Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune Aalborg på Forkant Innovativ udvikling i sundhed og velfærd. Forundersøgelse. Aalborg på Forkant

Transkript

1 Forundersøgelse - bedre sundhed og mere omsorg og pleje for færre ressourcer Udvikling af innovative sundheds- og velfærdsløsninger i Ældre- og Handicapforvaltningen i Aalborg Kommune 1

2 Indholdsfortegnelse Kort resumé side 3 Indledning side 4-5 Organisatorisk struktur side 6-7 Nøgleaktiviteter side 8-9 Styringsmodel side 10 - Der skal være plads til risikovillighed. Ikke alt kan gå godt. (Citat fra intern workshop) 2

3 Kort resumé Billigere løsninger, som borgerne oplever som bedre. Det er ønsket med en ny platform, der skal fremme innovativ udvikling i Aalborg Ældre- og Handicapforvaltning. Platformen har vi valgt at kalde. Vi står over for en dobbelt udfordring i de kommende år, nemlig at der bliver flere ældre, flere diagnoser og færre hænder til at udføre arbejdet. Derfor bliver innovation og velfærdsteknologi vigtige indsatsområder fremover. Aalborg Kommune har en lang tradition for at samarbejde med Aalborg Universitet, andre uddannelsesinstitutioner og erhvervslivet. Fremover skal vi blive bedre til at stille krav til vores egen del af udviklingsarbejdet. Vi skal også blive bedre til at udnytte vores eget store potentiale til at finde løsninger på udfordringerne. Internt i kommunen er ledere og medarbejdere de centrale drivkræfter, når vi ønsker at forbedre servicen til borgerne. Deres idéer og kendskab til borgernes behov er helt nødvendig, hvis vi ønsker udvikling, der bliver implementeret i driften i hverdagen. I denne forundersøgelse peger vi på 3 tiltag, der bliver fundamentet under platformen. Nemlig strategisk ledelse, en ny innovationsenhed og et nyt Living Lab. 1. Strategisk ledelse Det politiske udvalg, forvaltningsledelsen og den udvidede forvaltningsledelse sætter de overordnede strategiske rammer for udviklingsarbejdet. Ledelsen er en vigtig drivkraft, hvis udviklingsarbejdet skal blive en succes, og implementeringen lykkes. Ledelsen udvikler en innovationsmodel, hvor alle har mulighed for at komme med bidrag. 2. Ny innovationsenhed En ny innovationsenhed bliver fødselshjælper for udviklingsarbejdet. Innovationsenheden skal styrke og støtte udviklingsarbejdet med innovation og være brobygger mellem erhvervslivet, uddannelsesinstitutionerne og forvaltningen. 3. Nyt Living Lab Et nyt Living Lab bliver det udførende sted for samarbejdet mellem de forskellige aktører i udviklingsarbejdet. I denne ramme foregår det praktiske arbejde med udvikling, tests og implementering af nye løsninger. Innovation vil finde sted både i det nye Living Lab og ude på de enkelte arbejdspladser, hvor de innovative udviklingsprojekter bliver afprøvet i samarbejde med brugerne. - Der er muligheder, hvis vi reelt inddrager borgerne. Og ikke blot siger, at vi gør det. (Citat fra intern workshop) 3

4 Indledning Ældre- og Handicapforvaltningen ønsker at udvikle en ny platform for innovative løsninger inden for sundhed og velfærd. Baggrunden er, at befolkningsudviklingen de kommende år vil give os store udfordringer med flere ældre, færre unge og flere borgere med diagnoser. Målet med den nye platform er at tilbyde borgerne velfærdsløsninger, som de oplever som bedre, og samtidig imødegå udfordringerne med stigende omkostninger og mangel på arbejdskraft. Et centralt mål er desuden at skabe vækst i erhvervslivet. Vi præsenterer i det følgende en forundersøgelse af den nye platform for innovation i sundhed og velfærd. Forundersøgelsen er støttet økonomisk af Region Nordjylland. Definition Innovation definerer vi som en vellykket kombination af kreativitet og implementering, der tilfører borgerne og organisationen en merværdi. Vi har i undersøgelsen valgt udelukkende at arbejde med den type innovation, der stiller overordnede og grundlæggende spørgsmål til vores service, og som udvikler nye arbejdsmetoder. Vi er opmærksomme på, at der herudover sker en løbende innovation hver dag på vores mange arbejdspladser. Det er afgørende for os, at innovationen foregår i et tæt og løbende samarbejde mellem udviklere, brugere, medarbejdere og ledere i forvaltningen. Proces er udviklet i et samarbejde mellem Erhvervsafdelingen, Sundhed og Bæredygtig Udvikling, Copenhagen Living Lab og Ældre- og Handicapforvaltningen. For at samle input og kvalificere arbejdet med undersøgelsen har vi afviklet en række aktiviteter: Intern workshop med udvalgte ledere og medarbejdere fra primært Ældre- og Handicapforvaltningen. Ekstern workshop med deltagere fra erhvervsliv, uddannelsesinstitutioner og Region Nordjylland. Cafédebat på temadag om innovation Besøg på MidtLab, Grundfos og i Fredericia Kommune Fredericia Former Fremtiden. Vi har lagt vægt på at involvere mange forskellige typer samarbejdspartnere, så vi får et nuanceret input og en række forskellige vinkler på udviklingsarbejdet med Aalborg på Forkant. Ældre- og Handicapforvaltningen er i første omgang primus motor i udviklingsarbejdet, men det er hensigten at skabe en platform, som kan tilføre værdi til alle forvaltninger i Aalborg Kommune. 4

