Svendborg Kommunes GENERELLE BEREDSKABSPLAN

Side : 1 / 40 Svendborg Kommunes GENERELLE BEREDSKABSPLAN Senest ajourført: 17. september 2013 Senest afprøvet: 4. september 2013

Side : 2 / 40 Indholdsfortegnelse Indledning... 4 Formålet med Svendborg Kommunes generelle beredskabsplan... 4 Planens gyldighedsområde... 5 Planens centrale præmisser... 6 Planens ajourføring og afprøvning... 8 1. Aktivering og drift af krisestab... 9 1.1. Målet med aktivering og drift af Svendborg Kommunes krisestab... 9 1.2. Modtagelse af varsler, alarmer m.v... 11 1.3. Aktivering af krisestab... 12 1.4. Krisestabens støttefunktioner... 20 1.5. Udsendelse af forbindelsesofficerer... 22 1.6. Afløsning af stabsmedlemmerne... 23 1.7. Svendborg Kommunes alternative mødested (2nd site)... 23 2. Håndtering af informationer om krisen... 24 2.1. Målet med håndtering af informationer... 24 2.2. Tilgang af informationer om krisen... 24 2.3. Krisestabens behandling af informationer om krisen... 26 3. Koordinering af handlinger og ressourcer... 28 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer... 28 3.2. Typiske samarbejdspartnere under kriser... 28 3.3. Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 28 3.4. Overblik over Svendborg Kommunes ressourcer... 29 3.5. Modtagelse af anmodninger om bistand... 29 3.6. Ændringer i situationen... 29 3.7. Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 29 3.8. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse... 30

Side : 3 / 40 3.9. Opfølgning på iværksatte tiltag... 30 4. Krisekommunikation... 31 4.1. Målet med krisekommunikation... 31 4.2. Kommunikationsafdelingen s Krisekommunikationsteam (KKT)... 32 4.3 Indledende kommunikationsopgaver... 32 4.4. Det videre kommunikationsarbejde... 36 4.5. Afslutning af KKT s arbejde... 39 5. Operativ indsats... 40

Side : 4 / 40 Indledning Formålet med Svendborg Kommunes generelle beredskabsplan en har til formål at anvise, hvordan Svendborg Kommune vil opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer af forskellig art f.eks. ved drikkevandsforurening, stormflod, nødindkvartering og naturkatastrofer. en består af 2 hoveddele. Den generelle beredskabsplan og af en samling af indsatsplaner. Det primære formål med beredskabsplanen er at danne et samlet overblik over ressourcerne i kommunen, således at man i tilfælde af en krisesituation kan koordinere indsatsen og yde den optimale hjælp. en er udarbejdet for at kunne give borgerne den bedst mulige kommunale service under alle forhold. en har en dobbelt berøringsflade, den berører dels ansatte i Svendborg kommunes direktørområder, selskaber og institutioner og andre virksomheder, der udfører tjenesteydelser under kommunalt ansvar, og dels kommunens borgere. en kan endvidere anvendes af andre myndigheder og instanser, som i en beredskabssituation kan blive involveret i løsningen af de kommunale beredskabsopgaver. Samarbejdsparter i en krisesituation kan f.eks. være Region Syddanmark, Politiet, Beredskabsstyrelsen, nabokommuner og private entreprenører. Udarbejdelsen af beredskabsplanen er foregået under ledelse af en styregruppe og en projektgruppe, bestående af ledende medarbejdere fra kommunens direktørområder. På Svendborg kommunes hjemmeside ligger der en generel plan og link til kommunens hjemmeside www.ulykkeisvendborg.dk, hvor borgere kan blive informeret om større hændelser og ulykkessituationer. en skal sikre en effektiv varetagelse af Svendborg Kommunes ansvar og opgaver: ens hovedformål er: - at sikre kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer. - at kunne indkalde Svendborg Kommunes krisestyringsstab hurtigst muligt. - at kunne iværksætte en alarmering såvel internt som eksternt. - at kunne begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendomme og miljø ved ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger. - at skabe grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret anvendelse af de til rådighedværende ressourcer. - at være til rådighed for et overliggende stabsniveau. - at stille sig til rådighed for andre myndigheder og instanser i en beredskabssituation.

Side : 5 / 40 Planens gyldighedsområde en gælder for hele Svendborg Kommune, der følger de normale geografiske grænser til nabokommuner og langs kystlinjen. en er gældende for alle kommunens direktørområder, herunder samtlige ledere, og for andre der udfører tjenesteydelser med kommunalt ansvar. Ledere og personale i kommunens direktørområder har pligt til at yde hvad der er muligt med de ressourcer der rådes over, for at minimere den samlede skade ved en hændelse. Ved større hændelser koordinerer kommunens fuldt bemandede krisestab eller i reduceret form koordineringen af kommunens anvendelse af ressourcer på tværs af direktørområderne. en implementeres og anvendes af direktørområderne ved løsning af de kommunale beredskabsmæssige opgaver såvel i daglige - som i ekstraordinære situationer. Når der er behov indarbejdes erfaringer fra dagligdagen i beredskabsplanens generelle del og i indsatsplanerne. Struktur for anvendelse af beredskabsplaner. Ekstraordinære situationer ses som en videreførelse af de daglige opgaver. Under visse hændelser må kommunens borgere forvente et nedsat serviceniveau. Den samlede beredskabsplan fungerer på baggrund af den generelle beredskabsplan, risikobaserede detailberedskabsplaner for hvert direktørområde og delberedskabsplaner for særlige områder samt samlingen af indsatsplaner. Kommunens skoler og institutioner m.fl. skal udarbejde en beredskabsplan omhandlende en brand- og evakueringsinstruks samt planlægge for genhusning i kortere tid. Disse planer forefindes kun på det pågældende sted og planen skal godkendes af Redningsberedskabet. Ved midlertidig overnatning skal der være brand- eller røgalarm i soverummet. Dette gælder også ved natophold for kommunens personale under tjenesterejse, lejrskoleophold eller andre former for midlertidig overnatning. Samme gælder for ophold i udlandet i kommunens tjeneste. I bilagsdelen er en oversigt over de udarbejdede indsatsplaner.

