Kvalitetsprocedure for Udvidet Risikobaseret Tilsyn

Kvalitetsprocedure Kvalitetsprocedure for Udvidet Risikobaseret Tilsyn Kvalitetsprocedure RT-15 Anvendelsesområde: RT og URT Ansvarlig enhed: AFC, MV Ikrafttræden: 26. januar 2016 Senest revideret: 1. april 2016 Formålet med udvidet risikobaseret tilsyn (URT) er at gøre en ekstra grundig og målrettet indsats for at afdække arbejdsmiljøproblemer vedrørende ergonomi og psykisk arbejdsmiljø samt at motivere virksomhederne til at løse problemerne og understøtte en spredningseffekt til gavn for virksomhedernes forebyggende arbejdsmiljøarbejde. Figur 1: Flowdiagram for det udvidede risikobaserede tilsyn* *URT og DART kan afholdes samme dag. Figur 2: Flowdiagram for udvidet risikobaseret tilsyn i brancher, hvor det risikobaserede baserede tilsyn kan starte på midlertidige og skiftende arbejdssteder* 1

*URT og DART kan afholdes samme dag. Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn - moderbesøget Se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn generelt, kvalitetsprocedure RT-2 Risikobaseret tilsyn - større bygge- og anlægsvirksomheder og større rengøringsvirksomheder (10 eller flere ansatte) og RT-7 Virksomheder med midlertidige og skiftende arbejdssteder. I forbindelse med manuelle udtag skal du sende en mail til den tilsynsførende og gøre opmærksom på, at besøget er et udvidet risikobaseret tilsyn. Den tilsynsførendes forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn For så vidt angår forberedelsen af det risikobaserede tilsyn - moderbesøget - forbereder du dig som vanligt. Derudover er det relevant, at du orienterer dig i følgende: Specifikt materiale udarbejdet til de enkelte brancher i udvidet risikobaseret tilsyn Information om p-enheden i ViVi (og evt. i ATIS) Publikation om arbejdsbetinget stress IN-4-4 Psykisk førstehjælp i forbindelse med traumatiske hændelser i arbejdet At-vejledning D.3.4 Arbejdsrelateret muskel- og skeletbesvær Instrukser om tilsyn i den pågældende branche Følgende materiale er relevant at have med på tilsyn: Spørgeguides om psykisk arbejdsmiljø Besøgsrapport Relevante tjekskemaer fx tjekskema ved strakspåbud og forbud Den tilsynsførendes gennemførelse af udvidet risikobaseret tilsyn - moderbesøget Det fremgår af ViVi, at det er et udvidet risikobaseret tilsyn - dog ikke ved manuelle udtag, hvor du skal have besked af tilsynssupporten. I forhold til udvidet risikobaseret tilsyn i de brancher, hvor tilsynet kan starte på arbejdsstedet, og hvor første besøg er del af risikobaseret tilsyn (MSA-DART), kan man også se i ViVi, at det er et udvidet risikobaseret tilsyn. 2

