Socialstyrelsen Vejledning til ansøgning om støtte til grundfinansiering for etablerede frivilligcentre 15.13.28.90. Ansøgningsfrist d. 15. marts 2016 kl. 12:00 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 2 Ansøgningspuljens formål... 2 3 Ansøgningspuljens målgruppe... 2 4 Forventede resultater... 2 4.1 Forventede resultater på borgerniveau... 2 4.2 Forventede resultater på organisatorisk niveau... 2 5 Ansøgerkreds... 3 6 Projektperiode og tidsplan... 3 7 Tildelingskriterier for tilskud fra ansøgningspuljen... 3 7.1 Vurdering af ansøgninger... 4 7.2 Vedtægter... 5 7.3 Årsregnskab... 5 8 Køn skal tænkes ind i projekterne (Kønsmainstreaming)... 5 9 Tilskudsberettigede udgifter... 5 10 Der kan ikke søges tilskud til... 6 11 Praktiske oplysninger... 6 11.1 Ansøgningsprocedure... 6 11.2 Budget... 6 11.3 Regnskabsaflæggelse... 7 11.4 Evaluering og erfaringsopsamling... 8 Side 1 af 8
1 Indledning I forbindelse med udmøntningen af satspuljeaftalen for 2010 blev det besluttet at afsætte midler til grundfinansiering af etablerede frivilligcentre. Der udmeldes et beløb på 21,0 mio. kr. i 2016 til grundfinansiering af etablerede frivilligcentre. Alle frivilligcentre, som opfylder ansøgningskriterierne, vil modtage støtte. Det samlede støttebeløb på 21,0 mio. kr. fordeles mellem modtagerne, dog vil støttebeløbet maksimalt udgøre 350.000 kr. per frivilligcenter. I 2015 modtog 60 frivilligcentre grundfinansiering fra ansøgningspuljen. 2 Ansøgningspuljens formål Formålet med ansøgningspuljen er at yde grundfinansiering til drift af etablerede frivilligcentre i Danmark. Frivilligcentre er defineret nedenfor. Definition af et frivilligcenter: Et frivilligcenter er en selvejende institution eller frivillig forening, som arbejder i et afgrænset lokalområde typisk en kommune. Et frivilligcenter har til formål at støtte, synliggøre, udvikle og fremme det lokale frivillige sociale arbejde og foreningsliv, som har et socialt sigte. Der er fastsat fem kriterier, som skal opfyldes for at opnå bevilling, jf. afsnit 7 3 Ansøgningspuljens målgruppe Målgruppen for de frivilligcentre, der kan opnå grundfinansiering er kommuner, frivillige foreninger og enkeltpersoner, der ønsker at yde en frivillig indsats samt de borgere, der nyder godt af det frivillige sociale arbejde. 4 Forventede resultater Det forventes, at de støttede frivilligcentre opnår nedenstående resultater: 4.1 Forventede resultater på borgerniveau Det forventes, at borgere, som allerede yder en frivillig indsats eller ønsker at yde en frivillig indsats, får kendskab til frivilligcentrenes eksistens og det lokale frivillige arbejde generelt. Det forventes endvidere, at borgere, der ønsker at yde en frivillig indsats kan få hjælp og vejledning i frivilligcentrene. Den enkelte borger skal opleve det som let og ligetil at komme i gang med at yde en frivillig indsats. Det forventes, at det enkelte frivilligcenter igangsætter aktiviteter, som efterspørges af borgere og foreninger, og som har værdi for det frivillige sociale arbejde. 4.2 Forventede resultater på organisatorisk niveau Det forventes, at det enkelte frivilligcenter medvirker til løbende at fremme samspillet mellem kommunen og de foreninger, der arbejder med frivilligt socialt arbejde. Det forventes, at det enkelte frivilligcenter aktivt arbejder for at sikre kendskab blandt målgruppen til frivilligcentrets funktion og ydelser og til frivilligt arbejde generelt. Side 2 af 8
