Vejledning til ansøgning om støtte fra pulje til etablering af nye frivilligcentre Ansøgningsfrist d. 15.

Transkript

1 Socialstyrelsen Vejledning til ansøgning om støtte fra pulje til etablering af nye frivilligcentre Ansøgningsfrist d. 15. november 2015 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Puljens formål Ansøgerkreds Projektperiode Støtteegnede projekter ansøgningspuljens anvendelsesområde Kriterier for tildeling af støtte Krav til beskrivelse af projektet Krav til målbeskrivelse og dokumentation Køn skal tænkes ind i projekterne (Ligestillingsvurdering) Tilskudsberettigede udgifter Der kan ikke søges tilskud til Praktiske oplysninger Budget Regnskabsaflæggelse... 8 Side 1 af 9

2 1 Indledning I satspuljeaftalen for 2010 blev der afsat 21,5 mio. kr. (2015-pl) permanent til drift og etablering af frivilligcentre. Midlerne er afsat på FL Midlerne anvendes dels til drift af eksisterende frivilligcentre og dels til etablering af nye frivilligcentre. I 2015 udmeldes kr. til etableringsstøtte for nye frivilligcentre i en ansøgningspulje, idet der sigtes mod at etablere fire nye frivilligcentre. Målet med denne ansøgningspulje er at etablere op til fire nye frivilligcentre, der fra 1. januar 2018 opfylder kriterierne for at modtage grundfinansiering. Hvad er et frivilligcenter? Frivilligcentrene gør det nemt at være engageret i frivilligt socialt arbejde: Landets ca. 60 frivilligcentre arbejder for det frivillige sociale arbejde lokalt. Deres tilbud retter sig mod foreninger og mod mennesker, der vil være frivillige eller vil i kontakt med et hjælpetilbud i en frivillig forening. Foreningernes hus: Frivilligcentrenes mål er at gøre foreningernes liv nemmere. I centrene kan foreninger få sparring om fx fundraising og rekruttering. Foreningerne kan deltage i kurser og låne lokaler til generalforsamlingen eller næste bestyrelsesmøde. Frivilligcentrene synliggør det frivillige arbejde lokalt for at engagere endnu flere mennesker i det arbejde, som foreningerne udfører. Frivilligcentrene er lokale samlingssteder for det frivillige arbejde. Centrene arbejder for netværk mellem de lokale foreninger og for at medvirke til nytænkning og udvikling af nye muligheder på det frivillige sociale område. Mere information: Der kan hentes mere information om frivilligcentre hos frivilligcentrenes landsorganisation Frivilligcenter og Selvhjælp (FriSe) på adressen: 2 Puljens formål Puljens formål er at yde støtte til etablering af frivilligcentre, således at de kan bidrage til udvikling af frivilligt arbejde i kommunerne. Erfaringer med frivilligcentre viser, at et frivilligcenter i lokalsamfundet giver en mere systematisk hjælp til frivillige foreninger, en lettere indgang for borgere til at udføre frivilligt socialt arbejde samt en mere systematisk inddragelse af frivillige foreninger fx i samarbejdet med kommunens løsning af opgaver på det sociale område. 3 Ansøgerkreds Ansøgerkredsen udgøres af kommuner, selvejende institutioner, frivillige foreninger samt enkeltpersoner, der tager initiativ til etablering af et nyt frivilligcenter som beskrevet i afsnittet Støtteegnede projekter. Kommuner, som i forvejen har et frivilligcenter, der modtager grundfinansiering, falder uden for ansøgerkredsen. 4 Projektperiode Side 2 af 9

3 Projektperioden for nærværende ansøgningsrunde er 1. december 2015 til 30. november Den fulde etableringsperiode for et nyt frivilligcenter er to år. Udmøntning af tilskud til periodens andet år (1. december 2016 til 31. december 2017) søges hjemlet i finansloven for I forbindelse med tildeling af midler i 2016 til anvendelse i 2017 skal hvert af de nye frivilligcentre, der i 2015 modtog etableringsstøtte, beskrive en status for etablering, en tids- og aktivitetsplan for året 2017 og et udviklingsorienteret projekt, der skal kunne gennemføres i 2017 for de tildelte midler. 