Håndbog om afskedigelse

Håndbog om afskedigelse December 2011

Håndbog om afskedigelse December 2011

Håndbog om afskedigelse Udgivet december 2011 Udgivet af Moderniseringsstyrelsen Publikationen er udelukkende udsendt elektronisk. Henvendelse om publikationen kan i øvrigt ske til: Moderniseringsstyrelsen Frederiksholms Kanal 6 1220 København K Tlf. 33 92 40 49 Publikationen kan hentes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk Design BGRAPHIC, Moderniseringsstyrelsen Elektronisk publikation ISBN 87-7956-403-8

Indhold Forord... 3 1 Generelle regler om afskedigelse... 5 1.1 Indledning... 5 1.2 Regler som gælder både for tjenestemænd og overenskomstansatte mv... 5 1.3 Særligt om overenskomstansatte... 12 1.4 Særligt om tjenestemænd... 17 2 Afskedigelse begrundet i den ansattes forhold... 21 2.1 Indledning... 21 2.2 Dokumentation i sager om afsked... 21 2.3 Problemsamtaler... 22 2.4 Proportionalitet... 22 2.5 Pligt til udvidet partshøring... 23 2.6 Særligt om overenskomstansatte... 24 2.7 Særligt om tjenestemænd... 32 2.8 Særligt om tillidsrepræsentanter og andre beskyttede grupper... 36 3 Afskedigelse begrundet i institutionens forhold... 37 3.1 Indledning... 37 3.2 Afskedsårsager... 37 3.3 Alternativer til afskedigelse... 37 3.4 Tidspunktet for partshøring og afgørelse om afskedigelse... 38 3.5 Varslingsloven... 38 3.6 Tillidsrepræsentanter og andre beskyttede grupper... 40 3.7 SU og tillidsrepræsentantregler om information og drøftelse... 40 3.8 Udvælgelsesproceduren... 41 3.9 Saglige kriterier... 42 3.10 Partshøring ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold... 44 3.11 Særligt om tjenestemænd... 45 Læs mere... 47 INDHOLD 1

2 INDHOLD

Forord Denne håndbog handler om de væsentligste af de regler, der gælder for afskedigelse af ansatte i staten. Formålet med håndbogen er at give statslige personalechefer og - medarbejdere en kortfattet oversigt over disse regler. Håndbogen er tænkt som et supplement til Personaleadministrativ vejledning (PAV), hvori de fleste af håndbogens emner er udførligt beskrevet. Gennemgangen i håndbogen er derfor kortfattet og indeholder henvisninger til de relevante afsnit i PAV samt i et vist omfang til faglitteratur. Links til lovgivning og aftaler mv. kan findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk. Håndbogen er delt op i tre kapitler. I kapitel 1 behandles de regler, som gælder generelt for afskedigelse, uanset om afskedigelsen skyldes institutionens forhold eller den ansattes forhold. I kapitel 2 og 3 behandles de regler, der gælder særligt for afskedigelse begrundet i henholdsvis den ansattes forhold (kapitel 2) og institutionens forhold (kapitel 3). I håndbogen behandles de vigtigste forvaltningsretlige regler og grundsætninger, hvor relevant, men håndbogen kommer ikke ind på de persondataretlige aspekter omkring behandlingen af personoplysninger. I alle tre kapitler behandles først regler, der gælder uanset ansættelsesform. I det omfang, der er særlige regler for henholdsvis overenskomstansatte og tjenestemænd, behandles disse herefter i særskilte afsnit. Håndbogen behandler alene de regler, der gælder for tjenestemænd og overenskomstansatte. For medarbejdere, der er ansat på individuel kontrakt eller efter regulativ, kan der være fastsat andre regler i kontrakten eller regulativet. Når håndbogen henviser til (fælles)overenskomsterne sigtes alene til fællesoverenskomsterne samt overenskomster inden for CFU s forhandlingsområde. For overenskomstansatte medarbejdere uden for CFU s forhandlingsområde kan der være aftalt afvigende regler. Når begrebet den ansatte eller medarbejderen bruges, omfatter dette både tjenestemænd og overenskomstansatte. For overenskomstansatte omfattes både funktionærer og ikke-funktionærer. FORORD 3

