Klubhåndbog Lions Søllerød Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 1/24
Indholdsfortegnelse 1 Formål og Lions Organisation.... 5 1.1 Klubhåndbogens formål.... 5 1.2 Sådan er Lions opbygget... 5 1.3 Informationskilder... 6 1.4 Lions Danmarks ekspedition/administration.... 7 2 Bestyrelsen.... 8 2.1 Fællesregler.... 8 2.1.1 Generelt.... 8 2.1.2 Valg.... 8 2.1.3 Forberedelse af næste klubår.... 8 2.1.4 Opgaver.... 8 2.1.5 Møder.... 8 2.1.6 Post henvendelser.... 8 2.2 Præsidentens opgaver og kompetence.... 9 2.2.1 Generelt.... 9 2.2.2 Forberedelse.... 9 2.2.3 Bestyrelsesmøder.... 9 2.2.4 Klubmøder.... 9 2.2.5 Eksterne møder.... 9 2.2.6 Generalforsamlinger.... 9 2.3 Vicepræsidentens opgaver.... 10 2.4 Pastpræsidentens opgaver... 10 2.5 Sekretærens opgaver.... 10 2.6 Kassererens opgaver.... 10 2.6.1 Generelt.... 10 2.6.2 Økonomi.... 11 2.6.3 Kontingent.... 11 2.6.4 Klubmøder.... 11 2.6.5 Afgifter.... 11 2.6.6 Interne lotterier.... 12 2.6.7 Årsregnskab og budget.... 12 3 Retningslinjer for andre... 13 3.1 Klubmesterens opgaver.... 13 3.2 Tailtwisterens opgaver.... 13 Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 2/24
3.3 Revisorer.... 13 4 Udvalgene og retningslinjer for udvalgene.... 14 4.1 Fælles regler.... 14 4.1.1 Udpegning.... 14 4.1.2 Forberedelse.... 14 4.1.3 Udvalgsmøder.... 14 4.1.4 Økonomi.... 14 4.1.5 Post/henvendelser.... 14 4.1.6 Andet.... 14 4.1.7 Nedsættelse af udvalg.... 15 4.2 Aktivitets udvalg (Indtægtsgivende)... 15 4.2.1 Kræmmermarked... 15 4.2.2 Julemarked... 16 4.2.3 Indsamlede midler/fondstilskud o.l... 16 4.2.4 Frimærkesalg.... 16 4.2.5 Kioskudvalget... 16 4.3 Møde- og festudvalg.... 16 4.4 Lokaludvalg.... 17 4.4.1 Formanden... 17 4.5 Lions Park udvalg.... 18 4.5.1 Formanden... 18 4.6 IR-udvalg.... 18 4.6.1 Formanden... 19 4.7 PR-udvalg.... 19 4.7.1 Medlemsudvalg.... 19 4.7.2 Havarthigårdens Repræsentantskab.... 20 4.8 Ad hoc udvalg.... 20 4.9 Lions Park Søllerøds Fondsbestyrelsen.... 20 4.10 Lions Club Søllerøds Ældrefond.... 20 5 Diverse regler.... 22 5.1 Tildeling af nåle, emblemer og hæderstegn.... 22 5.2 Deltagelse i eksterne møder og refusionsregler.... 22 5.2.1 Generelt.... 22 5.2.2 Årsmøde.... 22 5.2.3 Distriktsmøde.... 22 5.2.4 Midtvejsmøde.... 22 Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 3/24
5.2.5 Zonemøde.... 22 5.2.6 Orienteringsmøder i distriktet... 22 5.2.7 Chartringer og jubilæer.... 22 5.2.8 Møde for nye Lions medlemmer.... 22 5.2.9 Refusion af udgifter for deltagelse i eksterne møder.... 22 5.3 Til- og framelding til klubmøder.... 23 6 Klubbens hilsen til et medlem.... 24 Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 4/24
1 Formål og Lions Organisation. 1.1 Klubhåndbogens formål. Klubhåndbogen har til formål at beskrive vor klubs organisation, administration, tilbagevendende aktiviteter, samarbejdet med andre klubber og vor deltagelse i organisatoriske arbejde og at give en historisk oversigt over klubbens virke - dette til hjælp i det daglige klubarbejde for medlemmer, udvalg og bestyrelse, når ting skal huskes og gøres. Da klubbens hele virke jo i meget høj grad følger Multipeldistriktets retningslinjer - allerede udførligt beskrevet i Lionshåndbogen (Den Grønne Håndbog) - er sigtet med denne klubmanual især at sammenfatte vor specielle adfærd, rutiner og aktiviteter samt detaljer, som ikke direkte fremgår af Lionshåndbogen. Klubben har sine egne VEDTÆGTER og en KLUBHÅNDBOG (den du nu læser i). Særskilt udsendes referater af bestyrelsesmøder og klubmøder, meddelelser og lignende fra klubbens udvalg, bestyrelse og præsident. De gældende versioner af Vedtægter og Klubhåndbog kan ses på hjemmesiden: www.soelleroed.lions.dk 1.2 Sådan er Lions opbygget Du er medlem af Lions Søllerød stiftet i 1957. Klubben er medlem af The International Association of Lions Clubs kaldet Lions Clubs International forkortet LCI, der er grundlagt i 1917 i Chicago, USA, af Melvin Jones. www.lionsclubs.org og www.lionnet.com LCI er en verdensomspændende sammenslutning (207 lande med 46.510 klubber og 1,4 mio. medlemmer) og er geografisk opdelt i multipeldistrikter, der hver er opdelt i distrikter, regioner og zoner. Danmark, Færøerne og Grønland udgør multipeldistrikt 106 (304 klubber med 6.344 medlemmer), som er opdelt i distrikterne A, B og C. Lions Søllerød er i distrikt 106A. www.lions.dk Multipeldistrikt 106A er Sjælland, Møn, Lolland, Falster, Bornholm, Færøerne og Grønland. De 12 zoner i 106 A omfatter følgende kommuner: Solskinszone Roskilde Nordsjælland Hellerup Hovedstaden Hedeboegnen Niels Juel Midt og Vestsjælland Odsherred, Kalundborg, Sorø, Holbæk Roskilde, Lejre Halsnæs, Frederikssund, Egedal, Gribskov, Hillerød, Allerød, Helsingør, Fredensborg Furesø, Ballerup, Herlev, Gladsaxe, Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Rudersdal, Hørsholm København, Frederiksberg, Hvidovre, Rødovre, Brøndby, Glostrup, Albertslund, Vallensbæk, Tårnby, Dragør, Bornholm Ishøj, Høje-Taastrup, Greve Køge, Solrød, Stevns Slagelse, Sorø, Ringsted Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 5/24
