Sagsnr. 88.00.00-G01-5-15 Cpr. Nr. Dato 27-4-2015 Navn Sagsbehandler Karina Christensen Notat om udbud af håndværkerydelser i Næstved Kommune 1 Introduktion Dette notat sætter fokus på, hvordan konkurrenceudsættelse kan øge kvaliteten og effektiviteten i Næstved Kommunes opgaveløsning inden for vedligeholdelsesområdet. Det foreslås i notatet, at der iværksættes en todelt proces, som gennemføres parallelt: 1. Der iværksættes en udbudsproces for små håndværkerydelser med op til 50.000 kroner i honorar pr. opgave 2. Der iværksættes udbud af opgaver mellem 50.000 og 300.000 kroner gennem et dynamisk indkøbssystem Der tages dermed i processen udgangspunkt i de små vedligeholdelsesopgaver. 2 Principper for kommende udbud af vedligeholdelsesopgaver Næstved Kommunes udbud af bygge- og anlægsopgaver er reguleret af den danske tilbudslov for indhentning af tilbud på offentlige og offentlige støttede kontrakter samt EU s udbudsdirektiv. Målene med udbud er: At sikre tilstrækkelig konkurrence, gennemsigtighed og ligebehandling At sætte rammerne for et fortsat godt samarbejde med entreprenører og håndværkere vedrørende vedligeholdelse af kommunale bygninger og anlæg At sikre at standardiserede procedurer anvendes ved alle udbud, således at såvel juridiske som faglige problemstillinger vurderes i det enkelte udbud Udbud ydes typisk enten efter laveste pris eller mest økonomisk fordelagtige bud. Der er en række faglige hensyn, som skal opvejes mod prisen, når udbuddet laves. Desuden er der en række bl.a. sociale, miljømæssige og arbejdsmæssige klausuler samt retningslinjer, som skal indgå i overvejelserne og eventuelt indarbejdes i udbudsmaterialet. Kommunen vil i princippet give alle håndværkere/entreprenører mulighed for at give underhåndsbud og deltage i licitationer mv. Der vil normalvis blive stillet krav om, at tilbudsgiver varetager sociale forpligtelser til beskæftigelse og uddannelse. 1
Nedenfor beskrives forslag til principper for udbud af vedligeholdelsesopgaver. Opgaverne er inddelt i fem grupper, hvor der i processen alene fokuseres på de to første grupper: Opgaver i fem grupper 1. Op til 50.000 kroner udbydes gennem en rammeaftale med en entreprenør. Proceduren herfor beskrives i det efterfølgende afsnit 3 2. Over 50.000 til 300.000 kroner foreslås udbudt gennem et dynamisk indkøbssystem. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk indkøbsproces, hvor der åbnes op for dels en løbende konkurrencesituation, dels en løbende optagelse af nye leverandører i systemet. Det dynamiske indkøbssystem kan kun gennemføres elektronisk 3. Over 300.000 til 3 mio. kroner udbydes i underhåndsbud. De firmaer, der indbydes vælges ud fra de interessetilkendegivelser, som er indsendt via Næstved Kommunes hjemmeside. Hvis det vurderes, at der ikke er tilstrækkelig med firmaer med rette profil til at løse opgaven, vælger Team Ejendom de firmaer, som indbydes ud de gældende regler på området 4. Over 3 mio. kroner til 38.624.809 kroner udbydes i offentligt udbud med prækvalifikation 5. Fra 38.624.809 kroner og opefter udbydes i EU-udbud Alle ovennævnte opgaver betragtes som bygge- og anlægsopgaver. Ovennævnte beløbsgrænser er tærskelværdier for 2014 og 2015 (se http://www.kfst.dk/offentligkonkurrence/regler-og-vejledninger-mm/taerskelvaerdierne/taerskelvaerdier-2014-og-2015 ) 3 Udbud af driftsopgaver (0-50.000 kr.) Det foreslås, at der i projektet gennemføres en proces med udbud af driftsopgaver på op til 50.000 kroner i honorar pr. opgave. Ved udbud af mindre driftsopgaver under 50.000 kr. pr. opgave i et rammeudbud indfries udbudskravet på enkel og effektiv måde. Der spares ressourcer på udbud hos Team Ejendom og det bliver tillige muligt for firmaerne at løse opgaverne på effektiv vis, hvorfor Næstved Kommune opnår en god pris for opgaverne. Målet med konkurrenceudsættelsen af de mindre håndværkerydelser op til 50.000 kr. pr. opgave er at øge kvaliteten og effektiviteten i Næstved Kommunes opgaveløsning. Tillige er det målet at få vedligeholdelsesopgaver gennemført til konkurrencedygtig enhedspriser. 2
