1 Domstolsstyrelsens handlingsplan for 2003. Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Sagsbehandlingen skal være grundig, og der afsættes fornøden tid til at lytte, overveje sagen og træffe en velbegrundet afgørelse. Vi kvalitetssikrer med respekt af den judicielle uafhængighed vores arbejde ved opstilling af kvalitetsmål og måling af resultaterne. 1) Der opstilles kvalitetsmål for Domstolsstyrelsens virksomhed, og der fastlægges procedurer for måling af resultaterne. 2) Mulighederne for at opstille kvalitetsmål for retterne undersøges. 3) Arbejdsgruppen vedrørende tolkebistand i retterne udarbejder rapport. Mål og målemetoder udmeldes senest 1. april 2003. Resultatet af undersøgelsen forelægges arbejdsgruppen om mål- og resultatstyring ved domstolene (flow) senest 1. september 2003. Rapport forelægges for bestyrelse og hovedsamarbejdsudvalg senest den 1. juli 2003.
2 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Vi kvalitetssikrer med respekt af den judicielle uafhængighed vores arbejde ved opstilling af kvalitetsmål og måling af resultaterne. 4) I samarbejde med Justitsministeriet og advokatmyndighederne tilrettelægges et forsøgsprojekt med retsmægling. Endvidere tilrettelægges uddannelsestilbud og principper for evaluering af forsøgsprojektet. Forsøgsprojektet igangsættes 1. marts 2003. Uddannelse, udvikling og rekruttering sikrer, at kompetencerne hos medarbejderne er tilpasset arbejdsopgaverne. Der udarbejdes en politik for god sprogbrug. 5) Den vedtagne sprogpolitik trykkes, distribueres og føres ud i livet. Sprogpolitikken trykkes og distribueres senest 1. april 2003. Domstolsstyrelsens sprogbrug omfattes af styrelsens kvalitetsmål, som udmeldes senest 1. april 2003.
3 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der udarbejdes en politik for god sprogbrug. 6) Tekstudvalget prioriterer ITsystemernes standardtekster med henblik på sproglig tilretning. Tekstudvalget udmelder senest 1. september 2003 tidsplan for gennemgang og revision af teksterne. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige IT-værktøjer. 7) Statens nye lønsystem (SLS) implementeres. 8) Der etableres mulighed for elektronisk overførsel af data mellem kassesystemet og Navision Stat. 1. maj 2003. Pilotdrift fra 1. april 2003. I drift ved retterne 1. juni 2003. 9) Som et led i realiseringen af den trinvise IT-strategi gennemføres EU-udbud af opgaven med teknisk modernisering (portering) af fogedsystemet, og systemet porteres og sættes i pilotdrift på central platform. Aftale med leverandør efter udbud indgås medio 2003. Teknisk moderniseret (porteret) fogedsystem sættes i testdrift i 4. kvartal 2003. 10) Byretternes straffesystem opgraderes. Implementering ved byretterne påbegyndes 2. halvår 2003.
4 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige IT-værktøjer. 11) Dødsboskiftesystem udvikles, udrulles og hjemfølges. Test gennemføres ved embederne inden udgangen af 2003. 12) Udrulning af insolvensskiftesystem afsluttes. Udrulning og hjemfølgning afsluttes i 1. halvår 2003 ved de embeder, hvor IT-infrastrukturen er tilstrækkelig til at sikre stabil drift. 13) Der etableres e-mail på afdelingsniveau, og udrulning af e- mail til de enkelte pc-arbejdspladser indledes. Løbende gennem 2003. 14) Der etableres XML-baseret facilitet med henblik på overførsel af data fra civil- til fogedsystemet og med henblik på genbrug af data i fogedsystemet. Udrulles ved 2. eller 3. opdatering af byretternes systemer (medio 2003). 15) Rammerne for et forsøg med anvendelse af video og/eller lydoptagelse i retssalen og videokonference fastlægges. Notat foreligger medio 2003.
