Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelser 2015
Indholdsfortegnelse Bevarings- og Kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 1. 1. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen før 1970...4 2. 2. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen i perioden 1970 til 2007...5 3. 2.1. Personsager på papir...5 2.2. Administrative papirsager...6 2.3. Personalesager på papir...7 4. 3. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen efter 2007...8 5. 3.1. Personsager på papir...8 3.2. Administrative papirsager...9 4. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i forvaltningen efter 2007... 12 4.1. Kassable systemer... 12 Bevarings- og Kassationsbestemmelser for de kommunale institutioner under Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 6. 5. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i institutionen i perioden 1970 til 2007... 14 7. 6. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i institutionen i perioden 1970 til 2007... 16 8. 7. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i institutionen efter 2007... 17 9. 8. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i institutionen efter 2007... 19 10. 9. Kontaktoplysninger........20
Bevarings- og kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelserne gælder for alt materiale skabt i forvaltningen samt de ressortområder, med tilhørende materiale, denne har overtaget. Formålet med bevaring af arkivalier er, at oplysningerne skal kunne stilles til rådighed for offentlighed og myndigheder samt anvendes til forskningsformål i henhold til de tilgængelighedsfrister, beskrevet i arkivloven samt Aalborg Kommunes Arkivinstruks. Aalborg Stadsarkiv sørger for, at Aalborg Kommunes arkivalier efter aflevering bliver registreret på en sådan måde, at oplysninger om materialet kan stilles til rådighed via publikationer, registraturer og søgebaser på internettet. 3
1. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen før 1970 Aalborg Stadsarkiv modtager arkivalier fra de købstads- og landkommuner, der ved kommunesammenlægninger er kommet til at indgå i Aalborg, Nibe, Hals og Sejlflod kommuner. Materialet skabt før 1970 afleveres, efter aftale, til Aalborg Stadsarkiv med afleveringsfortegnelse og uden forudgående kassationsbehandling. Materiale skabt før 1841 i landkommunerne og 1868 i købstadskommunerne er undtaget aflevering til Aalborg Stadsarkiv, der dog gerne modtager dette og videresender til Rigsarkivet. 4
2. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen i perioden 1970 til 2007 Nedenstående bestemmelser i punkt 2 vedrører kun sager skabt på papir og således ikke sager, der er skabt i kommunens generelle elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem. Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004. Materiale skabt i perioden 1970 til 31.12.2006 fra Aalborg, Hals, Nibe og Sejlflod kommuner afleveres, når det er ude af administrativ og retlig brug. Materialet skal, efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, være kassationsbehandlet ved afleveringen. Materiale, der ikke er ude af administrativ og retlig brug, kan afleveres til Aalborg Stadsarkivs fællesarkivfunktion. Dette materiale skal ligeledes være kassationsbehandlet efter aftale med Aalborg Stadsarkiv og være delt i bevaringsværdigt og kassabelt materiale med tydelig angivelse af kassationsfrist. Det bevaringsværdige materiale skal være pakket efter forskrifterne i Arkivinstruksen. 2.1. Personsager på papir A. Alle sociale personsager på papir vedrørende børn og unges anbringelse uden for hjemmet bevares. Alle sager vedrørende anbringelse af børn og unge uden for hjemmet bevares uanset om anbringelsen er sket med eller uden samtykke fra forældrene og/eller barnet og uagtet barnets/ den unges CPR-nummer. B. Alle sager på papir om integration af flygtninge og indvandrere bevares. Bevaringskravet gælder sager for alle, der er omfattet af integrationsloven dvs. både flygtninge, indvandrere og familiesammenførte personer. For de personer, der efter den treårige integrationsperiode bliver modtagere af kontanthjælp eller anden social ydelse, gælder, at der kun skal bevares sager, der falder ind under nedenstående punkt C og D. I de tilfælde, hvor der ikke er oprettet en ny personsag, hvis en flygtning/indvandrer er forblevet i det sociale system og personens mappe, derfor både indeholder akter fra den treårige integrationsperiode samt eksempelvis kontanthjælpsperioden skal hele mappen bevares. C. Personsager på papir, som er af særlig eller principiel karakter bevares. Særlige eller principielle sager bevares. Det er sager der: - er anket og afgjort af højere instans - er truffet principielle afgørelser og udarbejdet retningslinjer, der danner grundlag for efterfølgende sager 5
