Referat af Formands-sekretærmøde LC Distrikt 3 på Hostrups Hotel, mandag den 15. juni 2015

Transkript

1 Jeg bød velkommen til de fremmødte ladies - vi var i alt 20 ladies. Super start på året tak for jeres engagement Dagsorden Formålet med aftenen er: at give klubformænd og sekretærer lejlighed til at lære hinanden og mig at kende med henblik på et godt samarbejde i årets løb. at orientere om det praktiske LC arbejde. Hvad kan I bruge Distriktsformanden til: Jeg er bindeled mellem hovedbestyrelse og jeres klubber. Hovedbestyrelsen har brug for feedback, så kom endelig med idéer og input til vores arbejde, ligesom ris og ros er velkommen. Jeg skal forsøge at få mig en fornemmelse af, hvordan I har det i klubberne. Det gør jeg igennem vores møder her, men også ved at komme på besøg i klubberne og ved at læse jeres breve. Det betyder også, at skulle der opstå problemer internt i klubben, vil jeg gerne bruges og jo tidligere jeg eller HB kommer på banen, jo større chance er der for, at vi kan yde støtte. Jeg vil selvfølgelig også rigtig gerne høre om succeshistorier. Rummelighed Bestyrelsesarbejde er vigtigt, så husk nu at hjælpe hinanden og arbejde sammen, så bliver det meget sjovere. Præsentationsrunde I alt i distrikt 3 er vi pt: 150 medlemmer. Ved præsentationen præsenterede vi os selv, hvor mange år vi havde været med i LC og hvad LC betyder for os. Husk - kender du nogen i en anden by, som kunne være et emne, så giv besked til formanden i den klub det er aktuelt for. Nye medlemmer sendes til DF [email protected], som sørger for det videre forløb. Husk at den der finder et medlem får en nål, som tak for at udvide klubberne. En ide kan være, at man fylder sin egen plads ud med et nyt medlem, når man overgår til Tangenterne. Spisning Klarede vi allerførst. Vi fik dejlig kylling med salat og efterfølgende kaffe og småkager 1

2 Formandens opgaver Kodeordet er det store overblik dels set i forhold til bestyrelsens arbejde, men også i forhold til klubmøderne. Hav altid en komplet liste over alle medlemmer. Hav altid styr på fødselsdage/mærkedage. Se i det hele taget på hjemmesiden eller på mobilsitet under Rød bog, så snart du er i tvivl om love/retningslinier - næste skridt - hvis du stadig er i tvivl - kontakt distriktsformanden. Indkalde til bestyrelsesmøder - husk protokollen/referat af bestyrelsesmøder, som godkendes af hele bestyrelsen. Følg op på, at hvert bestyrelsesmedlem er klar over sine opgaver. Bed altid kassereren om at have kontoudtog med til hvert bestyrelsesmøde - så du ved, hvor I "står". Halvårsprogrammer udarbejdes - husk deadlines, som du får af distriktsformanden. Turnusplan for intercity-/distriktsmøde kan findes på hjemmesiden under Distrikt 3. Er der kutyme for fællesmøde med RT, en evt. Tangentklub, x er klub, en anden LC-klub, så husk at aftale dato med de respektive formænd i god tid. Husk at gennemgå interne retningslinier hvert år evt. på generalforsamlingen. Interne retningslinjer kan indeholde gaveregulativer, kontingent, regler for orlov og æresmedlemmer i klubben, gæster/optagelse af nye piger og kutyme for gave/hilsen til chartring af ny klub m.m. LCD opfordrer klubberne til at lægge de interne klubregler på hjemmesiden under deres egen klub. Husk jubilæer i andre klubber i distriktet - send et lykønskningskort. Husk tidsfrister for indkaldelse til generalforsamling. Det er en god ide at lave dit eget lille referat af hvert klubmøde på din pc - så er din formandsberetning til generalforsamlingen færdig som ingenting, og du har alle de sjove hændelser/begivenheder med. Hold dig opdateret via LCD's hjemmeside Få nyt navn på formandskæden (hvis sådan en haves) inden denne overdrages - så er den klar til opstart efter sommerferien Husk at ændre navn/adresse i kontoførende bank, så foreningskontoen ændres til ny kasserer - husk også fuldmagter. Husk opfølgning på de uddelegerede arbejdsopgaver. 2