Det fremgår desuden af ViVi, hvorvidt URT-besøget er et moderbesøg eller et efterfølgende besøg. Du gennemfører det første besøg som et almindeligt risikobaseret tilsyn med afdækning af væsentlige arbejdsmiljøproblemer bortset fra ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø, se kvalitetsprocedure RT-1 Risikobaseret tilsyn - generelt, og udtager virksomheden til et fornyet udvidet risikobaseret tilsyn med henblik på tilsyn med muskel-skelet-besvær og psykisk arbejdsmiljø. Der kan være to afvigelser ift. dette: Du kan vælge at gennemføre udvidet risikobaseret tilsyn helt eller delvist i direkte forlængelse af moderbesøget, hvis det vurderes at være mest hensigtsmæssigt. Det kan fx i nogle situationer være hensigtsmæssigt i forhold til nogle eller alle problematikker vedrørende muskelskeletbesvær. Du kan undtagelsesvist vælge ikke at gennemføre det udvidede risikobaserede tilsyn. Der kan fx være tilfælde, hvor du på moderbesøget vurderer, at der ikke er behov for nærmere at afdække ergonomisk og/eller psykisk arbejdsmiljø på et udvidet risikobaseret tilsyn - fx hvis virksomheden afviger fra øvrige typer af virksomheder inden for branchen og ikke har risiko for problemer med ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø. På midlertidige og skiftende arbejdssteder gælder samme procedure, men her kan tilsynet påbegyndes på arbejdsstedet. Ved afslutningen af moderbesøget fortæller du virksomheden, at Arbejdstilsynet kommer igen på et udvidet risikobaseret tilsyn for at afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø. Du skal aftale dato og klokkeslæt for det efterfølgende udvidede risikobaserede tilsyn og registrere det i ViVi. Dette kan evt. også gøres af tilsynssupporteren, hvis det er aftalen i det enkelte tilsynscenter. Samtidig anvendes moderbesøget til at målrette det efterfølgende udvidede risikobaserede tilsyn. Tidsforbruget hertil registreres som udvidet risikobaseret tilsyn -tid. Som udgangspunkt aftaler du derfor med ledelsesrepræsentant eller en repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen fra p- enheden, hvordan det næste besøg skal tilrettelægges, herunder afholdelse af gruppesamtaler og observationer. Du skal ligeledes indhente oplysninger om p-enheden, herunder navn- og kontaktoplysninger. Derudover skal du i videst mulig omfang indsamle information om hvilke eventuelle risikofaktorer og/eller arbejdsprocesser, der er relevante at se nærmere på, samt om disse er afgrænset til bestemte dele af/eller ansatte på virksomheden. Dermed kan det udvidede risikobaserede tilsyn målrettes bedst muligt. Du kan evt. anvende hjælpeskemaet til forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn. Hvis virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg, skal du bede tilsynssupporteren om at sende et brev via digital post med de efterspurgte oplysninger til virksomheden. Når der afholdes gruppesamtaler sendes der altid et anmeldebrev, i overensstemmelse med almindelige retningslinjer. Hvis virksomheden spørger til, hvorfor vi kommer på et besøg mere? Du kan oplyse virksomheden om, at branchen er udtaget til udvidet risikobaseret tilsyn - og dermed får et særligt grundigt og målrettet tilsyn i forhold til ergonomi og psykisk arbejdsmiljø. Du kan evt. supplerende oplyse, at branchen er udtaget til udvidet risikobaseret tilsyn, fordi den er blandt de brancher, som er mest belastet ift. langtidssygefravær, muskel-skelet-overbelastning og/eller psykisk overbelastning. 3

Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af udvidet risikobaseret tilsyn Når du har oprettet det udvidede risikobaserede tilsyn i ATIS, påfører du den tilsynsførende som sagsbehandler på sagen. I de tilfælde hvor virksomheden ønsker en bekræftelse på tidspunkt og dato for det næste besøg, får du besked fra den tilsynsførende - medmindre det er aftalt i tilsynscenteret, at det er tilsynssupporten, der aftaler tidspunktet for URT-besøget med virksomheden. Herefter sender du et brev via digital post med de efterspurgte oplysninger til j-enheden, med kopi til p-enheden. Den tilsynsførende har selv mulighed for at oprette det første udvidede risikobaserede tilsyn efter moderbesøget. Skal der oprettes flere besøg, skal det ske via besøgsrapporten, som det også gøres ved del af risikobaseret tilsyn. Den tilsynsførendes forberedelse inden det udvidede risikobaserede tilsyn Du orienterer dig i den information, som er indsamlet i forbindelse med første besøg (medmindre det udvidede risikobaserede tilsyn håndteres på første besøg). Der skal som hovedregel være to tilsynsførende på udvidet risikobaseret tilsyn, når der gennemføres gruppesamtaler. Hvis du vurderer, at der ikke skal gennemføres gruppesamtaler, men alene anvendes andre datakilder som fx samtaler med enkeltpersoner, kan én tilsynsførende være tilstrækkelig. Den tilsynsførendes gennemførelse af udvidet risikobaseret tilsyn Du gennemfører udvidet risikobaseret tilsyn inden for 8 uger efter moderbesøget. Det udvidede risikobaserede tilsynsforløb kan derfor som hovedregel maksimalt strække sig over 8 uger. I øvrigt gælder de samme retningslinjer, som for risikobaseret tilsyn, herunder vedrørende undtagelser fra denne regel. Du skal afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø og træffe afgørelser, hvis der konstateres overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. Du skal som udgangspunkt gøre følgende på tilsynet: Afholde et indledende møde med ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte Relevant dataindsamling Samtale med ledelse Afholde afsluttende møde med ledelsen og repræsentant for de ansatte Proceduren tilpasses efter de konkrete omstændigheder. På midlertidige og skiftende arbejdssteder gælder samme procedure, men her kan tilsynet påbegyndes på arbejdsstedet. Hvis der også skal afholdes del af risikobaseret tilsyn pga. andre arbejdsmiljøproblemer, vil det være muligt at afholde det på samme dag, som det udvidede risikobaserede tilsyn, hvis det vurderes fornuftigt af praktiske årsager. Det indledende møde 4

