MENTORGUIDE 1 M GENTOR U IDE MENTORGUIDE (DK) AARHUS AU UNIVERSITET
2 MENTORGUIDE CHECKLISTE Good to know: Før ankomst... 3 Ankomsten Lejekontrakt og nøgle... 3 Afhentning og indkvartering... 3 4 Faglig introduktion Møde med koordinator... 5 Institutsekretariat... 5 Rundvisning på instituttet og universitetet... 5 Administrativ introduktion Internationalt Center... 5 Statsforvaltningen... 5 Folkeregisteret... 6 Bankkonto... 6 Social introduktion Studenterhus Aarhus... 6 Sportsaktiviteter... 7 Køb af cykel... 7
MENTORGUIDE 3 FØR ANKOMST KONTAKT MELLEM UDVEKSLINGSSTUDENTEN OG INTERNATIONALT CENTER Ansøgning Den studerende har søgt om optagelse som udvekslingsstuderende ved universitetet, og er blevet godkendt fagligt af koordinatoren på det ansøgte institut. Bolig IC har skaffet bolig til den studerende (hvis han/hun har søgt om det) Danskkursus Der bliver gratis danskkurser af LærDansk fra februar. Velkomstpakke Self service web Den studerende har modtaget en velkomstpakke fra IC med info om AU, Aarhus, o.a. Den studerende har før ankomst modtaget en e-mail fra IC med adgangskode til universitetets selvbetjening. På denne bliver godkendelsen af det akademiske program, adresse på bolig, samt mentorinformationer opgivet. ANKOMSTEN AFHENTNING Du skal afhente udvekslingsstudenten ved ankomsten i Aarhus (busstation, togstation, lufthavnsbus, etc.). Er du forhindret, er det dit ansvar at finde en anden til at afhente den studerende. Inden du afhenter ham/hende, bør du overveje transporten fra afhentningssted til bolig. INDKVARTERING Du indkvarterer udvekslingsstudenten i hans/ hendes værelse og sørger for, at han/hun kan lokalisere fælleslokaler, vaskeri, varmemester etc. Gennemgå lejekontrakten sammen med den studerende, så han/hun er godt orienteret om vilkårene for lejemålet, opsigelsesfrister mv. Bemærk at mange kollegier har en fraflytningsfrist 7 hverdage før kontraktens udløb. Det er vigtigt at gøre den studerende særskilt opmærksom på det. Har den studerende spørgsmål, som du ikke kan besvare, så henvis til IC s hjemmeside http://www.au.dk/en/exchange/welcome under punktet housing her findes svar på det meste. Orienter den studerende om busforbindelser til og fra bopælen.
4 MENTORGUIDE ANKOMSTTIDSPUNKT OG LEJEKONTRAKT Som mentor skal du lave en klar aftale med den udvekslingsstuderende om du eller den studerende henter nøgle og info-mappe på Internationalt Center. Hvis den studerende er indkvarteret på et privat fremlejemål, har den studerende og fremlejeren selv aftalt, hvordan nøglen overdrages, og du kan derfor ikke hente nøglen på IC Info mappe Nøgler Indflytning Fremlejemål Møblement Sammen med nøglen udleveres på IC en informationsmappe med alle relevante informationer om den studerendes bolig. I mappen findes bl.a. lejekontrakten, samt en evt. synsrapport. Engelske oversættelser af disse findes på Housings hjemmeside. Du skal som mentor gennemgå lejekontrakten med den studerende og sørge for, at den bliver underskrevet og afleveret på IC senest 7 hverdage efter ankomst. Vær specielt opmærksom på opsigelsesdatoen på kontrakten, da mange lejemål skal være fraflyttet 7 hverdage før den sidste dag i måneden. Ligeledes er det vigtigt at gennemgå evt. synsrapport (se under moving in i infomappen) med den studerende, og sørge for at ekstra skader eller mangler bliver meldt til rette sted hurtigst muligt efter indflytning. Nøgler afhentes på IC. Husk at tjekke ICs åbningstider på www.au.dk/exchange. Hvis den studerende ikke er ankommet til Aarhus en uge efter studiestart, er det meget vigtigt, at du afleverer nøgler og info-mappe tilbage til IC, medmindre du har en helt klar aftale med den studerende om, hvornår denne ankommer. Indflytning på kollegieværelser kan tidligst ske den første HVERDAG i måneden (dvs. hvis d. 1. er en lørdag kan indflytning ske d. 3.) Dette er bestemt i lejeloven, og IC kan derfor ikke udlevere nøgler før denne dato. Hvis den studerende er indkvarteret på et privat fremlejemål, har den studerende og fremlejeren selv aftalt, hvordan nøglen overdrages, og med mindre andet er aftalt kan du ikke hente nøglen på IC. Du kan aftale med den studerende at afhente nøglen hos fremlejeren inden den studerende ankommer. Har du brug kontaktoplysninger på fremlejeren, kan du få dem på IC. Du skal om muligt besøge den studerendes bolig inden han/hun ankommer. Alle boliger skaffet af Internationalt Center er møblerede. Er der mangler eller defekte møbler, kontakt da Internationalt Center. IC udstyrer kun værelserne med det allermest nødvendige møblement. Seng, bord, stol, bord- og loftslampe. På enkelte lejemål kan der være yderligere møbler. I disse tilfælde drejer det sig ofte om, at tidligere beboere har suppleret med egne indkøb. Den studerende er selv ansvarlig for indkøb af dyne, pude, sengelinned, lagner, badeforhæng, samt udskiftning af defekte elpærer under opholdet.
