DET FARMACEUTISKE FAKULTET KØBENHAVNS UNIVERSITET DET FARMACEUTISKE FAKULTET J.nr.: 017-0007/10-0900 PH.D.-UDVALGET Referent: MWJ Endeligt referat Ph.d.-udvalget holdt møde tirsdag den 22. februar 2011 og mandag den 28. februar 2011. Til stede medlemmer: Flemming Steen Jørgensen (FSJ), Lona L. Christrup (LLC) fra punkt 3b, Bente Gammelgaard (BG), Darshana Durup (DD) til punkt 3p, Gitte Gotholdt Anskjær (GGA) til punkt 6. Til stede suppleant: Linda Zachariassen (LZ). Referent: Marianne W. Jørgensen (MWJ). Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af Ph.d.-udvalgsmødet den 18. januar 2011 3. Diverse personsager (LUKKET MØDE) 4. Meddelelser 5. Nyt til Kommunikationsafdelingen 6. Klager over lodtrækningen af deltagere til ULLA-sommerskole 2011 7. Slutevaluering af ph.d.-uddannelsesforløbet 8. Opfølgning Forskningens Dag 2011 9. ULLA-sommerskolen 2011 10. Kinesiske statsstipendier 11. Eventuelt Referat: 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt med den bemærkning, at det ikke er et konstituerende møde. 2. Godkendelse af referat af Ph.d.-udvalgsmødet den 18. januar 2011 Referatet blev godkendt med følgende rettelse under 4b: Institut ændres til Institut for Farmaci og Analytisk Kemi samt tilføjelse under 4l: under DRA.
SIDE 2 AF 3 3. Diverse personsager (LUKKET MØDE) a. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 040285- Ansøgningen blev imødekommet med følgende bemærkninger: Udvalget undrede sig over det store antal vejledere fra samme gruppe på instituttet. I kursusdelen godkendes Scientific writing under punkt 13 og SAXS-kurset som specifikt fagligt kursus, hvorfor den ph.d.-studerende har et omfang af 30 ECTS-point i kurser trods den manglende plads på ULLA-sommerskolen 2011. Hovedvejleder skal modtage et brev om kursus i ph.d.-vejledning. b. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 210380- På grund af den manglende plads på UL- LA-sommerskolen skal kursusplanen revideres. c. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 261180- Ansøgningen blev imødekommet med den bemærkning, at den manglende plads på ULLA-sommerskolen kan erstattes af sommerskolen på Aarhus Universitet. Der kan evt. bortvælges et kursus, da kursusomfanget minimum skal være på 30 ECTS-point. Hovedvejleder skal modtage et brev om kursus i ph.d.-vejledning. d. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende under DRA ved Institut for Farmakologi og Farmakoterapi (j.nr. 010584- Ansøgningen blev imødekommet betinget af, at der fremsendes en mere præcis aftale om vejledning end 2 timers møde hver 6. måned, hvilket er utilstrækkeligt. Summen af undervisningstimer er 434 timer, hvilket kan reduceres til det påkrævede niveau på 400 timer. e. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende ved Institut for Medicinalkemi (j.nr. 130684- Ansøgningen blev imødekommet betinget af fremsendelse af kursusbeskrivelser på High throughput og Journal club. f. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 180485-
SIDE 3 AF 3 g. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende ved Institut for Medicinalkemi (j.nr. 060182- h. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende under DRA ved Institut for Medicinalkemi (j.nr. 170984- i. Ansøgning om godkendelse af ændret ph.d.-plan for ph.d.- studerende ved Institut for Medicinalkemi (j.nr. 270885- j. Ansøgning om godkendelse af ændret ph.d.-plan for ph.d.- studerende under In Vivo ved Institut for Farmakologi og Farmakoterapi (j.nr. 100680- k. Ansøgning om godkendelse af ændret ph.d.-plan for ph.d.- studerende ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 020378- l. Ansøgning om godkendelse af ændret ph.d.-plan for ph.d.- studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 020886- m. Ansøgning om godkendelse af forlængelse af indskrivningsperiode på deltid for ph.d.-studerende ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 210878- n. Klage vedrørende undervisningstimer for 3 ph.d.-studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 020180- XXXX/632, 171073-XXXX/632 og 170685- Der henvises til tidligere svar. Ph.d.-udvalget betragter sagen som et problem mellem de ph.d.-studerende og deres vejleder/institut om manglende kendskab til reglerne. o. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende ved Institut for Farmakologi og Farmakoterapi (j.nr. 261076-