I håndbogen omfattes både chefer og menige medarbejdere af begreberne den ansatte og medarbejderen. Reglerne for afskedigelse af funktionærer følger af funktionærloven og den omfattende retspraksis, som udspringer af funktionærloven samt af (fælles)overenskomsterne. For overenskomstansatte ikke-funktionærer findes retsgrundlaget for afskedigelse i (fælles)overenskomsterne. I det omfang, der omtales regler, som følger direkte af funktionærloven eller som udspringer af funktionærretlig retspraksis, bruges begrebet funktionær om den ansatte. Hvorvidt tilsvarende regler gælder for ikke-funktionærer afhænger af en fortolkning af den relevante overenskomst og af den enkeltes ansættelsesaftale. 4 FORORD

1. Generelle regler om afskedigelse 1.1 Indledning I denne del af håndbogen behandles de væsentligste regler, som gælder for uansøgt afskedigelse, uanset om afskedigelsen er begrundet i den ansattes forhold eller i institutionens forhold. Reglerne følger dels af funktionærloven, tjenestemandsloven og anden ansættelsesretlig lovgivning, dels af forvaltningsretten og endelig af kollektive aftaler mellem lønmodtagerorganisationerne og Finansministeriet. I afsnit 1.2 behandles de regler om uansøgt afskedigelse, som er ens for tjenestemænd og overenskomstansatte. I afsnit 1.3 og 1.4 behandles de regler, som gælder særligt for henholdsvis overenskomstansatte (afsnit 1.3) og tjenestemænd (afsnit 1.4). 1.2 Regler som gælder både for tjenestemænd og overenskomstansatte En afskedigelse skal altid være sagligt begrundet i enten den ansattes eller institutionens forhold. Personaletilpasninger, afsnit 4.1 1.2.1 Forvaltningsretlige regler om partshøring mv. En afskedigelse eller bortvisning er en afgørelse i forvaltningslovens forstand. Offentlige arbejdsgivere skal derfor i afskeds- og bortvisningssager følge både ansættelsesretlige regler og de forvaltningsretlige regler og grundsætninger, der gælder for den offentlige forvaltning. Sager vedrørende overholdelse af forvaltningsloven og forvaltningsretlige grundsætninger prøves ved domstolene. Det er i så fald den ansatte på den ene side og ansættelsesmyndigheden på den anden side, der er sagens parter. PAV kap. 9, afsnit 9.1, 9.3 og 9.5 Personaletilpasninger, afsnit 4.2 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 5

1.2.1.1 Partshøring Før der træffes afgørelse om afskedigelse eller bortvisning, skal den ansatte gives mulighed for at få kendskab til og kommentere ansættelsesmyndighedens beslutningsgrundlag. Reglerne om partshøring findes i forvaltningslovens 19 og 20. Manglende eller mangelfuld partshøring kan ikke i sig selv medføre et krav på kompensation, når afskedigelsen er saglig. SKABELONER Skabeloner til partshøring om advarsel og afskedigelse samt til afgørelse om advarsel og afskedigelse findes på www.modst.dk PAV kap 9, afsnit 9.1 og 9.5 Forvaltningsret, side 232 ff Hvad skal der partshøres om? Der skal partshøres om de faktiske omstændigheder, som er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, dvs. de forhold, der begrunder den påtænkte afskedigelse. Oplysninger om faktiske omstændigheder omfatter faktuelle oplysninger, udtalelser fra andre myndigheder og sagkyndige erklæringer, herunder også eventuelle indstillinger og vurderinger af bevismæssige og retlige spørgsmål foretaget af andre end myndigheden selv. Når afskedigelsen skyldes grunde, der indebærer kritik af den ansatte, gælder der en ulovbestemt pligt til udvidet partshøring. Pligten til udvidet partshøring gælder ofte i sager om afskedigelse begrundet i den ansattes forhold og omtales nærmere i afsnit 2.5. PAV kap. 9, afsnit 9.1.7.1 og 9.1.8.2 6 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

