Økonomiudvalget Referat fra ekstraordinært møde 29. juni 2009 Mandag 29.06.2009 kl. 16:00 Mødelokale D2 Følgende sager behandles på mødet Side Kokkedal Vest - status og beslutning om energiinvesteringer 2 Bilagsoversigt 8 Fraværende Isabella Meyer (C), Jens Frederiksen (C), Michael Medom Hansen (V) Bemærkninger til dagsorden
Økonomiudvalget Punkt: 162 Acadre sagsnr.: 09/9765 Journalnr.: 03.00.00P22 Sagsforløb: SSU/TMU-ØU-KB - Åben sag Mødedato: 29.06.2009 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Helle Skude Kokkedal Vest - status og beslutning om energiinvesteringer Resume Social- og Sundhedsudvalget og Teknik- og Miljøudvalget forelægges ved et fælles punkt status for byggeriet af pleje- og ældreboliger og genoptræningscenter på Kokkedal Vest, herunder skal der tages stilling til, om den videre projektering skal ske ud fra opnåelse af status som lavenergiklasse 1 byggeri. Forslag Administrationen foreslår, at Teknik- og Miljøudvalget og Social- og Sundhedsudvalget i fællesskab overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen Godkender det reviderede forslag til tidsplan, som indebærer, at byggeriet forventes at stå færdig et halvt år senere, end hidtil planlagt, dvs. i oktober 2011 Træffer beslutning om, hvorvidt der i den videre projektering skal arbejdes ud fra at energioptimere byggeriet, således at det kan opnå status som lavenergiklasse 1 Sagsfremstilling Siden starten af marts måned har pågået et intenst arbejde med at konkretisere det vindende projektforslag vedrørende byggeri af pleje- og ældreboliger, genoptrænings- og fleksible pladser og genoptræningscenter. Konkretiseringen har på den politiske bane udmøntet sig i, at Teknik- og Miljøudvalget har behandlet lokalplanoplægget to gange (i april og maj måned), og at Kommunalbestyrelsen den 22. juni sendte et lokalplanforslag i høring og tog stilling til en ansøgning om dispensation fra fredningen på grunden til at placere en rundkørsel samt en indkørsel til byggeriet. Konkretiseringen af byggeprojektet har også medført, at det er blevet klart, at en forlængelse af tidsplanen er blevet nødvendig. Endelig er der sket en foreløbig vurdering af de muligheder, der er for at energi-optimere byggeriet, og der er igangsat en vurdering af relevante tiltag vedrørende klima, energi og miljø i øvrigt. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 2
Ny revideret tidsplan Det har været nødvendigt at gennemgå den udbudte tidsplan fra konkurrencematerialet og forlænge denne med cirka et halvt år, (fra ibrugtagelsesdato: den 11. april 2011 til ibrugtagelsesdato: den 24. oktober 2011.) Den oprindelige tidsplan var baseret på et fast krav om, at byggeriet skulle stå færdigt så hurtigt som muligt. Samtidig er projektet i hele fasen frem mod endelig fastlæggelse af vinderprojekt vokset i størrelse og kompleksitet. Efter at projektet har været igennem de første faser af den konkrete planlægning viser det sig, at projektets tidsplan er blevet så snærende, at der er alvorlig risiko for, at den vil gå ud over kvaliteten i byggeriet. Samtidig er der sket det, at regeringen har nedsat grundkapitalindskuddet for almene boliger til 7 pct. frem til udgangen af 2010. Den risiko, projektet herefter løber ved at fortsætte planlægningen ind i 2010 er, at der kan ske en reduktion i maksimum-beløbet. Maksimum-beløbet er p.t. 25.170 kr. pr. m 2, og hvis byggeomkostningsindekset falder tilstrækkelig meget i løbet af 2009, er der en risiko for, at rammen nedsættes i 2010. Det vurderes, at denne risiko er begrænset, og hvis byggeomkostningerne falder bør det have en afsmittende effekt på resultatet af licitationen i samme retning. Den nuværende tidsplan afsætter 3 måneder til en ny post på tidsplanen kaldet en projektforslagsfase og cirka 3 måneder yderligere til opførelsen af byggeriet. Den nye tidsplan giver dermed plads til: Den nødvendige brugerinddragelse Under bearbejdningen af konkurrenceprojektet og projektforslagsfase er det helt essentielt, at der er indlagt tid til inddragelse af borger og personaleinteresser. Drøftes detaljerne omkring boliger og arbejdspladser ikke igennem, risikeres det, at byggeriet har mangler ved ibrugtagelsen. Bedre styring Med den indlagte mellemfase gøres det muligt at opstarte debatten omkring bl.a. størrelse og kvalitetsniveau tidligere, og der kan dermed udarbejdes et økonomisk overslag i forhold til rammen på et tidligere tidspunkt. Dette styringsværktøj er vigtigt i forhold til den senere licitation, og det giver et overblik i forhold til kapacitetsspørgsmål og prioriteringer i byggeriet. Udvidelse af byggefasen Den nye tidsplan tager højde for, at byggeriet er blevet udvidet og for de særlige forhold på grunden, herunder det konkrete vinderprojekts udformning. Den nye tidsplan betyder, at de tidsmæssige rammer for sikring af en grundig og sikker proces er realistiske. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 3
