Ordinær generalforsamling i, 12. marts 2013 - Dagsorden - Referat 1
Ordinær generalforsamling i Generalforsamlingen afholdes i klublokalerne mandag den 12. marts 2013 kl. 19.00. Dagsorden: 1. Valg af dirigent. 2. Formandens beretning om det forudgående år. 3. Regnskabet fremlægges til godkendelse. 4. Fondsstyrelsens beretning og regnskab. 5. Fremlæggelse af virksomhedsplan og budget for det kommende år. 6. Forslag til ændringer af s vedtægter. For at styrke roklubbens fokus på ungdomsarbejdet og kaproningen, foreslår bestyrelsen at bestyrelsen udvides med hhv. en Ungdomschef og en Elite- og Talentchef. Samtidig foreslår bestyrelsen, at suppleant-posterne nedlægges. Ønsker et bestyrelsesmedlem at fratræde bestyrelsen før en udløbet valgperiode, kan bestyrelsen udpege en suppleant blandt roklubbens medlemmer, som indtræder i stedet indtil førstkommende ordinære generalforsamling. Herudover foreslår bestyrelsen, at roklubbens reglement fremover ikke skal være opslået i bådhuset. I stedet skal det være tilgængeligt via roklubbens hjemmeside og kan udleveres ved henvendelse til roklubbens kontor. 7. Indkomne forslag i henhold til vedtægternes 15. 8. Valg af bestyrelse, revisorer og fondsstyrelse. På valg til bestyrelsen er: Formand Ove Pedersen villig til genvalg. Rochef Sven Lyster - villig til genvalg. Sekretær Mads-Peter K. Engelhardt - villig til genvalg. Elite- og Talentchef: Bestyrelsen foreslår Søren Secher på posten. Ungdomschef: Bestyrelsen foreslår Marie Skøtt Rasmussen på posten. Valg af revisorer: På valg er: Uffe Rasmussen og Erik Bartholm bestyrelsens indstilling vil foreligge til generalforsamlingen. Valg til fondsstyrelse: På valg er: Henrik Vikelgaard - villig til genvalg. 2
9. Eventuelt. Om generalforsamlingen Forslag, der ønskes behandlet på en ordinær generalforsamling, skal skriftligt tilstilles bestyrelsen, som skal have dette i hænde mindst 10 dage før generalforsamlingen. På generalforsamlingen kan ethvert aktivt medlem, som er fyldt 15 år, og mindst har været medlem af klubben i 3 måneder, personligt afgive sin stemme. Medlemmer, der skylder kontingent har ikke stemmeret. Passive medlemmer har adgang, men ikke stemme- og taleret på generalforsamlingen. Det reviderede regnskab - og evt. indkomne forslag - bliver sat op på opslagstavlen i klubhuset senest 5 dage før generalforsamlingen. Bestyrelsen, den 12. december 2012 3
Forslag til ændring af s vedtægter Nuværende vedtægter 12 Bestyrelsen består af 7 medlemmer samt 2 suppleanter. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år af gangen. Suppleanter vælges for et år ad gangen. Medlemmerne vælges særskilt til følgende poster: Formand, næstformand, kasserer, sekretær og 3 rochefer. Formand og næstformand kan ikke være på valg samtidigt og højst 4 medlemmer kan være på valg samtidig. Suppleanter vælges som henholdsvis 1. og 2. suppleanter. De deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at fratræde bestyrelsen før en udløbet valgperiode indtræder suppleanterne i forhold til den rækkefølge de er valgt. Bestyrelsen kan herefter vælge at omkonstituere sig. 13 (stk. 1) Bestyrelsen afholder møde, når den anser det for påkrævet. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 4 medlemmer er mødt. 20 Reglement for benyttelse af klubbens materiale og inventar m.v. udfærdiges af bestyrelsen. Såvel vedtægter som reglementer skal være opslået i bådehuset. Forslag til ændring 12 Bestyrelsen består af 9 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for 2 år af gangen. Medlemmerne vælges særskilt til følgende poster: Formand, næstformand, kasserer, sekretær, Elite- og Talentchef, Ungdomschef og 3 rochefer. Formand og næstformand kan ikke være på valg samtidigt og højst 5 medlemmer kan være på valg samtidig. Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker at fratræde bestyrelsen før en udløbet valgperiode, kan bestyrelsen udpege en suppleant blandt roklubbens medlemmer, som indtræder i stedet indtil førstkommende ordinære generalforsamling. Bestyrelsen kan i samme forbindelse vælge at omkonstituere sig. 13 (stk. 1) Bestyrelsen afholder møde, når den anser det for påkrævet. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 5 medlemmer er mødt. 20 Reglement for benyttelse af klubbens materiale, inventar m.v. vedtages af bestyrelsen. Vedtægter og reglement skal være tilgængelige via roklubbens hjemmeside og kan udleveres ved henvendelse til roklubbens kontor. 4