Hvem skal partshøres? Det er den ansatte, der er part i afskedigelsessagen. Det er derfor kun den ansatte og ikke den forhandlingsberettigede organisation, der skal partshøres om en påtænkt afskedigelse. Kravet om partshøring gælder også i forhold til ansatte med aftalt prøvetid. Se endvidere afsnit 1.4.3.2 om høring af centralorganisationen ved påtænkt afskedigelse af tjenestemænd. PAV kap. 9, afsnit 9.1.1.2 Frist for afgivelse af høringssvar Der fastsættes en frist for afgivelse af høringssvar, og den ansatte orienteres om, at ansættelsesmyndigheden vil træffe afgørelse, hvis den ansatte ikke afgiver høringssvar inden fristens udløb. PAV kap. 9, afsnit 9.1.9 Personaletilpasninger, afsnit 4.2 Den ansattes høringssvar Hvis den ansatte fremsender et høringssvar, skal ansættelsesmyndigheden forholde sig til de synspunkter og argumenter, som den ansatte fremkommer med. Det skal ske senest i afskedigelsesbrevet. Medarbejderens høringssvar kan dog nødvendiggøre fornyet høring, inden ansættelsesmyndigheden træffer afgørelse. 1.2.1.2 Notatpligt Faktiske oplysninger af betydning for afgørelsen skal noteres, uanset om ansættelsesmyndigheden bliver bekendt med oplysningerne mundtligt eller på anden måde, jf. offentlighedslovens 6. Notatpligten gælder ikke, hvis oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter. 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 7

PAV kap. 9, afsnit 9.1.2 1.2.1.3 Partsrepræsentation Den ansatte kan, med visse undtagelser, lade sig repræsentere eller bistå af andre, jf. forvaltningslovens 8. Den ansatte kan fx lade sig repræsentere af sin advokat, ægtefælle eller af sin faglige organisation, hvad enten denne er forhandlingsberettiget eller ej. PAV kap. 9, afsnit 9.1.5 1.2.1.4 Partsaktindsigt Den ansatte kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter, jf. forvaltningslovens 9. Hvis en ansat under behandlingen af en sag anmoder om aktindsigt, og anmodningen skal imødekommes, skal sagens afgørelse udsættes, indtil der er givet den ansatte adgang til at gøre sig bekendt med dokumenterne, jf. forvaltningslovens 11. PAV kap. 9, afsnit 9.1.6 1.2.1.5 Afgørelsen om afskedigelse Afskedigelse skal ske skriftligt med en begrundelse for afskedigelsen. Begrundelsen skal indeholde: En henvisning til de relevante retsregler En sagsfremstilling En redegørelse for hovedhensynene i skønsmæssige afgørelser En stillingtagen til de argumenter og synspunkter, som den ansatte måtte have fremført i forbindelse med partshøringen. 8 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

SKABELONER Skabeloner til afgørelse om afskedigelse findes på www.modst.dk PAV kap. 9, afsnit 9.1.12 Personaletilpasninger, afsnit 4.2 Forvaltningsret, s. 239 f 1.2.1.6 Klagevejledning Hvis afgørelsen om afskedigelse kan påklages til anden forvaltningsmyndighed, skal afskedigelsesbrevet indeholde en vejledning om klageadgang, jf. forvaltningslovens 25. PAV kap. 9, afsnit 9.1.13 1.2.1.7 Andre forvaltningsretlige grundsætninger Ud over reglerne i forvaltningsloven er der en række forvaltningsretlige grundsætninger, der også gælder i sager om afskedigelse, herunder: a) Lighedsgrundsætningen (dvs. at der ikke må ske usaglig forskelsbehandling), der er omtalt i afsnit 1.2.2 b) Proportionalitetsprincippet (dvs. at en sanktion skal være proportional med det passerede), der er omtalt i afsnit 2.4 c) Forbuddet mod skøn under regel (dvs. at der ikke ved skønsmæssige afgørelser må opstilles regler, der udelukker skønnet), som er omtalt i afsnit 3.8.1 d) Forbuddet mod magtfordrejning (dvs. at der ikke må tages uvedkommende hensyn eller inddrages usaglige kriterier, når der skal træffes en afgørelse). 1.2.1.8 God forvaltningsskik Der er i ombudsmandens praksis fastslået en række principper for god forvaltningsskik. Ombudsmanden har endvidere peget på det ønskelige i, at offentlige arbejdsgivere fører en hensynsfuld personalepolitik. 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 9