5 Støtteegnede projekter ansøgningspuljens anvendelsesområde Støtteegnede projekter er indsatser, der tager initiativ til etablering af et nyt frivilligcenter, og som kan beskrive en realistisk strategi for rekruttering af frivillige, etablering af kontakt til alle frivillige foreninger i kommunen samt en strategi for etablering af netværk og innovative samarbejder mellem foreninger og evt. kommunen. Dertil kommer, at projektet om etablering af et frivilligcenter skal kunne fremskaffe egnede lokaler og opnå den påkræve kommunal medfinansiering, se uddybende nedenfor. 6 Kriterier for tildeling af støtte Et nyt frivilligcenter skal efter etableringsperiodens afslutning kunne leve op til en række kriterier for at opnå grundfinansiering. Kriterierne for at opnå grundfinansiering er: 1. Der skal være etableret et netværk mellem foreninger i kommunen 2. Der skal være en indsats for synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt socialt arbejde. Indsatsen skal dokumenteres. 3. Frivilligcentret skal yde Foreningsservice. Indsatsen skal dokumenteres. 4. Frivilligcentret skal have minimum 20 medlemsforeninger. 5. Der skal foreligge en aftale om kommunal medfinansiering. I forlængelse heraf vil der i vurderingen af ansøgningerne om etablering af nye frivilligcentre blive lagt vægt på, at formålet og indholdet af de forskellige aktiviteter, der gennemføres for at kunne opfylde ovenstående fem kriterier, er beskrevet udførligt. Neden for fremgår derfor uddybende krav til beskrivelse af de aktiviteter, der skal gennemføres, for at et nyt frivilligcenter lever op til kravene i grundfinansieringsordningen. 1. Kriterium: Netværk mellem foreninger i kommunen Det nyetablerede frivilligcenter tager kontakt til alle frivillige foreninger i kommunen og udvikler blandt andet en strategi for at etablere netværk mellem udvalgte foreninger i kommunen med henblik på erfaringsudveksling mellem og iværksættelse af innovative samarbejder i det lokale civilsamfund. Det skal derfor beskrives, hvorledes det nyetablerede frivilligcenter planlægger at kortlægge alle foreninger i kommunen og efterfølgende at danne netværk mellem foreningerne i det lokale civilsamfund. Netværkene kan have mange forskellige formål, som fx uddannelse af frivillige, erfaringsudveksling mellem foreningerne og strategi for etablering af innovative samarbejder, evt. med inddragelse af kommunen og andre relevante aktører. 2. Kriterium: Synliggørelse af frivilligt arbejde, hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt arbejde Det nyetablerede frivilligcenter synliggør det frivillige arbejde i civilsamfundet og udvikler en strategi for hvervning af frivillige og matchning mellem modtager og yder af frivilligt arbejde. Det skal derfor beskrives, hvorledes det nyetablerede frivilligcenter planlægger at skabe synlighed omkring det frivillige arbejde. Dette kan fx være i form af beskrivelse af anvendelse af særlige tilgange/metoder til hvervning af frivillige samt systematiske og evt. metodiske matchningsredskaber mellem modtager og yder af frivilligt arbejde. Side 3 af 9

4 3. Kriterium: Foreningsservice Det nyetablerede frivilligcenter udvikler redskaber til at yde service til den enkelte forening. Foreningsservice kan have form af konsulentbistand til udvikling af lokale frivillige foreninger, rådgivning indenfor etablering af projekter eller have en mere lavpraktisk karakter som fx udlån af lokaler og hjælp til foreningernes gennemførelse af enkelte aktiviteter. Det skal derfor beskrives, hvilke aktiviteter indenfor foreningsservice, som frivilligcentret planlægger at gennemføre i etableringsperioden. 4. Kriterium: Minimum 20 medlemsforeninger i etableringsperioden Det nyetablerede frivilligcenter får medlemsforeninger blandt foreninger i det lokale civilsamfund. Det skal derfor beskrives, hvorledes medlemsforeninger hverves, herunder vil der blive lagt vægt på, at både formidlingsstrategi og medlemsfordele, som en forening vil få ved at blive medlem af frivilligcentret, er klart beskrevet. 