5 Ansøgerkreds Ansøgerkredsen er etablerede frivilligcentre i Danmark, som er organiseret som frivillige foreninger eller selvejende institutioner med selvstændigt regnskab, og som opfylder definitionen af et frivilligcenter, jf. afsnit 2. Frivilligcentre kan dermed ikke være kommunale, og det økonomiske og ledelsesmæssige ansvar kan ikke ligge i en kommune, herunder må frivilligcentrets formand og næstformand ikke være kommunale repræsentanter. Frivilligcentrets regnskab skal være selvstændigt og kan således ikke indgå som en post i det kommunale regnskab. 6 Projektperiode og tidsplan Midlerne skal anvendes i perioden 1. januar 2016 til den 31. december 2016. 7 Tildelingskriterier for tilskud fra ansøgningspuljen Nedenstående fem kriterier skal være opfyldt, før et frivilligcenter kan opnå tilskud fra ansøgningspuljen. De fem kriterier udgør et mindstegrundlag for et velfungerende frivilligcenter. De første tre kriterier sikrer, at frivilligcentret årligt gennemfører aktiviteter til gavn for de frivillige i lokalområdet. Det fjerde kriterium sikrer, at frivilligcentret samarbejder med og understøtter de lokale frivillige foreninger. Det femte kriterium sikrer delt finansiering mellem stat og kommune. Kriterierne er uddybet herunder. 1. kriterium: Netværk mellem foreninger i kommunen/lokalområdet Der skal i ansøgningen være dokumenteret minimum én aktivitet i 2015, som har omhandlet netværk mellem foreninger. Aktiviteten kan f.eks. være uddannelsesaktivitet for frivillige, seminar eller konference med deltagelse af frivillige foreninger eller netværk og erfaringsudveksling mellem foreningerne. Dokumentationen for dette kriterium kan f.eks. være en dagsorden, indkaldelse, annoncering eller deltagerprogram. 2. kriterium: Synliggørelse og udbredelse af frivilligt socialt arbejde Der skal i ansøgningen dokumenteres minimum én aktivitet i 2015, som har omhandlet synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige eller matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. Aktiviteten kan være udarbejdelse af liste over frivillige foreninger i kommunen/lokalområdet, hvervningsaktiviteter såsom årlige markedsdage for frivillige foreninger, hvervningskampagne på hjemmeside mv. Dokumentation for dette kriterium kan f.eks. være pjece eller lister over frivillige foreninger (social vejviser) med tydelig angivelse af dato for udarbejdelsen og det geografiske dækningsområde. Dokumentation kan også være annoncering i lokalmedier eller hjemmeside. 3. kriterium: Foreningsservice udlån af lokaler Det skal i ansøgningen dokumenteres, at frivilligcentret i 2015 har stillet lokaler til rådighed for frivillige foreninger og mindst én gang udlånt et lokale. Dokumentation for dette kriterium kan f.eks. være frivilligcentrets bookingsystem for lokaler. Et bookingsystem kan både være elektronisk og i form af en bog eller kalender. 4. kriterium: Minimum 20 medlemsforeninger Det skal i ansøgningen dokumenteres, at frivilligcentret har minimum 20 medlemsforeninger. Side 3 af 8
Dokumentation for dette kriterium sker ved udfyldelse af et skema indeholdende foreningsnavn, antal medlemmer af foreningen, dato for indmeldelse i foreningen. Endvidere skal skemaet indeholde formandens underskrift for minimum 20 af de oplistede medlemsforeninger. Skemaet er vedlagt ansøgningsmaterialet. 5. kriterium: Kommunal medfinansiering Kommunen skal bidrage med mindst det samme beløb som statens tilskud. Kravet til den kommunale medfinansiering forventes i 2016 at være på 350.000 kr. Det bemærkes, at det endelige statslige grundfinansieringstilskud først kendes, når ansøgningspuljen er færdigbehandlet, men beløbet kan ikke overstige 350.000 kr. Dokumentation for dette kriterium skal være en erklæring fra kommunen indeholdende det præcise beløb, kommunen har forpligtet sig til at støtte frivilligcentret med. Som en del af støtten kan indgå rene huslejeudgifter til lokaler stillet til rådighed af kommunen. Forbrugsudgifter, såsom el, vand, varme og renovation indgår ikke som en del af støttebeløbet. Såfremt huslejeudgifter indgår i støttebeløbet, skal størrelsen af lokalerne samt kvadratmeterprisen fremgå af dokumentationen. Erklæringen skal som minimum være underskrevet at en kontorchef eller tilsvarende i kommunen. Det bemærkes, at indsendelse af oplysninger om forventet kommunal støtte ikke er tilstrækkeligt for at opfylde dette kriterium. Der skal således foreligge en endelig aftale med kommunen om støtte. 