Forretningsgang 2: Værdiregulering af aktiver 1. Indledning I det følgende redegøres for, hvordan proceduren ved værdiregulering af aktiver kan foregå. Værdiregulering omfatter afskrivning og nedskrivning. I forbindelse med afskrivninger vil være et vist overlap til køb af varer ovenfor. Under værdiregulering i nærværende afsnit er fokus dog i større grad rettet mod arbejdsgangene ved periodiske reguleringer/afskrivningskørsler, kontroller og afstemninger. Følgende skal som et minimum være på plads i regnskabsinstruksen: Overordnede retningslinier for nedskrivning og afskrivninger Forretningsgange for nye værdireguleringer Forretningsgange ved faste værdireguleringskørsler og den løbende kontrol med værdireguleringer Regnskabsmæssige rutiner vedrørende registrering, kontering og afstemning af værdireguleringer De overordnede retningslinier er blandt andet baseret på de formelle regler for henholdsvis nedskrivning og afskrivning. Det er vigtigt, at ledelsen udstikker disse overordnede retningslinier, der dels skal baseres på regelsættet, dels skal harmonere med institutionens konkrete forhold og rammer. Derudover skal skøns- og tvivlsspørgsmål afklares. Det skal fastlægges, hvor ofte, der skal foretages kontrol af, om aktiver er værdiansat korrekt - eller om der skal foretages en regulering. Der skal desuden beskrives faste procedurer for disse løbende kontroller. Der kan samtidig opstå et behov for ad hoc reguleringer, hvortil der ligeledes skal være klare retningslinier for orientering mv. Eftersom kontrol og afstemninger er centrale elementer, er det desuden vigtigt, at de regnskabsmæssige rutiner er på plads. 2. Regelgrundlag Reglerne for nedskrivninger og afskrivninger kan findes i ØAV-regelsættet og bør kort fremgå af regnskabsinstruksen: Afskrivning: www.oav.dk/sw3645.asp Nedskrivning: www.oav.dk/sw3647.asp 3. Flow-chart: Værdiregulering af aktiver Nedenstående flow-chart angiver en mulig arbejdsgang ved henholdsvis nedskrivning og afskrivning. Det centrale i figuren er de faste former for kontrolprocedurer, der løbende bør foretages. Det er derfor vigtigt at få klarlagt hvem, der har ansvaret for de enkelte procedurer. 1. Nedskrivning Det er vigtigt at være opmærksom på og få beskrevet følgende punkter i forbindelse med nedskrivninger: Ved væsentlig værdiforringelse af aktiver som følge af en faktisk hændelse skal det vurderes om aktivet skal nedskrives i henhold til ØAVs regelsæt herom. Nedskrivningskravet 16
omfatter både immaterielle og materielle anlægsaktiver. Vurderes aktivet at skulle nedskrives laves en indstilling herom, der skal godkendes af den budgetansvarlige. Der kan foretages en fast nedskrivningsrunde (evt. årligt), hvori samtlige væsentlige aktiver vurderes med henblik på en eventuel nedskrivning. Sammenhængen til inventarregistreringen (Når et anlæg nedskrives som følge af, at det tages ud af drift, skal det fragå i inventarregistreringen. Når et nyt aktiv erstatter et gammelt, skal det gamle aktiv nedskrives til nul og fragå i registreringen). Det er således vigtigt, at både den almindelige inventarregistrering og anlægsmodulet opdateres ved ændringer i aktivmassen. Ved beslutning om nedskrivning skal der udarbejdes dokumentation herfor med argumenter for nedskrivningen og dens størrelse. Dette skal efterfølgende godkendes. Regnskabsfunktionen skal orienteres om nedskrivningen og konteringen af denne. Regnskabsfunktionen registrerer, konterer og afstemmer i økonomisystemet. 2. Afskrivning Der skal beskrives forretningsgange for faste kontroller, der afgør om alle aktiver er aktiveret og afskrivningsprofiler er korrekt fastlagt. Det skal med andre ord sikres, at der ikke er misere. Ved afskrivning af forbedringer skal det afgøres, om forbedringen forlænger hovedaktivets levetid. Er dette tilfældet, foretages afskrivningen af selve forbedringen over den normerede levetid. Hovedaktivets restlevetid forbliver uændret. I tilfælde af, at der ikke er tale om en forlængelse af hovedaktivets restlevetid, foretages afskrivning af såvel hovedaktiv som forbedring over hovedaktivets restlevetid. Der skal køres faste afskrivningskørsler. Der skal afstemmes med anlægsmodulet i økonomisystemet, der ligeledes skal afstemmes med SKS. 17