Side : 6 / 40 Planens centrale præmisser Denne generelle beredskabsplan bygger på, at det i en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: 1. Aktivering og drift af krisestaben 2. Håndtering af informationer om krisen 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 4. Krisekommunikation 5. Operativ indsats Planen bygger på Svendborg Kommunes almindelige organisation med direktion og direktørområder suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. Krisestaben er omdrejningspunktet for kommunens samlede krisestyring. Staben ledes, organiseres og bemandes efter den konkrete krise med en krisestab, der består af direktionen suppleret med kommunikationschefen og beredskabschefen. Afhængigt af den konkrete krise løser Svendborg Kommune en række opgaver i basisorganisationen uanset om der er etableret en reduceret bemanding eller fuld bemanding af krisestaben. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er dog krævende - både for udfærdiger og for modtager. Planen bygger derfor på, at mest mulig information udarbejdes skriftligt, og at stabsmøderne ikke anvendes til orienteringer, men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Svendborg Kommunes samlede situationsbillede (se bilag 3), som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Svendborg Kommunes krisestyring. Normalt afholdes der stabsmøder hver tredje time (kl. 9, 12, 15, osv.), medmindre andet aftales. Bidrag til Svendborg Kommunes samlede situationsbillede skal afleveres på svendborg@svendborg.dk senest én time inden næste stabsmøde. Dagsorden for stabsmøde fremgår af bilag 4.

Side : 7 / 40 en er derudover baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal - også uden for arbejdstid - efter behov smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne instrukser m.v. en er opbygget med den nationale beredskabsplan som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, beslutter krisestaben, hvilke beredskabsforanstaltninger Svendborg Kommunes skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter krisestaben har indhentet politisk godkendelse. Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Svendborg Kommune - normalt efter forudgående drøftelse med Svendborg Kommunes foresatte beredskabsmyndighed - iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation.

Side : 8 / 40 Planens ajourføring og afprøvning Planen justeres og ajourføres løbende efter behov. Den generelle beredskabsplan revideres og a jourføres mindst en gang i hver valgperiode og skal politisk godkendes. Indsatsplanerne skal ikke politisk godkendes og kan tilrettes efter evaluering og erfaring. Redningsberedskabets beredskabschef er formand for en projektgruppe, der er ansvarlig for ajourføring af denne plan. Redningsberedskabet skal mindst 1 gang om året planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Svendborg Kommune afprøver beredskabsplanen eller en af indsatsplanerne. Redningsberedskabet har det overordnede ansvar for at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. en skal sikre en effektiv varetagelse af Svendborg Kommunes ansvar og opgaver med at sikre borgerne et højt serviceniveau.

Side : 9 / 40 1. Aktivering og drift af krisestab 1.1. Målet med aktivering og drift af Svendborg Kommunes krisestab Målet med aktivering og drift af Svendborg kommunes er, at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise, terrorhandling, katastrofe eller større ulykke. De beredskabsopgaver, der skal løses vil være beskrevet under indsatsplanerne for de specielle indsatssituationer. I forbindelse med en beredskabssituation skal afdelingschefer/-ledere m.fl. gennemgå de aktuelle bilag, som de er ansvarlige for udarbejdelsen af. I forbindelse med gennemgangen, iværksættes den fornødne orientering, instruktion, uddannelse og træning af personalet. Der foretages en registrering vedrørende de til rådighed værende kommunale og privatejede materielle ressourcer. Der træffes aftaler vedrørende fremskaffelse af eventuelle manglende ressourcer.

Side : 10 / 40 1.1.1. Krav til krisestaben Svendborg Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere, i fuldt etableret beredskab, senest 1 time efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Krisestaben skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af forbindelsesofficerer til tværgående stabe m.v. Udsendelsen skal kunne opretholdes i minimum 3 døgn med 1 forbindelsesofficerer pr. stab i 12-timers vagter.

Side : 11 / 40 1.2. Modtagelse af varsler, alarmer m.v. Varsler, alarmer m.v. modtages enten af basisorganisationen eller af vagthavende medarbejder (uden for normal arbejdstid varetager kommunens indsatsleder eller beredskabschef normalt denne funktion). De typiske varsler, alarmer m.v. består af: vejrvarsler trusselsvurderinger vedrørende sikkerhedsmæssige trusler aktivering af den lokale beredskabsstab og/eller den nationale operative stab/dcok varsler og alarmer fra internationale organisationer informationer fra medierne varsler og alarmer fra Falcks vagtcentral og/eller Politiets Alarmcentralen varsler og alarmer fra den interne organisation. hændelser i kommunen der har behov for krisestabens etablering Kort instruks for modtagelse af varsler, alarmer m.v.: Beredskabschefen eller stedfortræder kontaktes straks, der sammen med teknisk direktør vurderer nødvendigheden af indkaldelse af krisestaben. Kan teknisk direktør ikke træffes vurderer beredskabschefen sammen med kommunaldirektøren.

Side : 12 / 40 1.3. Aktivering af krisestab 1.3.1. Beslutning om aktivering af krisestaben Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer, at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af afdelingens daglige beredskab skal vedkommende kontakte følgende (i nævnte rækkefølge indtil der opnås kontakt): Beredskabschefen Svendborg Kommunes Direktørområdet for Miljø og Teknik. Sekretariatschefen for Direktionssekretariatet Oplysninger om telefonnumre og adresser findes i bilag. Herefter drøfter teknisk direktør og beredskabschefen situationen, evt. inddrages kommunaldirektøren, og beslutter: om krisestaben skal aktiveres på hvilket aktiveringsniveau (jf. tabel nedenfor) med hvilke medlemmer og støttefunktioner (se pkt. 1.3.2. samt bilag). Når disse beslutninger er truffet, beder den pågældende chef direktionssekretariatet eller vagthavende medarbejder om at iværksætte aktiveringen (jf. pkt. 1.3.3.).

