DGI Landsstævne 2017.

Punkt 11. DGI Landsstævne 2017. 2012-24004. Magistraten indstiller, at byrådet godkender at Aalborg fremsender ansøgning om at blive værtsby for DGI Landsstævne i juli måned 2017 at der afsættes en ramme i størrelsesordenen 17,5 mio. kr. i direkte tilskud til arrangementet, idet det forudsættes af DGI afsætter et tilsvarende beløb, at der afsættes en ramme i størrelsesordenen 5 mio. kr. til anlægsudgifter herunder udgifter til åbningsceremonien, underholdning m.v., at der afsættes en ramme i størrelsesordenen 1 mio. kr. til en ekstraordinær markedsføring af Aalborg og DGI Landsstævnet, at der afsættes en ramme i størrelsesordenen 1,5 mio. kr. til udvidelse af den eksisterende kollektive trafik i Aalborg Kommune i de fire dage arrangementet varer, at der til gengæld skaffes indtægter fra sponsorater, fonde og salgsboder m.v. for i alt 5 mio. kr. Anne-Dorte Krog og Mariann Nørgaard var fraværende. Sagsbeskrivelse DGI og DDS holder landsstævne hvert 4. år, hvor der deltager et sted mellem 20.000 23.000 idrætsaktive, ledere og trænere og idrætsaktive. Landsstævnet har været holdt siden 1862 og næste planlagte landsstævne holdes i Esbjerg i 2013, hvor der forventes 22.500 deltagere. DGI og DDS har opfordret en række kommuner til at søge om at blive værtsby i 2017, hvor følgende kriterier ligger til grund for udpegningen af den kommende værtsby: Tilgængelighed, transporttiden til og fra landsstævnebyen skal være på max. 4 timer. Et opvisningsstadion som kan rumme alle landsstævnets deltagere til stævnets åbning, festaften og afslutning - på eksisterende anlæg. Idrætsfaciliteter af god standard såvel indendørs som udendørs samt mulighed for adgang til skydeanlæg på eksisterende anlæg. Muligheder for involvering af byens rum under afviklingen af landsstævnet. Overnatningsfaciliteter på skoler og mulighed for etablering af midlertidige campingpladser. Hotelfaciliteter som kan rumme gæster, officials og pressen ca. 1.000 personer. Bred politisk opbakning. Opbakning fra det lokale foreningsliv og den lokale DGI-landsdelsforening I forhold til de kriterier, der omhandler selve afviklingen af landsstævnet har Skole- og Kulturforvaltningen og Borgmesterens Forvaltning vurderet, at de nuværende faciliteter, transportsystemer,

overnatningsfaciliteter og byens mange byrum gør at Aalborg uden problemer kan blive værtsby for et landsstævne i 2017. Aalborg Kommune har opbakning fra den lokale DGI-landsdelsforening. Aalborg Kommune ansøgte sidst om Landsstævne 98, hvor budgettet var på kr. 21.8 mio. Omregnet til nutidskroner (2011) svarer det til et budget på kr. 31.4 mio. (bilag 2). Ansøgningen I ansøgningen til DGI og DDS om Landsstævnet 2017 vil der blive lagt vægt på de mange muligheder, Aalborg har for at skabe et anderledes og bynært landsstævne, hvor centrum af Aalborg med de tilhørende pladser, torve og den nye havnefront bliver omdrejningspunkt for så mange aktiviteter som muligt. I forhold til DGI s og DDS s kriterier og ønsker og Aalborg Kommunes målsætning om at være medvirkende til at udvikle og skabe nye rammer om Landsstævnet 2017 indeholder ansøgningen blandt andet følgende elementer: Åbningsceremoni Åbningen af landsstævnet har under de forudgående landsstævner været holdt som en traditionel stadion åbning, men i Aalborg laves åbningen på havnefronten. Havnefrontens pladser, grønne områder og aktivitetsområder er et fantastisk rum for en åbningsceremoni, hvor indhold og udformning kan tilpasses Landsstævnets behov, og dermed kan der skabes en åbningsceremoni, som ikke før er set i Landsstævnets historie. Åbningsceremonien centreres omkring Honnørkajen, hvor der opbygges et landsstævnestadion med publikumstribuner og scener til de traditionelle åbningstaler etc. Samtidig fyldes pladserne ved Musikkens Hus og Utzon Parken med aktiviteter, idrætsudøvere og borgere, og alt deles via transmission på storskærme. Aktiviteter i centrum af Aalborg Byudviklingen i Aalborg har i høj grad bevirket, at Aalborg nu er kendetegnet ved en lang række spændende aktivitetsområder, der giver plads til at flytte idrætten ud i byens rum. Det gælder Jomfru Ane Parken Toldbod Plads Slotspladsen Honnørkajen Utzon Parken Pladsen ved Musikkens Hus Teglgårds Plads Karolinelund C. W. Obels Plads Gammel Torv