Det er god forvaltningsskik, at ansættelsesmyndigheden: Inddrager den ansatte i beslutningsprocessen, også ud over forvaltningslovens regler Holder den ansatte orienteret om sagens gang I et vist omfang på eget initiativ vejleder den ansatte om den pågældendes retsstilling Sørger for, at sagsbehandlingen ikke trækker unødigt ud. PAV kap. 9, afsnit 9.4 Personaletilpasninger, afsnit 4.2 1.2.2 Forbud mod usaglig forskelsbehandling og mod afskedigelse af bestemte årsager Den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning forbyder usaglig forskelsbehandling. Ved siden af det forvaltningsretlige forbud mod usaglig forskelsbehandling findes der en række særlove, der forbyder afskedigelse af bestemte årsager, fx køn, etnisk oprindelse o.l., og som giver ret til godtgørelse, hvis det efter særlige bevisbyrderegler er godtgjort, at der er sket brud på loven. Det drejer sig om: Ligebehandlingsloven Ligelønsloven Lov om lønmodtageres ret til fravær fra arbejde af særlige familiemæssige årsager Værnepligtsorlovsloven Forskelsbehandlingsloven Foreningsfrihedsloven Deltidsloven/aftalen om implementering af deltidsdirektivet Kommunestyrelsesloven Regionsloven. PAV kap. 9, afsnit 9.3.2 og kap. 31, afsnit 31.2.5 og 31.3.3.1 Personaletilpasninger, afsnit 4.3 Forvaltningsret, side 340 ff 10 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

1.2.3 Tillidsrepræsentanter og andre beskyttede grupper For tillidsrepræsentanter og andre grupper med tillidsrepræsentantbeskyttelse gælder der særlige regler om afskedigelse (og forflyttelse). Ansatte med tillidsrepræsentantbeskyttelse er: (Fælles)tillidsrepræsentanter Suppleanter for (fælles)tillidsrepræsentanter Arbejdsmiljørepræsentanter SU-medlemmer Suppleanter for SU-medlemmer. Tillidsrepræsentantaftalen indeholder bl.a. et krav om, at der skal være tvingende årsager til at afskedige en ansat med tillidsrepræsentantbeskyttelse. Tillidsrepræsentantaftalen indeholder også regler om: Forhandling før endelig beslutning om afskedigelse (eller forflyttelse) Særlige frister for videreførelse af sagen i det fagretlige system Særlige opsigelsesvarsler under hvervet Særlige opsigelsesvarsler efter hvervets ophør for tillidsrepræsentanter og disses suppleanter Særlige regler om afbrydelse af ansættelsesforholdet. PAV kap. 6 og 7 Personaletilpasninger, afsnit 7 1.2.4 Ferie i opsigelsesperioden Arbejdsgiver bør ved afskedigelse forholde sig til, om den ansatte skal holde ferie i opsigelsesperioden. Udgangspunktet er de almindelige regler om varsling, placering og afholdelse af ferie. Dog gælder der særlige regler for hovedferien, hvis opsigelsesvarslet er på 3 måneder eller derunder, samt for overført ferie og ferie i forbindelse med fritstilling. Ifølge ferielovens 16, stk. 1, kan hovedferien ikke lægges i opsigelsesperioden, medmindre opsigelsesvarslet er længere end 3 måneder eller er forlænget med antallet af 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 11

feriedage. Ferielovens 16, stk. 1, gælder kun ved uansøgt afsked, men uanset om opsigelsen afgives før eller efter feriens tilrettelæggelse. Ifølge ferieaftalen kan en ansat ikke pålægges at holde overført ferie i opsigelsesperioden. De særlige regler om ferie i forbindelse med fritstilling behandles i PAV kap. 23, afsnit 23.6. PAV kap. 23, afsnit 23.6 PAV kap. 31, afsnit 31.3.6.1 og 31.3.6.2 Ferievejledningen, kap. 8 1.2.5 Dagpengegodtgørelse (G-dage) Hvis afskedigelsen fører til ledighed, skal arbejdsgiver med visse undtagelser betale dagpengegodtgørelse for 1., 2. og 3. ledighedsdag til ansatte, som på fratrædelsestidspunktet er medlem af en a-kasse, jf. lov om arbejdsløshedsforsikring mv. 84. PAV kap. 31, afsnit 31.4 1.3 Særligt om overenskomstansatte I dette afsnit omtales regler, som alene gælder for overenskomstansatte. 1.3.1 Opsigelsesvarsler Opsigelsesvarslerne for overenskomstansatte omfattet af (fælles)overenskomsterne fremgår af det fælles regelsæt om opsigelse, som findes i (fælles)overenskomsterne. Opsigelsesvarslets længde afhænger af ansættelsens samlede varighed. På områder uden for (fælles)overenskomsterne kan der findes regler, der afviger fra nedenstående. 12 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