3 Sekretærens opgaver Sekretærens arbejde er at besvare alle henvendelser fra landsledelsen. Efter hvert møde at uploade referatet på hjemmesiden senest 20 dage efter afholdt møde. Det er vigtigt at referatet indeholder alle turnusbelagte hverv HUSK at få dem fra de ansvarlige. Dagens digt/sang må ifølge dansk lov om ophavsret ikke gengives i medlemsbreve, med mindre forfatteren til digtet/sangen har været død i mere end 70 år. At være ansvarlig for klubinformationer, overflytninger, indmeldelser og udmeldelser, og skriftligt meddele om disse løbende til landssekretæren ved hjælp af LC s hjemmeside: LS sender kun en mail til F og S, hvis dette ikke er i forbindelse med LCD s årsskifte altså hvis det er aktuelt i løbet af året. Udmeldelser og flytninger vil blive godkendt af landssekretæren umiddelbart efter anmodning er modtaget, så undlad at anmode herom før tid. Hvis der ønskes at undgå betaling af landskontingent for det kommende LC-år, så er sidste frist for udmeldelser senest 31. maj. Hvert år straks efter klubbens generalforsamling og inden landsmødet registreres den nye bestyrelse på hjemmesiden under klubbestyrelse. Samtidig kan man indstille evt. æresmedlemmer. Denne information vil automatisk blive tilgængelig for landssekretæren. Send en mail med informationer om den nye bestyrelse til afgående distriktsformand. Mind alle klubbens medlemmer om at opdatere deres profil senest inden d. 31. maj, gerne før. Det henstilles, for at undgå misforståelser, at der i forbindelse med overdragelse af opgaver til ny klubsekretær foretages en fysisk gennemgang af alle funktioner i toolbox på: Brugervejledninger kan downloades via toolbox på hjemmesiden og man kan se video der også ligger i toolbox. Da bestyrelsesposterne og dermed også sekretærrettigheder (S og F har disse) skifter d. 1. juni, så anbefales det afgående S og ny S, at samarbejde om det sidste referat mv. i juni måned. Charterpakken består af: Charterkort, underskrevet af Landsformanden LC-Nål Nøglesnor + 1 pin (til den der har forslået nyt medlem) Følgebrev med oplysninger om pris på pakken samt bankkonto Husk! At give følgebrevet videre til klubkassereren, hvis ikke dette er sket automatisk, så charterpakken bliver betalt! Der betales fuldt landskontingent for optagelse af medlem i perioden xx xx og halvt kontingent i perioden xx xx. Kontingent står i Rød bog. Dertil lægges kr. 100,00 til Landsmødeafholdelse. Frist 1. september

4 Gennemgang af hjemmesiden Vi gennemgik alle de spørgsmål der var omkring hjemmesiden for sekretærene og de udfordringer de har/måtte få Mange spørgsmål blev besvaret og sikkert også nogle blev afmystificeret. Se video under toolbox det vil løse mange spørgsmål. Også valg af browser kan minimere problemer. Anvend aldrig Internet Explore, men brug i stedet for Firefox eller Chrome. Mobil website lyder til at fungere. Vigtig at I får lagt ikonet på jeres smartphone, så I nemt kan tilgå den og anvende den - Det er endvidere vigtigt, at når man som medlem retter sin mailadresse på hjemmesiden under Ret profil så skal man trykke på linket lige under mailfeltet, da den kun bliver rettet, hvis LS får besked, da hun skal rette på brugerkontoen, som er den mail der bliver brugt. I bedes informere jeres medlemmer om at tjekke, at de også har gjort det, så det ikke er det der er grunden til, at et medlem f.eks. ikke modtager mødeindkaldelser og referater. Rød bog i pdf form vil hurtigst muligt efter 1. augsut bliver lagt på hjemmesiden og ersatte den nuværende pdf der pt. er tilgængelig. Ladies Circle Magazine Alle distriktsformænd har fået en lille klumme i et LCM, så der kommer en lille historie fra enten distriktet eller distriktsformanden i hvert LCM. Hver distriktsformand skal i løbet af året skrive en klumme. Igen er formålet at få hovedbestyrelsen tættere på de enkelte medlemmer. Deadlines meldes ud til næste magazin, men vi vil stile efter af det bliver den 10. måneden før. Håber I vil melde tilbage til mig, hvis I har den gode historie fra jeres klub al info fra jer medlemmer er vigitg! Deadline for ansøgning til rejsefonde er 15. december 2015 Her gælder både for LC Danmarks rejsefond og LC International s rejsefond. Ansøgningerne findes på hjemmesiden. LCD søges klubvis. LCI søges individuelt og udfyldes i Euro. Deadline for lovændringsforslag til Rød bog er 15. december 2015 Alle ansøgninger og lovændringsforslag sendes til landsformanden. Husk både tekstforslag til ny lov samt begrundelse. Deadline for halvårsprogram i klubberne Deadline for halvårsprogrammer 1. juli 2015 og 1. december Programmerne sendes til DF og I får en oversigt som jeg indsætter på hjemmesiden under Distrikt 3 Distriktets halvårsplan modtager I inden halvåret starter i august og januar. 4

