NORDDJURS KOMMUNE Principper for økonomistyring Version 1.3 Redaktionelt ajourført juni 2014
Indholdsfortegnelse 1. GENERELT... 1 1.1. Lovgrundlag... 1 1.2. Formål... 1 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau... 1 1.4. Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper... 2 1.5. Uddybende beskrivelser... 2 1.6. Gyldighedsområde... 2 2. AJOURFØRING... 2 2.1. Selve regelsættet... 2 2.2. Bilag til regelsættet... 2 3. ØKONOMISK STYRING... 3 3.1. Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau... 3 3.2. Tillægsbevillinger... 3 3.3. Styringsværktøjer generelt... 3 3.4. Aftalestyring... 3 3.5. Ledelsens indsigt i enhedernes løbende drift og økonomi... 4 4. BUDGETPROCESSEN... 4 4.1. Generelle principper... 4 4.2. Det enkelte års budgetprocedure... 4 4.3. Budgetbemærkninger... 4 5. BUDGETOPFØLGNING... 4 5.1. Generelt... 4 5.2. Økonomi- og indkøbsafdelingens støttefunktion... 5 5.3. Samlet budgetkontrol... 5 5.4. Budgetstyring... 5 5.5. Anvisning... 5 6. REGNSKABSAFLÆGGELSE... 6 6.1. Generelt... 6 6.2. Kommunens halvårsregnskab... 6 6.3. Kommunens årsregnskab... 6 6.4. Anlægsregnskaber... 6 7. BOGFØRINGSPROCESSEN... 7 7.1. Generelt... 7 7.2. Arbejdsprocessen... 7 7.3. Attestation af regnskabsbilag... 7 7.4. Arkivering og genfinding... 7 7.5. Interne kontroller og ledelsestilsyn... 8
8. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING... 8 8.1. Generelt... 8 8.2. Betalingsformidling... 8 8.3. NemKonto registeret... 9 8.4. Kontante betalinger... 9 8.5. Forskudskasser/personlige lønforskud m.v.... 9 8.6. Anvendelse af betalingskort... 10 8.7. Mellemregningskonti m.v.... 10 8.8. Debitorpleje... Fejl! Bogmærke er ikke defineret.10 9. ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER... 10 9.1. Generelt... 10 9.2. Kvalitetssikring og kvalitetskontrol... 10 9.3. Særlige sikkerhedsforhold... 11 9.4. Kontroller mod svig... 11 10. AKTIVER... 11 10.1. Registrering af anlægsaktiver... 11 10.2. Værdifulde dokumenter... 11 10.3. IT-aktiver... 11 10.4. Sikring af værdier tilhørende andre... 12 10.5. Køb af varer og tjenesteydelser... 12 10.6. Forsikringsforhold... 12 10.7. Godkendelse... 12
1. GENERELT 1.1. Lovgrundlag Principper for økonomistyring er Norddjurs kommunes overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi. Regelsættet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7 om, at Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. men det er også en del af grundlaget for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt. 1.2. Formål Formålet med regelsættet er at sikre: tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko 1.3. Rollefordelingen mellem det politiske og det administrative niveau Jf. styrelsesloven er det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring henført til det politiske niveau: Økonomiudvalget Ifølge styrelseslovens 18 skal økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Udvalgene Ifølge styrelseslovens 21 skal udvalgene bestyre de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udval- - 1 -
gets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til kommunalbestyrelsen om tillægsbevilling. Borgmesteren Ifølge styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. I praksis er det administrative niveau i kommunen via dette regelsæt pålagt det umiddelbare ansvar for en del opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. 1.4. Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle m.h.t. økonomistyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der er i relevant omfang en henvisning eller et link til den fulde beskrivelse heraf, så det er muligt at se mere detaljerede beskrivelser på de enkelte områder. I praksis fungerer regelsættet derfor også som en portal til mere uddybende beskrivelser, bilag, beslutninger i kommunalbestyrelsen m.m. 1.5. Uddybende beskrivelser Regelsættet suppleres af uddybende beskrivelser, som i mere detaljeret grad redegør for, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Også disse bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet. 1.6. Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i dette regelsæt også gældende for disse. 2. AJOURFØRING 2.1. Selve regelsættet Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring. Det fælles økonomiområde har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Redaktionelle ændringer kan uden videre foretages af økonomi- og indkøbschefen eller løn- og bogholderichefen. Såfremt der er tale om ændringer, som kræver en politisk beslutning, er det fælles økonomiområde ansvarlig for, at ændringerne gennem økonomiudvalget forelægges kommunalbestyrelsen til godkendelse. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet, før ændringerne sættes i kraft. 2.2. Bilag til regelsættet Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af økonomi- og indkøbschefen eller løn- og bogholderichefen. - 2 -
