1 Udbud af vaskeriydelse inkl. artikler og uniformer Sagsnr. 12/10708 Svar på spørgsmål modtaget inden informationsmødet og frem til d. 21. september 2012 Nr. Spørgsmål Svar 1 Udbudsbetingelserne side 6, Tidsplan Aug. 2013 Forventet driftsstart, kan det rykkes? Evt. til 1. januar 2014 Ordregiver fastholder tidsplanen med forventet driftsstart til august 2013. 2 Udbudsbetingelserne side 8, Teknisk kapacitet Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden (omsætning pr. tilbudt delaftale), leveringssted og kontaktperson. Mindstekrav: Tilbudsgiver skal have leveret mindst én relevant reference indenfor de seneste 3 år. Hvordan defineres en sammenlignelig reference på denne opgave? En relevant reference vil være en reference på levering af vaskeriydelse inkl. artikler og uniformer til et sygehus af Sydvestjysk Sygehus størrelse (eller større) eller en sammenlignelig reference til en anden kundetype, hvor omfang, artikler/uniformer og leveringsbetingelser kan sidestilles med levering af vaskeriydelse inkl. artikler og uniformer til et sygehus af Sydvestjysk Sygehus størrelse (eller større). 3 Udbudsbetingelserne side 10, Vareprøver Sammen med tilbuddet skal der fremsendes 1. stk. vareprøve for hver tilbudt artikel og uniform i henhold til kontraktbilag 1, mærket med tilbudsgivers varenummer samt udbuddets positionsnummer i kontraktbilag 1. Ønsker ordregiver vareprøver på alle varianter under den enkelte position i kontraktbilag 2 og 3? Der skal leveres et styk vareprøve for hvert positionsnummer i kontraktbilag 2. Det vil sige fra 2.1a, 2.1b, 2.2a...til 2.52j. Der skal ikke leveres vareprøver i forskellige størrelsesvarianter under positionsnumrene i kontraktbilag 2. I kontraktbilag 3 skal der leveres et styk vareprøve på mopper (side 7), et styk vareprøve på mopper til polish (side 9), et styk vareprøve på mikrofiber-mopper (side 11), et styk vareprøve på klude (side 13) og et styk vareprøve på mikrofiber-klude (side 15). I kontraktbilag 3 skal der yderligere leveres et styk vareprøve på bomuldsmåtter, et styk vareprøve på nylonmåtter og et styk vareprøve på børne/logomåtter (side 4) Endelig skal der i kontraktbilag 3 (side 17) leveres vareprøver på minimum et styk dyne og et styk pude. Såfremt at de tilbudte dyner har
2 varierende kvalitet skal der fremsendes vareprøver på alle størrelser 4 5 6 Kunne ordregiver ikke rekvirere vareprøverne efter tilbudsgennemgang for konditionsmæssighed? Flere leverandører vil tilbyde de samme produkter/modeller og I vil drukne i vareprøver, hvis alle skal aflevere alt. Vareprøverne fylder meget. Ønsker ordregiver vareprøverne leveret til Regionshuset i Vejle? Udbudsbetingelserne side 12, Optioner Optionerne indgår i evalueringen af tilbuddet, hvorfor? Udbudsbetingelserne side 13, Tilbudspris/økonomi For artikler og uniformer skal der angives følgende tilbudspriser pr. produkt (jf. Kontraktbilag 2, der indeholder det forventede antal vask per artikel og uniform pr. år). I hvor lang tid? Er der en statistik over forbruget? Er der en årsag til, at betaling for svind skal indregnes i de tilbudte priser? Dette vil fordyre produkterne væsentligt for ordregiver. Kan det overvejes, at der løbende afregnes for svind ved siden af de tilbudte priser efter en graduerings-model, således at der kun afregnes for det faktiske svind? Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Der skal opgives priser på de nævnte artikler og uniformer i kontraktbilag 2 både uden chip og med chip. Ordregiver fastholder kravet om vareprøverne skal leveres senest samtidigt med tilbudet. Nej. Leveringsstedet for vareprøver ændres til vareindleveringen på Sydvestjysk Sygehus på adressen Finsensgade 35, 6700 Esbjerg Ordregiver har medtaget optionerne, da disse også ønskes konkurrenceudsat sammen med den udbudte vaskeriydelse inkl. artikler og uniformer. Leverandøren skal angive tilbudspriser pr. vask, hvor alle udgifter forbundet med vask, leje og vedligehold af artikler og/eller uniformer er indeholdt i de angivne tilbudspriser pr. vask. Leverandøren kan ikke beregne en separat leje for den periode artikler og uniformer anvendes eller opbevares af ordregiver. Der kan således ikke beregnes leje af leverandørens beholdning af artikler og uniformer eller lignende, da leje skal være indeholdt i de angive tilbudspriser pr. vask i Kontraktbilag 2. Det historiske forbrug fremgår af Udbudsbilag 5, mens det forventede totale antal vask fremgår af Kontraktbilag 2. Ordregiver fastholder, at for ikke-chip mærkede produkter skal svind være inkluderet i tilbudspriserne. ønsker at fortsætte den nuværende praksis, hvor primært personalebeklædning og dyre artikler har chip.
