ERHVERVSANKENÆVNET Kampmannsgade 1 * Postboks 2000 * 1780 København V * Tlf. 33 30 76 22 * Fax 33 30 76 00 Ekspeditionstid 9-16 * www.erhvervsankenaevnet.dk Kendelse af 13. februar 2012 (J.nr. 2011-0024477). Afgift som følge af for sent indsendt årsrapport ikke eftergivet. Årsregnskabslovens 151 og 152. (Kirsten Aaskov Mikkelsen, Suzanne Helsteen og Jan Uffe Rasmussen) Ved skrivelse af 11. april 2011 har advokat A klaget over, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved skrivelse af 8. april 2011 har pålagt ham som direktør en afgift på 500 kr. for ikke rettidig indsendelse af årsrapporten - likvidationsregnskabet - for perioden 23. marts 2010 til 30. september 2010 for K I LIKVIDATION. Sagens omstændigheder: I anledning af klagen har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i en redegørelse af 30. maj 2011 om sagens faktiske omstændigheder udtalt: Sagens faktiske omstændigheder Erhvervs- og Selskabsstyrelsen pålagde den 8.04 2011 advokat A en afgift på 500 kr. som følge af, at årsrapporten for 2010 for K ApS I LIKVIDA- TION (OPLØST), CVR-nr. var modtaget for sent i styrelsen. Selskabets ordinære årsrapport pr. 30.09 2010 skulle være Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i hænde senest den 28.02 2011. Den 4.03 2011 sendte styrelsen et påkravsbrev til likvidator på pågældendes adresse med anmodning om at indsende årsrapporten, så den var modtaget i styrelsen senest den 16.03 2011. Det fremgår af påkravsbrevet, at hvis Erhvervs- og Selskabsstyrelsen modtager årsrapporten senere end 16.03 2011, ville hvert medlem af selskabets øverste ledelse blive pålagt en afgift. Den 17. marts 2011 modtog styrelsen et likvidationsregnskab for perioden 23.03 2010 14.01 2011. Den ordinære årsrapport for 1. regnskabsperiode 23.03 30.09 201[0] er derimod aldrig modtaget. I betragtning af at selskabet ved dets likvidation og ophør er uden fremtidsudsigter og således mindre relevant for regnskabsbrugere, vurderede styrelsen ud fra en pragmatisk og praktisk holdning, at det modtagne likvidationsregnskab helt undtagelsesvis i denne konkrete sag kunne erstatte den ordinære årsrapport. Styrelsens vurdering baserede sig på, at denne fremgangsmåde ville medføre, at selskabet kunne undgå administrativt besvær og omkostninger ved at udarbejde den manglende ordinære årsrapport. Styrelsen inddrog endvidere i sin betragtning, at da selskabet var opløst tjente det intet
- 2 - formål at fastholde modtagelse af den ordinære årsrapport, idet fastholdelsen ikke kunne håndhæves ved sanktionering. Idet likvidationsregnskabet - som erstatning for den ordinære årsrapporten - blev modtaget den 17.03 2011 efter fristens udløb i styrelsens påkravsbrev af 04.03. 2010, men dog i den første måned i henhold til 5 måneders fristen, blev advokat A, som direktør, pålagt en afgift på 500 kr. Advokat A har i brev af 11.04 2011 anmodet Erhvervsankenævnet om at omgøre Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelse om pålagt afgift. Dette begrunder han med, at årsrapporten (Likvidationsregnskabet) skulle være modtaget i styrelsen den 16.03 2011. Som dokumentation herfor har han vedlagt kopi af sin mail af 16.03 2011 uden nogen tekst i øvrigt men med vedhæftede filer, herunder likvidationsregnskabet i word-format. Selskabets likvidationsregnskab (årsrapport) i papirudgave er modtaget i styrelsen den 17.03 2011, og den 18.03 2011 sendte styrelsen en kvittering for modtagelsen af årsrapporten (likvidationsregnskabet). Den 08.04 2011 sendte styrelsen afgiftsbrev til advokat A, da han som likvidator i selskabet er ansvarlig for regnskabsindsendelsen. I klageskrivelsen har advokat A anmodet om, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsens afgørelse