Vejledning om ansøgning til projekteringsfase for etablering af nye frivilligcentre Ansøgningsfrist: 17. maj 2010

Transkript

1 Socialministeriet Vejledning om ansøgning til projekteringsfase for etablering af nye frivilligcentre Ansøgningsfrist: 17. maj 2010 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Puljens formål og målgruppe Sammenhæng mellem projekteringsfase og etableringsfasen Økonomi for etablering af et nyt frivilligcenter Ansøgerkreds Projektperiode Støtteegnede projekter ansøgningspuljens anvendelsesområde En etablering af nyt frivilligcenter, skal ende med optagelse i grundfinansieringsordningen Konsulentbistand Køn skal tænkes ind i projekterne (Kønsmainstreaming) Tilskudsberettigede udgifter Der kan ikke søges tilskud til Praktiske oplysninger Ansøgningsprocedure Budget Retningslinier for udarbejdelse af budget Regnskabsaflæggelse... 7 Side 1 af 7

2 1 Indledning Ved satspuljen gældende for 2010 blev vedtaget, at afsætte 20 mio. kr. til grundfinansiering af frivilligcentre, etablering af nye frivilligcentre og konsulentbistand. Denne pulje omhandler udelukkende etablering af nye frivilligcentre. For at etablere et frivilligcenter kræver det, at der ansøges til en forberedelsesfase (projekteringsfase). Hvis der tildeles midler til projekteringsfasen, påbegyndes udarbejdelse af en projektbeskrivelse for etablering af et frivilligcenter. Etableringsfasen skal ende med optagelse i grundfinansieringsmodellen 1. januar Nyetablerede frivilligcentre kan ikke være kommunale. Målet med denne pulje er at etablere 4-6 nye frivilligcentre 1. januar 2011.Til projekteringsfasen udmeldes i alt kr. i en ansøgningspulje, der uddeles i portioner af op til kr. Projekteringsfasen skal afsluttes med udarbejdelse af projektbeskrivelse for etablering af et frivilligcenter, der skal godkendes Socialministeriet inden etableringsfasen opstartes den 1. januar Hvad er et frivilligcenter? Frivilligcentrene gør det nemt at være engageret Landets ca. 50 frivilligcentre arbejder for det frivillige sociale arbejde lokalt. Deres tilbud retter sig mod foreninger og mod mennesker, der vil være frivillige eller vil i kontakt med et hjælpetilbud i en frivillig forening. Foreningernes hus Frivilligcentrenes mål er at gøre foreningernes liv nemmere: Her kan foreninger få sparring på fx fundraising og rekruttering. De kan deltage i kurser og låne lokaler til generalforsamlingen eller næste bestyrelsesmøde. Og frivilligcentrene synliggør det frivillige arbejde lokalt for at engagere endnu flere mennesker i det arbejde, foreningerne udfører. Frivilligcentrene er et lokale samlingssteder for det frivillige arbejde. De arbejder for netværk mellem de lokale foreninger og for at medvirke til nytænkning og udvikling af nye muligheder på det frivillige sociale område. Mere information Der kan hentes mere information om frivilligcentre hos frivilligcentrenes landsorganisation Frivilligcenter og Selvhjælp (FriSe) på adressen: 2 Puljens formål og målgruppe Formålet med puljen er at sikre en projekteringsfase for etablering af nye frivilligcentre. I projekteringsfasen skal initiativpersoner og deres samarbejdspartnere samarbejde om udarbejdelse af projektbeskrivelse for etablering af et nyt frivilligcenter. Der kan endvidere søges til at afholde oplysende arrangementer om det nye frivilligcenter. Det en målsætning for Socialministeriet på sigt at etablere et frivilligcenter i hver kommune. Målgruppen er alle der påtænker at starte et nyt frivilligcenter. Det kan fx være nøglepersoner i frivillige foreninger, nøglepersoner i kommuner på politisk- og embedsmandsniveau eller enkeltpersoner med erfaring indenfor det frivillige område. 1 Uddybende information om grundfinansieringsmodellen ses under punkt 8. Side 2 af 7

