Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, som er i varetægt hos Søfartsstyrelsen og som er skabt af Direktoratet for Statens Skibstilsyn Direktoratet for Søfartsuddannelserne , incl. følgende udvalg, kommissioner og råd Søfartskommissionen af 1947 Skolerådet for Maskinist og Maskinmesteruddannelsen Fællesudvalget vedr. Søfartens Uddannelse Udvalget vedr. revision af Maskinmesteruddannelsen Eksamenskommissionen for Elektroinstallatørprøven af 1952 Udvalget vedr. videreuddannelse inden for el-faget Udvalget vedr. mindre skibes sikkerhed Kommissionen vedr. sikkerhed på søen og det herunder værende Udvalget vedr. skibskonstruktion mv. Udvalget vedr. etablering af instrumentteknikeruddannelsen Søfartens Uddannelsesråd Udvalget ang. anvendelsen af afgift af skibe iht. lov til navigatørers praktiske uddannelse Søfartsstyrelsens Uddannelseskontor Direktoratet for Søfarende Skibsregistret Mønstringskontoret i København Mønstringskontoret i Antwerpen Arkivalier som skal bevares eller kasseres Følgende arkivalier bevares, øvrige kasseres: 2.1 Direktoratet for Statens Skibstilsyn Journalplan R-, Y- og 60-journal Journalkort til R-, Y- og 60-journal Journalkort til administrative sager og skibssager ca Journalbøger B. Journalsager Sager til R- og Y-journal, Generelle sager RA J. nr , Søfartsstyrelsen, side 1

2 Sager til 60-journal: 60 Organisation, Søfartsstyrelsen til S, Arbejdsgrupper om organisation, rationalisering og besparelser Samarbejde med andre myndigheder m.m Markedsspørgsmål 79 Udvalg, kommissioner og nævn m.v. som Direktoratet har nedsat eller været sekretariat for Skibssager , Byggesag, Hovedsag, V-sager tegninger udtaget til tegningsarkiv (NB: Gruppen Skibssager/Udslettede skibe kasseres totalt) Bemandingssager, kun dispensationssager Personalesager bevares for personer født den 1. i en måned 2.2 Direktoratet for Søfartsuddannelserne med tilknyttede institutioner Journalplan ca , Administrativ Journal Navnekartotek, maskinmestre ca Personaleregister for direktoratets ansatte Register over uddannede styrmænd, radiotelegrafister, kyst- og sætteskippere B. Journalsager, direktoratet generelt Personaleuddannelse, generelt Undervisningsmidler, generelt Undervisning og eksamen, generelt Administrative forhold 223 Maskinmesteruddannelse og skoler, samlesag før flytning 224 Direktoratets interne skrivelser C. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal Forslag til bekendtgørelser Udvalgssager. Maskinmestre, el-installatører, instrumentteknikere El-installatøruddannelsen D. Journalsager efter Administrativ Journal, maskinmesteruddannelsen Generelle sager 198 Styrelser og institutioner vedr. søfartserhvervet m.v. E. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal, maskinmesteruddannelsen, eksamen/skoler Arkivalier fra før 1960 Karakterprotokoller Indberetninger om antallet af elever Eksamenskommissionen Maskinmestereksamen. Eksamensbeviser Maskinmestereksamen. Karakterlister Skolerådet for Maskinist- og Maskinmesteruddannelsen Elevantal på maskinmesterskolerne Maskinmesterskoler. Skolerådet RA J. nr , Søfartsstyrelsen, side 2

