PentaCon A/S NemHandel Installation Behov for hjælp? Ønsker du at PentaCon A/S skal varetage hele din Nemhandel installation, gør vi meget gerne dette for dig. Vi hjælper dig igennem hele processen, lige fra bestilling af medarbejdersignatur og funktionscertifikatet, til installation, opsætning og test af NemHandel programmet. Komplet installation og funktionstest 1.725,- Har du allerede medarbejder signatur og/eller funktionscertifikat, ønsker du blot hjælp til installation af certifikater, eller hjælp til at installere og konfigurere NemHandel programmet, klarer vi også dette. Hjælp til bestilling og installation af medarbejdersignatur samt funktionscertifikat 1.250,- Hjælp til installation og konfiguration af NemHandel programmet 985,- Har du mod på at gøre det selv, kan du følge vedlagte guide. Vi gør opmærksom på at nævnte priser er ekskl. moms, og ikke inkluderer eventuelle omkostninger til DanID i forbindelse med udstedelse ad medarbejdersignatur eller funktionscertifikat. Øvrig teknisk eller C5 relateret hjælp faktureres efter forbrugt tid til den enhver tid gældende timetakst, i overensstemmelse med PentaCon A/S forretningsbetingelser. (Layout og vejledning udarbejdet af Digitaliseringsstyrelsen) 1
Vejledning i opsætning af NemHandelsprogrammet Kort om NemHandelsprogrammet Hvis du har et økonomisystem, som kan skabe NemHandelsfakturaer, kan du kombinere økonomisystemet med det gratis NemHandelsprogram, som kan sende fakturaer via internettet. For at bruge NemHandelsprogrammet har du brug for følgende: Et økonomi- eller ERP-system eller lignende, som kan danne fakturaer i formatet OIOXML eller OIOUBL. Er du i tvivl, om dit system kan det, så spørg din økonomisystemleverandør. Microsoft Windows XP eller Microsoft Windows server 2003 inkl. de nyeste service packs på den pc, hvor dit økonomisystem ligger og hvor NemHandelsprogrammet skal installeres. En internetforbindelse. En såkaldt medarbejdersignatur og et funktionscertifikat fra DanID. Du bestiller medarbejdersignatur og funktionscertifikat online på www.danid.dk. Har du allerede en medarbejdersignatur og et funktionscertifikat til din virksomhed, kan du gå direkte videre til punkt 3. - Installation af NemHandelsprogrammet. 1. Bestilling af medarbejdersignatur Din virksomhed skal have en medarbejdersignatur for at kunne få et funktionscertifikat til NemHandelsprogrammet. Har din virksomhed allerede en medarbejdersignatur, kan du med det samme få et funktionscertifikat til NemHandelsprogrammet. 2
En medarbejdersignatur er et elektronisk ID-kort, som dokumenterer en medarbejders identitet og tilknytning til virksomheden. Når man først har én medarbejdersignatur, kan man nemt få flere signaturer og certifikater fx et funktionscertifikat som du skal bruge til NemHandelsprogrammet. A. Du bestiller din medarbejdersignatur online på www.danid.dk. På bestillingssiden skal du først angive din virksomheds CVR. nr. og klik på Søg. B. Der vises nu nogle grundlæggende oplysninger om din virksomhed, og du skal udfylde formularen. Du skal blandt andet angive, hvilken medarbejder der skal være virksomhedens lokaladministrator og dermed have ret til at bestille, ændre og nedlægge medarbejdersignaturer på vegne af virksomheden. C. Når DanID har godkendt bestillingen, modtager lokaladministatoren en e-mail og et brev med installationskode. D. Lokaladministatoren kan nu installere egen medarbejdersignatur, der samtidig kan anvendes som adgang til at administrere denne og andres af virksomhedens signaturer hos DanID. Når du har fået din medarbejdersignatur, kan du bestille et funktionscertifikat. 2. Bestilling af funktionscertifikat For at kunne sende fakturaer i NemHandelsprogrammet, skal din virksomhed have et funktionscertifikat. Et funktionscertifikat repræsenterer virksomheden og ikke enkelte personer. Hvis et program, fx NemHandelsprogrammet, skal kommunikere på virksomhedens vegne, tilknyttes et funktionscertifikat for at verificere virksomhedens identitet over for modtageren. Du bestiller et funktionscertifikat online på www.danid.dk. Husk ved bestillingen at angive, at funktionscertifikatet gerne må placeres i en offentligt tilgængelig telefonbog. 3
Når du har fået et funktionscertifikat kan du gå videre til næste trin og downloade og installere NemHandelsprogrammet. Har du allerede et funktionscertifikat, kan du under Spørgsmål om NemHandel på www.nemhandel.dk læse mere om, hvad du gør, når det skal fornyes. 3. Installation af NemHandelsprogrammet Hvis du allerede har en tidligere version af NemHandelsprogrammet skal du først afinstallere det, inden du går i gang. A. Download den nyeste version af NemHandelsprogrammet på www.nemhandel.dk B. Når Zip-filen med NemHandelsprogrammet er hentet, åbnes den på computeren, hvorefter du skal dobbeltklikke på Setup.exe. C. Hvis computeren spørger, om du er sikker på om du vil installere, så klik Ja. Spørger computeren herefter, om den skal udpakke filerne i et midlertidigt bibliotek, så klik Ja. D. Har du ikke Microsoft. Net Framework version 3.5, vil det nu automatisk blive installeret. I den forbindelse vises en dialogboks, hvor du skal acceptere licensbetingelserne. E. Installationsguiden spørger, hvor på computeren NemHandelsprogrammet skal installeres, vælg og klik Ok. F. Installationsguiden NemHandel Setup vises. Klik Next for at komme videre. G. Licensbetingelserne for NemHandelsprogrammet vises, accepter disse og klik Next. H. Installationsguiden foreslår herefter, hvor NemHandelsmappen skal ligge på computeren denne placering bliver kaldt Destination folder, og vil ofte være på C- drevet under mappen Programmer. Klik på Install for at fuldføre installationen. 4
