EU-udbud Levering af afleverings- og sorteringsanlæg, selvbetjeningsautomater, RFID-hardware og software samt periferiudstyr til

Transkript

1

2 EU-udbud Levering af afleverings- og sorteringsanlæg, selvbetjeningsautomater, RFID-hardware og software samt periferiudstyr til Aalborg Bibliotekerne 2

3 Indholdsfortegnelse Indledning 3 1. Betingelserne for udbuddet Overordnet tidsplan Udbudt ydelse Levering og leveringsperiode Leveringssted Forsinkelse og bod Myndighedskrav Kravspecifikationer Afprøvning og driftsprøve af Afleverings- og sorteringsanlæg samt selvbetjeningsautomater Besigtigelse af lokalitet Priser Alternative tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Ændringer til det aftalte Tilbudsfrist og adresse Gennemgang af tilbud, præsentation og demonstration Spørgsmål og svar Tildelingskriterier Formkrav Udbudsform Minimumskrav Kontraktvilkår Garantistillelse Betalingsbetingelser Miljø Etiske krav Overdragelse af aftale Forsikring Offentligt påbud Misligholdelse Opfyldelsesforhindringer, herunder force majeure Tvist Tavshedspligt Kontrakt 14 3

4 Indledning I forbindelse med udskiftning af afleverings- og sorteringsanlæg samt overgang fra stregkode- til RFID-løsning ønsker Aalborg Bibliotekerne at gå i offentligt EU-udbud. Aalborg Bibliotekerne registrerer i dag alle materialer ved hjælp af stegkoder og cirka 90 % af alle udlån og afleveringer foretages på selvbetjeningsmaskiner. Eftersom det nuværende afleverings- og sorteringsanlæg på hovedbiblioteket er aldrende, ønsker biblioteket at vælge et fremtidsrækkende sorteringsanlæg baseret på RFID-teknologi og deraf afledt udskiftning af stregkoder til RFID, selvbetjeningsautomater samt periferiudstyr. Aalborg Bibliotekerne opfordrer derfor leverandører til at afgive tilbud på den samlede levering eller på delelementer i udbuddet. Tilbuddene, der ikke vil blive gjort til genstand for forhandling, skal afgives i nøje overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og vedlægges de krævede oplysninger om virksomheden. Tilbud, der ikke opfylder disse krav, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal være Aalborg Bibliotekerne, Rendsburggade 2, 9000 Aalborg i hænde senest den 7. juni 2010, kl Videre spørgsmål om udbuddet bedes rettet til Aalborg Bibliotekerne ved - Udviklingskoordinator Finn Windfeldt Hansen, tlf , fwhkultur@aalborg.dk eller - Administrationschef Carsten Abildgaard, tlf , cab-kultur@aalborg.dk For mere information om Aalborg Bibliotekerne se 4

5 1 Betingelserne for udbuddet I udbudsbetingelserne anvendes følgende definitioner: Afleverings- og sorteringsanlæg Afleverings- og sorteringsanlæg til modtagelse og sortering af biblioteksmaterialer jf. vedlagt kravspecifikation Selvbetjeningsautomater Selvbetjeningsautomater til ind- og udlån af biblioteksmaterialer jf. vedlagt kravspecifikation Periferiudstyr RFID-læsere/skrivere til administrativ bearbejdning af biblioteksmaterialer samt sikkerhedsgates i forbindelse med den fysiske lokalitet jf. vedlagt kravspecifikation RFID-teknologi Afløser for stregkode til registrering og tyverisikring af biblioteksmaterialer jf. vedlagt kravspecifikation 1.0 Overordnet tidsplan Aktivitet Tidspunkt Annonceringsdato 14. april 2010 Frist for spørgsmål vedr. udbudsmateriale 04. juni 2010 Tilbudsfrist 07. juni 2010 Hensigtserklæring vedr. valg af leverandør Medio juni 2010 Stand-still-periode Medio juni 2010 Kontraktunderskrivelse Ultimo juni/primo august 2010 Aalborg Bibliotekerne forbeholder sig ret til på baggrund af skriftligt varsel til alle tilbudsgivere at flytte de nævnte tidsfrister, såfremt det måtte blive nødvendigt. 1.1 Udbudt ydelse Det er muligt at afgive tilbud på enkelte eller alle produkter jf. nedenstående oversigt samt bilag 2. Antal/stk. Produkt Tilbud; 1 Afleverings- og sorteringsanlæg RFID i to niveauer (sammenkoblet mellem stue- og kælderplan) ex. håndværksudgifter til betondæk 33 udlåns- og afleveringsenheder (selvbetjeningsautomater) RFID 27 Reserveringsvogne (til selvbetjeningsenheder) 16 Sikkerhedsgates (enkelt) 3 Sikkerhedsgates (dobbelt) 5

