LADIES CIRCLE DANMARK Distriktsformandens opgaver 15 under love for Landsforeningen og vejledende sider under distriktet i den røde bog fortæller helt konkret om, hvad distriktsformanden skal gøre. Distriktsformandens fornemste opgave er, at være bindeled knytte bånd mellem hovedbestyrelse og de lokale klubber, og at få en fornemmelse af, hvordan klubberne i distriktet har det. Den røde bog er et godt redskab; den indeholder svarene på mange spørgsmål. Ha den liggende fremme ved telefonen/pc'en eller med i tasken (brug den læs den). Ved chartring af nye klubber tager DF kontakt til alle klubber i distriktet, om de vil være med til en fælles hilsen/gave (eksempelvis blev der i et distrikt givet 50 kr. pr. klub, da Odder blev chartret). Her er en årskalender, der kan bruges som hjælpeværktøj. Generelt skal alle invitationer, dagsordner samt referater før endelig udsendelse til klubberne og HB sendes til kommentering hos ALF. Det er god skik, at DF sender en jubilæumshilsen til klubjubilæer. Hvis man som DF bliver inviteret til et klubjubilæum giver man på vegne af HB en gave til 300 kr. de refunderes ved LK. Medlemsjubilæer forestås af klubformanden. MAJ JUNI Udsende invitationer/dagsorden til klubformænd og sekretærer til formands- og sekretærmøde, som skal afholdes inden den 20. juni. Du bestemmer tid, sted, menu og pris. Obs. om der er specielle traditioner i distriktet, f.eks. 2. onsdag i juni. Formands- og sekretærmøde dagsorden: - Præsentationsrunde - Gennemgår formandens opgaver. Se vejledende sider i den røde bog. - Gennemgår sekretærens opgaver. Se vejledende sider i den røde bog. - Gennemgang af Rød Bog. Opfordre medlemmerne til at bruge den ved spørgsmål. - Intercitymøde se guidelines under klubformandens og klubsekretærens opgaver. - Distriktsmøde se guidelines under klubformandens og klubsekretærens opgaver - Gebyr pr. klubmedlem til de to ovenstående møder aftales på midtvejsmødet LC-året før. - Aftale deadline for efterårsprogrammerne (programmerne skal sendes ud først i august).
- - Formandsmøde fastsæt dato Gennemgå jubilæumslisterne for klubberne i distriktet Udlevere medlems-jubilæumsnåle 10 15 20 års nåle til hele indeværende LC-år mod kvittering. (Husk som DF at have en kopi af kvittering). Husk at bede klubformanden om at checke op på, om det er de nåle, de får brug for. Modtag nåle retur, hvis der er nåle til medlemmer, som ikke bliver æresmedlem, eller i løbet af året, hvis de melder sig ud. Jubilæumsnåle skal retur til landssekretæren. Udlevere indhold til formands-/sekretærmapper (og send på mail) samt turnusplan over ICM og DM Adresseliste sendes rundt til formændene og ajourføres (skriv på forhånd en liste over de nye formænds adresser e-mails telefonnumre) Nyt fra Hovedbestyrelsen (HB) Opfordre klubberne til at sponsere maden til DF ved klubbesøg Afholdende klub skal sponsere maden til 2 fra HB til Intercitymøde og Distriktsmøde Eventuelt Invitation/dagsorden mailes til ALF til kommentering inden denne udsendes til klubformænd, sekretærer og HB. Referat fra mødet sendes til kommentering hos ALF inden endelig udsendelse til klubformændene, klubsekretærerne og HB. Udsendelse sker via e-mail. Aktivitetsrapport mailes til HB senest 5 dage før HB-mødet. Fortæller kort om DF s aktiviteter siden sidste HB-møde (kan evt. uddybes på HB-mødet). Udgiftsbilag mailes til LK senest 5 dage før HB-mødet. Bilag medbringes på HB-mødet, dog sendes de til LK forud for regnskabsårsafslutning den 31/3. AUGUST - SEPTEMBER Sammenskriv en oversigt over klubbernes programmer i distriktet, for det første halvår. Halvårsprogram og besøgsplan mailes til klubformændene og HB. Halvårsprogrammet linkes til LCD s hjemmeside. Besøg i klubberne begynder. Man tilstræber et besøg i alle klubber i distriktet i hvert LC-år. Der udarbejdes en besøgsplan til klubberne i distriktet, denne sendes ud pr. mail, så de er forberedte på dit besøg. Ring til klubben et par dage i forvejen for at "tjekke", at de ved, at du kommer. Læg flest møder i begyndelsen, så er der lidt "luft" i foråret, hvis nogle møder bliver aflyst. Medbring en lille værtindegave til klubben, f.eks. chokolade eller vin. Denne udgift refunderes ikke. Man kan evt. skrive "tak for sidst kort" efter klubbesøgene. Udsende invitation/dagsorden til formandsmødet, som skal afholdes inden den 30. september. Mailes til ALF til kommentering inden denne udsendes til klubformænd, -sekretærer og HB. 2