3 3 Sammenhæng mellem projekteringsfase og etableringsfasen Projekteringsfasen udløber 15. november 2010, hvor der indsendes projektbeskrivelse for etablering af et frivilligcenter. Hvis ansøger modtager midler til projekteringsfasen, vil der blive stillet konsulentbistand til rådighed for udarbejdelse af projektbeskrivelsen. Projektbeskrivelsen skal udarbejdes ud fra særskilt ansøgningsmateriale, som fremsendes af Tilskudskontoret. Socialministeriet behandler den indsendte projektbeskrivelse ultimo Hvis projektbeskrivelsen vurderes til at have en god kvalitet, bevilges til etablering fra 1. januar 2011 og to år frem. Herefter skal frivilligcentret opfylde en række kriterier for optagelse i grundfinansieringsordningen for frivilligcentre (Se uddybende information under punkt 8) Tidsperioder: Fasebetegnelse Tidsperiode Ansøgningsfrist Fase 1 Projekteringsfase 1. august til 15. november 17. maj Fase 2 Etableringsfase 1. januar 2011 til november 2 december 2012 Fase 3 Optagelse i grundfinansieringsordningen 1. januar 2013 og fremefter 1. maj Økonomi for etablering af et nyt frivilligcenter Der tildeles kr. i 2011 etableringsfasen, imod at kommunen mindst tildeler kr. i 2011 til etablering (kommunal medfinansiering). I 2012 tildeles kr. imod at kommunen mindst tildeler kr. i 2012 Hvis ansøgning om støtte til projekteringsfase imødekommes, skal der ved udarbejdelsen af projektbeskrivelsen til etablering af frivilligcentre vedlægges 2-årig dokumentation for kommunal støtte, der sandsynliggør tilstrækkelig kommunal medfinansiering. (se uddybende information under punkt 7 Støtteegnede projekter ). 5 Ansøgerkreds Frivillige foreninger, selvejende institutioner, kommuner og regioner, privatperson(er) eller anden, der ønsker at tage initiativ til etablering af et frivilligcenter. 6 Projektperiode Midlerne til projekteringsfasen skal anvendes i perioden senest 1. august til 15. november Støtteegnede projekter ansøgningspuljens anvendelsesområde Der kan søges tilskud til projektering af etablering af nye frivilligcentre. Projekteringsfasen skal anvendes til at beskrive en projektplan for etablering af et frivilligcenter. Bemærk endvidere, at der ikke kan gives støtte til projektering af etableringer af kommunale frivilligcentre 3. Det vil i vurderingen af ansøgning til projektering lægges vægt på: 2 Kun tilskudsmodtagere til projekteringsfasen kan komme i betragtning jf. bestemmelsen om, at man skal gennemføre projekteringsfasen for at få tildelt midler til etablering. 3 Ved et kommunalt frivilligcenter forstås, at det økonomiske- og ledelsesmæssige ansvar ligger i kommunen. Det betyder, at det tjekkes i frivilligcentrets vedtægter om lederen eller andet personale referer til kommunen hvad angår ledelse og økonomi. Endvidere skal frivilligcentret have sit eget regnskab, således at frivilligcentrets regnskab ikke indgår som integreret post i kommunens eget regnskab. Side 3 af 7