5 Med hensyn til forplejning ønskes det, at klubberne betaler for distriktsformandens besøg. Kan det ikke lade sig gøre, at klubben betaler, så lad mig det vide så finder vi også ud af det Brug halvårsplanen til kommandoraid. Det var en stor succes sidste år fortsæt det gode initiativ. Er der møder, hvor I ikke ønsker at få besøg, skriv lukket møde eller ingen gæster. Skriv temaer for aktiviteterne og ikke bare virksomhedsbesøg - netop for at inspirere andre klubber/medlemmer til at komme på besøg. Formandsmøde august i Svendborg 2015 LF Christina Schulz-Møller inviterer til Formandsmøde for alle formænd og de 9 Distriktsformænd og resten af HB. Dato er den august 2015 i Svendborg startende klokken 10 lørdag. Der vil blive en egenbetaling på 200 kr. Se udsendte indbydelse eller på hjemmesiden under Distrikt 3. Det lyder til at der vil blive lavet en Facebook gruppe til formænd i D3 og her kan arrangeres fælleskørsel. Intercitymøde LC 74 Tønder 21. oktober 2015 Beløb 75 kr. pr. medlem (alle) + deltagergebyr pr. deltagende. Husk at sætte penge af til et HB medlem samt DF 2 personer. Max. 1 times underholdning. 2 LC piger til at betjene Shoppen Jeg vil meget gerne se indbydelsen inden den sendes ud til alle 5

6 Distriktsmøde LC 69 Brørup - 9. marts 2016 Beløb 75 kr. pr. medlem (alle) + deltagergebyr pr deltagende. Husk at sætte penge af til et HB medlem samt DF 2 personer. Max 1 times underholdning 2 LC piger til at betjene Shoppen Gode ideer: Rose til dem, der forlader Klubberne for aldersgrænsen Evt. chokolade til klubber med 100 %. Jeg vil meget gerne se indbydelsen inden I sender den ud til alle. Landsmøder 2016 og 2017 Landsmøde april 2016 i Fredericia Landsmøde 2017 afholdes i Skive Jubilæer Stort tillykke Klubjubilæer i D3 2015/2016 LC 98 Toftlund den 16/ Medlemsjubilæer i D : Nåle er blevet udleveret til formændene. Disse skal gives til det medlem der har jubilæum så tæt på den dato som muligt. Kan evt. suppleres med en blomst, kuffert med LC ting eller en lille gave fra hvert medlem det er bare ideer Hvis der skal bestilles yderligere nåle eller andre effekter, gøres det hos effektansvarlig som er Line Hyldahl Rishøj mail [email protected] Alle nåle og LC effekter kan ses på hjemmesiden. Husk endvider at bestil Distrikt 3 nåle til nye medlemmere jo flere vi får solgt jo mere til NSP fra Distrikt 3 6

7 Ladies Circle International LCI på Island august 2015 MTM i Belgien januar 2016 ISP Internationalt serviceprojekt, som Belgien står for Children of the dump : Lave skole og hjem for børn i Cambodja, hvor børnene lever på lodsepladser. Se mere på LCI s hjemmeside: Der skal i år stemmes om et nyt ISP. Nyt fra HB / Landsformand Christina Schulz-Møller Mærk efter hvad LC er de 6 hjerters betydning: Alle formænd fik udleveret en lille pose med et rødt ark og nogle hjerter i som inspiration til et af de store fokuspunkter vi har i det nye år. Der var mange gode ideer til hvordan vi kan arbejde med de 6 hjerter ude i klubberne. Vi taler meget mere om det til formandsmødet i august. Charity Day den 6. februar 2016: STØT LC 76 Vojens de laver After ski party igen i år. Branding. Venskaber og Velgørenhed. Ved at ALLE klubber afholder Charity Dinner den samme dag kan vi BRANDE LC udadtil med masser af presseomtale. Derfor er det meget vigtigt, at vi alle afholder Charity Day, som et fælles, landsdækkende projekt. Charity. INTET beløb er for lille. Om det så er 200 kr. ja så er det jo det samlede resultat der tæller, og det er lige præcis det, LC kan. Åbne dørene til LC. Lad os åbne dørene og vise andre vores fantastiske netværk. Hvad vi kan og hvad vi gør sammen. Det kan være søstre, veninder, kollegaer, naboer, m.fl. Side-by-Side med RT. RT er vores partnere. Inveter dem hvis I har lyst og se om de kan komme IDEER kan fx være en gåtur sammen i skoven, picnic, brunch, drinks og dans til den store glamourfest med over 200 deltagere, men husk alt tæller intet er for småt! Bytte-nummerklub Frankrig, Sverige, Norge, Finland og Island er nu også interesseret Find din klub på D3 siden. 7

8 Eventuelt Midtvejsmøde bliver mandag den 18. januar 2016 i Tønder indbydelse/dagsorden ligges ud på D3 siden i december. Generelt bedes alle holde sig opdateret på vores fælles Distrikt 3 side, da det nemmeste er, hvis jeg holder denne opdateret. Så har I alle oplysninger og informationer om møder, indbydelser og deadlines lige ved hånden. Så er der noget du manlger info om se på denne side først Jeg glæder mig meget til at samarbejde med jer I år. Jeg er klar til at hjælpe jer med stort og småt, mail, ring eller sms. I er altid velkommen. Hjertelig hilsen Sanne Kristensen Distriktsformand D3 2014/2016 [email protected] Mobil: