Sag nr. 14/1021 Dok nr. 13.317-14v1 Frederikshavn Kommune Årsberetning 2013 Opkrævning/Inddrivelse
Årsberetning 1. januar 2013 31. december 2013. Med vedtagelsen af lov nr. 429 af 6. juni 2005, blev opgaverne mellem kommunerne og staten fordelt anderledes end tidligere. Fra dette tidspunkt blev det staten og SKAT der fik bemyndigelsen til at tvangsinddrive skyldige beløb hos borgere og virksomheder. Kommunerne forestår fortsat opkrævningsarbejdet og den efterfølgende rykkerprocedure, men betales restancerne ikke på baggrund af disse henvendelser, så overgiver kommunerne kravene til SKAT, som med de muligheder lovgivningen har stillet til rådighed, forsøger at inddrive det skyldige beløb. Det er således SKAT, der har rettighederne til tvangsinddrivelse og f.eks. lønindeholdelse. Kommunerne har fortsat mulighed for at lave frivillige aftaler med borgere og virksomheder om tilbagebetaling, men i det øjeblik aftalerne ikke overholdes, så overdrager kommunerne opgaven til SKAT. Center for Økonomi og Personale har udarbejdet årsberetning for 2013. Restanceudvikling fra 2012 til 2013: Betalingsart Ult. 2012 Ult. 2013 Afv. % Gebyr 560.472 552.117-1,49% Ejendomsskat 2.068.531 2.664.790 28,83% Forbrugsafgifter 594 594 0,00% Underholdsbidrag 2.315 0-100,00% Daginstitution 907.357 872.207-3,87% Boligstøtte 3.190.195 1.930.315-39,49% Boliglån 3.440.374 3.494.932 1,59% Bistand inddrivelse *) 11.085.082 11.587.187 4,53% Husleje 83.531 92.141 10,31% Ophold på plejehjem 0 31.107 100,00% Øvrige 21.347.558 18.955.930-11,20% Bistand - registrering *) 1.136.528 1.860.775 63,72% Samlet restance ultimo 43.822.537 42.042.095-4,06% *) Se forskel under de tilhørende forklaringer Beløbene i opgørelsen er pålignede beløb ekskl. beregnede renter og gebyrer. Restancebeløbet er fordelt på 3.032 personer/virksomheder, og vedrører 4.704 forskellige forhold. Flere af personerne/virksomhederne er således i restance på mere end 1 forhold. Restancebeløbet og ændringen skal ses i forhold til, at der i 2013 er opkrævet for i alt 522,1 mio. kr. gennem debitorsystemet. Følgende kommentarer kan gives til ovennævnte udvikling. Ejendomsskat Stigningen i restancerne på ejendomsskat er på 28,83 % - svarende til 596.259 kr. Stigningen kommer efter et fald på 33,46 % fra 2012 til 2013 (1.040.227 kr. ) En målrettet indsats i Betalingskontoret, for at få nogle aftaler i stand omkring afdragsordning på ejendomsskatter virker fortsat, og stigningen i restancerne kan primært henføres til 2. rate i 2013 som forfaldt 1. september 2013. Indsatsen i 2013 og 2014 har nu betydet, at restancerne for ejendomsskatter til og med 2013 er faldet med yderligere 2
ca. 1,2 mio. kr. Der er fortsat større udstyknings- og byggeprojekter, som på grund af krisen i området har fået økonomiske problemer som er et resultat af en bristet boligboble og hvor det ikke er lykkedes at få en afvikling af restancen i stand. Men generelt mærker vi at flere borgere og virksomheder har svært ved at betale udgifterne herunder også de kommunale ejendomsskatter. Restancerne fordeler sig med ca. 53 % til private og 47 % til virksomheder og vedrører primært 2010, 2011, 2012 og 2013. Det er SKAT der er inddrivelsesmyndighed på området, og inddrivelse på dette område er overvejende begæring om tvangsauktion. Det betyder at der er en vis ekspeditionstid, idet en forberedelse af en tvangsauktion tager nogen tid. Da en tvangsauktion er et voldsomt inddrivelsesinstrument, arbejder Betalingskontoret lidt længere med kravene, inden de overgives til inddrivelse hos SKAT. Således er der slet ikke overdraget ejendomsskat til inddrivelse hos SKAT i 2013. Der er i alt afskrevet 2.089,51 kr. på