forhold, som ikke er færdigbearbejdet eller overhovedet ikke har været drøftet i arbejdsgruppen. Det drejer sig om skolernes tilsyneladende egenmægtige ret til at disponere over faciliteterne som det passer dem og uden mulighed for at stille krav til skolerne om effektivisering af halanvendelsen og krav om samme disciplin, som det i øvrigt kræves af andre brugere. Skolerne bestemmer egenrådigt og alt andet må tilpasse sig skolernes dispositioner uanset om faciliteterne faktisk benyttes eller ej. Det er en væsentlig betydende negativ faktor for en bedre udnyttelse af hallerne, som der må findes løsning på. Det drejer sig endvidere om arbejdsfordelingen i forhold til Brugerrådene, som ikke samlet har været forelagt til drøftelse. Efter de gældende regler for Brugerrådene godkendt af Økonomiudvalget den 29. september 2015 har brugerrådene til opgave at sørge for at foretage den årlige fordeling af tider til de faste brugere af idrætsanlægget/ bygningen. De foreslåede nye regler lader til at overføre en væsentlig del af arbejdet med halfordelingen til forvaltningen og dermed en væsentlig mindre indflydelse for Brugerrådene. Der må finde en afklaring sted om antagelsen er korrekt og om denne konsekvens er overensstemmende med kommunens politik om brugerindflydelse. Det bør også afklares om det er nødvendigt med ændring af reglerne for Brugerrådene for at forhindre, at der kommer til at foreligge indbyrdes modstridende regler besluttet af kommunen vedrørende opgavevaretagelsen.
Endelig synes forslaget om indførelse af nye halfordelingsregler at bygge på en opfattelse af, at folkeoplysningsloven forhindrer kommunalbestyrelsen i at beslutte opførelse af faciliteter/haller til særlige formål. Dette turde være en fejlagtig præmis for halfordelingen i kommunen. Kommunen har naturligvis ret til at opføre haller til anvendelse til særlige formål, som faciliteten så skal anvendes til. Tid der ikke benyttes til den tilsigtede aktivitet, skal naturligvis forsøges anvendt af andre. Hvis denne opfattelse ikke accepteres betyder det, at kommunen på den ene side f.eks. beslutter opførelse af en hal til bordtennis, og at den samme kommune beslutter halfordelingsregler, der indskrænker eller forhindrer den brug hallen er opført til. Det er en helt overordnet problemstilling, som kræver afklaring førend nye halfordelingsregler besluttes. På basis af disse betragtninger har Brugerrådet udfærdiget anbefalingen, som fremgår øverst i dette notat. 5. Fordeling af hal-tid Set med Allerød Bordtennis øjne! Med udgangspunkt i det hidtidige arbejde med udarbejdelse af en objektiv regnearksmodel for halfordeling er Allerød Bordtennisklub dybt bekymrede for mulighederne for fremover at drive bordtennisklub i Allerød Kommune. Trods medlemsmæssig og sportslig fremgang igennem de senere år og en høj grad af facilitetsudnyttelse vil modellen i dens nuværende udformning indebære en reduktion på næsten 2/3 af klubbens nuværende hal-tid. Dette ser vi som en klar indikation på, at foreningernes behov ikke kan sættes på formel, og at regnearksmodellen ikke holder i virkeligheden. Det er ren teori at sammenligne bordtennisklubbens behov med behovene i fodbold, svømning, håndbold, dele af gymnastikafdelingens ungdomshold, samtlige aktiviteter som afholdes på Kirkehavegård/i skoleklasselokaler eller alle andre foreninger, som ikke har brug for en sportshal med specifikke faciliteter. Allerød Bordtennisklub går ind for en fordeling af hal-tid efter førstehåndsprincippet, som vi kender fra Lillerødhallerne i dag. Det er klubberne i Lillerødhallen, som bedst kender behovet for hal-tid til badminton, håndbold, gymnastik og bordtennis. Vi kender hinandens behov og de praktiske forhold i Lillerødhallerne: Håndbold har deres harpiks. Badminton kan kun spille dér, hvor de kan opsætte net op. De hold, som kræver udstyr i gymnastik, har behov for at være nær deres depot med udstyr/springgrav, Og bordtennis har behov for at være i den dedikeret hal, da vores borde er svære at flytte blandt hallerne. Et normtal i et Excel ark kan meget nemt mistolkes på et kontor på rådhuset, hvor man ikke nødvendigvis kender til de specifikke forhold i hallerne og i de enkelte klubber. Det afspejles tydeligt i regnearket, som fx ikke tager højde for de mange forskelligheder, fx: - Hvordan kan et træningspas på 2 timer sammenlignes med træningspas på 45 min.? - Hvordan tages højde for, at nogle medlemmer har behov for 2-3 træningspas om ugen, mens andre kun deltager på hold af 45 min/1. time. Allerød Bordtennisklub
- Skal der tages højde for, om aktiviteten kan afvikles på flere lokaliteter eller om specialudstyr medfører, at det kun giver mening at være på en lokalitet? - Hvordan vægter man hensynet til alsidige og forskellige idrætstilbud til kommunens borgere? - Hvordan sikres hensyn til foreningernes behov for en konservativ halfordeling, som ikke ændre sig markant efter hver sommerferie, der vil muliggør planlægning. Allerød Bordtennisklub skal på den baggrund opfordre til, at man ruller det igangværende arbejde tilbage.