TIL BEBOERNE I AFDELING 47

TIL BEBOERNE I AFDELING 47 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse 2015-2034 Årsregnskab Forslag 27. august 2015

Dato 27. august 2015 Afdeling 47 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE i Fælleshuset, Åvænget onsdag den 9. september 2015 kl. 19:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for 2016 5. Indkomne forslag 6. Valg a. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år (på valg er Maria Schlosser og Poulin Chanrod Jensen) b. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen

Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 47 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.

Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 47 Julsøvej Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2016. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2016. Huslejen stiger med 2% i 2016 Din husleje stiger med 2% fra 1. januar 2016. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 1-rumsbolig (27 m2) 2.234 kr. 2.279 kr. 45 kr. 2-rumsbolig (40 m2) 3.292 kr. 3.358 kr. 66 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 190 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 352 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.

Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Påvirkes Besluttes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse 37.434 35.000 35.000 Ejendomsfunktionær og renholdelse 116.940 132.000 132.000 Drift af fællesvaskeri 2.351 11.000 11.000 Drift af fællesfaciliteter 21.600 21.600 21.600 Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 6.841 9.131 9.161 Ændring (betyd.) El og varme 48.499 56.609 55.000-3% Vandafgift 145.020 106.000 112.000 +6% Renovation m.m. 25.590 25.942 24.070 Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 146.000 200.000 217.000 +9% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 50.000 50.000 50.000 Henlæggelse til tab ved fraflytning 5.000-5.000 Andre udgifter 338 2.395 2.134 Ydelser på prioritetslån 377.042 389.289 392.289 Administrationsbidrag 151.656 151.656 151.656 Forsikringer 9.070 13.265 11.472 Overført til resultatkonto 28.600 - - I alt 1.171.981 1.203.887 1.229.382 +2% Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje 1.120.008 1.142.408 1.142.520 Renter 23.213 9.000 7.000 Ændring (betyd.) Afvikling af overskud m.v. 9.877 22.479 32.012 +42% Andre indtægter 25.923 30.000 25.000-17% I alt 1.179.021 1.203.887 1.206.532 Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 2%. Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 3% 1% 3% 11% 32% 22% 16% 12% Du kan få det fulde budget for afdeling 47 Julsøvej på mkl@bk-aarhus.dk eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk. Boligkontoret Århus afdeling 47 2 af 2

Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 47 Julsøvej Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i 2016. Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Udvidelse af flisebelægning 35.000 Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Udskiftning af postkasser 28.800 Buske Vedligehold af beplantning * 5.914 Gulv Slib og lakering af gulve * 26.000 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * 17.053 Tagkonstruktion Vedligehold af tag, udhæng og stern 4.000 Trappe Maling udv. træværk 26.973 Ydervæg Vedligehold murværk * 5.914 Opsamling Afløb 6.365 Belysningsanlæg Rep. afbryder/kontakter * 5.798 Vandsystem (samlet) Udskift veksler vand * 12.731 Målerarrangement Udskiftning af varmemålere 35.000 Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning af vaskeri inkl. betalingssystem 6.000 Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation 31.827 Køkkeninventar Vedligehold af inventar og køkkenudskiftning 432.000 Køkkeninventar Udskift dropinetter * 8.471 Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskift plæneklipper/traktor 2.000 Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse 689.846 Optagelse af lån 350.000 Budgetteret henlæggelse 217.000 Henlæggelser først på året 376.575 Henlæggelser sidst på året 253.729 Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 47 Julsøvej er vedlagt til orientering.

Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 47 Julsøvej Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså 2016. Afdelingen er over perioden nødt til at optage lån til vedligeholdelses- og fornyelsesarbejder på i alt 350.000 kr., fordi der ikke er sparet nok op. Det belaster de fremtidige beboere i afdelingen, selv om det efter lovgivningen bør være de nuværende beboere, der sparer op til vedligeholdelsen. Derfor skal låneoptag kun accepteres, hvis det slet ikke er muligt at henlægge til arbejderne. Det betyder også, at henlæggelserne under alle omstændigheder bør øges for at undgå, at afdelingen forfalder. Bygningsdel Aktivitet 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Belægninger Anlæg af p-pladser samt flytning af hæk ved vejen Overført100.000 100.000 Belægninger Udvidelse af flisebelægning 35.000 35.000 Tavler,skilte,skærme,postk.,cykelstativ Udskiftning af postkasser 28.800 28.800 57.600 Buske Vedligehold af beplantning 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 59.138 118.277 Gulv Slib og lakering af gulve 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 26.000 182.000 442.000 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 17.053 170.531 341.062 Tagkonstruktion Vedligehold af tag, udhæng og stern 15.000 4.000 15.000 4.000 15.000 4.000 15.000 4.000 15.000 4.000 72.000 167.000 Trappe Opretning af trapper Overført 21.827 21.827 43.655 87.309 Trappe Maling udv. træværk 26.973 26.973 53.946 107.893 Ydervæg Vedligehold murværk 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 5.914 59.138 118.277 Opsamling Afløb 6.365 6.365 12.731 25.462 Belysningsanlæg Rep. afbryder/kontakter 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 5.798 57.980 115.960 Vandsystem (samlet) Udskift veksler vand 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 12.731 127.308 254.616 Målerarrangement Udskiftning af varmemålere 35.000 35.000 70.000 Vaskemaskiner Vedligehold og udskiftning af vaskeri inkl. betalingssystem 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 170.000 6.000 6.000 42.000 266.000 Ventilationsanlæg (samlet) Rep. og vedligehold af ventilation 31.827 31.827 Ventilationsanlæg (samlet) Udskiftning af ventilation 100.000 100.000 Køkkeninventar Vedligehold af inventar og køkkenudskiftning 432.000 432.000 Køkkeninventar Udskift dropinetter 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 8.471 84.708 169.416 Maskiner og maskinanlæg Vedligehold og udskift plæneklipper/traktor 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 100.000 2.500 2.500 2.500 2.500 120.000 240.000 Total 226.708 689.846 104.880 93.880 104.880 313.708 111.746 285.354 105.380 94.380 1.148.936 3.279.699 Boligkontoret Århus afdeling 47