- skønsmæssigt vurderes som interessante (specielt indenfor kontanthjælpssager, førtidspensionssager, handicapsager, sager med unge mødre samt lignende sager, hvor familie har behov for særlig støtte) - har været omkring distriktskontorchefen/områdechefen udover pga. almindelig kompetenceregler. Endvidere bevares særligt komplekse og langvarige sager, sager med sociale rapporter fra politiet og andre myndigheder, magtanvendelsessager og sager med et usædvanligt stort antal journalark bevares. Det bevaringsværdige i disse socialsager er først og fremmest journalarkene, hvorfor en udtynding af indtægts- og udgiftsbilag samt triviel korrespondance, kan foretages i de sager, der bevares. D. Andre personsager på papir, der vedrører personer, født den første i en måned bevares. Alle sager henlagt efter CPR-nummer 01 bevares. Det gælder alle typer af sociale personsager, eksempelvis kontanthjælpssager, revalideringssager, pensionssager, sygesikringssager, børnebidragssager, tandplejesager, sundhedsplejens sager, hjemmesygeplejens sager, herunder samarbejdsbog, boligsikringssager, dagpengesager m.v. 2.2. Administrative papirsager A. Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen samt udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen, bevares. Bestemmelsen gælder bl.a. for økonomiudvalg, Familie og socialudvalg, Beskæftigelsesudvalg, børn- og ungeudvalget, voksenundervisningsnævn, integrationsråd, klageråd, m.v. B. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) bevares. Bestemmelsen er rettet mod udvalg, der træffer beslutninger omkring aftalegrundlag, ændrede procedurer og fortolkninger, organisationsændringer, udviklingsinitiativer, o.l. Referater fra personalemøder, hvor der kun koordineres daglige gøremål kan kasseres. C. Søgemidler til dokumenter eller sager, der bevares, herunder journaler (journalkort) og tilsvarende sags- og dokumentregistre samt elektroniske journaler bevares. Alle former for sags- og dokumentregistre skal bevares - uanset om de er i papirform eller elektroniske. De kan indeholde dokumentoversigt, afsender, tidspunkt for sagsoprettelsen, journalnummer, emne, indhold, søgestrenge m.m. Søgemidler til sagsrækker, der kasseres i deres helhed, skal ikke bevares. Kopibøger samt postlister kan ligeledes kasseres. 6
D. KL- papirjournalsager bevares eller kasseres i henhold til de regler, der er indbygget i journalplanen. E. Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v. bevares. Aalborg Kommune udgiver egne publikationer (herunder elektroniske udgivelser), der er beregnet for offentligheden. Der skal bevares et eksemplar af hver publikation. Trykte publikationer afleveres til Aalborg Stadsarkiv i to eksemplarer og elektroniske publikationer bevares så vidt muligt i ESDH-systemet. 2. 3 Personalesager på papir A. Personalemapper på papir vedrørende ansatte, der er født den første i en måned og ansatte i lederstillinger samt elektroniske personalemapper bevares. Ansatte er alle, der modtager løn fra Aalborg Kommune. Lederstillinger er stillinger hvori direktør, chef eller leder indgår i stillingsbetegnelsen. Desuden bevares personalemapper fra stedfortræder for ledere samt fra ekspeditionssekretærer og op. Udvælgelsen af særlige personalemapper må altid bero på et skøn. Følgende kan betragtes som vejledende: jubilarer fra 25 år og opefter, sager, hvori væsentlig offentlig omtale indgår, sager om personer, der på den ene eller anden måde har skrevet historie. Alle andre personalemapper kan kasseres 5 år efter ansættelsesophør. Kassationsfristen forlænges, hvis der er administrativ begrundelse her for. Vedr. tjenestemænd skal alt omkring ansættelse og afsked bevares, så længe vedkommende eller dennes enke er berettiget til pension. 7
3. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i forvaltningen efter den 1. januar 2007 Nedenstående bestemmelser i punkt 4 vedrører kun sager skabt på papir og således ikke sager, der er skabt i kommunens generelle elektroniske dokumenthåndterings systemer. Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010. Materiale skabt i perioden efter 2007 afleveres, når det er ude af administrativ og retlig brug. Materiale, der ikke er ude af administrativ og retlig brug, kan afleveres til Aalborg Stadsarkivs fællesarkivfunktion. Dette materiale skal ligeledes være kassationsbehandlet efter aftale med Aalborg Stadsarkiv og være delt i bevaringsværdigt og kassabelt materiale med tydelig angivelse af kassationsfrist. 3.1 Personsager på papir A. Alle sociale personsager på papir vedrørende børn og unges anbringelse uden for hjemmet bevares. Alle sager vedrørende anbringelse af børn og unge uden for hjemmet bevares uanset om anbringelsen er sket med eller uden samtykke fra forældrene og/eller barnet og uagtet barnets/ den unges CPR-nummer. B. Alle sager på papir om integration af flygtninge og indvandrere bevares. Bevaringskravet gælder sager for alle, der er omfattet af integrationsloven dvs. både flygtninge, indvandrere og familiesammenførte personer, men kun så længe den pågældende person er i gang med den treårige integrationsperiode. For de personer, der efter den treårige integrationsperiode bliver modtagere af kontanthjælp eller anden social ydelse, gælder, at der kun skal bevares sager, der falder ind under nedenstående punkt C. I de tilfælde, hvor der ikke er oprettet en ny personsag, hvis en flygtning/indvandrer er forblevet i det sociale system og personens mappe derfor både indeholder akter fra den treårige integrationsperiode samt eksempelvis kontanthjælpsperioden skal hele mappen bevares. C. Personsager på papir, som er af særlig eller principiel karakter bevares. Særlige eller principielle sager bevares. Det er sager der: er anket og afgjort af højere instans er truffet principielle afgørelser og udarbejdet retningslinjer, der danner grundlag for efterfølgende sager skønsmæssigt vurderes som interessante (specielt indenfor kontanthjælpssager, førtidspensionssager, handicapsager, sager med unge mødre samt lignende sager, hvor familien har behov for særlig støtte) har været omkring distriktskontorchefen/områdechefen udover 8
pga. almindelige kompetenceregler Det kan være sager, hvori der er truffet principielle afgørelser og udarbejdet retningslinjer, som danner grundlag for efterfølgende sager. Endvidere særligt komplekse og langvarige sager, sager med sociale rapporter fra politiet og andre myndigheder, magtanvendelsessager og/eller sager med et usædvanligt stort antal notatark. Det bevaringsværdige i disse socialsager er først og fremmest journalarkene, hvorfor en udtynding af indtægts- og udgiftsbilag samt triviel korrespondance, kan foretages i de sager, der bevares. 3.2 Administrative papirsager A. Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen samt udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen, bevares. Bestemmelsen gælder for den samlede kommunalbestyrelse, økonomiudvalg, socialudvalg, teknisk udvalg, kulturelt udvalg, folkeoplysningsudvalg, børne- og ungeudvalg, grundlisteudvalg, huslejenævn, beboerklagenævn, integrationsråd, klageråd, ældreråd, beredskabskommission og hegnssyn etc. OBS! Bestemmelsen gælder både indbundne protokoller og løsblade, der er samlet i ringbind. Protokoller kan føres digitalt, idet mødedeltagerne underskriver en side, som derefter indskannes og lagres i kommunens ESDH-system. Statens Arkiver har spurgt Indenrigs- og Sundhedsministeriet, om kommunerne kan erstatte protokol på papir med protokol i digital form. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har udtalt, at det er: ministeriets opfattelse, at den kommunale styrelseslov ikke er til hinder for, at beslutningsprotokollen lagres på betryggende måde på elektronisk medium. Det er imidlertid en forudsætning herfor, at den elektroniske lagring sker på en sådan måde, at protokollens beviskraft ikke kan drages i tvivl, herunder at foretagne ændringer kan konstateres, og at protokollen som krævet i den kommunale styrelseslov har været underskrevet af kommunalbestyrelsens medlemmer, eventuelt således at medlemmernes underskrifter scannes ind. 9