området i 2013. Årsagen er mindre krav, som er forældede eller fejlagtigt opkrævede. Daginstitution Restancerne på daginstitution er faldet med 3,87 % - svarende til 35.150 kr. Faldet i restancen skal ses som et resultat af en lovændring, hvor det nu er muligt at trække 100 % af udbetalt børnefamilieydelse, hvis der er restancer vedr. daginstitution. SKAT modregner disse beløb automatisk og det medfører faldende restancer. Samtidig er Betalingskontoret meget opmærksomme på, at kravet også bliver rejst over for eventuelle medhæftere af ydelsen. Der er i 2013 afskrevet 17.532,55 kr. på området. Afskrivningsårsagen er primært at kravene er forældet mens de har været overdraget til SKAT, som har undladt at foretage forældelsafbrydende tiltag. Boligstøtte Restancerne er faldet med 39,49 % - svarende til 1.259.880 kr. En forklaring på faldet i restancerne skyldes bl.a. at Udbetaling Danmark nu udbetaler de nye ydelser, og dermed også har ansvaret for inddrivelse af de restancer, som måtte fremkomme hermed. Frederikshavn Kommunes restancer vil således ikke få tilgang, men kun blive afviklet med de indbetalinger der er aftalt eller bliver inddrevet via SKAT. Der er i 2013 afskrevet 31.409,21 kr. på området. Afskrivningsårsagen er primært at kravene er forældet mens de har været overdraget til SKAT, som har undladt at foretage forældesesafbrydende tiltag samt tab i forbindelse med gældssanering og boudlæg. Boliglån Restancerne er steget med 1,59 % - svarende til 54.558 kr. Der er umiddelbart ikke en nærliggende forklaring på stigningen. Dog er indskudsstørrelsen i lejeboligerne steget gennem tiden, og det betyder at det er et større beløb der skal tilbagebetales. Der er i 2013 afskrevet 555.068,02 kr. på området. Den væsentligste årsag til afskrivning er tab i forbindelse med dødsboer. Bistand inddrivelse Restancerne er steget med 4,53 % - svarende til 502.105 kr. Stigningen er forventet da SKAT ikke har den samme holdning til inddrivelse gennem f.eks. betalingsaftaler med personer som er på overførselsindkomster som kommunerne havde tidligere. Kommunerne har meget få muligheder for at foretage inddrivelse af disse restancer. Der er i 2013 afskrevet 566.841,76 kr. på området. Den væsentligste del af afskrivningerne vedrører krav som er bortfaldne jf. betingelser i lovgivningen, men også krav som er forældede, på grund af at SKAT ikke har foretaget forældelsesafbrydende foranstaltninger. Øvrige Restancerne i dette område vedrører de regninger, som Frederikshavn Kommune sender til andre kommuner og regioner eller som sendes til andre, hvor Frederikshavn Kommune har leveret varer eller tjenesteydelser til. Området kan derfor være meget påvirket af den aktivitet der i øvrigt er i kommunen. Restancen er faldet med 11,20 % i forhold til 2012 eller med 2.391.628 kr. Blandt restancerne er der også enkelte restancer, hvor f.eks. region og kommune ikke er enige om det 3
opkrævede beløb. Indtil en aftale indgås eller en retssag afgøres, vil disse forholdsvise store restancer påvirke den samlede restance. Der er i 2013 afskrevet 514.706,28 kr. på området. Den største del af afskrivningerne kan henføres til tab vedrørende boudlæg, og i mindre grad også tab i forbindelse med konkurs. Vi ser en større grad tab som kan henføres til lån til betaling af ejendomsskatter, hvor den salgspris der kan opnås for ejendommene ikke giver dækning for kommunens tilgodehavender, og dermed må afskrives. Bistand registrering Her registreres bistandshjælp ydet mod tilbagebetaling. Der er således tale om udbetalinger til borgere i f.eks. perioder og stigningen vil typisk skyldes, at borgeren har fået ydet et beløb, hvor sagsbehandlingen