5 Ydelser Vores sagsbehandling, afgørelser og andre ydelser er af højeste faglige kvalitet. Der sikres medarbejderne adgang til nyeste faglige viden og hensigtsmæssige IT-værktøjer. 16) Der udvikles et elektronisk lønbudgetsystem, som rettidigt kan give god ledelsesrådgivning om forholdet mellem lønforbrug og bevilling på kort og mellemlang sigt. 31. maj 2003. 17) Der udvikles et IT-baseret normeringssystem, som kan understøtte normeringsmodellen. 1. august 2003. Vores sagsbehandling er effektiv, og vi yder en venlig og hurtig service. Arbejdstilrettelæggelsen vurderes løbende, og det sikres, at vores brugeres ønsker i videst mulige omfang opfyldes. Der opstilles realistiske mål for service og sagsbehandlingstider, og der foretages jævnlige opgørelser over målopfyldelsen. 18) Der opstilles mål for Domstolsstyrelsens service og sagsbehandlingstider, og der fastlægges procedurer for måling af resultaterne. Mål og målemetoder udmeldes senest 1. april 2003. Der sikres velindrettede bygninger med gode adgangs- og publikumsfaciliteter.
6 Ydelser Vi er åbne og imødekommende over for befolkningen, andre myndigheder og samarbejdspartnere. Der udfærdiges en informationspolitik, der skal sikre en saglig og bred information om afgørelser og andre forhold, der har offentlighedens interesse. 19) Der udarbejdes forslag til informationspolitik for Danmarks Domstole. Forelæggelse for bestyrelse og Hovedsamarbejdsudvalg senest 1. juli 2003. Den elektroniske nyhedsformidling forbedres. Der tages initiativer for at styrke offentlighedens kendskab til domstolenes virksomhed. 20) Der etableres en projektgruppe med deltagelse fra retterne, som med bistand fra eksterne konsulenter skal beskrive en praktisk model, som integrerer retternes arbejde med domsskrivning med etableringen af en database med uredigerede domme og andre afgørelser fra de overordnede retter. Projektgruppen etableres og analysearbejdet indledes inden 1. marts 2003. Rapport forelægges bestyrelsen senest den 1. september 2003. Samarbejdspartnere inddrages i videst muligt omfang i opgaveløsningen. 21) Der etableres et brugerpanel, som skal bistå ved vurderingen af opfyldelsen af domstolsstyrelsens service- og kvalitetsmål. 1. november 2003.
7 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Det sikres, at strukturen på alle niveauer er fleksibel og afspejler opgavesammensætningen. 22) Opgaveløsningen i Domstolsstyrelsen projektgøres i nærmere bestemt omfang. Projekthåndbog udarbejdes senest 1. april 2003. Egnede projekter identificeres og projektorganiseres senest 1. marts 2003. Der sikres en rimelig balance mellem central og decentral administrativ beslutningskompetence. Der indføres gradvis mål- og resultatstyring. 23) der etableres en spørgsmål- og svarfunktion på Intranettet. Formålet er løbende at sikre hurtige, autoritative og let tilgængelige svar på retternes spørgsmål vedrørende statistik. 24) Der udvikles og afholdes kursus i statistik, som tilbydes repræsentanter for samtlige retter. Formålet med kurset er at belyse sammenhængen mellem sagsbehandlingssystemer, statistikker og embedsregnskaber. Etableres 1. juni 2003. Første kursus afholdes medio 2003.