Tekst 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Planlagt vedligeholdelse 226.708 689.846 104.880 93.880 104.880 313.708 111.746 285.354 105.380 94.380 1.148.936 3.279.699 Optagelse af lån 350.000 350.000 Budgetteret henlæggelse 200.000 217.000 234.000 251.000 268.000 268.000 268.000 268.000 268.000 268.000 2.680.000 5.190.000 Henlæggelser sidst på året 376.575 253.729 382.849 539.968 703.088 657.380 813.634 796.281 958.900 1.132.520 2.663.584 2.663.584 1.200.000 1.000.000 Planlagt vedligeholdelse Optagelse af lån Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året 800.000 600.000 400.000 200.000 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Boligkontoret Århus afdeling 47

Regnskab 2014 Afdeling 47 Julsøvej Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter 2014 2014 2015 kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen 377.042 389.289 389.289 Vand- og vandafledningsafgifter 145.020 106.000 106.000 Renovation 25.590 28.634 25.942 Afdelingens energiforbrug 48.499 56.609 56.609 Administrationsbidrag 151.656 151.656 151.656 Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital 0 2.736 0 Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud 9.070 16.200 13.265 Offentlige og andre faste udgifter i alt 379.834 361.835 353.472 Ejendomsfunktionær og renholdelse 111.374 124.000 124.000 Almindelig vedligeholdelse 37.434 35.000 35.000 Planlagt og periodisk vedligeholdelse 147.586 247.535 226.708 Vedligeholdelse dækket af henlæggelser -147.586-247.535-226.708 Istandsættelse ved fraflytning m.v. 24.862 0 0 Istandsættelse dækket af henlæggelser -24.862 0 0 Vaskeri, fælleslokaler m.m. 30.992 32.600 32.600 Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 12.744 17.141 19.526 Variable udgifter i alt 192.544 208.741 211.126 Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning 201.000 201.000 250.000 Samlede ordinære udgifter 1.150.421 1.160.865 1.203.887 Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v. 0 0 0 Tab ved lejeledighed m.v. 0 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser 0 0 0 Tab ved fraflytning 2.127 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser -2.127 0 0 Overført fra resultatkonto 0 0 0 Andre ekstraordinære udgifter 0 0 0 Ekstraordinære udgifter i alt 0 0 0 Udgifter i alt 1.150.421 1.160.865 1.203.887 Årets overskud overført til resultatkonto 28.600 0 0 Udgifter og evt. overskud i alt 1.179.021 1.160.865 1.203.887 Indtægter Leje 1.120.008 1.119.988 1.142.408 Renter 23.213 13.000 9.000 Drift af fællesfaciliteter 25.596 18.000 30.000 Overført fra resultatkonto 9.877 9.877 22.479 Andre ordinære indtægter 0 0 0 Ordinære indtægter i alt 1.178.694 1.160.865 1.203.887 Tilskud og driftsstøtte 0 0 0 Ekstraordinære indtægter 327 0 0 Indtægter i alt 1.179.021 1.160.865 1.203.887 Årets underskud overført til resultatkonto 0 0 0 Indtægter og evt. underskud i alt 1.179.021 1.160.865 1.203.887

Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver 2014 2013 kr. kr. Anlægsaktiver i alt 17.657.036 17.592.445 Omsætningsaktiver i alt 852.758 736.141 Aktiver i alt 18.509.794 18.328.585 Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse 403.283 404.869 Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) 32.782 7.644 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning 21.823 18.950 Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto 96.040 77.317 Langfristet gæld i alt 17.657.036 17.592.445 Kortfristet gæld i alt 298.830 227.360 Passiver i alt 18.509.794 18.328.585 Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på www.bk-aarhus.dk.

FORSLAG TIL AFDELINGSMØDET I AFDELING 47 Dato 29.07.2015 Forslag køkkenudskiftning Afdelingen har i flere år på drifts og vedligeholdelsesplanen haft udskiftning af køkkener med. Det foreslås derfor at udskiftningen bliver foretaget i 2016 som planlagt. Samlede udgifter anslået kr. 432.000 Egne midler kr. 82.000 Fremmed finansiering kr. 350.000 Finansieret med et 20 årigt kreditforeningslån, ydelse p.t. 7,2% kr. 25.200 Svarende til en lejeforhøjelse på 2,2% Nedenfor er lavet nogle eksempler på hvad den månedlige stigning bliver for nogle af boligtyperne. 1-rums bolig 27 kvm ca. kr. 49,- 2-rums bolig 40 kvm ca. kr. 73,- Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen