KIRKEADMINISTRATION.DK EN DEL AF FOLKEKIRKEN KirkeAdministration.dk gør regnskab og administration nemmere
Hvem er vi? KirkeAdministration.dk er stiftet i 2009. Vi er etableret i henhold til menighedsrådslovens samarbejdsparagraf. Pr. 1. juli 2013 består samarbejdet af 33 menighedsråd i Københavns og Helsingør stifter. Alle menighedsråd kan indmelde sig i samarbejdet om løsning af menighedsrådenes administrative anliggender. Jeg vil give topkarakter på alle punkter fra tilfredsundersøgelse gennemført i 2013 KirkeAdministration.dk s erfaringsgrundlag KirkeAdministration.dk s leder har over 22 års erfaring med kirkeregnskaber heraf otte år som kordegn. Det betyder, at i KirkeAdministration.dk er der både mange års erfaring med en kirkes indre liv og dens specielle konstruktion. Hertil kommer flere års erfaring med at arbejde med mange kirker på én gang. Uanset at KirkeAdministration.dk kun har eksisteret siden 2009, er erfaringsgrundlaget med kirkeregnskaber helt uden sammenligning det største, der findes. Der er ud over administrationschefen ansat yderst kvalificerede medarbejdere.
Hvilke opgaver udfører vi? Administration af kirkekasser og kirkegårde herunder Bogføring Kreditorbetalinger Årsregnskaber og kvartalsregnskaber Rapporteringer Fakturering af gravstedsvedligeholdelse og lignende Budgetter Personaleadministration i form af Lønudbetaling via FLØS Bistand vedrørende udarbejdelse af ansættelsesaftaler m.m. Refusionsanmodninger via Virk.dk Hvorfor vælge KirkeAdministration? KirkeAdministration.dk s mål Ideen bag KirkeAdministration.dk er, at regnskabet er i sikre og stabile hænder, og at få mest muligt, for mindst muligt. Når menighedsrådene arbejder sammen i Kirkeadministration. dk, sikres høj faglig kompetence, kontinuitet og sikkerhed for opgavernes udførelse. KirkeAdministration.dk arbejder på tværs af provsti- og stiftsgrænser, og det sikrer, at KirkeAdministration.dk er MENIGHEDSRÅDENES kontor og altid arbejder for det enkelte menigheds-råds interesser. Ny kordegn, sygdom, ferie, problemer med regnskabets kvalitet, så er KirkeAdministration.dk en mulighed, der altid sikrer kontinuitet og kvalitet.
Hvordan foregår samarbejdet når menighedsrådet indgår aftale med Kirke Administration.dk Bilag I sender bilagene til os én gang om ugen, når de er attesterede til betaling, og I har anført, HVEM der er købt ind til (formål/person), HVAD der er købt/udført, hvis det ikke fremgår tydeligt og HVOR det er købt ind til/ udført arbejde (præstebolig 1-2-3, kirke, sognelokaler osv. Anlægsarbejder konteres) så klarer vi resten. Vi betaler, bogfører, arkiverer og afstemmer løbende. Kiggeadgang, rapporter og udskrifter Via jeres kiggeadgang til Brandsoft kan I altid følge med i bogføringen og hente alle de udskrifter, I har behov for. Vi meddeler, hvornår kvartalsrapporten er klar og sender en anlægsoversigt hvert kvartal. Er der væsentlige overskridelser/afvigelser i kvartalsrapporten, sender vi en mail. Det forventes, at I selv følger med i jeres forbrug og foretager budgetopfølgning Årsregnskab Årsregnskaber udarbejdes af KirkeAdministration.dk med opgørelse af anlægsoverførsler mv. I behøver kun at fortælle, hvad der skal overføres, evt. supplere kommentarerne og forklare større budgetafvigelser.