5. Kriterium: Kommunal medfinansiering. Der skal fra start sikres økonomisk opbakning fra kommunen til etablering af frivilligcentret, idet kommunen forventes at være en aktiv medspiller i udvikling af den lokale frivillighed. Kravene til kommunal medfinansiering er som følger: I etableringsfasen ydes der støtte på kr. fra puljen det første år, hvortil der stilles krav om kr. i kommunal medfinansiering. Det andet år ydes der støtte på kr., hvortil der stilles krav om kommunal medfinansiering på kr. Som kommunal medfinansiering medregnes udover kontant støtte også støtte i form af husleje af de lokaler, som kommunen eventuelt stiller til rådighed for frivilligcentret. Der skal således som minimum indsendes en hensigtserklæring for tilstrækkelig kommunal medfinansiering for perioden 1. december 2015 til 30. november 2016, såfremt der opnås støtte til etablering af et nyt frivilligcenter. Hensigtserklæringen for den kommunale medfinansiering skal være underskrevet af en kontorchef i den kommunale forvaltning. Såfremt der opnås bevilling, skal der senest den 1. februar 2016 fremsendes dokumentation for, at kommunen har bevilget tilstrækkelig kommunal medfinansiering til første etableringsår. Tildeling af midler i andet etableringsår forudsætter, at der fremsendes dokumentation for tilstrækkelig kommunal medfinansiering for andet etableringsår, samt at der fremsendes en statusbeskrivelse for etablering, tids- og aktivitetsplan og for udviklingsprojektet jf. vejledningens afsnit 5. Materialet skal godkendes af Socialstyrelsen før der kan tildeles tilskud. 6.2 Krav til beskrivelse af projektet Det er en forudsætning for at få støtte fra ansøgningspuljen, at projektets formål ligger inden for puljens formål. Ved fordeling af støtte til projekterne vil der blive lagt vægt på: 1. At projektets formål er beskrevet. I projektets formål beskrives hvilket problem projektet skal løse for målgruppen af dels borgere og dels frivillige foreninger i civilsamfundet, og hvilken forandring det skal medføre for målgruppen. Det er centralt, at det sandsynliggøres, hvordan projektet medvirker til at fremme puljens formål. 2. At projektets målgruppe er beskrevet kort og præcist. Beskrivelsen skal indeholde følgende oplysninger: Hvem der indgår i målgruppen af dels frivillige foreninger og dels borgere? Hvor mange er omfattet af målgruppen af dels frivillige foreninger og dels borgere? Hvor mange fra målgruppen af dels frivillige foreninger og dels borgere forventes at være omfattet af projektet? Det er vigtigt, at der gives et realistisk bud på hvor mange der indgår i projektet. Der skal både tage hensyn til det økonomiske grundlag for projektet og kapaciteten (f.eks. antal ansatte, antal frivillige, deres faglige forudsætninger og projektets organisatoriske rammer og muligheder). Side 4 af 9

5 Hvordan vil antal deltagere i projektet blive opgjort/dokumenteret? Det skal beskrives, hvordan I systematisk vil opgøre antallet af brugere. Er der relevante undergrupper. I skal her være opmærksomme på at beskrive udfordringerne for de forskellige dele af målgruppen, frivillige foreninger og borgere, der hhv. er potentielle ydere og modtagere af frivilligt arbejde? Når I beskriver målgruppen, skal I være opmærksomme på, om der fx er særlige kønsmæssige, aldersmæssige, geografiske, etniske eller andre perspektiver, der skal tages højde for i projektet. 3. At projektets mål på brugerniveau er klart og præcist beskrevet. Målene er de konkrete resultater, som projektet forventes at opnå. Projektets resultater skal være realistiske set i forhold til bl.a. projektets målgruppe, bemanding og aktiviteter. For yderligere beskrivelse se afsnittet om krav til målbeskrivelse og dokumentation nedenfor. 