4 A: Beskrivelse af ressourcer Beskrivelse af initiativtagernes kompetencer, herunder erfaringer og ressourcer indenfor frivilligt socialt arbejde. Endvidere vil der i vurderingen blive lagt vægt på at beskrive hvilke ressourcer organisationerne, som initiativpersonerne måtte repræsentere, kan bidrage med. Ressourcer skal forstås bredt og dækker således både og viden og erfaringer samt konkret hjælp af fx administrativ art. Der vil især blive lagt vægt på at ansøger beskriver: Formål og visioner for etablering af frivilligcentret, herunder hvilken relevans det har for lokalsamfundet at etablere et frivilligcenter. Hvordan anskaffes egnede lokale og hvilke krav stilles til lokalerne? Hvordan anskaffes inventar til lokalerne? Hvilke kompetencer lægges der vægt på, at sekretariatslederen for frivilligcentret i etableringsfasen besidder 4? Hvordan sikres nødvendig administrativ bistand til frivilligcentret? Hvilke initiativer vil centret udføre for at inddrage lokale frivillige foreninger og netværk i processen frem imod etablering af frivilligcentret med henblik på at sikre bredt lokalt ejerskab i lokalsamfundet? B: Beskrivelse af forholdet til kommunen Det skal sandsynliggøres, at der kan tilvejebringes en kommunal medfinansiering på mindst i 2011 og kr. i Der vil i vurderingen af ansøgningen blive lagt vægt på, at der vedlægges en støtteerklæring fra kommunen indeholdende en forhåndstilkendegivelse eller hensigtserklæring om økonomisk støtte i tilstrækkeligt omfang 5. Det skal beskrives om kommunen vil yde anden støtte end økonomisk. Fx at frivilligcentret modtager hjælp til at udarbejde regnskaber og andre administrative arbejdsopgaver samt faglig støtte og sparring. Som kommunal medfinansiering i etableringsfasen medregnes: 1: Kontant støtte til frivilligcentret. 2: Værdien af husleje til gratis lokaler, som kommunen stiller til rådighed. C: Beskrivelse af afholdelse af informationsmøde Ansøgere til projekteringsfasen kan vælge at søge midler til afholdelse af informationsmøde. Informationsmødet skal have til formål at informere centrale interessenter og aktører på det frivillige område i kommunen om planerne for at etablere et frivilligcenter, herunder især hvordan frivillige foreninger og netværksgrupper i kommunen kan bruge frivilligcentret. Informationsmødet kan også have til formål, at centrale interessenter og aktører kan tilkendegive deres ønsker til et frivilligcenter. Disse ønsker kan indarbejdes i den endelige projektbeskrivelse, der skal afleveres til Socialministeriet senest 15. november Bemærk! Det er kun, hvis der søges til afholdelse af informationsmøde, at der gives op til kr. i tilskud til projekteringsfasen. Hvis ansøger ikke ønsker at afholde informationsmøde gives mindre i støtte til projektering. Den endelig fastsættelse af tilskud til projektering beror dog på konkret vurdering. 8 En etablering af nyt frivilligcenter, skal ende med optagelse i grundfinansieringsordningen Ved satspuljeforhandlingerne i 2009 blev vedtaget en grundfinansieringsordning til eksisterende frivilligcentre. Socialministeriet kan konstatere efter ansøgningsfristen den 1. februar, at maksimalt 43 frivilligcentre vil blive omfattet af grundfinansieringsordningen i Det er et selvstændigt formål med etablering af nye frivilligcentre, at de skal optages i grundfinansieringsordningen inden 1. januar Hvis ansøgning til 4 Bemærk her at sekretariatslederen ikke kan være kommunalt ansat, idet frivilligcentret ikke kan være kommunalt. 5 Hvis ansøger opnår tilskud til projekteringsfasen, skal der ved udarbejdelse af projektbeskrivelsen til etablering af frivilligcentret vedlægges dokumentation for kommunal medfinansiering for 2011 på mindst kr., som hensigtserklæring om kommunal medfinansiering i 2012 på mindst kr. Side 4 af 7