B. Mødereferater fra væsentlige interne udvalg (direktion, lederforum, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, projekt- og arbejdsgrupper m.v.) bevares. Mødereferater fra interne udvalg kan ofte indeholde beslutninger, der er væsentlige til forståelse af kommunens virksomhed. Det kan være referater fra medarbejderudvalget, som indgår som en del af aftalegrundlaget mellem kommunen som arbejdsgiver og de ansatte som arbejdstagere. På tilsvarende måde kan referater fra ledergruppemøder (direktions-, chef-, ledermøder osv.) rumme beslutninger om ændrede procedurer og fortolkninger, ligesom sikkerhedsudvalgets referater kan indeholde beslutninger, der viser noget om sikkerhedsforholdene på arbejdspladsen. Derfor skal mødereferater bevares sammen med de vigtigste bilag. Nogle arbejds- og projektgrupper har et meget begrænset og rutinepræget virkefelt, og fra disse kan det være tilstrækkeligt at bevare de endelige rapporter. Andre grupper beskæftiger sig imidlertid med væsentlige spørgsmål vedr. den kommunens udvikling og organiseringen af kommunens administration. I sådanne tilfælde er det vigtigt, at man også bevarer dokumentation af de vigtigste led i projektgruppens arbejdsproces. Det vil typisk dreje sig om mødereferater samt vigtige notater og breve, men kan også omfatte visse budgetter og regnskaber. Det kan være vanskeligt at afgøre, hvor grænsen mellem væsentlige og mindre væsentlige udvalg går. Som udgangspunkt skal der bevares referater fra udvalg, som har en selvstændig beslutningskompetence, er høringspart, eller som har taget nye initiativer. Derimod kan referater af personalemøder og møder i forskellige mindre udvalg, som f.eks. udsmykningsudvalg eller julefrokostudvalg, kasseres. C. Søgemidler til dokumenter eller sager, der bevares, herunder journaler (journalkort) samt tilsvarende sags- og dokumentregistre bevares. Bestemmelsen gælder alle journaler, registre, styrekort m.v., der kan bruges som indgange til bevarede sager. Derimod kan søgemidler til sagsrækker, som kasseres i deres helhed, kasseres. Det samme gælder for postlister og kopibøger. D. Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v. bevares. Det kan være materiale, som henvender sig til offentligheden: kommunale håndbøger, budgetaviser, serviceinformationspjecer (f.eks. pjecer til forældrene om kommunens daginstitutioner), offentliggjorte brugerundersøgelser og redegørelser, lokalplaner, trafik- og miljøhandlingsplaner, beredskabsplaner, budgetter og regnskaber eller jubilæumsskrifter for en kommunal institution. Det kan også være materiale, som primært henvender sig til kommunens egne ansatte som f.eks. personale- og medarbejderblade, personalepolitikker, interne retningslinjer m.v. Elektroniske publikationer bevares så vidt muligt i kommunens generelle ESDHsystem. 10
Det skal understreges, at bestemmelsen kun gælder for Aalborg Kommunes egne publikationer, rapporter m.v. Modtages sådant materiale fra andre kommuner og/eller andre myndigheder, har kommunen ingen bevaringspligt, da pligten er hos disse kommuner/myndigheder Generelle opslagsværker, ældre tidsskriftrækker m.v. kan kasseres efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, når de ikke længere er i administrativ brug. E. Legatfundatser, årsregnskaber samt legatbestyrelsens mødereferater bevares. I de tilfælde, hvor Aalborg Kommune administrerer legater og fonde, bevares fundatser og bestyrelsesprotokoller, der viser, hvordan fondets eller legatets formålsparagraf er ført ud i livet. Derimod kan de enkelte ansøgninger samt regnskabsbilag kasseres. OBS! Bemærk, at der ikke længere skal bevares personalesager på kommunens ansatte, idet der bevares oplysninger om kommunens ansatte i Danmarks Statistiks digitale løn-statistikregister. Alle personalesager skabt efter 1. januar 2007 kan derfor kasseres, når der ikke længere er retlig eller administrativ brug for dem. 11
4. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i forvaltningen efter den 1. januar 2007 Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010. A. En arkiveringsversion af data fra fagsystemer med personsager bevares, såfremt sagerne skal bevares efter bestemmelser, der udstedes af Statens Arkiver. B. En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedrørende daginstitutioner, dagpleje, pasningsordninger m.v., der indeholder identifikations-oplysninger, visitationsoplysninger, beregningsoplysninger vedrørende tildeling af friplads, søskenderabat o.l. og normeringsoplysninger for den enkelte institution bevares. C. En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedrørende sundhedspleje, der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger samt oplysninger om barnets opvækstforhold og ud vikling bevares. D. En arkiveringsversion af data fra fagsystemer vedrørende døgninstitutioner, misbrugsbehandling, sikrede institutioner m.v., som indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, tildelt hjælp o.l. bevares. E. En arkiveringsversion af data fra systemer hos botilbud (forsorgshjem, herberger m.v.) skal bevares, hvis institutionen drives af kommunen. F. En arkiveringsversion af data fra IT-systemer, der fungerer som søgemiddel til dokumenter eller sager, som bevares, herunder sags- og dokumentregistre, elektroniske journaler samt sagshenvisnings- og advissystemer bevares. 4.1. Kassable systemer. Alle fagsystemer på arbejdsmarkedsområdet kan kasseres, idet alle væsentlige data overføres til Arbejdsmarkedsportalen, Arbejdsdirektoratet og til Danmarks Statistik. Data arkiveres på statsligt niveau Systemer vedr. sociale pensioner (folke- og førtidspensioner), vedr. boligstøtte og vedr. børnetilskud, børnebidrag og børnefamilieydelser kan kasseres. Data overføres til Danmarks Statistik og arkiveres på statsligt niveau. 12
De kommunale institutioner under Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bestemmelserne omfatter alle typer af kommunale institutioner uanset sektorområde. I henhold til Aalborg Stadsarkivs vedtægter omfatter bestemmelserne ligeledes, selvejende institutioner, hvis virke i overvejende grad dækkes af Aalborg Kommune, samt A/S og private firmaer, der udføre opgaver for kommunen, De bevaringsværdige arkivalier, der bliver skabt i forbindelse med den kommunale opgaveløsning, skal afleveres til Aalborg Stadsarkiv. 13
5. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i institutionen i perioden 1970 til 2007 Nedenstående bestemmelser i punkt 6 vedrører kun sager skabt på papir og således ikke sager, der er skabt i kommunens generelle elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer. Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004. Materiale skabt i perioden 1970 til 31.12.2006 fra Aalborg, Hals, Nibe og Sejlflod kommuner afleveres, når det er ude af administrativ og retlig brug. Materialet skal, efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, være kassationsbehandlet ved afleveringen. Materiale, der ikke er ude af administrativ og retlig brug, kan afleveres til Aalborg Stadsarkivs fællesarkivfunktion. Dette materiale skal ligeledes være kassationsbehandlet efter aftale med Aalborg Stadsarkiv og være delt i bevaringsværdigt og kassabelt materiale med tydelig angivelse af kassationsfrist. Det bevaringsværdige materiale skal være pakket efter forskrifterne i Arkivinstruksen. OBS! Ens materiale, bestemt til bevaring, der både findes hos de kommunale forvaltninger og på de enkelte institutioner, bevares kun et sted. Som hovedregel bevares materialet hos forvaltningen, mens det kasseres hos institutionen. A. Bestyrelsesprotokoller og mødereferater bevares. Beslutningsprotokoller og mødereferater fra bestyrelse og evt. råd, eksempelvis ældreråd og biblioteksråd etc. skal bevares. Det gælder og så for lignende råd, der ikke er lovpligtige. Referater fra samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg, arbejdsmiljøudvalg, personalemøder, som for tæller noget om institutionens virke samt diverse adhoc-udvalg skal ligeledes bevares. Det er ikke tilstrækkeligt at eksempelvis mødereferaterne er tilgængelige på internettet, intranettet eller som tekstbehandlingsdokumenter, da dokumenterne ikke bliver bevaret her og ydermere er afhængige af det program, hvori de er skabt. I samråd med Aalborg Stadsarkiv afklares om sådanne dokumenter printes eller overføres til Aalborg Kommunes ESDH-system. Deltager institutionen i en arbejdsgruppe nedsat af forvaltningen, er det forvaltningens ansvar at bevare referaterne fra denne gruppe. Er gruppen derimod nedsat af institutionen med deltagelse fra forvaltningen el ler andre institutioner, er det institutionens ansvar at bevare referaterne. 14
B. Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed bevares. Materiale, der i særlig grad belyser institutionens virksomhed skal bevares. Som eksempel kan nævnes specielle aktiviteter og arrangementer, udviklingsarbejder og forsøgsvirksomhed. C. Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l. bevares. Institutionens egne udgivelser beretninger og virksomhedsplaner skal bevares. Det gælder også meddelelsesblade, jubilæumsværker o.l. D. Fortegnelser over borgere, elever, børn, beboere, brugere m.v. bevares Bestemmelsen retter sig mod fortegnelser på papir i form af kartoteker etc. såvel som elektroniske registre eller It-systemer. E. Sager om den enkelte borger. elev, barn, beboere, bruger m.v. der er født den første i en måned bevares. F. Personalesager/mapper vedrørende ansatte, der er født den første i en måned og ansatte i lederstillinger bevares. Ansatte er alle, der modtager løn fra Aalborg Kommune. Lederstillinger er stillinger hvori direktør, chef eller leder indgår i stillingsbetegnelsen. Desuden bevares personalemapper fra stedfortræder for ledere samt fra ekspeditionssekretærer og op. Udvælgelsen af særlige personalemapper må altid bero på et skøn. Følgende kan betragtes som vejledende: - jubilarer fra 25 år og opefter, - sager, hvori væsentlig offentlig omtale indgår, - sager om personer, der på den ene eller anden måde har skrevet historie. Alle andre personalesager/mapper kan kasseres 5 år efter ansættelsesophør. Kassationsfristen forlænges, hvis der er administrativ begrundelse herfor. Vedr. tjenestemænd skal alt omkring ansættelse og afsked bevares, så længe vedkommende eller dennes enke er berettiget til pension. 15
6. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i institutionen i perioden 1970 til 2007 Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004. OBS! Billeder, som er skabt digitalt, og beskriver institutionens virke og dagligdag, skal bevares. Procedure for digital aflevering af disse er under udvikling. A. Arkivalier bestemt til bevaring i ressort forvaltningen og som ikke bevares her, skal bevares af institutionen. Bestemmelsen retter sig imod institutioner, der varetager opgaver for Familieog Beskæftigelsesforvaltningen. Hvis en institution har sit eget elektroniske system med data om borger, elever, børn, beboere, brugere m.v., der skal bevares i henhold punkt A-H på foregående sider og hvor forvaltningen ikke har disse data, påhviler bevaringspligten institutionen. Mange steder anvender en institution et system, der også bruges af forvaltningen, og i disse tilfælde skal der ikke bevares en arkiveringsversion af data hos institutionen. Hvis institutionen anvender sit eget system parallelt med det system, der bruges af forvaltningen, må det i samråd med Aalborg Stadsarkiv vurderes, hvilket system der skal bevares, således at bevaringsbestemmelsen bliver opfyldt så godt som muligt. 16
7. Bevaringsværdigt papirmateriale skabt i institutionen efter den 1. januar 2007 Nedenstående bestemmelser i punkt 8 vedrører kun sager skabt på papir og således ikke sager, der er skabt i kommunens generelle elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer. Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010. Materiale, der ikke er ude af administrativ og retlig brug, kan afleveres til Aalborg Stadsarkivs fællesarkivfunktion. Dette materiale skal ligeledes være kassationsbehandlet efter aftale med Aalborg Stadsarkiv og være delt i bevaringsværdigt og kassabelt materiale med tydelig angivelse af kassationsfrist. Bestemmelsen omfatter de arkivalier, som er anført under pkt. A E. Den gælder både i tilfælde, hvor materialet er bevaret hos forvaltningen i papirform, og hvor det er bevaret i elektronisk form. OBS! Ens materiale, bestemt til bevaring, der både findes hos de kommunale forvaltninger og på de enkelte institutioner, bevares kun et sted. Som hovedregel bevares materialet hos forvaltningen, mens det kasseres hos institutionen. A. Vedtægter, forhandlingsprotokoller og