Udbud af kommunikations- og kampagneydelser samt markedsføringsopgaver Udbudsbetingelser

Transkript

1 Udbud af kommunikations- og kampagneydelser samt markedsføringsopgaver 2012 Udbudsbetingelser

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Ydelser og opgaver Udbydende myndighed Udbudsmaterialet Disposition for tilbud Tilbudsfrist og vedståelse Afgivelse af tilbud Tilbuddets omfang Skriftlige spørgsmål Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Nærmere om bilagsgruppe A Tildelingskriterier Nærmere om bilagsgruppe B - Tildeling af rammeaftale Nærmere om bilag B Nærmere om bilag B2 og B Antal rammeaftaler Forbehold og alternative tilbud Behandling af tilbud Fortrolighed

3 1. Indledning Dette udbud udbydes i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jfr. bekendtgørelse nr. 937 af Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud med henblik på indgåelse af landsdækkende rammeaftaler med en række leverandører. Formålet er at dække det behov, der måtte opstå for udførelsen af en række opgaver inden for kommunikation, kampagner og markedsføring for hele Beskæftigelsesministeriets offentlige myndighedsområde, dvs. ministeriets samlede koncern med alle de til enhver tid hørende styrelser, institutioner mv. De anførte enheder af koncernen vil hver for sig eller sammen kunne indgå delaftaler under de med Beskæftigelsesregionerne indgåede rammeaftaler. Det forventes, det primært er Beskæftigelsesregionerne, der vil gøre brug af rammeaftaler, som indgås under dette udbud. Det kan ikke forudsættes, at de øvrige institutioner, der er omfattet af dette udbud, i større omfang vil købe ydelser og opgaver, som er omfattet af de respektive rammeaftaler. 3

4 2. Ydelser og opgaver Ydelser og opgaver, som udbydes, omfatter 1. Kommunikation Kommunikation består typisk af: Nyhedsbreve og magasiner Pjecer, foldere, brochurer mv. Presseydelser herunder bistand til redigering af ordregivers egne tekster Hjemmesider mv. Sociale medier Designopgaver, manualer, koncepter mv. Kommunikationsstrategi Evaluering af kommunikationsydelsen 2. Kampagner Kampagner består typisk af: Foranalyser og udarbejdelse af kampagnekoncept Kampagnestrategi og -planlægning Kampagnematerialer Projektstyring og koordinering Evaluering af kampagnen Phonerydelser Dialogaktiviteter typisk med jobcentre og andre samarbejdsparter PR 3. Markedsføring Markedsføring består typisk af: TV-/radiospots Bannere Reklamematerialer, konferencematerialer (f.eks. kuglepenne, blokke, mapper mv.) Events (typisk i f.m. konferencer, åbningsarrangementer, åbenthusarrangementer o.lign.) De anførte ydelser og opgaver er beskrevet i udbudsmaterialets kravspecifikation, som efterfølgende vil være et bilag til rammeaftalen. For hver ydelse eller opgave, der indgås delaftale om, aftales en tidsplan med fastlagte milepæle for opgavens gennemførelse. Prisfastsættelse jf. Rammeaftalens afsnit 8 4

5 3. Udbydende myndighed Den udbydende myndighed er de 4 Beskæftigelsesregioner i Danmark i forening, dvs. Beskæftigelsesregion Hovedstaden & Sjælland ( Beskæftigelsesregion Syddanmark ( Beskæftigelsesregion Midtjylland ( Beskæftigelsesregion Nordjylland ( Den udbydende myndighed repræsenteres i forbindelse med udbudsforretningen af: Beskæftigelsesregion Nordjylland Nybrogade 16, 1. sal DK-9000 Aalborg Tlf.: [email protected] Internetadresse: CVR-nr.: Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består ud over udbudsbetingelserne af: Kravspecifikation Bilagsgruppe A til vurdering af tilbudsgivers egnethed Bilag A1 Generel præsentation af tilbudsgiver Bilag A2 Tilbudsgivers dokumentation for relevant erfaring med den eller de ydelser og opgaver, som der afgives tilbud på. Bilag A3 Gældserklæring vedr. gæld til det offentlige Bilagsgruppe B til vurdering af tilbudsgivers pris og kvalitet (tildelingskriterier), dvs.: 5