3 Vil redegøre for, hvordan de vælger blandt de oplyste priser? Dvs. om det er det samlede tilbud uden chip eller det samlede tilbud med chip, som vælger. Eller har intention om at kombinere priser fra de to prisbilag - dvs. nogle produkter uden chip og nogle produkter med chip. kan i aftaleperioden ønske at ændre kombinationen mellem produkter med og uden chip. Kontrakbilag 2 bliver opdateret i forhold til den forventede fremtidige praksis. 7 Kontraktbilag 3, Option på uniformsautomat(er) Unimaten fra Berendsen, allerede købt og Måske afskrevet den indgår i vægttildeling, det er urimeligt for en ny leverandør at der tages vægtning på denne i den samlede tilbud/ det er en ny investering for en ny leverandør. Kontraktbilag 3, Option på måtter stiller krav om en måttestørrelse på 85 x 85 cm. Vores standardmåtte er 75 x 85 cm. Vil Region Syddanmark acceptere denne størrelse på lige fod med måttestørrelsen på 85 x 85? Dette er ikke korrekt. Sydvestjysk Sygehus betaler leje for uniformsautomaten fra den nuværende leverandør. Den udbudte option på uniformsautomat(er) er ligeledes baseret på lejepriser. Ja. 75 x 85 cm accepteres på lige fod med måttestørrelsen på 85 x 85 cm. 8 stiller et mindstekrav, om at måtternes skal kunne linkes sammen i lange baner. Det er et patenteret produkt hos den nuværende leverandør. Fastholder dette krav, vil det forringe andre tilbudsgiveres konkurrenceevne. Holder fast på dette krav? Nej. Mindstekravet om at måtternes skal kunne linkes sammen i lange baner ændres til et ønske. I forbindelse med optionen på leje af måtter skal der angives følgende tilbudspriser pr. m2 måtte, hvor alle udgifter forbundet med vask, leje og vedligehold af produktet er indeholdt i de angivne tilbudspriser (jf. Kontraktbilag 3, der indeholder det forventede årsforbrug i m2): Hvorfor m2, meget uhensigtsmæssigt, det bør være efter str., meget anerkendt i branchen. M2 er ikke korrekt sammenligneligt. Tilbudspriser pr. m2 måtte fastholdes
4 9 10 Kontraktbilag 3, Option på mopper og klude I de tilbudte priser skal det være indeholdt, at leverandør skal levere til den enkelte afdeling. Desuden skal leverandør fjerne snavsede mopper fra den enkelte afdeling. Udbudsbilag 5 Specifikationer af mængder Kan vi få den i xls. ark.? Dette er en fejl. Rene mopper, mopper til polish og klude skal leveres til linneddepot, hvorfra snavsede mopper, mopper til polish og klude også skal afhentes. Nej Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer 11 Ang. pkt. 2.3 badekåber: har udtrykt ønske om en kvadratmetervægt på ca. 240 g/m2. Vores standard frottébadekåbe til sygehusene er på 360 g/m2. Vil acceptere denne kvadratmetervægt? Ang. pkt. 2.31 patienttæppe: har udtrykt ønske om et patienttæppe, som i vejledende størrelse måler 150 x 210 cm. Vi har to standardstørrelser på patienttæpper på henholdsvis 95 x 150 cm og 210 x 250 cm. Vil acceptere en af disse størrelser i stedet for det ønskede mål? Ang. pkt. 2.31 ambulancetæppe har udtrykt ønske om et ambulancetæppe, hvis fiberindhold er 100 % polyester. Vores erfaring med ambulancetæpper i 100 % polyester er, at de afgiver statisk elektricitet. Derudover egner denne kvalitet sig ikke til industrivask, da tæppets udseende forandrer sig væsentligt efter vask. En kvalitetssammensætning på 50 % bomuld og 50 % polyester egner sig bedre til industrivask. Vil acceptere at ambulancetæppet leveres i en blandingskvalitet? Ang. pkt. 2.25 joggingbukser til børn har udtrykt ønske om en kvadratmetervægt på ca. 135 g/m2. Vil acceptere en lækker Ja, kvadratmetervægt ændres til ca. 240 g/m2 eller mere. Ordregiver kan acceptere patienttæpper større end den vejledende størrelse. Vejledende størrelse ændres til 150 x 210 cm eller større Ja, fiberindholdet ændres til min. 50 % polyester Ja, kvadratmetervægt ændres til ca. 135 g/m2 eller mere
