Office 365 med Office 2013 versioner Tlf. +45 70 15 20 20 info@microworld.dk www.microworld.dk
Velkommen på kursus hos Microworld Du ønskes velkommen på kurset. Dette kursusmateriale er udarbejdet for at kunne fungere som arbejdsmateriale under selve kurset, men det er også meningen, at du efter kurset skal kunne bruge det som opslagsmateriale. Det anbefales derfor at skrive notater direkte i materialet, og ellers er der bagerst i materialet indsat en håndfuld blanke sider, som kan bruges som notatsider, og som du kan indsætte, hvor det passer dig bedst. De anvendte kursus filer kan downloades på www.mwkursus.dk/. Udover dette kursus afholder vi hos Microworld også mange andre kurser, og hvis du har lyst til at vide mere om et eller flere af disse, er du meget velkommen til at bede instruktøren om yderligere information. Du ønskes god fornøjelse med kurset! Med venlig hilsen Tom Jensen Microworld Copyright: Microworld, August 2014. Side 1 af 58
Indholdsfortegnelse VELKOMMEN PÅ KURSUS HOS MICROWORLD... 1 INDHOLDSFORTEGNELSE... 2 VALG AF OFFICE 365 PLAN... 1 START OPSÆTNING AF OFFICE 365... 3 Enterprise E3 abonnement... 3 Start konfiguration... 3 BRUGEROPSÆTNING... 5 Oprettelse af brugere... 5 Brugerens egen profil... 8 Grupper... 9 Rolle baseret administration... 11 Office 365 Opsætning generelt... 11 Bruger og Licens administration... 12 BRUG DIT EGET DOMAIN NAVN...15 LYNC...20 ADMINISTRATION MED WINDOWS POWERSHELL...26 Office 365 Powershell... 26 Exchange Online administration med PowerShell... 27 EXCHANGE ADMINISTRATION...29 Compliance management... 31 SHAREPOINT 2013...38 Generelt SharePoint opsætning... 40 Appendiks... 44 Eksamens pensum... 44 TAK FOR DENNE GANG!...47 EGNE NOTER:... 1 Side 2 af 58
Valg af Office 365 Plan Microsoft tilbyder adskillige former for Office 365 planer. Sidste nye skud på stammen er en Home edition til privat brug. Eksamen 74-325 tager udgangspunkt i E3 planen. Oversigt over Office 365 planer Små virksomheder (Professionel) P1, P2, P3 Mellemstore og store virksomheder E1, E2, E3 og E4 25 brugere Ubegrænset Office 365 Small Business Office 365 Small Business Premium 25 brugere Office 365 Enterprise (Plan E1) Office 365 Midsize Business Office 365 Enterprise (Plan E3) Under 250 brugere Over 250 brugere Max 300 Ubegrænset 36,50 Kr. 91,20 kr. 48,70 kr. 91,30 kr. 141,30 kr. Der findes desuden A planer, som er til Uddannelses institutioner. Formidles kun af særlige forhandlere. Endeligt findes der en K plan http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj819274.aspx Linket indeholder en komplet liste over alle forskelle og planer. P-Plan Under Licenser kan man se hvilken plan man har. Det er ikke muligt at skifte plan under vejs. Har man valgt en P plan kan man for eksempel ikke skifte til en E plan. Det kan i praksis være uheldigt, hvis man f.eks. får brug for mere end 25 licenser. Mange forhandlere undlader at sælge den lille løsning af samme grund. Small Business og Small Business Premium kan ikke administreres med PowerShell. Der er også andre begrænsninger. F.eks. kan man ikke lave Active Directory Syncronization. Administrations interfacet, altså det website man administrere sin Office 365 igennem ser også forskelligt ud. Det er derfor vigtigt man får valgt rigtigt fra start af! Side 1 af 58
Start billede i P-Plan Side 2 af 58
Start opsætning af Office 365 Enterprise E3 abonnement Velkomst billede når man lige har oprettet et nyt abonnement af typen E3. Start konfiguration Det første man skal have sat op er følgende: Sprog Domain konfiguration SharePoint opsætning Sprogindstilling Når abonnementet oprettes og i øvrigt når brugerne oprettes skal der angives hvilket land man befinder sig i. Udover dette kan man vælge hvilket sprog der skal vises på web sitet. Det er en personlig indstilling, som derfor rettes under ens profil. Klik i øverste højre hjørne. Ret sproget til engelsk. Side 3 af 58
Ellers kan man ikke forberede sig til eksamen, som kun findes på Engelsk. Side 4 af 58
Brugeropsætning Oprettelse af brugere Start i Office 365 administrations konsollen. Vælg Users and Groups i menuen til venstre. Opret en ny brug her. Det gøres ved at klikke på Plus et. Vi lægger særligt mærke til: Side 5 af 58
Det kun nødvendigt med 4 felter udfyldt. Fornavn, efternavn, displaynavn og username. I praksis vil man dog udfylde flere felter. Det sker ved at klikke på Additionals details. Der skal efterfølgende vælges land! Hvis brugeren blot skal være bruger vælges No ellers kan der vælges mellem følgende roler: Side 6 af 58
Det er vigtigt at kende forskellen på disse roller. Online hjælp beskriver det meget godt. Herefter vælges hvilke features den enkelte burger skal have adgang til. Det kan måske være smart at sende brugerens adgangskode til ham og en sikkerheds kopi til administratoren. Koden bliver også vist på det efterfølgende skærmbillede. Bemærk at koden altid er på formen 4 bogstaver 4 tal. Side 7 af 58
Brugerens egen profil Brugerne har deres egen profil, som de kan tilrette. Herunder eksempler på ting som kan tilrettes. Side 8 af 58
Grupper Der opereres med 2 typer af grupper i Office 365, ligesom i et On premises AD domain, nemlig Sikkerhedsgrupper og distributionsgrupper. Sikkerhedsgrupper Oprettes samme sted som brugere. Klik på Security Groups. Side 9 af 58
Klik Next Tilføj dem som skal være medlem af gruppen. Der kan ikke sættes yderligere egenskaber på gruppen herfra. Side 10 af 58
Rolle baseret administration Office 365 administrator roller Administrator Role Description Billing Administrator Makes purchases, manage subscriptions, Manage support tickets, and monitors service health Global Administrator Kan alt Password Administrator Resets passwords for users and other password administrators, manage service requests and monitors service health. Service Administrator Manage service requests and monitors service health User Management Administrator Resets passwords, monitors service health, and manages user accounts, user groups and service requests. : Limitations: they can t delete og create other administrators. They can t reset password for billing, global and service administrators. Office 365 Opsætning generelt Skift sprog fra dansk til engelsk Det er nødvendigt i forhold til at øve sig til eksamen. Side 11 af 58
Bruger og Licens administration On premisise løsning Hvis man har brugere i sit eget Active Directory og ikke kun i Skyen, er det vigtigt at gøre sig klart hvordan Office 365 fungere i den sammenhæng Scenarie 1 Cloud Identity Lokale brugere og brugere på Office 365 uden nogen form for synkronisering. Hver bruger har derfor 2 konti som vedligeholdes hver for sig. Ses typisk i et mindre setup. Scenarie 2 Cloud Identity and DirSync Der er lavet Active Directory sync mellem dit eget AD og og Office 365. Her er stadig tale om 2 brugere: en lokal ad konto og en Cloud Identity. Brugerne kan vælge at have samme adgangskode til begge konti for at gøre det lettere. Det kræver at adgangskode reglerne er ens, f.eks. at de skal skifte adgangskode hver 90 dage. Scenarie 3 Federated Identity. Har skal både være AD sync og implementeret Federation services. En Federation løsning vil som udgangspunkt kræve 2 Federation servere intern og 2 Federation Proxy servere i DMZ en. Der skal 2 stk. hvert sted for at opnå fejl tolerance. Denne løsning giver SSO Single Sign-On. Det betyder der reelt kun er et sæt kredential at vedligeholde idet man logger på Office 365 med sine onpremises kredentials. Denne løsning kræver en del infrastruktur. Detaljer om dette er ikke pensum, men derfor kan der godt komme spørgsmål om strategien/conceptet. Side 12 af 58
Side 13 af 58
AD Sync Synk hver 3 time eller powershell script start-onlinecoexistencesync Kan ikke køre på din DC!! http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/office365-enterprises/2b09b6a8-ad7e-446f-b7f0-273856beed70 Side 14 af 58
