Vejledning i forbindelse med afskedigelser med baggrund i besparelser.

Transkript

1 Personale og Løn Dato: 30. september 2010 Sagsnr.: 08/35715 Dokumentnr.: /08 Sagsbehandler: Bente Bjørn Jensen Vejledning i forbindelse med afskedigelser med baggrund i besparelser. I forbindelse med besparelser og opgavebortfald kan det være nødvendigt med personalereduktioner/stillingsnedlæggelser. I den forbindelse er denne vejledning om procedure m.v. i forbindelse med afskedigelser med baggrund i besparelser udarbejdet. Vejledningen er et hjælpeværktøj til decentrale ledere der står overfor personalereduktioner. Herudover kan man altid søge hjælp og vejledning hos Personale og Løn. Indhold 1. Medindflydelse og orientering af personalet. 2. Alternativer til afskedigelse af personale. 3. Procedure for afskedigelse. 4. Begrundelse for afskedigelse. 5. Særligt om tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg samt suppleanter for disse. 6. Tilbud til ansatte som afskediges på baggrund af besparelser. 7. Andre gode råd. 1. Medindflydelse og orientering af personalet. Den decentrale leder har bl.a. pligt til at holde medarbejderne orienteret om ændringer i institutionens budget og hermed også krav til resultater, som forventes at have betydning for arbejds- og personaleforholdene. Dette sker som udgangspunkt i det lokale MED-udvalg/personalemøder. Det anbefales at de berørte organisationer/tillidsrepræsentanter indbydes til en orientering og drøftelse af forhandlingsforløbet, herunder hvornår og hvordan personalet inddrages i processen. Forventer ledelsen, at besparelserne vel medføre afskedigelser, skal der ud over den almindelige drøftelse af budgettet ske en orientering herom. Orienteringen sker med henblik på at finde frem til, om det er muligt at finde de nødvendige besparelser på anden vis. Ledelsen bør forud for denne drøftelse overveje hvordan den forestiller sig besparelsen kan ske og forelægge disse overvejelser for MED-udvalget. De respektive MED-udvalg skal inddrages i den nærmere planlægning af en eventuel stillingsreduktion. Inddragelsen skal ske på det tidligst mulige tidspunkt dvs. oftest når ledelsen har dannet sine forventninger til personaleomfanget i lyset af det forventede budget. Når det er vurderet, at det er nødvendigt at gennemføre en stillingsreduktion, skal det overvejes om reduktionen kan ske ved: 1

2 Naturlig afgang Frivillig nedsættelse af arbejdstiden Frivillig omplacering Frivillig afgang Tvungen arbejdstidsnedsættelse Uønsket omplacering Ovenstående uprioriterede liste er en oplistning af muligheder, som bør undersøges for at undgå afskedigelser. Fører drøftelserne stadigvæk frem til, at den nødvendige besparelse ikke kan opnås uden, at der sker en reduktion af stillingerne ved uansøgt afskedigelse, tvunget nedsættelse af arbejdstid eller uansøgt omplacering må disse gennemføres evt. efter nærmere tidsplan, som aftales med MED-udvalget. I det relevante MED-udvalg drøfter man de kriterier, der skal ligge til grund for ledelsens udvælgelse af, hvem der afskediges. Eksempler på kriterier kan bl.a. være: Kompetencer Faglig tilgang til jobbet Efteruddannelse Fleksibilitet Stabilitet Når disse er vedtaget er MED-udvalgets formelle rolle udspillet. Det følger bl.a. heraf, at MED-udvalget ikke skal inddrages i overvejelserne om, hvem der konkret skal afskediges. Orientering af tillidsrepræsentanter. Det fremgår af MED-aftalen, at tillidsrepræsentanter skal holdes bedst muligt orienteret ved forestående afskedigelser indenfor det område og den gruppe, som han/hun repræsenterer. Orientering af det øvrige personale. Ledelsen skal så tidligt som muligt orientere og inddrage medarbejdere om personalereduktioner og omlægninger. Afhængigt af omfanget af forventede afskedigelser kan det dog være en god ide at foretage en yderligere orientering af personalet som sådan i form af informationsmøder, nyhedsbreve, opslag af information. Formålet er at undgå rygtedannelser og skabe tryghed i en situation, hvor mange naturligt vil føle deres jobsikkerhed truet. Det er her helt afgørende, at ledelsen er i stand til at give klare udmeldinger mht. omfanget af og tidshorisonten for afskedigelsen/afskedigelserne. Samtidig bør ledelsen ved orienteringen være så langt i sine overvejelser, at man i umiddelbar tilknytning til orienteringen vil kunne foretage en individuel orientering af den/de medarbejdere, som vil blive indstillet til afsked. 2. Alternativer til afskedigelse af personale. Tidligere er angivet de tiltag, som kan foretages for at undgå afskedigelser, de har fokus på tiltag, som har øjeblikkelig virkning. Der kan være yderligere tiltag, som dog typisk har effekt på lidt længere sigt: Etablering af senior og fratrædelsesordninger Reduktion af over- og merarbejde Afspadsering af overarbejde i stedet for kontant honorering Ændret organisering af arbejdet - tidsmæssige eller strukturelle. 2