Sydsjælland Storstrømmen Færøerne Grønland Næstved, Faxe Vordingborg, Guldborgsund, Lolland Alle kommuner Alle kommuner I alt 100 klubber og 1.684 medlemmer. Lions Club International s øverste myndighed er den årlige generalforsamling kaldet Convention. Alle klubber kan sende repræsentanter til Convention, som også er en social begivenhed, hvor 20.000 til 40.000 Lions medlemmer fra hele verden mødes. I Multipeldistrikterne og i Distrikterne holdes ligeledes årlige generalforsamlinger, til hvilke områdernes klubber kan sende repræsentanter. I Danmark kaldes de henholdsvis Årsmødet og Distriktsmødet. Se detaljer i den grønne håndbog på: www.lionsoffice.dk Lions Søllerød holder sin årlige Generalforsamling i april. Lionsåret (klubåret) løber fra Generalforsamling til Generalforsamling. Du betaler kontingent til klubben. Heraf afholdes alle omkostninger til organisation og administration. Klubben betaler heraf også afgifter for medlemskab af Distrikt, Multipeldistrikt og Lions Clubs International. Til gengæld går hver en krone, klubberne indsamler, ubeskåret til sociale og humanitære formål.. Der er således adskilte konti for medlemsudgifter og for indsamlede midler. Ofte går flere klubber sammen om større lokale, nationale, nordiske eller internationale opgaver. De nordiske lande arbejder sammen om fælles projekter i Nordisk Samråds Projekter. Europæiske Lions medlemmer mødes årligt på et Europa Forum for at udveksle ideer og erfaringer og drøfte grundlaget for fælles aktiviteter og andre spørgsmål af fælles interesse. 1.3 Informationskilder. Multipeldistrikt Danmark udgiver LIONSHÅNDBOGEN ( Den grønne håndbog ), Den findes elektronisk og ajourført på www.lionsoffice.dk. Multipeldistriktets MATRIKEL indeholder de aktuelle navne og adresser for alle medlemmer. En ajourført version findes på www.lionsoffice.dk, som du har adgang til. Du vil blive bedt om brugernavn og kodeord. Brugernavnet er dit danske medlemsnummer. Dit kodeord har du fået personlig meddelelse om. Det er vigtigt, at du selv straks opdaterer dine medlemsdata eller beder klubbens sekretær gøre det. Seks gange i løbet af et klubår modtager du den danske udgave af THE LION (Det internationale Lions Magazine). Se også www.thelion.dk. Lions Søllerød har sin egen hjemmeside: www.soelleroed.lions.dk. Klubbens historie er gengivet i artiklen 50 år med løver i Søllerød på vores hjemmeside. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 6/24
1.4 Lions Danmarks ekspedition/administration. Københavnsvej 9, 3400 Hillerød. Telefon 48 25 56 34, telefontid mandag-fredag kl. 10-14. E-mail: lionskontor@lions.dk. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 7/24
2 Bestyrelsen. 2.1 Fællesregler. 2.1.1 Generelt. Bestyrelsen er under forsæde af præsidenten klubbens daglige ledelse. Information om de enkelte bestyrelsesmedlemmers opgaver er beskrevet på de efterfølgende sider. Præsidenten kan forpligte klubben økonomisk i forening med Kassereren, dog kræves der til køb, salg og pantsætning af fast ejendom underskrift af den samlede bestyrelse. 2.1.2 Valg. Bestyrelsen for det kommende klubår vælges på den ordinære generalforsamling. Præsident, Vicepræsident og Pastpræsident varetager normalt posten i 1 år. Bestyrelsen består af Præsidenten, Vicepræsidenten (normalt næste års præsident), Pastpræsidenten (sidste års præsident), Kassereren, Sekretæren og formændene for Lokaludvalget, IR udvalget og Lions Park udvalget. 2.1.3 Forberedelse af næste klubår. Den aftrædende bestyrelse udarbejder til generalforsamlingen i april forslag til budget for klubkassen og aktivitetskassen samt forslag til kontingent for det kommende klubår. Vicepræsident og præsident udarbejder en bemandingsplan for det kommende år (udvalgssammensætning og bemanding) til fremlæggelse og godkendelse på den ordinære generalforsamling. 2.1.4 Opgaver. Bestyrelsen er hovedansvarlig for klubbens daglige drift med alt, hvad dette indebærer af korrespondance, økonomi, mødeplanlægning, klubmøder, kontakten til zonen, distriktet og lionsorganisationens øvrige organer. Det praktiske arbejde og de løbende beslutninger træffes i det ansvarlige udvalg, som har særskilt budget. Arbejdet i udvalgene koordineres på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen kan i løbet af året foretage omposteringer indenfor budgettets rammer. 2.1.5 Møder. Bestyrelsesmøder afholdes efter behov, normalt et møde om måneden. Sekretæren tager referat af bestyrelsesmøder og rundsender godkendt referat til medlemmerne. 2.1.6 Post henvendelser. Post henvendelser til klubben opdeles i: Post til Præsident: Post til andre: Denne sendes/videregives snarest til Præsidenten, der viderefordeler sager, der skal behandles i udvalgene til de respektive udvalgsformænd. Post i forbindelse med varetagelse af en given aktivitet fx Fadderskaber, Loppemarked m.v. skal ikke videresendes til præsidenten, men behandles af det ansvarlige udvalg eller klubmedlem. Post i forbindelse med tilsagn om donationer fra et af udvalgene videresendes i kopi til præsidenten. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 8/24