Brug dit eget domain navn Har virksomheden sit eget domain navn kan man knytte det til sit Office 365 abonnement. Det sker gennem en fir trins arbejdsmodel. Opret en midlertidig txt record i din eksisterende DNS server. TXT recorden indeholder en kode som Microsoft verificere. Den eneste der kan det er den, der har ansvaret for virksomhedens domain navn (administration af den benyttede DNS server). Microsoft verificere recorden. Du siger go for at flytte domænet ved at logge på DK-Hostmaster og lave en redelegering af dit domæne til Microsoft. Det verificeres nu at Microsoft er blevet din DNS server. Man kan efterfølgende administrere DNS records via Office 365 administrations konsollen. Side 15 af 58
derortry Side 16 af 58
Side 17 af 58
Fortryder du For at kunne migrere til en anden office 365 plan eller helt opgave anvendelsen af Office 365 skal man have fjernet e-mail adressen på samtlige brugere Når brugerne først har fået dit eget domain navn som e-mail adresse har de faktisk to adresser. Det er simpelt at sætte primær adressen tilbage til en onmicrosoft.com adresse, men noget sværere at fjerne den sekundærere adresse. En løsning er at oprette en ny administrator og der efter slette alle brugerne. Herved opnås at ingen objekter har den adresse, som skal flyttes væk fra domænet. Du kan nu fjerne domain navnet fra Office 365 og derefter må man redelegere det tilbage til den oprindelige DNS server. Det sker typisk via DK-Hostmaster, hvis det er et DK domæne. Side 18 af 58
Side 19 af 58
Lync Der er ikke så mange indstillinger omkring Lync. Der er i hovedtræk følgende ting man skal lægge mærke til. Hvilke grupper man skal være medlem af for at kunne administrere Lync Hvilke porte Lync benytter Hvordan kvaliteten af ens forbindelse er for at Lync fungere efter hensigten Hvilke andre organisationer Lync kan kommunikere med og hvordan kommunikation til tredje part styres I det følgende. Side 20 af 58
Side 21 af 58
Side 22 af 58
Side 23 af 58
Side 24 af 58
Open Ports in Your External Firewall and On Your Reverse Proxy To set up your organization s network for Lync Online, open the following ports on your external firewall: Port Protocol Direction Usage 443 STUN/TCP Outbound Audio, video, and application sharing sessions 443 PSOM/TLS Outbound Data sharing sessions 3478 STUN/UDP Outbound Audio and video sessions 5223 TCP Outbound Lync mobile push notifications 20000-45000 UDP Outbound Lync-to-phone (Jajah Voice) 50000-59999 RTP/UDP Outbound Audio and video sessions Kilde: http://community.office365.com/en-us/wikis/lync/ensuring-your-network-works-with-lynconline.aspx Transport Reliability IP Probe (TRIPP) for at teste lync klienten har et tilstrækkeligt godt netværksmiljø at operere i. Servicen der testes på står forskellige steder i verden. Vi bør benytte den i Amsterdam (på adressen http://trippams.online.lync.com Ellers kan nedenstående benyttes. http://trippdb3.online.lync.com/ Side 25 af 58
Administration med Windows PowerShell Office 365 Powershell For at komme i gang med at administrere Office 365 med Windows Powershell skal man sidde ved en maskine som kører Powershell 2.0 som minimum. Der skal downloades 2 værktøjer for at kunne forbinde sig til Office 365 i skyen. (Pas på: på downloadsiden kan man ikke se om evt. nyere version findes.) You must install the Microsoft Online Services Sign-in Assistant. Download and install one of the following from the Microsoft Download Center: Microsoft Online Services Sign-In Assistant (IDCRL7) - 32 bit version Microsoft Online Services Sign-In Assistant (IDCRL7) - 64 bit version Ny version: (version: 7.250.4556.0 fra 17/2/2014) http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=41950 To install the cmdlets, perform the following steps: Download one of the following from the Microsoft Download Center: Windows Azure Active Directory Module for Windows PowerShel: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj151815.aspxndows Power Online Service Sign-In Assistant gives os en grafisk dialogboks til at aflevere vores brugernavn og adgngskode I når man skal logge på servicen. Service Modulet installere de cmdlets i Powershell der skal benyttes. De hedder alle noget med MSOL. Eksempelvis: new-msoluser for at oprette en bruger. 1. Først skal modulet indlæses Import-Module MSOnLine 2. Forbind dig til Online servicen Connect-MSOLService 3. Angiv dine credentials 4. Opret f.eks. ny bruger med New-MSOLUSer Side 26 af 58
