BILAG 6-1 Dato: 13. november 2009 Til: Repræsentantskabet på mødet 5. december 2009 Sagsbehandler: Peter Mellergaard, 39 17 40 52, pm@dn.dk Indstilling fra Forretningsudvalget om: Fem landsdelstræf og ét REP-møde i 2010 FU indstiller til Repræsentantskabet: at REP-mødet i første halvår 2010 som et forsøg erstattes af 5 landsdelstræf for alle frivillige aktive med fast deltagelse af præsident og direktør samt varierende deltagelse af et antal FU-medlemmer, og at forsøget evalueres i midten af 2010 med henblik på hvis Repræsentantskabet ønsker det - at gennemføre en vedtægtsændring, så DN fra 2011 "kun" holder ét årligt REP-møde. Sagens kerne DN bygger på en frugtbar vekselvirkning mellem det lokale og det nationale det vil primært sige mellem afdelingerne på den ene side og Forretningsudvalget og Sekretariatet på den anden side. DN's REP-møder er ikke mindst tænkt som midler til at pleje og udvikle relationerne mellem det nationale og det lokale. Men de er efter FU's mening ikke velegnede til at opfylde det formål. Og i øvrigt indtager DN en særstilling i organisationsverdenen ved at holde to af dem hvert år. Det er derfor en nærliggende at overveje, om vi kan opnå et bedre udbytte på en anden måde. Grundlæggende er der tre slags udbytte af et REP-møde: 1. Formelt: Beslutninger om emner, som i henhold til vedtægterne er tillagt Repræsentantskabet, herunder især valg af DN's "daglige" politiske ledelse (FU) og godkendelse af næste års Aktivitetsplan og Budget. 2. Formelt og uformelt: Afstemning af Repræsentantskabets forventninger til FU og af FU's forventninger til Repræsentantskabet. Formelt via Præsidentens naturpolitiske redegørelse/beretning med tilhørende debat, men også i mere uformelle sammenhænge uden for plenum og talerstolen. 3. Uformelt: Pleje og udvikling af social samhørighed og organisatorisk sammenhængskraft på tværs af de geografiske skel, som ellers præger DN. Sagens operative kerne er, om Repræsentantskabets formelle roller kan udøves på ét årligt møde, og om der kan udvikles bedre måder at opnå det uformelle udbytte på.
Historien er, at Repræsentantskabet i 1982 erstattede DN's årlige generalforsamling som DN's højeste myndighed. Problemstillingen ét contra to årlige REP-møder har siden da været oppe at vende i FU og/eller Repræsentantskabet en håndfuld gange. Flertallet er hidtil gået ind for to årlige møder, men der har altid været et mindretal, som er gået ind for ét årligt møde og en anerkendelse fra flertallets side af, at det på et tidspunkt kunne være fornuftigt/nødvendigt at overgå til ét. Det er baggrunden for følgende bestemmelse i vedtægternes 9, stk. 2: "Repræsentantskabet kan på et ordinært møde vedtage, at der i det følgende år kun skal afholdes ét møde. Dette møde afholdes i oktober kvartal. På mødet behandles samtlige ovenstående emner [samtlige formelle opgaver for Repræsentantskabet]." Om dette oplæg: Vi begynder med at tegne en skitse af en møderække, som i 2010 kunne erstatte forårets REP-møde. Derefter analyserer vi, om REP-mødernes formelle og uformelle udbytter kan opnås på ét årligt møde. Så går vi i dybden med økonomien, og vi ser på, hvad man gør i andre organisationer. Til sidst kommer vi med et bud på, hvordan vi kommer videre, hvis Repræsentantskabet er med på idéen. Bag ved det hele ligger en masse formelle detaljer, som fremgår af Repræsentantskabets vedtægt (bilag 1) og Repræsentantskabets forretningsorden (bilag 2). Skitse til landsdelstræf FU foreslår, at vi som et forsøg i 2010 erstatter forårets REP-møde med fem landsdelstræf for samtlige af DN's frivillige aktive i de pågældende landsdele. Arrangementerne skal holdes i første halvår. Præsidenten og direktøren skal være faste deltagere. Derudover bør vicepræsidenten og et varierende antal FU-medlemmer deltage i nogle af møderne efter tid, lyst, interesse og geografisk nærhed. Formålet skal være at pleje og udvikle social samhørighed og organisatorisk sammenhængskraft med udgangspunkt i de fem landsdeles kulturelle og organisatoriske egenart og særlige problemstillinger for naturen og miljøet. Der skal ikke træffes politiske beslutninger, idet denne kompetence fortsat er tillagt Repræsentantskabet og FU. Den geografiske afgrænsning af landsdelene foreslås således: 1. Nordjylland svarende til SR Nordjylland. 10 afdelinger og 156 lokale aktive. 2. Midtjylland svarende til SR Vestjylland + SR Østjylland. 20 afdelinger og 259 lokale aktive. 3. Sydjylland-Fyn svarende til SR Sydjylland og SR Fyn. 22 afdelinger og 261 aktive. 4. Sjælland svarende til SR Storstrøm + SR Vestsjælland + SR Roskilde. 17 afdelinger og 249 lokale aktive. 5. Hovedstadsområdet svarende + SR Storkøbenhavn + SR Nordsjælland inkl. Bornholm. 27 afdelinger og 267 aktive. Varigheden af landsdelstræffene skal tage udgangspunkt i de lokale ønsker, behov og traditioner og skaleres herefter. Nedenfor følger en mulig programskitse en slags minimumsdagsorden, som kan afvikles en hverdagsaften. Programmet kan udvides til en lørdag eller en søndag, hvis der lokalt er ønske om det. Og/eller det kan være en del af et ordinært samrådsarrangement, hvis de involverede samråd finder det formålstjenligt. Men det er et krav, at alle frivillige aktive i landsdelen indbydes. 2
Programskitse (minimumsdagsorden): Første del Anden del Tredje del Fjerde del Præsidentens naturpolitiske redegørelse med efterfølgende debat. En miniudgave af det tilsvarende dagsordenpunkt på REP-mødet med det primære formål at afstemme (fremadrettede) politiske forventninger om nationale emner. Varighed: En time. Direktørens administrative redegørelse med efterfølgende debat. Om aktuelle initiativer i DN's Sekretariat af relevans for de lokale aktive i xx-landsdel. Om xx-landsdels særlige ønsker og forventninger til Sekretariatet. Om Sekretariatets erfaringer med aktiviteterne i xx-landsdel og særlige ønsker i den anledning. Varighed: En time. Muligheder, problemer og ønsker i xx-landsdel. Debat mellem DN's lokale aktive og DN's politisk/administrative ledelse om, hvordan vi får mest ud af indsatsen i xx-landsdel. Forud for mødet har der været indsamlet forslag til de mest brændende emner i lige præcis xx-landsdel. Varighed: Fra ½ til flere timer afhængig af lokale ønsker og behov. Hvor det er relevant og ønsket lokalt: Ordinært samrådsmøde (i separate mødesessioner, bortset fra i Nordjylland), eventuelt med valg af samrådsbestyrelse. Varighed: Fra én til flere timer afhængig af lokale behov og ønsker. Med ovenstående omtrentlige indhold vil man opnå det samme udbytte som udbyttet af præsidentens naturpolitiske redegørelse på forårets REP-møde og derudover væsentlig mere udbytte, nemlig: 1. Mange flere deltagere, end på et REP-møde, dvs. meget større deltagelse i det foreningsdemokrati, der er nerven og sjælen i vekselvirkningen mellem det lokale og det nationale. Den vekselvirkning, som DN's succes står og falder med. 2. Meget mere målrettet debat om de lokale/regionale problemstillinger, der fylder hverdagen for DN's lokale aktive. Og som et almindeligt REP-møde er helt uegnet til at håndtere. Men som præsidenten og direktøren kan bidrage til med nationale vinkler på det lokale/regionale. 3. Meget bedre mulighed for at gå operativt i dybden med samspillet mellem DN's lokale aktive og deres vigtigste samarbejdspartner: DN's Sekretariat. En sådan møderække vil give DN's ledelse et langt bedre indblik i, hvad der rører sig blandt DN's lokale aktive end nok så mange REP-møder. Og uformelt er det jo en af de vigtigste funktioner af et REP-møde. Det vil også give DN's lokale aktive langt bedre indflydelsesmuligheder i forhold til DN's ledelse end nok så mange REP-møder. Ikke i form af politiske beslutninger, for den kompetence ligger fortsat hos Repræsentantskabet og FU. Men i form af input til kvalificering af de politiske (og organisatoriske) beslutninger, som træffes af de beslutningskompetente enheder i DN. På den måde vil landsdelstræffene være med til at udbrede demokratiet i DN i henhold til en moderne demokratiopfattelse, samtidig med at det traditionelle repræsentative demokrati bevares i henhold til vedtægterne. Den samlede mødetid for alle landsdelstræf vil være mindst 20 timer, hvilket skal sammenholdes med det par timer, der på et typisk forårs-rep-møde ville gå til at behandle de samme eller lignende problemstillinger. Og så vil ressourceforbruget være begrænset i forhold til et REP-møde. Med et løst slag på tasken vil et heldagsmøde uden overnatning men inkl. fortæring og dækning af transportudgifter rigeligt kunne holdes for under 1.000 kr. pr. deltager. Med et gennemsnit på 50-75 deltagere, og med et udgangspunkt om, at nogle af træffene vil blive holdt som aftenarrangementer vil en realistisk pris for samtlige landsdelstræf være af størrelsesordenen 300.000 kr. kr. svarende til halvdelen af et skrabet REP-møde. I forhold til grundtanken med landsdelstræffe- 3
ne er det dog en sidegevinst, at de kan gøres billigere end et REP-møde. Det primære er de ovenfor nævnte fordele for demokratiet og sammenhængskraften i foreningen. De eneste ekstra ressourcer, som forslaget vil kræve, er præsidentens og direktørens tid og i en vis udstrækning lidt ekstra tid for vicepræsidenten og de øvrige FU-medlemmer. Men man kan vanskeligt forestille sig en bedre anvendt tid i en organisation, hvor samspillet mellem det lokale og det nationale er det bærende. Der er i øvrigt også en god, respektfuld psykologisk pointe i, at det er den nationale ledelse, der rejser ud til de lokale aktive. Kan Repræsentantskabets formelle opgaver løses på ét møde? Som nævnt i indledningen er dette det ene af de to grundlæggende spørgsmål, man må stille sig for at kunne forholde sig til problemstillingen ét kontra to årlige REP-møder. Repræsentantskabets formelle opgaver fremgår af Repræsentantskabets vedtægt stykke 2 og 3. De nævnes her i vedtægternes rækkefølge sammen med FU's vurdering af deres relevans og deres mulighed for at blive afviklet på ét årligt møde: 1. Træffe "overordnede foreningspolitiske beslutninger om særlige emner". Vurdering: Det er vigtigt at bide mærke i, at vedtægterne ikke forudsætter, at beslutning træffes på et REP-møde, men at de træffes af Repræsentantskabet. Bestemmelsen har høj relevans men primært praktiseret gennem elektroniske høringer, hvor FU konkluderer, eller hvor FU indstiller en konklusion til vedtagelse gennem en elektronisk afstemning i Repræsentantskabet eller i sjældne tilfælde plenum på et REP-møde. Det betyder i praksis, at Repræsentantskabet sjældent kommer til at bruge mødetid på at træffe "overordnede foreningspolitiske beslutninger om særlige emner". 2. Vedtage foreningens aktivitetsplan med dertil hørende budget og status for foregående aktivitetsplan efter indstilling fra FU. Vurdering: Høj relevans og argumentet for, at hvis der kun skal være ét årligt REPmøde, så skal det ligge om efteråret. AP-processen er et vellykket eksempel på, at man kan opnå politisk og demokratisk forankring uden at skulle bruge ret megen mødetid på det. 3. Godkende regnskab efter indstilling fra forretningsudvalget. Vurdering: I praksis lav relevans. Et regnskab er udtryk for et objektivt faktum, som ikke ændres af en politisk forsamlings godkendelse. Repræsentantskabet har ingen reel, bagudrettet indflydelse på DN's regnskab et givet år. Indflydelsen ligger fremadrettet: 1) I det kommende års aktivitetsplan med tilhørende budget, 2) I valg eller (i givet fald) ikkegenvalg af det Forretningsudvalg, som er den reelle politisk ansvarlige forsamling for regnskabet, og 3) I valg eller (i givet fald) ikke-genvalg af DN's revisor. Repræsentantskabets godkendelse af DN's regnskab er derfor en ren formel handling og følgelig meget lidt tidkrævende. Bl.a. derfor ville man godt kunne leve med, at godkendelsen først skete 7-8 måneder efter, at regnskabet foreligger, hvilket ville være konsekvensen af at holde ét årligt REP-møde. 4. Vælge statsautoriseret/registreret revisor efter indstilling fra forretningsudvalget. Vurdering: En formel, men (i ekstreme situationer) politisk relevant opgave jævnfør ovenstående. Tager ingen mødetid. 