7.1 Vurdering af ansøgninger Ansøgninger om tilskud fra ansøgningspuljen vurderes på baggrund af ovenstående tildelingskriterier. Af oversigten nedenfor fremgår sammenhængen mellem tildelingskriterier og vurderingen af ansøgningerne. Grundlaget for vurderingen uddybes herefter yderligere. Vurdering Tildelingskriterier 1. Netværk mellem foreninger i kommunen/lokalområdet: At ansøger har dokumenteret minimum én netværksaktivitet i 2015 mellem foreninger i kommunen/lokalområdet, f.eks. uddannelsesaktiviteter, seminar, konference eller netværk/erfaringsudveksling. 2. Synliggørelse og udbredelse af frivilligt socialt arbejde: At ansøger har dokumenteret minimum én aktivitet i 2015, som synliggør og udbreder frivilligt socialt arbejde, f.eks. udarbejdelse af liste over frivillige foreninger i lokalområdet, hvervningsaktiviteter som arrangementer og på hjemmeside mv. 3. Foreningsservice udlån af lokaler: At ansøger har dokumenteret udlån af lokaler i 2015 til en frivillig forening. 4. Mindst 20 medlemsforeninger: At ansøger har dokumenteret, at frivilligcentret har minimum 20 medlemsforeninger. 5. Kommunal medfinansiering: At ansøger har dokumenteret, at der foreligger en aftale med kommunen om medfinansiering som minimum svarende til det beløb, der modtages i grundfinansiering fra ansøgningspuljen. 1. Netværk mellem foreninger i kommunen/lokalområdet: Det vil ud fra ansøgers dokumentation blive vurderet, om ansøger i 2015 har gennemført minimum én aktivitet, der understøtter netværk mellem frivillige foreninger i kommunen/lokalområdet. Side 4 af 8
2. Synliggørelse og udbredelse af frivilligt socialt arbejde: Det vil ud fra ansøgers dokumentation blive vurderet, om ansøger i 2015 har gennemført minimum én aktivitet, der synliggør og udbreder frivilligt socialt arbejde. 3. Foreningsservice udlån af lokaler: Det vil ud fra ansøgers dokumentation blive vurderet, om ansøger i 2015 har gennemført udlån af lokaler til frivillige organisationer. 4. Mindst 20 medlemsforeninger: Det vil ud fra ansøgers dokumentation blive vurderet, om frivilligcentret har mindst 20 medlemsorganisationer. 5. Kommunal medfinansiering: Det vil ud fra ansøgers dokumentation blive vurderet, hvorvidt der foreligger en aftale med kommunen om kommunal medfinansiering som minimum svarende til det beløb, der modtages i grundfinansiering fra ansøgningspuljen. 7.2 Vedtægter Frivilligcentrets vedtægter skal vedlægges ansøgningen. Vedtægterne skal være underskrevet af bestyrelsen. Vedtægterne gennemgås for at afklare, hvordan det økonomiske og retlige ansvar er placeret. Dvs. at der gennemgås regler vedr. valg af bestyrelse, fremlæggelse af regnskab og revision, generalforsamling og anvendelse af formue ved opløsning af foreningen. Endvidere gennemgås reglerne for sammensætning af bestyrelsen med henblik på at sikre, at en kommunal repræsentant ikke kan bestride posten som formand og næstformand. 7.3 Årsregnskab Idet der med grundfinansiering ydes driftsstøtte til frivilligcentrene, ønskes indsigt i frivilligcentrets samlede økonomi. Derfor skal det seneste revisionspåtegnede årsregnskab vedlægges ansøgningen. Ved årsregnskab forstås frivilligcentrets samlede regnskab omfattende alle indtægter og udgifter, aktiver og passiver, samt frivilligcentrets egenkapital. Årsregnskabet skal være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor. Årsregnskabet skal endvidere være underskrevet af tilskudsmodtageren. Hvis frivilligcentret i en del af den seneste årsregnskabsperiode har været en del af kommunens økonomi, indsendes årsregnskab for den del af perioden, hvor frivilligcentret har været uafhængigt af kommunens regnskab. Der skal ikke indsendes dokumentation i form af uddrag fra de kommunale regnskaber for den resterende periode. 