5 projekteringsfase imødekommes, skal projektbeskrivelsen udarbejdes efter kriterierne for optagelse af grundfinansieringsordningen (ansøgningsmateriale sendes til ansøgere, der har fået tildelt midler til projekteringsfasen). Kriterierne er: 1: Dokumentation af én årlig aktivitet, der omfatter skabelse af netværk mellem foreninger. 2: Dokumentation af én årlig aktivitet der omfatter synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matching mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. 3: Dokumentation af én årlig aktivitet indenfor Foreningsservice (fx udlån af mødelokale til en frivillig forening). 4: Minimum 20 medlemsforeninger. 5: Kommunal medfinansiering med minimum det samme støttebeløb som staten stiller til rådighed i grundfinansiering (i kr.). 9 Konsulentbistand Socialministeriet stiller gratis konsulentbistand til rådighed. Konsulentfunktionen varetages af frivilligcentrenes landsorganisation FriSe, der er forpligtet til at rådgive i udarbejdelsen af projektbeskrivelsen for etablering af frivilligcentrene. 10 Køn skal tænkes ind i projekterne (Kønsmainstreaming) I skal have overvejet, om projektet er målrettet enten mænd eller kvinder eller begge køn. Det forudsættes, at metoder som anvendes, modsvarer de behov for målgruppen, som hhv. kvinder og mænd kan have. I skal overveje om kvinder og mænd har samme behov for hjælp. I må også overveje om I vil indrette tilbuddet på en måde, der gør det muligt for både kvinder og mænd at få udbytte af tilbuddet. I skal tage stilling til, om projektet bidrager til ligestilling mellem mænd og kvinder. 11 Tilskudsberettigede udgifter 1. Udgifter til transport i egen bil kan højst udgøre statens almindelige takst pr. km. (den lave sats), jf. Personalestyrelsens cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Personalestyrelsens hjemmeside Taksten reguleres en gang om året og kan findes på i afsnittet om Puljer. Transport i egen bil skal budgetteres med antal kilometer og takst pr. km. 2. Udgifter til offentlig transport. 3. Udgifter til lokaler ved mødeafholdelse. 4. Udgifter til forplejning vedmødeafholdelse. 5. Annoncering i forbindelse med afholdelse af informationsmøde. 6. Leje af lokale i forbindelse med afholdelse af informationsmøde. 7. Forplejning i forbindelse med afholdelse af informationsmøde. 8. Andre definerede udgifter. 9. Lovpligtige forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikringer. 10. Revisionsudgifter. 12 Der kan ikke søges tilskud til 1. Aktiviteter i udlandet. 2. Materialeanskaffelser. 3. Løn 4. Anskaffelse af fast ejendom. 5. Anlægsudgifter (f.eks. ombygning og renovering). 6. Dækning af underskud. 7. Støtte til enkeltpersoners underhold. 8. Anskaffelse af bil. 9. Gaver. Side 5 af 7

6 13 Praktiske oplysninger 13.1 Ansøgningsprocedure Der skal anvendes et særligt ansøgningsskema, som består af et Word-dokument Ansøgningsskema og et regneark Budget. Regnearket skal anvendes til udarbejdelse af projektets budget. Til udarbejdelse af regnskabet skal anvendes et regneark Regnskab. Vejledningen, ansøgningsskema og regnearkene kan hentes fra Socialministeriets hjemmeside eller fås hos Socialministeriets Tilskudskontoret, eller tlf , mandag fredag kl Alle punkter i ansøgningsskemaet skal være udfyldt for, at ansøgningen kan komme i betragtning til tilskud. Det udfyldte og underskrevne ansøgningsskema sendes til: Socialministeriet Tilskudskontoret Landemærket København K. Ansøgningsfristen er den 17. maj 2010, kl Ansøgninger modtaget efter denne dato bliver ikke behandlet. Der bliver sendt et kvitteringsbrev til ansøgerne. Hvis dette brev ikke er modtaget senest 4 uger efter ansøgningsfristen udløb, skal ansøgeren kontakte Tilskudskontoret. Når ansøgningerne er behandlet, bliver indstillingerne forelagt indenrigs- og socialministeren og satspuljepartierne til godkendelse. Ansøgerne kan forvente svar på