Afholde formandsmøde dagsorden: - Præsentationsrunde - Intercitymøde - Distriktsmøde - LCI (fortæller nyt fra LCI nyt Board, ISP, login til hjemmesiden og næste års LCI sted dato m.m.) Info kommer straks efter hjemkomsten fra ALF. - Deadlines for ansøgning til LCD-rejsefond og LCI-rejsefond - Deadline for lovændringsforslag - Deadline for 2. halvårsprogram - Husk, at minde klubberne om, at planlægge et klubmøde 2-3 uger før landsmødet, så de kan nå at gennemgå det udsendte materiale til landsmødet. Herunder lovændringsforslag og LCD s regnskab budget. - Landsmøde: Give en orientering om, hvordan klubformænd fra distriktet sidder til Landsmødet, og at klubformændene skal melde deres ankomst til dig på dagen samt at øvrige klubmedlemmer sørger for drikkevarer til klubformanden, så hun ikke er nødt til at gå - Nyt fra HB - Høre nyt eller gode ideer fra klubberne - Spørge til emner om ny distriktsformand hvis du skal afløses - Aftale dato til midtvejsmødet (januar/februar) - Eventuelt Referat fra mødet sendes ligeledes til kommentering hos ALF inden endelig udsendelse til klubformændene, klubsekretærerne og HB. Udsendelse sker via e-mail. OKTOBER Intercitymøde Distriktsformanden holder en lille tale, du bestemmer selv indholdet (check med LF VLF, om hvad de vil sige, sådan man ikke gentager de samme ting, såsom deadline for lovændringsforslag mm.) Evt. præsentation af nye kandidater til HB. OBS Medbring 3 flasker LC-vin til den arrangerende klub fra LCD. Send evt. en lille hilsen som tak for sidst til den arrangerende klub efter mødet. NOVEMBER Aktivitetsrapport og udgiftsbilag mailes senest 5 dage før HB-mødet til henholdsvis HB og LK. Hovedbestyrelsesmøde. 3
Send julehilsner til klubberne. (Check efterårsprogrammerne, hvornår de har julemøde, sådan at de får kortet inden). DECEMBER Evt. klubbesøg. Deadline for forårsprogrammerne. Sammenskrivning af programmerne. Forårsprogrammerne mailes til klubformændene samt HB inden nytår (således at de har det til første LC-møde i det nye år). Halvårsprogrammet linkes til LCD s hjemmeside Besøgsplan udarbejdes og mailes til klubformændene i distriktet. Lageroptælling af vin og andre effekter til LK og EA pr. 31. december. JANUAR Udsende invitation/dagsorden til midtvejsmødet, som skal afholdes inden den 15. februar. Mailes til ALF til kommentering inden denne udsendes til klubformænd, -sekretærer og HB. Afholde midtvejsmøde dagsorden: Præsentationsrunde Distriktsmøde Meddele hvilke klubber, som skal have Intercity- og Distriktsmøde næste klubår. Ny distriktsformand skal findes inden 15. februar Evt. gennemgang af besøgsplan Nyt fra HB Bestemme grundgebyr til næste års intercitymøde og distriktsmøde. Eventuelt Referat fra mødet sendes til kommentering hos ALF inden endelig udsendelse til klubformændene, klubsekretærerne og HB. Udsendelse sker via e-mail. Aktivitetsrapport og udgiftsbilag mailes 5 dage før HB-mødet. Hovedbestyrelsesmøde. 4
FEBRUAR Klubbesøg bl.a. hos den klub, som skal arrangere distriktsmødet, så I sammen kan gennemgå mødet. Distriktsmødet er dit møde, den arrangerende klub skal klare det praktiske, men dette møde er distriktsformandens ansvar. Distriktsformandens dagsorden til distriktsmødet: 1. Distriktsformandens årsberetning 2. Gennemgang af Lovændringsforslag 3. Landsmødelegater 4. Eventuelt valg af ny Distriktsformand 5. Eventuelt Opfordre klubberne til at medbringe lovændringsforslagene, samt den røde bog. Dagsordenen skal udsendes/mailes senest 3 uger før distriktsmødet til klubformændene og HB. Årsberetning (denne kan evt. udsendes til klubberne på forhånd). MARTS Distriktsmøde Årsberetning - evt. i forkortet udgave, såfremt beretningen har været udsendt forinden. En dagsorden kan f.eks. se sådan ud: 1. 