2.2 Præsidentens opgaver og kompetence. 2.2.1 Generelt. Præsidenten (P) leder klubbens virksomhed og er ansvarlig for, at love og vedtægter for klubben og for Lions Club International overholdes. Præsidenten sikrer god arbejdsgang i klubben og fordeler opgaverne til bestyrelsens medlemmer og udvalgene. Præsidenten er formand for Medlemsudvalget. Præsidenten er født medlem af Lions Club Søllerød s Ældrefond og Lions Park udvalget. Præsidenten kan deltage i alle udvalgsmøder, underudvalgsmøder, arbejdsgruppemøder etc. Præsidenten kan i samråd med kassereren disponere et beløb op til 5.000 kr. Efterfølgende skal bestyrelsen orienteres. Ved større beløb skal bestyrelsens samtykke indhentes. Klubben orienteres om de anvendte beløb i referat af bestyrelsesmødet. 2.2.2 Forberedelse. Det er den nyvalgte præsidents opgave sammen med den nye bestyrelse at: koordinere tilrettelæggelsen det nye klubår koordinere sammensætningen af klubbens udvalg nedsætte andre ad-hoc udvalg tage initiativ til evt. supplerende retningslinjer for udvalgene. 2.2.3 Bestyrelsesmøder. Præsidenten foranlediger efter behov indkaldt til bestyrelsesmøder med angivelse af dagsorden (normalt en gang om måneden). Præsidenten er selv mødeleder. Præsidenten kan i særlige tilfælde indbyde andre klubmedlemmer til at deltage i bestyrelsens møder. 2.2.4 Klubmøder. Ved klubmøder er det Præsidentens opgave og ansvar at: lede møderne gennemgå Præsidentens post forestå medlemsoptagelse uddele evt. awards til medlemmer byde gæster velkommen. 2.2.5 Eksterne møder. Præsidenten deltager i zone-, midtvejs-, og distriktsmøder samt årsmøde, charterfester og klubjubilæer i zonen. Ved forfald har Præsidenten ansvaret for, at klubben er repræsenteret på passende måde. Præsidenten sikrer sig, at klubben er repræsenteret på distriktets orienteringsmøder. 2.2.6 Generalforsamlinger. Præsidenten indkalder til alle ordinære og ekstraordinære Generalforsamlinger. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 9/24
2.3 Vicepræsidentens opgaver. Vicepræsidenten er født formand for Møde- og festudvalg. Vicepræsidenten overtager normalt posten som Præsident det følgende år og er derfor hovedansvarlig for at udarbejde forslag til efterfølgende års bestyrelsessammensætning og bemandingsplan. Vicepræsidenten bør i videst muligt omfang deltage i zone-, distrikts- og årsmøder. 2.4 Pastpræsidentens opgaver. Pastpræsidenten er stedfortræder for Præsidenten i dennes forfald. Pastpræsidenten er formand for Udvalget for indtægtsgivende aktiviteter. Pastpræsidenten har som opgave at modtage og tage sig af klubbens medlemmer og gæster. 2.5 Sekretærens opgaver. Sekretæren varetager korrespondancen mellem klubben og det distrikt (del- og multipel), som klubben tilhører, samt til den internationale sammenslutning. Sekretæren skal bl.a.: indsende månedsrapporter til kontoret i Hillerød fremsende de rapporter, der ønskes af distriktsguvernørens kabinet, fx referater fra aktuelle klubmøder og aktiviteter opbevare og vedligeholde klubbens arkiv med dagsordener, referater af klub- og bestyrelsesmøder, oversigter over mødedeltagelse, udvalgenes sammensætning, valg, medlemsoplysninger, medlemmers adresser og telefonnumre og klubregnskab oplyse nye medlemmer om kontingent og andre økonomiske forpligtelser overfor klubben tage referat af bestyrelsesmøder, klubmøder og generalforsamlinger. Referaterne rundsendes til medlemmerne indkalde til klubmøder føre statistik og rekvirere awards og rekvirere effekter fra Supply-kataloget efter anmodning fra medlemmer formulere de på et klubmøde vedtagne rettelser/ændringer (ajourføring) til Klubhåndbogen. Rettelser indlægges på hjemmeside af den IT-ansvarlige vedligeholde vedtægter og klubhåndbog Sekretæren er KLOA (Klub Lions Office Administrator) og POSTM (Klub Lions Office Postmester) i Lions Office. 2.6 Kassererens opgaver. 2.6.1 Generelt. Kassereren (K) forestår forvaltningen af klubbens økonomi. Kassereren administrerer alle ud- og indbetalinger og fører det i den forbindelse nødvendige bogholderi Kassereren søger på klubbens vegne (om fornødent) SKAT om momsfritagelse for momspligtige aktiviteter. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 10/24
Kassereren opbevarer alle kvitteringer, udgiftsbilag og øvrige dokumenter vedrørende regnskabet, samt opstiller og fremsender månedlige regnskaber og halvårligt økonomisk rapport til det internationale kontor og klubbens bestyrelse. 