6 100 RFID-læse/skriveudstyr til personalearbejdspladser 8 RFID-læseudstyr til personalearbejdspladser 19 GateTracker-programmel RFID-etiketter, transparente med stor antenne til cd og dvd. med ejermærke/logo/ekslibris RFID-etiketter til bøger med ejermærke/logo/ekslibris Optioner; 1 Afleverings- og sorteringsanlæg i ét niveau (stueplan) RFID ex. håndværksudgifter til betondæk 1 Afleverings- og sorteringsanlæg i ét niveau (stueplan) med RFID og stregkode (hybrid) ex. håndværksudgifter til betondæk 1 Afleverings- og sorteringsanlæg RFID og stregkode (hybrid) i to niveauer (sammenkoblet mellem stue- og kælderplan) ex. håndværksudgifter til betondæk 1 udlåns- og afleveringsenheder (selvbetjeningsautomater) RFID og stregkode (hybrid) RFID-etiketter, transparente med stor antenne til cd og dvd uden ejermærke/logo/ekslibris RFID-etiketter til bøger uden ejermærke/logo/ekslibris Leje af konverteringsudstyr/-maskine Serviceaftale på afleverings- og sorteringsanlæg Serviceaftale på selvbetjeningsautomater Uddannelsesforløb for afleverings- og sorteringsanlæg Uddannelsesforløb for selvbetjeningsautomater Projektledelse i implementeringsfasen jf. kravspecifikation Ekstra personaleindkast i afleverings- og sorteringsanlæg Ekstra brugerindkast i afleverings- og sorteringsanlæg Ekstra udkast i afleverings- og sorteringsanlæg Bogvogn Transportkasse Vogn/kasse specielt til cd/dvd For nærmere definition og indhold af de enkelte elementer henvises til pkt. 1.6 samt bilag1 kravspecifikation og bilag 2 tilbudsskema. Bemærk af disse bilag skal benyttes ved afgivelse af konkrete tilbud. 1.2 Levering og leveringsperiode Aalborg Bibliotekerne forstår levering og overtagelse ud fra følgende principper: Afleverings- og sorteringsanlæg a) Leveres samlet, testet og i konditionsmæssig stand. Overtagelse af anlægget sker på det tidspunkt, hvor køber godkender anlægget på baggrund af godkendt overtagelsesprøve. *Bemærk bilag 4 vedr. afprøvning/driftprøve af anlæg b) Hurtigste bindende leveringsdato på købers adresse skal fremgå af tilbuddet. 6

7 Selvbetjeningsautomater c) Leveres, opstilles og testes i konditionsmæssig stand på nærmere aftalte biblioteker. Overtagelse af automaterne sker på det tidspunkt, hvor køber godkender automaterne på baggrund af godkendt overtagelsesprøve. i. Bemærk bilag 4 vedr. afprøvning/driftprøve af anlæg d) Hurtigste bindende leveringsdato på købers adresser skal fremgå af tilbuddet. Periferiudstyr e) Leveres i konditionsmæssig stand på nærmere aftalte biblioteker. f) Hurtigste bindende leveringsdato på købers adresser skal fremgå af tilbuddet. RFID-etiketter g) Leveres i konditionsmæssig stand på nærmere aftalte biblioteker. h) Hurtigste bindende leveringsdato på købers adresse skal fremgå af tilbuddet. Ejendomsrettigheder, brugsrettigheder og andre rettigheder overgår på den endelige overtagelsesdag. 1.3 Leveringssted Aalborg Bibliotekerne Rendsburggade Aalborg Danmark - samt efter nærmere aftale herunder levering på lokalbiblioteker i Aalborg Kommune. 1.4 Forsinkelse og bod Ved levering efter den aftalte dato (herunder aftalt overtagelsesdag samt tidspunkt for godkendt driftsprøve) betaler leverandøren en bod til Aalborg Bibliotekerne på 0,25 % af kontraktsummen pr. dag. Eventuelle dokumenterede udgifter som Aalborg Bibliotekerne måtte blive påført som følge af forsinkelsen, afholdes af leverandøren udover ovenstående bod. 1.5 Myndighedskrav Gældende love, anordninger, bekendtgørelser og direktiver, herunder EU-direktiver og standarder om fremstilling, kontrol mv. gældende for en tilbudt vare skal være fulgt og opfyldt. 1.6 Kravspecifikationer Kravspecifikationer (af 19. april 2010) er vedlagt i bilag 1. 7