endnu ikke har fastslået, om beløbet er ydet mod tilbagebetaling. Når dette sker, vil beløbene overgå til bistand inddrivelse. Der er således ikke aktive handlinger, der har foranlediget stigningen på 63,72 % - svarende til 724.247 kr. Inddrivelsens påvirkning på Frederikshavn Kommunes likviditet Det er ikke alle restancer som inddrives, der påvirker Frederikshavn Kommunes likviditet med 100 %. Det skyldes, at Frederikshavn Kommune får refusion for nogle af udgifterne. I takt med at borgerne tilbagebetaler f.eks. uretmæssigt modtagne ydelser, skal kommunen selvfølgelig tilbagebetale den modtagne refusion. For nogle af betalingsarterne er der forskellige refusionssatser. Her har administrationen valgt laveste % som kommuneandel eller et skønnet gennemsnit - til visning af påvirkningen på likviditeten idet en 100 % sikker opgørelse vil betyde, at der skal gennemgås store mængder data, for at få dette resultat. Den viste likviditetspåvirkning kan derfor være lidt større, såfremt alle krav inddrives. Likviditetsmæssig påvirkning af restancemasse såfremt alle restancer inddrives: Betalingsart Ult. 2013 Kommune andel. gns. Likviditet Gebyr 552.117 100% 552.117 Ejendomsskat 2.664.790 100% 2.664.790 Forbrugsafgifter 594 100% 594 Underholdsbidrag 0 0% 0 Daginstitution 872.207 100% 872.207 Boligstøtte 1.930.315 50% 965.158 Boliglån 3.494.932 33% 1.153.328 Bistand inddrivelse *) 11.587.187 50% 5.793.594 Husleje 92.141 100% 92.141 Ophold på plejehjem 31.107 100% 31.107 Øvrige 18.955.930 100% 18.955.930 Bistand - registrering *) 1.860.775 50% 930.388 Samlet restance ultimo 42.042.095 32.011.352 *) Se forskel under de tilhørende forklaringer 4
Afskrivninger i 2013 Økonomiudvalget har 20. februar 2008 godkendt bilag 9.7 Afskrivning af restancer og afstemningsmæssige differencer til Regler for Økonomisk Styring, samt arbejdsgangsbeskrivelse vedr. afskrivning af uerholdelige restancer. Som hovedregel skal afskrivning ske 4 gange årligt. Kommunaldirektøren er bemyndiget til at godkende afskrivning af alle uerholdelige fordringer (restancer) jf. beslutning i Økonomiudvalget 20. februar 2008. Jf. arbejdsgangsbeskrivelsen afskrives en restance ikke, uden der er et grundlag for afskrivningen. Et sådant grundlag kan være afgørelser fra andre myndigheder, som gør at en restance er uerholdelig. Det kan f.eks. være: Dødsbo Gældssanering Konkurs Akkordordning Udvandring til lande der ikke er omfattet af en konventionsaftale Returnering fra advokat af en sag med domsudskrift. Dette giver 20 års forældelsesfrist, men sagsbehandler skal vurdere hvor lang tid sagen skal henstå, inden afskrivning kan finde sted. I forbindelse med inddrivelsen af restancer kan det ske, at man må komme til den erkendelse at inddrivelse ikke kan finde sted, og at restancen derfor er uerholdelig, og dermed indstilles til afskrivning. For nogle restancers vedkommende er det lovgivningsmæssigt bestemt, hvornår en restance skal afskrives f.eks. kontanthjælp og underholdsbidrag. Her følges lovgivningens bestemmelser om afskrivning. Såfremt Betalingskontoret indstiller en restance til afskrivning, forefindes selvfølgelig dokumentation for årsagen til afskrivningen f.eks. henvisning til lovgivningen eller den konkrete vurdering af inddrivelsesmulighederne. Afskrivningerne fordeler sig som følger: 5