Side : 13 / 40 Aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Indkaldelse af direktører og nøglepersoner (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Indkaldelse af den samlede krisestab (fuldt etableret beredskab) Beskrivelse Varsling af chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Omstillingen eller den vagthavende medarbejder, indsatslederen eller beredskabschefen kontakter chefer eller stedfortrædere (jf. pkt. 1.3.1), som derefter kontakter egne medarbejdere. Indkaldelse af direktører, udvalgte chefer og nøglepersoner anvendes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse m.v. i krisestaben eller i et særlig egnet lokale for umiddelbart at kunne mødes og koordinere hændelsens opgaver. Indkaldelse af den samlede krisestab anvendes i en situation, hvor der er behov for at ledelsen og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid.

Side : 14 / 40 1.3.2. Sammensætningen af Svendborg kommunes krisestab Direktionen, kommunikationschefen og beredskabschefen er faste medlemmer af Svendborg Kommunes krisestab, og direktør eller stedfortræder skal indkaldes i forbindelse med aktiveringer: Borgmesteren Kommunaldirektøren Økonomidirektøren Kultur-, Plan- og Erhvervsdirektøren Teknisk direktør Socialdirektøren Børn og ungedirektøren Herudover kan der - efter konkret vurdering - indkaldes ad hoc medlemmer fra Svendborg Kommunes øvrige enheder. Alle enheder i organisationen skal derfor planlægge for at kunne indgå i krisestaben jf. kravene i pkt. 1.1.1.

Side : 15 / 40 Organisationsdiagram over Svendborg kommunes krisestab Byråd Beredskabskommisionen Krisestyringsstab Politisk ledelse Borgmesteren Kommunaldirektøren (Formand) Sekretariatschef Beredskabschefen Kommunikationschefen Børn- og ungedirektøren Kultur, plan og erhvervsdirektøren Socialdirektøren Teknisk direktør Økonomidirektør

Side : 16 / 40 1.3.3. Indledende opgaver vedrørende aktivering af krisestaben Inden for normal arbejdstid varetager direktionssekretariatet varslingen af krisestaben. Indkaldelse sker via telefon, sms og mail. Det er sekretariatschefens ansvar at de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben fungerer. Krisestaben anvender primært: Udvalgsværelse 1 på Rådhuset eller et andet egnet udvalgsværelse til møderum for krisestaben. Hvis situationen umuliggør anvendelse af udvalgsværelser flyttes til Brandskolen, Poul Smeds Vej 20, Svendborg, og under særlige forhold i krise og krigstid til kommandocentralen under NW-lige blok på Femte Maj Plads. Ved situationer, beskrevet i Sundhedsberedskabsplanen, kan krisestaben vælge at flytte til Social og Sundhed, Svinget 14, Svendborg. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og dagsorden (normalt jf. bilag 2). Klargøring af stabsrummet Direktionssekretariatet etablerer på ordre fra kommunaldirektøren, teknisk direktør eller i disses fravær beredskabschefen eller kommunikationschefen det centrale krisestyringscenter. Sekretariatschefen er ansvarlig for indretningen.

Side : 17 / 40 Lokalet indrettes med: Elektronisk medie til fremvisning af situationsbillede Plastovertrukne kort over kommunen, Fyn og Danmark Opslagstavle Whiteboard tavle Kopi af situationsjournal Diverse skriveredskaber Kommunikationsmidler Ulåst eller med offentliggjort password PC med internet adgang. Sekretariatschefen er ansvarlig for at fremvise et situationsbillede med relevante markeringer og sørger for føring af krisestabens log og journalisering samt for anden servicering af krisestaben. Instrukser for klargøring og indretning samt funktionsbeskrivelser for logføring og journalisering fremgår som bilag i planens indsatsplaner. Bygnings- og installationsmæssige tiltag ved Rådhuset: Der skal inden år 2015 være etableret nødstrømsforsyning af udvalgsværelser og kontorer på borgmestergangen. Bygnings- og installationsmæssige tiltag ved Social- og Sundhed: Der skal inden år 2015 være etableret nødstrømsforsyning af nærmere udpegede lokaler til krisestyring, jf. Sundhedsberedskabsplanen, og til en evt. forlægning af krisestaben til Social og Sundhed. Direktionssekretariatet og Direktørområde Kultur, Plan og Erhverv (Plan og GIS samt IT) skal have planlagt for forberedt, at de elektroniske hjælpemidler til stabsrummet kan etableres for krisestaben.

Side : 18 / 40 Orientering af fremmødte/medlemmer i staben Ved hovedindgangen A opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef, der har besluttet, at krisestaben skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Krisestabens log startes og overvågningen af kommunens hovedtelefonnummer 62 23 30 00 og hovedpostkasse svendborg@svendborg.dk forstærkes, når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben. Loggen føres efter sekretariatschefens bestemmelser og der etableres en vagtordning. En vedvarende vagtordning bestemmes af direktionen og effektueres af sekretariatschefen. Generel orientering af kommunens medarbejdere Svendborg Kommunes medarbejdere orienteres via mail og Intranet Svendborg Kommune om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen, at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor. Ansvarlig for orientering, information og kommunikation til medarbejderne er kommunikationschefen. Kommunikationschefen kan efter tilladelse fra krisestaben etablere en vagtordning og lave aftaler med eller pålægge medarbejdere opgaver i en ulykkes- eller krisesituation.

Side : 19 / 40 1.3.4. Gennemførelse af 1. stabsmøde På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise. Mødet ledes normalt af kommunaldirektøren og gennemføres ud fra dagsorden for 1. stabsmøde. 1.3.5. Gennemførelse af efterfølgende stabsmøder Deltagere fastlægges af kriselederne og stabschefen. Mødet ledes normalt af kommunaldirektøren og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder.