5 blød velourkvalitet med en kvadratmetervægt på ca. 230 g/m2.. 12 Ang. pkt. 2.6, 2.8 og 2.9 beklædning til teknisk personale har udtrykt ønske om, at disse tre produkter skal være sort eller grå. Vil acceptere at disse produkter er tofarvet i grå/sort? Ang. pkt. 2.50 3-funktions undertrøje har udtrykt ønske om en 3-funktions undertrøje med v-hals. Vil Region Syddanmark acceptere en 3-funktions undertrøje som lever op til de opstillede krav men med rund hals? Udbudsbetingelser side pkt. 1.14 aflevering af tilbud Formuleringen omkring aflevering på elektronisk medie er uklar med hensyn til, hvor mange eksemplarer ønsker. Vil bekræfte, at der i alt menes ét eksemplar på f.eks. USBstik eller et andet almindelig anvendt elektronisk medie? Ja, det accepteres at disse produkter er tofarvet i grå/sort.. Ja, det accepteres, at 3-funktions undertrøje leveres med v-hals eller rund hals. Det er korrekt, at der ønskes et eksemplar i et almindelig anvendt elektronisk medie. Svar på spørgsmål modtaget fra d. 22. til 26. september 2012 Nr. Spørgsmål Svar Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer 13 Ang. pkt. 2.52 Emner uden kvalitetsforskrift: har udtrykt ønske at sportsshorts skal være navy. Vil Region Syddanmark acceptere sorte sportsshorts, som lever op til alle de opstillede krav? Kontraktbilag 3, Option på mopper Ja, farve ændres til navy eller sort. 14 har udtrykt ønske om at de tilbudte mopper under pkt. 3.1 og 4.1 i kontraktbilag 3 skal have en sporbarhed med produktionsår og måned. Vil Region Syddanmark acceptere en sporbarhed med produktionsår pr. kvartal? Ja, egenskaber ændres til sporbarhed med produktionsår og kvartal
6 Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer Ang. pkt. 2.17 dyne- og pudebetræk til børn og baby 15 16 har udtrykt ønske dyneog pudebetræk til børn og baby skal være kulørt med motiv. Vil acceptere dyne- og pudebetræk i hvid med print? Ang. pkt. 2.47 termojakke har udtrykt ønske om en termojakke med lynlås. Vores nuværende termojakke har trykknapper. Vil Region Syddanmark acceptere en termojakke med trykknapper? Mht. termojakken i mørkeblå vil vi høre, om den er tiltænkt det tekniske personale? Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Ang. positionsnummer 2.17b dynebetræk til barnedyne I kontraktbilag 2, som er de artikler, vi skal aflevere prøver på, står der i position 2.17b "dynebetræk barn", hvilket afviger fra kontraktbilag 4/pkt. 2.17 dyne- og pudebetræk. Her er der angivet mål for både børn, baby, baby-lejringsdyne samt og kuvøsedyne. Skal de fire forskellige artikler indgå i samme linje i kontraktbilag 2, hvorved der kun skal gives en pris og afleveres en prøve på de fire forskellige artikler? Ja, farve ændres til kulørt med motiv eller hvidt med print. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #2 på ordregivers hjemmeside Ja, under forarbejdning ændres til lynlås eller trykknapper. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #2 på ordregivers hjemmeside Nej, både termojakken i hvid og mørkeblå er tiltænkt sundhedspersonale Såfremt kvaliteten af det tilbudte dynebetræk til barnedyne er den samme, som for de tilbudte dynebetræk til babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne skal der ikke afleveres vareprøver på dynebetræk til babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne, Hvis kvaliteten ikke er den samme, skal der leveres vareprøver på alle 4 dynebetræk til barnedyne, babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne. Der skal kun angives tilbudspris på dynebetræk til barnedyne. Aftalepriserne på dynebetræk til babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne beregnes ud fra den tilbudte pris på dynebetræk til barnedyne samt den procentvise forskel i arealet (bredde x længde) til det tilbudte dynebetræk til barnedyne. Hvis f.eks. det tilbudte dynebetræk til barnedyne er 110 x 150 cm (16.500 cm2) og det tilbudte dynebetræk til babydyne er 80 x 110 cm (8.800 cm2), vil aftaleprisen på det tilbudte dynebetræk til babydyne være 53 procent (8.800 / 16.500 cm2) af den tilbudte pris på dynebetræk til barnedyne.