Disse aktivitetsområder kan indeholde en lang række idrætter, eksempelvis volleyball, basketball, dans, gymnastik og fitness. Alle aktiviteter der vil være medvirkende til at skabe en fantastisk stemning i centrum af Aalborg både for idrætsudøverne og byens borgere. På den store koncertplads ved Slotspladsen og Honnørkajen kan der opstilles en stor scene, hvor der under hele arrangementet vil være live koncerter, og byens pladser kunne rubriceres efter genrerne: Jazz, blues, pop, rock, reggae, hip hop, eller 60 erne, 70 erne, 80 erne, 90 erne, 00 erne, så der bliver underholdning for enhver smag under Landsstævnet 2017. Derudover planlægges der indretning af et helt børneområde på Gammel Torv, hvor børn og barnlige sjæle kunne aktiveres inden for: Cirkusartister Stand-up Akrobatik Teknologi for både børn og voksne Børneramasjang DGI karavanen Idrætsexperimentariet Aktivitetsområdet ved boldbanen på havnefronten kunne byde på parkour, skateboarding, BMX, street soccer, street basket og street håndbold for Aalborg Kommunes børn og unge, organiseret af Kultur- og Fritidsafdelingen. Hvis det er praktisk muligt kunne byens centrale gader langs havnefronten. Nytorv, Nyhavnsgade og Strandvejen gøres bil- og busfri under Landsstævnet. Dette ville medføre en oase i centrum af Aalborg, hvor byens borgere, idrætsudøverne, forretninger og restauranter sammen ville kunne skabe et unikt område med masser af aktiviteter, underholdning og kulinariske oplevelser. Nordkraft Nordkrafts faciliteter og placering i forhold til landsstævnets centrale aktivitetspladser vil være en perfekt placering for landsstævnekontoret og pressecenter. DGIs faciliteter i Nordkraft vil indgå som aktivitetssted for springgymnasterne under landsstævnet. Aalborg Stadion Aalborg Stadion er oplagt som arena, når stævnedeltagerne efter 4 oplevelsesrige dage skal sige farvel for denne gang. Her vil alle interesserede have mulighed for at overvære landsstævnedeltagernes afsluttende opvisninger. Da en del af idrætsudøverne tager hjem før dette afslutningsarrangement, vil der ikke være problemer med tilskuerkapaciteten på Aalborg Stadion. Samtidig planlægges det at skabe en hyggelig ramme mellem Haraldslund og Aalborg Stadion, hvor idrætsudøverne og byens borgere kan mødes, inden afslutningsarrangementet starter.

Seniorer og efterskoledeltagere Seniorer og efterskoledeltagere er to grupperinger, som DGI har specielle ønsker og krav til. Der kommer ca. 4.000 efterskoledeltagere, der helst skal kunne træne, socialisere og overnatte på samme sted. Her kunne GIGANTIUM være den perfekte ramme for efterskoleeleverne, og er der behov for at træne udendørs, kan man med fordel bruge B52s baner, der ligger 500 meter fra Gigantium. Der skal etableres en seniorlejr, med fokus på oplevelser i det aalborgensiske, der kunne bestå af: Koncerter i Musikkens Hus Byvandringer Foredrag med lokale personligheder Gudstjeneste i Budolfi Kirke Rundvisning på Kunsten Besøg på Utzon Centeret Teaterforestillinger Forestillinger i Aalborg Kongres & Kultur Center Aktiviteter i sundhedsparken Derudover planlægges det at skabe en aktivitetsarena i Kildeparken med idrætsaktiviteter for seniorerne. Med en placering i Kildeparken er seniorerne meget tæt på centrum og overnatningsmuligheder på eksempelvis hoteller som Helnan Hotel Hvide Hus, First Hotel Europa og Helnan Phønix Hotel. Sundhed Sundhed skal stå højt på dagsordnen under Landsstævnet 2017. I Karolinelund kan der etableres en sundhedspark, hvor der vil være mulighed for forskellige former for behandlinger, sundhedstjek, konditest, sundhedsinformation, forslag til sund kost, etc. I Nordkraft kan der afvikles workshops, hvor man kan få inspiration til et sundere liv. Mulige temaer kan være kostråd, børn og overvægt, fysisk aktivitet og inaktivitet, stress, livsstil og livskvalitet og mental sundhed. Aalborg Kommunes sundhedsbus indtænkes i arrangementet. Den kan bl.a. køre rundt mellem aktivitetsstederne, men også have en fast placering ved sundhedsparken, hvor både borgere og deltagere kan få et tjek på sundheden ved hjælp af måling af blodtryk, lungefunktion, blodsukker, fedtprocent og kostvejledning. Faciliteter Aalborg Kommunes idrætsfaciliteter er af meget høj standart, så arrangementet vil ikke medføre store anlægsudgifter til nye anlæg/faciliteter.

