BILAG 2 PLAN FOR DET CIVILE BEREDSKAB Høringsversion Juli 2015
Indhold 1 Indledning...3 2 Opgaver...3 3 Ledelse og organisation af Region Sjællands krisestab...3 4 Aktivering og drift af krisestaben...4 5 Informationshåndtering...4 6 Koordination og samarbejde...5 7 Krisekommunikation...5 8 Bemanding og materiel/udstyr...5 9 Vejledninger, retningslinjer og procedurer...6 10 Øvrigt...7 2
1 Indledning Formålet med den civile beredskabsplanlægning er at kunne videreføre ledelsen af Region Sjælland i en beredskabssituation. Beredskabsplanen anvendes ved hændelser, hvor der er behov for at etablere en krisestyringsorganisation til at håndtere hændelsen. Planen har således til formål at beskrive forhold vedrørende etablering af en krisestyringsorganisation, der gør det muligt for Region Sjælland hurtigt og effektivt at løse sine opgaver. Krisestyringen skal sikre optimal udnyttelse af ressourcer, så konsekvenser af en indtruffen ekstraordinær hændelse begrænses, og så organisationen hurtigst muligt kan vende tilbage til en normal situation. Den civile beredskabsplan er baseret på Region Sjællands almindelige organisation suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende støttefunktioner. 2 Opgaver Beredskabsplanen er bygget op over fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af krisestaben, håndtering af informationer om krisen, koordinering af handlinger og ressourcer, kommunikation og operativ indsats. Krisestabens arbejde skal kunne understøttes i tilstrækkeligt omfang til, at den kan løse sine opgaver. Varetagelsen af krisestabens opgaver er ikke snævert knyttet til Regionshuset men kan varetages fra andre matrikler, forudsat at IT-infrastrukturen er intakt. 3 Ledelse og organisation af Region Sjællands krisestab Region Sjællands krisestyringsorganisation består af en krisestab samt et antal støttefunktioner. Krisestaben kan inddrage ressourcer fra regionens virksomheder eller udpege enkeltpersoner, der skal inddrages i opgaveløsningen. Krisestaben skal sikre, at Region Sjælland samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave skal staben opstille og opretholde et overblik over situationen, koordinere handlinger og disponere ressourcer samt koordinere Region Sjællands interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Krisestaben udgøres af: Direktionen (tre medlemmer) Chefen for Ledelsessekretariatet Chefen for Pressestaben Direktionen udpeger en stabschef som udgangspunkt chefen for regionens ledelsessekretariat. Hvis krisestaben vurderer, at der er behov for opskalering af krisestaben, kan krisestaben supplere sig med en ledelsesrepræsentant fra en eller flere af sine virksomhedsområder eller tværgående centre, herunder: Holbæk Sygehus, Nykøbing F Sygehus, Næstved, Slagelse og Ringsted Sygehus, Primær Sundhed, Præhospitalt Center, Psykiatrien, Regional Udvikling, Roskilde og Køge Sygehus, Socialområdet, IT, samt 3
Sygehusapoteket. Alle virksomhedsområder og tværgående centre skal derfor planlægge for at kunne indgå i staben med en repræsentant samt en stedfortræder. Indgangen til krisestaben er Ledelsessekretariatet, der sekretariatsbetjener krisestaben. Direktionen har ansvaret for styring og koordinering af regionens virke. Chefen for Ledelsessekretariatet har ansvaret for, at krisestaben kan løse sine opgaver herunder sikring af fysiske rammer, samt styring og koordinering. Chefen for Ledelsessekretariatet skal ligeledes sikre den nødvendige opbakning til krisestaben i form af stabsstøttefunktioner. Disse skal bidrage til, at krisestaben kan varetage sine opgaver. Funktionerne etableres og bemandes ud fra en vurdering af behov for støtte. De ansvarlige enheder skal sikre, at funktionerne kan bemandes. Bemandingen sker efter en særlig bemandingsplan, se action card nr. 1 og skabelon nr. 8. 4 Aktivering og drift af krisestaben Region Sjælland skal til enhver tid kunne aktivere krisestaben. Regionen skal være forberedt på at kunne håndtere alle typer kriser inden for eget område, på at yde bistand til andre myndigheder under kriser, der involverer flere sektorer, samt på at indgå i tværgående styringsfora. Krisestaben aktiveres, når det erkendes, at der er opstået en ekstraordinær situation, som kan udvikle sig til en krise. Aktivering og drift af Region Sjællands krisestab: Se action card nr. 1-4 og 6-10 samt skabelonerne nr. 1 og 2 samt 4-7, jf. afsnit 9 Vejledninger, retningslinjer og procedurer I beredskabssituationer følges regionens standardprocedurer mht. kommandovej, kommunikation, opgavefordeling, opgavevaretagelse og pressehåndtering. Region Sjælland er forpligtet til at udsendelse forbindelsesofficerer i forbindelse med aktivering af en række stabe. Forbindelsesofficeren skal fungere som bindeled mellem Region Sjællands krisestab og den modtagende stab samt bidrage til informationsudveksling. 