1.3.1.1 Funktionærer og månedslønnede ikke-funktionærer For funktionærer og månedslønnede ikke-funktionærer gælder funktionærlovens regler om varsling af opsigelse. Ved afskedigelse er varslet fra arbejdsgivers side: For prøveansatte funktionærer Mindst 14 dages varsel til en hvilken som helst dag. Fratrædelsen skal kunne ske inden prøvetidens udløb. For fastansatte funktionærer Efter en evt. prøvetids udløb skal opsigelse fra arbejdsgiverens side senest ske med: Et varsel på Inden udløbet af 1 måned 5 måneder 3 måneder 2 år og 9 måneder 4 måneder 5 år og 8 måneder 5 måneder 8 år og 7 måneder 6 måneder For funktionærer, der bor i en tjenestebolig, gælder der en særlig regel om varslets længde, jf. funktionærlovens 2, stk. 9. PAV afsnit 31.3.4 Personaletilpasninger, afsnit 7.6.1 1.3.1.2 Timelønnede ikke-funktionærer For timelønnede ikke-funktionærer gælder ifølge det fælles regelsæt om afskedigelse følgende varsler fra arbejdsgivers side: Ansættelsestid (uafbrudt) Under 6 måneder Efter 6 måneder Efter 1 år Efter 3 år Efter 5 år Varsel 3 dage 1 uge 3 uger 2 måneder 3 måneder 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 13

Varslerne bortfalder, hvis der på grund af arbejdsmangel midlertidigt ikke kan tilbydes beskæftigelse. 1.3.2 Afskedigelsesprocedure Det fælles regelsæt om afskedigelsesprocedure, som fremgår af (fælles)overenskomsterne, indeholder en række bestemmelser om forhandling af afskedigelser samt underretning af den forhandlingsberettigede organisation. På områder uden for (fælles)overenskomsterne kan der være aftalt andre procedurer. 1.3.2.1 Underretning Hvis beskæftigelsen har varet uafbrudt i mere end fem måneder på opsigelsestidspunktet, skal der samtidig med opsigelsen gives skriftlig meddelelse om opsigelsen til organisationen. Meddelelse til organisationen skal afgives samme dag som opsigelsen. Hvis dette ikke er muligt, afgives meddelelsen senest førstkommende arbejdsdag efter opsigelsen af medarbejderen. Ved organisationen forstås i denne forbindelse vedkommende forbund/forening, der er part i overenskomsten/organisationsaftalen, og ikke centralorganisationen. Meddelelsen kan sendes til den forhandlingsberettigede organisations lokalafdeling eller hovedkontor. Det er ikke tilstrækkeligt alene at orientere den lokale tillidsrepræsentant. Pligten til at give meddelelse gælder uden hensyn til, om medarbejderen er medlem af organisationen. Pligten til at orientere organisationen betyder blot, at der skal gives meddelelse om, at medarbejderen er afskediget. Sker orienteringen ved fremsendelse af kopi af opsigelsesskrivelsen, må der ikke gives oplysninger i strid med den tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som fremgår af forvaltningslovens 27, jf. straffelovens 152. Manglende eller for sen underretning medfører en bod til ansættelsesmyndigheden på normalt 20.000 25.000 kr.. PAV kap. 31, afsnit 31.3.2.1 og kap. 9, afsnit 9.1.16 14 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