MENTORGUIDE 5 Informer den studerende om, at kollegienaboer kan være behjælpelige med orientering om husregler, indkøbsmuligheder o.s.v. Anvendelse af telefon, køkken og bad bør aftales med private udlejere allerede ved opholdets begyndelse. Ved ankomst før lejemålets start kan han/hun indkvarteres midlertidigt på City Sleep-in eller vandrehjem for egen regning. Nærmere information findes på Internationalt Centers hjemmeside, http://www.au.dk/exchange. FAGLIG INTRODUKTION KOORDINATOR Snarest muligt efter ankomsten skal du præsentere den studerende for den faglige koordinator. Aftal evt. møde med koordinator inden den studerendes ankomst. INSTITUT M.V. Vis den studerende rundt på instituttet og vis ham/hende institutsekretariatet, biblioteket, kopirummet, IT-faciliteterne, kantinen, studievejledningen og opslagstavlerne med meddelelser fra forelæserne. Informer om eksamenstilmelding, intranet og hvordan den studerende vælger fag, køber bøger, etc. Hjælp din udvekslingsstuderende med at få brugernavn til e-mail, lånerkort til biblioteket, adgangskort til computer-rum, institut o.s.v. Vis også den studerende Stakbogladen, Stakladen og Statsbiblioteket. ADMINISTRATIV INTRODUKTION IC: REGISTRERING OG STUDIEKORT Umiddelbart efter ankomsten skal du tage den studerende med på Internationalt Center. Her bliver han/hun registreret og evt. ændringer i stamoplysninger rettet. Hvis den studerende har indsendt et pasfoto digitalt til Internationalt Center vil studiekort blive udleveret ved registreringen. Alternativt indsendes pasfoto digitalt efter ankomst og studiekortet kan afhentes på Internationalt Center efter ca. 2 uger. Vær opmærksom på, at studiekortet skal aktiveres før dette kan tages i anvendelse. Dette gøres på instituttet oftest i administrationen eller på et IT-kontor. UNIVERSITETSADMINISTRATIONEN Informer den studerende om, at første måneds husleje og depositum for boliger skaffet af Internationalt Center enten skal betales til regnskabsafdelingen/accounts Department (Katrinebjerg 89F) eller i banken/posthuset, senest 14 dage efter ankomsten OPHOLDSTILLADELSE Sørg for at den studerendes opholdstilladelse er i orden. Nordiske studerende skal ikke have opholdstilladelse.
