FORSIKRINGSINSTRUKS for Frederiksberg Kommune Oktober 2011 2011-537482 1
INDHOLD: 1. Indledning... 3 2. Generelle retningslinier for forsikring... 4 3. Ansvarsforhold... 4 4. Administration af forsikringerne... 5 a) Udlejningsejendomme... 5 b) Øvrige bygninger samt løsøre... 5 c) Motorkøretøjer... 6 d) Erhvervsrejser... 6 e) Entreprise... 7 f) Øvrige forsikringsforhold, herunder ad-hoc forsikringer... 7 5. Risikostyring... 8 2
1. Indledning Denne "Forsikringsinstruks for Frederiksberg Kommune" er godkendt af Magistraten den 22. august 2005 og er gældende for alle kommunale afdelinger, institutioner mv. Instruksen er revideret i forbindelse med, at kommunens forsikringer har været i udbud i efteråret 2007. Den reviderede instruks er godkendt af Magistraten den 9. juni 2008. Instruksen er på ny revideret forud for udbud af forsikringer i efteråret 2011. Ændringerne, der træder i kraft 1. januar 2012, er godkendt af Magistraten den xx.xxxxx 2011. Formålet med Forsikringsinstruks for Frederiksberg Kommune er at fastlægge de overordnede rammer for forsikring af bygninger, løsøre, personer og øvrige interesser, der knytter sig til kommunen. Det skal løbende sikres, at kommunens og de enkelte afdelingers og institutioners forsikringer står mål med den til hver tid værende risiko for skader, således at kommunen/institutionen hverken er overforsikret eller udsættes for tab ved skader, som rettelig burde være dækket af forsikring. Forsikringsinstruksen gælder for alle kommunale enheder i Frederiksberg Kommune med selvstændigt budgetansvar, herunder administrationen, skoler, plejehjem, værksteder, øvrige institutioner, kommunale udlejningsejendomme og kontraktstyrede enheder mv. 3
2. Generelle retningslinier for forsikring. Frederiksberg Kommune er som overordnet princip selvforsikret. Der skal dog til enhver tid være tegnet bygningsbrandforsikring og forsikring mod storm, skybrud og lignende vejrfænomener på samtlige kommunale ejendomme. Ligeledes skal der til enhver tid skal være tegnet enhver forsikring, som kommunen ifølge lovgivningen er pligtig at tegne. I forhold til forsikringer, som følger af lov, men hvor lovpligten ikke omfatter kommunen, skal tegning af forsikring ske, hvis det følger af reglerne i denne instruks. Hvad angår kommunens udlejningsejendomme til beboelse med omkostningsbestemt leje henvises til pkt. 4 a. Tegning af forsikring ud over de i instruksen angivne forsikringer kan ske på baggrund af konkrete risikovurderinger. Det skal positivt overvejes at tegne forsikring for risikoområder, hvor skadesfrekvensen er lav, men hvor erstatningsbeløbene kan være meget store, hvis skaden sker. Tegning af forsikringer, der ikke følger af denne instruks, må ikke ske uden om den interne forsikringsadministration i Juridisk Afdeling. 3. Ansvarsforhold Direktionen har det overordnede administrative ansvar for kommunens forsikringsforhold, herunder for vedligeholdelse og overholdelsen af nærværende forsikringsinstruks. Direktørerne er hver for sig ansvarlig for reglernes overholdelse inden for eget område. FK-Ejendom er ansvarlig for, at kommunens bygninger til enhver tid er forsikret i overensstemmelse med reglerne i denne forsikringsinstruks. Den enkelte budgetansvarlige har inden for sit område ansvaret for overholdelse af denne instruks, herunder at der sker tegning af de nødvendige og tilstrækkelige forsikringer. I den forbindelse skal den budgetansvarlige påse, at der er overensstemmelse mellem forsikringsog risikoforhold, jf. også afsnit 4 b i relation til forsikring af løsøre. Den budgetansvarlige skal i forbindelse med EU-udbud af forsikringsporteføljen og efter anmodning fra Juridisk Afdeling, der varetager disse udbud, foretage gennemgang af samtlige risici inden for sit område med henblik på overvejelse af, hvorvidt området skal være selvforsikret eller helt eller delvist afgive risikoen til den interne forsikringsadministration/et eksternt forsikringsselskab. 4