6 Bilag B1 - Pristilbud Bilag B2, dvs.: B2.1. Tilbudsgivers redegørelse vedr. tilbud på Kommunikation B2.2. Tilbudsgivers redegørelse vedr. tilbud på Kampagner B2.3. Tilbudsgivers redegørelse vedr. tilbud på Markedsføring Bilag B3 Tilbudsgivers redegørelse for evne til projektstyring, koordinering samt overholdelse af tidsfrister. Bilagsgruppe C, dvs.: Bilag C 1 Skabelon for rammeaftale Bilag C 2 Skabelon for delaftale Det samlede udbudsmateriale, kan downloades fra Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside: Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne. Rammeaftalerne indgås med valgte leverandører i forbindelse med udbudsforretningens afslutning. I forlængelse af rammeaftalen skal der på baggrund af rammeaftalens bestemmelser fra gang til gang indgås en delaftale mellem én eller flere af de under afsnit 1 nævnte ordregivende institutioner på beskæftigelsesområdet og den valgte leverandør. I delaftalen beskrives den konkrete ordre. Der henvises til Bilag C 2 med skabelon for delaftale. Beskæftigelsesregionerne forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige rettelser i udbudsmaterialet, såfremt man bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Rettelser vil blive offentliggjort på Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside. 5. Disposition for tilbud Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af sit tilbud benytte og udfylde samt underskrive bilagene i A- og B-gruppen. 6

7 Bilagsgruppe A udgør samlet den ene halvdel af tilbudsgivers tilbud. Bilagene indgår i vurderingen af tilbudsgivers egnethed. Alle bilag i denne bilagsgruppe, dvs. A1, A2 og A3, skal udfyldes, dateres og underskrives af tilbudsgiver. Bilagsgruppe B udgør den anden halvdel af tilbudsgivers tilbud og indgår som bilag til rammeaftalen. Bilagene under B1, B2 og B3 skal udfyldes og underskrives. Bilagene skal være skrevet på dansk, printet og underskrevne. Såfremt ovennævnte krav til tilbuddet ikke følges, kan tilbuddet blive afvist som ikke-konditionsmæssigt. 6. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er Mandag den 20. august 2012, kl , lokal tid. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid. Enhver forsinkelse er beskæftigelsesregionerne uvedkommende. Tilbuddet skal være bindende i 5 måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. til og med mandag den 20. januar Afgivelse af tilbud Tilbuddet kan enten sendes med post eller afleveres personligt. Tilbuddet skal sendes eller afleveres personligt eller pr. bud i en lukket kuvert/pakke, hvorpå tilbudsgivers navn og adresse tydeligt fremgår. Kuverten skal tydeligt mærkes Udbud. Tilbud som sendes eller afleveres på anden måde, vil blive afvist som ikkekonditionsmæssige. Alle tilbud, som kommer senere end den fastsatte tidsfrist, vil uanset begrundelse, blive afvist som ikke-konditionsmæssige og returneret uåbnede. Rettidigt indkomne tilbud vil ikke blive tilbageleveret. 7