3. ØKONOMISK STYRING 3.1. Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau Bevillingsmyndigheden er hos kommunalbestyrelsen. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, om fornødent iværksættes uden Kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. Under iagttagelse af de regler, der er fastsat af indenrigs- og sundhedsministeren, tager kommunalbestyrelsen ved budgetvedtagelsen stilling til bevillingsniveauet, der fremgår entydigt af kommunens årsbudget. 3.2. Tillægsbevillinger I tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder angiver udvalget kompenserede besparelser eller merindtægter på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige, politiske behandling af overførsler mellem årene. 3.3. Styringsværktøjer generelt Det er Kommunalbestyrelsens ansvar at udvikle kommunens serviceniveau og at styre kommunens ressourceanvendelse ud fra en helhedsbetragtning. Det indebærer eksempelvis at udarbejde mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. I praksis varetages denne rolle i et samarbejde mellem kommunens politiske og administrative ledelse. I takt med den øgede kompleksitet og de stigende forventninger fra borgerne til individuelle løsninger, vokser behov for, at den enkelte enhed har råderum og kompetence til at udøve fleksibel og individuel tilpasset service til borgere og brugere. 3.4. Aftalestyring Aftalestyring er Norddjurs Kommunes vigtigste styringsredskab i forhold til at guide aftaleenhederne igennem de krav, der er fastsat politisk og administrativt. Alle kommunens budgetområder er dækket af aftalestyring. Kommunalbestyrelsen fastlægger mål og rammer for den kommunale opgaveløsning. Direktion og enheder aftaler i fællesskab, hvordan resultaterne dokumenteres, men ansvaret for at levere de aftalte resultater er hos de enkelte enheder. Direktionen udarbejder vejledende beskrivelser til indholdet af aftalerne, men indholdet af den konkrete aftale aftales direkte mellem den pågældende direktør/udvalgsformand og den enkelte enhed. Ved betydelig ubalance i økonomien kan aftaleholderen blive sat under administration. De p.t. gældende aftaler kan ses her. - 3 -
3.5. Ledelsens indsigt i enhedernes løbende drift og økonomi Uanset de indgåede konkrete aftaler med enhederne om årets mål og midler, har direktionen ansvaret for at følge med i kommunens generelle økonomiske udvikling samt i udviklingen indenfor udvalgte emner og på de enkelte direktørområder m.v. Form og indhold af rapporteringen fra enhederne til direktionen og økonomi- og indkøbsafdelingen fremgår af den enkelte aftale. 4. BUDGETPROCESSEN 4.1. Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 4.2. Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomi- og indkøbschefen har ansvaret for, at der senest 1. februar udarbejdes en plan for det kommende års budgetprocedure. Planen skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Økonomi- og indkøbschefen udarbejder i denne sammenhæng retningslinjer for udarbejdelse af budgettet. Økonomi- og indkøbschefen påser, at udvalg og enheder overholder planen, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. I selve årsbudgettet er der taget stilling til det konkrete bevillingsniveau etc. 4.3. Budgetbemærkninger Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Udvalgene skal udarbejde forslag til disse bemærkninger og fremsende disse sammen med bidraget til årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag for deres område. 5. BUDGETOPFØLGNING 5.1. Generelt Det budget, som er godkendt af kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Budgettet er det væsentligste element i kommunens samlede økonomiske styring, og de givne bevillinger skal overholdes. Hvis en aftaleholder kan forudse afvigelser, der ikke umiddelbart kan dækkes af mer- eller mindreudgifter på andre delområder inden for enheden, er vedkommende forpligtiget til snarest at forelægge en sag for fagudvalget med angivelse af forslag til imødegåelse heraf. - 4 -
Der kan ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige, politiske behandling af overførsler mellem årene. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Dette aftales i forbindelse med indgåelse af aftaler med de enkelte enheder. 5.2. Økonomi- og indkøbsafdelingens støttefunktion Det økonomiske ansvar og ansvaret for tilrettelæggelsen af økonomistyringen er som hovedprincip henført til de enkelte budgetansvarlige. De budgetansvarlige kan i denne sammenhæng gøre brug af en støtte-/konsulentfunktion fra økonomi- og indkøbsafdelingen. 5.3. Samlet budgetkontrol Der gennemføres mindst 2 større budgetopfølgninger årligt, hvor der på samtlige områder estimeres et forventet regnskab med behandling i fagudvalgene, økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Direktionen kan fastsætte krav om flere samlede budgetopfølgninger eller om budgetopfølgninger på specifikke områder. De enkelte aftaleenheder er forpligtede til lokalt at følge udviklingen inden for eget område. Økonomi- og indkøbsafdelingen har ansvaret for at koordinere de to årlige budgetopfølgninger, mens den budgetansvarlige leder skal vurdere forbruget og give et bud på forventet regnskab. Der laves hvert år tids- og procedureplan for budgetopfølgningerne, der gennemføres hhv. forår og efterår. 