5. List dine brugere med get-msoluser ft Et eksempel på en opgave som kunne løses med PowerShell ville være at ændre password politikken til Never expires 6. Først benyttes get-msoluser med et filter på eller intet filter for at finde alle. 7. (pipe) sende de fundne objekter videre 8. Opgaven løses nu med: set-msoluser PasswordNeverexpires $true Get-MSOLUser Set-MsolUser -PasswordNeverExpires $true Exchange Online administration med PowerShell http://help.outlook.com/da-dk/140/cc952755.aspx $LiveCred = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell/ -Credential $LiveCred -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session Luk forbindelsen igen med: Remove-PSSession $Session Man kan kun have 3 samtidige forbindelser. De har en Timeout på 15 miutter. SharePoint Online administration med PowerShell Er også en mulighed. Eksempel på kommando: Side 27 af 58
Side 28 af 58
Exchange Administration Ny management konsol til dette. I Exchange 2010 havde man Exchange Control Panel ECP. I Exhange 2013 kaldes det nu for EAC Exchange Admin Center. Side 29 af 58
Shared Mailbox En nyhed i Exchange 2013 er muligheden for at direkte at lave en Shared Mailbox. Det kan f.eks. være en Info mail adresse eller en helpdesk eller lignende adresse. Der gives en række brugere adgang til denne adresse. De får følgende rettigheder: Full Access Giver rettighed til alle objekterne I mailboksen, kalender mail m.m. Send As Giver muligheden for at sende med den shared mailbox som afsender. Man kan ikke se det er en anden der har sendt mailen. Send on Behalf Man kan sende på vegne af mailboxen. Modtageren kan se at det er en anden der har sendt mailen. En Shared Mailbox kan laves i EAC eller med PowerShell. New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales SetMailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All Side 30 af 58
Compliance management Udtrykket dækker over en mere eller mindre automatisk håndtering af mail I henhold til juridisk, etiske og praktiske regel omkring mail. Reglerne udspringer typisk fra en nedskreven virksomhedspolitik.. Compliance management får reglerne lavet til en praktisk håndtering af mails. Reglerne handler eksempelvis om monitorering (auditing), oprydning (retention) eller bevarelse (legal hold)af post. Auditing Her skal man særligt lægge mærke til muligheden for at udtrække en rapport om hvem der har tilgået mailboxe som ikke er deres egen (non-owner access to a mailbox). Side 31 af 58
Retention policies Retention policies bruges til the Messaging Records Management (MRM). En retention policy består af en række Retention Tags. Man kan lave sine egne eller benytte dem Exchange er født med. Der kan laves forskellige typer af policy tags: Default Policy Tag (DPT) for at slette meddelelser for at flytte post til brugeren arkiv mailbox Andet Retention Policy Tag (RPT) for en eller flere default folder (Standard mapper i Outlook) Personal Tag. Tags som brugeren selv kan knytte til sine egne mapper eller emner Processen forløber således: 1. Opret Retention Tags 2. Opret Retention Policies 3. Knyt Tags til Policies 4. Knyt Retention Policies til Brugernes mailbox 5. Managed Folder Assistant processerer retention policy med faste intervaller Side 32 af 58
Kilde: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd297955(v=exchg.150).aspx Litigation hold Dette må ikke forveksles med Legal Hold. Er beskrevet neden for om det emne. Litigation hold er en stop af Retention policies. Hvis brugeren er væk i længere tid kunne retention policies fjerne post fra brugeren mailbox før han eller hun havde haft mulighed for at behandle det. I Exchange 2013 er litigation hold nedtonet og bliver erstattet af In-Place ediscovery and Hold. Side 33 af 58
