Opslag Ferie med og uden løn

Opslag Ferie med og uden løn Opslag Ferie med og uden løn Overblik Indledning I dette Opslag, kan du se hvordan du skal indrapportere og behandle forskellige situationer der knytter sig til lønsagsbehandling og emnet ferie i bred forstand. Indhold Dette dokument indeholder følgende emner: Overblik... 1 Generelt om ferie med og uden løn... 2 Ferietræk... 4 Ferielønregulering (skift i deltid)... 5 Feriegodtgørelse ved fratræden m.v.... 7 Særlige forhold i tilknytning til ferie... 8 Manuel beregning af ferie... 11 Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse... 21 Skema til manuel beregning... 26 Særlig feriegodtgørelse advis... 27 Side 1 af 27

Generelt om ferie med og uden løn Generelt om ferie med og uden løn Indledning I dette afsnit kan du se de generelle forhold der knytter sig til ferie med og uden løn i forhold til lønsagsbehandling og lønsystemet. Ferie med løn En medarbejder der har ferie med løn, har ret til enten: Ferietillæg (ferieloven) - eller Særlig feriegodtgørelse (ferieaftalen) Særlige feriedage (hvis medarbejder er ansat under CFU s forhandlingsområde). Ferietillæg Er 1% af den feriegivende løn i optjeningsåret, dog minus en brøkdel svarende til afholdt ferie med løn Særlig feriegodtgørelse Er 1½% af den feriegivende løn i optjeningsåret Uanset om en medarbejder har ret til ferietillæg eller særlig feriegodtgørelse, sker beregning af godtgørelsen via LKO 5030 i lønsystemet NOTE: For medarbejdere der ikke arbejder på fuld tid som har udført merarbejde (op til fuld tid) i optjeningsåret, vil som godtgørelse få beregnet 12½% af dette merarbejde, via LKO 5031 i lønsystemet. Ferie uden løn En medarbejder der ikke har ret til ferie med løn, får løbende beregnet feriegodtgørelse (i forbindelse med hver lønudbetaling), med 12½% af den feriegivende løn. Feriegodtgørelsen beregnes via LKO 5050 i lønsystemet. Side 2 af 27

Generelt om ferie med og uden løn Generelt om ferie med og uden løn, fortsat Ferie uden løn Ferieåret er forskudt fra optjeningsåret, og strækker sig fra 1. maj til 30. april (fra og med ferieåret 2002/2003): Optjeningsår - svarende til kalenderår: 1/1 31/12 Ferieår: 1/5 30/4 Løbende optjening Optjening af ferieret sker løbende. Alle medarbejdere uanset beskæftigelsesgrad og aflønningsform optjener for hver fulde måneds beskæftelse 2,08 feriedag pr. måned. Svarende til 25 feriedage for et fuldt optjeningsår. Optjeningsår - svarende til kalenderår: 1/1 31/12 2,08 feriedag pr. måned 25 feriedage på et helt optjeningsår NOTE: Hvis ferieoptjening ikke knytter sig til en fuld måned, skal du sørge for at opgøre 0,07 feriedag pr. dags beskæftigelse. Side 3 af 27

Ferietræk Ferietræk Indledning I dette afsnit kan du se, hvordan løndele der knytter sig til træk i løn i forbindelse med ferie beregner. Oversigt Her ser du en oversigt over de løndele der kan bruges i forbindelse med løntræk i tilknytning til ferie: 8000 Ferie eller andet fravær Fravær enkelte dage/timer 8005 Ferie eller andet fravær Fravær enkelte timer 8036 Feriepenge fra tidligere arbejdsgiver Ferietimer mod betaling 8060 Ferie eller andet fravær Fravær enkelte dage/timer 8070 Ferie eller andet fravær Fravær enkelte timer Reduceres ikke Reduceres ikke Reduceres Reduceres Reduceres Reduceres ikke LKO LKO-tekst ATP Pensionsbidrag Rådighedstillæg Reduceres Reduceres ikke Reduceres Reduceres Reduceres Reduceres Reduceres Reduceres Reduceres ikke NOTE: De nævnte løndele indrapporteres i lønsystemet med timer og 2 decimaler. Se mere herom på den enkelte løndelsbeskrivelse, herunder også hvis du evt. skal reducere hovedkortets fradrag i feriemåneden. Timelønnede For medarbejdere der kun får anvist timer via Timesedler, skal du ikke bruge disse løndele. Side 4 af 27

Moderniseringsstyrelsen Ferielønregulering (skift i deltid) Ferielønregulering (skift i deltid) Indledning I dette afsnit kan du se, hvornår en medarbejder skal ferielønreguleres, hvilke løndele du skal bruge og hvordan de beregner. Skift i deltid De medarbejdere der skal ferielønreguleres, er medarbejdere der har ferie med løn, og som har skiftet deltid fra optjenings- til ferieåret: Optjeningsår - svarende til kalenderår: 1/1 31/12 Deltid = 1/1-tid Ferieår: 1/1 Deltid = 1/2-tid 1/5 1/8 30/4 Holder 3 ugers ferie Side 5 af 27

Moderniseringsstyrelsen Ferielønregulering (skift i deltid) Løndel 5062 Når du indrapporterer løndel 5062, skal du være særlig opmærksom på: Ferielønregulering skal indrapporteres hver gang ferie holdes, for at sikre at der foretages den fulde ferielønregulering. Du skal indrapportere det antal timer, som den pågældende ville have været på arbejde, hvis der ikke blev afholdt ferie. Denne løndel finder selv ud af om medarbejderen skal trækkes eller skal have udbetalt ferielønregulering. Du skal altså kun indrapportere minus (-) foran timerne, hvis du skal rette en tidligere indrapportering, hvor der er indrapporteret for mange timer på løndel 5062. Felterne Arbejds-/tjenestetid anvendes ved beregningen. Du finder disse felter under Faste felter i SLS: Her finder du et regneark, som du kan anvende, hvis du vil beregne ferielønsregulering manuelt. Bemærk at løndele, som ikke dellønsberegner, ikke indgår i beregningen, da man får det samme beløb, uanset hvilken deltid man har. Side 6 af 27

Feriegodtgørelse ved fratræden mv. Feriegodtgørelse ved fratræden m.v. Indledning I dette afsnit kan du se, hvordan du indrapporterer feriegodtgørelse i forbindelse med en medarbejders fratræden, orlov uden løn mv. BEMÆRK: Dette afsnit gælder kun for medarbejdere der har ferie med løn. Øvrige medarbejdere får løbende afregnet feriegodtgørelse via LKO 5050. Fratræden m.v. En medarbejder der fratræder, skal have feriegodtgørelse for optjent men ikke afholdt ferie. Som hovedregel gælder at Der kan være tale om at anvise feriegodtgørelse vedr. optjent ferie: Indeværende optjeningsår Sidste optjeningsår Forrige optjeningsår Løndele i lønsystemet LKO 5000, 5010 og 5020 LKO 5005 Undtagelse Feriedage/-rettigheder der er overført fra tidligere optjeningsår, der knytter sig til en lovlig feriehindring, f.eks. sygdom og barsel eller en tjenestemandsansat medarbejder: Skal udbetales kontant Manuelle rettelser Hvis du kommer ud for, at LKO 5000, 5010, eller 5020 er indrapporteret forkert, så der ikke er beregnet korrekt feriegodtgørelse, skal du foretage en manuel rettelse og indrapportere beløbene på: Bruttobeløb Nettobeløb LKO 8810 LKO 8901 eller 8903 Side 7 af 27

Særlige forhold i tilknytning til ferie Særlige forhold i tilknytning til ferie Indledning I dette afsnit har vi valgt at beskrive nogle særlige forhold der knytter sig til ferie og lønsagsbehandling: Elever Funktionsvederlag (PLBNR 098/099) og ret til ferie med løn Genindtræden efter orlov Feriekort og ferie med løn. Elever Du skal være opmærksom på, at der er visse typer af elever der har ret til at holde fuld ferie med løn, hvis elevforholdet er indgået inden den 1. juli i optjeningsåret. Hvis en elev har et feriekort fra en tidligere arbejdsgiver, eksempelvis i forbindelse med et avisjob, så skal du sørge for at trække beløbet fra feriekortet i forbindelse med at eleven holder ferie med løn: Du skal altså sikre at eleven ikke både får ferie med løn og feriegodtgørelse Her kan du se hvordan du indrapporterer i lønsystemet, afhængig af feriebeløbets størrelse på elevens feriekort: Feriebeløb større Hvis eleven har et feriekort, hvor feriebeløbet er større end lønnen: Fradrag via LKO 80XX Feriebeløb mindre Hvis eleven har et feriekort, hvor feriebeløbet er mindre end lønnen: Nettobeløbet fra feriekortet trækkes via LKO 8020 (omregnes til bruttobeløb - se eksempel på næste side) VIGTIGT: Det er altid eleven selv der indløser feriekortet. Side 8 af 27