2.6.2 Økonomi. Klubbens indtægter og udgifter opdeles i Klubkasse, Aktivitetskasse (momsfri), Aktivitetskasse (momspligtig) og Dispositionskasse, samt øvrige konti. Der findes separate bankkonti for de enkelte kasser, da Skat forlanger fuldstændig adskillelse, også vedr. rentebeløb. Regnskabsåret løber fra 1. marts til ultimo februar næste år. a. Klubkassen. Kassen indeholder midler fra kontingenter og bøder. Klubkassen afholder udgifter til afgifter, udgifter i forbindelse med møder og andet i forbindelse med klubbens drift. b. Aktivitetskassen (momsfri). Kassen indeholder midler, indtjent ved indsamling og aktiviteter. Midlerne anvendes til donationer i overensstemmelse med klubbens målsætning og beslutninger. c. Aktivitetskassen (momspligtig). Kassen indeholder midler, indtjent ved salg i butikken i Lions Park Søllerød. Kioskens overskud overføres til aktivitetskassen. d. Dispositionskassen. Kassen indeholder midler overført fra aktivitetskassen. Midlerne er disponeret f. eks. med gavebrev, men endnu ikke hævet (anvendt). Ud over disse midler ligger et beløb til katastrofehjælp. Bestyrelsen kan i samvirke med udvalget for det berørte område med øjeblikkelig virkning anvende dette beløb. e. Øvrige konti. Der kan yderligere forefinde kasser/konti til forvaltning af midler i forbindelse med konkrete projekter så som Fadderskaber, Mikrolån, Landsbyprojekt etc. 2.6.3 Kontingent. Kontingentet opkræves af kassereren med halvdelen ved klubårets start den 1.juli og halvdelen i december. 2.6.4 Klubmøder. Kassereren tømmer (sammen med TT) Løven på hvert klubmøde og indsætter pengene på klubkassens konto. Kassereren betaler af klubkassen fortæring for gæster. Medlemmernes afregning for fortæring og drikkevarer sker over klubkassen. 2.6.5 Afgifter. Kassereren betaler af klubkassen afgifter til distriktet og Lions Club International. Tilskud til Lions Club Danmarks og Lions Clubs Internationals aktiviteter tages af aktivitetskassen. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 11/24
2.6.6 Interne lotterier. Kassereren forestår salg af interne Lions-lotterier til Convention og Europa Forum. 2.6.7 Årsregnskab og budget. a. Budget. Kassereren udarbejder forslag til budget for klubkassen og aktivitetskassen samt forslag til kontingent for det kommende klubår. b. Foreløbigt regnskab. Kassereren udarbejder regnskaber for klubkasse og aktivitetskasse. Regnskaberne godkendes af revisorerne og fremlægges på generalforsamlingen i april. Regnskabsåret for Lions Søllerød løber fra 1. marts til ultimo februar næste år med undtagelse af butiksregnskabet der følger kalenderåret. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 12/24
3 Retningslinjer for andre 3.1 Klubmesterens opgaver. Klubmesteren vedligeholder og er ansvarlig for al klubbens ejendom og materiel som f. eks. flag, flagborg, bannere, klokke med hammer, tailtwisterløve, mødelokaleinventar, sangbøger og opslagstavle. Klubmesteren har ansvaret for det praktiske arrangement omkring klubmøder, modtager frameldinger og træffer aftale med mødestedet. Klubmesteren søger for, at de ting, der skal bruges ved klubmødet, er til stede og lægger det på plads efter mødet. Klubmesteren sørger for, at alle er anvist passende plads, og uddeler papirer og andet, som bestyrelsen har bedt om at få omdelt ved mødet. Klubmesteren sørger for, at nye medlemmer ikke kommer til at sidde sammen med de samme klubmedlemmer ved hvert møde, men efterhånden kommer til at kende alle medlemmer. Klubmesteren er født medlem af Møde- og festudvalget. 3.2 Tailtwisterens opgaver. Tailtwisteren skal fremme et godt arbejdsklima i klubben gennem muntre påhit uden at der gives køb på mødernes seriøsitet. Tailtwisteren kan idømme medlemmerne bøder for begåede eller påståede småforseelser. Intet medlem kan idømmes mere end én bøde ved hvert møde. Tailtwisteren kan kun idømmes bøder efter enstemmig beslutning af alle tilstedeværende klubmedlemmer. 3.3 Revisorer. Revisorer reviderer såvel regnskabet for klubkassen som for aktivitetskassen (med og uden moms), dispositionskassen og øvrige kasser/konti (som Mikrolån, Fadderskaber, Landsbyprojektet etc.). Revisorerne påser ikke blot, at der foreligger behørige oplysninger om alle indtægter og kvitteringer for alle udgifter, men også at der er fornødent grundlag for de afholdte udgifter, og at midlerne er anvendt til de bestemte formål. Et medlem af bestyrelsen kan ikke vælges til revisor eller revisorsuppleant. En revisor behøver ikke at være medlem af klubben. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 13/24
4 Udvalgene og retningslinjer for udvalgene. 4.1 Fælles regler. Det årlige budget vedtages på Generalforsamlingen, jævnfør vedtægterne. Bestyrelsen kan i løbet af året foretage omposteringer indenfor budgettets rammer. 4.1.1 Udpegning. Ved den årlige sammensætning af udvalg tilstræbes en kontinuitet og fornyelse. Hvert udvalg skal minimum bestå af 3 medlemmer. Det tilstræbes, at samtlige klubmedlemmer inddrages på vekslende poster i udvalgsarbejde, og at det enkelte medlems evner og interesser tilgodeses. 4.1.2 Forberedelse. Udvalgene starter før klubåret (maj/juni) med udarbejdelse af årsplan for udvalgets arbejde indenfor den budgetramme, som udvalget er tildelt ved generalforsamlingens vedtagelse af årsbudgettet. Årsplan indsendes til bestyrelsen inden 1. juli. Aftrædende udvalgsformand foranlediger en fyldestgørende overdragelse til tiltrædende udvalgsformand ved årsskiftet for lionsåret. 