8 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Der indføres gradvis mål- og reslutatstyring. Der opstilles, med respekt af den judicielle uafhængighed, realistiske mål og udfærdiges handlingsplaner for de enkelte embeder/kontorer og tildeles ressourcer i forhold hertil. Ved opstilling af mål sikres, at produktiviteten fremmes, og at gode personaleforhold fremmes under bibeholdelse af højeste faglige kvalitet. 25) Behovet for udgiftsbaseret sagsvægtning til brug for modellen til fordeling af midler til øvrig drift analyseres i samarbejde med udvalgte embeder. Herefter foretages der samlet indstilling til arbejdsgruppen om mål- og resultatstyring, HSU og bestyrelsen om fordelingsmodellen. Analysen af behovet for udgiftsbaserede sagsvægte afsluttes senest 1. maj 2003. Modellen drøftes endeligt i arbejdsgrupen om mål- og resultatstyring inden 1. juli 2003. Modellen forelægges HSU og bestyrelsen i 3. kvartal 2003.
9 Organisation Vores organisation er effektiv og fleksibel. Hver embede/kontor sikrer enkle og klare arbejdsgange. 26) Arbejdsgruppen om digital kommunikation med domstolene udarbejder redegørelse. 1. oktober 2003. 27) Forslag til regelforenkling fra retterne gennemgås, herunder forslag nævnt i de gennemførte arbejdsgangsanalyser. Samlet indstilling forelægges bestyrelsen. 1. juli 2003. 28) Samtlige byretter tilbydes bistand af proceskonsulenter til gennemførelse af egne bedste praksisprojekter. Styregruppe etableret 1. februar 2003. Uddannelse af proceskonsulenter gennemført senest 1. marts 2003. Pilotforløb ved fire embeder gennemført senest 1. april 2003. Evaluering af det hidtidige forløb senest 1. oktober 2003.
10 Organisation Danmarks Domstole fungerer som en samlet organisation. Der sikres en høj grad af information og samarbejde på alle niveauer i organisationen. Retterne og Domstolsstyrelsen indgår i et tæt samarbejde om løsning af administrative opgaver. Der udarbejdes fælles strategi for tekst og design. 29) Der gennemføres 44 embedsbesøg. 30) Domstolenes intranet udvikles og udbygges i 2 faser: Fase 1: Implementering af en ny informationsstruktur og et nyt design for Danmarks Domstoles Intranet. Fase 2: Udvikling og implementering af nyt Intranet for Danmarks Domstole, Domstolsstyrelsen og de enkelte embeder baseret på en udviklingsbar teknologisk platform. 31) Embeder gives bedre og tidsnær ledelsesinformation. Løbende gennem 2003. Nyt design og struktur for den eksisterende intranetløsning implementeres senest 1. april 2003. Arbejdsgruppe udarbejder forslag til ny intranetløsning senest 1. september 2003. Pilotdrift af den nye intranetløsning ved Domstolsstyrelsen og udvalgte embeder inden udgangen af 2003. Primo april 2003: Forsøg med kvartalsvis beregning af produktivitet på baggrund af Lotus regneark fra Domstolsstyrelsen iværksættes ved de af de 15 største byretter, der ønsker det.
11 Personale Danmarks Domstole tilbyder attraktive arbejdspladser. Der formuleres en skriftlig personale- og uddannelsespolitik med krav til alle ansatte og med gode løn- og arbejdsvilkår, som kan tiltrække og fastholde kvalificerede ledere og medarbejdere. 32) Der udarbejdes en livsfasepolitik, som opstiller konkrete tilbud for medarbejdere i de forskellige livsfaser. 33) Ny løn for kontorfunktionærer tages i brug i Domstolsstyrelsen. 31. december 2003. Forelægges bestyrelsen i 4. kvartal 2003. 1. marts 2003. Der sikres et godt fysisk arbejdsmiljø med den bedst mulige indretning af arbejdspladsen. Medarbejdernes trivsel sikres ved åbent og tæt samarbejde mellem kolleger og ledelsen og ved styrkelse af det sociale samvær mellem de ansatte. 34) Der gennemføres en trivselsundersøgelse med henblik på at belyse trivslen ved de enkelte embeder og ved Danmarks Domstole som helhed. Afvikles i efteråret 2003. Afrapporteres inden 31. december 2003. Der foretages måling af medarbejdernes tilfredshed/arbejdspladsvurderinger.