Du afholder et indledende møde med Arbejdsmiljøorganisationen og med deltagelse af p- enhedens øverste ledelse, eller som aftalt. Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede, skal denne kontaktes og orienteres om tilsynet, når du har afsluttet besøget. Du skal også anmode om, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i tilsynet. Med udgangspunkt i den forudgående aftale med den relevante ledelsesrepræsentant eller repræsentant fra arbejdsmiljøorganisationen og det anmeldebrev, som Arbejdstilsynet evt. har sendt til p-enheden, præsenterer du rammerne for besøget og gennemgår programmet for tilsynet, jf. kvalitetsprocedure RT-3 Dialog. Hvis udvidet risikobaseret tilsyn afholdes i forlængelse af det risikobaserede tilsyn, afholdes der ikke et særligt indledende møde til det udvidede risikobaserede tilsyn. Relevant dataindsamling For at afdække det ergonomiske arbejdsmiljø, skal du gennemføre observation af udvalgte arbejdsprocesser. Det anbefales, at tilsynsførende observerer en række arbejdsstillinger/- bevægelser, hvis det er muligt og hensigtsmæssigt. Observationer kan med fordel målrettes særligt udfordrende arbejdsstillinger/-bevægelser eller medarbejdergrupper (fx vikarer og nyansatte). Når du gennemfører besøg, som har fokus på ergonomisk arbejdsmiljø, kan der ved høring af ledelsen være oplysninger, der skal hentes eller bekræftes hos ledelsen. Det kan fx være omfanget af løft, tidsudstrækning af arbejdsstillinger/-bevægelser eller oplysninger om oplæring/instruktion af de ansatte. For at afdække det psykiske arbejdsmiljø, skal du som hovedregel gennemføre gruppesamtaler. Det anbefales at afsætte ca. 2 timer pr. gruppesamtale med deltagelse af 4-6 repræsentative medarbejdere. Ved behov afholdes flere gruppesamtaler. Når du gennemfører besøg, som har fokus på psykisk arbejdsmiljø, skal du gennemføre en separat samtale med p-enhedens ledelse forud for det afsluttende møde. Dette er særligt vigtigt, hvis Arbejdstilsynets dataindsamling peger i retning af, at der er grundlag for at afgive en eller flere afgørelser. Formålet med dette møde er: Dataindsamling, dvs. at høre hvordan ledelsen oplever arbejdsmiljøet på p-enheden og høre ledelsens version af problematikken At forberede ledelsen inden det afsluttende møde, så eventuelle afgørelser ikke kommer bag på dem Der henvises til kvalitetsprocedure RT-3 Dialog og IN-4-1 Arbejdstilsynets tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Herudover kan der være øvrige specifikke retningslinjer for de enkelte branchegrupper, der fx også kan vedrøre, hvordan dialog og vejledning kan gøres så brancherettet som muligt samt om, hvordan den ekstra tid, der er afsat til udvidet risikobaseret tilsyn, skal anvendes. Udfaldet af besøget I besøgsrapporteringen er det muligt at knytte reaktioner til de tilsynsaktiviteter, som der er registreret tid på. Det vil sige, at reaktioner givet på udvidet risikobaseret tilsyn (hvad enten det gennemføres i forbindelse med moderbesøget eller på et efterfølgende tilsyn) skal knyttes til udvidet risikobaseret tilsyn. 5

Afslutning af besøget Du afholder et afsluttende møde med arbejdsmiljøorganisationen samt den øverste ledelsen af p- enheden. Ved store virksomheder, hvor der gennemføres flere besøg, herunder del af risikobaseret tilsyn om andre emner, kan det være relevant at afholde det afsluttende besøg på et senere tidspunkt. I forbindelse med tilsyn på midlertidige og skiftende arbejdssteder kan det være relevant at afholde det afsluttende møde i form af et efterfølgende besøg på hjemmeadressen. Gennemførelse af besøget over flere dage Det udvidede risikobaserede tilsyn kan udvides til flere dage, hvis du vurderer det er nødvendigt ift. at få afdækket arbejdsmiljøet i tilstrækkelig grad til at kunne have datagrundlaget i orden for at kunne vurdere, om der skal træffes en afgørelse. Opgaver for den tilsynsførende efter besøget Tilsynssupporternes opgaver efter tilsynet Afsluttende møde med j-enheder (fx kommuner) om forebyggelse samt om erfaringer eller formål med det udvidede risikobaserede tilsyn Der kan afholdes møder med j-enheden (fx kommunemøder eller møder med en repræsentant fra direktionen eller arbejdsmiljøudvalget). Møder med j-enheden kan enten afholdes med en j- enhed ad gangen eller som stormøder med flere j-enheder. Formålet med j-enhedsmøderne er at motivere den øverste ledelse til at sikre, at de løsninger på psykiske arbejdsmiljøproblemer og problemer vedr. ergonomi, der arbejdes med, bliver forankrede og spredt i j-enhedens p-enheder. Det sker gennem en dialog om forebyggelse af arbejdsmiljøproblemerne på baggrund af bl.a. de afgørelser, der er afgivet. Det forventes, at møder med en j-enhed i gennemsnit tager to timer, mens stormøder med flere j- enheder, fx flere kommuner, forventes at vare en hel dag. Den tilsynsførendes tidsregistrering Risikobaseret tilsyn - moderbesøg Som udgangspunkt registreres moderbesøget som almindeligt risikobaseret tilsyn. I det omfang der anvendes tid på at afdække ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø, registreres dette som: T106 Udv. Risikobaseret tilsyn, forberedelse og afrap i Mtime Tilsynsaktivitet: Udvidet risikobaseret tilsyn i ViVi eller Besøgsrapporteringen Udvidet risikobaseret tilsyn Det udvidede risikobaserede tilsyn registreres som: T106 Udv. Risikobaseret tilsyn, forberedelse og afrap i Mtime 6

Tilsynsaktivitet: Udvidet risikobaseret tilsyn i ViVi eller Besøgsrapporteringen Detailtilsyn Under visse omstændigheder kan detailtilsyn på virksomheder, hvor der ikke kan gennemføres RT, registreres som udvidet risikobaseret tilsyn: Hvis der gennemføres detailtilsyn om ergonomisk og psykisk arbejdsmiljø på baggrund af klager eller anmeldelser af erhvervssygdomme eller arbejdsulykker Hvis detailbesøget er opstået spontant pga. en konkret mistanke om arbejdsmiljøproblemer med ergonomi eller psyk Hvis virksomheden enten er fredet eller er registreret med 0 ansatte, men der er en formodning om, at der er ansatte, og at der samtidig er problemer ift. det ergonomiske og/eller det psykiske arbejdsmiljø Det skal under alle omstændigheder gælde, at den pågældende virksomhed hører til en branche, der er udpeget til udvidet risikobaseret tilsyn. Hvis du udfører tilsynsaktiviteten udvidet risikobaseret tilsyn i forbindelse med et besøg, som ikke ligger i virksomhedsgruppen for denne (258), skal du trykke på (+) i ViVi og tilføje tilsynsaktiviteten (108) for at kunne registrere tid på aktiviteten. De møder, der afholdes med j-enhederne som led i udvidet risikobaseret tilsyn, kan opdeles i to: Møder med en enkelt j-enhed. Mødet med j-enheden registreres i ATIS ved, at det sted (penhed), hvor besøget afholdes, tilføjes den særlige virksomhedsgruppering for møde med j- enhed URT 2016 (254), der er oprettet for udvidet risikobaseret tilsyn i 2016. Møder med j-enheder, der afholdes som stormøder. Mødet registreres i ATIS med Arbejdstilsynet som hovedpart og j-enhederne som aktparter. Den tid, der anvendes på et stormøde, registreres i mtime som Møde med virksomheder. Af hensyn til muligheden for særskilt at opgøre tidsforbruget til j-enhedsmøder, skal tilsynscentrene løbende holde øje med, hvor mange timer der anvendes på j-enhedsmøder. 7