4.1.3 Udvalgsmøder. Udvalgsmøder afholdes efter behov, dog mindst hvert halvår. Udvalgsformanden er ansvarlig for, at udvalgssager behandles uden unødig forsinkelse. Ved ansøgning om tilskud udefra behandler udvalgene snarest muligt henvendelsen. Der skal ske orientering af Præsidenten. Såfremt der ikke umiddelbart kan træffes en afgørelse, bør udvalget kvittere (telefonisk eller skriftligt) for modtagelse af henvendelsen. Der tages altid beslutningsreferat fra udvalgsmøderne, og disse sendes til bestyrelsen. Udvalgsformanden orienterer på bestyrelsesmøder i rimeligt omfang løbende om udvalgets arbejde. Den enkelte udvalgsformand kan nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper eller fordele arbejdsopgaver til enkelte medlemmer. 4.1.4 Økonomi. Udvalg, som planlægger udgiftskrævende aktiviteter ud over deres budget, udarbejder budget/overslag herfor og skal anmode bestyrelsen om de nødvendige midler. Ved planlægning af aktiviteter med større økonomisk risiko skal udvalget forinden sikre sig opbakning i klubben. 4.1.5 Post/henvendelser. Henvendelser til klubben tilsendes/videregives omgående til Præsidenten, der hurtigst muligt viderefordeler sagerne til den respektive udvalgsformand. Dog videresender udvalgene ikke henvendelser i forbindelse med den daglige drift i løbende projekter. 4.1.6 Andet. Udvalgene er selv ansvarlige for deres korrespondance. Udgående breve skal i kopi sendes til præsidenten. Dette gælder dog ikke ved korrespondance, som må anses for led i den daglige drift af Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 14/24
et sagsområde. Der anvendes klubpapir og kuverter, som fås hos sekretæren eller kopieres fra hjemmesiden. Portoudgifter godtgøres hos kassereren mod aflevering af kvittering. Udvalgene skal inddrage PR-udvalget, når der skal ske udarbejdelse og offentliggørelse af materiale i nyhedsmedierne. 4.1.7 Nedsættelse af udvalg. Udvalg såvel stående som særlige Ad Hoc udvalg nedsættes af præsidenten efter forhandling i bestyrelsen. De fleste udvalg nedsættes for det kommende klubår og indgår i bemandingsplanen, som godkendes på den ordinære generalforsamling i april. Der er dog intet til hinder for, at præsidenten kan nedsætte udvalg på andre tidspunkter. Som andetsteds nævnt, kan den enkelte udvalgsformand nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper eller overlade arbejdsopgaver til enkelte udvalgsmedlemmer. Hvis klubben vælger ikke at udpege en ansvarlig person til en funktion, der skal indberettes til Lions Danmark, påføres præsidenten som ansvarlig. Medlemmer, der har specielle ønsker om udvalgsposter i det kommende klubår, bør i god tid inden generalforsamlingen drøfte dette med vicepræsidenten/præsidenten. Der bør i videst muligt omfang tages hensyn til sådanne særlige ønsker i det omfang, det kan forenes med hensynet til fornyelse i udvalgene, til kontinuitet, den rimelige fordeling af byrderne mellem medlemmerne, disses ekspertise og andre hensyn. 4.2 Aktivitets udvalg (Indtægtsgivende). Udvalget har det koordinerende ansvar for alle indtægtsgivende aktiviteter, herunder: Kræmmermarked Julemarked Lions Park Butikken Indsamlede midler/fondstilskud o.l. Frimærkesalg Vaccinationshjælp Udvalgets opgave er desuden at få eller finde allehånde egnede idéer til nye aktiviteter for klubben, der fremskaffer penge til aktivitetskassen (indtægtsgivende aktiviteter). Pastpræsident er født formand for Aktivitetsudvalget. Han orienterer bestyrelse, og evt. forslag forelægges dem. Egentlige oplæg skal derefter godkendes på et medlemsmøde. Kræmmermarkedskoordinator, formand for Julemarked og formand for Lions Park Butik er fødte medlemmer af Aktivitetsudvalget. 4.2.1 Kræmmermarked Det årlige kræmmermarked ledes af en kræmmermarkedskoordinator, men forudsætter deltagelse af samtlige medlemmer både under etablering, salg og nedtagning. Fra 1985 til 2011 har klubben holdt loppemarked i Lions Park Søllerød den anden weekend i september. I forbindelse med ombygning og udvidelse af Lions Park blev loppemarkedet i 2012 Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 15/24
erstattet med et kræmmermarked, som nu afholdes i Nærum Ungecenter den sidste søndag i oktober fra kl. 10.00 14.00. Kræmmermarkedskoordinatoren sikrer planlægning og gennemførelse af kræmmermarkedet og er ansvarlig for: Tidsplan Bemanding Projektbeskrivelse med alle opgaver og aktiviteter 4.2.2 Julemarked. Julemarkedet afholdes normalt en lørdag omkring 1. december i Lions Park Søllerød i tiden kl. 10.00-14.00. Formanden for julemarkedet orienterer senest den 10. oktober medlemmerne om tidspunktet for afholdelse af julemarkedet og indkalder samtidig julemarkedsudvalget til et planlægningsmøde, der skal afholdes senest den 5. november. Julemarkedet forudsætter deltagelse af samtlige medlemmer fordelt på afhentning, op- og nedbæring, salg (herunder arbejdsplads salg), oprydning og eftersalg. Markedet holdes i indgangsområdet med butikken. De to efterfølgende lørdage kl.10-13 er der salg fra kælderen. Julemarkedet forudsætter ligeledes deltagelse af samtlige medlemmer. 4.2.3 Indsamlede midler/fondstilskud o.l. Lions Søllerød har i mange år, specielt til klubbens internationale projekter, modtaget betydelige donationer i form af penge og naturalier. Donationerne er kommet fra statslige som private fonde, firmaer, private personer og Lions klubber. De største donationer har været DANIDA, J.L.Fondet, LCIF, UNOMEDICAL (tidl. Mærsk Medical) og SIRIUS A/S. 4.2.4 Frimærkesalg. Frimærker indsamles af medlemmer og gives dem, der forestår frimærkesalget. Frimærkerne søges solgt på Loppemarkedet, i frimærkeklubber og andre steder. 