5.4. Budgetstyring Budgetstyring er en væsentlig forudsætning for styringen af de generelle politikker og målsætninger for hvert af kommunens enheder. Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Direktionen har via aftaler med enhederne udpeget de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. 5.5. Anvisning I Norddjurs Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Aftaleholderen for den enkelte enhed skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel godkendelse af den enkelte transaktion og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. Som dokumentation for det udførte ledelsestilsyn og for at aftaleholderne har taget stilling til anvisningsrollen, udarbejder de budgetansvarlige en kort beskrivelse af hvorledes de gennemfører ledelsestilsynet. - 5 -
6. REGNSKABSAFLÆGGELSE 6.1. Generelt Kommunen skal ifølge den kommunale styrelseslov aflægge et halvårsregnskab pr. 30. juni og et årsregnskab pr. 31. december. Indenrigs og Sundhedsministeriet fastsætter kravene til årsregnskabet og halvårsregnskabet. 6.2. Kommunens halvårsregnskab Halvårsregnskabet omfatter et halvårsregnskab opgjort pr. 30. juni, samt et forventet årsregnskab, og skal indeholde følgende oversigter. Regnskabsopgørelse Regnskabsoversigt Halvårsregnskabet skal posteringsmæssigt være afsluttet den 14. juli, og aflæggelsen skal ske, så halvårsregnskabet kan godkendes af kommunalbestyrelsen senest på kommunalbestyrelsens første møde i september og inden 1. behandlingen af budgettet for det kommende år. Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for, at der inden den 30. juni udarbejdes en tidsplan for aflæggelsen af halvårsregnskabet. Supplementsperioden fremgår af tidsplanen. 6.3. Kommunens årsregnskab Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Herudover har kommunen valgt at udarbejde en årsberetning, som supplerer disse krav. Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for, at der inden udgangen af december måned udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af maj måned det efterfølgende år. Supplementsperioden fremgår af tids- aktivitetsplanen for regnskabsaflæggelsen. Norddjurs Kommune aflægger regnskabet i form af et årsregnskab bestående af Årsberetning Udgiftsregnskab Omkostningsregnskab En række obligatoriske og frivillige oversigter og redegørelser 6.4. Anlægsregnskaber Der aflægges kun særskilte anlægsregnskaber, såfremt der fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet er fastsat krav herom der i øvrigt er fastsat krav herom i forbindelse med anlægsbevillingen Anlægsregnskaberne aflægges som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Økonomi- og indkøbschefen kan fastsætte generelle krav til form og indhold ved aflæggelse af anlægsregnskaber. - 6 -
7. BOGFØRINGSPROCESSEN 7.1. Generelt Kommunen skal følge god bogføringsskik. Bogføringssystemet og anvendelsen heraf skal sikre transaktionssporet (dvs. sammenhængen mellem de enkelte transaktioner og årsregnskabet) og kontrolsporet (dvs. dokumentationen for den enkelte post). Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for, at økonomistyringssystem og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser. 7.2. Arbejdsprocessen Et generelt princip er, at kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m. Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted ved kilden, dvs. i den driftsvirksomhed, som har truffet dispositionen, der medfører bogføringen. Såfremt det skønnes hensigtsmæssigt, kan bogføringsopgaven dog samles et sted for flere driftsvirksomheder. Aftaleholderne godkender den/de personer, der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag, idet IT-afdelingen med bistand fra Økonomi- og indkøbsafdelingen forestår selve oprettelsen i de relevante systemer. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller etc. Det fælles økonomiområde er behjælpelig med, at denne instruktion finder sted. 7.3. Godkendelse af regnskabsbilag Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede og godkendte regnskabsbilag. Som hovedregel vil leverandørfakturaer kun findes i elektronisk form, idet de enten modtages elektronisk direkte fra leverandørerne eller modtages i indscannet form fra et LÆS IND bureau. Med kontrol og godkendelse menes i denne forbindelse, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris er kontrolleret konteringen er korrekt eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdt Det primære bogføringsgrundlag er elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for godkendelse og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow. 7.4. Arkivering og genfinding Hovedparten af regnskabsmaterialet modtages og opbevares i elektronisk form. Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for, at elektroniske arkivløsninger lever op til kommunens arkivbestemmelser. - 7 -