8 Køn skal tænkes ind i projekterne (Kønsmainstreaming) Ansøger skal tydeligt overveje, om frivilligcentrets aktiviteter er målrettet enten mænd eller kvinder eller begge køn. Det forudsættes, at aktiviteter, der gennemføres, modsvarer de behov blandt målgruppen, som hhv. kvinder og mænd kan have. Ansøger skal også overveje, om der er basis for at indrette frivilligcentrets aktiviteter på en måde, der gør det muligt for både kvinder og mænd at få udbytte af det. 9 Tilskudsberettigede udgifter Tilskuddet skal anvendes til drift af et frivilligcenter. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter, som falder ind under definitionen af et frivilligcenter, som det fremgår under afsnit 2. Dog gælder nedenstående regler for tilskuddet: 1. Lønudgifter til aflønning af personale må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. Relevant information herom kan findes på Side 5 af 8
Moderniseringsstyrelsens hjemmeside http://hr.modst.dk/arbejdspladsen/sat%20tal%20pa%20hr/lonstyring/finansministeriets%20lonoversi gt.aspx eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. 2. Udgifter til transport i egen bil. Transportudgiften skal beregnes på baggrund af statens lave takst pr. km., jf. Moderniseringsstyrelsens Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. Cirkulæret og anden relevant information findes på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.modst.dk. Taksten reguleres en gang om året. 10 Der kan ikke søges tilskud til 1. Aktiviteter i udlandet. 2. Anskaffelse af fast ejendom. 3. Dækning af underskud. 4. Støtte til enkeltpersoners underhold. 5. Anskaffelse af bil. 6. Betaling af kilometertakst, der ligger over statens lave kilometertakst. 11 Praktiske oplysninger 11.1 Ansøgningsprocedure Ansøgningsfristen er den 15. marts 2016 kl. 12:00. Efter dette tidspunkt kan ansøgninger ikke fremsendes. Ansøgerne kan forvente svar på ansøgningen ultimo april 2016. Spørgsmål om faglige forhold og spørgsmål om administration af ansøgningspuljen behandles af Center for Økonomi og Tilskudsforvaltning i Socialstyrelsen. Spørgsmål kan stilles til Thomas Falslund via tlf. 91 37 02 00, mandag fredag mellem kl. 10.00 14.00, eller e-mail: tilskudsforvaltning@socialstyrelsen.dk Ansøgningsskemaet skal udfyldes elektronisk via Tilskudsportalen. For yderligere information om brug af Tilskudsportalen se under vejledninger på Tilskudsportalens forside. Når Socialstyrelsen har modtaget ansøgningen vil dette fremgå af status under Min tilskudssag. Spørgsmål til brug af Tilskudsportalen kan sendes til portal@socialstyrelsen.dk Krav til budget, regnskab og faglig afrapportering fremgår nedenfor. 11.2 Budget I forbindelse med ansøgning om støtte fra Socialstyrelsens ansøgningspuljer skal der udarbejdes budget for projekterne, der ansøges om støtte til. Budgettet oprettes i forbindelse med udfyldelse af ansøgningen. På ansøgningspuljens side på tilskudsportalen findes et ark med en oversigt over budgetposter, der kan ansøges om støtte til. Du kan også bruge dette ark til at skabe overblik over dit budget, inden du opretter det i ansøgningen. Periodiserede budgetter Udgifterne i det enkelte årsbudget skal fordeles på de måneder, hvor de enkelte udgifter forventes at falde. Hvis der f.eks. er ansat en projektleder i projektet, opgøres lønnen én gang om måneden, som den afholdes. Gennemsnitstal kan således ikke anvendes. Påtænkes afholdt en konference i løbet af året, anføres udgiften i den/de måneder, hvor udgiften til konferencen forventes afholdt. Budgettet skal indeholde en opdeling mellem lønudgifter og øvrige udgifter. Side 6 af 8