mødereferater bevares. Der skal bevares materiale til belysning af institutionens arbejdsgrundlag. Det drejer sig om forretningsordener, reglementer, statutter og interne forskrifter. Endvidere skal bevares mødereferater og forhandlingsprotokoller fra interne udvalg som personalemøder, samarbejdsudvalg og brugerråd m.v. Det er ikke tilstrækkeligt at eksempelvis mødereferaterne er tilgængelige på internettet eller intranettet, da dokumenterne ikke bliver bevaret her. I samråd med Aalborg Stadsarkiv afklares om sådanne dokumenter afleveres som papirarkivalier eller overføres til ESDH-systemet. Hvis en medarbejder fra en institution deltager i en arbejdsgruppe, som forvaltningen har nedsat, er det forvaltningen, der har ansvaret for bevaringen. Hvis arbejdsgruppen derimod er nedsat af institutionen, men har deltagelse fra forvaltningen, er det institutionen, som skal bevare referaterne. B. Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l. bevares. Bevaringen omfatter institutionens egne udgivelser, uanset om det drejer sig om egentlige publikationer eller blot fotokopierede tekster. Som eksempel kan nævnes virksomhedsplaner og årsberetninger, der bl.a. kan indeholde personaleoversigter og redegørelser for institutionens målsætning, samt jubilæumsværker, nyhedsbreve og brugerrådsblade. 17
C. Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed, herunder materiale vedrørende forsøg og udviklingsarbejde bevares. Det drejer sig bl.a. om materiale, der belyser særlige aktiviteter og arrangementer samt udviklingsarbejde og forsøgsvirksomhed. Ved håndtering af dette punkt må man dog også have blik for materiale, der på en ringe plads giver et fortættet billede af institutionens hverdag, og som ikke bliver bevaret andetsteds. Som eksempel kan nævnes personalets meddelelsesbøger i visse institutioner, idet sådanne bøger i nogle tilfælde kan give mange nyttige informationer om, hvordan personalet har tacklet vanskelige situationer, og hvordan samarbejdet mellem institutionen og forældrene har formet sig. Scrapbøger og visdoms-/personalehåndbøger kan også have stor bevaringsværdi. Som visdoms-/personalehåndbøger kan man bl.a. henregne bøger eller ringbind med nyttig information til nye kolleger på institutionen. Andet materiale kan være manuskripter, der er blevet til i forbindelse med institutionens jubilæer, eller dagbøger på døgninstitutioner (her kan informationsværdien dog være meget forskellig fra institution til institution). Det er også vigtigt fortsat at få bevaret billeder, der belyser institutionens daglige virke, da de er en vægtig visuel kilde til beskrivelse af institutionens virke. Generelle opslagsværker, ældre tidsskriftrækker m.v. kan kasseres efter aftale med Aalborg Stadsarkiv, når de ikke længere er i administrativt brug. 18
8. Bevaringsværdigt digitalt materiale skabt i institutionen efter 2007 Bevarings og kassationsbestemmelserne er fastsat i henhold til Bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010. OBS! Billeder, som er skabt digitalt, og beskriver institutionens virke og dagligdag, skal bevares. Procedure for digital aflevering af disse er under udvikling. A. En arkiveringsversion af data fra it-systemer, som er bestemt til bevaring i henhold bestemmelserne for fagforvaltningen, skal bevares af institutionen, med mindre al væsentlig data er overført til et system hos forvaltningen. Data fra institutionssystemerne skal bevares i den udstrækning, som gælder data i den kommunale forvaltnings it-systemer. Bestemmelsen tager højde for koncernsystemer, og data fra it-systemer hos institutionerne skal således ikke bevares, hvis de i alt væsentligt er overført til itsystemer hos fag forvaltninger. Det betyder, at de ofte meget små institutionssystemer som hovedregel ikke skal bevares. Hvis de alligevel skal bevares, vil det ofte kunne ske i en anden bevaringsform end en arkiveringsversion, jf. 3, stk. 2, i bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Denne vurdering foretages af Aalborg Stadsarkiv. 19
9. Kontaktoplysninger: Spørgsmål vedrørende Arkivinstruksen, bevaring og kassation, bestilling af materiale eller rekvirering af afleverede sager, rettes til Aalborg Stadsarkiv Mie Rise Jönsson Tlf: 9931 4226 / 2520 4226 Mail: Mie.Joensson@aalborg.dk