4. Indstilling af NemHandelsprogrammet til at bruge funktionscertifikat A. Find NemHandelsprogrammet på computeren, og klik på menuen Opsætning. Vælg Konfiguration og klik så på fanebladet Certifikater. B. Under Afsendelse vælg funktionscertifikatet, som du gav navnet NemHandel, da du bestilte og downloadede det. Under Modtagelse vælg igen funktionscertifikatet NemHandel. 5. Indstilling af NemHandelsprogrammet til at sende og modtage via e-mail (valgfrit) Hvis du kun er interesseret i at sende elektroniske fakturaer til den offentlige sektor, behøver du ikke at gennemføre dette punkt og kan gå direkte videre til punkt 7. Ønsker du derimod selv at kunne modtage elektroniske dokumenter, skal du indstille NemHandel til at sende og modtage via e-mail. Du skal bruge to forskellige e-mail adresser. Den ene e-mail adresse skal du bruge til at sende og den anden til at modtage dokumenter. Det er meget vigtig, at disse e-mail adresser ikke bruges til andet, da NemHandelsprogrammet automatisk foretager en oprydning i disse mailbokse. A. Åben NemHandelsprogrammet og klik på menuen Opsætning. Vælg Konfiguration og klik på fanebladet Afsendelse. B. Angiv e-mail til afsendelse i feltet Afsender email - fx afsendelse@mycompany.dk. Udfyld derefter felterne Postserver (POP3) og Postserver (SMTP) - fx mycompany.dk. Vælg et Kontonavn og en Adgangskode under indgående server. Til slut vælg Ingen i feltet Autorisation under udgående server, og klik Ok. 5
A. Åben NemHandelsprogrammet og klik på menuen Opsætning. Vælg Konfiguration og klik så på fanebladet Modtagelse. Angiv e-mail til afsendelse i feltet Modtager email - fx modtagelse@mycompany.dk. Udfyld derefter felterne på samme vis som under Afsendelse, og klik Ok. 6
6. Indstilling af ERP-/økonomisystemet til at samarbejde med NemHandelsprogammet Til dette trin kan det være en god idé at få hjælp af din økonomisystemleverandør. A. Åben NemHandelsprogrammet, klik på menuen Opsætning og vælg Konfiguration. B. Gå ind på fanebladet Dokumenter og kopier stien fra feltet Sti til indsættelsesmappe. Dette er stien til den mappe, hvor ERP-/økonomisystemet skal placere de færdige fakturaer, så NemHandelsprogrammet kan hente og afsende dem. Denne sti skal du skrive ind i ERP- /økonomistystemet, så systemet kan lægge de færdige fakturaer der, hvor NemHandelsprogrammet henter dem. C. Åben ERP-/økonomisystemet og find det sted, hvor systemet skal placere de færdige fakturaer. Sæt den kopierede sti ind. Få hjælp af din økonomisystemsleverandør, hvis du er tvivl om, hvor den kopierede sti skal indsættes. 7. Registrer NemHandelsprofiler (valgfrit) Hvis du ønsker at bruge NemHandelsprogrammet til andre typer af e-handelsdokumenter end faktura og kreditnota, skal du tage stilling til, hvilke NemHandelsprofiler du ønsker at understøtte. NemHandelsprofiler definerer, hvordan e-handelsdokumenterne bruges i forskellige forretningsprocesser. Fx kunne en forrretningsproces være en e-ordre, efterfulgt af en ordrebekræftigelse og afsluttende en faktura. Nogle profiler understøtter meget avancerede e-handelsprocesser og andre meget simple. Idéen bag profilerne er, at du slipper for at lave bilaterale aftaler med hver enkelt leverandør eller kunde. Du skal for hver profil angive, om du er leverandør eller kunde og dermed understøtter en given profil til at sende eller modtage eller begge dele. A. Inden du registrerer dig, skal du huske at undersøge, om dit it-system understøtter de dokumenter og forretningsprocesser, som indgår i profilerne. 7
B. Gå ind i menuen Opsætning. Vælg Profilredigering og angiv, hvilke profiler med tilhørende dokumenter du kan modtage. C. I fanebladet kan du skifte mellem de simple og de mere avancerede profiler, som du ønsker at angive. 8. Afprøvning af NemHandelsprogrammet Nu mangler du kun at afprøve NemHandelsprogrammet. Åben NemHandelsprogrammet og send det testdokument, som ligger i Ikke afsendte. Herefter vil du modtage en kvittering i Kvitterede modtager du ikke en kvittering inden for 24 timer, skal du kontakte NemHandel Support for at få hjælp. NemHandel Support kan kontaktes på support@nemhandel.dk eller på telefon 70 26 56 76 i hverdage mellem kl. 10 og 14. Du kan også læse mere om NemHandel på www.nemhandel.dk. 8