3 Nedsat arbejdstid kan også være et alternativ til afskedigelse, jfr. pkt.1. Det kan foregå på to måder nemlig på den ansattes anmodning/aftale og ved at den ansatte varsles ned i tid. I sidstnævnte tilfælde skal man være opmærksom på, at en varslet nedsættelse af tidsnormen er at betragte som en såkaldt væsentlig vilkårsændring. Det betyder, at der rent juridisk bliver tale om opsigelse af det eksisterende ansættelsesforhold med eksisterende timetal og samtidig tilbud om ansættelse med nyt timetal. Ændringen skal derfor varsles med den ansattes individuelle opsigelsesvarsle og der skal ske høring (jfr. pkt.) 3). 3. Procedure for afskedigelse. Når de særlige regler for inddragelse af MED-udvalget er iagttaget, adskiller proceduren for afskedigelse med baggrund i besparelser sig ikke fra proceduren for afskedigelse af andre årsager. Før afskedigelsesproceduren sættes i gang, undersøger lederen muligheden for omplacering af medarbejderen til en anden stilling indenfor Aabenraa Kommune. På visse områder er der en omplaceringspligt. Senest samtidig med at lederen anmoder Løn og Personale om at indlede afskedigelsesproceduren orienteres den pågældende medarbejder om, at vedkommende bliver indstillet til afsked. Orienteringen har ingen formel status og der er ikke pligt til (men heller ikke forbud mod) at inddrage tillidsrepræsentanten. Baggrunden for denne anbefaling er, at baggrunden for afskedigelsen ikke er medarbejderens forhold og derfor i sagens natur kan virke så meget desto mere overraskende for medarbejderen Det er derfor udtryk for god personalepolitik, hvis vedkommende orienteres inden den formelle proces sættes i gang. Orienteringen bør omfatte følgende: Baggrunden for at afskedigelsen skal foretages (dvs. besparelsen og konsekvenserne heraf) De overordnede bevæggrunde, herunder kriterier for, at netop denne medarbejder indstilles til afsked. Redegørelse for den procedure, som nu igangsættes herunder at endelig beslutning endnu ikke er taget, og at medarbejderen vil få lejlighed til at udtale sig. Indstilling til Løn og Personale Kompetencen til at afskedige medarbejdere ligger hos institutionslederen, lederen skal dog altid inddrage Løn og Personale for at sikre at de formelle regler bliver overholdt og for at sikre at grundlaget for afskedigelsen er i orden. Når en medarbejder skal afskediges, anmoder lederen skriftligt eller pr. mail Løn og Personale om at indlede en afskedigelsesprocedure. Alle for sagen nødvendige notater m.v. skal være tilgængelige for personalekonsulenten, afskedigelsesgrunden at det netop er denne medarbejder der afskediges frem for andre skal ligeledes oplyses. Løn og Personale skriver påtænkt afsked og sender den til medarbejderen og den faglige organisation (hvis det kræves iflg. overenskomsten). Lederen orienteres ved kopi af den påtænkte afsked. Fremkommer der indsigelser indenfor høringsfristen drøftes disse med lederen, der afgør om de har betydning i forhold til den påtænkte afsked. Ønsker den faglige organisation en forhandling om den påtænkte afsked, deltager Løn og Personale sammen med lederen. Når høringsfristen er udløbet, og lederen har forholdt sig til eventuelle indsigelser eller forhandlingsresultater, skriver og sender Løn og Personale opsigelsen til medarbejderen og den faglige organisation. Lederen orienteres ved kopi af opsigelsen. 3