5 Formål har en række formål, der supplerer og komplementerer hinanden. Formålene er at gennemføre innovationsprojekter om sundhed og velfærd at sikre en strategisk styring af innovationsarbejdet i forvaltningen at sikre størst muligt afkast af investeringer i innovation at udvikle løsninger, der afspejler borgernes behov og styrker deres mulighed for selvhjælp at udvikle løsninger, som borgerne oplever, tilfører dem mere kvalitet at bidrage til vækst og udvikling i erhvervslivet at udvikle et værdiskabende samspil mellem forvaltning, erhvervsliv og uddannelsesinstitutioner Vi forventer kort sagt, at skal give både en bedre service til borgerne, et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne og mulighed for at frigøre ressourcer til borgernær service. Komponenter indeholder 3 nye tiltag: En organisatorisk struktur En række nøgleaktiviteter En styringsmodel De 3 tiltag skal sikre sammenhæng mellem Ældre- og Handicapforvaltningens overordnede visioner og de konkrete innovationsindsatser. De 3 tiltag skal desuden sikre, at Ældre- og Handicapforvaltningen støtter et dynamisk samspil mellem de centrale fokusområder, den decentrale idérigdom og bidragene fra eksterne samarbejdspartnere. På de følgende sider uddyber vi de 3 tiltag. - Der skal være plads til både overordnet strategisk innovation og de mange forskellige idéer fra medarbejderne. (Citat fra møde med politikere og udvalgsmedlemmer) 5

6 Organisatorisk struktur Diagrammet viser den organisatoriske struktur for innovationsudvikling i Ældre- og Handicapforvaltningen. Strategisk ledelse Det politiske udvalg, forvaltningsledelsen og den udvidede forvaltningsledelse sætter de overordnede rammer for udviklingsarbejdet med innovation. Det er for eksempel de økonomiske rammer og arbejdet med særlige fokusområder. Forvaltningsledelsen sikrer, at udviklingsarbejdet afspejler og lever op til organisationens strategiske mål. Ledelsen er en vigtig drivkraft, hvis udviklingsarbejdet skal blive en succes, og implementeringen lykkes. Arbejdet med innovation bliver derfor en central del af ledelsesarbejdet fremover. Fødselshjælp En ny innovationsenhed bliver fødselshjælper for udviklingsarbejdet. Innovationsenheden skal styrke og støtte arbejdet med innovation og være brobygger mellem erhvervslivet, uddannelsesinstitutionerne og forvaltningen. Innovationsenheden skal sikre, at der bliver opbygget de nødvendige interne kompetencer, og at udviklingsprojekterne har relevans for borgerne. Der oprettes 4 fuldtidsstillinger i den nye innovationsenhed. Der afsættes en økonomisk ramme på 2 millioner kr. til løn og øvrige udgifter. De ansatte i innovationsenheden refererer til vicedirektøren. 6

7 Udvikling, tests og implementering Et nyt Living Lab bliver den organisatoriske ramme for mange af de forskellige innovationsprojekter, hvor der arbejdes med innovativ udvikling i sundhed og velfærd. I det nye Living Lab gennemføres pilotprojekter med fokus på brugeroplevelse, medarbejderoplevelse, organisatorisk kvalitet og frigørelse af økonomiske ressourcer. Enheden arbejder både med udvikling, tests og implementering af nye løsninger. Det nye Living Lab kan blive en del af Fremtidens Plejehjem, hvor der allerede bliver lavet forsøg med for eksempel trykfølsomme gulve og andre innovative tiltag. Living Lab finansieres gennem løbende frikøb af medarbejdertimer. - Det er vigtigt at inddrage både medarbejdere, ledere, brugere, pårørende, virksomheder, uddannelsesinstitutioner og mange andre. (Citat fra møde med politikere og udvalgsmedlemmer) 7

8 Nøgleaktiviteter Diagrammet viser de tre nøgleaktiviteter. Strategisk ledelse Forvaltningsledelsen sikrer strategisk forankring af udviklingsprojekterne, og at projekterne lever op til forvaltningens Vision Forvaltningsledelsen træffer stop/go beslutninger, når projekterne står ved strategiske milepæle. Det kan for eksempel være ved fastlæggelse af fokusområder, ved udvælgelse af projekter og ved implementering af nye løsninger. Forvaltningsledelsen håndterer løbende risici og sikrer, at nye hensigtsmæssige løsninger implementeres på alle relevante arbejdspladser i kommunen. Der udarbejdes en gennemsigtig model for de frigjorte økonomiske ressourcer. Det er nødvendig at overveje, hvordan man motiverer deltagerne til at bidrage til innovationsprojekter, der muligvis reducerer egne budgetter. Fødselshjælp Den nye innovationsenhed er fødselshjælper og arbejder med aktuelle og relevante fokusområder. Fokusområderne er den første konkretisering af de overordnede formål for innovationsarbejdet, og fokusområderne sætter den efterfølgende dagsorden for innovationsindsatsen. 8