Ansøgningen blev imødekommet med undtagelse af kurset Text mining course, som ikke blev godkendt i kursusplanen. SIDE 4 AF 3 p. Ansøgning om godkendelse af ph.d.-plan for ph.d.-studerende ved Institut for Farmakologi og Farmakoterapi (j.nr. 311283- Ph.d.-udvalget undrer sig over den manglende kontakt til medvejlederne jf. punkt 9. Den ph.d.-studerende gøres opmærksom på, at der ikke ydes fuld støtte til kursus i forsøgsdyr på SUND (jf. tidligere praksis støttes i et omfang svarende til kursusgebyret på det lignende kursus på LIFE). ULLA-sommerskolen afholdes ikke i 2012. Studieopholdet skal præciseres 1 år efter indskrivningen. q. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende under DRA ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 170685- Ansøgningen blev imødekommet betinget af institutleders godkendelse. r. Ansøgning om indskrivning af ph.d.-studerende på Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. XXXX- Ph.d.-udvalget diskuterede ansøgningen og ønsker yderligere information: o Hvem er medvejleder på FARMA? o Der ønskes oplysninger om vejledningens form jf ph.d.-planskema o Projektet skal præciseres, så formål, baggrund, metode og det ny i projektet fremgår (hvordan projektet indgår i en større sammenhæng) o Det skal præciseres, hvad der skal foregå under de 40 ugers ophold i Ghana o ULLA-sommerskolen 2011 skal erstattes med andet kursus o Den ph.d.-studerende skal deltage i Forskningens Dag o IU skal behandle den ph.d.-studerendes uddannelse ift det danske uddannelsesniveau o Der ønskes CV for den ph.d.-studerende. s. Ansøgning om godkendelse af revideret ph.d.-plan for ph.d.- studerende ved Institut for Farmaci og Analytisk Kemi (j.nr. 300883-4. Meddelelser Ad hoc-behandlinger fra 12. januar 2011 til 15. februar 2011 var vedlagt mødeindkaldelsen. De gav ikke anledning til kommentarer. Statistik 2010 var vedlagt mødeindkaldelsen. Det blev noteret, at måltal mht optag af ph.d.-studerende i 2010 blev nået, men at KUs måltal for gennemførelse ikke blev (ph.d.-studerende optaget i 2006 som har opnået ph.d.-graden inden udgangen af 2010). Den store stigning i antallet af udenlandske ansøgere til ph.d.-stipendier er 4-doblet i 2010 ift tidligere år med 1103 ansøgere
med udenlandsk kandidatuddannelse. Antallet af ansøgere med dansk kandidatuddannelse ligger stabilt (200-300 årligt). SIDE 5 AF 3 FSJ meddelte, at måltal for 2011 forventes at blive næsten som i 2010. Der er ikke finansiering til dette. 5. Nyt til Kommunikationsafdelingen Forskningens Dag er med i seneste nummer af Plexus. 6. Klager over lodtrækningen af deltagere til ULLA-sommerskole 2011 Kopi af klage var vedlagt mødeindkaldelsen. Ph.d.-udvalget beklager at skulle afvise så mange ph.d.-studerende. Knap 70 ph.d.-studerende ønsker at deltage i ULLA-sommerskolen, hvor FARMA har 25 pladser. Det er første gang, FARMA oplever så stor interesse for sommerskolen, at alle ikke kan deltage. Forskellige kriterier for udvælgelse af deltagere har været diskuteret, men da intet kriterium har været objektivt udover, at en ph.d.-studerende kun kan deltage i een ULLA-sommerskole, blev lodtrækningen foretrukket. MWJ meddelte, at 3 ph.d.-studerende deltog i lodtrækningen, som foregik i Ph.d.-administrationen. Alle fik et nummer i tilfælde af, at en af de 25 ph.d.- studerende alligevel ikke kan deltage. MWJ orienterer de 25 ph.d.-studerende, der deltager i ULLA-sommerskolen om, at alle skal udarbejde abstract til tilmeldingsfristen den 18. marts samt medbringe en poster til ULLA-sommerskolen, uanset hvor langt den ph.d.- studerende er i uddannelsesforløbet. 7. Slutevaluering af ph.d.-uddannelsesforløbet Udkast fra SCIENCE var vedlagt mødeindkaldelsen. Ph.d.-udvalget havde en længere diskussion af formålet og meningen med at lave en slutevaluering på ph.d.-forløbet, herunder opfølgning på besvarelser. Pt. Evaluerer de ph.d.-studerende kun ph.d.-kurser, og Ph.d.-administrationen undersøger erhvervsstatus for færdiguddannede ca. hvert 3. år. Formålet med denne slutevaluering er at undersøge de ph.d.-studerendes tilfredshed med det fulde ph.d.-forløb, herunder vejledning, det faglige og sociale miljø, uddannelsens delelementer (kurser, undervisning, andet forskningsmiljø), tilknytning til forskeruddannelsesprogram og arbejdsplads, økonomi og administration. Derudover er det et formelt krav jf. KUs fælles retningslinjer. Det blev besluttet, at evalueringen ikke skal være anonym. 1 gang årligt fremsender Ph.d.-administrationen besvarelser til hovedvejleder og en samlet rapport til institutleder og ph.d.-skoleleder/ph.d.-udvalg.
Evalueringen besvares elektronisk, efter afhandlingen er indleveret, og inden ph.d.-forsvaret. På dette tidspunkt er den ph.d.-studerende let at kontakte. SIDE 6 AF 3 Ph.d.-udvalget gennemgik og tilrettede skemaet, som udelukkende skal være på engelsk. Ph.d.-udvalget skal godkende den endelige engelske version. 8. Opfølgning Forskningens Dag 2011 Punktet udskydes til næste møde. 9. ULLA-sommerskolen 2011 Se under punkt 6. FSJ uddelte en oversigt over sommerskolens struktur, de udbudte ph.d.-kurser hvoraf 12 organiseres af FARMA. Der skal reserveres UA-timer til FARMAs undervisere i lighed med tidligere sommerskoler. Ph.d.-udvalget skal til mødet i april, hvor ansøgninger om økonomisk støtte behandles, afsætte midler til FARMAs ph.d.-studerendes og underviseres rejse ti Parma. En stor del af dette beløb forventes refunderet af ULLA efterfølgende. Der organiseres ikke fælles rejse pga tidligere erfaringer med specifikke rejsetidspunkter og destinationer. 10. Kinesiske statsstipendier E-mail fra FSJ var vedlagt mødeindkaldelsen. FARMAs VIP modtager mange henvendelser fra kinesere om medfinansiering af ph.d.-stipendier (1/3 ph.d.-stipendium, typisk svarende til uddannelsestilskuddet) med henblik på at opnå et kinesisk statsstipendium. FSJ uddelte to eksempler på henvendelser fra potentielle kinesiske studerende. Der var enighed om, at FARMA ikke bør give forhåndstilsagn om 1/3 ph.d.- stipendium inden et statsstipendium er tildelt. Et svar til disse ansøgere kunne være: FARMA har desværre ikke mulighed for at give tilsagn om medfinansiering på forskud. Hvis statsstipendiet opnås, er vedkommende velkommen til at kontakte FARMA igen med henblik på behandling af ansøgning om medfinansiering af stipendiet (i form af dækning af uddannelsestilskuddet). Det er i dette tilfælde FARMAs VIP, som ansøger om medfinansiering. Ansøgningen betragtes på lige fod med andre ansøgninger om tilskud til 1/3 ph.d.- stipendium. Disse ansøgninger behandles i dag i Fakultetsledelsen. Behandling af ansøgning om indskrivning som ph.d.-studerende behandles efterfølgende af Ph.d.-udvalget. Ph.d.-udvalget mener, der pt. ikke bør sættes kvote på antal.
11. Eventuelt MWJ tilføjer i ph.d.-plansskema, at ULLA-sommerskolen ikke er obligatorisk. SIDE 7 AF 3 FSJ uddelte en oversigt over antallet af ph.d.-studerende per hovedvejleder. Antallet af ph.d.-studerende varierer fra 0 til 9, de fleste hovedvejledere med 1-4 ph.d.-studerende og enkelte (9 hovedvejledere) med 5-9 ph.d.-studerende. Et stort antal ph.d.-studerende behøver dog ikke betyde dårlig vejledning. Det kunne være interessant at se antallet af ph.d.-studerende ift. forskningsgrupper. Ph.d.-udvalgets møde i marts blev ændret til 23. marts kl. 11.30-14. Flemming Steen Jørgensen Formand Marianne W. Jørgensen Sekretær Dette referat er udsendt pr. 7. marts 2011