2. 3. 4. 5. Velkomst ved, LC- (arrangerende klub) Evt. dagens digt/sang, LC-(arrangerende klub) Spisning, buffet og kaffe 3. min v/, LC-(arrangerende klub) Indlæg ved distriktsformand Årsberetning Lovændringsforslag Landsmødelegat, hvis der er noget overskud Evt. ny distriktsformand Evt. 6. Indlæg ved landsformand og/eller vicelandsformand 7. Evt. underholdning. (Det er vigtigt, at der er tid til at snakke/netværke) 8. Afslutning v/., LC-(arrangerende klub) Husk: Lovændringsforslag distriktsformanden gennemgår lovændrings-forslagene (husk at få klubben til at sørge for AV-udstyr og mikrofon, som er afprøvet inden mødets begyndelse). 5
Trækning af landsmøde-legater Ordinært møde først underholdning sidst. Aftal med arrangerende klubs sekretær, at hun skriver referat. OBS at medbringe 3 flasker LC-vin til den arrangerende klub fra LCD. APRIL Forud for landsmødet skal der afholdes møde med den nye distriktsformand, hvor overdragelse af alle opgaver skal finde sted. Følgende punkter bør gennemgås: 1. 2. 3. 4. Diverse materiale udleveres evt. på USB-stik Husk så vidt muligt dagligt check af mails Læs den røde bog flere gange Få lavet brevhoved, så det fremgår af mails: dit navn, mailadresse og evt. billede og LCD-logo evt. landsformandens motto 5. At det er distriktsformandens ansvar at læse distriktets referater igennem og gennemse om 3 minutter og brevgennemgang er med ellers må DF lave action på dette. 6. Husk at sende indbydelse/dagsorden ud til formandsmøde m.fl. 3 uger før og husk at der kan være tradition for dato. Få præciseret hvordan betalingen skal foregå. 7. Hvilke traditioner er der i distriktet uskrevne som skrevne Specielt for distrikterne: D1: D2: D3: D4: D5: D6: D7: D8: D9: Betaling af gebyr til intercity- og distriktsmøder Rønne og Nuuk Formands- og sekretærmøde, 2 mandag i juni Formands- og sekretærmøde, ofte 2. torsdag i juni 8. Evt. kopi af mødeindkaldelse og referater fra året før til inspiration 9. Brug hjemmesiden - brugermanualer ligger på hjemmesiden 10. Hvad er en aktivitetsrapport og hvordan ser den ud. Rapporten skal sendes til hele HB en uge inden HB-møderne. Kan være en hjælp til årsrapporten. 11. Gennemgang af udgiftsbilag. 12. Sæt navn på de klubber, som den nye DFér skal være opmærksom på (få medlemmer eller problemer i klubben) 6
13. Sikre dig at du får taletid på både intercity- og distriktsmødet. Klubberne skal se hvem, der er deres distriktsformand. 14. Hvis du har mulighed for det, er det en god idé at gå til intercity- og distriktsmøder i de andre distrikter - indhente gode ideer! 15. Vær fra starten opmærksom på, at distriktsmødet er DF s møde, så det er DF, der er den styrende og klubben, som laver det praktiske. Tag kontakt til den arrangerende klub, for at sikre, at dagsordenen bliver som DF ønsker det. 16. Husk at vælge mails til videreforsendelse med omhu, da alle i HB får rigtig mange mails. Så alt unødvendigt skal sorteres fra. Kun mails af faglig karakter. 17. Det kan anbefales at lave en årsplan, så LC og familieliv kan gå op i en højere enhed. 18. En lille lommebog kan anbefales, så du kan notere alt, hvad der skal huskes 19. Forbered indlæg til intercity- og distriktsmøderne i samarbejde med LF og VLF, så I ikke siger det samme. Vær aldrig bange for at spørge eller for at komme med gode ideer, forslag til ændringer! MAJ Aktivitetsrapport og udgiftsbilag mailes til henholdsvis HB og LK senest 5 dage før mødet til HB. Hovedbestyrelsesmøde og landsmøde. HB ankommer onsdag aften. LCD Generalforsamling 2 uger før landsmødet udsendes en orientering til alle klubformænd om, hvorledes disse skal placeres til landsmødet samt at deres ankomst til generalforsamlingen skal meldes til dig. Sikre sig at klubformanden/klubsekretæren straks efter generalforsamling i klubben og senest forud for landsmødet sender mail til afgående distriktsformand med information om ny klubbestyrelse (+ husker dem på også at registrere dette elektronisk på hjemmesiden). Derved har ny distriktsformand mulighed for straks efter landsmødet at udarbejde adresseliste for distriktet. 7