7 Ang. positionsnumre 2.1a, 2.1b, 2.13a og 2.13b I kontraktbilag 2 står der "Babysvøb / Ble standard" og " Babysvøb / Ble tumblet og rullet". Skal der ikke stå Babysvøb / Ble, tumblet" og " Babysvøb / Ble, rullet"? Det er korrekt. Under 2.1a Babysvøb standard og 2.13a Ble standard menes der henholdsvis rullet babysvøb og rullet ble. Under 2.1b Babysvøb tumblet mv. og 2.13b Ble tumblet mv. menes der en blød kvalitet, hvilket vil sige henholdsvis tumblet babysvøb og tumblet ble. 17 Udbudsbetingelserne side 7, Besigtigelse af relevante lokationer og faciliteter Er det muligt at genbesigtige de lokaler, som ordregiver stiller til rådighed til uniformsautomaterne. Det er vigtigt i forhold til, at vi skal udarbejde tegningsmateriale til at give tilbud på optionen på uniformautomat(er). Ændringerne fremgår af rettelsesblad #2 på Tirsdag den 2. oktober 2012 kl. 10.30 vil ordregiver give interesserede leverandører mulighed for at genbesigtige de lokaler, som ordregiver stiller til rådighed til uniformsautomat(erne) på Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg. Tilmelding til genbesigtigelse af lokalerne til uniformsautomat(erne) skal ske til Niels Grimstrup på Niels.Grimstrup@svs.regionsyddanmark.dk Svar på spørgsmål modtaget fra d. 26. til 28. september 2012 Nr. Spørgsmål Svar Udbudsbetingelserne side 18, Disposition for tilbud 18 Er det korrekt forstået at tilbuddet ønskes disponeret således at rækkefølgen følger punkt 3.2 til 3.5 i afsnit 3 i Udbudsbetingelser? Der henvises i afsnit 3.4 til udbudsbilag 4 i forbindelse med erklæring vedr. beskyttelse på arbejdspladsen. Vi kan ikke finde det pågældende bilag, udbudsbilag 4 hedder Fortegnelse over vareprøver. Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Det er korrekt forstået, men der er fejl i den angivne disposition for tilbud på side 18 i udbudsbetingelserne, jf. svar efterfølende. Dette er fejl. Erklæring vedr. beskyttelse på arbejdspladsen vil indsat som udbudsbilag 4 i Udbudsbilag 1-4, hvori fortegnelse over vareprøver vil blive omdøbt til udbudsbilag 4a. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #2 på 19 Ang. positionsnummer 2.17b dynebetræk til barnedyne Vedr. spørgsmål 16 hvori der beskrives en prisudregning på str. varianter alene baseret på areal. Vi har opfattet ønsket om en beskrevet kalkulationsmodel i kontraktbilag 1, pkt. 6.2, netop som værende møntet på den Den angivne forholdsvise kalkulationsmodel for dynebetræk til babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne i svaret på spørgsmål #16 gælder udelukkende til beregning af aftalepriserne på dynebetræk til babydyne, babylejringsdyne og kuvøsedyne.
8 slags tilfælde, hvor der efter kontraktindgåelse vil blive lavet aftale om størrelses varianter eller andre sammenlignelige produkter. Er dette korrekt opfattet? Beskrivelsen af kalkulationsmodellen er ordregivers sikkerhed for en fair prissætning af tilkomne varianter. En prisudregning alene baseret på fladareal, svarer ikke til omkostningsstrukturen på et industri vaskeri, og indgår ikke i en kalkulationsmodel. På alle øvrige artikler og uniformer, hvorpå der ikke er fastsat priser i kontraktbilag 2, er det korrekt opfattet, at kalkulationsmodellen under pkt. 6.2 i kontraktbilag 1 skal anvendes. De angivne tilbudspriser på de enkelte positioner i kontraktbilag 2 skal dog omfatte alle størrelsesvarianter angivet i Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer. 20 Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer Ang. pkt. 2.4 / 2.5. Barriere beklædning, benklæder og busseronne Der findes overordnede 2 typer af metervarer. En model Cambric med bomuld/polyester 50/50 og en Clean Air Suit med 99% polyester(microfiber) og 1% carbon tråd. Begge modeller opfylder kravene i DS 2451-8 og EN 13795. Der er fordele og ulemper ved begge modeller. Vi foreslår derfor, at det lægges fast hvilken model der skal indgå i det primære bud, og at der gives mulighed for at give en alternativ pris på den anden model i kontraktbilag 3. Ordregiver ændrer mindstekravet til fiberindhold til Cambric eller tilsvarende materiale med dokumenteret partikelbarriereevne. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #2 på Ordregiver vil endvidere tillade, at leverandøren kan tilbyde 2 varianter af både benklæder og busseronne til barriere beklædning under de angivne tilbudspriser under positionsnummer 2.4 og positionsnummer 2.5 i kontraktbilag 2. De 2 varianter skal således prisgives ens i kontraktbilag 2 og være i overensstemmelse med kvalitetsforskrifterne. Hvis der tilbydes 2 varianter under barriere beklædning benklæder og/eller barriere beklædning busseronne, skal der fremsendes vareprøver på begge varianter. Ordregiver vil lade den variant, som ordregiver vurderer bedst af de 2 varianter indgå i tilbudsevaluering under underkriteriet kvalitet. Det er udelukkende på barriere beklædning, at ordregiver tillader, at der tilbydes 2 varianter. Svar på spørgsmål modtaget fra d. 28. september til 3. oktober 2012 Nr. Spørgsmål Svar Udbudsbetingelserne side 8, Teknisk kapacitet 21 Vi ønsker en præcisering af (jf. ordregivers svar på spørgsmål # 2) om en relevant reference på en tilsvarende leverance som minimum skal omfatte ydelserne beskrevet i Nej. Mindstekravet: Tilbudsgiver skal have leveret mindst én relevant reference indenfor de seneste 3 år kan, men skal ikke omfatte levering af uniformsautomat(er) og renrumsprodukter til brug på apoteket.
9 kontraktbilag 3. Her tænkes specielt på uniformsautomat og renrumsprodukter til brug på apoteket. Relevante referencer i forhold til de udbudte ydelser i kontraktbilag 3 vil være referencer på levering af beklædningsautomat(er), renrumsprodukter og/eller andre ydelser i kontraktbilag 3 til et sygehus eller en anden sammenligelig kunde. Kontrakten Kontraktens pkt. 4.1 I følge kontraktens punkt 4.1 er der tale om en rammeaftale, hvor kan vælge at gøre brug af aftalen men ikke har pligt til dette. Hvorledes forestiller Region Syddanmark sig at leverandøren skal kunne disponere indkøb, kapacitet og bemanding i produktion set i forhold til en manglende forpligtelse til at aftage vare i henhold til aftalen? Dette er en fejl. Teksten ændres til Kontrakten er en rammeaftale, der fastlægger vilkårene for samarbejde om de i pkt. 8 nævnte opgaver. Kunden er forpligtet til at aftage de under pkt. 8 beskrevne ydelser af Leverandøren med undtagelse af optionerne. 22 For at sikre lavest mulige priser foreslås det, at kontrakten ændres således, at forpligter sig til fra leverandøren at aftage sit fulde forbrug af de af kontrakten omfattede artikler. Herved vil Leverandøren kunne sikre effektiv udnyttelse af artiklerne og dermed lavere enhedspriser for. Alternativt opfordres til at præcisere, under hvilke omstændigheder og i hvilket omfang vil afdække sit behov for artikler på anden måde. Ordregiver forpligter sig til at aftage sit fulde forbrug af de af kontrakten omfattede artikler og uniformer fra leverandøren jf. ændring ovenfor. Ordregiver garanterer dog ikke et minimumsforbrug af ydelser efter denne kontrakt. Leverandøren kan således ikke rejse krav mod Kunden, såfremt det i udbudsmaterialet anførte forventede omfang ikke nås. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #3 på Kontraktens pkt. 4.2 I kontraktens punkt 4.2 er det anført, at de omhandlende optioner er gældende i hele kontraktperioden. Kan det lade sig gøre at få tilføjet at optionen kun er gældende de første 12 måneder af kontrakten? Herefter skal det være muligt at tilbyde optionerne til priser, der afspejler den periode automaten/artiklerne kan afskrives over Det accepteres, at optionerne kun kan udnyttes i de 12 første måneder af kontraktperioden. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #3 på Kontraktens pkt. 7.4 I forhold til kontraktens punkt 7.4 omhandlende prøveperiode vil vi bede Region Syddanmark redegøre for, om leverandøren i tilfælde af opsigelse kompenseres for Nej, Leverandøren vil ikke blive kompenseret for investeringer og evt. tab som følge af opsigelse af kontrakten i prøveperioden jf. desuden svar efterfølgende.