Legal Hold Handler om at al post bevares. Selvom brugeren har slettet posten kan en administrator finde det slette post frem, uanset om deleted Items og recover deleted items er tømt. Det skal så findes med ediscovery. Et eksempel kunne være at der var indført en retention policy for en af standard mapperne. Brugeren holder nu sommerferie og modtaget mail vil måske være slettet automatisk, idet retention politikken siger der skal slettes efter 20 dage. Data Loss Prevention Kilde: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj150512(v=exchg.150).aspx Dette nye Exchange 2013 værktøj skal forhindre at brugere sender upassende mail ud af huset. Det er derfor en Transport Rule Agent som gennem tvinger DLP (Data Loss Prevention) politikker. Transport Reglerne kan indeholde et Policy Tip. Det kan sammenlignes med Mail Tips. In-place ediscovery & Hold Eksempel vist herunder. Side 34 af 58
In-Place Hold and litigation hold Kilde: http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff637980(v=exchg.150).aspx Litigation hold, the hold feature introduced in Exchange 2010 to preserve data for ediscovery, is still available in Exchange 2013. Litigation hold uses the LitigationHoldEnabled property of a mailbox. Whereas In-Place Hold provides granular hold capability based on query parameters, hold period, and the ability to place multiple holds, litigation hold only allows you to place all items on hold indefinitely or until hold is removed. Side 35 af 58
Side 36 af 58
Side 37 af 58
Sharepoint 2013 Menuen i venstre side har skiftet navn fra Navigation til Quick Launch. Desværre er den svære at tilpasse indholdet af den. Den redigeres ved at gøre følgende: 1. Klik på tandhjulet øverst til højre og vælg Site Settings 2. Under site settings vælges Quick Launch 3. Ret nu det ønskede. Side 38 af 58
SharePoint OnLine kan administreres på forskellige niveauer. Det øverste niveau er på Site Collection Niveau. Det er muligt at lave nye site collection, hvis man har behov for det. Det kunne være hvis der var flere divisioner i virksomheden og hvor man ønskede uafhængig administration og adgang. I almindelighed for vil man kun benytte den medfødte site collection. Bemærk at det offentlige Web site befinder sig i sin egen site Collection. Egenskaber der kan sættes på Site Collection niveau er ejerskab, storage Quota og server ressource quota. Side 39 af 58
Generelt SharePoint opsætning External Sharing Som standard har man lov til at invitere 50 externe brugere til at tilgå dit Sharepoint site. Herved opnås en form for extranet. Det kræver dog at man enabler denne feature. Herefter skal man på det aktuelle Sharepoint site enable at det er det site site som kan tilgås. Klik på knappen Sharing for at sætte indstillingen. Side 40 af 58
For at invitere folk til websitet klikkes på Shared with Side 41 af 58
Klik nu på Invite People. Angiv mail adressen på dem som skal inviteres til at kunne besøge dette website. Side 42 af 58
Lync Service beskrivelse http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj822172.aspx Side 43 af 58
Appendiks Eksamens pensum Administer Microsoft Office 365 (35-40 percent) Manage plans and offerings Office 365 service descriptions, Office 365 licensing options, Office 365 system requirements Manage users Create users, configure user and group properties and settings, manage user licenses and subscriptions, Bulk Add Users Wizard (CSV import), use Microsoft Online Services Directory Synchronization Tool to provision and manage users and groups, recover identities and users, add and verify domains, Microsoft Online Services module for Windows PowerShell Manage roles Office 365 administrator roles; delegated administration; Exchange role-based access control (RBAC) roles, including management of role assignment policies for users Manage software