Lønudgifter skal budgetteres med antal timer og sats pr. time for ansatte medarbejdere og/eller timelønnede eksterne konsulenter mv. Lønniveauet må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. Der kan findes relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside http://hr.modst.dk/arbejdspladsen/sat%20tal%20pa%20hr/lonstyring/finansministeriets%20lonoversigt.as px og/eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. Lønniveauet skal angives i budgettet. Enhedspriser Alle udgiftsposter skal så vidt muligt udspecificeres i antal enheder og pris per enhed. Hvis projektet f.eks. indebærer afholdelse af to konferencer inden for det samme projektår, og hver af konferencerne koster 100.000 kr., anføres to enheder á 100.000 kr. i den eller de måneder, hvor konferencerne og dermed udgifterne forventes afholdt. Transportudgifter Transportudgifter skal fordeles på følgende to udgiftsposter: a. Offentlig transport. b. Transport i egen bil, som skal budgetteres med antal kilometer og takst pr. km. Vi gør opmærksom på, at udgifter til transport i egen bil højst kan udgøre statens almindelige takst pr. km (den lave sats), jf. Cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside www.moderniseringsstyrelsen.dk. Taksten reguleres en gang om året og kan findes på tilskudsportalens forside under vejledninger. Satsen skal angives i budgettet. Materialeanskaffelser Med mindre særlige forhold taler derfor kan udgiften til materialeanskaffelser som udgangspunkt ikke overstige 50.000 kr. i hvert projektår. Der bør altid udarbejdes en beskrivende note til budgetposter, som vedrører materialeanskaffelser. Poster som ikke kan fremgå af budgettet Følgende poster kan ikke medtages i budgettet: Uforudsete udgifter. Der må ikke budgetteres med reserve mv. Overhead. Udgifter til administration, kontorhold mv. skal fremgå af særskilte budgetposter. Diverse/øvrige udgifter. Der må ikke budgetteres med uspecificerede udgifter. Oplysninger, der skal fremgå af budgettet Det er vigtigt, at følgende oplysninger angives i budgettet: Projektets titel Ansøgers identifikation (CVR-nummer eller CPR-nummer) Ansøgers navn og adresse 11.3 Regnskabsaflæggelse Der skal aflægges regnskab for tilskuddet, og regnskabet skal være revisorpåtegnet. Ved aflæggelse af regnskab skal de budgetterede poster, der var nævnt i projektets budget, svare til posterne i regnskabet. Til udarbejdelse af regnskabet for tilskuddet skal der anvendes et særligt regnskabsregneark, som kan findes på min tilskudssag på portalen. Side 7 af 8
Regnearket er låst og der kan kun indtastes data i de felter, som er markeret med gul farve. Alle formler til beregningerne er lagt i regnearket, så sammentællinger foretages automatisk. I regnearket findes kun de poster, som fremgår af vejledningens afsnit Tilskudsberettigede udgifter, og som fremgår af budgetskemaet. Udover ovennævnte poster er der mulighed for at indtaste navne på yderligere poster, som Socialstyrelsen har godkendt i budgettet. I skal kun udfylde de felter, som er relevante for jeres regnskab. I skal udarbejde forklarende noter til poster/udgifter i regnskabet. Det er vigtigt, at der i regnskabet er angivet projektets titel og journalnummer. Regler for revision af regnskab findes på tilskudsportalens forside under vejledninger. 11.4 Evaluering og erfaringsopsamling Det skal være muligt at følge med i antallet af aktiviteter, medlemsforeninger og størrelsen på den kommunale medfinansiering. Derfor modtager alle frivilligcentre, som bliver omfattet af grundfinansiering, et skema fra FriSe til afrapportering for alle fem kriterier. Rapporten skal udfyldes elektronisk og indsendes via Socialstyrelsens Tilskudsportal senest den 31. januar 2017. Herudover sendes rapporten til FriSe. Det bemærkes, at eventuel aktivitetsnedgang fra et år til et andet ikke har betydning for tildeling af grundtilskuddet, så længe de fem kriterier, der er beskrevet ovenfor, er opfyldt. Afrapporteringen anvendes af Socialstyrelsen til at følge det samlede aktivitetsniveau for landets frivilligcentre. Side 8 af 8