5. Vælge præsident, vicepræsident og 6 øvrige af repræsentantskabets midte valgte forretningsudvalgsmedlemmer. Vurdering: Relevant, reel og tidkrævende opgave. Vi har fundet en form, hvor valg af FUmedlemmer blandt en håndfuld kandidater kan afvikles inden for en times tid. Kampvalg om posterne som præsident og vicepræsident er (skal være) tidkrævende, men da de forekommer sjældent, bør de ikke veje tungt i en beslutning om ét kontra to årlige REPmøder. Hvis der måtte være behov for det, ville man i givet fald kunne forlænge et REP- 4
møde til også at omfatte søndag formiddag de få år, hvor det måtte være relevant. 6. Vælge vedtægtsbundne udvalgs formænd efter indstilling fra forretningsudvalget. Vurdering: En formel, men politisk relevant opgave med DN's nuværende vedtægter, hvorefter formændene for MFU, NFU og PFU ikke kun er "faglige", men også "politiske" i og med, at de er fuldgyldige medlemmer af FU. Eftersom valgene sker efter indstilling fra FU, kan Repræsentantskabet kun sige ja eller nej til én kandidat pr. udvalg. Og dermed tager opgave ingen tid. 7. Vælge indtil 15 personligt valgte repræsentantskabsmedlemmer. Vurdering: Relevant opgave. Vi har fundet en form, hvor opgaven kan afvikles på meget lidt mødetid. 8. Vælge repræsentant til Danmarks Naturfonds bestyrelse. Vurdering: Har hidtil ikke krævet nævneværdig mødetid, fordi der hidtil ikke har været kampvalg. Man kan overveje relevansen af, at Repræsentantskabet har en repræsentant i Naturfondens bestyrelse, når (det af Repræsentantskabet valgte) FU i forvejen har tre. Og derfor kunne man overveje at lade bestemmelsen udgå ved næste vedtægtsændring (i kombination med en beslutning i fondsbestyrelsen om, at DN på anden måde bevarer sit flertal i bestyrelsen). 9. Vælge dagsordenkomite for næste repræsentantskabsmøde. Vurdering: Relevant, men formel opgave, som ingen tid tager. 10. Beslutte ændringer af vedtægter og forretningsordener. Vurdering: Relevant (nødvendig) opgave, som imidlertid forekommer så sjældent, at den ikke bør veje tungt i en beslutning om ét kontra to årlige REP-møder. Hvis der måtte være behov for det, ville man i givet fald kunne forlænge et REP-møde til også at omfatte søndag formiddag. 11. Modtage beretning fra Repræsentantskabets repræsentant i bestyrelsen for Danmarks Naturfond. Vurdering: I forlængelse af ovenstående punkt 8 kan der nok stilles spørgsmål ved relevansen. Under alle omstændigheder er det ikke et krav, at redegørelsen skal forelægges mundtligt. Så selv om afviklingen af dette årlige dagsordenpunkt historisk har taget en del tid, er der et potentiale for rationalisering forudsat at denne opgave for Repræsentantskabet beholdes. 12. Modtage "præsidentens naturpolitiske redegørelse og beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år, herunder status for gennemførelsen af det foregående års aktivitetsplan (om foråret). Og om efteråret: Modtage præsidentens naturpolitiske redegørelse. Vurdering: Relevant og tidkrævende opgave, omend der er et pænt stort potentiale for rationalisering i debatten om redegørelsen, som præges af lange indlæg fra få debattører. Det er vigtigt at holde sig for øje, at præsidentens beretning efter vedtægterne ikke skal godkendes. Det betyder, at Repræsentantskabet ikke kan afsætte en præsident eller et forretningsudvalg gennem ikke-godkendelse af beretningen. Og derfor ændres magtforholdet mellem Repræsentantskabet og Præsidenten/Forretningsudvalget ikke af, at to årlige møder ændres til ét. Reelt er præsidentens beretning/redegørelse en ramme for afstemning af forventninger. Den er en slags aflæggelse af et "politisk regnskab" og en anledning til at udstikke naturpolitiske sigtelinjer for fremtiden. Begge dele skal sætte Repræsentantskabet i stand til at vurdere, om den af Repræsentantskabet valgte "daglige" politiske ledelse gør sit arbejde godt nok. Der kan så være forskellige holdninger til, om denne vurdering nødvendigvis skal udøves i plenum to gange årligt, eller om man kan nøjes med én gang årligt i et fysisk møde eventuelt suppleret med andre tiltag. FU vurderer det sidste. 5