Referat af ordinær generalforsamling i, d. 12. marts 2013 Referent: Uffe Rasmussen. Der var 80 fremmødte medlemmer med stemmeret. 1. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslog Jens Nordlund. Forslaget blev godkendt. Dirigenten erklærede generalforsamlingen for lovligt indkaldt, og indkaldelsen blev accepteret af forsamlingen. Der var ingen indvendinger mod bestyrelsens forslag til dagsorden. 2. Formandens beretning Vi har i årets løb mistet Peter Lungholt, kaldet Majoren. Æret være hans minde. Roklubben deltog ved OL i London, hvor guldfireren med de to Roskilde-roere (Jacob og Kasper) vandt bronze. Utrolig flot præstation. Vi har tilsammen roet 77.374 km i årets løb fordelt på alle former for roture kageture, langture og alt derimellem. Tak til Karsten Hjorth for stor indsats i Langtursudvalget. Karsten er gået af som udvalgsformand. Lån af både for udefrakommende koster fremover 25 kr./sæde. Formanden roste kaproerne for fine resultater i årets løb, og målsætningen om repræsentation på alle landshold blev nået. Flot! Trods den trængte økonomi, vil der fortsat være talentudvikling og eliteroning i. Roning er blevet en såkaldt prioriteret sportsgren, hvilket gør det muligt f.eks. at søge midler til talentudvikling, og klubben har fået en plads i et nyoprettet Talentråd. Der er i årets løb investeret i nyt ungdomsmateriel i form af to både, som er blevet flittigt brugt. Sommerroskolen blev genoptaget i 2012. Der var 21 tilmeldte i den uge, det varede, hvilket må betegnes som en stor succes. Halvdelen prøveindmeldte sig, og det blev til 6 nye medlemmer. Havkajakhotellet her blev pladserne hurtigt fyldt op. Et nyt kajakudvalg er blevet oprettet, og Lasse Egelund har valgt at stoppe som udvalgsformand. Tak for den store indsats. Bestyrelsen vil finde 10.000 kr. til at opstille et stativ magen til det første, og dermed udvide kapaciteten til det dobbelte. Der er tanker om at bygge et hus udenom stativerne, og kommunen har bevilget 380.000 kr. til huset, som dog kun kan opføres under forudsætning af vedtagelse af ny lokalplan for området. Roskilde Roeren bliver fremover kun udsendt elektronisk pga. besparelser, dog kan der efter aftale printes et eksemplar i klubben. Der som vanligt afholdt inspirationsdag først på året i 2013 med samme tema som sidst roklubbens fremtid. Struktureret roning, havkajakhotel og sommerroskole er realiserede ideer siden sidst, dvs. i 2012. Nu foreligger en idé om film som markedsføring af klubben. 5
På grund af kommunale besparelser reduceres lokaletilskuddet i 2013 med 180.000 kr.. Det skyldes især, at tilskuddet er beregnet ud fra antal ungdomsmedlemmer, hvoraf vi ikke har ret mange. Bestyrelsen har rettet henvendelse til Kommunalbestyrelsen og beklaget situationen, men fremover skal vi ikke regne med tilskud. En kontingentstigning kan blive resultatet, men bestyrelsen vil forsøge at undgå dette ved forskellige tiltag, bl.a. at få mere aktivitet i klubhuset ved flere aktivitetsformer end de nuværende og flere medlemskabstyper, herunder medlemmer fra 0 år. Klubhuset er blevet renoveret. Der er kommet nyt gulv i salen og på terrassen, finansieret ved kommunalt tilskud og indtjening på Roskilde Festival. Porte og murværk er også ordnet med tilskud fra kommunen, og et nyt mødelokale er i støbeskeen. Aftaler med andre klubber om gratis brug af klubhuset er opsagt, så disse klubber nu må betale. Aftalerne kan dog genforhandles på ændrede vilkår. Stor tak til fætter Jan og Preben for flittigt arbejde med sommerhuset. Bestyrelsen har haft fokus på ændringer i lokalplaner mhp. at sikre roklubbens interesser, udvidelsesmuligheder og bevægelsesfrihed for roerne. Bestyrelsen viste, hvordan klubben fremover vil kunne udbygge sine faciliteter. Roskilde Festival 2013 her skal klubben igen sælge øl ved Arena-pitten med samme antal frivillige (50) som i 2012. Hans Jørgen Bendixen kan kontaktes mhp. deltagelse. Vores nye inspektør, som blev ansat i 2012, har løst alle opgaver til stor tilfredshed. Stor tak til Winnie. Klubben har et godt samarbejde med hovedsponsorteamet. Stor tak til sponsorerne. Klubben er via sponsoraftalen forpligtet til at indsamle 10.000 kr. til formål for børn. Klubben mangler fortsat at donere 10.000 kr. fra tidligere indsamling. Forslag til donationsformål modtages gerne. Gamle Roskilde Roere har lavet en del vedligeholdelsesopgaver i klubhuset. Tak for det. Tak til alle for et godt år i. Initiativprisen: Prisen gik