Klima-, energi- og miljøforhold Klima energi og miljø er prioriterede områder for Kommunalbestyrelsens indsats i den indeværende periode. De konkrete politikker og indsatsområder er fortsat under udvikling, men for at sikre en konsistens mellem de politiske ønsker og byggeriet på Kokkedal Vest er taget følgende initiativer: Administrationen har overdraget bygherren (DAB) og totalrådgiveren (Lundgaard og Tranberg) en foreløbig liste over klima-, energi- og miljøtiltag, som eventuelt kan/skal indarbejdes i projektet. Efter behov kan resultaterne af denne gennemgang bringes til politisk behandling i august eller september måned i år. Totalrådgiveren (primært ved dennes underleverandør af ingeniørydelser, Moe og Brødsgaard) har foretaget en vurdering af, hvilket omfang af ekstra investeringer, som er nødvendige for at byggeriet kan opnå status af lavenergiklasse 1. Energiinvesteringer Med ændring af Lov om Almene Boliger, som blev vedtaget af Folketinget den 29. maj 2009, er det blevet lovligt for kommunen at godkende en overskridelse af maksimumbeløbet for almene boliger, hvis overskridelsen er begrundet i investeringer i energibesparende foranstaltninger, som medfører, at byggeriet som minimum får status af lavenergiklasse 1. Herudover skal en beregning godtgøre at projektet er totaløkonomisk rentabelt. Som supplement til lovgivningen er en revideret udgave af Støttebekendtgørelsen på vej. Ifølge denne skal alment byggeri, der godkendes efter den 1. juli 2009 have status af lavenergiklasse 2. Til gengæld vil der til maksimumbeløbet blive lagt et energitillæg på 1.020 kr./m 2 bygget areal. Dette indebærer, at vurderingen af investeringens totaløkonomi skal ses i forhold til merudgiften ved at gå fra lavenergiklasse 2 til 1. På baggrund af lovændringen har den rådgivende ingeniør på projektet, firmaet Moe & Brødsgaard, foretaget en vurdering af, hvad det vil koste i ekstra investeringer at nedbringe energiforbruget. Deres vurdering er vedlagt punktet som bilag 2. Det bemærkes, at notatet grundlæggende tager udgangspunkt i den samlede vandring fra det projekt, der er givet tilbud på, til lavenergiklasse 1. Dvs. der er ikke specifikt en beregning på Lavenergiklasse 2. Rådgiverne har forslag til forbedringer af byggeriets energieffektivitet fra det forudsatte (bygningsreglementets krav) til lavenergiklasse 1, som er den bedste energiklasse, der er beskrevet i bygningsreglementet. En sådan forbedring vil indebære en reduktion med 50 pct. i energiforbruget fra ca. 70 kwh/kvm om året til ca. 35 kwh/kvm. Denne løsning vil efter rådgivers vurdering indebære, at der både skal anvendes passive og aktive løsninger, dvs. der skal tilføres energi eksempelvis fra et jordvarme-anlæg og solfangere. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 4
Ekstraudgiften til byggeriet anslås til samlet 7,4 mio. kr. ekskl. moms, som fordeles med ca. 1,5 mio. kr. til kommunen og 5,9 mio. kr. til bolig-delen. Ekstraudgiften er delt op i en snæver beregning af merudgifter på 6,2 mio. kr. tillagt en usikkerhedsmargen og følgeudgifter til projektering af tiltagene m.v. Ud af den samlede investering udgør bevægelsen fra lavenergiklasse 2 til 1 skønsmæssigt 3,0 mio. kr. Økonomisk beregning Moe & Brødsgaard har også foretaget en vurdering af de økonomiske konsekvenser målt som besparelsen på energiudgifter. Værdien af disse er opgjort til ca. 515.000 kr. på årsbasis for hele byggeriet. Den økonomiske besparelse udgør herved ca. 7 pct. ved opnåelse af lavenergiklasse 1. Det er forudsætningen, at energiinvesteringer skal indregnes i beboernes varmeregning med 4,4 pct. Herefter vil der være 2,6 pct. tilbage til at betale investeringen tilbage, hvilket svarer til en tilbagebetalingstid på lige under 40 år. Denne