Værdiregulering: Nedskrivning Aktivitetsansvarlig Faktisk hændelse / beskadigelse Indstilling om nedskrivning Udarbejdelse af dokumentation Vurdering af formelle regler for nedskrivning Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Periodevis kontrol mhp. nedskrivning Igangsættelse af fast nedskrivningsrunde Beslutning om nedskrivning Godkendelse Registrering i anlægsmodul Bogføring og afstemning 18
Værdiregulering: Afskrivning Aktivitetsansvarlig Nyindkøb Afskrivningsvurdering Vurdering af formelle regler Regnskabsfunktion Budgetansvarlig Periodevis kontrol m. afskrivninger Igangsættelse af kontrol Periodevis kontrol med anlægsmodul Godkendelse af ændringer Registrering i anlægsmodul Bogføring og afstemning 19
4. Tjekliste til regnskabsinstruks Den følgende tjekliste er primært rettet mod de nye forretningsgange, der følger af den omkostningsbaserede regnskabsreform. Hovedpunkterne omfatter de nye kontroltiltag, der kan komme på tale i forbindelse med overgangen til drift, samt de rent organisatoriske eller praktiske forhold, der skal være på plads for at opfylde reformens regelsæt. Sidst, men ikke mindst, angives en række gode råd og anbefalinger, der forhåbentlig kan lette overgangen til drift, herunder udfærdigelsen af en ny instruks. Som et minimum skal svarene på nedenstående spørgsmål fremgå af tillægget til regnskabsinstruksen. Nye kontroltiltag Organisatorisk / i praksis Hvem foretager fast periodisk kontrol med værdireguleringer og hvor ofte? Hvor ofte skal den budgetansvarlige inddrages i forretningsgangene? Hvem fører løbende kontrol med værdireguleringer i økonomisystemet? Afskrivning: Hvem fastsætter og hvem godkender (nye) afskrivningsprofiler? Afskrivning: Hvor ofte foretages afskrivningskørsler? Afskrivning: Hvem igangsætter og foretager jævnlig kontrol? Nedskrivning: Hvem vurderer og afgør, om et aktiv bør nedskrives? Nedskrivning: Hvem udarbejder en eventuel indstilling om nedskrivning? Nedskrivning: Hvem godkender nedskrivningen? Nedskrivning: Skal der foretages/igangsættes faste (årlige runder) af nedskrivningsvurderinger og af hvem? Nedskrivning: Hvad er proceduren for og hvem sikrer, at gamle aktiver, der kasseres som følge af nye anskaffelser, nedskrives til nul og fragår inventarregistreringen? Generelt: Hvem orienterer Regnskabsfunktionen om værdireguleringer? Generelt: Hvem foretager den samlede bogføring i resultatopgørelsen og i balancen? Generelt: Hvem fastsætter og ajourfører de overordnede retningslinier? Anbefaling Konstruér flow-charts over arbejdsgangene Konstruér et skema, der angiver hvilken type aktiver institutionen har i forhold til klassifikationen, herunder veldefinerede bunker og levetider. 20
5. Eksempel på beskrivelse Nedenstående eksempel er en videreførelse af eksemplet under nye anskaffelser. Principper for værdiregulering XXs aktiver værdireguleres i henhold til retningslinierne i ØAV. I det følgende opsummeres XXs principper for hhv. afskrivning og nedskrivning. Principper for afskrivning Selvstændige aktiver, materielle og immaterielle Der foretages lineær afskrivning på selvstændige aktiver, der defineres som aktiver med en oprindelig kostpris på 50.000 kr. og en levetid på et år eller derover. Selvstændige aktiver afskrives således i lige store dele over aktivitets levetid. Afskrivning påbegyndes, når aktivet er klar til at blive taget i brug. Regnskabsmæssigt foretages månedsvise afskrivninger på selvstændige aktiver. Den økonomiske levetid for selvstændige aktiver i XX fremgår af tabel 1 og 2. Tabel 1. Økonomisk levetid for materielle anskaffelser i XX Inventar Andet IT-udstyr Person- og tjenestebiler Last- og varebiler, busser, trucks og traktorer Laboratorie- og andet produktionsteknisk udstyr Maskiner Produktions- og andre særlige tekniske anlæg 3-5 år 3-5 år 5 år 8 år 5-10 år 5-10 år 15-20 år Tabel 2. Økonomisk levetid for immaterielle anskaffelser i XX IT- og softwarelicenser 3 år De enkelte aktivgruppers specifikke indhold og levetider fremgår af bilag V. De i bilaget fastlagte levetider er bindende fremover for aktiver af samme type og gruppe. Bunkede aktiver Bunkede ensartede aktiver afskrives efter saldo-2 metoden. Dermed afskrives IT-bunken med en konstant procentdel på den til enhver tid værende saldo. Regnskabsmæssigt foretages afskrivningskørsler på bunken hver måned. Afskrivningsprocenten for XXs IT-bunke er som følger: (i) Bunke 1: IT-udstyr: 50 % Oprettelse af nye og nedlæggelse af gamle bunker kan kun foregå ved særlig tilladelse fra XXs departement samt Økonomistyrelsen. Samtidig skal reglerne for bunkning overholdes, jf. ØAV. Eksisterende bunker er bindende i den forstand, at de altid skal benyttes ved tilgang af nye aktiver, der kan placeres i den pågældende bunke. 21