til holdet bag sommerroskole 2012. Papirkniven: Prisen gik til Maike Benter. Maike er meget initiativrig, har arrangeret sved på panden -roning, vedligeholdelse af både i vinteren 2012-2013 og meget mere. Kommentar fra medlem til OL-deltagels: Kunne der blive en plads på tavlen i forhallen til de to OLbronzevindere? Svar fra formand: Det må vi tale om. Normalt er tavlerne kun til førstepladser. Kommentar til kajakhotel: Kan kajakhotellet hænge sammen med ishuset, så det ikke bliver for meget knopskydning? Formand: Kommentaren er hørt. Skal nok sørge for at det bliver pænt byggeri. Kommentar: Hvem skal stå for de medlemmer - miniputterne (under 10 år)? Formand: Der er ingen planer pt. Men det kræver selvfølgelig frivillige. Kommentar til aktivitetsudvalg: Hvem skal man henvende sig til? Formand: Der er ikke et aktivitetsudvalg, men når der skal bruges frivillige, vil bestyrelsen opsøge medlemmerne. Generalforsamlingen tog beretningen til efterretning med applaus. 6
3. Regnskab Kassereren gennemgik regnskabet. Kommentarer fra forsamlingen: Får vi gjort mere rent, siden udgifterne er større end normalt? Svar: Der er tale om forudindkøb af forbrugsstoffer til ny opvaskemaskine. Hvornår er gælden på bådehuset afdraget? Svar: Om 13 år. Kommentar: Er Tutten momsbelagt? Svar: Ja. Stor ros til Tutten for det fine resultat. Regnskabet for klub og Tut blev taget til efterretning og dermed godkendt. 4. Fondsstyrelsens beretning Henrik Vikelgaard aflagde fondens beretning samt forelagde fondens regnskab for 2012 og budget for 2013. Kommentar til indtægt vedr. kajak? Svar: Der var ved et specifikt indkøb en større indtægt end udgift. Kommentar: Hvor kommer indtægterne fra? Svar: Fra hovedsponsorer samt skiltereklamer plus Ishuset. Beretning og regnskab blev taget til efterretning. 5. Virksomhedsplan og budget Formanden fremlagde bestyrelsens virksomhedsplan for 2013. Kassereren forelagde den økonomiske udfordring med dalende kommunale tilskud og bestyrelsens tiltag i forhold hertil. Kasseren gennemgik også budget 2013, hvor der kan blive behov for yderligere besparelser i årets løb. Bestyrelsen følger løbende udviklingen. Generalforsamlingen tog virksomhedsplan og budget for 2013 til efterretning. 6. Forslag til ændringer af s vedtægter For at styrke roklubbens fokus på ungdomsarbejdet og kaproningen, foreslår bestyrelsen, at bestyrelsen udvides med hhv. en Ungdomschef og en Elite- og Talentchef. Samtidig nedlægges de to suppleantposter. Kommentar: Hvorfor ønskes ikke længere suppleanter? Svar: Vi har haft arbejdende suppleanter hidtil, nu indlemmes disse blot i bestyrelsen. Kommentar: Medlemmer af bestyrelsen vælges særskilt dette står i kontrast til forslaget om at bestyrelsen fremover supplerer sig selv. Svar: Særskilt valg er normalen, fordi der normalt er et ønske om at kunne pege direkte på den, man ønsker til en bestemt post i bestyrelsen. Og på den måde kan bestyrelsen forberede nye bestyrelsesmedlemmer på den opgave, som de påtager sig. Forslaget blev sat til afstemning. Resultat: Forslaget vedtaget med stort flertal. 7
Forslag om konsekvensændring i antal bestyrelsesmedlemmer som udgør en beslutningsdygtig bestyrelse blev vedtaget. Forslag om, at reglement ikke længere skal opslås i klubhuset: Kommentar: Ifølge DFfR SKAL reglementet hænges op. Svar: Bestyrelsen kender ikke denne regel. Kommentar: Hvorfor må reglementet ikke hænge oppe? Svar: Det mest opdaterede reglement kan hentes på ro-pc en, hvor det vil være mere opdateret end det ophængte, som ikke bliver opdateret trods ændringer i reglementet. Resultat: Forslaget blev vedtaget under forudsætning af, at bestyrelsen tjekker, at dette ikke strider imod DFfRs regler. Bøn fra inspektøren til klubbens medlemmer: Hæng ikke opslag op på ruderne med tape. Tapen er ikke til at fjerne. 7. Indkomne forslag Der var ikke indkommet forslag. 8. Valg af bestyrelse, revisorer og fondsstyrelse Følgende blev valgt til bestyrelsen: Formand: Ove Pedersen - genvalg Rochef: Sven Lyster - genvalg Sekretær: Mads-Peter K. Engelhardt - genvalg Elite- og talentchef: Søren Secher - nyvalg Ungdomschef: Marie Skøtt Rasmussen - nyvalg Revisorer: Erik Bartholm og Christian Svejgaard. Alle valgt med applaus. Valg til fondsstyrelsen: Henrik Vikelgaard genvalgt med applaus. 9. Eventuelt Formanden: Tak til afgående bestyrelsessuppleanter, Tine Christensen og Peter Steffensen. Tak til dirigenten, referenten og forsamlingen. Applaus til alle. 8