1.3.2.2 Forhandling mv. Når en ansat på opsigelsestidspunktet har været uafbrudt beskæftiget hos arbejdsgiver i mere end fem måneder, kan organisationen inden for en frist af 14 dage (for månedslønnede én måned) efter opsigelsen kræve lokal forhandling, hvis den ikke anser opsigelsen for rimeligt begrundet. Hvis der ikke opnås enighed ved den lokale forhandling, kan organisationen kræve sagen forhandlet mellem overenskomstens/organisationsaftalens parter. Hvis der heller ikke opnås enighed ved forhandling mellem overenskomstens/organisationsaftalens parter, kan organisationen kræve sagen behandlet ved en voldgift. Det er i så fald den pågældende organisation og Finansministeriet, der er parter i sagen. Hvis voldgiftsretten fastslår, at afskedigelsen er urimelig, vil voldgiftsretten oftest fastsætte en godtgørelse. Hvis parterne er enige, kan medarbejderen genansættes. PAV kap. 31, afsnit 31.3.2.1 1.3.3 Fritagelse fra arbejde med og uden rådighedspligt Som udgangspunkt skal en afskediget medarbejder arbejde frem til fratrædelsestidspunktet. Arbejdsgiver kan dog vælge helt eller delvist at fritage den ansatte fra arbejdet i opsigelsesperioden. Fritagelsen kan ske på to måder: Arbejdsgiver kan kræve, at den ansatte står til rådighed i opsigelsesperioden, hvis han har en påviselig, anerkendelsesværdig interesse heri Den ansatte kan fritages fra arbejdet uden at skulle stå til rådighed (fritstilles). Den pågældende kan da uden videre tage nyt arbejde. PAV kap. 31, afsnit 31.3.6.2 1.3.3.1 Modregning og minimalerstatning Ved fritstilling gælder, at arbejdsgiver, medmindre andet er aftalt, har adgang til at modregne den ansattes indtægt fra et eventuelt nyt arbejde i den løn, som ansættel- 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 15

sesmyndigheden skal udbetale i opsigelsesperioden. Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at arbejdsgiver i forbindelse med fritstillingen skriftligt meddeler den ansatte, at man vil foretage modregning. Samtidig bør det også skriftligt tilkendegives den ansatte, at arbejdsgiver skal orienteres, hvis den ansatte får nyt arbejde. Funktionærer har altid krav på minimalerstatning, normalt svarende til tre måneders løn. PAV kap. 31, afsnit 31.3.6.2 Funktionærret, side 911 ff og 914 ff 1.3.4 Fratrædelsesgodtgørelse Funktionærer, der har været uafbrudt beskæftiget i samme virksomhed i 12, 15 eller 18 år, har ved afskedigelse (og uberettiget bortvisning) krav på en fratrædelsesgodtgørelse svarende til henholdsvis en, to eller tre måneders løn til udbetaling ved fratræden, jf. funktionærlovens 2a. I det fælles regelsæt om opsigelse er der også tillagt månedslønnede ikke-funktionærer ret til fratrædelsesgodtgørelse efter regler svarende til funktionærlovens. Den ansatte har ikke krav på fratrædelsesgodtgørelse, hvis den pågældende ved fratrædelsen vil oppebære folkepension. Funktionærloven indeholder desuden i 2a, stk. 3, en bestemmelse om, at fratrædelsesgodtgørelse bortfalder, hvis funktionæren ved fratrædelsen vil oppebære alderspension fra arbejdsgiveren. Denne undtagelse fra retten til fratrædelsesgodtgørelse gælder ikke for funktionærer og månedslønnede ikke-funktionærer omfattet af (fælles)overenskomsterne, som fratræder 1. april 2009 eller senere. EU-Domstolen afsagde den 10. oktober 2010 en dom vedrørende aldersdiskrimination, som har skabt tvivl om, hvorvidt arbejdsgiver også i ansættelsesforhold, som ikke er omfattet af (fælles)overenskomsterne kan undlade at betale fratrædelsesgodtgørelse, når den ansatte vil oppebære alderspension fra arbejdsgiver. Se nærmere herom i Personaletilpasninger afsnit 7.6.3. 16 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