Side : 20 / 40 1.4. Krisestabens støttefunktioner Krisestaben kan efter behov få støtte fra nedenstående funktioner. Det er den enhed, som har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som har ansvaret for den nærmere planlægning, herunder ansvaret for at de forskellige funktioner løbende kan bemandes med kvalificerede medarbejdere, når krisestaben er aktiveret, også uden for normal arbejdstid. 1.4.1. Sekretariatsbistand Direktionssekretariatet har det overordnede ansvar for at yde sekretariatsbistand til kommunaldirektøren, herunder især medvirke til at sikre, at alle væsentlige informationer og beslutninger bliver dokumenteret og journaliseret. Sekretariatsfunktionerne omfatter logførere, sekretærer, referenter og kontakt til bl.a. it- og GIS-ansvarlige. 1.4.2. Udarbejdelse af situationsbillede Direktionssekretariatet har det overordnede ansvar for at udarbejde Svendborg Kommunes situationsbillede. De nærmere procedurer vedrørende håndtering af informationer om krisen fremgår af kapitel 2. 1.4.3. Krisekommunikation Kommunikationsafdelingen har det overordnede ansvar for Svendborg Kommunes informationer til borgere og medier om krisen, for overvågningen af mediernes dækning af situationen m.v. De nærmere forhold vedrørende Svendborg Kommunes krisekommunikation fremgår af kapitel 4. 1.4.4. Logistik (forplejning, hvilefaciliteter og kørsel m.v.) Direktionssekretariatet har det overordnede ansvaret for Svendborg Kommunes interne logistik (forplejning, hvilefaciliteter, kørsel m.v.). Der skal altid være adgang til kaffe, te, kolde vand, frugt m.v. Større måltider serveres som udgangspunkt kl. 7, 12 og 18. I tilfælde af en langvarig krise træffes der på stabsmødet konkret beslutning om etablering af egentlige hvilefaciliteter. Direktionssekretariatet sikrer, at der er biler og chauffører til rådighed for staben. Under visse former for kørsel kan det blive nødvendigt at indhente kørselstilladelse fra relevant sted eller myndighed.

Side : 21 / 40 1.4.5. IT IT afdelingen har det overordnede ansvar for at krisestabens IT fungerer, og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer. Svendborg Kommune har etableret sit eget intranet, der dækker alle kommunens institutioner m.fl. Kommunen har endvidere forbindelse til KMD samt internettet. Følgende niveau II planer med tilhørende bilag er aktuelle for IT-området: - Sikring af IT, Kommunikation og fælles tjenester. - Plan for indsats ved strømsvigt. - Plan for kommunikation. 1.4.6. GIS Direktørområde Kultur- Plan og Erhvervs afdeling Plan og GIS har det overordnede ansvar for at forsyne krisestaben med informationer via det geografiske informationssystem (GIS) i krisestaben. Betjeningen og servicering sker efter aftale med sekretariatschefen. Dette gælder både i og udenfor normal arbejdstid. 1.4.7. Betjening af de sikrede kommunikationsmidler og Sikkerhedsnettet SINE Direktørområde Kultur- Plan og Erhvervs afdeling Borgerservice, IT, ESDH har det overordnede ansvar for at betjene Svendborg Kommunes kommunikationsmidler. Betjeningen og serviceringen samt evt. vagtordninger sker efter aftale med sekretariatschefen. Modtagelse og afsendelse af evt. klassificerede dokumenter sker efter særlige regler. Journalisering sker efter gældende bestemmelser. Når der indføres kommunikation på det landsdækkende Sikkerhedsnet - forkortet SINE er det beredskabschefens ansvar, at SINE-kommunikation kan anvendes af krisestaben.

Side : 22 / 40 1.5. Udsendelse af forbindelsesofficerer Svendborg Kommune er forpligtet til at udsende forbindelsesofficerer (ledende medarbejdere) i forbindelse med aktivering af følgende tværgående stabe m.v.: Den Lokale Beredskabsstab (LBS) hos Politidirektøren i Odense Politiets Kommandostation (KSN) på Politigården i Odense Politiets koordinerende indsatsleders Kommandostation (KST) efter behov Beredskabsstyrelsens ledelse af kystforurening Særlige forholdsordre til forbindelsesofficerer fremgår af de respektive indsatsplaner. Links til andre myndigheders planer Direktionssekretariatet har det overordnede ansvar for udsendelse af forbindelsesofficererne og de udsendes i henhold til gældende procedurer for aktivering af de nævnte stabe. Forbindelsesofficererne skal: Fungere som et personligt forbindelsesled mellem krisestaben og den modtagende stab. Bidrage til en smidig informationsudveksling og til gensidig forståelse af valgte mål, strategier og tiltag. Fungere som faglig støtte for den modtagende stab. Støtte med kommunikationsmidler, f.eks. mobiltelefon eller SINE-telefon

Side : 23 / 40 1.6. Afløsning af stabsmedlemmerne Hvis kriselederen i et direktørområde eller stabschefen på et tidspunkt efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for rimelig tid og højst 12 timer efter aktiveringen planlægges for og gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Logistikfunktionen i krisestaben, Direktionssekretariatet, indkalder efter samråd med de enkelte direktører afløserne, og fører en liste, hvor det fremgår hvilke personer, man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. Instruks for afløsning af deltagerne i krisestaben fremgår af indsatsplanerne 1.7. Svendborg Kommunes alternative mødested (2nd site) Såfremt krisestaben ikke kan anvende Svendborg Kommunes udpegede lokaler på Rådhuset vurderes situationen og der: - Findes som udgangspunkt andre egnede lokaler i rådhusbyggeriet - Brandskolen, Poul Smeds Vej 20, Svendborg - Socialforvaltningen, Svinget 14, Svendborg - Femte Maj Plads (kommandocentralen i krise eller krigstid) Instruks for klargøring af krisestabens alternative mødested fremgår af indsatsplanerne

Side : 24 / 40 2. Håndtering af informationer om krisen 2.1. Målet med håndtering af informationer Målet med håndtering af informationer om krisen er at sikre, at Svendborg Kommunes stab til stadighed har et overblik over den samlede situation, som kan indgå i grundlaget for at træffe beslutninger samt indgå i grundlaget for at varetage en effektiv krisekommunikation. 2.1.1 Krav til håndteringen af informationer 1. udgave af Svendborg Kommunes situationsbillede skal foreligge hurtigst muligt og om muligt inden for 1 time efter aktiveringen af krisestaben. Svendborg Kommunes opdaterede situationsbillede skal fordeles til stabsmedlemmerne straks og senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Svendborg Kommunes log. 2.2. Tilgang af informationer om krisen Under krisen vil krisestaben modtage informationer fra forskellige kilder, herunder: Svendborg Kommunes foresatte myndigheder under kriser og krigstilstande Svendborg Kommunes direktørområder og afdelinger Svendborg Kommunes basisorganisation Nationale og internationale samarbejdspartnere Tværgående stabe (direkte eller via egne forbindelsesofficerer) Nationale og internationale medier Befolkningen Informationer udefra vil typisk tilgå Svendborg Kommunes via: Telefon (hovednummer, enhedernes numre, personlige numre) Mail (hovedpostkasse, enhedernes postkasser, personlige mailadresser) Videokonference Sikrede kommunikationssystemer, herunder SINE Fax