Vi havde afsat 2 dage til KAM-kirkerne, men kunne gå tidligt 1. dag, fordi alt er i så god orden revisoren Budget KirkeAdministration. dk udarbejder udkast til budget, der overholder den udmeldte ramme med præcise lønberegninger ud fra gældende satser og ansættelser. Herefter behøver I kun omfordele, hvis midlerne ønskes anvendt på en ny måde, eller udpege hvor der skal spares/ forbruges mere, hvis vi ikke har kunnet få det til at hænge sammen. I skal selvfølgelig selv formulere de krævede angivelser af mål mv. Møder Har I behov for ekstra forklaringer, eller hjælp f.eks. til den endelige fordeling af budgetmidler, ud fra det udkast I har modtaget, så mødes vi på Frederikssundsvej 274A 1, hvor vi har gode mødelokaler, eller evt. hos jer og får det hele på plads. Har I behov for at gennemgå jeres bilag, er I altid velkomne til at kigge forbi. Og forekommer det hele lidt for uoverskueligt for kassereren, kan KirkeAdministration. dk fremlægge årsregnskab, budget eller en mindre pæn kvartalsrapport. Vi inviterer til møder for f. eks. kasserere, hvor vi gennemgår håndtering af forskellige opgaver. Kontantkasser Vi ville gerne trylle alle kassebeholdninger væk, men kan I ikke leve uden, skal I sørge for at alle kontanter er optalt og afstemt, når bilag afleveres til os mindst hver måned. Løn Vi udarbejder arbejdssedler for alle medarbejdergrupper, og sender en mail til kontaktperson og relevante medarbejdere om, hvornår lønmateriale skal afleveres, for at vi kan nå at indberette løn. Vi tjekker den anviste løn, og melder tilbage, hvis noget ikke ser korrekt ud. Vi hjælper med stillingsopslag, ansættelseskontrakter mv. og afklarer med stiftets eller Landsforeningens jurister, hvis vi vurderer, at det er påkrævet. Vi tilbyder at søge refusioner for sygdom og barsel mv., der kan søges på Virk.dk Vi tjekker at overenskomster overholdes, og at nødvendige beslutninger om løn er taget af rådet.
Hvad koster det? Bidragene fastsættes på det årlige repræsentantskabsmøde, der afholdes inden udgangen af maj måned og bidrag vurderes primært på grundlag af antal posteringer, men også antal medarbejdere og anlægsarbejder. Udgangspunktet er kr. 94.000 (2013 niveau) for almindeligt gennemsnitligt regnskab på ca. 2.400 posteringer. Vi tilbyder også at føre byggeregnskaber, menighedsplejeregnskaber mv. mod særskilt betaling. Bidraget er ALT INKL. Dvs. der kommer ingen ekstra udgifter til kurser, programmer, kiggeadgang m.v. Beløbet er momsfrit, da KirkeAdministration er et samarbejde mellem menighedsråd. I kan læse nærmere om vilkår i KirkeAdministration.dk s vedtægt. Når vi spørger Solveig får vi ALTID et rigtig fint svar, og hun tager sig tid til at undersøge, hvad vi måtte have brug for. fra tilfredsundersøgelse gennemført i 2013
Hvad siger medlemmerne om os? KirkeAdministration.dk s Administration.dk s bestyrelse har i foråret 2013 gennemført en tilfredshedsundersøgelse blandt medlemmerne til brug for sikring af kvalitet i alle aspekter af det leverede arbejde. 2013-undersøgelsen viste at der generelt er stor tilfredshed med de udførte ydelser. På en skala fra 1-6, hvor 6 er størst og 1 er mindst tilfredshed, er gennemsnittet 4,6. Vi arbejder løbende på at nå et endnu højere resultat. Fra bemærkningerne til undersøgelsen: Samarbejdet med jeres medarbejder har været meget behageligt. Vi har en meget sød og dygtig kontaktperson hos jer, som altid hjælper og svarer på spørgsmål. Jeg er meget glad for samarbejdet med hende. Jeg er overordentlig tilfreds med samarbejdet. Det kører bare på skinner. Vi er i særdeleshed tilfredse med samarbejdet med jeres medarbejder. Hun er altid hjælpsom og beredvillig til at hjælpe os, når vi har brug for det. Hvad siger revisionen: Hvis alle kirkers medarbejdere var så dygtige som jeres, så ville vi nærmest blive arbejdsløse.
KIRKEADMINISTRATION.DK EN DEL AF FOLKEKIRKEN Frederikssundsvej 274 A, 1. sal. 2700 Brønshøj T: 38 27 10 00 E: post@kirkea.dk www.kirkeadministration.dk