10 investeringer og evt. tab som følge af opsigelse af kontrakten. I tilfælde af at ikke vil kompensere for ovenstående, ønsker vi en tilføjelse i kontrakten, hvor leverandøren skal have mulighed for at udbedre i forhold til de konkrete forhold, der giver anledning til at opsige kontrakten. Kan dette lade sig gøre? I betragtning af de meget store investeringer leverandøren skal foretage for at kunne efterleve kontrakten, synes det urimeligt at ikke konkretiserer, hvilke parametre leverandøren vurderes på i forhold til prøveperioden. Vil konkretisere hvilke parametre samarbejdet vurderes på i forhold til prøveperioden? Opsigelse af kontrakten i prøveperioden er en mulighed, som kun undtagelsesvist vil benytte sig af, og det vil være i situationer, som der vil blive set med stor alvor på. Der skal være tale om, at samarbejdet ikke er forløbet tilfredsstillende eller lignende situationer hvor aftalens forpligtelser ikke opfyldes som kontraktligt defineret. Ordregiver kan ikke konkretisere yderligere i forhold til de parametre samarbejdet vurderes på i prøveperioden. Men det er som nævnt en mulighed, som ordregiver kun undtagelsesvist vil benytte sig af, og det vil være i situationer, som der vil blive set med stor alvor på. Kontraktens pkt. 7.5 Af hensyn til leverandørens planlægning og allokering af ressourcer foreslås det, at det til kontraktens punkt 7.5 tilføjes, at Region Syddanmark senest 3 måneder før kontraktens udløb skal tage stilling til udfasningsperiodens længde. Leverandøren skal forvente, at udfasningsperioden vil være på 7 måneder. Såfremt at udfasningsperioden er kortere, vil ordregiver senest 3 måneder før kontraktens udløb informere leverandøren herom. 23 Kontraktbilag 1 Ang. pkt. 4.1 Krav til samarbejde og innovation Det er et mindstekrav, at Leverandør er innovativ i kontraktperioden vedr. engangsuniformer og artikler til personale såvel som patienter. Vil ordregiver uddybe hvad der forventes ift. ovenstående? Ang. pkt. 7.1 Afhentning af urene artikler. Er det et krav at Leverandøren fortsat skal transportere tomme containere fra linneddepot til teknisk afdeling? Såfremt udviklingen viser, at engangsprodukter er den bedste løsning på bestemte typer af artikler og uniformer, skal leverandøren samarbejde med ordregiver om at udvikle og/eller indføre engangsprodukter på disse typer af artikler og uniformer. Det er et mindstekrav, at leverandøren medtager returvogne jf. pkt. 10.1 i kontraktbilag 1. Som udgangspunkt skal leverandøren på Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg transportere tomme opbevarings- og transportvogne fra linneddepot til sugesystenets opsamlingspunkt i teknisk afdeling. Men ordregiver er villig til at indgå i en dialog omkring alternative løsninger, såfremt det afstedkommer en tilsvarende eller bedre løsning for ordregiver.
11 Ang. pkt. 10.1 Udbringning af rene artikler. Skal Leverandør fortsat stille køretøjer til rådighed for intern transport af linnedcontainere? Stilles der krav om linnedcontainer med lukket bund? Det er et mindstekrav at levering af artikler vil ske på de i kontraktbilag 5 angivne leveringstider. Skal kravet forståes således at tilbudsgiver skal levere på de i kontrakbilag 5 angivne dage for hver enkel institution? Vedr. afsnit 10.1 Udbringning af rene artikler Det er et mindstekrav, at leverandøren skal levere rene artikler helt ud til de enkelte afsnit. Der skal leveres på opbevaringsvogn til anviste sted eller på anviste hylde i skab i de enkelte afsnit. Er det korrekt forstået at dette krav kun gælder SVS Esbjerg og Psykiatri Center Vest Esbjerg? Ja Leverandøren skal fortsat stille køretøjer til rådighed for den interne transport af opbevaringsog transportvogne. Ja opbevarings- og transportvogne skal være med lukket bund eller tilsvarende løsning, som sikrer at opbevarings- og transportvogne kan anvendes som et skab i overensstemmelse med de infektionshygiejniske retningslinier Det er udgangspunktet, at leverandøren skal levere på de i Kontrakbilag 5 angivne dage for hver enkelt institution, afdeling eller afsnit. Men ordregiver er villig til at indgå i en dialog omkring alternative leveringsdage, såfremt det afstedkommer en tilsvarende eller bedre leveringsydelse til ordregiver. Nej. Mindstekravet gælder Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg og begge de psykiatriske afdelinger jf. rettelsesblad 1 Ang. pkt. 11.2 Krav til bestillinger, tider og præcision. Det er et mindstekrav at, leverandør justere den leverede mængde i forhold til forbruget (daglig drift vs. højtider eller andre tidspunkter med reduceret/øget forbrug) Bekræft venligst at ovenstående kun er gældende, hvor leverandøren leverer helt ud til de enkelte afsnit. Dette kan ikke bekræftes. Dette mindstekrav gælder for alle typer af levering. 