Bilag H CSR Rammeaftale 09.01 Fødevarer og drikkevarer Totalleverandører
Indholdsfortegnelse 1. Generelle krav... 3 2. Mindstekrav til Leverandøren... 4 2.1. Generelt... 4 2.1.1. Menneskerettigheder (Mindstekrav)... 4 2.1.2. Miljø (Mindstekrav)... 5 2.1.3. Anti-korruption (Mindstekrav)... 6 2.2. Leverandørens ansvar... 6 2.3. Rapportering vedr. Leverandørens arbejde med at fremme samfundsansvar... 7 2.3.1. Dokumentation og Procedure ved konkret begrundet mistanke om manglende overholdelse af krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder eller miljø (Mindstekrav)... 7 2.3.2. Påkrav... 8 Side 2 af 8
1. Generelle krav Af regeringens "Handlingsplan til fremme af virksomheders samfundsansvar" fra maj 2008 følger det, at samfundsansvar mere systematisk og konsekvent bør indgå i offentlige myndigheders indkøbspolitik. Regeringens handlingsplan for virksomheders samfundsansvar fra maj 2008 angiver, at øget fokus på samfundsansvar ved offentlige indkøb bør ske med udgangspunkt i de konventioner, der ligger til grund for følgende principper i FN's Global Compact: Menneskerettigheder 1. Virksomheder bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder og 2. sikre sig, at de ikke medvirker til krænkelse af menneskerettighederne. Arbejdstagerrettigheder 3. Virksomheder bør opretholde organisationsfrihed og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling, 4. støtte udryddelse af alle former for tvangsarbejde, 5. støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde, og 6. eliminere diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold. Miljø 7. Virksomheder bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer, 8. tage initiativ til at fremme en større miljømæssig ansvarlighed, og 9. tilskynde udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier. Anti-korruption 10. Virksomheder bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse. Side 3 af 8
2. Mindstekrav til Leverandøren 2.1. Generelt Ved opfyldelsen af Rammeaftalen forpligter Leverandøren sig til at inddrage samfundsansvar som formuleret i blandt andet de konventioner, der ligger til grund for ovennævnte principper. Dette sker ved, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen forpligter sig til at overholde nedenstående krav. 2.1.1. Menneskerettigheder (Mindstekrav) Ved opfyldelsen af Rammeaftalen indestår Leverandøren for at det leverede og dele heraf til enhver tid at overholde gældende lovgivning, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling. Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen således til at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder, som fastlagt i princip 1 og 2 i FN's Global CompactArbejdstagerrettigheder (MK) Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen endvidere til at sikre overholdelsen af grundlæggende arbejdstagerrettigheder, hvilket indebærer: Foreningsfrihed at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 87 (1948) om foreningsfrihed og ILO konvention nr. 98 (1949) om retten til organisering Tvangsarbejde at det leverede og dele heraf ikke er produceret under forhold i strid med det generelle forbud mod tvangsarbejde, således som dette bl.a. har fundet udtryk i ILO Konvention nr. 105 om afskaffelse af tvangsarbejde (1957) og ILO konvention nr. 29 (1930) om tvangsarbejde Børnearbejde at det leverede og dele heraf ikke er produceret under forhold i strid med det generelle forbud mod børnearbejde, således som dette bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 138 (1973) om minimumsalder og ILO konvention nr. 182 af (1999) om de værste former for børnearbejde. Side 4 af 8
Eliminering af diskrimination at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om eliminering af diskrimination er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 111 (1958) om diskrimination Ligeløn at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til ligeløn er respekteret, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 100 (1951) Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen endvidere til at sikre overholdelsen af følgende arbejdstagerrettigheder: At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 26 og 131 og FN's Menneskerettighedserklæring artikel 23, stk. 3. At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 1 og 30 samt FN' s Menneskerettighedserklæring artikel 24. At det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, således som dette princip bl.a. har fundet udtryk i ILO konvention nr. 155. Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen således bl.a. til at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder forbuddet mod børnearbejde og tvangsarbejde, som fastlagt i princip 3, 4, 5 og 6 i FN's Global Compact. 2.1.2. Miljø (Mindstekrav) Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen til at medvirke til at værne om natur og miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og for bevarelsen af dyre- og plantelivet. Der sigtes hermed særligt til, at leverandøren ved produktion og levering af de af kontrakten omfattede ydelser på god vis søger, at forebygge og bekæmpe forurening af luft, vand, jord og undergrund samt vibrations- og støjulemper, at anvende hygiejnisk begrundede processer af betydning for miljøet og for mennesker, at begrænse anvendelse og spild af råstoffer og andre ressourcer, at fremme anvendelsen af renere teknologi og at fremme genanvendelse og begrænse problemer i forbindelse med affaldsbortskaffelse. Side 5 af 8