8 Denne kravspecifikation skal betragtes som en minimumsløsning. Tilbudsgiver må gerne supplere tilbuddet med forslag til udviklingsmæssige tiltag samt beskrivelse af supplerende produkter, som kravspecifikationen ikke tager højde for. Der skal dog afgives pris på det i bilag 2 anførte. Tilbuddet må ikke indeholde væsentlige forbehold, som strider mod udbudsmaterialet. Alle i udbudsmaterialet opstillede krav vil være kontraktmæssigt gyldige med mindre tilbudsgiver udtrykkeligt har taget forbehold herfor. Såfremt tilbudsgiver ønsker en anden formulering af et krav, bedes dette ønske fremsat skriftligt og vil kun kunne indgå, såfremt Aalborg Bibliotekerne har besvaret bekræftende. Tilbudsgiver skal klart og tydeligt gøre opmærksom på, hvis der i udbudsmaterialet er krav, som tilbudsgiver ikke kan opfylde eller vil kunne opfylde på anden måde end krævet. Forbehold udover de eventuelt anførte i kravspecifikationen bilag 1 - skal opføres i bilag Afprøvning og driftsprøve af Afleverings- og sorteringsanlæg samt selvbetjeningsautomater I bilag 4 er vedlagt en beskrivelse af forhold omkring henholdsvis installations-, afleverings- samt driftsprøve. Jf. Kravspecifikationen (bilag 1) skal tilbudsgiver udarbejde forslag til en tids- og implementeringsplan (hovedtidsplan), hvor også afprøvning indeholdes. A) Installationsprøve Formålet med installationsprøven er at konstatere, om alle enheder (herunder dokumentation) samt eventuelle andre aftalte ydelser er leveret, således at systemet er parat til overtagelsesprøven. Tidspunktet for gennemførelse af installationsprøven skal fremgå af hovedtidsplanen. Inden installationsprøven påbegyndes, skal alle enheder være installeret og tilfredsstillende testet af leverandøren. B) Overtagelsesprøve Formålet med overtagelsesprøven er at konstatere, om samtlige enheder, som specificeret i kontrakt med bilag, fungerer, og at samtlige øvrige ydelser, jf. kontrakt med bilag, er leveret i overensstemmelse med, hvad der er aftalt, og hvad kunden med føje kan forvente i henhold til kravspecifikationen. Tidspunktet for gennemførelse af overtagelsesprøven skal fremgå af hovedtidsplanen. Inden overtagelsesprøven påbegyndes, skal installationsprøven for den relevante del af systemet være tilfredsstillende gennemført og godkendt af kunden. Desuden skal al tilhørende dokumentation være leveret til kunden. C) Driftsprøve Formålet med driftsprøven er at konstatere, hvorvidt leverancen overholder de i kontrakten opstillede servicemål. Driftsprøven gennemføres for det samlede system, uanset om dele af systemet er overtaget på et tidligere tidspunkt. 8

9 Tidspunktet for gennemførelse af driftsprøven skal fremgå af hovedtidsplanen. Inden driftsprøven påbegyndes, skal overtagelsesprøven være godkendt af kunden. 1.8 Besigtigelse af lokalitet Såfremt tilbudsgiver ønsker besigtigelse af lokaliteter inden tilbudsafgivning kan dette aftales nærmere med Aalborg Bibliotekerne ved Finn Windfeldt ( ) 1.9 Priser Tilbuddet, der afgives på dansk, skal oplyses som fast pris ex. moms. Aalborg Bibliotekerne forbeholder sig ret til at ændre på den anførte efterspurgte mængde i forbindelse med den endelige kontraktindgåelse og systemtilpasning. Hvis flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontraktansvarlig. Tilbudsgiver kan byde ind på alle elementer i udbuddet eller på dele af udbuddet. Bilag 2 skal benyttes ved afgivelse af tilbud. Endvidere skal tilbudsgiver udfylde kravspecifikationen (bilag 1) og vedlægge denne det afgivne tilbud. Tilbuddet skal udformes så udbyder har mulighed for at vurdere og udvælge enkeltdele af leverancen. Tilbuddet skal være afgivet for hver delleverance for sig. Såfremt tilbudsgiver yder rabat ved levering af flere af deleelementerne bedes dette angives i note. Det bemærkes, at montering og installation indeholdes i priserne vedrørende afleverings- og sorteringsanlæg samt selvbetjeningsautomater. Der anmodes ligeledes om priser på de i bilag 2 fremsatte optioner Alternative tilbud Alternativt tilbud kan ikke afgives Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til 6 måneder efter tilbudsfrist. I denne 6 måneders periode kan Aalborg Bibliotekerne tilkøbe yderligere identiske enheder til den anførte tilbudspris. Eventuelle prisfald i perioden skal komme Aalborg Bibliotekerne til gode. 9