12 Personale Ledere og medarbejdere udvikles og uddannes i takt med deres og arbejdspladsens behov. I forbindelse med årlige udviklingssamtaler aftales et uddannelsesforløb for den enkelte tilpasset dennes og arbejdspladsens behov. 35) Nyt koncept for medarbejderudviklingssamtaler (MUS) tages i brug i Domstolsstyrelsen med henblik på en yderligere målretning af kompetenceudviklingen. Løbende gennem 2003. Der sikres medarbejderne mulighed for udvikling gennem beskæftigelse med nye opgaver eller tildeling af yderligere kompetence. 36) Alle kontorer gennemfører delegation til medarbejderne. 37) Der fastlægges en metode til afdækning af det aktuelle og fremtidige behov for grund- og efteruddannelse. Løbende gennem året. Opfølgning på ledelsesseminarer. Samlet vurdering ultimo 2003. 31. december 2003. 38) Oplæg vedrørende principperne for Danmarks Domstoles deltagelse i internationale projekter og i internationalt samarbejde udarbejdes. 1. juli 2003.
13 Resultat Ledere og medarbejdere udvikles og uddannes i takt med deres og arbejdspladsens behov. Der sikres lederne udvikling med henblik på at sikre en synlig, aktiv og involverende ledelse. 39) KFL evalueres. 30. november 2003. 40) Der udvikles en mellemlederuddannelse for retsassessorer og kontorledere. 30. november 2003. 41) Der udvikles en førlederuddannelse for kollegiale dommere. 42) Der gennemføres yderligere 2 forløb med lederuddannelse for dommere, og lederuddannelsen evalueres. 43) Det igangsatte forløb med udvikling af Domstolsstyrelsens ledergruppe på ledelsesseminarer videreføres. 44) Der gennemføres ledelsesevaluering, og den enkelte leder anvender resultatet i udviklingen af sit lederskab. 30. november 2003. 31. december 2003. 31. december 2003. 31. december 2003
14 Resultat Vi udvikler og driver et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Vi vurderer resultatet af vores arbejde i forhold til de fastsatte mål inden for hvert fokusområde. 45) Opfyldelsen af målene i Domstolsstyrelsens handlingsplan vurderes i den store chefgruppe. Bestyrelsen orienteres om status. 46) Opfyldelsen af Domstolsstyrelsens service- og kvalitetsmål vurderes kontorvis i overensstemmelse med de særligt fastlagte målemetoder og -terminer. Hvert kvartal på et møde i den store chefgruppe. Bestyrelsen orienteres kvartalsvist. Vi vurderer, om der er sket en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne. 47) Personalenormeringsmodellen tages i anvendelse ved fastlæggelsen af embedernes personalenormering for finansåret 2004. 31. december 2003.
15 Resultat Vi udvikler og driver et velfungerende retssystem med en effektiv ressourceanvendelse. Vi vurderer, om der er sket en hensigtsmæssig anvendelse af ressourcerne. 48) Der udarbejdes en model for fordeling af midler til øvrig drift, der tages i anvendelse ved fastlæggelsen af embedernes selvforvaltningsbevilling for finansåret 2004. 31. december 2003. Bestyrelsen orienteres i 3. kvartal 2003. 49) Der udvikles tidssvarende evalueringsmetoder for uddannelsesaktiviteter, herunder eventuelt med brug af effektmåling. 31. december 2003. 50) Budgetforholdet mellem de overordnede retter og byretterne analyseres. Projektet indledes med en foranalyse. Foranalysen afsluttes inden 1. oktober 2003. 51) Forsøgsordningen med tidsregistrering i Domstolsstyrelsens kontorer gøres efter evaluering og koordinering permanent. 1. juni 2003. Vi tager de nødvendige initiativer for at nå vores mål.