Den budgetansvarlige skal løbende vurdere, om ændringer i risikoforholdene bør give anledning til ændringer i forsikringsomfanget. 4. Administration af forsikringerne a) Udlejningsejendomme På kommunens udlejningsejendomme med omkostningsbestemt leje - herunder ældreboliger, handicapboliger, mv., hvor lejen er omkostningsbestemt - skal der være tegnet alle sædvanlige forsikringer med en selvrisiko på 5.000 kr. pr. forsikringsskade. For medarbejdere ved udlejningsejendommene, hvis aflønning indgår i beregningsgrundlaget for den omkostningsbestemte leje, herunder viceværter, tegnes endvidere forsikring, der dækker arbejdsskader efter arbejdsskadeloven på sædvanlige vilkår og uden eller med lav selvrisiko. FK-Ejendom varetager sagsbehandlingen vedrørende forsikringsskader direkte over for forsikringsselskabet, idet Juridisk Afdeling efter behov bistår med råd og vejledning. b) Øvrige bygninger samt løsøre Som konsekvens af Magistratens beslutninger af 8. december 2003 og 3. december 2007 om tegning af forsikring for øvrige bygninger og løsøre med kommunal selvrisiko på 1 mio. kr. pr. skade, er der oprettet en intern forsikringsadministration, der foretager sagsbehandlingen for skader under denne selvrisiko. Sagsbehandlingen, der varetages af Juridisk Afdeling med FK-Ejendom som taksator, sker på baggrund af forsikringsselskabets police, der hvor kommunen er forsikret, men dog med den modifikation, at der fra erstatningen alene fratrækkes en selvrisiko for den enkelte skade på enten 10.000 kr. eller 25.000 kr. afhængig af afdelingens/institutionens størrelse. Kommunens bygninger, dog ikke udlejningsejendomme med omkostningsbestemt leje, jf. 4 a, indgår i ordningen i forhold til bygningsbrandforsikring, forsikring mod storm, skybrud og lignende vejrfænomener, samt øvrigt dækningsomfang besluttet af FK-Ejendom. Ved køb af fast ejendom skal FK-Ejendom, der i øvrigt berigtiger kommunens ejendomshandler, altid forlods udfærdige en tilstandsrapport om de bygningsmæssige forhold til brug for vurdering af forsikringsomfanget. FK-Ejendom kan i denne forbindelse tage kontakt til kommunens ejendomsforsikringsselskab for rådgivning vedrørende det konkrete forsikringsbehov. Alt kommunalt løsøre skal omfattes af forsikringsordningen, medmindre den enkelte institution/afdeling på baggrund af en konkret vurdering af risikoforholdene over for Juridisk Afdeling 5
har tilkendegivet ønske om at stå uden for ordningen, og det er godkendt af områdedirektøren. For så vidt angår løsøre på rådhuset er udgangspunktet dog, at det ikke omfattes af ordningen, medmindre den enkelte afdeling tilmelder sig efter aftale med områdedirektøren. Den fælles forsikringsordning for løsøre omfatter dækning mod brand-, vand- og tyveriskader. FK-Ejendom og de afdelinger/institutioner, hvis løsøre er forsikret via den interne ordning, bidrager med en årlig præmie til en forsikringspulje, som anvendes til betaling af den eksterne forsikringspræmie og til udbetaling af erstatning for anerkendte forsikringsskader. Der henvises i øvrigt til skadeanmeldelsesblanketter på FK-nettet med tilhørende retningslinier for den interne forsikringsordning. c) Motorkøretøjer Det er den enkelte institution/den enkelte afdeling, der, som ejer af et motorkøretøj, har ansvaret for, at dette er behørigt forsikret. Samtlige registreringspligtige motorkøretøjer skal i denne forbindelse være dækket af en ansvarsforsikring på almindelige vilkår og uden selvrisiko. Med undtagelse af knallerter, go-carts og selvkørende arbejdsmaskiner, så som traktorer, gravemaskiner mv., skal alle motorkøretøjer, der er højst 5 år gamle, være dækket af en kaskoforsikring med en selvrisiko på 5.000 kr. For så vidt angår motorkøretøjer, der