Ud over funktionærlovens regler om fratrædelsesgodtgørelse, kan der efter aftaler og overenskomster være krav på yderligere fratrædelsesgodtgørelse. PAV kap. 31, afsnit 31.3.8 Personaletilpasninger, afsnit 7.6.3 1.3.5 Frihed til jobsøgning Af funktionærlovens 16 fremgår, at funktionærer, i opsigelsesperioden, har ret til frihed med løn til at søge anden beskæftigelse. Funktionæren skal dog tage passende hensyn til institutionens arbejdstilrettelæggelse. 1.4 Særligt om tjenestemænd I dette afsnit omtales de regler, der i forhold til reglerne omtalt i afsnit 1.2 er særlige for tjenestemænd. Inden en tjenestemand afskediges, skal såvel de generelle regler, omtalt i afsnit 1.2, som nedennævnte regler være fulgt. Derudover gælder der særlige procedurer ved enkelte afskedsårsager. Disse omtales i afsnit 2.7.2. Tjenestemandsloven omfatter tjenestemænd i staten og folkekirken. Lovens kapitel 5 indeholder reglerne om afskedigelse, dog med særlige regler for prøveansatte i kapitel 6. Ved afskedigelse af en af de årsager, der er beskrevet i tjenestemandspensionslovens kapitel 2, kan en tjenestemand blive berettiget til pension, jf. afsnit 2.7.1. Da tjenestemandens krav på pension afhænger af afskedsårsagen, er det også af hensyn hertil - vigtigt, at denne angives korrekt. Sager om løsning af konflikter om afskedigelse af en tjenestemand hører under de almindelige domstole. Det pågældende ministerium er part i sådanne sager. PAV kap. 31, afsnit 31.2. og bilag 31.5.1 Personaletilpasninger, afsnit 6 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 17

1.4.1 Opsigelsesvarsler For prøveansatte er varslet i de første seks måneder fra ansættelsesmyndighedens side 14 dage og i resten af prøvetiden fra ansættelsesmyndighedens side tre måneder. Varslerne skal altid gives til udgangen af en måned og skal udløbe inden seks måneders ansættelse, henholdsvis prøvetidens udløb. For varigt ansatte og for åremålsansatte er varslet tre måneder til udgangen af en måned. Varslet kan forkortes, hvis der er tale om afskedigelse af disciplinære årsager, jf. tjenestemandslovens 28, stk. 1, 2. pkt. 1.4.2 Pensionsudtalelse Inden tjenestemanden afskediges, skal der bortset fra ved afskedigelse på grund af alder indhentes en udtalelse fra Moderniseringsstyrelsen om tjenestemandens krav på pension, jf. tjenestemandslovens 31, stk. 2. 1.4.3 Særlige høringsregler 1.4.3.1 Høring af tjenestemanden Ud over at tjenestemanden skal høres efter forvaltningslovens regler, skal den pågældende høres efter tjenestemandslovens 31, stk. 1. Denne høring skal dog ikke foretages ved afskedigelse på grund af alder, eller hvis der har været afholdt tjenstligt forhør. Tjenestemanden skal endvidere høres over Moderniseringsstyrelsens udtalelse om tjenestemandens krav på pension. Alle tre høringer kan foretages på én gang. 1.4.3.2 Høring af centralorganisationen Ud over at tjenestemanden selv skal høres, skal der foretages en selvstændig høring af den centralorganisation, der har forhandlingsretten for tjenestemandens stilling efter tjenestemandslovens 31, stk. 1. Denne høring skal dog ikke foretages ved afskedigelse på grund af alder, eller hvis der har været afholdt tjenstligt forhør. 18 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

PAV kap. 31, afsnit 31.2.5.1 1.4.4 Fritagelse for tjeneste Det er antaget, at en tjenestemand kan fritages fra tjeneste, hvis den pågældende stadig får udbetalt sin sædvanlige løn. Beslutningen om, at en tjenestemand skal fritages for tjeneste, træffes af ansættelsesmyndigheden. PAV kap. 29, afsnit 29.2.2.7 1.4.5 Tjenestebolig Tjenestemanden har pligt til at bo i boligen, så længe den pågældende er ansat, og pligt til at flytte fra boligen, når tjenesten ophører, dvs. ved opsigelsesvarslets udløb. Der er ikke særlige regler for prøveansatte eller for afskedigelse med forkortet varsel. PAV kap. 20, afsnit 20.3.1.1 1.4.6 Frihed til jobsøgning I det omfang, det er foreneligt med tjenesten, er der mulighed for at give en tjenestemand tjenestefrihed med løn med henblik på, at tjenestemanden kan søge en anden stilling. 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE 19

