Bilag 3 Udkast til rammeaftale 1. Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem Vesthimmerlands Kommune Indkøbsenheden Himmerlandsgade 27 9600 Aars i det følgende kaldet VHK og Leverandør Virksomhed Adresse Postnr. og by CVR nr. i det følgende kaldet leverandøren 2. Rammeaftalens grundlag Rammeaftalen er indgået i henhold til EU-udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S xxx-xxxxxx. Rammeaftalen beskriver VHK s og leverandørens forpligtelser og rettigheder. Den samlede rammeaftale består af: Nærværende rammeaftale mellem VHK og leverandøren Rammeaftalebilag 2 Kravspecifikation samt evt. spørgsmål og svar Rammeaftalebilag 5 Tilbudsliste Rammeaftalebilag 7 Tavshedserklæring Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende rammeaftale. 3. Rammeaftalens omfang Leverandøren er forpligtet til i rammeaftalens periode at levere rengøring til borgere i eget hjem, der har fået visiteret hjælp og som har valgt leverandøren, jf. Serviceloven 83. Leverandøren forpligter sig til at levere de i udbuddet beskrevne ydelser på de beskrevne vilkår og til den tilbudte pris. 4. Rammeaftalens geografiske dækning Rammeaftalen omfatter forpligtelse til levering af ydelsen i hele Vesthimmerlands Kommune. 5. Sociale forpligtelser Etik og socialt ansvar VHK forudsætter, at Leverandøren og dennes evt. underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter Det forudsættes, at Leverandøren og dennes evt. underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. VHK ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejdere hos leverandøren. Leverandøren forpligter sig derfor til at sikre, at de ansatte som leverandøren og evt. underleverandører og vikarer beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesforhold som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. VHK kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtigelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdere og evt. vikarer. Dokumentation skal være VHK i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan fx være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger VHK til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 6. Leveringstid og træffetid Tidspunktet for den praktiske hjælp aftales mellem borgerne og leverandøren. Leverandøren er udelukkende forpligtet til at kunne levere rengøring i tidsrummet mellem kl. 08.00 16.00 på hverdage. Leverandører af rengøring skal kunne træffes telefonisk af såvel borgeren som kommunen i tidsrummet kl. 08.00 15.00 alle hverdage. 7. Priser Leverandøren forpligter sig til at levere de i udbuddet beskrevne ydelser til den tilbudte pris. 8. Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske prisreguleringer en gang årligt med udgangspunkt i Danmarks Statistiks lønindeks for ansatte i kommuner og regioner, Sundhedsvæsen QA. Leverandøren kan dog til enhver tid kræve at lovgivningsmæssige afgifter og afgiftsstigninger, som bliver bekendt efter rammeaftalen er indgået, tillægges den aftalte pris. VHK skal varsles om dette med minimum 1 måned og dokumentation skal vedlægges. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.09.2015. Prisregulering sker på leverandørens foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Prisreguleringer skal meddeles VHK, Indkøbsenheden senest 30 dage før ikrafttræden. 9. Betalingsbetingelser 30 dage netto fra modtagelsen af korrekt e-faktura. 2
10. Forsikring Leverandøren er løbende forpligtet til at tegne og betale sædvanlige arbejdsgiverforsikringer, såsom arbejdsskadeforsikring, tingforsikring, erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftsforsikring for skader for hvilke, der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Erhvervs- og produktansvarsforsikring skal have en minimumsdækning på 10 mio. kr. Leverandøren er løbende forpligtet til at tegne og betale kriminalitetsforsikring dækkende samtlige medarbejdere, med dækningssum på min. 1 mio. kr. Hvis leverandøren eller dennes medarbejdere under udførelse af sine kontraktlige forpligtelser ved handlinger eller undladelser forårsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren eller eventuelt dennes medarbejdere ansvarlige for sådanne skader. Hvis skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader af enhver art, som er forvoldt af leverandøren, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv., som et sådant krav måtte medføre. 11. Ændringer i rammeaftalens grundlag og serviceniveau Ændringer i denne rammeaftale kan kun ske ved skriftlig aftale mellem VHK og leverandøren. Evt. ændringer må ikke forrykke udbudsgrundlaget væsentligt. Kommunen er dog berettiget til løbende at forlange ændringer i rammeaftalen og bilag, som er nødvendige for at tilpasse rammeaftalen og bilag til ændrede myndighedskrav og byrådsbeslutninger samt ændringer af lovgivning og fortolkningen heraf. Ændringer i serviceniveauet og ydelsesbeskrivelserne i kvalitetsstandarderne opdateres som udgangspunkt én gang årligt. Ændringer af lovgivning og f.eks. byrådsbeslutninger vedrørende serviceniveau og kvalitetsstandarder kan medføre hyppigere ændringer. Leverandørens ydelser skal således til enhver tid være i overensstemmelse med kommunens serviceniveau, seneste praksis på området og gældende lovgivning. Sker der ændringer i serviceniveauet, herunder ydelsesbeskrivelserne i kvalitetsstandarderne, er leverandøren forpligtet til snarest muligt at tilpasse indholdet i de leverede ydelser i overensstemmelse hermed. Ovennævnte ændringer, som kan medføre ændringer i afregningsgrundlaget, kan indføres med et varsel på løbende måned + 1 måned. 12. Aftaleperiode og prøveperiode Rammeaftalen træder i kraft 1. september 2014 og løber til 31. august 2017 med mulighed for forlængelse i 1 x 12 måneder. De første 6 måneder af aftaleperioden betragtes som prøvetid, hvor VHK kan opsige aftalen med et skriftligt varsel på 30 dage til den 1. i en måned. 13. Misligholdelse Enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv., er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette, og leverandøren skal ved samme lejlighed underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Ordregiver kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken leverandøren skal opfylde sine forpligtelser iht. denne rammeaftale. Undlader leverandøren at opfylde sine forpligtelser, indenfor den af ordregiver fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse, jf. nedenfor. 3