Konklusion: Samtlige af Repræsentantskabets vedtægtsbestemte roller vil under normale forhold uden problemer kunne afvikles inden for ét årligt REP-møde af 6-7 timers varighed en lørdag inden for det nuværende koncept for DN's REP-møder. Også selv om man ikke udnytter de foreliggende potentialer for rationalisering. Når/hvis der ved sjældne lejligheder skulle opstå behov for mere mødetid, er der mulighed for at tilgodese det søndag formiddag. Hvad med det sociale? Dette er det andet af de to grundlæggende spørgsmål, som må vurderes i forbindelse med en stillingtagen til spørgsmålet om ét kontra to årlige REP-møder. Hvis vi kun holder ét årligt REPmøde, kan vi så pleje og udvikle den nødvendige sociale samhørighed og organisatoriske sammenhængskraft på tværs af de geografiske skel, som ellers præger DN? DN står jo på to ben: Det lokale og det nationale. Og hvis ikke de to ben hænger sammen, så har vi ikke noget DN i det hele taget. Som FU ser det, er svaret (i dagens Danmark) klart ja. REP-møderne blev indført for 30 år siden, hvor DN's lokale "ben" i langt højere grad bestod af isolerede celler end i dag. Derfor gav det god mening dengang at holde to årlige REP-møder. Men siden hen er mulighederne for kommunikation mellem REP-møderne kraftigt forbedret på grund af IT-udviklingen. Og dermed mulighederne for at skabe samhørighed og sammenhængskraft uden at holde fysiske møder. Som et mindre supplement hertil bidrager også DN's Netværk på det seneste til samhørighed og sammenhængskraft mellem de aktive, der er engageret i et bestemt emne på tværs af geografiske skel oven i købet med fysiske møder (netværkstræf). Og det samlede antal deltagere i et års netværkstræf er adskillige gange større, end de 200 aktive, der typisk deltager i et REP-møde. Konklusion: Den sociale funktion af DN's REP-møder er til dels overtaget af Internettet og af fysiske møder i andre organisatoriske enheder. Derfor er det sociale ikke et afgørende argument for at holde to frem for ét årligt REP-møde. Hvad koster et REP-møde? Udgifterne til et REP-møde varierer efter mødested og antal deltagere. Her er et standardiseret, men forholdsvis skrabet budget pr. deltager ved prisniveauet i midten af 2009, idet priserne har været stærkt stigende de senere år: Konferencested - lokaler og teknik: 800 kr. Transport: 500 kr. Overnatning: 1.000 kr. Mad og drikke: 800 kr. -------------------------------------------------------- I alt pr. deltager: over 3.000 kr. Det gennemsnitlige deltagerantal de senere år har været 200 med en stigende tendens. Det vil sige, at minimumsprisen for et REP-møde er i omegnen af 0,6 mio. kr. Det seneste REP-møde, som havde ekstra mange deltagere på grund af præsidentvalget, og som foregik på et ekstra dyrt mødested, endte med at koste tæt på 1 mio. kr. alt inklusive. Udover udgifterne ved et REP-møde koster det andre ressourcer i form af en arbejdsindsats på en kvart årsværk til organisation, logistik og mødeindhold. Et logisk spørgsmål i forbindelse med REP-møde-økonomien er, om man kunne bibeholde to årlige møder, men holde dem på en billigere måde. Der er flere teoretiske muligheder: 6