Kommunaldirektørens område 687.408,25 Bistand 566.841,76 Gebyrer 9.112,31 Ejendomsskat 2.089,51 Økonomicenteret 109.364,67 Børne - og Kulturdirektørens område 654.545,72 Daginstitution 17.532,55 Boligsikring/Boligydelse 31.409,21 Boliglån 557.616,88 Musikskole 3.600,00 Bibliotek 20.557,38 Borgerservice 12.562,00 Lønkontoret 5.409,95 Børne- og Kulturforvaltningen 5.857,75 Social- og sundhedsdirektørens område 184.968,19 Madservice 12.713,95 Husleje 2.450,75 Social og sundhedsforvaltningen 169.803,49 Teknik og arbejdsmarkedsdirektør 169.837,48 Materielgården 20.157,36 Teknik og miljø 27.127,26 Arbejdsmarkedsområdet 42.715,00 Projektafdelingen 7.712,50 Miljøafgift 16.292,86 Erhvervsaffaldsgebyr 55.832,50 Afskrivning i alt 1.696.759,64 Strategi for inddrivelse 2014 Frederikshavn Kommune og Betalingskontoret arbejder med selv at foretage opfølgningerne på restancerne over for borgere og virksomheder, for igennem dialogen at indgå aftaler som skyldnerne har mulighed for at overholde. Frem for at forholde sig til tabeltræk og andre udmålinger af betalingsevne, så forsøger man at indgå aftaler som begge parter kan være tilfredse med. I denne dialog indgår selvfølgelig oplysning om hvorledes inddrivelsen ellers vil komme til at foregå, såfremt der ikke kan opnås enighed om aftalen. Herudover er man meget opmærksomme på at forfølge de mulige hæftere for beløbet f.eks. mulige medhæftere, og herigennem søge beløbene inddrevet hos flere mulige personer. Vi vil også kun i begrænset omfang gøre brug af inddrivelse hos SKAT i fremtiden. SKAT har haft den holdning, at de kun arbejder med inddrivelse af den lidt større gæld, hvor Frederikshavn Kommune har haft den holdning, at jo mindre gælden er jo lettere er det at finde en løsning der kan afvikle denne. 6
Og bortset fra kravene vedrørende daginstitution, hvor SKAT kan modregne 100 % af børnefamilieydelsen, så er det et mindre beløb de inddriver hos borgere og virksomheder på de krav vi har overdraget til SKAT til inddrivelse. I 2013 fik Frederikshavn Kommune ca. 4 mio. kr. fra SKAT, og af dette beløb var 1,7 mio. kr. vedr. daginstitution. Det er vores mål, at restanterne oplever, at de har en retssikkerhed i forhold til, at der bliver fulgt op på de krav som de jf. lovgivningen er pligtige til at betale, og at de ikke bliver mødt med krav, som kommunen ikke længere kan inddrive på lovlig vis. Opkrævningsopgaven kan p.t. løses på ovennævnte måde i Frederikshavn Kommune med de ressourcer der er til rådighed. Alternativet hertil ville være, at vi i større omfang end nu overdrager inddrivelsesopgaven for de kommunale krav til SKAT. Når vi historisk ser på SKAT s evne til at inddrive kommunale restancer, så kan man ved at vælge denne løsning forvente stagnerende eller stigende restancer, med tilsvarende fald i indbetalingerne til kommunens kassebeholdning til følge. Der er flere forhold der har påvirket det opkrævningsarbejde som Betalingskontoret udfører i forhold til kommunale krav. Henover 2012/2013 er flere udbetalingsopgaver overgået til Udbetaling Danmark. For nogle af disse udbetalingsopgaver har det betydet, at Udbetaling Danmark overtaget den restancebeholdning der var i kommunerne vedr. ydelserne og i andre tilfælde har man kun overtaget restanceadministrationen af nye krav hvorimod de gamle krav forblev i kommunerne. For borgerne har dette haft den betydning, at der er kommet endnu en myndighed på banen i forhold til ønske om inddrivelse. For Frederikshavn Kommune og borgerne har denne periode været en vanskelig periode i forhold til sagsbehandling, hvor nye grænser i forhold til øvrige samarbejdspartnere skulle afklares. Nogle borgere har uden tvivl følt, at de er blevet kastebold mellem flere myndigheder. Kommunerne har ikke altid kunnet hjælpe borgerne, da kommunerne ikke har særlige indgange til Udbetaling Danmarks sagsbehandlere, men må kontakte Udbetaling Danmark enten via mail eller telefon, og afvente deres svar. I forhold til kommunernes hidtidige svartider, er disse væsentlig forøget