Side : 25 / 40 2.2.1. Forstærket overvågning I forbindelse med 1. stabsmøde træffer staben beslutning om hvilke telefonnumre, mailadresser og andre kommunikationssystemer, der skal indføres forstærket overvågning af. 2.2.2. Iværksættelse af medieovervågning Kommunikationsafdelingen skal hurtigst muligt efter aktiveringen af krisestaben iværksætte systematisk overvågning af udvalgte medier (tv, radio/netradio og hjemmesider), se kapitel 4. 2.2.3. Iværksættelse af rapportering fra direktørområder, afdelinger m.fl. For løbende at have overblik over situationen ved Svendborg Kommunes decentrale enheder m.fl. kan krisestaben iværksætte en rapporteringsordning. Når rapporteringsordning er sat i værk skal de decentrale enheder hver 3. time, og senest 1 time før næste planlagte stabsmøde sende krisestaben en ajourført situationsrapport på svendborg@svendborg.dk. Skabelon for indrapportering fra [myndighedens] decentrale enheder fremgår af indsatsplanerne 2.2.4 Hastemeldinger fra direktørområder og afdelinger, institutioner m.fl. (Situationsmelding - SITREP) Svendborg Kommunes direktørområder og afdelinger, forbindelsesofficerer m.fl. har mulighed for at sende en hastemelding til krisestaben, hvis der er indtruffen begivenhed, som ikke kan afvente regelmæssig rapportering. Skabelon for hastemeldinger (SITREP) fremgår af indsatsplanerne 2.2.5. Videresendelse af informationer til stabsrummet Under krisen skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til stabsrummet uanset hvor og hvordan informationerne modtages. For at undgå information overload er det særdeles væsentligt, at afsenderen vurderer, hvilke informationer der er relevante i forhold til den aktuelle krisestyring, inden de videresendes til krisestaben. Mails videresendes til svendborg@svendborg.dk, telefoner omstilles til stabsrummets hovednummer (R + lokal [gældende]) eller telefonbeskeder overdrages til stabschefen eller en person udpeget af stabschefen. Informationer fra sikrede kommunikationssystemer skrives ud og overdrages til stabschefen eller stedfortræderen.

Side : 26 / 40 2.3. Krisestabens behandling af informationer om krisen 2.3.1. Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er stabschefens ansvar, at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger m.v. Direktionssekretariatet yder sekretariatsbistand til stabschefen, jf. pkt. 1.4.1. Dette indebærer bl.a.: Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt stabens beslutninger i Svendborg Kommunes log. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Krisestabens referent skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Stabschefen godkender inden fordeling. Instruks for logføring og journalisering fremgår af indsatsplanerne. 2.3.2. Vurdering af informationer om krisen Krisestaben skal - i videst muligt omfang - systematisk vurdere alle relevante informationer om krisen, så der skabes grundlag for effektiv koordination af handlinger og ressourcer (internt og eksternt) samt rettidig og målrettet krisekommunikation. Dette effektueres via kommunikationschefen. I forbindelse med vurderingen skal krisestaben i særlig grad være opmærksom på informationer, som indikerer ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling, herunder: Ændringer, som kan påvirke allerede iværksatte tiltag. Ændringer, som kan skabe behov for nye tiltag. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Svendborg Kommunes side afleveres direkte til stabschefen. Øvrige informationer sendes til støttefunktionen, som udarbejder Svendborg Kommunes samlede situationsbillede, så disse informationer kan indgå i den samlede situationsbeskrivelse (se pkt. 2.3.3.).

Side : 27 / 40 2.3.3. Opstilling af det samlede situationsbillede Direktionssekretariatet og Plan og GIS har det overordnede ansvar for støttefunktionen, som skal opstille og ajourføre det samlede situationsbillede. Da opgaven er omfattende, skal denne funktion som minimum bemandes med to medarbejdere. Som hovedregel skal der anvendes et elektronisk støtteværktøj og det skal kombineres med projektor og computer. Der skal kunne udskrives detailudsnit med markeringer af et område og der skal kunne udveksles filer indeholdende situationsbilledet. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal støttefunktionen være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Svendborg Kommune har modtaget fra interne- og eksterne kilder, jf. pkt. 2.2. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete krise og være umiddelbart forståeligt, også for samarbejdsparter. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (MAP-info) og andre relevante former for illustrationer. Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for det samlede situationsbillede (bilag 3). Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Det samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte stabsmøde (hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben, Svendborg Kommunes direktørområder og afdelinger m.fl. kan afkræves, at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal afleveres på svendborg@svendborg.dk hurtigst muligt inden næste planlagte stabsmøde. Det samlede situationsbillede fordeles til stabsmedlemmerne senest 15 minutter før næste planlagte møde i krisestaben. Med stabschefens godkendelse vises eller fordeles Svendborg Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter stabsmødet. Skabelon for Svendborg Kommunes samlede situationsbillede fremgår af indsatsplanerne Instruks for opstilling af situationsbilledet fremgår af indsatsplanerne Fordelingsliste vedrørende Svendborg Kommunes situationsbillede fremgår af indsatsplanerne