Prepare the client computer (prerequisites, desktop integration, Group Policy settings, manage desktop shortcuts, Microsoft Online Services Sign-In Assistant); troubleshoot remote connectivity issues (Windows Firewall and network firewall for Lync, Exchange, and SharePoint); autodiscover and service location, trusted zones; configure remote administration (enable administrator for remote Windows PowerShell, Exchange Management Console), Office 365 Professional Plus Manage Exchange and Lync Online (25-30 percent) Manage Lync Online Configure Lync services; configure federation and public IM connectivity (PIC), configure user settings (audio/video, file transfer, dial-in audio conferencing settings), port requirements, troubleshooting tools; DNS configuration of Lync Online) Manage Exchange Online Exchange Online features and limitations for single item recovery; recover mailboxes; migrate mailboxes; shared mailboxes; mail contacts; Email Migration Wizard; configure global policy Side 44 af 58
settings, including Outlook Web App mailbox policy and Exchange ActiveSync policies; security and distribution groups (moderated, restricted, dynamic, and self-service); connectivity troubleshooting tools, Exchange Online licensing options Manage Exchange migration Exchange Online migration method features and limitations of IMAP migrations, cutover Exchange migrations, staged migrations and remote move migrations, perform bulk operations for migrations using tools like Windows PowerShell Manage Exchange Online security Antivirus/antispam (Exchange Online protection), Exchange Data Loss Prevention; S/MIME, Information Rights Management (IRM), journal rules, certificates, Mutual TLS (MTLS), create and manage retention policies and retention tags, administrator audit logging, mailtips, litigation hold, archive mailbox (personal and online) Manage sites and users (30-35 percent) Manage SharePoint site collections Create site collections, manage site collection properties (quotas, owners, administrators, and external user policies), create and configure the public website Manage user profiles Configure user and organization properties and policies, manage social tags and notes, configure MySite properties and permissions, manage audiences, manage SharePoint Online users using Windows PowerShell Manage SharePoint sites Manage team site, external user permissions, send external invites, create permission sets, define roles and groups, site templates, solution and feature framework (activating, deactivating, sandbox solutions), mobile device support, recovery and Recycle Bin, manage SharePoint Online sites using Windows PowerShell Manage websites Create a public website with the default domain, create a public website with a custom domain name, change the domain name of your existing public website, view the public website DNS information Side 45 af 58
Side 46 af 58
Tak for denne gang! Vi håber, du har haft udbytte af at være med på dette kursus, og håber selvfølgelig at se dig igen på et af vores andre kurser. Du er altid velkommen til at spørge underviseren om information på andre kurser, f.eks. om der er kurser der går videre end dette. Endvidere kan du på vores hjemmeside finde oplysninger om alle vore kurser. Vi arrangerer også meget ofte tilpassede kurser, og dette er du selvfølgelig også velkommen til at kontakte os vedrørende. Tilbage er der kun at opfordre til at finde dette kursusmateriale frem igen om et stykke tid, og så løbe det hurtigt igennem. Det kunne jo være, at der lige var en enkelt lille detalje som du havde glemt, og som måske kunne hjælpe til at gøre hverdagen lidt nemmere! Med venlig hilsen Microworld Microworld Malmøgade 7 Arresøvej 6A 2100 København Ø 8240 Risskov Telefon: 70 15 20 20 Mail: salgsafdeling@microworld.dk Web: www.microworld.dk Side 47 af 58
Egne noter: Side 1 af 58
Egne noter: Side 2 af 58
Egne noter: Side 3 af 58
Egne noter: Side 4 af 58
Egne noter: Side 5 af 58
Egne noter: Side 6 af 58