10 Aalborg Bibliotekerne forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger fra alle eller enkelte tilbudsgivere efter at tilbuddet er modtaget. Oplysningerne kan blive betragtet som værende en del af tilbuddet Ændringer til det aftalte Såfremt en af parterne ønsker ikke-uvæsentlige ændringer i forhold til den indgåede kontrakt skal beskrivelserne af ændringerne skriftligt meddeles den anden part. Der skal umiddelbart efter redegøres for begrundelsen, tidsplan samt økonomi for ændringerne. For en ændring kan igangsættes fordres en skriftlig aftale mellem parterne. Aalborg Bibliotekerne forbeholder sig ret til at inddrage uvildig tredjemand i vurderingen Tilbudsfrist og adresse Tilbudsmaterialet skal sendes i 1 underskrevet eksemplar, i 5 kopier samt i elektronisk form til Aalborg Bibliotekerne Att.: Administrationschef Carsten Abildgaard Rendsburggade 2, Postboks Aalborg cab-kultur@aalborg.dk Tilbuddet skal være afleveret senest d. 7. juni 2010 kl , og være mærket Offentligt udbud; Levering af Afleverings- og sorteringsanlæg, selvbetjeningsautomater, RFID samt periferiudstyr til Aalborg Bibliotekerne Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene Gennemgang af tilbud, præsentation og demonstration Såfremt Aalborg Bibliotekerne måtte have behov for en præsentation af tilbuddet e. lign. bedes tilbudsgivere reservere ugerne Dette vil i så fald finde sted på Aalborg Bibliotekerne Spørgsmål og svar Såfremt tilbudsgivere ønsker supplerende oplysninger eller har afklarende spørgsmål i relation til udbudsmaterialet, skal henvendelsen ske skriftligt til Finn Windfeldt, Aalborg Bibliotekerne (fwhkultur@aalborg.dk) med emnet spørgsmål EU-udbud senest den 4. juni Spørgsmål og svar vil jf. udbudsreglerne i anonymiseret form blive tilsendt samtlige tilbudsgivere efter modtagelse af spørgsmålene. 10

11 1.16 Tildelingskriterier Kriterierne for tildeling af kontrakt vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud under hensyntagen til følgende hovedparametre i vægtet rækkefølge: Kriterier Vægtning i procent Pris (inkl. pris på serviceaftale) 40% Kvalitet, funktionalitet og design 40% Service og support 15% Levering 5% Aalborg Bibliotekerne forbeholder sig ret til at inddrage ekstern konsulentbistand i tilbudsbehandlingen og ved indgåelse af kontrakt. 2 Formkrav 2.0 Udbudsform Dette er et offentlig udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøb, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.1 Minimumskrav For at komme i betragtning som tilbudsgiver skal der ved tilbuddet vedlægges regnskab for de seneste 3 år samt underskrevet erklæring om forfalden, ubetalt gæld til offentlige myndigheder (Tro og love-erklæring bilag 6) Der skal vedlægges en soliditetserklæring fra bank/pengeinstitut samt en serviceattest fra Erhvervsog selskabsstyrelsen (dateret indenfor seneste 3 mdr.). Fremlæggelse af en liste over de væsentligste leveringer, der er gennemført i løbet af tre år, med angivelse af beløb og tidspunkter samt navn på den offentlige eller private modtager skal angives sammen med tilbuddet (kontaktperson bedes nævnt). Hvis nogle af de tilbudte produkter og ydelser baserer sig på underleverandører, skal det fremgå af tilbudsmaterialet. Hovedleverandøren har dog ansvaret for leverancens endelige tilstand. Tilbudsgiver bedes indeholde en beskrivelse af virksomhedens organisation herunder medarbejderantallet på det omhandlende fagområde, selskabsform, kontaktperson mv. i tilbuddet. Tilbudsgiver bedes beskrive sin opfølgningsprocedure vedrørende levering af ydelsen samt en kort beskrivelse af de foranstaltninger, der træffes med hensyn til sikring af kvalitetsniveauet. 11