Såfremt regnskabsbilag er indscannet, kan originalmaterialet principielt makuleres. Dette gælder også eventuelle underbilag til regnskabsbilagene. Aftaleholderne har ansvaret for, at papirbaserede regnskabsbilag (og underbilag) opbevares på en forsvarlig og systematisk måde, og kassation sker i overensstemmelse med bestemmelserne i Budget- og regnskabssystem for kommuner, dvs. normalt først efter 3 år. Hvis der på enkeltområder gælder særlige arkivbestemmelser mht. regnskabsmateriale, er disse naturligvis gældende. 7.5. Interne kontroller og ledelsestilsyn Ud fra et effektiviseringsprincip skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Aftaleholderen for den enkelte aftaleenhed skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af budgetkontrol og ledelsestilsyn. I den forbindelse forudsættes det, at aftaleholderen har et tilstrækkeligt kendskab til områdets basale forretningsgange og løbende har indseende hermed. Uanset beløbsstørrelse må ingen dog foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen forlods er godkendt af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for at udarbejde generelle regler for bogføringen, herunder principielle krav til interne kontroller, idet principperne for kontrol er følgende: kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af aftaleenheden selv udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres kontroller udføres som udgangspunkt som stikprøver Løn- og bogholderiafdelingen bistår ledelsen af enhederne ved at foretage en række kontroller med overholdelse af forretningsgangene omkring bogføring og betaling, herunder også på tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. 8. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 8.1. Generelt Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter (den økonomiske politik for Norddjurs Kommune). Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for at udmønte politikken i praksis. 8.2. Betalingsformidling Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. I det følgende er beskrevet, hvordan kommunen har valgt at udmønte loven i praksis. - 8 -
Et gennemgående princip er, at kommunens betalinger (påligninger og ind- og udbetalinger) skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Dette gælder såvel betalinger til kommunen som fra kommunen. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Bankkonti i kommunens navn må alene oprettes efter aftale med løn- og bogholderiafdelingen. Ved eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter eller til it-systemer til betalingsformidling skal prokuraforholdene fremgå af et særligt bilag, som vedligeholdes af og opbevares i økonomi og lønafdelingen. Løn- og bogholderiafdelingen skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. 8.3. NemKonto registeret Det offentliges betalingsformidling finder sted ved anvendelse af et centralt register, som indeholder bankkontooplysninger for alle landets borgere og virksomheder. Såvel borgerne selv som pengeinstitutterne og kommunerne har adgang til at indberette ændringer til dette register. Løn- og bogholderiafdelingen er ansvarlig for at administrere, hvilke af kommunens medarbejdere, der skal have ret til at indberette ændringer til registeret, og for at tilrettelægge og udføre kvalitetskontroller omkring kommunens indberetninger til NemKonto registeret. Forretningsgange og kontroller skal være beskrevet. 8.4. Kontante betalinger Kommunen har principielt ingen kontantkasse, idet ind- og udbetalinger i videst muligt omfang foretages ved bankoverførsler eller tilsvarende. Dog etableres der efter behov kontantindbetalingskasser for indbetalinger af gebyrer for udstedelse af pas og kørekort m.v. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for at tilrettelægge procedurer, så der i begrænset omfang kan modtages eller udbetales kontante beløb. Såfremt der udbetales kontante beløb, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte udbetalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte samtlige kontante betalinger. Såfremt der indbetales kontante beløb, skal der enten afgives en maskinel kvittering, afgives håndskreven kvittering eller etableres andre betryggende foranstaltninger, der sandsynliggør, at alle indtægter afregnes til kommunen. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for, at der etableres betryggende interne kontroller med afregning af indbetalte beløb. 8.5. Forskudskasser/personlige lønforskud m.v. Oprettelse af forskudskasser/personlige lønforskud sker kun efter særskilt aftale med økonomi- og lønafdelingen. Som hovedregel anvendes udelukkende personlige lønforskud til aftaleenhedernes leder i h.t. forretningsgang. Ved oprettelse af eventuelle forskudskasser/administrationskasser i særlige tilfælde skal forretningsgange og kontroller beskrives, idet kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Løn- og bogholderiafdelingen fastsætter rammerne for det interne kontrolniveau. De enkelte aftaleenheder skal udføre og dokumentere kontrollerne. - 9 -