9 Innovationsenheden gennemfører undersøgelser af Ældre- og Handicapforvaltningens praksis og borgernes oplevelser af denne. Undersøgelserne skaber forståelse for problemstillinger, indsamler viden fra praksis og sætter rammerne for udviklingsprojekterne. Resultaterne af undersøgelserne samles i et inspirationskatalog, som danner grundlag for formulering af nye behov og nytænkning af løsninger. Inspirationskataloget kommunikeres bredt ud både internt og eksternt med henblik på at mobilisere idéer til konkrete innovationsprojekter. Innovationsenheden tager initiativ til det eksterne samarbejde med virksomheder og uddannelsesinstitutioner. Samarbejdet med de private virksomheder skal kombinere udvikling af nye sundheds- og velfærdsløsninger med vækst i erhvervslivet. Udvikling, tests og implementering Det nye Living Lab og de lokale arbejdspladser i Ældre og Handicapforvaltningen står for at gennemføre, teste og implementere innovationsprojekterne. Arbejdet i Living Lab foregår i et tæt samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Valget af samarbejdspartnere afhænger af projekternes karakter, og hvilken fase de er i. Alle potentielle samarbejdspartnere motiveres til at komme med forslag, der kan bidrage til innovative løsninger på problemstillingerne i projekterne. Alle innovationsprojekter udvikles og testes sammen med slutbrugerne. Ledere og medarbejdere modtager relevant uddannelse. Tests af nye løsninger vil foregå i et tæt samarbejde med University College Nordjylland og Aalborg Universitet. Implementering af nye løsninger vil for eksempel foregå i et strategisk samarbejde med SOSU Nord Futuralab og University College Nordjylland. Uddannelsesinstitutionerne rummer gode forudsætninger for spredning af nye løsninger og ny faglig viden. Platformen ser vi som en fleksibel og effektiv udviklingsmodel for de mange forskellige typer innovationsprojekter. 9 - Det er vigtigt, vi ikke løber livet af os og alligevel ikke når det, vi skal. (Citat fra intern workshop)

10 Styringsmodel Modellen viser graden af usikkerhed i innovationsprojekter på forskellige niveauer i organisationen. De Små Skridt De Små Skridt er den innovation, der sker hver dag på vores arbejdspladser. Kendetegnene for De Små Skridt er: Vi kender arbejdsgangene Vi kender teknologien Vi kender forventningerne Vi kender succeskriterierne Vi oplever denne type innovation hver eneste dag, uden vi tænker nærmere over det. For eksempel når vi begynder at maile til pårørende i stedet for at sende breve. Denne type innovation støtter vi ved at skabe en kultur, hvor medarbejderne tør prøve nyt, fordi de ved, at ledelsen ønsker og bakker op om forsøg med nye tiltag. De små skridt er ikke en del af udviklingsplatformen. De Små Hop De Små Hop stiller lidt større krav til tilrettelæggelsen af arbejdet, og hvordan borgerne oplever løsningen. Kendetegnene for De Små Hop er: Vi kender borgernes behov Vi kender arbejdsgangene i dag 10

11 Vi kender teknologien Vi kender ikke de fremtidige arbejdsgange Vi kender ikke indvirkningen på borgerne og medarbejderne Et eksempel på innovativ udvikling på dette niveau er forsøg med robotstøvsugere hos borgerne. Borgenes behov er at få gjort rent, og teknologien er kendt. Men når vi har anskaffet robotstøvsugerne, skal vi tilrettelægge nye arbejdsgange og undersøge, hvad løsningen kommer til at betyde for borgere og medarbejdere. Denne type innovation lykkes bedst, når den er forankret i et ældre- eller handicapområde, og udviklingsarbejdet foregår i tæt samarbejde med innovationsenheden. Det Store Spring Det Store Spring kræver, at vi nytænker vores service og sætter spørgsmålstegn ved de løsninger, vi kender. Kendetegnene for Det Store Spring er: Vi undersøger kritisk borgernes behov Vi kender ikke teknologien Vi kender ikke løsningen Vi bruger input fra ledere, medarbejdere, virksomheder, universitet og andre uddannelsesinstitutioner Vi ved ikke, om løsningen passer til vores nuværende måde at organisere tingene på Et eksempel på denne type innovation er forvaltningens arbejde med Online Velfærd at gå fra fysiske besøg hos borgerne til kontakt via skærme. Den slags projekter skal ledelsen følge tæt, og vi skal undersøge muligheder og risici nøje. Projekterne vil som udgangspunkt blive udført af innovationsenheden i et meget tæt samarbejde med ledelse og medarbejdere. 11