24 Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Er det en fejl, at hele kolonnen Angiv kostpris i DKK for de tilbudte artikler og uniformer (som anvendes til at estimere værdien af det årlige svind ved en gennemsnitlig svindprocent på 3 % af beholdningen) stadig fremgår af prislisten? Er kolonnen ikke kun relevant for de uniformsdele, som ønsker chipmærket? Det samme spørgsmål stiller vi også til den næste kolonne Angiv antal vask i styk inden kassation for de tilbudte artikler/uniformer. Er kolonnen ikke kun relevant for de Dette er ikke en fejl. De angivne kostpriser i DKK for de tilbudte artikler er relevante, såfremt at det ved kontraktudløb både er i ordregivers og leverandørens interesse, at specifikke artikler overdrages til ordregiver. Dette er heller ikke en fejl. Det angivne antal vask i styk inden kassation for de tilbudte artikler er relevante, såfremt at det ved kontraktudløb både er i ordregivers og leverandørens interesse, at specifikke artikler overdrages til ordre-
12 uniformsdele, som ønsker chipmærket? giver. 25 Kontraktbilag 3, Option på mopper Vi gør opmærksom på, at Trevira er et brand på en polyesterfiber. Må vi tilbyde en anden moppe, der er anbefalet til samme formål? Og i så fald skal den bruges til tør- eller vådmopning? Dette er en fejl. Mindstekravet ændres til Treviravævet polyester eller tilsvarende ikke vandbærende coated polyester til vådmopning. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #3 på 26 Kontraktbilag 3, Option på dyner og puder I spørgsmål og svar # 9 bekræftes det at mopper og klude leveres til linneddepotet og afhentes samme sted. Er dette også fortsat gældende for dyner og puder som hidtil? Rene dyner og puder skal leveres til linneddepot, mens snavsede dyner og puder skal afhentes på linneddepoterne og/eller sugesystemets opsamlingssted i teknisk afdeling på Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #3 på ordregivers hjemmeside Svar på spørgsmål modtaget d. 4. oktober 2012 Nr. Spørgsmål Svar Kontraktbilag 1 Ang. pkt. 6.1 Mindstekrav vedr. svind og beregning af nedskreven værdi for chipmærkede produkter. 27 Udbyder specificerer både beregning efter antal vask og efter tid. Når der er lejeafregning af produkter, giver det rigtig god mening at regne med nedskrivning efter tid, således at leverandør ikke får dækket indkøbsomkostninger udover den leje der allerede er afregnet. Hvis der er betalt leje af et produkt i f.eks. 1,5 år, er det helt fair at leverandør højst kan få dækket halvdelen af erstatningsprisen, fordi den første halvdel allerede er afregnet over lejen. Ordregiver fastholder mindstekravet. I dette tilfælde hvor kunden ikke accepterer leje, bliver indkøbsprisen regnet ind i vaskeprisen, og dermed får leverandør kun et bidrag til indkøbsprisen hver gang tøjet er til vask. I dette tilfælde giver det fuld god mening at nedskrive tøjet efter antal vask. Vi anser det ikke for hensigtsmæssigt at
13 kombinere de to metoder og vælge den laveste, således som udbyder lægger op til. I kalkulationen vil vi indregne en andel til dækning af indkøbsprisen baseret på forventede antal vask. Hvis vi samtidig skal tage højde for at vi skal have dækket indkøbsprisen, uanset om tøjet kommer til vask 10 gange eller 100 gange på 3 år, skal vi regne en højere risiko ind i prisen, som kan variere meget fra produkt til produkt. Det er ikke i hverken kunde eller leverandørs interesse. Argumentet for beregning efter tid, må være at sikre sig mod at leverandør ikke angiver en urimelig lang levetid i antal vask, og dermed sikrer sig en høj restværdi. Vi foreslår derfor at fjerne kravet om begrænsning efter den lineære afskrivning, og i stedet indføre et krav om max holdbarhed for artiklerne målt i stk, f.eks. på 100 antal vask. Kan forslaget godtages? 28 29 Kontraktbilag 3, Option på mopper til polish har udtrykt ønske om en blå/grå moppe i 50 % viskose og 50 % polyester. Vil acceptere en alternativ moppe, som vi mener, egner sig bedst til polish gulve. Udbudsbilag 4 Kvalitetsforskrifter for artikler og uniformer Ang. pkt. 2.50. 3 funktions underbeklædning Venligst bekræft, at der her kun forespørges efter en 3 funktions undertrøje. Ja mindstekravet til materiale ændres til blå/grå 50 % viskose og 50 % polyester eller materiale i anden farve af tilsvarende eller bedre kvalitet til polish gulve. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #4 på Det er korrekt. Der skal kun tilbydes en 3 funktions undertrøje Svar på spørgsmål modtaget d. 5. oktober 2012 Nr. Spørgsmål Svar Udbudsbetingelserne side 13, Tilbudspris/økonomi revideret ved rettelse # 3 på side 3 i rettelsesbladet Hvordan kommer kolonnen Sandsynlighed for anvendelse i spil i forhold til den samlede vurdering af priserne? De samlede tilbudspriser for vaskeriydelsen (inkl. artikler og uniformer) og optionerne beregnes ud fra de enkelte tilbudspriser/værdier, det forventede årsforbrug og gruppevægtningen af de enkelte tilbudspriser/værdier jf. rettelse # 3 på side 3 i rettelsesbladet.