6 MENTORGUIDE EU-borgere fra ikke-nordiske lande Skal den studerende være her i mere end 3 måneder, skal han/hun søge om opholdsbevis hos Århus Statsforvaltning. Den studerende modtager ansøgningsskema ved ankomst. På Statsforvaltningen medbringes Pas Kopi af pas 2 pasbillede Kopi af udvekslingsstudentens Letter of Enrolment. Dette udleveres ligeledes ved ankomst. BEMÆRK: Statsforvaltningen besøger universitetet i forbindelse med semesterstart spørg IC om tidspunkt og sted. Ikke-EU-borgere fra ikke-nordiske lande Den studerende skal have ansøgt om opholdstilladelse inden han/hun kommer til Danmark. Er dette ikke sket, skal I henvende jer på Internationalt Center, som kan hjælpe med at få papirerne i orden. FOLKEREGISTERET: CPR-NUMMER Den studerende skal registreres i folkeregisteret. Dette kan ske ved henvendelse til Borgerservice på Aarhus Rådhus. Nordiske studerende Skal den studerende være her mere end 3 måneder, KAN han/hun få et CPR-nummer ved henvendelse hos Borgerservice. Skal den studerende være her mere end 6 måneder, SKAL han/hun have et CPR-nummer. Alle andre udvekslingsstuderende Opholdstilladelse er en BETINGELSE for at opnå CPR-nummer. Skal den studerende være her mere end 3 måneder, SKAL han/hun henvende sig hos Borgerservice for at meddele bopæl, vælge læge og få CPR-nummer. Her skal en kopi af opholdstilladelsen samt en kopi af Letter of Enrolment medbringes. BEMÆRK: Borgerservice også besøger universitetet i forbindelse med semesterstart spørg IC om tidspunkt og sted. BANKKONTO Hjælp den studerende med at oprette en bankkonto (hvis han/hun ønsker en). Vælg eventuelt en af de større banker, der har afdelinger og bankautomater flere steder. Den studerende SKAL have et CPR-nummer før en konto kan oprettes. Vær opmærksom på, at nogle banker opkræver et gebyr af ikke-eu borgere på 500 kr. for oprettelse af bankkonti. SOCIAL INTRODUKTION STUDIEMILJØ Som mentor er det vigtigt, at du præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på instituttet og universitetet. Husk på, at det er vigtigt for den studerende at have et socialt netværk under opholdet.
MENTORGUIDE 7 STUDENTERHUS AARHUS Alle udvekslingsstuderende, der bliver optaget på Aarhus Universitet, får tilbudt et gratis medlemskab af Studenterhus Aarhus, der er et vigtigt socialt mødested for bl.a. udvekslingsstuderende og for andre, der har lyst til at omgås internationale studerende. Det er derfor en god ide at vise den studerende, hvor Studenterhus Aarhus ligger. BYEN Hvis du og din udvekslingsstuderende har lyst, kan I sammen tage ud og se på byen, f.eks. café-miljøet, Hovedbiblioteket, Musikhuset, stranden, Strøget, ARoS, o.s.v. AVISER Århus Stiftstidende udgiver hver fredag tillægget Gul & Gratis, hvor der bl.a. annonceres med brugte cykler. Gul og Gratis kan også findes online på www.guloggratis.dk. Den Blå Avis er også en mulighed. Den udkommer hver torsdag og findes online på www.dba.dk. OPFØLGNING Når du har været igennem indkvartering, faglig, administrativ og social introduktion med din udvekslingsstuderende, behøver kontakten mellem jer ikke at ophøre. Vi vil gerne opfordre til, at du også efter den første introduktionsperiode tilbringer tid sammen med den studerende. SPORTSAKTIVITETER Hjælp din udvekslingsstuderende med at orientere sig om mulighederne for at dyrke sport, samt hvor og hvordan han/hun skal tilmelde sig. Et godt sted at starte er f.eks. ved Aarhus Universitets-Sport (www.aus.dk). Tilmeldingsperioden er dog meget kort og det begrænsede antal medlemskaber sælges efter først-til-mølle princippet. LEJE AF CYKEL Der er to firmaer i Århus, der udlejer cykler på dags-,uge eller månedsbasis. www.bikes4rent.dk www.bikeme.dk Studentehus Aarhus udlejer også cykler til udvekslingsstuderende på semesterbasis. www.studenterhusaarhus.dk
8 MENTORGUIDE VIGTIG ADRESSER Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4, Bygning 1650 8000 Aarhus C Tel: 8942 2320 Fax: 8942 2329 Email: ic@au.dk Web: www.au.dk/ic Åbningstider: Mandag fredag 10.00-14.00 Borgerservice Park Álle Tårnindgangen 8000 Aarhus C Tel: +45 8940 2222 Åbningstider: Mandag-fredag 10.00-16.00, torsdag 10.00 19.00, lørdag 9.00 13.00 Aarhus Statsforvaltning Lyseng Alle 1 8270 Højbjerg Tel: +45 7256 8300 Åbningstider: Mandag 8.30-15.00, tirsdag-onsdag 8.30-12.00, torsdag 13.00-16.00, fredag 9.00-12.00 Studenterhus Aarhus Nordre Ringgade 3 8000 Aarhus C. Tel: 8618 3021 Mail: info@studenterhusaarhus.dk Web: www.studenterhusaarhus.dk