DGI og DDS ligger også vægt på, at der ikke etableres nye faciliteter, men at man bruger de eksisterende anlæg i byen og derved minimerer udgifterne til landsstævnet. Kultur- og Fritidsafdelingen har udarbejdet en liste over hvilke anlæg/faciliteter, der kunne benyttes under Landsstævnet 2017 (bilag 1). Overnatning I Aalborg er målsætningen, at stævnedeltagernes indkvartering skal foregår så centralt som muligt i byen, således at overnatning, i tråd med stævnets andre aktiviteter, forankres i bymidten. Aalborg kan uden problemer indkvartere 12.000 personer under fast tag og 10.500 på primitiv camping inden for en radius af 5 km. Den traditionelle tilgang til indkvartering under stævnet er Aalborg Kommunes skoler. Men den kan kombineres med alternative løsninger såsom universitetets lokaler i centrum, Tech College, handelsskoler, gymnasier, osv. Deltagerne skal samtidig tilbydes indkvartering på hotel, eksisterende campingpladser og vandrehjem. Aalborg Events har et rigtig godt samarbejde med vores forskellige indkvarteringssteder, som gør det muligt at skræddersy overnatningspakker til idrætsudøverne. Der vil være mulighed for at bo i eget telt/campingvogn på primitive campingpladser, som overvejende vil være placeret ved skolerne. Bespisning af stævnedeltagere En af de store udfordringer ved et landsstævne er at få bespisningen til at gå let og smertefrit og samtidig sørge for en høj kvalitet af den mad der serveres. Morgenmaden vil blive serveret på de enkelte indkvarteringssteder, og i løbet af dagen vil der være salg på aktivitetssteder med fokus på en sund profil, idet det planlægges, at deltagerne her kan købes sunde og lækre retter, sunde snacks og meget andet. Hvad angår aftensmåltidet får deltagerne flere muligheder. Aalborg Kongres og Kultur Center rummer alle de faciliteter, som er nødvendige for at bespise et stort antal mennesker uden at gå på kompromis med hverken service eller standard. Der er ingen tvivl om, at Aalborg Kongres og Kultur Center og Restaurant Papegøjehaven kan løfte opgaven. Her kan bl.a. fremhæves European Company Sports Games 2007, hvor Restaurant Papegøjehaven med stor succes bespiste over 5.000 idrætsudøvere fire dage i træk. Alternativt planlægges det, at deltagerne kan vælge en løsning, hvor man, mod forevisning af sit landsstævne deltagerid, kan spise en speciel DGI menu på én af byens eksisterende restauranter. Aalborg Events har et godt samarbejde med byens restaurationer, der altid er villige til at indgå i

byens arrangementer. På denne måde sikrer vi yderligere, at DGI Landsstævne 2017 kommer ud i byen, og at restauranter og cafeer i Aalborg også får stor glæde af arrangementet. Transport Med mere end 40 daglige flyforbindelser mellem København og Aalborg, motorvej og bus- og togforbindelser til resten af Danmark vil det være meget let for idrætsudøverne at komme til Aalborg. Det er meget vigtigt for hele arrangementet, at transporten af de ca. 22.500 mennesker er veltilrettelagt og organiseret, så alle kommer frem og tilbage på en smidig og fleksibel måde. Via et godt samarbejde med Nordjyllands Trafikselskab planlægges det at benytte deres ekspertise hvad angår planlægning og udarbejdelse af busplaner. Ved tidligere arrangementer har vi haft stor succes med at benytte NTs eksisterende og yderst velfungerende bybusnetværk, hvor deltagerne mod forevisning af armbånd kommer med bybus rundt i byen. Bybusnetværket vil blive suppleret med ekstra kørsler, minibusser, etc. Teknik og Miljøforvaltningen er en vigtig samarbejdspartner i arrangementer af denne størrelse. Her har man ved tidligere arrangementer, bl.a. The Tall Ships Races, hvor 750.000 besøgende gæstede byen, sørget for skiltning, afspærringer, en general vurdering af trafikforholdene og definition af midlertidige p-arealer, hvorfra der er shuttlebus kørsel til og fra centrum. Markedsføring I forhold til markedsføring og kommunikation forholder skal man forholde sig til følgende målgrupper: Deltagere Borgere i Nordjylland Presse I arbejdet med de forskellige målgrupper er forudsætningerne for en succes, at rollerne mellem DGI og Aalborg Kommune tidligt bliver defineret at der i forhold til såvel PR som markedsføring sikres en stærk lokal forankring at DGI og Aalborg Kommune i fællesskab laver en kommunikationsplan, så der sikres en optimal markedsføring og pressedækning før, under og efter Landsstævnet Herved kan Landsstævnet få størst muligt udbytte af den erfaring, ekspertise og det netværk, Aalborg Events råder over. Det vil være nødvendigt at kommunikere med deltagerne i en lang periode, før, under og efter stævnet om en lang række emner. Det kræver en kommunikationsplatform, der er dynamisk, fleksibel og brugervenlig. Med den hastige udbredelse af smart phones foreslås der en mobilbaseret løsning, der gør det muligt for deltagerne at få den nødvendige information og samtidig interagere med hinanden og stævneorganisationen.