4.2.5 Kioskudvalget Klubben driver en velassorteret butik for beboerne i Lions Park Søllerød, og overskuddet indgår i Lions Club Søllerøds aktivitetskasse. Udvalget er ansvarlig for driften af denne kiosk. Regnskabet for butikken følger kalenderåret. Frivillige fra Lions Søllerød driver butikken. Butikken har åbent mandag, onsdag og fredag fra 9-12. 4.3 Møde- og festudvalg. Udvalget har ansvaret for indholdet i klubmøderne. Udvalget bør bestå af mindst 5 personer, hvoraf Vicepræsidenten er født formand og klubmesteren er født medlem. Udvalget udarbejder i god tid program for hvert halve klubår. Programmet bør afstemmes med Præsidenten, før det forelægges bestyrelsen. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 16/24
Programmet skal indeholde: 1. mødedatoer for klubåret med angivelse af, hvad mødet indeholder/omhandler 2. om ledsager deltager 3. dato for generalforsamling 4. dato for zonemøde, midtvejsmøde, distriktsmøde, årsmøde samt møde for nye lionsmedlemmer 5. andre relevante datoer Møde- og festudvalget sammensætter et alsidigt mødeprogram. Ved planlægningen skal der tages hensyn til, at klubbens normale mødedag er 3. onsdag i måneden. 4.4 Lokaludvalg. Lokaludvalget har ansvaret for klubbens aktiviteter til fordel for indenlandske formål. Der lægges særlig vægt på at støtte i lokalsamfundet. Støtte til Lions Park Søllerød besluttes af et særligt udvalg og falder således udenfor Lokaludvalgets ansvarsområde. Formanden for Lokaludvalget kan nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper eller overlade arbejdsopgaver til enkelte udvalgsmedlemmer. Ansøgninger om støtte kan løbende sendes til formanden for Lokaludvalget. Som eksempler på støtte, der er uddelt, kan nævnes: Sind i Søllerød, spejdergrupper, sejlklubber og fodboldhold, indkøb af røgalarmer til ældre beboere i kommunen, indkøb af fjernsyn til børneafdelingen på hospital, ferieophold og julehjælp for økonomisk dårligt stillede familier, støtte til ferieophold for beboere på Nærumgårds børnehjem, Danske hospitalsklovne på Gentofte hospital, Vedbækgarden, motionsredskaber på Rudersdalruten lokal integration af nye lokale borgere tilflyttet fra udlandet. Lokalt uddeler klubben hvert år en Ældrepris som påskønnelse af en ekstraordinær indsats til fremme af de almene livsvilkår for borgere i den tredje alder i klubbens område. Indstillinger foretages af enkeltpersoner eller institutioner og sendes til formanden for Lokaludvalget inden 1. maj. 4.4.1 Formanden Formanden for Lokaludvalget leder og fordeler arbejdet med klubbens aktiviteter indenlands, dog bortset fra Lions Park Søllerød, og forvalter i denne egenskab den budgetramme, som generalforsamlingen eller bestyrelsen har afsat til dette formål. Formanden er medlem af bestyrelsen og holder bestyrelse og klubbens medlemmer løbende orienteret om udvalgets aktiviteter. Formanden kan delegere opgaver med enkelte projekter eller andre arbejdsopgaver til enkeltpersoner i udvalget eller til underudvalg eller arbejdsgrupper, bestående af medlemmer af Lokaludvalget. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 17/24
Formanden skal respektere de beslutninger, som bestyrelsen træffer vedrørende Lokaludvalgets arbejdsområde. Formanden kan disponere beløb indenfor udvalgets budgetramme. 4.5 Lions Park udvalg. Lions Park udvalget har ansvaret for klubbens relationer til Lions Park Søllerød, der er opført på initiativ af Lions Club Søllerød. Det skal sikres, at arbejdet koordineres med Lions Club Søllerød s Ældrefond, specielt i forbindelse med anvendelse af de i budgettet angivne midler. Lions Park udvalget arrangerer bl.a. en årlig bustur for Lions Park Søllerød s beboere samt en Lucia Fest den 13. december i Lions Park Søllerød. Præsidenten er født medlem af Lions Park udvalget. 4.5.1 Formanden Formanden for Lions Park udvalget leder og fordeler arbejdet med klubbens aktiviteter i forbindelse med Lions Park Søllerød og forvalter i denne egenskab den budgetramme, som generalforsamlingen eller bestyrelsen har afsat til dette formål. Formanden er medlem af bestyrelsen. Formanden kan delegere opgaver med enkelte projekter eller andre arbejdsopgaver til enkeltpersoner i udvalget eller til underudvalg eller arbejdsgrupper, bestående af medlemmer af Lions Park udvalget. Formanden skal respektere de beslutninger, som bestyrelsen træffer vedrørende Lions Parks udvalgets arbejdsområde. Formanden kan disponere beløb indenfor udvalgets budgetramme. Formanden sikrer, at udvalgets aktiviteter koordineres med Lions Club Søllerøds Ældrefond, Præsidenten er født medlem af Lions Park udvalget. 4.6 IR-udvalg. IR-udvalget (Udvalget for internationale projekter) er ansvarlig for klubbens internationale aktiviteter. Sådanne projekter løber typisk over flere år og foregår oftest i samarbejde med en lokal Lions Club. IR Udvalget nedsætter typisk et underudvalg for hvert af klubbens større internationale aktiviteter, som f. eks kan omfatte: Hjælpeprojekter i Nepal I det østlige Nepal nær Rudrabari har vor klub siden 1991 været med til at omdanne en nøgen bjergskråning til en frodig plantage. Til projektet er bygget en skole, hvori der går 100 elever, og et kvindetrænings-center, hvor unge piger oplæres i syning og vævning, så de kan forsørge sig selv. I Kathmandu har vi ydet støtte til udbygning af en lille klinik i LC Bishal Bazars mødelokale til Lions Free Clinic. Det er et lægecenter med almen lægeklinik og øjenklinik samt en tilknyttet døgnbetjent ambulancetjeneste. Vi yder løbende tilskud til driften af lægecentret og til ambulancekørslen. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 18/24