Hvis leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne rammeaftale, jf. eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen med tilhørende bilag uden varsel. Går leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af ordregivers kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Hvis boet ved konkurs har ret til at indtræde i rammeaftalen, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. I øvrigt er leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v., og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssig afslag m.v. ikke udelukker hinanden. 14. Underleverandører Leverandørens anvendelse af underleverandører, kræver forudgående skriftlig godkendelse fra VHK. Leverandøren er til enhver tid ansvarlig overfor VHK for underleverandørens handlinger, og hæfter for underleverandøren, uanset om en opgave er udført af denne eller af leverandøren selv. VHK stiller samme betingelser og krav til en underleverandør, som til leverandøren. 15. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede, og i det omfang force majeure er til hinder for leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende) Den af parterne der ønsker at påberåbe force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: årsag til force majeure situationen forventet varighed af force majeure situationen indsats fra leverandørens side for at kunne genoptage leveringen 16. Overdragelse af opgaver eller ændring af ejerforhold Rammeaftalen kan ikke overdrages uden forudgående samtykke fra VHK. Såfremt den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, kræves ligeledes samtykke fra VHK. VHK skal have et rimeligt varsel til at tage stilling til, om der kan gives samtykke til ovenstående. Leverandøren som overdrager virksomheden til en ny ejer, er forpligtet til at tilbagelevere alle eventuelle modtagne ydelser/genstande fra kommunen i forbindelse med nærværende rammeaftale. Ligeledes gælder det med alt andet dokumentationsmateriale, herunder alle optegnelser, journaler, arkiver mv. over borgere, uanset om dette forefindes i skriftlig eller elektronisk form. Denne overdragelse er vederlagsfri for VHK. 4
17. Forhold ved ophør I tilfælde af ophør af rammeaftalen, uanset årsag, er leverandøren forpligtet til, uden ugrundet ophold, at tilbagelevere alle eventuelle modtagne ydelser/genstande fra VHK. Tilsvarende gælder for alt andet dokumentationsmateriale, herunder alle optegnelser, journaler, arkiver mv. over borgere, uanset om dette forefindes i skriftlig eller elektronisk form. Når rammeaftalen er ophørt, og oplysninger og materiale overdraget til VHK, er leverandøren forpligtet til at destruere alle informationer og materiale, driftsdata, persondata mv. vedrørende borgerne. Leverandøren er på ethvert tidspunkt forpligtet til at sikre, at returnering af opgaver til VHK sker uden gener for borgerne. 18. Fortrolighed, tavshedspligt, aktindsigt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig og kan hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. VHK gør aftalen tilgængelig i kommunens kontraktstyringssystem. Ved rammeaftalens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af denne, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om rammeaftalen, skal modparten skriftligt godkende udtalelserne, inden udsendelse foretages. VHK er omfattet af Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. VHK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig. VHK er ikke bundet til udtalelsen. VHK s interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis lovgivning eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af rammeaftalen. VHK henviser i øvrigt til Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. I forbindelse med rammeaftaleindgåelse skal leverandøren underskrive Bilag 7 Tavshedserklæring. 19. Voldgift Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem leverandøren og VHK vedrørende forståelsen og gennemførelsen af denne rammeaftale, skal parterne først forsøge at forhandle sig frem til en løsning. Hvis dette ikke er muligt, skal alle uoverensstemmelser vedrørende forståelsen og gennemførelse afgøres endeligt og bindende ved voldgift under anvendelse af dansk ret efter følgende regler: Voldgiften skal bestå af tre medlemmer. Den part, der ønsker voldgift, skal skriftligt og ved anbefalet brev meddele den anden part, at den pågældende ønske voldgift, samt hvilke spørgsmål, der ønskes behandlet for voldgiftsretten og de søgsmålsgrunde, der agtes påberåbt. Ligeledes skal den part, der ønsker voldgift, meddele hvem parten udpeger som voldgiftsmand. Den anden part skal inden 30 dage efter modtagelse af denne meddelelse ved anbefalet brev meddele den første part sine påstande og indsigelser. Samtidig oplyser denne part, hvem parten ønsker udpeget som voldgiftsmand. Såfremt en af parterne ikke udpeger en voldgiftsmand, eller ikke overholder den anførte frist, udpeges den eller de manglende voldgiftsmænd af præsidenten for Vestre Landsret 5
De således udpegede voldgiftsmænd udpeger det tredje medlem, der fungerer som voldgiftsrettens formand. I mangel af enighed udpeges den pågældende af præsidenten for Vestre Landsret Voldgiftsretten fastsætter selv sin fremgangsmåde ved sagens behandling, men skal træffe sin afgørelse hurtigst muligt Voldgiftsrettens afgørelse er eksigibel efter derom gældende regler. Voldgiftsretten er berettiget til ved kendelse at afgøre, hvem der skal betale omkostningerne ved sagens behandling I øvrigt gælder Lov om Voldgift. 20. Underskrift Denne rammeaftale er udarbejdet i 2 originale eksemplarer, hvoraf det ene beror hos VHK og det andet hos leverandøren. Bilagene til rammeaftalen udgør en integreret del af rammeaftalen. Hver part bærer egne omkostninger ved indgåelse af rammeaftalen. Dato: Dato: Leverandøren Vesthimmerlands Kommune 6