når vi ser på svartiderne fra Udbetaling Danmark. SKAT har i september 2013 samlet alle de systemer som har modtaget krav fra kommuner, staten m.fl. i et nyt system EFI (Et Fælles Inddrivelsessystem). Tanken i systemet er, at kravene er registreret i 1 system, og at det dermed er lettere at få et overblik over disse, samt de inddrivelsesmuligheder SKAT er i besiddelse af. Desuden er det tanken at der ikke skal være individuelle vurderinger i forhold til inddrivelsesmuligheder, men at systemet selv kan komme med forslag til hvilke initiativer der skal sættes i gang. I bund og grund gode tanker om et system der vil gøre behandlingen af borgere og virksomheder ens, og som vil sikre at de der anmelder krav til inddrivelse, vil få kravene dækket i den rækkefølge de er anmeldt, og ikke som tidligere hvor f.eks. skattekrav havde en højere prioritering end kommunernes simple krav. Imidlertid har det vist sig, at EFI-systemet ikke var klar til drift på igangsætningstidspunktet, hvilket har betydet at såvel SKAT, systemleverandører og medarbejderne i opkrævningsafdelingerne i kommunerne har haft meget ekstraarbejde siden september 2013, og status er p.t. at der fortsat er mange udfordringer i systemet som endnu ikke er løst. Frederikshavn Kommune har siden første dag haft problemer med at afstemme de beløb SKAT sender til os i forhold til informationer vi får fra debitorsystemet om hvilke krav SKAT har inddrevet beløb for. Denne sag har Frederikshavn Kommune påpeget over for SKAT siden 4. kvartal 2013, og først primo maj 2014 har SKAT erkendt, at der er noget de ikke kan forklare. Problemet med SKAT er, at de er stort set umulige at komme i kontakt med, da de uden tvivl bruger alle de ressourcer de kan finde, på at manuelle fejlrettelser af sager i EFI-systemet. Vi har tidligere set når SKAT var presset på ressourcer, så går det ud over den opgave de skal varetage for kommunerne i forhold til inddrivelsesopgaven, og bl.a. så får man ikke foretaget forældelsesafbrydende tiltag over for skyldnerne. Konsekvensen af dette er, at kravet ikke kan forfølges over for debitor, og kommunerne vil derfor være tvunget til at skulle afskrive disse krav. 7
Men som nævnt, så er det Frederikshavn Kommunes strategi at arbejde med kravene i kommunen så længe som muligt, og først når alle muligheder er udtømte hos os, sendes kravene til inddrivelse hos SKAT. Selv om Betalingskontoret er reduceret med 1 medarbejder medio 2013, så er opkrævningsopgaven fortsat som tidligere, og med samme gode resultater. Årsagen til at det kan lade sig gøre er, at arbejdsopgaverne i højre grad end tidligere, flyder mellem grupperne Betalingskontoret og Bogholderiet, som begge er grupper i Finansteamet. Bogholderiet udfører nu opgaver som tidligere var placeret i Betalingskontoret, og til gengæld er der andre opgaver, som nu løses i Betalingskontoret. Selv om der er krav der er forsvundet i opkrævningen hos kommunerne, så er der også kommet nye krav til bl.a. fordi udbetaling af pension nu er overgået til Udbetaling Danmark. Tidligere kunne flere kommunale ydelser trækkes direkte i pensionen, men efter at denne udbetaling nu ligger hos Udbetaling Danmark, skal disse beløb nu opkræves direkte hos borgerne. Her samarbejder Betalingskontoret med kommunens øvrige centre, om at finde de opkrævningsmetoder som er mindst ressourcerævende for både centrene, borgerne og Betalingskontoret. På denne måde har Betalingskontoret et stort samarbejde med den øvrige organisation, og servicerer denne med såvel praktisk hjælp samt rådgivning om valg af metoder. Årsberetning 2013 Opkrævning/inddrivelse fremsendes som efterretningssag for Økonomiudvalget. 8