Løveunger/Fadderskaber i Sri Lanka Vor klub har siden midten af 1980 erne formidlet 250 fadderskaber for "løveunger"- fattige landarbejderbørn fra turistområdernes bagland ved Hikkaduwa i det sydlige Sri Lanka. I samvirke med vor venskabsklub Lions Club Hikkaduwa sikres et barns ernæring, skolegang og helbred for et årligt bidrag på kr. 1.200, eller der ydes en støtte på kr. 2.400 til især medicinstuderende ved lokale universiteter Mikrolån i Nepal, Sri Lanka og andre lande Inspireret af de kommercielle Mikrolånbankers succes besluttede Lions Club Søllerød i 2007 at oprette Lions Clubs Microloans Foundation og i samvirke med Lions Club Hikkaduwa i Sri Lanka og Lions Club Bishal Bazar i Nepal at åbne de første to filialer. Siden da har idéen vist sig at virke - lån ydes og bliver tilbagebetalt - og nye filialer er derfor blevet åbnet i Morogoro (Tanzania), i Dharan (Nepal), i Cabaret og St. Marc (Haiti) og senest i Dehawala (Sri Lanka) og i Cebu (Filippinerne). Den samlede udlånskapital er på 387.000 kr. og er tilvejebragt ved donationer fra andre Lions klubber i Danmark og fra vores klub. 4.6.1 Formanden Formanden for IR-udvalg leder og fordeler arbejdet med klubbens aktiviteter i udlandet og forvalter i denne egenskab den budgetramme, som generalforsamlingen eller bestyrelsen har afsat til dette formål. Formanden er medlem af bestyrelsen og holder bestyrelse og klubbens medlemmer løbende orienteret om udvalgets aktiviteter. Formanden kan delegere opgaver med enkelte projekter eller andre arbejdsopgaver til enkeltpersoner i udvalget eller til underudvalg bestående af medlemmer af IR-udvalget. Formanden skal respektere de beslutninger, som bestyrelsen træffer vedrørende IR-udvalgets arbejdsområde. Formanden kan disponere beløb indenfor udvalgets budgetramme. 4.7 PR-udvalg. Kontakt til offentligheden i området er af største vigtighed for vort arbejde. Denne kontakt formidles først og fremmest gennem den lokale presse og evt. lokalradioen. PR-udvalget skal sørge for pressedækning af klubbens arrangementer m.m. og for PR-arbejdet i sin helhed. Det er også udvalgets opgave at sørge for fotografering af arrangementer. Presseudvalget varetager kontakten til The Lion. Hjemmesidens adresse er: www.soelleroed.lions.dk, og klubbens e-mail adresse er soelleroed@lions.dk (klubbens Sekretær). PR-udvalget er ansvarlig for informationerne på hjemmesiden med teknisk bistand fra klubbens IT ansvarlige. Vedtægter og Klubhåndbog vedligeholdes af Sekretæren. 4.7.1 Medlemsudvalg. Præsidenten er formand for medlemsudvalget med den opgave at skaffe nye medlemmer. Medlemskab kan kun opnås ved indbydelse fra klubben. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 19/24
Ethvert medlem kan fremsætte forslag (være sponsor for) til et nyt medlem overfor præsidenten, som derefter underretter medlemsudvalget. 4.7.2 Havarthigårdens Repræsentantskab. Lions Søllerød deltager i Havarthigårdens Repræsentantskab med et medlem. Repræsentantskabet holder ca. 2 møder pr. år. 4.8 Ad hoc udvalg. Præsidenten kan nedsætte udvalg, arbejdsgrupper eller kan anmode et enkelt medlem om at udføre en konkret opgave af begrænset varighed. 4.9 Lions Park Søllerøds Fondsbestyrelsen. Lions Søllerød har 3 medlemmer i Lions Park Søllerøds Fondsbestyrelse. De vælges på Lions Søllerøds generalforsamling efter følgende retningslinjer: 2 person vælges for en 4-årig periode i det år, der er kommunalvalg og gældende for kommunalbestyrelsens normale valgperiode 1 person vælges for en 4-årig periode med 2 års forskydning i forhold til kommunalbestyrelsens normale valgperiode og gældende med 2 års forskydning i forhold til kommunalbestyrelsens normale valgperiode 2 suppleanter vælges hvert år på Lions Søllerøds Generalforsamling Kommunalvalg gennemføres i efteråret og i årene 2009, 2013, 2017 osv. Kommunalbestyrelsen tiltræder 1. januar det følgende år. Fondsbestyrelsen i Lions Park Søllerød konstituerer sig selv. De valgte medlemmer aflægger beretning overfor klubbens bestyrelse, når der er fremkommet væsentlige oplysninger. 4.10 Lions Club Søllerøds Ældrefond. Lions Club Søllerøds Ældrefond er skabt ved sammenlægning af Lions Club Søllerøds Boligfond og Kamma og Edvin Brachers Legat. Den er godkendt af Civilstyrelse d. 10. april 2008 og endeligt stiftet på Lions Club Søllerøds Generalforsamlingen d. 16. april 2008. Fondens formål fremgår af dens egne vedtægter, men er primært støtte til værdifaste ombygningsprojekter og forbedringsprojekter i Lions Park Søllerød samt for institutionens beboere, tidsbegrænsede lån, tilskud til husleje, hel eller delvis fribolig samt plejeudgifter m.v.. Hvis der i et regnskabsår herefter er ledige midler, kan Fonden støtte andre Lions hjælpeprojekter i Rudersdal kommune. De valgte medlemmer aflægger beretning overfor klubbens bestyrelse, når der er fremkommet væsentlige oplysninger. Bestyrelsen består af 5 medlemmer. De 2 medlemmer fra Lions Park Søllerøds Fondsbestyrelse. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 20/24