5 Informationshåndtering I forbindelse med en hændelse, hvor Region Sjællands krisestab er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder. For at sikre at relevante informationer kommer frem til staben, kan der iværksættes en række foranstaltninger, f.eks. Forstærket overvågning af postkasser, telefoner og sikrede kommunikationsmidler Medieovervågning Løbende rapportering Hastemeldinger Væsentlige informationer og beslutninger dokumenteres på skrift, så der er enighed om, og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Der tages beslutningsreferat under hvert krisestabsmøde. 4
Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert krisestabsmøde, se liste over potentielle relevante aktører og eksterne partnere. Der udarbejdes en forløbende aktionsliste, som indeholder informationer om, hvilke tiltag krisestaben har besluttet at sætte i værk samt status for udførelsen ( gennemført, under udførelse, afventer ), se skabelon nr. 6. 6 Koordination og samarbejde Krisestaben sørger for, at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer samt sikrer, at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner, hvis dette er nødvendigt for at den operative indsats kan forløbe effektivt. 7 Krisekommunikation Kommunikationsindsatsen i forbindelse med ekstraordinære hændelser skal sikre, at Region Sjælland kan reagere med en hurtig og præcis kommunikation ved akut opstået behov for information og at regionen kan opretholde et højt informationsniveau internt og eksternt. Kommunikationsenheden placeres i umiddelbar nærhed af krisestaben. Det er vigtigt, at der foregår en tæt koordination af krisekommunikationen i forbindelse med hændelser, der omfatter flere myndigheder. I Region Sjælland anvendes et princip om, at det som udgangspunkt er politiets opgave at koordinere information til pressen i indsatsområdet i kaosfasen. Øvrige beredskabsparter udtaler sig om håndtering i egen sektor, efter retningslinjer fra egen organisation. I beredskabssituationer følges således regionens gældende procedurer mht. pressehåndtering herunder modtagelse af henvendelser samt kommandoveje med hensyn til valg af reaktion og valg af medie i kaosfasen koordinerer pressestaben med politiet, jf. ovenstående. Krisekommunikationsopgaver består bl.a. af udpegelse af talsmand, forstærket pressebetjening og medieovervågning, udarbejdelse af relevant ekstern og intern kommunikation, deltagelse i tværgående stabe og koordination med samarbejdspartnere. Krisestaben træffer konkret afgørelse om eventuelt brug af andre sprog end dansk efter indstilling fra Ledelsessekretariatet. Primær Sundhed har indgået aftaler med tolke, der i givet fald kan kontaktes af Ledelsessekretariatet (Kommunikation, Pressestaben) med henblik på oversættelse til de sprog, der vurderes at være relevante i situationen. 8 Bemanding og materiel/udstyr Udgangspunktet for nærværende delplan er, at krisestaben og dens sekretariat varetager sine opgaver med samme opgavefordeling, ud fra samme regler og principper samt med samme typer udstyr som ved regionens daglige drift. 5
Hvis krisestaben etableres i Regionshuset, jf. action card nr. 2, skal der være en PC, samt netadgang (såvel intra- som internet), videokonference og fjernsyn. Hvert medlem af krisestaben medbringer egne mobile elektroniske kommunikationsmidler som minimum mobiltelefon. Som følge af rådighed over hjemmearbejdspladser og/eller mobile funktioner for disse medarbejdere, kan krisestabens funktioner varetages fra flere adresser på én gang (herunder eventuelt medarbejderes private adresser) under forudsætning af, at IT-infrastrukturen er intakt. Regionshusets og krisestabens funktioner er følsomme over for energi (el og varme) og vand men ikke fødevarer. På kort sigt er funktionerne ikke følsomme over for utensilier og udstyr. I tilfælde af svigtende adgang til disse funktioner beslutter lederen af Ledelsessekretariatet, om man skal afvente retablering af funktionerne eller midlertidigt flytte opgaveløsningen svarende til en situation med evakuering, se afsnit 10 Øvrigt. 