Side : 28 / 40 3. Koordinering af handlinger og ressourcer 3.1. Målet med koordinering af handlinger og ressourcer Målet med krisestabens koordinering af handlinger og ressourcer er, at opnå den bedst mulige udnyttelse af Svendborg Kommunes ressourcer, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen kan normaliseres hurtigst muligt. 3.1.1. Krav til koordinationen af handlinger og ressourcer Ved anmodninger om bistand fra Svendborg Kommunes direktørområder og afdelinger eller eksterne aktører skal krisestaben hurtigst muligt og i videst muligt omfang søge at imødekomme behovet; enten ved at omdisponere egne ledige ressourcer eller ved at videreformidle anmodningen til andre aktører. Ved ændringer i den erkendte situation eller den forventede udvikling skal krisestaben hurtigst muligt opstille alternative forslag og træffe beslutning om handlinger og ressourceanvendelse. Er der tale om aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner eller Indkaldelse af Direktører og nøglepersoner har chefen eller direktøren kompetence til at handle som nævnt ovenfor. Uanset på hvilket Aktiveringsniveau, hvor der anmodes om bistand skal opgaven vurderes således, at der søges at skabe de bedst mulige forhold for løsningen opgaven og til den mest fordelagtige økonomiske gennemførelse. 3.2. Typiske samarbejdspartnere under kriser Under kriser vil Svendborg Kommune typisk samarbejde med en række forskellige aktører. Konkrete samarbejdspartnere identificeres på 1. stabsmøde, jf. dagsorden for 1. stabsmøde. Bruttoliste over mulige samarbejdspartnere fremgår af indsatsplanerne. 3.3. Forholdsregler vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Svendborg Kommunes direktørområder, afdelinger m.fl. kan iværksætte handlinger og disponere over egne ressourcer indtil krisestaben beslutter andet. Stabschefen har bemyndigelse til at centralisere og effektivisere beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Er der tale om aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner eller Indkaldelse af Direktører og nøglepersoner har chefen eller direktøren kompetence til at handle som nævnt ovenfor.

Side : 29 / 40 3.4. Overblik over Svendborg Kommunes ressourcer Krisestaben skal løbende have et overblik over Svendborg Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Opgaven varetages i krisestaben af Direktionssekretariatet med udgangspunkt i indrapporteringer fra Svendborg Kommunes direktørområder, afdelinger m.fl. (se bilag 6), og opdeles i følgende kategorier: Aktuelle ressourcer (mandskab/materiel) til umiddelbar indsættelse Disponerede ressourcer (mandskab/materiel) Ikke-aktiverede ressourcer (reserve) (mandskab/materiel) Ressourcer, der i situationen betragtes som kritiske skal være markeret tydeligt på den samlede oversigt. Instruks for opstilling af overblik over ressourcer fremgår af indsatsplanerne 3.5. Modtagelse af anmodninger om bistand Anmodninger om Svendborg Kommunes bistand kan komme enten fra Svendborg Kommunes direktørområder, afdelinger eller fra eksterne aktører. Alle anmodninger skal hurtigst muligt efter modtagelse afleveres direkte til stabschefen, som tager stilling den videre behandling, herunder om der er behov for øjeblikkelige tiltag. Anmodning om bistand fra Redningsberedskabet (Brand- og redningsindsats) behandles af Beredskabschefen og den vagthavende indsatsleder. 3.6. Ændringer i situationen Informationer om krisen, herunder det samlede situationsbillede kan pege på, at den erkendte situation eller den forventede udvikling har ændret sig. Det kan skyldes, at der er indtruffet nye hændelser, at samarbejdspartnere har iværksat nye tiltag m.v. Informationer, som indikerer behov for øjeblikkelige tiltag fra Svendborg Kommunes side afleveres direkte til stabschefen, jf. pkt. 2.3.2. 3.7. Opstilling af forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Ved anmodninger om bistand eller ved ændringer i situationen skal krisestaben opstille og drøfte nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Stabschefen beslutter hvilke direktørområder, der skal bidrage til at udarbejde nye forslag vedrørende handlinger og ressourceanvendelse. Instruks for opstilling af forslag til handlinger og ressourceanvendelse fremgår af indsatsplanerne.

Side : 30 / 40 3.8. Beslutninger vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Svendborg Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Visse tiltag kan dog først iværksættes efter at Svendborg Kommunes har indhentet politisk godkendelse. Med udgangspunkt i en drøftelse af de opstillede forslag beslutter krisestaben hvilke tiltag, der skal sættes i værk. Krisestaben skal umiddelbart kunne kommunikere med Borgmesteren, der er formand for Beredskabskommissionen. Forslagene drøftes som udgangspunkt på stabsmøderne. Hvis der er akut behov for at iværksætte tiltag, orienterer stabschefen krisestaben på næste ordinære stabsmøde. Alle beslutninger indføres i Svendborg Kommunes log, og krisestaben udarbejder i nødvendigt omfang skriftlige ordrer til Svendborg Kommunes basisorganisation og direktørområderne. Stabschefen har ansvar for, at det politiske system informeres om kommunens handlinger og ressourceudnyttelse. 3.9. Opfølgning på iværksatte tiltag Krisestaben skal løbende følge op på gennemførelsen af de iværksatte tiltag. Status for de enkelte tiltag skal fremgå af Svendborg Kommunes log ( afventer, iværksat, gennemført, annulleret ). Instruks for logføring og journalisering fremgår af indsatsplanerne.

Side : 31 / 40 4. Krisekommunikation 4.1. Målet med krisekommunikation Målet med krisekommunikationen er, at få direkte berørte/truede befolkningsgrupper til at tage ansvar for deres egen sikkerhed på en hensigtsmæssig måde, samt at imødekomme behovet for dialog med og informationer til pårørende, befolkningen, medier, Svendborg Kommunes ansatte m.fl. For at nå disse mål skal kommunikationsarbejdet være en integreret del af krisestyringen. 4.1.1. Krav til krisekommunikationen Ansvarlig for krisekommunikationen er kommunikationschefen. Kommunikationsarbejdet skal tage afsæt i modtagernes situation og baseres på løbende analyser af mediebilledet, målgrupper og det aktuelle situationsbillede. Kommunikationen skal ske gennem både dialog, massekommunikation og elektroniske selvbetjeningsløsninger og under visse omstændigheder ved fremmøde af enten kommunikationschefen eller andre kompetente ledere som medarbejdere. Varsler og andre handlingsanvisende budskaber til direkte berørte/truede befolkningsgrupper skal være troværdige og målrettede. Derfor skal Svendborg Kommune kommunikere: åbent og ud fra en reel vurdering af risici og usikkerhedsmomenter, rettidigt, let forståeligt og via flere kommunikationskanaler. Kommunikationsarbejdet skal tilrettelægges så: befolkningen og medierne har nem adgang til at komme i dialog med Svendborg Kommune. pårørende, befolkningen, medier, Svendborg Kommunes ansatte m.fl. tidligt og løbende bliver orienteret om situationen samt Svendborg Kommunes handlinger, vurderinger og anbefalinger fejl i mediers dækning af hændelsen bliver korrigeret