1 medlem fra Lions Søllerød valgt i lige år. 1 medlem fra Lions Søllerød valgt i ulige år. Lions Søllerøds præsident. Lions Club Søllerøds Ældrefond holder generalforsamling sideløbende med Lions Søllerød og indkaldes samtidig med denne. Fondens regnskab skal revideres af en ved Lions Club Søllerøds generalforsamling udpeget revisor. De 2 medlemmer fra Lions Søllerød vælges sammen med revisoren på Lions Søllerøds generalforsamling. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 21/24
5 Diverse regler. 5.1 Tildeling af nåle, emblemer og hæderstegn. Tjenesteemblemer markerer, hvilket embede i klub, distrikt eller multipeldistrikt det pågældende Lions medlem beklæder i det pågældende klubår. Hæders- og påskønnelsestegn tildeles af præsidenten for en ekstraordinær indsats. Nogle af tegnene kræver opfyldelse af visse faste betingelser. 5.2 Deltagelse i eksterne møder og refusionsregler. 5.2.1 Generelt. Deltagere i nedennævnte giver ved efterfølgende klubmøder et kort referat. 5.2.2 Årsmøde. Klubben bør deltage om muligt med det antal repræsentanter, som reglerne giver stemmeret til. Præsident og vicepræsident bør deltage. 5.2.3 Distriktsmøde. Klubben bør deltage med mindst det antal repræsentanter, som reglerne giver stemmeret til. Præsident og vicepræsident bør deltage. 5.2.4 Midtvejsmøde. Klubrepræsentant(er) bør deltage. 5.2.5 Zonemøde. Klubrepræsent(er) bør deltage. 5.2.6 Orienteringsmøder i distriktet. Udvalgene bør deltage med mindst én repræsentant ved distriktets orienteringsmøder indenfor udvalgenes arbejdsområde. 5.2.7 Chartringer og jubilæer. Klubben bør lade sig repræsentere ved præsidenten i forbindelse med chartringer og jubilæumsreceptioner i klubber i Zonen. 5.2.8 Møde for nye Lions medlemmer. Nye Lions medlemmer bør deltage sammen med deres sponsorer i de af distriktet arrangerede møder for nye Lions. 5.2.9 Refusion af udgifter for deltagelse i eksterne møder. Eksterne møder. 1. Årsmøde: Klubben betaler mødeafgift for alle medlemmer, der ønsker at deltage. 2. Distriktsmøde: Klubben betaler mødeafgift for alle medlemmer, der ønsker at deltage. 3. Midtvejsmøde: Præsidenten udpeger op til 3 medlemmer klubben betaler mødeafgift. 4. Zonemøde: Præsidenten udpeger op til 3 medlemmer. 5. Andre møder: Præsidenten udpeger op til 3 medlemmer klubben betaler mødeafgift. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 22/24
6. Chartringer/jubilæer i zonen: Præsidenten plus evt. andre deltager for egen regning. 7. Møde for nye Lions: Nyt medlem + ledsager klubben betaler mødeafgift/fortæring. Transport. Transport dækkes for offentlig transport eller ved større afstande end 30 km for én bil til Årsmøde, Distriktsmøde og Midtvejsmøde i henhold til Lions gældende regler (laveste biltakst for Staten). Udgifter til færgetransport/broafgift dækkes efter regning. Samtransport skal ske, hvor det er muligt. Transport til andre møder er normalt for egen regning. Præsidenten kan dog bevilge delvis eller fuld dækning for offentlig transport eller efter statens lave biltakst, såfremt deltagelse i særlig grad er i klubbens interesse. Internationale møder. Ved deltagelse i internationale møder kan rejsetilskud efter indstilling af bestyrelsen bevilges på et klubmøde med alm. stemmeflertal. 5.3 Til- og framelding til klubmøder. Framelding skal for medlemmer ske til Klubmester, hvis tilmelding ikke er krævet. En forglemmelse betyder, at man hæfter for udgiften. Husk, at der ved arrangementer med deltagelse af ledsager skal foretages tilmelding for denne til Klubmester. Ved manglende tilmelding kan man ikke forvente at ledsager kan deltage. Opkrævning foregår ved, at Klubmesteren umiddelbart efter mødet sender opkrævning til kassereren, der debiterer pågældendes konto i klubkassen. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 23/24
6 Klubbens hilsen til et medlem. I nedennævnte tilfælde foranlediger bestyrelsen en delegat til at møde op og aflevere en hilsen. 1. Fødselsdage Ved runde fødselsdage: 40, 50, 60, 70, 75, 80, 85 år og opefter for hvert 5. år. 2. Bryllup, sølvbryllup og guldbryllup og andre mærkedage som jubilæer o.l.. 3. Dødsfald. Ved aktivt medlems dødsfald. Ved ægtefælle dødsfald til aktivt medlem. Der står intet i håndbogen eller vedtægterne om den medlemsstøttefond, hvoraf der ydes støtte til medlemmer med svag økonomi. Dette bør efter min mening stå et eller andet sted og også den praksis der er med at hensætte 10% af aktivitetskassens overskud til fonden. Klubhåndbog 20160514 V509.docx Side 24/24