er mere end 5 år gamle, skal det konkret vurderes udfra køretøjets værdi, om der (fortsat) skal være tegnet kaskoforsikring på køretøjet. Juridisk Afdeling bistår med råd og vejledning vedrørende forsikring af motorkøretøjer generelt og konkret efter behov i tilfælde af indtrufne skader på eget eller fremmed motorkøretøj. d) Erhvervsrejser Frederiksberg Kommune har tegnet en erhvervsrejseforsikring, der administreres af Juridisk Afdeling. Rejseforsikringen dækker rejser, der foretages i kommunens interesse (tjenesterejser), hvis destinationen er mere end 50 km fra arbejdspladsen eller er i udlandet. Rejseforsikringen, der træder i stedet for det gule sygesikringskort, dækker behandling hos læge eller på sygehus, syge- og hjemtransport mv. 6
Ansatte, der rejser i kommunens interesse, skal forud for hver rejse elektronisk indberette navn, destination og rejseperiode til Juridisk Afdeling via skema på FK-nettet for at være omfattet af forsikringen. Ved rejse i udlandet skal legitimationskort, for at forsikring er tegnet, medbringes. Dette udleveres ved henvendelse til Juridisk Afdeling. Der er ingen selvrisiko på erhvervsrejseforsikringen. e) Entreprise Ved bygge- og anlægsarbejder skal der altid tegnes all risk-forsikring til dækning af alle skader på entreprisen, på bestående ejendom og ansvar for person- og tingskade over for tredjemand. Ansvaret for tegning af forsikringen ligger hos det område, der er bygherre, eller som varetager bygherreopgaven for andre og dermed er ansvarlig for byggeriet. Tegning af forsikringen sker på en rammeentrepriseforsikring, som administreres af FK- Ejendom. Der henvises i det hele til kommunens regelsæt for styring af bygge- og anlægsarbejder. f) Arbejdsskade Kommunen er generelt selvforsikret i forhold til arbejdsskade. Der tegnes dog arbejdsskadeforsikring for medarbejdere ved udlejningsejendommene, hvis aflønning indgår i beregningsgrundlaget for den omkostningsbestemte leje, jf. afsnit 4 a. Endvidere tegnes arbejdsskadeforsikring for medarbejdere i Frederiksberg Kommunale Renovation. Der kan undtagelsesvis tegnes arbejdsskadeforsikring i andre situationer, hvis sådan forsikringstegning er hensigtsmæssig, eksempelvis for praktikanter, hvor udgiften til forsikringen refunderes af uddannelsesinstitutionen. g) Øvrige forsikringsforhold, herunder ad-hoc forsikringer Frederiksberg Kommune har tegnet en kunstforsikring, der dækker skade på midlertidige og permanente udstillinger i visse af kommunens kulturinstitutioner. 7
Forsikringen indeholder tillige vilkår for forsikring af gods under transport. Transport af gods - herunder udstillingsmaterialer - skal forudgående anmeldes til forsikringsselskabet for at være dækket af forsikringen. Der er for Frederiksberg Gartner- og Vejservice tegnet en erhvervsansvarsforsikring, der dækker afdelingens aktiviteter inden for bl.a. gartner-, entreprenør-, ingeniør-, VVS-, smede- og tømrerområdet, elektrisk installation og reparation. Tilsvarende er erhvervsansvarsforsikring tegnet for Frederiksberg Kommunale Renovations opgaver forbundet med indsamling og transport af affald. Ved ekstraordinære risikoforhold tegnes om fornødent enkeltstående forsikring på baggrund af forudgående drøftelse med fagområdet og efter henvendelse til Juridisk Afdeling. For de af dette afsnit omfattede forsikringer vurderes omfanget af selvrisiko konkret i det enkelte tilfælde. Juridisk Afdeling yder råd og vejledning ved forsikringstegninger. 5. Risikostyring Der er i Frederiksberg Kommune nedsat en risikostyringsgruppe med det formål at sikre en målrettet fokusering på relevante risikostyringstiltag, herunder yde løbende konsulentbistand. Der henvises til Retningslinier for risikostyring i Frederiksberg Kommune. Juridisk Afdeling, august 2011 Vivian G. Petersen / Jesper Strøh Afdelingschef Juridisk konsulent 8