tilbagebetalingstid vil overstige levetiden på de fleste af investeringerne (jordvarme, ventilation), mens andre af investeringerne (isolering) vil have en levetid der modsvarer tilbagebetalingstiden. Det understreges, at ovenstående ikke kvalificerer til at kunne betegnes som en totaløkonomisk beregning men alene relaterer sig til de driftsøkonomiske aspekter af investeringen ved de priser på energi, der kendes på nuværende tidspunkt. I notatet fra Moe og Brødsgaard regnes med tilbagebetalingstider eksklusiv forrentning, så de bliver naturligvis noget kortere. De er også delt op på de forskellige bygningsdele, så man får et indtryk af forskellen i rentabilitet i de forskellige dele af byggeriet. Økonomi/personale Hvis der træffes beslutning om at fortsætte projekteringen af byggeriet med det mål at opnå status af lavenergiklasse 1, vil der som anført skulle afsættes ca. 1,5 mio. kr. ekstra i kommunale anlægskroner med hovedvægten i 2011. Hvis der træffes beslutning om at fortsætte mod lavenergiklasse 2, vil der skulle tilføres projektet 900.000 kr. til de kommunale udgifter forbundet hermed. Som anført vil dette være minimum med de nye regler fra 1. juli 2009. Herudover har den ændrede tidsplan betydning for fordelingen af de kommunale anlægsudgifter mellem årene, idet forsinkelsen af projektet vil forskyde de kommunale udgifter fra 2010 over mod 2011. Til budgetlægningen for 2010-2013 vil der ske en nærmere kvalificering af effekten, så den kan blive indarbejdet. De afledte besparelser på energiudgifter til den kommunale del af bygningerne vil blive indarbejdet i forbindelse med, at der opstilles et driftsbudget for ejendomsdrift af Kokkedal Vest. Samtidig skal der ske en justering af forudsætningerne for Hannebjergs ejendomsbudget, idet budgettet til fast ejendom er fjernet fra 2011. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 5
Bevillingsskema Tillægsbevilling Drift/anlæg m.v Indeværende år Beløb Overslagsår 1 Overslagsår 2 Politikområde: 41 anlæg 1.500.000 Politikområde: Overslagsår 3 I alt 0 0 1.500.000 0 Anlægsbevilling: (igangsætningstilladelse) Politikområde: Politikområde: I alt 0 0 0 0 Bilag - Tidsplan Kokkedal Vest 2009 05 29.pdf - Energivurdering fra Moe og Brødsgaard Beslutning Social- og Sundhedsudvalget og Teknik- og Miljøudvalget den 29-06-2009 Den reviderede tidsplan blev enstemmigt godkendt. Begge udvalg tilkendegav skuffelse over, at den tidligere godkendte tidsplan åbenbart ikke havde været helt realistisk, siden det var nødvendigt at revidere den så hurtigt efter projektstart. Social- og Sundhedsudvalget pegede med 4 stemmer (Thorkild Gruelund, Susanne Rohde, Camilla Kann Fjeldsøe, Ove Petersen) på at gennemføre byggeriet som et lavenergiklasse 2 projekt med anvendelse af solfangere til at optimere energieffektiviteten. Et medlem (Anne-Grethe Nissen) fandt, at byggeriet skulle gennemføres i energiklasse 1. Teknik- og Miljøudvalget pegede med 4 stemmer (Anders Borgen, Jesper Sperling, Birger Bøgeblad, Ove Petersen) på at gennemføre byggeriet som et lavenergiklasse 2 projekt med anvendelse af solfangere til at optimere energieffektiviteten. Et medlem (Peter Antonsen) fandt, at byggeriet skulle gennemføres i energiklasse 1. Beslutning Økonomiudvalget den 29-06-2009 Økonomiudvalget godkendte enstemmigt den reviderede tidsplan. Økonomiudvalget sendte beslutningen om valg af energiklasse videre til Kommunalbestyrelsen, hvor 3 medlemmer Uffe Thorndahl (UP), Morten Slotved (C) og Kjeld Holm (V) - anbefalede kommunalbestyrelsen at følge flertalsindstillingen fra SSU og TMU. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 6
3 medlemmer Peter Antonsen (T), Hanne Lommer (A) og Henrik Klitgaard (B) anbefalede kommunalbestyrelsen at følge mindretalsindstillingen fra SSU og TMU. Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 7
Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 162 Åben Tidsplan Kokkedal Vest 2009 05 29.pdf 1011961 162 Åben Energivurdering fra Moe og Brødsgaard 1012883 Økonomiudvalget Mandag den 29-06-2009 Side 8
Økonomiudvalgets møde 29-06-2009 Uffe Thorndahl (up) Borgmester Kjeld Holm (V) 1. viceborgmester Isabella Meyer (C) 2. viceborgmester Morten Slotved (C) Jens Frederiksen (C) Michael Medom Hansen (V) Peter Antonsen (T) Hanne Lommer (A) Henrik Klitgaard (B) Økonomiudvalget 29-06-2009 Side 9