Team Ejendoms styring af udbud og opgaver skal ske gennem et it-baseret helpdesk-system. Firmaerne oprettes som leverandører i systemet og får bevilget opgaver via systemet. Firmaerne har efter tildeling af opgaven ansvaret for at udføre opgaven, melde tilbage i systemet og lukke opgaven, når den er udført. Heri ligger en effektiviseringsgevinst i forhold til Team Ejendoms interne processer. Ved tildeling af en opgave fra Team Ejendoms side får firmaet en maksimumspris på opgaven og et rekvisitionsnummer. Prisen på opgaven er givet gennem udbuddets enhedspriser og en aftale om timeomfang mellem firma og Team Ejendom om, hvor mange timer, der vil indgå i opgaven. Opgaverne vil tilbydes til firmaer, som har vundet en rammeaftale inden for følgende eksempler på i alt 12 fagentrepriser (ikke nødvendigvis udtømmende liste af fagentrepriser): 1. Tømrer 2. Murer 3. Maler 4. VVS (inkl. ventilation) 5. Blikkenslager 6. El-installationsarbejder 7. Tagdækker 8. Gulventreprenør 9. JBK (jord, beton og kloak) 10. Slamsugning og spuling 11. Glarmester 12. Låsesmed 3
Fagentrepriserne foreslås opdelt i geografiske områder (forslagsvist 4-5 områder for Næstved Kommune), hvor Næstved by er et eksempel på et geografisk område. Det er muligt, at et firma, som har vundet flere fagentrepriser, har indgået aftale med en række underleverandører. Det er endvidere en mulighed, at et firma kun vinder én fagentreprise. Afgørende for valg af firma er, at firmaet har givet tilbud til den laveste pris. Det anbefales således, at det alene er laveste pris, som er afgørende for, om et firma kommer i betragtning til en rammeaftale på håndværkerydelser til maksimalt 50.000 kroner pr. opgave. Den efterfølgende figur viser som eksempel en leverandør, som har indgået aftale med flere underleverandører, hvilket muliggør at firmaet som hovedleverandør kan byde på flere fagentrepriser. I eksemplet tages udgangspunkt i Næstved By som geografisk område: Hovedleverandør, Næstved by (fx en tømrermester) Underleverandør, VVS installatør Underleverandør, El-installatør Underleverandør, murermester Da det ikke er en specifik opgave der skal løses, men mange mindre opgaver, vil udbudsmaterialet vedrørende håndværkerydelser blive relativt komplekst i sin beskrivelse af de mulige fagentrepriser, med henblik på at firmaerne kan afgive et pristilbud på et oplyst grundlag. Udbuddet består således af fagentrepriser, der udbydes som en rammekontrakt med fokus på de forskellige fagentrepriseområder. I udbudsmaterialet beskrives, hvordan grundlaget for prisberegning skal foretages. Rammeaftalen udbydes som offentligt udbud med prækvalifikation, og tildelingskriteriet bliver som anført laveste pris. Der indgås 3-årige kontrakter med mulighed for et års forlængelse. 4 Dynamisk indkøbssystem Der gennemføres tillige en proces, hvor et dynamisk indkøbssystem indføres for opgaver mellem 50.000 og 300.000 kroner. Det dynamiske indkøbssystem vil i udgangspunktet maksimalt strække sig over fire år. Nye leverandører skal i hele systemets løbetid kunne søge om optagelse på baggrund af fastsatte udvælgelseskriterier. Det dynamiske indkøbssystem sættes i gang ved, at udbyder laver aftale med alle de interesserede, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som har afgivet et vejledende tilbud i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og efter reglerne for offentligt udbud. Når Team Ejendom har behov for at udbyde en opgave på mellem 50.000 og 300.000 kroner udbydes opgaven blandt alle de leverandører, der er optaget i systemet. Opgaven tildeles efter Side 4 af 7
de tildelingskriterier, der er fastsat og offentliggjort ved opstarten af det dynamiske indkøbssystem. Det dynamiske indkøbssystem minder på mange punkter om rammeaftaler, men har den forskel, at det er åbent for nye leverandører under hele funktionsperioden. Desuden er der den forskel, at leverandører her kan afgive nyt tilbud i forbindelse med de enkelte indkøb, som Team Ejendom foretager via systemet. Det dynamiske indkøbssystem gør det muligt for Næstved Kommune løbende at teste markedet for nye leverandører. 5 Proces- og tidshorisont Næstved Erhverv inddrages løbende i processen gennem deltagelse i følgegruppe. Næstved Erhverv involveres gennem dialog om de overordnede hensigter med udbuddene og har alene en konsultativ rolle i processen. Det sikres samtidig, at involveringen af Næstved Erhverv overholder alle habilitetshensyn, således at lige konkurrencevilkår sikres. Projektets trin er skitseret nedenfor i en overordnet procesbeskrivelse. Processen strækker sig over 8 måneder. 5
Tabel 1 Oversigt over aktiviteter og ressourcer Aktiviteter Periode Bemærkninger Trin 1: Start af proces desk research vedrørende hel desk-system Desk research vedrørende helpdesk-system Opstartsmøde og aftale om praktiske forhold (Møder, introduktion etc.). Detailplanlægning af processer med dels prækvalifikation, dels udbud af mindre håndværkerydelser Trin 2: Udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale og gennemførelse af prækvalifikation Udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale med deltagelse af medarbejdere fra Team Ejendom og med deltagelse af følgegruppe Trin 3: Workshops Udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder skitsering af fagentrepriser og geografiske områder Trin 4: Færdiggørelse af udbudsmateriale data Gennemføres i samarbejde med medarbejdere fra Team Ejendom og følgegruppe. Politisk godkendelse af udbudsmateriale Udsendelse af udbudsmateriale til de prækvalificerede firmaer Trin 5: Vurdering af fremsendte tilbud Måned 1 Måned 1-2 Måned 1-2 Måned 2-3 Måned 4-5 Måned 5 Det vurderes, hvorvidt Næstved Kommunes eksisterende systemer kan anvendes til helpdesk-system, evt. ved et tilkøb af modul Sker i samarbejde med medarbejdere i Team Ejendom og følgegruppe Der afholdes 2-3 møder Der afholdes 3-4 møder Gennemføres på1 møde Sommerferieperioden kan betyde, at der tilføjes 1 måned Evaluering af tilbud Måned 6-7 Sker med udgangspunkt i laveste pris Trin 6: Kontraktindgåelse med firmaer Kontraktindgåelse og opstartsmøde Måned 8 6 Konklusion Det foreslås at konkurrenceudsætte bygge- og anlægsopgaver for at øge kvaliteten og effektiviteten i kommunens opgaveløsning. Fremtidige udbudsprocedurer opererer med fem grupperinger af bygge- og anlægsopgaver, hvor der i den foreslåede proces fokuseres på punkterne 1 og 2: 1. Op til 50.000 kr.: Mindre håndværkerydelser omfattende service samt drifts- og vedligeholdsopgaver af kommunens bygningsmasse 2. Over 50.000 kr. til 300.000 kr.: Udbydes via kommunens hjemmeside, hvor relevant information vil fremgå 3. Over 300.000 kr. til 3.000.000 kr.: Udbydes i underhåndsbud, hvor de firmaer der indbydes, vælges fra de interessetilkendegivelser, som er indsendt via hjemmesiden 4. Over 3.000.000 kr. til 38.624.809: Udbydes i offentligt udbud med prækvalifikation 5. Over 38.624.809 kr.: Udbydes i EU-udbud Akutte opgaver op til 300.000 kr. er undtaget af ovennævnte for at minimere eventuelle følgeskader på bygninger. 6
Parallelt med de foreslåede udbud skal det vurderes, hvilket it-understøttet helpdesk-system, der skal understøtte en effektiv opgaveadministration mellem håndværkerne, institutioner og Team Ejendom. Udbuddet af mindre håndværkerydelser indebærer, at der indgås rammeaftaler ved udbud af mindre håndværkerydelser op til 50.000 kroner gennem rammeaftaler, som har inddelt Næstved Kommune i 4-5 geografiske områder, inden udgangen af 2015. Rammeaftalernes opgaver vil blive håndteret i et elektronisk vedligeholdelsessystem for ejendomme. Dette forventes at effektivisere Team Ejendoms interne processer i et betydeligt omfang. 7