1. Man kunne eliminere udgifterne til overnatning ved at holde et af REP-møderne som et én-dags-arrangement en lørdag et centralt sted i landet. Derved ville alle repræsentanter kunne mødes cirka 6 timer som til et almindeligt REP-møde. Ulemperne er, at det med transporttid bliver en vældig lang dag for en del af Repræsentantskabet, og at det stadig vil være et dyrt arrangement. 2. Man kunne dekretere overnatning på dobbeltværelse, hvilket ville nedsætte udgifterne til overnatning 30-40 procent. Ulemperne er, at rigtig mange repræsentanter i så fald ville afstå fra at deltage, og at det stadig ville være et dyrt arrangement. 3. Man kunne indføre deltagerbetaling for drikkevarer og eventuelt også for mad. Ulempen er, at det ville kræve en kulturændring for at blive alment accepteret, og at det stadig ville være et dyrt arrangement. 4. Man kunne holde møderne på mindre "fornemme" steder. Men den slags steder findes næppe, hvis de samtidig skal kunne rumme en så stor forsamling, som DN's Repræsentantskab. Hvad gør andre organisationer? Sammenligninger med andre organisationer skal altid tages med forbehold, fordi organisationerne i detaljen altid har anderledes arbejdsmetoder og organisering. Alligevel kan det være relevant at skele til, hvordan man gør andre steder i organisationsverdenen: Svenska Naturskyddsföreningen er nok den organisation, som ligner DN mest. Men SNF holder Repræsentantskabsmøde (Riksstämma) hvert andet år, altså en fjerdedel så ofte som DN. Til gengæld holder man så i de år, hvor der ikke er Repræsentantskabsmøde, en rådgivende "Rikskonferens" for samtlige medlemmer (men nok i praksis mest de lokale aktive i SNF's afdelinger). Norges Naturvernforbund ligger i arbejdsområder og organisering forholdsvis tæt på DN. Repræsentantskabet (Landsmøtet) mødes hvert andet år. Dansk Røde Kors ligner organisatorisk DN temmelig meget. Repræsentantskabet mødes hvert andet år, og hvert år holder man en "Formandskonference" for lokalafdelingerne. Ældre Sagen ligner også DN organisatorisk. Repræsentantskabet (Delegeretforsamlingen) mødes én gang årligt. Dansk Ornitologisk Forening arbejder meget med de samme emner, som DN, men organisationen er betydeligt mindre. DOF's Repræsentantskab består af 47 medlemmer, som mødes to gange årligt - under betydeligt mere ydmyge former, end i DN. Hvordan kommer vi videre? Efter vedtægternes 9, stk. 2 er det kun Repræsentantskabet, der kan beslutte at holde ét årligt REP-møde. I givet fald skal det så være efterårsmødet, og i givet fald gælder beslutningen kun for ét år (ad gangen). Hvis vi permanent skal have ét årligt REP-møde, kræver det vedtægtsændring. FU lægger op til, at vi gennemfører et forsøg med ét REP-møde i 2010. Evalueringen af landsdelstræffene i første halvår må så afgøre, om vi skal gå videre og gøre ordningen permanent dvs. gennemføre en vedtægtsændring. Hvis Repræsentantskabets ønsker det, kan beslutning træffes på REP-mødet i efteråret 2010 med virkning fra 2011. Teknisk set er der følgende muligheder for udfaldet af Repræsentantskabets behandling: 7
1. Ja til vedtægtsændring fra 2011 med kvalificeret flertal. 2. Ja til vedtægtsændring fra 2011 med ikke-kvalificeret flertal i kombination med en beslutning om at fortsætte forsøgsordningen i 2011. Hvis Repræsentantskabet ønsker det, vil vedtægtsændringen så kunne gennemføres med almindeligt flertal på REP-mødet i efteråret 2011. 3. Nej til en vedtægtsændring fra 2011, men ja til at fortsætte forsøgsordningen i 2011. I så fald kan sagen eventuelt tages op igen i midten af 2011. 4. Nej til vedtægtsændring og nej til at fortsætte forsøgsordningen. Dermed dør idéen indtil videre. Bilag 1. Repræsentantskabets vedtægt. 2. Repræsentantskabets forretningsorden. 8
BILAG 1: Vedtægt for DN's Repræsentantskab Stk. 1. Repræsentantskabet består af: 1. Formanden for hver afdeling. Ved formandens forfald kan en afdelings bestyrelse til et konkret repræsentantskabsmøde udpege et andet medlem af afdelingens bestyrelse end formanden. 2. Et antal ekstra repræsentanter for bestyrelsen i afdelingen baseret på medlemsbasis pr. 1. januar således: 1.000 medlemmer giver 1 ekstra, 3.000 medlemmer giver 2 ekstra, 6.000 medlemmer giver 3 ekstra og 9.000 medlemmer giver 4 ekstra. 3. Et antal ekstra repræsentanter for bestyrelsen i afdelingen baseret på landareal således: 250 km2 giver 1 ekstra og 750 km2 giver 2 ekstra. 