omgøres, idet mail 16. marts 2011 viser, at regnskabet er indsendt rettidigt. I føromtalte redegørelse af 30. maj 2011 har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i øvrigt udtalt: Sagens retlige omstændigheder Efter årsregnskabslovens 138, stk. 1, skal virksomhedens årsrapport indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, så denne er modtaget i styrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelse og senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller anden myndighed kan ikke dispensere herfra. Det skal i denne forbindelse også nævnes, at det fremgår udtrykkeligt af årsregnskabslovens 139, at virksomheder, som er under likvidation, skal fortsætte med at indsende årsrapport til styrelsen i henhold til 138, indtil likvidationen er afsluttet med virksomhedens opløsning. Modtages årsrapporten ikke inden for fristen i årsregnskabslovens 138, sender styrelsen, jf. lovens 150, et brev med påkrav til virksomhedens ledelse på virksomhedens adresse om at indsende årsrapporten. I påkravsbrevet angives en frist på 8 hverdage til indsendelse af årsrapporten. Årsregnskabslovens 151, stk. 1, indeholder en bestemmelse om en adfærdsregulerende afgift, der pålægges de enkelte medlemmer af selskabets
- 3 - bestyrelse, direktion eller lignende ansvarligt organ, såfremt årsrapporten er modtaget efter udløbet af fristen på 8 hverdage efter påkravsbrevets datering. I henhold til årsregnskabslovens 152, stk. 1, kan Erhvervs- og Selskabsstyrelsen helt eller delvist fritage et ledelsesmedlem for betaling af en allerede pålagt afgift under ganske særlige omstændigheder. Fritagelsen er betinget af, at den pågældende kan godtgøre at have søgt at fremme indsendelsen, og at forsinkelsen derfor ikke kan lægges den pågældende til last. I henhold til årsregnskabslovens 152, stk. 2, fritager det ikke i sig selv et ledelsesmedlem for ansvar, hvis det ansvarspådragende forhold er begået af virksomhedens ansatte, rådgivere eller lignende. I henhold til årsregnskabslovens 8, stk. 2, 3. pkt., har hvert enkelt ledelsesmedlem ansvar for, at årsrapporten, hvis revision er krævet, kan revideres og godkendes i tide. I henhold til årsregnskabslovens 8, stk. 2, 4. pkt., har hvert enkelt medlem af det øverste ledelsesorgan ansvar for, at årsrapporten indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen inden for de i årsregnskabsloven fastsatte frister. Det fremgår desuden af indsendelsesbekendtgørelsens 12, stk. 1, at når en årsrapport er modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, sender styrelsen automatisk en elektronisk udskrevet kvittering til indsenderen eller virksomheden. Styrelsens udtalelse Den godkendte ordinære årsrapport for selskabet for 2010 skulle indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelsen på generalforsamlingen, og skulle være modtaget i styrelsen senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Selskabets regnskabsår løber fra 01.10-30.09 med første regnskabsår fra 23.03 2010 30.09 2010. Som følge heraf skulle selskabets årsrapport for det første regnskabsår være modtaget i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen senest den 28.02 2011. I henhold til påkravsbrevet af 04.03 2011 skulle den ordinære årsrapport være styrelsen i hænde senest den 16.03 2011, såfremt ledelsesmedlemmerne skulle undgå at blive pålagt afgift. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har imidlertid først den 17.03 2011 modtaget likvidationsregnskabet, som erstatning for den ordinære årsrapport, jf. under sagens faktiske omstændigheder. Modtagelsesdatoen var således 1 dag senere end datoen for undgåelse af afgift i styrelsens påkravsbrev. På denne baggrund pålagde styrelsen derfor afgift.