12 Omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse er Aalborg Bibliotekerne uvedkommende. Såfremt det viser sig at være en fordel, hvis repræsentanter fra Aalborg Bibliotekerne aflægger leverandørens værksted/virksomhed besøg i forhold til afklaring af fejl og mangler inden endelig levering, vil disse udgifter skulle afholdes af tilbudsgiver. 3 Kontraktvilkår 3.0. Garantistillelse Garantiperioden er på 2 år regnet fra den endelig overtagelsesdag. Garantien omfatter alt leveret udstyr, programmel og dokumentation. Nye dele, der i garantiperioden leveres til udskiftning af mangelbehæftede dele, er undergivet garanti indtil udløbet af den oprindelige garantiperiode, dog mindst i 3 måneder regnet fra tidspunktet for udskiftningen. Købelovens 54 er således fraveget. Leverandøren skal efter kontraktindgåelse stille sikkerhed for opfyldelse af sine kontraktlige forpligtelser i form af en anfordringsgaranti på 10 % af kontraktsummen ex. moms. Denne garanti dækker de eventuelle krav Aalborg Bibliotekerne kan rette mod leverandøren herunder krav opstået på baggrund af misligholdelse af serviceaftalen. Sikkerheden stilles i form af en godkendt anfordringsgaranti i et af Aalborg Bibliotekerne anerkendt pengeinstitut. Sikkerheden frigives, når garantiperioden udløber, dog tidligst 1 år efter leveringen. 3.1 Betalingsbetingelser Som udgangspunkt udbetales kontraktsummen af Aalborg Bibliotekerne 30 dage efter leveringen. Ønsker tilbudsgiver alternativ betalingsplan skal dette indeholdes i tilbuddet og vil dermed indgå i Aalborg Bibliotekernes vurdering af tilbuddet Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under aftalen opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På udbyders forlangende skal leverandøren, uden udgifter for udbyder, fremskaffe den dokumentation, udbyder måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet. 12

13 3.3. Etiske krav Aalborg Kommune stiller i ethvert udbud krav om, at leverandøren og dennes underleverandører overholder konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-koventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis det opdages, at en leverandør eller dennes underleverandør ikke lever op til ovenstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde hovedkontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder hovedkontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er kommunen uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som væsentlig misligholdelse af hovedkontrakten. og kontrakten vil blive opsagt. Såfremt leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen. 3.4 Overdragelse af aftale Leverandørens forpligtigelser i henhold til aftalen kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med Aalborg Bibliotekerne overlades til udførelse af anden/andre leverandører. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse. 3.5 Forsikring Leverandøren tegner relevante forsikringer vedr. skader under transport, opsætning, montering etc. Udgiften afholdes af leverandøren. Dokumentation for forsikringerne forelægges Aalborg Bibliotekerne efter anmodning. 3.6 Offentligt påbud Leverandøren er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud, som naturligt henhører under dette arbejdsområde, såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden. 13

14 3.7 Misligholdelse Enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse mv., er misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Udbyder kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Det bemærkes, at såfremt overtagelsesdagen eller fristen for driftsprøven overskrides med mere end 40 dage kan Aalborg Bibliotekerne hæve kontrakten helt eller delvist efter kundens valg. I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v., og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. Det påhviler leverandøren at oplyse om forsinkelser. Aalborg Bibliotekerne kan efter skriftligt påkrav ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt kontrakthaver begæres konkurs, meddeler betalingsstandsning, indtrædelse af insolvens eller likvidation eller befinder sig i en økonomisk situation, som giver Aalborg Bibliotekerne grund til at antage, at kontrakthaver ikke i fremtiden vil kunne være i stand til at opfylde kontrakten fuldt ud. 3.8 Opfyldelsesforhindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, som defineret i Købeloven, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart majeure kendes eller konstateres, med mindre force majeure i sig selv umuliggøre meddelelsen. 3.9 Tvist Restforholdet ifølge aftalen og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret. Alle tvistigheder herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsningen af tvisten. Udgiften 14

15 til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, med mindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med nærværende kontrakt, afgjort ved voldgift i København under anvendelse af dansk ret efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af instituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af instituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler Tavshedspligt Kontrakten er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb Kontrakt Kontrakten baseres på nærværende udbudsmateriale, K01 (Standardkontrakt for kortvarigt itprojekt, Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling) samt tilbudsgivers tilbudsmateriale. Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når en kontrakt er endelig underskrevet, det betyder derfor også, at Aalborg Bibliotekerne kan aflyse udbudsforretningen med saglig begrundelse samt, at tilbudsgivere er bundet af sit tilbud jf. vedståelsesperioden indtil endelig kontrakt er underskrevet med den vindende tilbudsgiver. 15