9 Vejledninger, retningslinjer og procedurer Ansvarsfordeling og opgavevaretagelsen reguleres via Region Sjællands kompetenceregler. Der er udarbejdet action cards for: Krisestabens sammensætning, herunder aktivering og afløsning, action card nr. 1 Møderum, inkl. indretning, action card nr. 2 Krisestabens støttefunktioner, action card nr. 3 Orientering internt i Region Sjællands ledelse og administration om nedsættelse af krisestaben, action card nr. 4 Udpegning af karantænefacilitet, action card nr. 5 Der udarbejdes action cards for: Dagsorden for 1. krisestabsmøde, skabelon nr. 1 Dagsorden for krisestabsmøder, skabelon nr. 2 Potentielle modtagere af beslutningsreferater fra krisestaben, skema nr. 1 Regionens pressestrategi/instruks, strategi nr. 1 Skema til brug ved terrortrussel, skabelon nr. 3 Instruks for fordeling af post, action card nr. 6 Stående operationsprocedurer for Kommunikation, action card nr. 7 Skabelon for indrapportering fra Region Sjællands tværgående centre og virksomhedsområder, skabelon nr. 4 Skabelon for hastemeldinger, skabelon nr. 5 Instruks for logføring og journalisering, action card nr. 8 Skabelon for aktionsliste, skabelon nr. 6 Skabelon for organisationens situationsbillede, skabelon nr. 7 Instruks for enhedernes bidrag til opstilling af situationsbilledet, action card nr. 9 Instruks for opstilling af situationsbilledet, action card nr. 10 Skabelon for bemandingsplan, Krisestaben, skabelon nr. 8 6
Beredskabsplan og action cards er placeret på Regionshusets intranet under: http://intra.regionsjaelland.dk/regionshus/praktisk/politikker,%20regler%20og%20vejledninger/ad ministrationen/sider/default.aspx 10 Øvrigt Kommunikation og IT-infrastruktur: Regionshusets og krisestabens funktioner er følsomme over for kommunikation (telefon) og adgang til IT (herunder mail). Koncern IT udarbejder planer for retablering af IT-infrastrukturen ved svigt, som en del af ITberedskabsplan. Evakuering af bygninger: Der foreligger evakueringsinstruks, der er ophængt decentralt i Regionshuset. Der er udpeget samlingsplads, som fremgår af evakueringsinstruksen. I tilfælde af evakuering træffer chefen for Ledelsessekretariatet, jf. den normale kommandovej, beslutning om: 1) at afvente tilbagevenden til Regionshuset uden etablering af krisestab, 2) arbejde fra hjemmet uden etablering af krisestab 3) aktivering af krisestab og etablering af denne på: - En del af Regionshuset som udgangspunkt på Direktionsgangen og med placering af krisestaben i lokale 3408 (mødelokale 21). Subsidiært udpeger chefen for Ledelsessekretariatet et andet lokale - En anden af regionens matrikler (den relevante sygehusledelse orienteres om dette og anviser lokaler) - Privat ejendom eller offentlig ejendom som ikke ejes/drives af Region Sjælland Bombetrusler: Der kan være tale om bombetrussel eller anden terrortrussel rettet mod regionens bygninger eller personer ansat i regionen. Ved telefoniske terrortrusler er det vigtigt at modtageren forholder sig roligt, er venlig, forsøger at holde forbindelsen længst muligt og forsøger at få så mange oplysninger som muligt. Hurtigst muligt registreres en række oplysninger, der kan være til hjælp ved en efterfølgende efterforskning, se skema til brug ved terrortrussel (skabelon 3). Politiet tager stilling til evt. evakuering af Regionshuset. I givet fald iværksættes evakuering jf. evakueringsinstruksen. Genhusning efter brand: I tilfælde af behov for genhusning efter brand eller tilsvarende skader kontakter Ledelsessekretariatet regionens institutioner mhp. muligheder for midlertidig placering af medarbejdere på matrikler uden for Regionshuset, herunder opgørelse af de aktuelle genhusningsmuligheder og beslutning om fordeling på matrikler. Direktionen nedsætter en arbejdsgruppe med deltagelse fra de relevante enheder mhp. opgørelse af kapacitetsbehov og afsøgning af mulighederne for genhusning på mellemlangt og langt sigt. 7
Uddannelse, øvelser og evaluering samt revision: Nærværende delplan evalueres og revideres hvert år inden udgangen af januar måned af Ledelsessekretariatet, der er ansvarligt for, at de designerede medlemmer af krisestaben samt Ledelsessekretariatet kender deres funktioner i tilfælde af aktivering af krisestaben. Der arrangeres en krisestyrings-/krisestabsøvelse en gang i hver valgperiode. 8