8 Tilbud skal sendes/leveres til: Beskæftigelsesregion Nordjylland Nybrogade 16, 1. sal DK-9000 Aalborg Tilbud skal være skrevet på dansk og afgivet i 5 enslydende eksemplarer. Mindst ét af disse eksemplarer skal være dateret og underskrevet. Desuden skal tilbuddet indeholdes og være umiddelbart tilgængeligt i pdf-format på et USB-stik. I tilfælde af væsentlig uoverensstemmelse mellem det elektroniske og skriftlige eksemplar, bortfalder tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Uoverensstemmelse vedrørende pris betragtes altid som væsentlig. I tilfælde af ikke væsentlig uoverensstemmelse er det skriftlige printede og underskrevne eksemplar gældende. Tilbud kan ikke sendes eller afleveres på anden måde eller i anden form end fastsat. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem til rette adresse. Alle tilbud, som kommer frem til en anden adresse, vil uanset begrundelsen blive afvist som ikkekonditionsmæssige. 7.1 Tilbuddets omfang Det henstilles, at tilbud, dvs. Bilagsgruppe A og Bilagsgruppe B, indholdsmæssigt begrænses. Beskæftigelsesregionerne ser gerne, at tilbuddet indholdsmæssigt holdes på sammenlagt maksimalt 50 A 4-sider - med skriftstørrelse på mindst 12 pkt. samt, at materialet ikke er sammenhæftede eller indsat i mapper. Særskilt vedlagt billedmateriale eller henvisninger til f.eks. hjemmesider og lignende vil ikke indgå i bedømmelsen af tilbuddet. 8

9 Alle udgifter, som tilbudsgiver måtte have i forbindelse med tilbuddet, er ordregiver uvedkommende herunder også, hvis det måtte blive besluttet at aflyse udbudsforretningen helt eller delvist. 8. Skriftlige spørgsmål Der er mulighed for at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet frem til fredag den 13. juli 2012, kl. 12. Spørgsmålene skal stilles på dansk og kan kun stilles elektronisk via udbudshjemmesidens spørgsmålsmodul i tilknytning til udbuddet, dvs. på Beskæftigelsesregion Nordjyllands hjemmeside Spørgsmål vil blive besvaret, og svaret lagt på hjemmesiden senest mandag den 16. juli Spørgsmål, der stilles efter fredag den 13. juli 2012, kl. 12, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort - så vidt muligt løbende - på i anonymiseret form. Tilbudsgiver skal derfor selv holde sig orienteret på ovenstående hjemmeside om spørgsmål og svar, som stilles og afgives under udbudsforretningen. Der kan ikke stilles spørgsmål til udbudsmaterialet på anden måde. Spørgsmål, som er stillet på anden måde, eller som kommer senere end ovenstående frist, vil ikke blive besvaret. Der vil ikke blive afholdt informationsmøde. 9. Udvælgelseskriterier - vurdering af tilbudsgivers egnethed Udvælgelseskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for beskæftigelsesregionernes vurdering af, om den enkelte tilbudsgiver findes egnet til at udføre opgaven. Bilagene i bilagsgruppe A udgør grundlaget for denne vurdering. 9

10 9.1 Nærmere om bilagsgruppe A 1. Tilbudsgiver skal på tilbudstidspunktet være etableret og have eget CVR-nr. Hver deltager i et konsortium skal tilsvarende være etableret og have eget CVR-nr. Der skal være overensstemmelse mellem de i bilaget angivne virksomhedsoplysninger og virksomhedens CVR- registrering (Mindstekrav). 2. Tilbudsgiver skal kunne dokumentere erfaring med en eller flere af de ydelser og opgavetyper, som rammeaftalen omfatter, og der afgives tilbud på. Der skal afgives tilbud på mindst én ydelse eller opgave (Mindstekrav). 3. Tilbudsgivers erklæring vedrørende gæld til det offentlige (Mindstekrav). Tilbudsgivere, der helt eller delvist undlader at afgive samtlige de krævede oplysninger, risikerer ikke at komme i betragtning som tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (= konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt tilbudsgiver (konsortiedeltager). Såfremt en rammeaftale tildeles en sammenslutning af tilbudsgivere, skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. 10. Tildelingskriterier Tildeling af rammeaftaler vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud Nærmere om bilagsgruppe B - Tildeling af rammeaftale Tildelingskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for beskæftigelsesregionernes vurdering af kvalitet og pris i de enkelte tilbud. Bilagene i bilagsgruppe B udgør grundlaget for vurderingen af tildelingskriterierne pris og kvalitet. Tilbudsgiver forventes at kunne varetage alle ydelser og opgaver inden for den ydelseseller opgavetype, der bydes på. Tilbudsgiver kan altså ikke begrænse sit tilbud til kun at omfatte enkelte dele af ydelsen eller opgaven, som er udbudt. 10