4. At det er beskrevet, hvordan målene/resultaterne nås, dvs. at det er beskrevet kort og præcist, hvilke aktiviteter, som projektet vil gennemføre. Det skal også beskrives, hvordan de enkelte aktiviteter hænger sammen og hvordan aktiviteterne bidrager til at opnå målet. I skal ud fra karakteristik af målgruppen og dens problemer beskrive indholdet af disse aktiviteter, så det kan ses, hvordan de modsvarer problemerne. Der skal i den forbindelse beskrives, hvilke aktiviteter der skal iværksættes, for at projektet kan leve op til de fem kriterier. Tidsplan for aktiviteter skal udarbejdes. Det skal angives om nogle aktiviteter tidsmæssigt skal placeres før andre, og om der er særlige kritiske betingelser, der skal være opfyldt, før I fortsætter med projektet. 5. At det fremgår, hvordan projektet vil dokumentere aktiviteterne og resultaterne. For yderligere beskrivelse se afsnittet om krav til målbeskrivelse og dokumentation nedenfor. 6. At projektets organisation og ledelse er beskrevet. Beskriv projektets organisationsstruktur og opgavefordeling. F.eks. hvor mange ansatte er der i projektet, projektlederens beføjelse, hvem har det overordnede ansvar for projektet, projektets samarbejdsparter, og hvad disse bidrager med. 6.3 Krav til målbeskrivelse og dokumentation Målbeskrivelse Ansøgere om etableringsstøtte skal i ansøgningen formulere konkrete mål for indsatsen på brugerniveau. Sammenhængen mellem puljens formål og indsatsens formål, mål og aktiviteter skal være tydelig i målbeskrivelsen. Det er centralt, at det i projektbeskrivelsen sandsynliggøres, at projektets mål og aktiviteter bidrager til at fremme puljens formål. Dette kan gøres ved at opstille en forandringsteori for projektet jf. figur 1. Figur 1. Forandringsteorimodel Input Aktiviteter Output Resultater Virkninger De sammenhænge, som identificeres i forandringsteorien, skal fremgå af de relevante afsnit i ansøgningen herunder beskrivelsen af projektets formål, mål og aktiviteter. Side 5 af 9

6 Der skal systematisk følges op på indsatsens aktiviteter og resultater. En forudsætning for den systematiske opfølgning er, at der er opstillet klare mål for, hvad der skal opnås med indsatsen. Det kan være relevant at opstille mål for såvel indsatsens resultater (f.eks. hvor mange brugere, der opnår en forandring) som indsatsens aktiviteter (f.eks. hvor mange brugere, der benytter sig af tilbuddet). For at kunne følge op på målene, er det en fordel hvis de opstillede mål er SMART-sikrede jf. nedenstående beskrivelse. Udvælg nogle få og væsentlige mål, så målingsarbejdet begrænses. Målene viser/dokumenterer hvad der konkret skal til, for at projektets gennemførelse kan betragtes som en succes. Et SMART sikret mål er et mål, som er specifik, målbart, accepteret, realistisk og tidsafgrænset, dvs. målet skal opfylde alle fem nedenstående betingelser: S Specifikt (konkret, præcist, detaljeret). Hv-spørgsmål kan hjælpe jer til at gøre målet tilstrækkeligt specifikt. F.eks.: Hvem er involveret? Hvad skal der ske? Hvorfor er det vigtigt? Hvordan skal det ske? M Målbart. Et mål skal kunne måles. Hvordan kan I vide, at ændringen er indtrådt? Kan målingen gennemføres? A Accepteret. Er der enighed om målet blandt de vigtigste aktører og i målgruppen? Er det et godt mål for, hvad der vil blive opfattet som en succes? R Realistisk. Et accepteret mål er ikke nødvendigvis realistisk. Er det sandsynligt, at målet kan nås med de ressourcer, der er til rådighed? Er der en klar og logisk sammenhæng mellem mål og midler? T Tidsafgrænset. Hvornår skal det måles, om målet er nået? Tidsfristen skal være realistisk og opnåelig. Dokumentation Det skal være muligt for Socialstyrelsen at følge med i, om det nye frivilligcenter opnår sine mål. Derfor skal det rapporteres til styrelsen, om de mål, projektet opstillede for sin indsats, er/bliver opfyldt. Der skal indsendes en rapport senest den 1. december 2016 Skabelon for afrapportering kan hentes på Socialstyrelsens puljeportal under Min tilskudssag. Rapporten skal udfyldes elektronisk og indsendes via Socialstyrelsens puljeportal. 7 Køn skal tænkes ind i projekterne (Ligestillingsvurdering) Det skal overvejes, om projektet er målrettet enten mænd eller kvinder eller begge køn. Det forudsættes, at metoder, der bruges, modsvarer de behov for målgruppen, som hhv. kvinder og mænd kan have. Det skal overvejes, om kvinder og mænd har samme behov for hjælp. Det skal ligeledes overvejes, om frivilligcentret skal indrettes på en måde, der gør det muligt for både kvinder og mænd at få udbytte af det. Endelig skal der skal tages stilling til, om projektet bidrager til reel ligestilling mellem mænd og kvinder. 8 Tilskudsberettigede udgifter Der kan ydes støtte til etableringsudgifter i forbindelse med etablering af et nyt frivilligcenter. Tilskudsberettigede udgifter kan være: 1. Lønudgifter til aflønning af projektledere og medarbejdere i projektet. Lønniveauet må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. 2. Revisionsudgifter. 3. Lovpligtige forsikringer, herunder arbejdsskadeforsikringer. Side 6 af 9

7 4. Udgifter til transport i egen bil. Transportudgiften skal beregnes på baggrund af statens lave takst pr. km., jf. Moderniseringsstyrelsens Cirkulære om satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside Taksten reguleres en gang om året og kan findes på portalens forside. 5. Udgifter til aktiviteter. 6. Udgifter til formidling. 7. Udgifter til lokaler. 8. Kontorhold. 9. Mindre materielanskaffelser. Der kan ydes tilskud til materielanskaffelser indtil kr. pr. år (f.eks. indkøb af udstyr, køkkenmaskiner eller andet inventar). 10. Andre definerede udgifter. 9 Der kan ikke søges tilskud til 1. Aktiviteter i udlandet. 2. Aktiviteter for udlændinge, som ikke er bosiddende i Danmark. 3. Materialeanskaffelser for over kr. per år. 4. Anskaffelse af fast ejendom. 5. Anlægsudgifter (f.eks. ombygning og renovering). 6. Dækning af underskud. 7. Støtte til enkeltpersoners underhold. 8. Aktiviteter der fuldt ud er finansieret fra anden side. 10 Praktiske oplysninger Ansøgningsfristen er 15. november Efter denne dato kan ansøgninger ikke fremsendes. Ansøgerne kan forvente svar på ansøgningen i december 2015 Spørgsmål behandles af Socialstyrelsens Center for økonomi og tilskudsforvaltning. Spørgsmål kan stilles via tlf , mandag fredag mellem kl , eller pulje@sim.dk Ansøgningsskemaet skal udfyldes elektronisk via puljeportalen. For yderligere information om brug af puljeportalen se under vejledninger på puljeportalens forside. Når Socialstyrelsen har modtaget ansøgningen vil dette fremgå af status under Min tilskudssag. Krav til budget og regnskab fremgår nedenfor Budget I forbindelse med ansøgning om støtte fra Socialstyrelsens puljer skal der udarbejdes budget for projekterne, der ansøges om støtte til. Budgettet oprettes i forbindelse med udfyldelse af ansøgningen. På puljens side findes en oversigt over budgetposter, som der kan ansøges om støtte til. Du kan også bruge dette ark til at skabe overblik over dit budget, inden du opretter det i ansøgningen. Periodiserede budgetter For hvert projektår (12 måneder) skal der udfyldes et årsbudget. Der skal udfyldes et budget fra 1. december 2015 til 31. december Der skal derudover udfyldes et budget for hele projektperioden fra 1. december 2015 til 31. december 2017, og der skal i den forbindelse anvendes skabelonen hjælpeskema budget for hele perioden, der er offentliggjort som en del af ansøgningsmaterialet. Udgifterne i det enkelte årsbudget skal endvidere fordeles på de måneder, hvor de enkelte udgifter forventes at falde. Hvis der fx er en ansat projektleder i projektet, opgøres lønnen som den afholdes, én gang om må- Side 7 af 9