20 1. GENERELLE REGLER OM AFSKEDIGELSE

2. Afskedigelse begrundet i den ansattes forhold 2.1 Indledning I denne del behandles de regler, der gælder for situationer, hvor der kan blive tale om afskedigelse på grund af den ansattes forhold. Afsnit 2.2 2.5 vedrører såvel tjenestemænd som overenskomstansatte. I afsnit 2.6 gennemgås de særlige regler for overenskomstansatte og i afsnit 2.7 de særlige regler for tjenestemænd. 2.2 Dokumentation i sager om afskedigelse Det er vigtigt, at de forskellige forhold og faktiske omstændigheder ved en afskedigelse er ordentligt dokumenteret. Hvis der efterfølgende rejses en sag om, hvorvidt afskedigelsen er sagligt begrundet, vil relevant dokumentation skabe en formodning for, at afskedigelsen er sket på et sagligt grundlag. Advarsler kan anvendes som dokumentation for, at et forhold er påpeget over for den ansatte. Afhængig af omstændighederne kan anden form for dokumentation anvendes som understøttelse for en advarsel eller træde i stedet for en advarsel. Hvis der fx har været utilfredshed med den ansattes udførelse af arbejdsopgaverne, vil det være relevant at kunne dokumentere dette ved referat af afholdte problemsamtaler (se afsnit 2.3 om problemsamtaler). Det samme gælder, hvis der har været samarbejdsvanskeligheder. Hvor arbejdsgiver er utilfreds med kvaliteten eller kvantiteten af de udførte arbejdsopgaver, kan arbejdsgiver endvidere anvende anden relevant dokumentation herfor, fx i form af udskrifter fra journalsystem, statistik over fristoverskridelser og statistik over antal behandlede sager. Hvis der er tale om et højt sygefravær, vil det være relevant at kunne dokumentere, at der er afholdt sygefraværssamtaler, og at arbejdsgiver og den ansatte har drøftet mulighederne for, at den ansatte kan vende helt eller delvist tilbage til arbejdet. Den ansatte kan gøres opmærksom på, at arbejdspladsen anser det høje sygefravær for uhensigtsmæssigt. Det vil tillige kunne oplyses over for den ansatte, at det eventuelt kan få ansættelsesmæssige konsekvenser, hvis sygefraværet fortsætter. Sygelisterne 2. AFSKEDIGELSE BEGRUNDET I DEN ANSATTES FORHOLD 21

(oversigter over sygefraværet) dokumenterer det faktiske sygefravær, der ligger til grund for afskedigelsen. 2.3 Problemsamtaler Før arbejdsgiver når frem til at overveje afskedigelse af en ansat på grund af forhold hos denne, vil den ansattes nærmeste chef eller personalechefen ofte tage en samtale med den ansatte. Den ansatte har mulighed for at medbringe en bisidder til samtalen. Denne samtale bør arbejdsgiver anvende til at påpege de utilfredsstillende/uacceptable forhold over for den ansatte samt til at afdække årsagen til problemet, herunder om der foreligger undskyldelige forhold, der bør inddrages i den samlede vurdering. Under problemsamtalen kan det endvidere afhængig af forholdets karakter være fornuftigt, at arbejdsgiver præciserer over for den ansatte, hvornår der forventes rettet op på det påtalte forhold. Efter omstændighederne kan dette kræves øjeblikkeligt, eller der kan fastsættes en dato for en opfølgningssamtale. Det vil oftest være fornuftigt at udarbejde et referat af mødet, som den ansatte enten tiltræder indholdet af eller som minimum modtager i kopi. Det bør endvidere overvejes, om den ansatte skal have en (skriftlig) advarsel om de forhold, der er påpeget under samtalen. Se nærmere om advarsler i afsnit 2.6.1 (overenskomstansatte) og afsnit 2.7.2.4 (tjenestemænd). Kommer der under samtalen nye oplysninger frem, kan det være relevant og muligvis påkrævet at foretage en yderligere afdækning af sagen for at sikre et fuldstændigt overblik. Når samtalen er gennemført, er det op til arbejdsgiver at vurdere, om forholdet skal medføre, at den pågældendes fortsatte ansættelse skal overvejes, herunder om der skal tages skridt til afskedigelse. 2.4 Proportionalitet Arbejdsgiver skal i forbindelse med enhver overvejelse om ansættelsesmæssige sanktioner over for den ansatte inddrage spørgsmålet om sanktionens proportionalitet. 22 2. AFSKEDIGELSE BEGRUNDET I DEN ANSATTES FORHOLD