11 For hver ydelses- eller opgavetype vil tildeling ske ud fra følgende vægtning: Pris: 40 % Kvalitet sammenlagt: 60 %, heraf 15 % for projektstyring, koordinering samt overholdelse af tidsfrister Nærmere om bilag B1 Vurderingen af pris omfatter en vurdering af den tilbudte pris i Bilag B1, afgivet på basis af de i Bilag B1 fastsatte pris- og afregningsregler Nærmere om bilag B2 og B3 I Bilag B2 skrives tilbudsgivers redegørelse for fremgangsmåde(r) og evt. koncept, som vil kunne anvendes i forbindelse med leveringen af ydelsen/opgaven eksempelvis med relevant henvisning til erfaring med tilsvarende eller lignende ydelser og opgaver. Det bemærkes, at oplistningen af undergrupper af opgaver og ydelser inden for de 3 overordnede tilbudskategorier, jfr. herved tillige kravspecifikationens oplistning, ikke kan betragtes som en prioriteret oplistning. Vurderingen af kvalitet vil den forbindelse ske ud fra en vurdering af tilbudsgivers samlede redegørelse. I Bilag B3 skrives tilbudsgivers redegørelse for sin evne til projektstyring, koordinering samt overholdelse af tidsfrister jfr. kravspecifikationen Antal rammeaftaler For at sikre forsyningssikkerhed indgås der rammeaftaler med mindst 3 leverandører inden for hver af de 3 udbudte ydelser og opgavetyper Tildeling af delaftaler Tildeling af delaftale for en konkret ydelse eller opgave vil ske ved direkte tildeling. Forud for gennemførelse af direkte tildeling, dvs. indgåelse af en delaftale, vil ordregiver foretage grundige overvejelser og afgrænsninger vedrørende den ydelse, der skal leveres, eller opgave, der skal løses, for at kunne vælge den leverandør, der kan levere den økonomisk mest fordelagtige ydelse eller opgave. Delaftalen vil blive tildelt på sagligt grundlag, dvs. ud fra objektive, gennemsigtige og ikke-diskriminerende kriterier. 11

12 11. Forbehold og alternative tilbud Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold for nogen del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver kan ikke anføre særskilte betingelser for at udføre de ydelser eller opgaver, der er omfattet af rammeaftalen, ligesom tilbudsgiver ikke kan begrænse muligheder for nogen af de offentlige institutioners brug af rammeaftalerne. Tilbud, som indeholder forbehold, vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. Beskæftigelsesregionerne agter ikke at afgive kontrolbud. 12. Behandling af tilbud Tilbud vil samlet blive åbnet umiddelbart efter afleveringsfristen udløb. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen. Beskæftigelsesregionerne vil underrette både kommende aftaleparter og de øvrige tilbudsgivere elektronisk via mail på samme tid, når der træffes beslutning om, hvem der tilbydes rammeaftaler. Herudover vil Beskæftigelsesregionerne respektere en standstill-periode ved afslutningen af udbuddet. Det betyder, at der overholdes en obligatorisk pause på mindst 10 dage mellem den elektroniske underretning og rammeaftalernes indgåelse. Dette giver tilbudsgivere bedre mulighed for at klage, mens der endnu kan rettes op på eventuelle fejl ved udbuddet. Udbudsforretningen anses ikke for afsluttet, før rammeaftalerne er underskrevet. Udbyder forbeholder sig ret til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om rammeaftalerne tildeles andre end tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil vedståelsesfristens udløb mandag den 13. januar

13 Det påregnes, at rammeaftaler kan indgås umiddelbart efter stand-stillperiodens udløb i september Fortrolighed Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af udbyder og ordregivere. 14. EU-udbud nr. indsættes 13