ansøgningen ultimo juli Socialfaglige spørgsmål om puljen behandles af Servicestyrelsens Tilskudskontor. Spørgsmål kan stilles til Jonas Laurholt, tlf.: eller mail: jtl@sist.dk Spørgsmål om administration af eventuelt tilskud bedes rettet til Tilskudskontoret: tlf på hverdage mellem kl til eller p5kt@sist.dk 13.2 Budget Til udarbejdelse af budgettet for projektet skal der anvendes et særligt regneark Budget, jf. afs. Ansøgningsprocedure. Regnearket er låst, og der kan kun indtastes data i de felter, som er markeret med gul farve. Alle formler til beregningerne er lagt i regnearket, så sammentællinger laves automatisk. I regnearket findes kun de poster, som fremgår af vejledningens afsnit Tilskudsberettigede udgifter. Udover ovennævnte poster er der mulighed for at indtaste navne på andre definerede udgiftsposter, som er relevante for jeres projekt. Navnefelter til de poster er markeret med gul farve. I skal kun udfylde de felter, som er relevante for budgettet for jeres projekt. I skal også kun udfylde i år/årene, som er i overensstemmelse med projektperioden, jf. afs. Projektperiode. I bør udarbejde forklarende noter til poster/udgifter i budgettet. Det er vigtigt, at følgende oplysninger angives i budgettet: Projektets titel Ansøgers identifikation (CVR-nummer eller CPR-nummer) og Side 6 af 7

7 ansøgers navn og adresse 13.3 Retningslinier for udarbejdelse af budget I bør udarbejde forklarende noter til poster/udgifter i budgettet. F.eks. til en udgiftspost Seminar kan noten indeholde oplysninger om antallet af deltagere, seminarets varighed (antal dage, med eller uden overnatning), pris pr. deltager, honorar til oplagsholder m.v., dvs. at udgifterne skal opdels på de enkelte udgiftsposter. Hver udgiftspost skal kun fremgå én gang i budgettet. F.eks. alle udgifter til transport i egen bil skal fremgå af posten Transport i egen bil. Transportudgifter skal fordeles på følgende to udgiftsposter: a. Offentlig transport og b. Transport i egen bil, som skal budgetteres med antal kilometer og takst pr. km. Vi gør opmærksom på, at udgifter til transport i egen bil højst kan udgøre statens almindelige takst pr. km (den lave sats). jf. Personalestyrelsens cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Personalestyrelsens hjemmeside Taksten reguleres en gang om året og kan findes på i afsnittet om Puljer. I budgettet må forskellige udgiftsposter ikke slås sammen. Følgende poster kan ikke medtages i budgettet: 1. Uforudsigelige udgifter. 2. Overhead. 3. Diverse. 4. Udgifter til løn i projekteringsfasen Regnskabsaflæggelse Der skal aflægges regnskab for tilskuddet, og regnskabet skal være revisorpåtegnet. Ved aflæggelse af regnskab, skal de budgetterede poster der var nævnt i projektets budget svare til poster i regnskabet. Til udarbejdelse af regnskabet for tilskuddet skal der anvendes et særligt regneark Regnskab, jf. afsnit. Ansøgningsprocedure. Regnearket er låst og der kan kun indtastes data i de felter, som er markeret med gul farve. Alle formler til beregningerne er lagt i regnearket, så sammentællinger laves automatisk. I regnearket findes kun de poster, som fremgår af vejledningens afsnit Tilskudsberettigede udgifter, og som fremgår af budgetskemaet. Udover ovennævnte poster er der mulighed for at indtaste navne på 4 poster, som Indenrigs- og Socialministeriet har godkendt i budgettet. I skal kun udfylde de felter, som er relevante for jeres regnskab. I skal udarbejde forklarende noter til poster/udgifter i regnskabet. Det er vigtigt, at der i regnskabet er angivet projektets titel og journalnummer. Side 7 af 7