8.6. Anvendelse af betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Løn- og bogholderichefen er ansvarlig for, at der udarbejdes generelle regler for anvendelse afbetalingskort, idet reglerne skal: sikre mod sammenblanding af kommunens og private midler beskrive principperne for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav minimere risikoen for misbrug 8.7. Mellemregningskonti m.v. Økonomi- og indkøbschefen er ansvarlig for, at samtlige kommunens mellemregningskonti m.v. regelmæssigt afstemmes, idet regler for intervallerne fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. 8.8 Debitorpleje Kommunens fordringer registreres elektronisk og så vidt muligt i ét system. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Løn- og bogholderiafdelingen er ansvarlig for kommunens debitorpleje. 9. ANVENDELSE AF IT-SYSTEMER 9.1. Generelt Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder. For alle IT-systemer udpeges en systemansvarlig, dvs. en medarbejder, som har det overordnede ansvar for systemets anvendelse. Den systemansvarlige har ansvaret for systemernes forretningsmæssige anvendelse, det vil sige at funktionalitet, forretningsgange og anvendelse er sammenhængende og i overensstemmelse med både lovgivning og politisk og administrativ målsætning for fagområdet. De væsentligste forretningsgange - herunder interne kontroller - skal være beskrevet. Den systemansvarlige har ansvaret herfor. IT-afdelingen udarbejder og vedligeholder en oversigt over systemansvarlige på de enkelte områder. 9.2. Kvalitetssikring og kvalitetskontrol Systemansvarlige leder og fordeler arbejdet og har dermed også ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Kvalitetskontrollen skal sikre den valgte kvalitet i systemerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. Alle kontrollerne skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. - 10 -
Systemansvarlige skal have et dokumenteret overblik over datakvaliteten. Dette overblik kan tilvejebringes på forskellig vis, eksempelvis ved at notere registrerede fejl eller ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol. 9.3. Særlige sikkerhedsforhold Såfremt et it-system håndterer ind- og udbetalinger vedrørende personer, som i fejlsituationer er særligt udsat for kritik, skal der omkring disse sager/personer tilrettelægges en mere omfattende kvalitetskontrol. Målgruppen er som minimum ansatte med indberetningsadgang til det pågældende system. Direktionen afgør, om også andre personer skal omfattes af kontrol, eksempelvis kommunalbestyrelsesmedlemmer eller ægtefæller til medarbejdere med indberetningsadgang. Kontrollen kan ikke udføres af den enkelte selv. Den kan udføres periodisk, dog ikke længere end et år bagud. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres. 9.4. Kontroller mod svig Anvendelse af it-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Personer med adgang til at opdatere det centrale register over bankkontonumre (NemKonto registeret) må derfor ikke have adgang til at oprette sager i andre it-systemer, som håndterer udbetalinger. Såfremt en eller flere medarbejdere har - eller i en periode har haft - en sådan adgang, skal der foretages kontrol af indberetningerne. De enkelte aftaleenheder er ansvarlig for, at kontrollerne beskrives og udføres. 10. AKTIVER 10.1. Registrering af anlægsaktiver De nærmere regler for registrering af kommunens aktiver er fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Kommunens principper for registrering af materielle aktiver, immaterielle aktiver og omsætningsaktiver er fastsat i et bilag til dette regelsæt. Hovedreglen er, at der alene sker en registrering af anlægsaktiver, som har en anskaffelsesværdi på over 100.000 kr. 10.2. Værdifulde dokumenter Kommunaldirektøren er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering af værdifulde dokumenter som skøder, pantebreve, garantier m.m. og for at opbevare disse dokumenter betryggende. 10.3. IT-aktiver IT-chefen er ansvarlig for, at der via en IT-sikkerhedspolitik fastsættes regler for beskyttelse af kommunens IT-aktiver, dvs. såvel hardware som software og data. - 11 -
10.4. Sikring af værdier tilhørende andre Såfremt kommunen opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer for opbevaring og registrering heraf. Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte aftaleholder i samarbejde med Løn- og bogholderiafdelingen. 10.5. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter. Økonomi- og indkøbschefen har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Tilsvarende gælder fastsættelse af regler for udbud og for indgåelse af leje- og leasingaftaler. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbsaftaler er et linjeansvar, dvs. tæt forbundet med budgetansvaret. 10.6. Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. Dette sker normalt i form af et udbud af kommunens forsikringer. 10.7. Godkendelse Direktionen, den 20. december 2006. Økonomiudvalget, den 3. januar 2007 og 27. november 2007. Kommunalbestyrelsen, den 9. januar 2007 og 4. december 2007. - 12 -