Principper for nedskrivning af aktiver I modsætning til afskrivninger, der udtrykker det systematiske slid over det pågældende aktivs levetid, er nedskrivning et udtryk for en uforudset værdiforringelse som følge af en faktisk hændelse, jf. ØAV. Nedskrivningskravet omfatter større og væsentlige materielle og immaterielle aktiver, der udsættes for et varigt værdifald. Det bemærkes, at nedskrivningskravet ligeledes omfatter udviklingsprojekter under udførelse, samt igangværende arbejder, jf. forretningsgange for disse typer aktiver. Nedskrivning Nedskrivning kan kun foretages i tilfælde af et væsentligt værdifald som følge af en faktisk hændelse. Anlægsaktiver må således kun nedskrives på et objektivt grundlag. Nedskrivninger skal dokumenteres med en redegørelse for, hvorfor de er foretaget. Nedskrivning foretages ud fra følgende retningslinier: Der skal være tale om et væsentligt og konstaterbart (objektivt) værdifald, før nedskrivning kan foretages. Nedskrivning må således kun ske i tilfælde, hvor nedskrivningen kan dokumenteres ud fra en faktisk hændelse. Anlægsaktiver som er teknisk forældede, som ikke anvendes, er beskadigede eller hvor anvendelsen i institutionen er meget begrænset, nedskrives til den værdi, de vurderes at have. En nedskrivning medfører en reduktion i afskrivningsgrundlaget. Anlægsaktiver, som det officielt er besluttet skal skrottes eller udskiftes indenfor en nærmere årrække, nedskrives ikke. I stedet forkortes afskrivningsperioden. Dette medfører, at nedskrivningen foretages fremadrettet og fører til at afskrivningerne bliver større end oprindeligt fastsat. Nedskrivningsbehovet skal som udgangspunkt vurderes aktiv for aktiv. Nedskrivningsvurderingen tager udgangspunkt i aktivets bogførte værdi sammenholdt med dets reelle værdi. Ved et skønnet nedskrivningsbehov laves en orientering herom af den aktivitetsansvarlige. Derudover foretages vurdering af nedskrivninger en gang årligt i forbindelse med værdireguleringer til årsafslutningen. Ansvarsfordeling og procedure Regnskabsfunktionen forestår den konkrete værdiregulering af aktiver via anlægsmodulet i økonomisystemet. Afskrivning af selvstændige aktiver og bunker af aktiver foretages maskinelt via anlægsmodulet i økonomisystemet. Nedskrivning håndteres manuelt af Regnskabsfunktionen på baggrund af oplysninger fra den relevante budgetansvarlige og de faglige enheder. I det følgende afsnit uddybes ansvarsfordeling og arbejdsgange i XX. Afskrivning Der henvises til nye principper for kontering af visse anskaffelser. Efter orientering og i samarbejde med de aktivitetsansvarlige fastlægger den budgetansvarlige afskrivningsprofiler for nye aktiver. Den budgetansvarlige kontrollerer desuden årligt om alle aktiver er aktiveret samt deres pågældende afskrivningsprofiler. Regnskabsfunktionen skal orienteres skriftligt i forbindelse med ændringer i afskrivningsøjemed. Nedskrivning Faste nedskrivningsvurderinger foretages en gang årligt om året i forbindelse med værdireguleringer til årsafslutningen. Derudover vurderes behovet for nedskrivning løbende af de aktivitetsansvarlige (A, B og C). Hvis nedskrivningsbehovet overstiger Y under den løbende vurdering foretages værdireguleringen ved udgangen af kvartalet. 22
Ansvarsfordelingen i forhold til nedskrivning er som følger: På baggrund af de årlige og kvartalsvise opgørelser fra de aktivitetsansvarlige udregner den budgetansvarlige de eksakte nedskrivningsbeløb for de berørte aktiver. Inden regnskabsårets afslutning orienteres Regnskabsfunktionen skriftligt om, hvilke anlægskort, der skal nedskrives på og med hvilket beløb. I forlængelse heraf forestår Regnskabsfunktionen den konkrete nedskrivning af aktivernes værdi via anlægsmodulet i økonomisystemet. 23