4. En observatør med taleret fra de bestyrelser, som kun har én repræsentant i repræsentantskabet. 5. En repræsentant for hver studenterkomite. 6. En repræsentant for hvert netværk, som repræsentantskabet har godkendt i forbindelse med årets Aktivitetsplan. 7. Medlemmerne af Forretningsudvalget. 8. Formændene for de vedtægtsbundne udvalg. Næstformændene er suppleanter ved formandens forfald, dog uden stemmeret. 9. Formanden og yderligere 2 repræsentanter for Natur og Ungdom. 10. Repræsentantskabet indvælger endvidere 15 personlige medlemmer, som kan tilføre DN nye kompetencer, inspiration og indflydelse. Valget gælder for 3-årige perioder, således at 5 er på valg hvert år. Stk. 2. Repræsentantskabet er foreningens øverste myndighed. Det har følgende hovedopgaver/kompetencer: 13. Overordnede foreningspolitiske beslutninger om særlige emner. 14. Vedtagelse af foreningens aktivitetsplan med dertil hørende budget og status for foregående aktivitetsplan efter indstilling fra forretningsudvalget. 15. Godkendelse af regnskab efter indstilling fra forretningsudvalget. 16. Valg af statsautoriseret/registreret revisor efter indstilling fra forretningsudvalget. 17. Valg af præsident, vicepræsident og 6 øvrige af repræsentantskabets midte valgte forretningsudvalgsmedlemmer. 18. Valg af vedtægtsbundne udvalgs formænd efter indstilling fra forretningsudvalget. 19. Valg af indtil 15 personligt valgte repræsentantskabsmedlemmer. 20. Valg af repræsentant til Danmarks Naturfonds bestyrelse. 21. Valg af dagsordenkomite for næste repræsentantskabsmøde. 22. Vedtagelse af ændringer af vedtægter og forretningsordener. Stk. 3. Repræsentantskabet afholder 2 årlige ordinære møder: et forårsmøde i april kvartal og et efterårsmøde i oktober kvartal. Til det ordinære forårsmøde henlægges følgende emner (rækkefølgen er prioriteret): 1. Præsidentens naturpolitiske redegørelse og beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år, herunder status for gennemførelsen af det foregående års aktivitetsplan. 2. Godkendelse af regnskab for DN. 3. Beretning fra repræsentantskabets repræsentant i bestyrelsen for Danmarks Naturfond. 4. Valg af statsautoriseret/registreret revisor. 5. Alle personvalg Til det ordinære efterårsmøde henlægges følgende punkter: 1. Præsidentens naturpolitiske redegørelse. 2. Godkendelse af aktivitetsplan og dertil hørende budget for det kommende år. 9
Repræsentantskabet kan på et ordinært møde vedtage, at der i det følgende år kun skal afholdes ét møde. Dette møde afholdes i oktober kvartal. På mødet behandles samtlige ovenstående emner. Stk. 4. Tid og sted for ordinære repræsentantskabsmøder meddeles af administrationen senest 10 uger før mødet. Dagsorden for ordinære repræsentantskabsmøder udarbejdes af en dagsordenskomite, som vælges på det foregående repræsentantskabsmøde. Dagsordensforslag skal være administrationen i hænde senest 4 uger før mødet, og dagsorden skal udsendes senest 2 uger før mødet. Beslutninger kan kun tages om emner, som har været anført på den udsendte dagsorden. Dog kan resolutionsforslag fremsættes ved repræsentantskabsmødets begyndelse. Stk. 5. Hvis mindst 50 repræsentantskabsmedlemmer eller et flertal af forretningsudvalgets medlemmer fremsætter skriftlig anmodning herom, med angivelse af dagsorden, skal præsidenten foranledige indkaldt til ekstraordinært møde i repræsentantskabet med mindst 4 ugers varsel. I perioder mellem repræsentantskabsmøder kan forretningsudvalget, hvis det finder det nødvendigt, udsende sager til skriftlig afstemning i repræsentantskabet. Stk. 6. Forretningsudvalget kan invitere repræsentanter fra andre organisationer eller enkeltpersoner til at overvære og deltage i repræsentantskabsmødet. Repræsentantskabet kan fastlægge en øvre grænse for antallet af inviterede gæster. 10