8 neden. Er en konference en del af projektet, anføres udgiften i den/de måneder, som udgiften til konferencen forventes afholdt. Gennemsnitstal kan således ikke anvendes. Budgettet skal indeholde en opdeling mellem lønudgifter og øvrige udgifter. Lønudgifter skal budgetteres med antal timer og sats pr. time for ansatte medarbejdere og/eller timelønnede eksterne konsulenter mv. Lønniveauet må ikke være højere end det, der er aftalt i de statslige overenskomster for tilsvarende arbejde. I kan finde relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside og/eller ved henvendelse til de relevante fagforeninger. Lønniveau og timetal skal angives i kommentarfeltet i det indtastede budget. Enhedspriser Alle udgiftsposter skal så vidt muligt udspecificeres i antal enheder og pris pr. enhed. Hvis projektet f. eks. indebærer afholdelse af to konferencer inden for det samme projektår, og hver af konferencerne koster kr., anføres to enheder á kr. i den eller de måneder, hvor konferencerne og dermed udgifterne forventes afholdt. Transportudgifter Transportudgifter skal fordeles på følgende to udgiftsposter: a. Offentlig transport. b. Transport i egen bil, som skal budgetteres med antal kilometer og takst pr. km. Vi gør opmærksom på, at udgifter til transport i egen bil højst kan udgøre statens almindelige takst pr. km (den lave sats), jf. Cirkulære om Satsregulering for tjenesterejser. I kan finde cirkulæret og anden relevant information på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside Taksten reguleres en gang om året og kan findes på i afsnittet om Puljer. Satsen skal angives i budgettet. Materialeanskaffelser Med mindre særlige forhold taler derfor, kan udgiften til materialeanskaffelser som udgangspunkt ikke overstige kr. i hvert projektår. Der bør altid udarbejdes en note til budgetposter, som vedrører materialeanskaffelser. Noter til budgettet Der kan udarbejdes forklarende noter til de udgiftsposter, som anføres i budgettet. Hvis en af budgetposterne fx er Seminar, kan noten indeholde oplysninger om forventet antal deltagere, seminarets varighed (antal dage, med eller uden overnatning), pris pr. deltager, honorar til oplægsholder mv. Noten skal således dels klarlægge indholdet af den enkelte aktivitet og dels klarlægge forudsætningerne for udgiftens størrelse. Noten kan vedhæftes efter budgettet er udfyldt i ansøgningen. Poster, der ikke kan søges tilskud til Følgende poster kan ikke medtages i budgettet: 1. Uforudsigelige udgifter 2. Overhead 3. Administrationsbidrag 4. Diverse Det er vigtigt, at følgende oplysninger angives i budgettet: Projektets titel Ansøgers identifikation (CVR-nummer eller CPR-nummer) Ansøgers navn og adresse 10.2 Regnskabsaflæggelse Der skal aflægges regnskab for tilskuddet, og regnskabet skal være revisorpåtegnet. Side 8 af 9

9 Ved aflæggelse af regnskab, skal de budgetterede poster, der var nævnt i projektets budget svare til posterne i regnskabet. Til udarbejdelse af regnskabet for tilskuddet skal der anvendes et særligt regnskabsregneark, som kan findes på min tilskudssag på portalen. Regnearket er låst og der kan kun indtastes data i de felter, som er markeret med gul farve. Alle formler til beregningerne er lagt i regnearket, så sammentællinger foretages automatisk. I regnearket findes kun de poster, som fremgår af vejledningens afsnit Tilskudsberettigede udgifter, og som fremgår af budgetskemaet. Udover ovennævnte poster er der mulighed for at indtaste navne på yderligere poster, som Social- og Indenrigsministeriet har godkendt i budgettet. I skal kun udfylde de felter, som er relevante for jeres regnskab. I skal udarbejde forklarende noter til poster/udgifter i regnskabet. Det er vigtigt, at der i regnskabet er angivet projektets titel og journalnummer. Regler for revision af regnskab findes på puljeportalens forside under vejledninger. Side 9 af 9