Det gælder om at udbrede kendskabet til Landsstævnet i videst muligt omfang i Nordjylland. Samtidig er det meget vigtigt, at engagere og aktivere borgerne i Aalborg Kommune og resten af den nordjyske region. En forudsætning for at opnå ovenstående er en stærk lokal synlighed. Den kan sikres ved, at der bliver indgået en medieaftale med en lokal mediepartner, der har den nødvendige dækning i vort område. Via en flerkanalsstrategi, der breder budskabet ud på en lang række medieplatforme (outdoor, konkurrencer, pre-events, tv- og radiospots, web og sociale medier, annoncer og en indstiksavis), kan der sikres et meget højt kendskab til Landsstævnet, og at en stor andel af borgerne i Nordjylland også får en god oplevelse i forbindelse med Landsstævnet At den overordnede pressestrategi har et lokalt ben er vigtigt i forhold til at understøtte formidlingen af begivenheden til borgerne i Nordjylland. Aalborg Events har et omfangsrigt netværk på de lokale redaktioner, der kan være med til at sikre, at der op til og under stævnet kommer stor lokal eksponering af begivenheden. Økonomi På baggrund af tidligere landsstævner har DGI og DDS ændret deres koncept betydeligt. I 2009 blev landsstævnet holdt i Holbæk Kommune, hvor Holbæk Kommunes samlede udgift på anlæg og drift var på ca. 50 mill. kroner. DGI og DDS har i den seneste aftale med Esbjerg Kommune om Landsstævnet 2013 lagt vægt på, at landsstævnet skulle udvikles i et tæt partnerskab mellem DGI/DDS og Esbjerg Kommune. at der skulle være en fælles bestyrelse og et fælles landsstævnesekretariat i Esbjerg Kommune at DGI har ansvar for stævnets indhold at Esbjerg Kommune har ansvaret for rammer, anlæg og intern transport at der arbejdes med et fælles budget Esbjerg Kommune forventer, at den samlede udgift for Landsstævnet 2013 udgør et sted mellem 18-20 millioner kr. Aalborg Kommunes budget for landsstævnet i 2017: Direkte tilskud til Landsstævnet 2017 17,5 mio. kr. Åbningsceremoni, underholdning Ekstraordinær markedsføring Transport I alt Sponsorindtægter I alt 5,0 mio. kr. 1, mio. kr. 1,5 mio. kr. 25,0 mio kr. 5,0 mio. kr. 20,0 mio. kr.

Hvis Aalborg vælges som værtsby i 2017, vil der være en række budgetforhandlinger med DGI/DDS, hvor det endelig udgiftsniveau aftales. I forhold til Aalborg vil et landsstævne med 22.500 deltagere, der hver især bruger 500,- kr. pr. dag i fire dage betyde en øget omsætning i byen på 45 mio. kr. Derudover er der en klar forventning om, at alle hoteller i byen vil kunne melde alt udsolgt under landsstævnet, og dermed øges omsætningen i Aalborg yderligere. Et landsstævne i Aalborg vil endvidere betyde, at Aalborg vil få en massiv national markedsføring af alle de muligheder byen tilbyder inden for sport, kultur og nogle fremragende faciliteter i form af området omkring havnefronten, Musikkens Hus, Nordkraft og Gigantium. Det videre forløb Såfremt Aalborg Byråd beslutter, at der kan fremsendes ansøgning til DGI om at blive værtsby for DGI Landsstævnet 2017, sker der følgende: Ansøgningen afleveres senest 31. juli 2012. I tredje kvartal 2012 får de enkelte kommuner besøg af et udvælgelsesudvalg nedsat af DGI s bestyrelse. I december 2012 offentliggøres den kommende værtskommune, og et aftalegrundlag underskrives. Aalborg Events aktivitetsoversigt 2012-2017 Bilag 1 - Forslag til aktivitetssteder Bilag 2 - Landsstævne 1998 Beslutning: Godkendt.