3 F. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. De enkelte søfartsskoler (minus Sønderborg) Elevprotokoller fra Esbjerg, Fanø, Frederikshavn, Georg Stage, Kogtved, Svendborg og Nyborg G. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Sønderborg Søfartsskole Aktivitetsprotokoller. Daglige oplysninger om undervisningen Elevprotokoller Vagtbøger, elever Forhandlingsprotokol Bådførerprotokol Forseelsesprotokol H. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Øvelsesskibe Diverse vedr. H.C. Andersen og L.A. Kruse I. Journalsager opført på arkivskema uden at kunne henføres til Administrativ Journal. Skoleskibet Danmark Diverse, skoleskibsudvalg Diverse, forespørgsler Elevprotokoller Skibsdagbog Afslutningskurser Lægejournaler Tegninger 1945 Presseklip Kopibøger Togter Tilsynsbog Renovering på Nakskov Skibsværft Korrespondance vedr. besøg i ind- og udland J. Søfartsstyrelsens Uddannelseskontor Journaler og kopibøger Journalsager bortset fra journalgrupperne 2113, 2131, 214, 2313, 2331, 234 og K. Kommissioner, råd og nævn Søfartskommissionen af 1947 Udvalget vedr. revision af maskinmesteruddannelsen Eksamenskommissionen for elektroinstallatørprøven af 1952 Udvalget vedr. videreuddannelse inden for el-faget Udvalget vedr. mindre skibes sikkerhed Kommissionen vedr. sikkerhed på søen 1949 (og den herunder værende Udvalget vedr. skibskonstruktion mv.) Udvalget vedr. etablering af instrumentteknikeruddannelsen Udvalget vedr. elektrotekniske øvelser RA J. nr , Søfartsstyrelsen, side 3

4 2.3 Direktoratet for Søfarende Sagsfortegnelse i Administrativ Journal Journalkort B. Journalsager efter Administrativ Journal 120 Sekretariatssager 123 Møder 2.4 Skibsregistret A. Søgemidler Rederiregistre ca Skibsregister , store skibe , små skibe Forhandlingsprotokoller (3 bd.: , og ) Journalplan B. Journalsager efter Administrativ Journal (Journalnøgle oktober 1987) Historisk oversigt. Skibsregistreringens historie 30 Skibsregistret, indretning og ombygning 39 Sagsbehandling 41 Forespørgsler vedr. skibsregistreringslov og bekendtgørelse 42 Søloven 45 Generelle juridiske problemer 46 Grønland (hertil er overført gammel samlesag) 47 Færøerne 53 Fartøjsfortegnelse (hertil er overført gammel samlesag) 54 Fiskerfartøjer (hertil er overført gammel samlesag) 55 Lystfartøjer (hertil er overført gammel samlesag) 56 Udenrigstjenesten, instruks (hertil er overført gammel samlesag) 57 Skibe indført fra udlandet 58 Udenlandsdanskeres køb af skibe 60 Statistik, (salg til udlandet) bevares, resten kasseres 64 Afgifter (hertil overført gammel samlesag) 65 Stempelloven (hertil overført gammel samlesag) 98 Forespørgsler 2.5 Mønstringskontoret i København Brevbøger Diverse fortegnelser Postbøger Kopibøger Mønstringskontoret i Antwerpen RA J. nr , Søfartsstyrelsen, side 4

5 2.6 Mønstringskontoret i Antwerpen Indmeldingsprotokol Mønstringsprotokol Skibsprotokol Påmønstringsprotokol Søfartens Fællesråd Mødereferater Københavns Navigationsskole Elevregister Eksamensopgaver Eksamensprotokol Elevprotokol Diverse Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Søfartsstyrelsens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves følgende bestemmelser og kassationstilladelser: Skibstilsynet, , udtynding af sager om udslettede skibe mv , Generelle sager i R- og Y-journal bevares, normering på de enkelte skibe kasseres. Direktoratet for Søfartsuddannelserne, , optagelseslister og lister over skibe, hvor elever har sejlet; eksamensindstillinger; censorafregninger; bogholderi- og undervisningsdagbøger fra skolen i Sønderborg; fakturaer fra Skoleskibet Danmark kasseres Direktoratet for Søfarende, , sygesikring og hjemrejse; , lægeattester; , statistikskemaer kasseres Skibsregistret, og sager vedr. udslettede skibe kasseres Bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i Søfartsstyrelsen, udstedt den 7. oktober Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinier, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 22. december 2004 Jan Kanstrup Fg. arkivchef RA J. nr , Søfartsstyrelsen, side 5