Side : 32 / 40 4.2. Kommunikationsafdelingen s Krisekommunikationsteam (KKT) Kommunikationschefen er ansvarlig for, at Kommunikationsafdelingen opstiller et krisekommunikationsteam og gennemfører Svendborg Kommunes krisekommunikation, som er en forstærket udgave af Svendborg Kommunes daglige kommunikationsudbud fra afdelingen via bl.a. Intranet Svendborg Kommune. Det er kommunikationschefens opgave at rådgive krisestaben og varetage Svendborg Kommunes kommunikationsopgaver under krisen, ulykken eller den særlige hændelse. Kommunikationsafdelingen skal hurtigst muligt og inden for senest 1 time være i stand til at vejlede borgerne, medierne og visse myndigheder på kommunens hjemmeside eller www.ulykkeisvendborg.dk Opgavebeskrivelse for KKT fremgår af indsatsplanene Organisering af KKT fremgår af indsatsplanerne 4.2.1. Aktivering af Krisekommunikationsteamet KKT Kommunikationsafdelingens krisekommunikationsteam indkaldes som fast medlem ved aktivering af Svendborg kommunes krisestab, jf. pkt. 1.3.2. Kommunikationschefen eller dennes stedfortræder eller efter aftale med Direktionssekretariatet indkalder snarest herefter KKT. Kommunikationschefen skal have udpeget et antal medarbejdere, der enten er fast tilknyttet til kommunikationsafdelingen eller eksternt tilknyttet, så arbejdet kan iværksættes og forløbe hurtigt og effektivt. KKT skal så vidt muligt mødes inden 1. møde i Svendborg kommunes krisestab. På mødet orienteres om situationen, og den planlagte ansvars- og opgavefordeling for KKT justeres i forhold til den aktuelle hændelse og bemanding i KKT. Kontaktinfo for ressourcepersoner i KKT fremgår af indsatsplanerne Plan for klargøring af lokaler og it-faciliteter til KKT fremgår af indsatsplanerne Dagsorden for 1. møde i KKT fremgår af indsatsplanerne 4.3 Indledende kommunikationsopgaver En lang række initiativer kan med fordel sættes i gang hurtigst muligt og i tæt samarbejde med stabsledelsen. De bør derfor ikke afvente 1. stabsmøde.

Side : 33 / 40 4.3.1. Iværksættelse af medieovervågning og medieanalyse KKT iværksætter systematisk overvågning af eksterne medier og andre aktørers hjemmesider umiddelbart efter aktiveringen af KKT. Overvågning og analyse af mediebillede skal bidrage til Svendborg kommunes samlede situationsbillede, der skal danne grundlag for kommunens presse- og kommunikationsstrategier samt sikre, at fejlagtige oplysninger kan blive korrigeret. Overvågningen skal analyseres og dokumenteres forud for 1. stabsmøde/1. møde i KKT og herefter før alle stabsmøder. Analysen overdrages til kommunikationschefen. Instruks for medieovervågning fremgår af indsatsplanerne Skabelon til beskrivelse af det aktuelle mediebillede fremgår af indsatsplanerne Oversigt over IP-adresser, brugernavne og koder til Ritzau og TV2 News foreligger i kommunikationsafdelingen 4.3.2. Foreløbig pressestrategi I forbindelse med kriser vil medierne hurtigt henvende sig for at få udtalelser fra Svendborg Kommune. KKT skal derfor hurtigt få fastlagt og godkendt en første pressestrategi, som distribueres til alle dele af organisationen. Som hovedregel vil frigivne informationer hurtigst muligt blive sat på hjemmesiden www.ulykkeisvendborg.dk Strategien bør som minimum omfatte følgende: Hvem udtaler sig på Svendborg kommunes vegne (talsmandshierarki) Foreløbige budskaber (kan være af afventende karakter) Eventuelle ændringer af faste procedurer for håndtering af henvendelser fra pressen Skabelon til pressestrategi foreligger i kommunikationsafdelingen

Side : 34 / 40 4.3.3 Forberedelse af det videre kommunikationsarbejde For at sikre fremdriften i det videre kommunikationsarbejde kan KKT umiddelbart: Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige hos samarbejdspartnere Opdatere kontaktinfo for kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation Tilpasse/klargøre distributionslister til pressemeddelelser (e-post) Tilpasse/klargøre distributionslister til kommunikationsbriefinger (e-post) Varsle it-ansvarlige om behovet for opdateringer af hjemmesiden Udarbejde/ajourføre scenariebaserede faktaark og baggrundsmateriale Hvis der er tale om en hændelse, hvor ekstraordinært mange borgere og medier vil henvende sig direkte til kommunen, kan KKT desuden: Forberede aktivering af telefonslusen, der leder medier og borgere videre fra Svendborg Kommunes hovedtelefonnummer til hhv. KKT s pressehåndteringsteam og borgerservice (call center). Forberede aktivering af standardsvar på e-posthenvendelser Forberede hjemmesiden Svendborg Kommune www.svendborg.dk og www.ulykkeisvendborg.dk Instruks for aktivering af telefonsluse og standardsvar på e-posthenvendelser fremgår i indsatsplanerne Skabelon til standardsvar på e-post til Svendborg Kommune under kriser fremgår i indsatsplanerne 4.3.4. Første orientering til medierne Straks efter at den foreløbige pressestrategi er fastlagt og godkendt af stabsledelsen kan der udsendes en kort orientering til udvalgte eksterne medier. Formuleringen sker via kommunikationschefen, der i den givne situation også vælger det bedste medie for informationen. Orienteringen kan bl.a. sendes som en e-post til redaktionerne og bør som minimum indeholde: En kort orientering om hændelsen og Svendborg Kommunes involvering i håndteringen Oplysninger om Svendborg Kommunes talsmand, og hvordan pressen bør kontakte kommunen Tidspunkt for hvornår Svendborg Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information Scenariebaserede skabeloner til 1. presseorientering fremgår af indsatsplanerne