BILAG 2: Forretningsorden for DN's Repræsentantskab 1. Dagsorden for ordinære repræsentantskabs-møder udarbejdes af en dagsordenkomite, som vælges af repræsentantskabet på det foregående møde efter indstilling fra forretningsudvalget Stk. 2. Dagsordenkomiteen består af 2 medlemmer af forretningsudvalget og 3 samrådsformænd. Stk. 3. Dagsordenkomiteen beslutter, hvilke sager udover de vedtægtsbestemte, der skal optages på dagsordenen. Begrundelser for optagelse af dagsordenpunkter er bl.a.: - at forslaget fremsættes skriftligt af mindst 20 medlemmer af repræsentantskabet, - at forslaget har stor og aktuel foreningspolitisk relevans, - at forslaget handler om et emne, som er relevant for hele repræsentantskabet, - at forslaget indeholder væsentlig kritik af forretningsudvalget. 2. Beslutning kan kun tages om emner, som har været anført på den udsendte dagsorden - dog kan resolutionsforslag fremsættes ved repræsentantskabsmødets begyndelse, jævnfør vedtægternes 9, stk. 4. Stk. 2. Resolutionsforslag skal handle om et aktuelt og væsentligt natur- og miljøpolitisk emne og have et præcist formål i forhold til en veldefineret målgruppe uden for Danmarks Naturfrednings-forening. Stk. 3. Opstilling af kandidater til de personvalg, som finder sted på repræsentantskabsmøderne, er omfattet af begrebet "emne på dagsordenen" og skal således overholde de for dagsordener gældende frister. Stk. 4. Ændringsforslag til forretningsudvalgets forslag til aktivitetsplan og budget, jævnfør vedtægternes 9 stk. 3, skal fremsættes senest en uge før repræsentantskabsmødet. 3. Møder i repræsentantskabet ledes af en dirigent, som vælges af repræsentantskabet. Dirigenten må ikke være medlem af forretningsudvalget. 4. Hvis mindst 15 af repræsentantskabets medlemmer ønsker det, skal afstemning foregå skriftligt. Alle personvalg foregår dog ved skriftlig afstemning. Stk. 2. Hvis mindre end 2/3 af repræsentantskabets medlemmer deltager i et møde, kan præsidenten og 2 øvrige forretningsudvalgsmedlemmer i forening, eller et flertal i forretningsudvalget eller et flertal af de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer forlange, at en sag udsendes til urafstemning i repræsentantskabet. En sådan urafstemning iværksættes inden 3 hverdage. Resultatet opgøres på basis af de stemmer, der er indkommet senest 2 uger efter iværksættelsen. 5. Administrationen udarbejder referat af møder i repræsentantskabet. Stk. 2. Eventuelle bemærkninger til referat skal være administrationen i hænde senest 2 uger efter udsendelsen. Hvis der ikke inden denne frist er indkommet bemærkninger, er referatet godkendt. Stk. 3. En mødedeltager kan kræve ændringer i referatet, hvis det er forkert eller ufuldstændigt. I så fald tilføjes ændringen eller en bemærkning herom i referatet. Sådanne ændringer meddeles repræsentantskabet. 6. Medlemmer af repræsentantskabet, som mister deres medlemskab under en valghandling på et konkret repræsentantskabsmøde, bevarer deres stemmeret resten af mødet. Stk. 2. Nyvalgte personlige medlemmer af repræsentantskabet opnår stemmeret og valgbarhed til forretningsudvalget, herunder posten som præsident og vicepræsident, umiddelbart efter at de er valgt. 7. Et medlem af repræsentantskabet er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis vedkommende selv, vedkommendes ægtefælle/samlever eller vedkommendes nært beslægtede har en 11
økonomisk interesse i sagens udfald, eller hvis der i øvrigt foreligger forhold, som er egnede til at vække mistanke om, at vedkommende vil påvirke sagen for personlig vindings skyld eller på anden måde til egen fordel. Stk. 2. Et medlem af repræsentantskabet har pligt til at oplyse repræsentantskabet om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Stk. 3. Repræsentantskabet træffer beslutning om, hvorvidt et medlem har en sådan interesse i en sag, at vedkommende er inhabil og dermed udelukket fra at deltage i repræsentantskabets forhandling og afstemning om sagen. 8. Udgifter forbundet med aktiviteterne i repræsentantskabet dækkes efter regler, som fastsættes af forretningsudvalget. 12