4 Er der tale om en selvejende institution, skal der foreligge en skriftlig aftale med bestyrelsen om, at Løn og Personale kan underskrive på institutionens vegne, ellers skal brevene underskrives af den/de, som bestyrelsen har bemyndiget hertil. 4. Begrundelse for afskedigelse. Begrundelse for at det lige netop er denne medarbejder, der skal afskediges frem for en anden medarbejder, er en vurdering, som skal foretages af den enkelte leder. afskedigelse af en medarbejder på grund af besparelser og effektiviseringer er forskellig fra almindelige uansøgte afskedigelser, ved at der ikke er noget, der kan bebrejdes medarbejderen. Medarbejderen er ikke skyld i at hun/han skal afskediges. Afskedigelsen må derfor ske af den medarbejder, der bedst kan undværes i forhold til de opgaver, som fortsat skal udføres. Ved budgetbesparelser kan der forekomme to former for personalereduktion. Arbejdsmangel I tilfælde af arbejdsmangel vil det som regel ikke være nødvendigt at foretage en dybtgående vurdering af medarbejdernes faglige kvalifikationer i forhold til det arbejde, der i øvrigt skal udføres efter budgetbesparelsen. Baggrunden er, at arbejdsmangel altid er en saglig begrundelse, og der er således ikke behov for at begrunde yderligere. Det er derfor de medarbejdere, hvis opgaver der bortfalder, som bør indstilles til afskedigelse. Budgetmangel I tilfælde af budgetmangel vil lederen være i en situation, hvor der skal vælges mellem flere medarbejdere. I sådanne tilfælde vil det være nødvendigt at foretage en mere dybtgående vurdering af medarbejderne. I og med at afskedigelsen som nævnt, ikke kan bebrejdes medarbejderen, er det vigtigt at tage udgangspunkt i de opgaver, som institutionen/afdelingen (forsat) skal varetage og holde medarbejderens kvalifikationer op herimod. Dette kan ske ved f.eks. at angive opgaverne, der skal udføres og de kvalifikationer, der anses for vigtige i den sammenhæng. Det skal understreges, at det ikke er tilladt på forhånd udelukkende at vælge et kriterium (f.eks. kortest anciennitet eller samarbejdsvilje) og så blot mekanisk at indstille til afsked på denne baggrund. Derimod skal der anlægges et samlet skøn, hvor alle relevante kriterier indgår. Mens det, som nævnt, ikke er lovligt på forhånd kun at udvælge et kriterium for afskedigelsen, er det ikke noget til hinder for, at man efter en samlet vurdering når frem til at afskedigelsen finder sted på grund af et forhold (f.eks. faglige kvalifikationer) Der er ej heller noget til hinder for, at flere medarbejdere indstilles til afskedigelse med forskellige begrundelser. Det skal endelig bemærkes, at ved den her omhandlende form for uansøgte afskedigelser, er det ikke et formelt krav, at det eller de kriterier, der begrunder afskedigelsen også tidligere har været genstand for drøftelser med medarbejderen eller har været påpeget overfor vedkommende. Baggrunden herfor er, at medarbejderens kvalifikationer m.v. som tidligere var tilfredsstillende, ikke længere matcher de fremtidige opgaver og den fremtidige arbejdstilrettelæggelse, i nødvendigt omfang. 5. særligt om tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg og suppleanter for disse. Også tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg og disses suppleanter kan afskediges på grund af arbejdsmangel eller budgetmangel. Det kræver dog mere tungtvejende grunde - man taler om at der skal foreligge tvingende årsager. 4