Særlige forhold i tilknytning til ferie Særlige forhold i tilknytning til ferie, fortsat Eksempel elever Her kan du se et eksempel på hvordan du kan omregne nettobeløbet fra feriekortet, til et bruttobeløb som du kan indrapportere på LKO 8020. Eksemplet bygger på følgende forudsætninger: Nettobeløb fra feriekortet er på kr. 1.000,00 Trækprocent på elevens hovedkort er 46%. Opregning til bruttobeløb: kr. 1.000,00 Opregning i forhold til elevens trækprocent (100 46 = 54): 1) 1.000,00 x 100/54 kr. 1.851,00 Opregning i forhold til SP-bidrag og AM-bidrag (100 1 8 = 91): 2) 1.851,00 x 100/91 kr. 2.034,00 Beløbet udgør brutto der indrapporteres på LKO 8020 i SLS-systemet: Udpluk af lønseddel: Tillæg kr. 2.034,00 Fradrag Bruttobeløb (LKO 8020) 2.034,00 Skyldigt beløb (LKO 8561) 1.000,00 AM- bidrag (8%) 163,00 A- skat (46%) 851,00 SP- bidrag (1%). 20,00, I det virkelige liv, vil der naturligvis blive udbetalt forskellen nellem de 1000 kr., der udgør nettobeløb af FerieKonto-beviset, og elevens nettoløn. Side 9 af 27

Særlige forhold i tilknytning til ferie Særlige forhold i tilknytning til ferie, fortsat Ferie og funktionsvederlag Hvis en medarbejder, der fungerer i en anden (højere) stilling holder ferie, må pågældende først få udbetalt funktionsvederlag under ferie, når han/hun har fungeret uafbrudt i mere end 6 måneder. Er det ikke tilfældet, skal du lukke funktionen i ferieperioden (AKKO/Afgangsårsag: 14/10). Genindtræden efter orlov I visse situationer optjener en medarbejder ret til ferie med løn under tjenestefrihed uden løn: Hvis medarbejderen ved genindtræden har feriegodtgørelse dækkende orlovsperioden, skal du sikre at der ydes fuld løn for de feriedage orlovsperioden dækker. Feriebeløb større Hvis medarbejderen har et feriekort, hvor feriebeløbet er større end lønnen: Fradrag via LKO 80XX. Feriebeløb mindre Hvis medarbejderen har et feriekort, hvor feriebeløbet er mindre end lønnen: Nettobeløbet fra feriekortet trækkes via LKO 8020 (omregnes til bruttobeløb. Se beregningseksempel vedr. elever). BEMÆRK: Feriekortet/feriegodtgørelsen indløses altid af medarbejderen. Feriekort og ferie med løn Medarbejdere der ansættes, og fra tidligere beskæftigelse har et feriekort, skal trækkes i løn for de timer/dage der fremgår af feriekortet. Du/arbejdsgiver skal kun underskrive feriekortet for det antal dage der holdes ferie. De restferiedage der herefter måtte være på feriekortet, modtager medarbejder et nyt feriekort på. Side 10 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie Indledning For at kunne beregne feriepenge manuelt har du brug for oplysninger om den feriegivende løn. De oplysninger du skal bruge for at kunne beregne feriepenge finder du i faste Felter under Ferieoplysninger 2: Ferietotal-1 DÅ (feriegivende løn indeværende år med almindelige løndele) Ferietotal-2 DÅ (feriegivende løn indeværende år med særlige løndele) Ferietotal-1 SÅ (feriegivende løn sidste år med almindelige løndele) Ferietotal-2 SÅ (feriegivende løn sidste år med særlige løndele) Særl. feriegodtgørelse DÅ Ferietotal-1 FÅ (feriegivende løn forrige år med almindelige løndele) Ferietotal-2 FÅ (feriegivende løn forrige år med særlige løndele) Særl. feriegodtgørelse SÅ. Side 11 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Manuel beregning af feriepenge Efterfølgende sider viser hvordan du manuelt beregner feriepenge. Samme metode bruger du når du skal foretage rettelse af forkert afregnet ferie. Når du skal foretage en rettelse, så er det efter princippet: Har fået Brutto (LKO 5000, 5010 el. 5020) /Skulle have haft brutto. Brutto differencen, for meget eller for lidt indrapporteres på løndel 8810 med eller uden fortegn foran beløbet. For meget eller for lidt udbetalt netto indrapporeteres på løndel 8903 med eller uden fortegn foran beløbet. Er der udbetalt for meget netto til FerieKonto og der ikke kan ske en maskinel tilbageførsel af beløbet, tilbagekaldes nettobeløb fra FerieKonto og der indrapporteres på løndel 2913 eller 8913 indbetalt beløb. Side 12 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Eksempel Beregningen bygger på følgende forudsætninger: Person XX X fratræder sin stilling med udgangen af marts 20XX, det vil sige 1/4-20XX AKKO 10. Indeværende år = DÅ Løndel 5000 DÅ år er der ikke afviklet ferie med løn i kalenderåret 0,00 timer (felt 1) Timer DÅ antal løntimer i kalenderåret 320,66 timer (felt 2) DÅ optjente men ikke afholdte feriedage i kalenderåret DÅ optjente feriedage i hele kalenderåret/optjeningsåret 6,24 dage (felt 3) 6,24 dage (felt 4) Sidste år = SÅ Løndel 5010 SÅ år er der afviklet ferie med løn i 111,00 timer i kalenderåret Timer 111,00 timer (felt 1) SÅ antal løntimer i kalenderåret 1924,00 timer (felt 2) SÅ optjente men ikke afholdte feriedage i kalenderåret 25,00 dage (felt 3) SÅ optjente feriedage i hele kalenderåret/ optjeningsåret 25,00 dage felt 4) Forrige år = FÅ Løndel 5020 Timer FÅ år er der afviklet ferie med løn i 185,00 timer i kalenderåret 185,00 timer (felt 1) FÅ antal løntimer i kalenderåret 1924,00 timer (felt 2) FÅ optjente men ikke afholdte feriedage i kalenderåret 10,00 dage (felt 3) FÅ optjente feriedage i hele kalenderåret/ optjeningsåret 25,00 dage (felt 4) Side 13 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Eksempel løndel 5000 Side 14 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Manuel beregning Her ser du resultatet af manuel beregning af løndel 5000: Manuel beregning for DÅ (løndel 5000) Feriegivende løn (ferietotal1) DÅ 105.626,68 løn under ferie 0,00 Feriegivende løn efter reduktion 105.626,68 + Feriegivende løn (særlige løndele) (ferietotal 2) DÅ 17.432,00 Feriegivende løn hvoraf beregnes 12,5 % 123.058,68 Brutto for DÅ 15.382,33 Brutto-feriegodtgørelse for DÅ 15.382,33 Brutto for DÅ for 6,24 dage 15.382,33 Brutto for DÅ for 6,24 dage AM-bidrag 8 % 15.382,33 1.231,00 Skattepligtig feriegodtgørelse - 47% A-skat 14.151,33 6.651,00 Netto for DÅ - for 6,24 dage 7.500,33 Fortsættes næste side Side 15 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Manuel beregning Resultat af manuel beregning af løndel 5010: Manuel beregning for SÅ (løndel 5010) Feriegivende løn (ferietotal1) SÅ 311.729,37 løn under ferie 111/1924 17.984,39 Feriegivende løn efter reduktion 293.744,98 + Feriegivende løn (særlige løndele) (ferietotal 2) SÅ 34.360,80 Feriegivende løn hvoraf beregnes 12,5 % 328.105,78 Brutto for SÅ 41.013,22 Udbetalt 1,5 % særlig feriegodtgørelse 0,00 Brutto-feriegodtgørelse for SÅ 41.013,22 Brutto for SÅ for 25 dage 41.013,22 Brutto for SÅ for 25 dage AM-bidrag 8 % Skattepligtig feriegodtgørelse - 47% A-skat 41.013,22 3.281,00 37.732,22 17.734,00 Netto for SÅ - for 25 dage 19.998,22 Side 17 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Manuel beregning Resultat af manuel beregning af løndel 5020: Manuel beregning for FÅ (løndel 5020) Feriegivende løn (ferietotal1) FÅ 309.460,54 løn under ferie 185/1924 29.755,82 Feriegivende løn efter reduktion 279.704,72 + Feriegivende løn (særlige løndele) (ferietotal 2) FÅ 42.031,56 Feriegivende løn hvoraf beregnes 12,5 % 321.736,28 Brutto for FÅ 40.217,03 Udbetalt 1,5 % særlig feriegodtgørelse 5.094,42 Brutto-feriegodtgørelse for FÅ 35.122,61 Brutto for FÅ for 25 dage 35.122,61 Brutto for FÅ for 10 dage AM-bidrag 8 % Skattepligtig feriegodtgørelse - 47% A-skat 14.049,04 1.124,00 12.925,04 6.074,00 Netto for FÅ - for 10 dage 6.851,04 Side 19 af 27

Manuel beregning af ferie Manuel beregning af ferie, fortsat Efter maskinel beregning Efter maskinel beregning af feriepenge er alle de feriegivende felter som indgik i beregningen 0-stillet og faste Felter under Ferieoplysninger 2 ser nu således ud: Side 20 af 27

Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Indledning For at kunne beregne særligferiegodtgørelse har du brug for oplysning om den feriegivende løn De oplysninger du skal bruge for at kunne beregne særligferiegodtgørelse finder du i faste felter ferieoplysning 2 og evt. egetpensionsbidrag i faste felter pensionsbidrag: Ferietotal-1 DÅ (feriegivende løn indeværende år med almindelige løndele) Ferietotal-2 DÅ (feriegivende løn indeværende år med særlige løndele) Ferietotal-1 SÅ (feriegivende løn sidste år med almindelige løndele) Ferietotal-2 SÅ (feriegivende løn sidste år med særlige løndele) Særl. feriegodtgørelse DÅ Ferietotal-1 FÅ (feriegivende løn forrige år med almindelige løndele) Ferietotal-2 FÅ (feriegivende løn forrige år med særlige løndele) Særl. feriegodtgørelse SÅ. Side 21 af 27

Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse, fortsat Eksempel manuel beregning I det viste eksempel har systemet beregnet særligferiegodtgørelse for en PKAT 747, LF 2 som er på deltid og har optjent feriegivende merarbejde og overarbejde samt eget pensionsbidrag. Beregningen skal altid fortages af de opsummerede totaler i løngeneration 05/0X, 2. lønkørsel og skal beregnes efter procentsats, som er aftalt i overenskomsten. Procentsats for PKAT 747 er 1,5 % af ferietotal-1 SÅ samt overarbejde ferietotal-2 SÅ og har lønmodtageren merarbejde og eget pensionsbidrag skal dette fratrækkes før der beregnes 1,5 % Merarbejdet skal der beregnes 12,5% ifølge PKAT 747 s overenskomst. I de fleste overenskomster beregnes der 1,5 % og 12,5 %, så derfor vises beregningen med disse procentsatser. Se bemærkninger på løndel 5030 der vil du ofte kunne se, hvis der skal beregnes med anden procentsats. Side 22 af 27

Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse, fortsat Eget pensionsbidrag Eget pensionsbidrag finder du i faste felter pensionsbidrag: Side 23 af 27

Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse, fortsat Manuel beregning Beregningen foretages på følgende måde: Manuel beregning SÅ ( løndel 6980) Ferietotal- 1 SÅ 224.121,54 + Ferietotal- 2 SÅ 17.423,05 I alt 241.544,59 - Merarb.beløb SÅ (hvis det er optjent) 4.591,01 - Egenpension SÅ (hvis det er optjent) 8.144,88 Kr. 228.808,70 228.808,70 x 1,5%= 3432,13 Brutto 3.432,13 Merarbejde SÅ: 4.591,01 x 12,5%= Brutto 573,88 573,88 Brutto i alt 4.006,01 Brutto beløb indrapporteres på lønkode 6980 kr. 4.006,01 og lønsystemet beregner automatisk arbejdsmarkedsbidrag og skat. Side 24 af 27

Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse Manuel beregning af særlig feriegodtgørelse, fortsat Efter indrapp. af løndel 6980 Når beløbet er blevet beregnet i kørslen vil du kunne se brutto beløbet i faste felter Ferieoplysninger 2 Særl. Feriegodtg. DÅ: Side 25 af 27

Skema til manuel beregning Skema til manuel beregning Manuelt skema Du kan få hjælp til at udregne feriegodtgørelse ved hjælp at dette skema. Side 26 af 27

Særlig feriegodtgørelse advis Særlig feriegodtgørelse advis Advis 7901 Advis 7901 bliver udskrevet på de lønmodtagere der er på orlov med AKKO 15, 16 og 32, og der er beløb i Ferietotal -1 SÅ og Ferietotal -2 SÅ.. Advarselsteksten er: Skal der udbetales særlig feriegodtgørelse for sidste år? Der skal tages stilling til om der skal udbetales særlig feriegodtgørelse til lønmodtageren. Løndel 6980 Hvis der skal udbetales særlig feriegodtgørelse, skal denne indrapporteres manuelt på løndel 6980 med kr. og øre. Du kan på løndel 5030 under bemærkninger se, hvordan du kan beregne den manuelle særlige feriegodtgørelse. Løngeneration 05/XX, 1. Hvis lønmodtageren vender tilbage fra orlov og bliver åbnet til løngeneration 05/06, 1. lønkørsel, vil der automatisk ske en udbetaling af den særlige feriegodtgørelse på løndel 5030 i løngeneration 05/06, 2. lønkørsel. Side 27 af 27