Der lægges herved vægt på, hvad der er opnåeligt ved anvendelse af den bedste tilgængelige teknik, herunder mindre forurenende råvarer, processer og anlæg og de bedst muligt forureningsbekæmpende foranstaltninger. Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammeaftalen således til at medvirke til at værne om natur og miljø, som fastlagt i princip 7, 8 og 9 i FN's Global Compact. Dette udmønter sig i nærværende Rammeaftale konkret ved, at Leverandøren skal overholde de specifikt i bilag E.1 fastlagte krav til produktets egenskaber samt de i samme bilag fastlagte minimumskrav til miljø og energi. 2.1.3. Anti-korruption (Mindstekrav) Endelig dom for korruption i kontraktperioden, herunder aktiv bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA, anses som væsentlig misligholdelse. Ved korruption forstås herudover alle andre tilfælde af misbrug af betroet magt med henblik på at opnå en fordel, f.eks.: Passiv bestikkelse Underslæb Bedrageri Mandatsvig Embedsmisbrug SKI kan vælge, ikke at ophæve kontrakten såfremt SKI vurderer, at ophævelsen ikke er proportional med Leverandørens handlinger. SKI kan i vurderingen, bl.a. lægge vægt på hvilke tiltag Leverandøren har igangsat med henblik på at forhindre gentagelse, samt i hvilket omfang Leverandørens procedurer på tidspunktet for fejlen har været tilstrækkelige. 2.2. Leverandørens ansvar Som anført ovenfor er Leverandøren efter Rammeaftalen alene forpligtet til at sikre overholdelsen af de nævnte krav ved opfyldelsen af Rammeaftalen". Leverandørens samfundsansvar angår således alene de produktionsprocesser og -metoder, hvorunder det under Rammeaftalen leverede er frembragt. Ved vurderingen af om Leverandøren i en konkret begrundet sag kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Rammeaftalen, som strider mod de nævnte krav, lægges der bl.a. vægt på, hvorledes Leverandøren har tilrettelagt sine egne produktionsprocesser eller -metoder, ligesom der lægges vægt på, i hvilket omfang Leverandøren ved sin adfærd i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen har kunnet påvirke opfyldelsen i øvrigt, herunder ved valg af underleverandører eller ved valg af dele til det leverede, jf. Rammeaftalens punkt 14. Side 6 af 8
2.3. Rapportering vedr. Leverandørens arbejde med at fremme samfundsansvar Udover de i Rammeaftalen fastlagte specifikke krav til produktets egenskaber vil SKI som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen lever op til ovenstående krav til produktionsprocesser og -metoder. Dette forudsætter dog, at Leverandøren senest en måned efter SKI's skriftlige anmodning herom kan opfylde følgende dokumentationskrav: Erklæring fra Leverandørens ledelse. Heri erklæres det, at Leverandøren ved opfyldelsen af kontrakten løbende sikrer overholdelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljø. Beskrivelse af praktiske tiltag Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte tiltag. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag. Udover de i Rammeaftalen fastlagte specifikke krav til produktets egenskaber vil SKI som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammeaftalen lever op til ovenstående krav til produktionsprocesser og -metoder. Dette forudsætter dog, at Leverandøren senest en måned efter SKI's skriftlige anmodning herom kan opfylde følgende dokumentationskrav: 2.3.1. Dokumentation og Procedure ved konkret begrundet mistanke om manglende overholdelse af krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder eller miljø (Mindstekrav) SKI s udgangspunkt, i tilfælde af tvivl om overholdelse af krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljø, er at indlede en tæt dialog med Leverandøren med henblik på at få belyst eventuelle tvivlsspørgsmål. Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at et leveret produkt eller dele heraf, herunder materialer, som indgår i produktet, er tilvirket efter produktionsprocesser eller metoder eller under forhold, hvor de ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder eller miljø ikke er overholdt, skal Leverandøren straks efter SKI's anmodning fremsende en skriftlig redegørelse for samt dokumentere under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de varer og/eller tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Rammeaftalen, er tilvirket, samt fremsende fornøden dokumentation for, hvilke materialer, der indgår i produkterne. Side 7 af 8
Endvidere skal Leverandøren redegøre for, i hvilket omfang Leverandøren kan påvirke opfyldelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljø i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen, herunder ved valg af underleverandører eller ved valg af dele til det leverede. Redegørelsen og den tilhørende dokumentation skal i fornødent omfang være ledsaget af attester, hvori det attesteres under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder tilvirkning har fundet sted samt hvilke materialer, der indgår i produktet. SKI vil på baggrund af ovennævnte skriftlige redegørelse og dokumentation mv. foretage en konkret vurdering af den enkelte sag, hvorunder alle relevante forhold vil blive taget i betragtning. 2.3.2. Påkrav Hvis Leverandøren ikke efter modtagelse af et påkrav fra SKI om afhjælpning af misligholdelse, igangsætter reelle initiativer, der har fokus på at bringe det misligholdende forhold til ophør, vil det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen og SKI vil være berettiget til straks at ophæve Rammeaftalen med Leverandøren. SKI s kunder vil ligeledes uden varsel og med virkning for fremtiden med et skriftligt varsel på 14 Dage kunne opsige de i henhold til Rammeaftalen indgåede Leveringsaftaler med den pågældende Leverandør. Ved enhver misligholdelse af rammeaftalens vilkår om samfundsansvar skal Leverandøren igangsætte initiativer der har fokus på at forbedre de pågældende forhold. Er der tale om et misligholdende forhold, som samlet skønnes at være vedvarende, tilbagevendende eller ikke at kunne udbedres fuldstændigt indenfor 2 måneder, skal Leverandøren uden ophold rette henvendelse til SKI og skriftligt formulere hvordan Leverandøren vil forbedre forholdene. Hvis Leverandøren ikke inden for 2 måneder derefter, eller efter modtagelse af et påkrav fra SKI om afhjælpning af misligholdelse, igangsætter reelle initiativer, der har fokus på at bringe det misligholdende forhold til ophør, vil det blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af Rammeaftalen og SKI vil være berettiget til straks at ophæve Rammeaftalen med Leverandøren. SKI s kunder vil ligeledes uden varsel og med virkning for fremtiden med et skriftligt varsel på 14 Dage kunne opsige de i henhold til Rammeaftalen indgåede Leveringsaftaler med den pågældende Leverandør. Side 8 af 8