5 Overordnet kan man sige, at tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, medlemmer af MED-udvalg og disses suppleanter skal afskediges som den sidste blandt lige kvalificerede. I tilfælde af arbejdsmangel (bortfald af opgaver) betyder ovenstående, at en TRbeskyttet medarbejder som udgangspunkt har krav på inden for sit ansættelsesområde at blive omplaceret til anden stilling under forudsætning af, at den pågældende er kvalificeret til at udføre arbejdet. I tilfælde af budgettilpasning (besparelser), skal der i praksis overordentligt meget til for, at afskedigelse af en TR-beskyttet, vil være lovlig. I almindelighed vil det være en forudsætning, at der har været tale om et forudgående forløb, hvor utilstrækkelig arbejdsvaretagelse (manglende samarbejdsvilje, utilfredsstillende kvalitet i arbejdet osv.) har været påtalt. I alle tilfælde forudsættes det, at Personaleservice kontaktes inden formel indstilling om afskedigelse af TR-beskyttede fremsendes eller orienteres. 6. Særlig indsats til ansatte der afskediges på grund af besparelser. Afskedigelser på grund af besparelser er ikke begrundet i forhold, der kan tillægges medarbejderen. Derfor kan der være særlig grund til at undersøge, om der kan etableres tilbud, som man ellers ikke ville give i forbindelse med uansøgte afskedigelser. Jobbank: I Aabenraa Kommune etableres ikke en central jobbank for medarbejder der afskediges på grund af arbejdsmangel eller budgetmæssige årsager. Det er kommunens holdning, at administration af en central jobbank ikke harmonerer med den udstrakte grad af decentrale ansættelseskompetencer. En jobbank giver med den valgte grad af decentrale ansættelseskompetencer et falsk billede af mulighederne for et nyt job i kommunen og udløser frustration hos de personer der måtte stå i en jobbank, hvis et job besættes med en person udenfor jobbanken. Det er de decentrale enheder, der selv opsætter kriterierne i forbindelse med besættelses af ledige stillinger. Tjenestefrihed: Efter funktionærloven skal arbejdsgiver give ansatte, der er varslet til afsked, den nødvendige frihed til at søge anden beskæftigelse uden, at der sker lønafkortning. Retten til tjenestefrihed uden lønafkortning gælder til deltagelse i jobsamtaler samt jobsøgning, der ikke kan lægges udenfor arbejdstiden. Derimod omfatter det ikke tid til at skrive jobansøgninger. Frivillig fratrædelse: Der kan tilbydes en fratrædelsesordning, f.eks. hvor medarbejderen har mere end 12, 15 eller 18 års ansættelse, svarende til henholdsvis 1, 2, eller 3 måneders løn. Ordningen svarer til den godtgørelse de pågældende ville have haft krav på, hvis de var blevet afskediget (funktionærlovens regler). Ordningen bør i givet fald administreres således, at den ikke økonomisk bliver en ulempe for den ansatte, der selv siger op. Seniorordninger: Den frivillige fratræden i forbindelse med efterløn, pension eller andet kan suppleres med seniorpolitikkens regler om fratrædelsesordninger (ekstra fratrædelsesgodtgørelser og/eller ekstra pension, tjenestefrihed i opsigelsesperioden). Uddannelse/kurser: Lederen kan efter konkret vurdering ydes tilskud til/betales for kurser, som virker kompetencegivende i forhold til efterfølgende ansættelse. Lederen kan efter konkret vurdering gives tilskud/betales for rådgivning vedr. jobsøgning. Målet skal under alle omstændigheder være at bringe den afskedigede tilbage i arbejde igen. 5

6 Psykologhjælp: Hvis en leder på baggrund af medarbejderens reaktion i forbindelse med en afskedigelse skønner, at denne har behov for psykologhjælp til at bearbejde situationen, kan lederen inden for eget budget bevillige psykologhjælp. 7. Andre gode råd. Afskedigelser er altid ubehagelige. I første omgang naturligvis for den eller de, der bliver afskediget. Men også for organisationen og ledelsen er afskedigelsen en ubehagelig situation. Det første gode råd er derfor fra starten at erkende, at der er tale om en ubehagelig beslutning som kan medføre konfliktsituationer i forhold til såvel den, som måtte blive afskediget, som det øvrige personale. Så derfor: Undgå lange forløb: Fra det for ledelsen ligger klart, at der må ske afskedigelser til organisationen er informeret og afskedigelsesproceduren igangsat, bør der gå så kort tid som muligt. Dette minimerer usikkerhed og mytedannelser. Foretag flere afskedigelser samtidig: Er der flere ansatte der skal afskediges, bør disse orienteres samme dag, således at ingen går rundt og tænker, at det bliver måske mig, der er den næste. Dem, der skal indstilles til afsked, bør dog altid orienteres individuelt. 6