14 Den samlede tilbudssum beregnes ved at gange de samlede tilbudspriser for vaskeriydelsen (inkl. artikler og uniformer) og optionerne med den tilhørende vægtning (dvs. anvendte global vægtning). Bliver procentsatsen i denne kolonne anvendt i forhold til vurderingen af priserne? Og hvordan er kommet frem til procentsatserne for de respektive produkter? Kolonnen Sandsynlighed for anvendelse viser sandsynligheden for at ordregiver vil anvende den udbudte hovedydelse og de enkelte udbudte optioner. Procentsatserne er allerede indregnet i den angivne anvendte global vægtning og de vil derfor ikke blive anvendt yderligere i forhold til vurderingen af de tilbudte priser. De angivne procentsatser viser ordregivers skøn på sandsynligheden for at anvende de udbudte ydelser. 30 31 Kontraktbilag 1 Ang. pkt. 6.1 Mindstekrav vedr. beregning af nedskreven værdi for chip-mærkede produkter. Svaret på spørgsmål 27 tages til efterretning. For at gøre afskrivningsperioden utvetydig, foreslår vi at afskrivningen beregnes fra artiklens indsættelsestidspunkt til tidspunktet for seneste levering. Kan forslaget godtages? Kontraktbilag 3, Option på mopper og klude Ang. option 3 Mopper har udtrykt ønske om en moppe i 50 % bomuld og 50 % polyester. Vil acceptere en moppe i 50 % polyester. 35 % bomuld og 15 % viskose? Ang. option 3 & 4 Mopper I så fald at de tilbudte mopper ikke passer til de nuværende fremfører, er det i forhold til prissætningen nødvendigt at kende antallet af fremførere til hhv. option 3 og option 4. Vil oplyse dette? Ordregiver accepterer, at afskrivningsperioden for den lineære afskrivning beregnes fra artiklens eller uniformens indsættelsestidspunkt til tidspunktet for seneste levering af artiklen eller uniformen til ordregiver. Såfremt at en artikel eller uniform på indsættelsestidspunktet er blevet varemodtaget eller betalt af leverandøren mere end et år før indsættelsestidspunktet, vil afskrivningsperioden for den lineære afskrivning dog beregnes fra tidspunktet for leverandørens varemodtagelse / betaling af artiklen. Ændringerne fremgår af rettelsesblad #4 på Ja mindstekravet til materiale ændres til Ubleget garn / gråhvid; 50 % bomuld og 50 % polyester / 35 % bomuld, 15 % viskose og 50 % polyester; og Treviravævet polyester eller tilsvarende ikke vandbærende coated polyester til vådmopning Ændringerne fremgår af rettelsesblad #4 på Antallet af fremfører skønnes til at være 100 stk for mopper til rengøring (option 3) Antallet af fremfører skønnes til at være 100 stk for mopper til polish (option 4)
15 Ang. option 5 Mikrofiber mopper Vil ordregiver acceptere en mikrofibermoppe på 35 cm? Ja mindstekravet til materiale ændres til Længde min. 35 cm Ændringerne fremgår af rettelsesblad #4 på Kan ordregiver oplyse forbrug af mikrofibermoppe/dag? Ang. option 7 Mikrofiber klude Kan ordregiver oplyse forbrug af mikrofiberklude/dag? Forbruget af mikrofiber-mopper pr. uge er 12 stk. Der leveres pt. en gang pr. uge Forbruget af mikrofiber-klude pr. uge er 60 stk. Der leveres pt. en gang pr. uge