Mødedag: 27. marts 2008 Vor ref.: SM www.oestergaardsparken.dk Deltagere: Samtlige grundejere i Østergårdsparken, Ugelbølle, 8410 Rønde Afbud fra: Inviterede: Sted: Ugelbølle Forsamlingshus Dato/tid: 27. marts 2008, kl. 19 00-21 00 Indkaldelse til generalforsamling i Grundejerforeningen Østergårdsparken, Ugelbølle 8410 Rønde Dagsorden 1. Valg af referent og dirigent 2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år 3. Aflæggelse af regnskab underskrevet af bestyrelsen og revisor 4. Rettidigt indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent samt bidrag til vejfonden 6. Valg af formand for bestyrelsen 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter 8. Valg af revisor 9. Valg af revisorsuppleant 10. Eventuelt Venlig hilsen Formand for grundejerforeningen Steen Myrwick Østergårdsparken 21, Ugelbølle 8410 Rønde Telefon: 87 25 88 50 Mobiltelefon: 40 35 33 44 E-mail: myrwick@polyfa.dk eller 21@oestergaardsparken.dk 1(5)
Indkomne forslag Forslag nr. 1 Bestyrelsen blev på seneste generalforsamling pålagt at fremkomme med et ændringsforslag til nedenstående paragraf med henblik på at undgå udskiftning af hele bestyrelsen ved hver generalforsamling. Den valgte (generalforsamlingen 2007) bestyrelse består p.t. af Hans Christian Pedersen (HCP) Kasserer i grundejerforening (2 år) Peter K Pedersen (PKP) Næstformand i grundejerforening (1 år) Lars Riber Zebis (LRZ) (2 år) Rasmus Kjærgaard (RK) Ansvarlig for kontakt til Ugelbølle Landsbyråd (1 år) Lars Riber Zebis (LRZ) har af personlige årsager holdt orlov fra bestyrelsen januar til marts, hvor hans plads har været suppleret af Ulrik Nielsen (UN). Nuværende ordlyd: 16, stk. 2 Bestyrelsen samt suppleanter vælges for et år ad gangen. Foreslås ændret til: Der vælges 2 suppleanter. Genvalg kan finde sted. 16, stk. 2 Halvdelen af bestyrelsen vælges for to år ad gangen. Der vælges 2 suppleanter på hver generalforsamling. Genvalg kan finde sted. Såfremt forslaget vedtages, skal kommunen underrettedes om ændringen til vore vedtægter. Forslag nr. 2 Bestyrelsen anmoder om udsættelse til næste år, hvor alle boliger er opført og andre projekter er færdiggjort, der vil fortsat være dialog med Christian Stilling vedrørende betaling af disse. Forslag der p.t. arbejdes med: Bestyrelsen foreslår, at der plantes en allé på Østergårdsparken. Antal træer og placering besluttes efter en besigtigelsesrunde, hvor hver enkelt grundejer anmodes om at være til stede. Der foreligger pt. et tilbud på kugleahorn mage til allerede plantede. Træerne er podet i ca. 2 m højde og har en stammeomkreds i 1 m højde på 8-10 cm. Pris ved 30 stk. er 400 kr/stk., ved 60 stk. er prisen 350 kr/stk., også lidt afhængig af om leveringen skal ske på Sjællandske eller Jyske vilkår. Træerne skal plantes umiddelbart efter generalforsamlingen eller i efteråret. Forslag nr. 3 2(5)
a) Bestyrelsen foreslår anskaffet en havetraktor (kr.15.000), opbevaringsskur (kr. 25.000) og buskrydder med sikkerhedsudstyr (kr. 4.000) til samme. - Placering af haveredskabsrum. b) Bestyrelsen har forespurgt anlægsgartner Jesper Schmidt på prisen for 8 * græsslåning af vores fællesarealer per år og en årlig vedligeholdelse af randbeplantningen som enligt stående træer. Bestyrelsen har modtaget et prisoverslag på kr. 20.000 / år. Vedtagelse af et af foreslagene medfører bortfald af andre forslag. Forslag nr. 4 Bestyrelsen foreslår en ekstraordinær indbetaling af kontingent på kr. 1.200,00, idet første års indbetaling på kr. 1.200,00, jf. vedtægternes 9, stk. 2, var et indskud. Den ekstraordinære indbetaling skal rette op på den skævhed, der opstår ved betalingen for vintervedligeholdelse samt de foreslåede investeringer til vedligeholdelse af fællesarealerne. Vores likviditet er her i opstartsfasen ikke god nok til at klare disse udfordringer. Vedtagelsen