- 4 - Klager mener, at han har indsendt regnskabet rettidigt, idet dette er afsendt som vedhæftet fil i klagers e-mail af 16.03 2011. Styrelsen besvarede den 17.03 2011 klagers mail af 16.03 2011, hvilken klager for fuldstændighedens skyld burde have medsendt i kopi. I styrelsens svarmail gjorde styrelsen opmærksom på, at i henhold til indsendelsesbekendtgørelsen, som blev oplyst med linkhenvisning, kan styrelsen ikke godtage årsrapporter i digital form, medmindre der er tale om anvendelse af styrelsens digitale XBRLløsning Regnskab 2.0, ligeledes med linkhenvisning. Almindeligt brev med likvidationsregnskab (årsrapport) er dateret 16.03 2011, og dette er modtaget i styrelsen den 17.03 2011. Da styrelsen som nævnt ikke godkender modtagelse af årsrapporter m.v. i anden digital form end XBRL-løsningen, har styrelsen set bort fra klagers e-mail og alene anerkendt modtagelsen af regnskabet med den almindelige post. Styrelsen fremsendte den 18.03 2011 en kvittering for modtagelsen den 17.03 2011 af den ordinære årsrapport (likvidationsregnskabet). Styrelsen finder ikke, at der i denne sag foreligger de i årsregnskabslovens 152, stk. 1, omhandlede ganske særlige omstændigheder, der kan begrunde, at klager kan fritages for den pålagte afgift på 500 kr. Det forhold, at styrelsen i kvitteringsbrevet og afgiftsbrevet henviser til den ordinære årsrapport, selvom der rent faktisk er tale om modtagelse af et likvidationsregnskab, har efter styrelsen opfattelse ingen betydning for spørgsmålet om afgift. Baggrunden for denne benævnelse i brevene er i øvrigt, at likvidationsregnskabet anses for en erstatning for den årsrapport, som selskaber, herunder selskaber under likvidation, har pligt til at indsende til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, jf. årsregnskabslovens 139. Advokat A har ved skrivelse af 19. juli 2011 bemærket: Klagens hovedproblem er om regnskabet kan anses for fremsendt rettidigt, når det er fremsendt pr. mail til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller om regnskabet ikke kan fremsendes elektronisk med mindre det er indberettes digitalt. Mail er et anerkendt og sædvanligt anvendt kommunikationsmiddel mellem en borger og offentlige myndigheder. En forvaltningsmyndighed har ikke kunnet stille krav om, at korrespondance, der kan fremsendes med almindelig post ikke også med samme retsvirkning kan fremsendes pr. mail. En forvaltningsmyndighed kan ikke stille krav, at korrespondance pr. mail skal ske i en bestemt form, når mailkorrespondancen i øvrigt er af normal karakter og foregået på en sådan måde, som normalt accepteres i samfundet og af andre offentlige myndigheder.
- 5 - Det er således min grundlæggende holdning, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som myndighed ikke kan afvise at modtage korrespondance og regnskaber pr. mail. Det skal i den forbindelse bemærkes, at det indenfor domstoelene er almindelig bekendt, at processkrifter anses for rettidig indgivet, hvis de fremsendes pr. mail eller telefax selvom originalmaterialet først modtages dagen efter i papirform. I det omfang Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke måtte anse sig for bundet af den indenfor samfundet almindelig anerkendte fremgangsmåde ved fremsendelse af mail, har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen haft en pligt til at vejlede herom herunder at gøre tydelig opmærksom på herpå i forbindelse med fremsendelse af Erhvervs- og Selskabsstyrelsens skrivelse af 4. marts 2011.Alternativt har Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved modtagelse af mailen af 16. marts 2011 været forpligtet til at meddele en frist til berigtigelse af forholdet, idet det har været åbenbart at fremsendelse af regnskabet pr. mail den 16. marts 2011 af mig er anset som værende rettidig. Sammenfattende er det således mit standpunkt, at indsendelsesfristen ikke kan anses for overskredet, når materialet er fremsendt rettidigt pr. mail og i øvrigt modtages i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i papirform dagen efter. Det er yderligere mit standpunkt, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke kan afvise en normal elektronisk kommunikation med en borger med den begrundelse, at der skal ske elektronisk indberetning. Det er mit standpunkt, at borgeren har to valgmuligheder. Den ene er fremsendelse af regnskabet ved anvendelse af sædvanlig og anerkendte kommunikationsformer den anden fremgangsmåde er at anvende den digitale indberetning. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen har den 11. august 2011 anført blandt andet: Det fremgår af årsregnskabslovens 155, stk. 2, at årsrapporter og andre dokumenter, som styrelsen modtager i henholdt til årsregnskabsloven, kan være i såvel papirbaseret som elektronisk form. Det fremgår desuden, at styrelsen fastsætter regler om elektronisk indsendelse af årsrapporter, herunder at indsendelse skal ske i en af styrelsen fastsat struktureret form. Muligheden for elektronisk indsendelse af årsrapporter som alternativ til papirbaseret indsendelse fremgår af indsendelsesbekendtgørelsens 4. Efter bestemmelsen stilles der krav og betingelser til elektronisk indsendelse, som skal være opfyldt, bl.a. skal indsendelsen ske i XBRLformat i en af styrelsen fastsat taksonomi og i et præsentationsdokument. Indsendelse af årsrapporter i pdf-format eller doc/docx-format, som det er tilfældet i klagesagen, accepteres ikke af styrelsen. Årsagen, til at styrelsen ikke accepterer andre digitale formater end den i 4 fastsatte, er, at
- 6 - styrelsen ikke har udviklet it-systemer til at håndtere modtagelsen og offentliggørelsen af sådanne regnskaber, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 4, stk. 1. Til klagers bemærkning om styrelsens pligt til at vejlede om indsendelse, skal styrelsen oplyse, at en sådan vejledning fremgik af styrelsens påkravsbrev af 4. marts 2011. Heri blev det oplyst, at det papirbaserede årsrapport skal sendes til den i brevet nævnte adresse eller ved elektronisk fremsendelse gennem den digitale indberetningsløsning Regnskab 2.0 på virk.dk. Med hensyn til klagers bemærkning om, at styrelsen alternativt ved modtagelse af mailen af 16. marts 2011 fra hans sekretær har været forpligtet til at meddele frist til berigtigelse af forholdet, idet klager åbenbart har anset fremsendelsen af mailen med vedhæftet docx-fil som værende rettidig, skal styrelsen anføre, at der ikke kan dispenseres fra indsendelsesfristen, jf. årsregnskabslovens 138, stk. 1. Efter lovens 150 sender styrelsen påkravsbrev ved overskridelse af fristen, men dette er ikke en udsættelse af indsendelsesfristen. Da der ikke kan dispenseres for fristen, og da denne allerede ved fremsendelse af påkravsbrevet var overskredet, er det således udelukket for styrelsen at give frist til berigtigelse. Ankenævnet udtaler: Af årsregnskabslovens 155, stk. 2, 4. pkt. fremgår, at Erhvervs- og Selskabsstyrelsen fastsætter regler om elektronisk indsendelse af årsrapporter, herunder at indsendelse skal ske i en af styrelsen fastsat struktureret form. Det fremgår af bekendtgørelse nr. 1526 af 13. december 2007 om indsendelse og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (indsendelsesbekendtgørelsen) 4, stk. 1, at årsrapporten kan indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen elektronisk som digitalt regnskab i det omfang styrelsen har udviklet it-systemer til at håndtere modtagelsen og offentliggørelsen af sådanne regnskaber. Af stk. 2, fremgår, at det digitale regnskab skal indsendes i XBRL-format specifikation 2.1, i en af styrelsen fastsat taksonomi med nærmere angivne krav til præsentationsdokumentet, og af stk. 3, fremgår, at det digitale regnskab indsendes til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen via hjemmesiden www.eogs.dk eller www.virk.dk, forsynet med indsenderens digitale signatur efter styrelsens nærmere bestemmelse.
- 7 - Elektronisk indsendelse pr. e-mail af regnskaber, som sket med likvidationsregnskabet for K I LIKVIDATION, er således ikke en forskriftsmæssig indsendelsesmåde. Henset hertil, og da der i øvrigt ikke foreligger sådanne særlige omstændigheder, at A kan undtages for betaling af afgift efter årsregnskabslovens 151, finder ankenævnet ikke, at der kan ske fritagelse for betaling af afgift, jf. årsregnskabslovens 152. Ankenævnet tiltræder derfor den af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ved skrivelse af 8. april 2011 pålagte afgift.