Side : 35 / 40 4.3.5. Første nyhed på hjemmesiden, www.ulykkeisvendborg.dk, kriseinfo.dk og Intranet Svendborg Kommune For at synliggøre over for offentligheden og medarbejdere, at Svendborg Kommune er i færd med at håndtere konsekvenserne af de(n) indtrufne hændelse, skal der offentliggøres en kort nyhed på Svendborg Kommunes hjemmeside, www.ulykkeisvendborg.dk og intranet. Nyheden skal som minimum indeholde følgende informationer: En kort orientering om hændelsen og Svendborg Kommunes involvering i håndteringen En foreløbig vurdering af konsekvenserne Faktaoplysninger om Svendborg Kommunes beredskab og tiltag i direktørområderne Nyheden udarbejdes på dansk og engelsk og godkendes af stabschefen inden offentliggørelse. Scenariebaserede skabeloner til 1. nyhed fremgår af indsatsplanerne Scenariebaserede faktaark og andet baggrundsmateriale fremgår af indsatsplanerne 4.3.6. Første kontakt til relevante samarbejdsparter For at sikre koordination af kommunikations- og pressearbejdet skal KKT tage kontakt til de presseansvarlige hos relevante samarbejdsparter for at aftale: Hvem der er lead på forventede presse-issues. Særlige strategiske eller sikkerhedsmæssige hensyn. Procedure for gensidige orienteringer, fx tidspunkter for næste telefonmøde. Instruks for indkaldelse og afholdelse af telefonmøde fremgår af indsatsplanerne

Side : 36 / 40 4.3.7. Forberedelse/deltagelse i 1. stabsmøde Kommunikationschefen repræsenterer normalt KKT under stabsmøderne. Andre af KKT s ressourcepersoner kan efter behov deltage som observatører, så at de ikke efterfølgende skal opdateres om situationsbilledet, beslutninger m.v. Inden stabsmødet skal KKT sende en kortfattet analyse af mediebilledet til krisestaben, jf. pkt. 2.3.3. KKT forbereder følgende oplæg til 1. stabsmøde: Hidtidige strategier og initiativer. KKT s behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen. Samarbejde med Svendborg Kommunes decentrale enheder, eksterne aktører, NOST/DCOK Beslutning af kommende kommunikationsinitiativer og -strategier. Skabelon til stabsbriefing fremgår af indsatsplanerne 4.4. Det videre kommunikationsarbejde 4.4.1. Indkaldelse af ekstra personel til udvidet bemanding og afløsning Kommunikationschefen redegør overfor krisestaben om behov for ekstra personel m.v. for løsning af opgaverne. Hvis krisestaben har godkendt, at KKT styrker bemandingen med ressourcepersoner fra den øvrige del af organisationen, skal KKT vurdere behovet for yderligere personale, både umiddelbart og senere som led i en afløsning. Det nærmere samarbejde om resssourcepersoner fra evt. direktørområder og evt. eksterne sker i koordination med Sekretatiatschefen og HR-afdelingen. I vurderingen skal der blandt andet tages hensyn til: Forventede antal henvendelser fra eksterne medier og borgere. Behovet for forbindelsesofficer til DCOK og lokale stabe samt støtte til decentrale enheder. Krisens forventede varighed. 4.4.2. Kommunikationsstrategi og -plan Som grundlag for det videre kommunikationsarbejde udarbejder KKT en strategi og plan for den videre indsats. Strategien og planen ajourføres efter behov og distribueres til krisestaben, Svendborg Kommunes foresatte enhed og relevante dele af Svendborg Kommunes egen organisation, jf. punktet Kommunikationsbriefinger nedenfor. Skabelon for kommunikationsstrategi og -plan fremgår af indsatsplanerne.

Side : 37 / 40 4.4.3. Aktivering af telefonsluse og e-post-standardsvar Hvis krisestaben beslutter at aktivere den særlige telefonsluse og de forberedte standardsvar på e- posthenvendelser til hhv. Svendborg Kommunes hovedtelefonnummer og hovedpostkasse påhviler det KKT at: Igangsætte klargøring af lokaler og tekniske faciliteter, jf. planen herfor. Briefe og instruere operatører. Instruks for aktivering af [myndighedens] telefonsluse og standardsvar på e-posthenvendelser. Skabelon til standardsvar på e-post til [myndigheden] under kriser. 4.4.4. Produktion af tekster og grafik KKT skal hurtigst muligt tilpasse forberedte (scenariebaserede) tekster til den aktuelle hændelse. Herudover skal KKT producere de redaktionelle produkter, der er omtalt i kommunikationsstrategi- og planen. Det omfatter blandt andet tekster, billeder og grafik til: Intranet og hjemmeside (nyheder og eventuelt temaside). Faktaark, Q&A s og andet baggrundsmateriale. Tekster og grafik til www.ulykkeisvendborg.dk Infobreve til pårørende. 4.4.5 Koordination med interne og eksterne talsmænd / kommunikationsansvarlige For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal KKT løbende holde kontakt med presseansvarlige og talsmænd i og uden for egen organisation; enten forud eller lige efter stabsmøder og pressemøder eller i forbindelse med aktuelle pressehenvendelser. Koordinationen kan med fordel gennemføres som telefonmøder med flere deltagere. Instruks for indkaldelse og afholdelse af telefonmøde fremgår af indsatsplanerne. Oversigt over kommunikations-/presseansvarlige hos eksterne samarbejdspartnere fremgår af indsatsplanerne Oversigt over kommunikations-/presseansvarlige i egen organisation fremgår af indsatsplanerne