af ovennævnte forslag har følgende konsekvens: Umiddelbart efter denne generalforsamling indbetaler hver grundejer kr. 1.200,00 Årskontingent og bidrag til vejfond betales 01 MAJ 2008, jf. vedtægterne, på kr. 1.200,00 Budgettet vil blive udsendt til email-adresserne XX@oestergaardsparken.dk. Hvis papirudgave ønskes kan Hans Christian Pedersen (nr. 18) kontaktes. (Indsat i dette dokument) Forslag nr. 5 Bestyrelsen foreslår, at grundejerforeningen optages som medlem af Ugelbølle Forsamlingshus. Herved kan fælles arrangementer foregå i regi af grundejerforeningen og ikke via et privat medlemskab. Omkostningen vil være kr. 300 / år. (pt. Ikke indarbejdet i budget) 3(5)
Grundejerforeningen Østergårdsparken Model A Konti etableret Senest revideret: 12.03.2008 2008 2009 2010 Budget/Regnskab Realiseret Budget Budget Budget Indtægter: Overført fra seneste regnskabsår 0 35.795 12.545 19.495 Kontingent: 31 grundejere á, 1200 kr. for 2008, 1200 kr. for 2009 og 1200 kr. for 2010 37.200 37.200 37.200 37.200 Bidrag til vejfonden, 400 kr. pr. grund 0 12.400 12.400 Ekstraordinært kontingent (stibelysning, havetraktor og skur) 37.200 0 0 Renteindtægter 211 150 150 200 37.411 110.345 62.295 69.295 Omkostninger: Drift og vedligeholdelse af havetraktor, fællesarealer 303 3.000 3.000 3.000 Snerydning 0 14.000 14.500 15.000 Fejning af vejene 0 2.000 2.000 2.000 Vedligeholdelse, rensning af kloakker 0 2.000 2.000 3.000 Generalforsamling 820 800 900 900 Bestyrelsesmøder 0 500 500 500 Kontorartikler 170 700 700 700 Hjemmeside 323 300 300 300 Forsikring 0 3.000 3.000 3.500 Sociale aktiviteter 0 1.500 1.500 1.500 Andet/uforudset 0 2.000 2.000 3.000 Driftsomkostninger 1.616 29.800 30.400 33.400 Henlæggelse til vejfond: Anslået omkostning 6000 kr./grundejer, belægningen holder 15 år (6000 x 31 grundejere/ 15 år, dvs. årlig henlæggelse) 0-12.400 12.400 Etablering af stibelysning 0 24.000 - - Køb af havetraktor, buskrydder, sikkerhedsudstyr mv. 0 19.000 - - Etablering af redskabsskur 0 25.000 - - I alt 1.616 97.800 42.800 45.800 Overføres til næste år 35.795 12.545 19.495 23.495 Pr. grundejer: Kontingent 1.200 1.200 1.200 1.200 Bidrag til vejfonden 0 0 400 400 Ekstraordinært kontingent 0 1.200 0 0 I alt 1.200 2.400 1.600 1.600 4(5)
Grundejerforeningen Østergårdsparken Model B Konti etableret Senest revideret: 12.03.2008 2008 2009 2010 Budget/Regnskab Realiseret Budget Budget Budget Indtægter: Overført fra seneste regnskabsår 0 35.795 5.445 12.995 Kontingent: 31 grundejere á, 1300 kr. for 2008, 1800 kr. for 2009 og 2000 kr. for 2010 37.200 40.300 55.800 62.000 Bidrag til vejfonden, 400 kr. pr. grund 0 12.400 12.400 Ekstraordinært kontingent (stibelysning, havetraktor og skur) 0 0 0 Renteindtægter 211 150 150 200 37.411 76.245 73.795 87.595 Omkostninger: Vedligeholdelse af fællesarealer (græsslåning mv.) af gartner 303 20.000 21.000 22.000 Snerydning 0 14.000 14.500 15.000 Fejning af vejene 0 2.000 2.000 2.000 Vedligeholdelse, rensning af kloakker 0 2.000 2.000 3.000 Generalforsamling 820 800 900 900 Bestyrelsesmøder 0 500 500 500 Kontorartikler 170 700 700 700 Hjemmeside 323 300 300 300 Forsikring 0 3.000 3.000 3.500 Sociale aktiviteter 0 1.500 1.500 1.500 Andet/uforudset 0 2.000 2.000 3.000 Driftsomkostninger 1.616 46.800 48.400 52.400 Henlæggelse til vejfond: Anslået omkostning 6000 kr./grundejer, belægningen holder 15 år (6000 x 31 grundejere/ 15 år, dvs. årlig henlæggelse) 0-12.400 12.400 Etablering af stibelysning 0 24.000 - - Køb af havetraktor, buskrydder, sikkerhedsudstyr mv. 0 - - - Etablering af redskabsskur 0 - - - I alt 1.616 70.800 60.800 64.800 Overføres til næste år 35.795 5.445 12.995 22.795 Pr. grundejer: Kontingent 1.200 1.300 1.800 2.000 Bidrag til vejfonden 0 0 400 400 Ekstraordinært kontingent 0 0 0 0 I alt 1.200 1.300 2.200 2.400 HCP/12.03.2008 5(5)