Til Til Kopi til Styringsudvalget Drøftelse Bilag: Drejebog, gruppeinddeling og guide til temadrøftelse i Byrådet Tid Aktiviteter Praktik 16.00-16.15 Velkomst ved Jette Jensen - Kort baggrund intentionerne i aftalen, forudsætninger for at de kan indfries, nulsumsspil i forhold til tid. - Byrådets arbejdsvilkår. - Pejlemærkerne for styringsudvalget - Formål med temadrøftelsen inspirere og undersøge ikke at træffe beslutning eller forhandle. Pejlemærker Drejebog til Jette Slides projektor Side 1 af 11 Bordkort og navnekort Klokke eller lignende til at sceneskift. 16.15-16.50 16.50 17.15 Præsentation af processen for temadrøftelsen - De tre runder med dialoger hvor alle vil få lejlighed til at drøfte de tre temaer - Gruppeinddeling og bordformændenes rolle - Præsentation af inspirationsmateriale til drøftelsen - Præsentation af opsamlingsarket duen. 1. runde: Deltagerne folder temaerne ud - 2 grupper arbejder med temaet omkring mødestruktur, 2 andre grupper arbejder med det blanke papir og 2 grupper der arbejder med politisk ledelsesinformation. - I hver gruppe er der en bordformand der facilitere og samler op. (Bordformandsguide) - Runden startes med at alle deltagerne kort reflektere med sig selv over temaet og skriver stikord ned på dugen. Efterfølgende fælles dialog i gruppen. 2. runde: Deltagerne bygger videre på hinandens perspektiver Deltagerne går til nyt bord (fra temaet det blanke papir til mødestruktur, fra mødestruktur til gentænk regnskab og fra gentænk regnskab til det blanke papir), bordformanden bliver ved sit bord. Program med tider. Materialer på bordene samt baggrundsmateriale i printet form. Baggrundsnotater og modeller til inspiration. Guide til bordformand. Tusser, klokke til runde skift. Modeller og baggrundsnotater, tusser. Spørgeguide til bordformænd
17.15 17.35 - Bordformanden introducerer til den tidligere drøftelse - Deltagerne kvalificerer og perspektiverer drøftelsen 3. runde: Deltagerne bygger vider på perspektiverne Deltagerne går videre til det tredje tema: Flipover, tusser Spørgeguide til bordformænd Bordformanden introducerer kort til dialogen. Side 2 af 11 17.35-17.50 Deltagerne byder ind med nye perspektiver. Opsamling fra bordformænd: Hvilke tre anbefalinger kan der gives til styringsudvalgets videre arbejde? Flipover, tusser 17.50-18.00 2 minutters selvrefleksion hos deltagerne over nedenstående spørgsmål: Kasse til kort, Hvad har du fået særligt øje for i forbindelse med drøftelsen i dag i forhold til det videre arbejde som styringsudvalget bør tage med videre? Overvejelser skrives på postkort (dansekort) der afleveres undervejs ind i byrådssalen Generelle bemærkninger og det videre arbejde v. styringsudvalget.
Gruppeinddeling for temadrøftelse 1. Runde: Tema: Politikudvikling Bordformand: Jette Jensen Tema: Mødestruktur og anvendelse af 17.4 Bordformand: Hans Skov Tema: Politisk ledelsesinformation Bordformand: Jan Ravn Christensen Jacob Bundsgaard Jette Skive Hûseyin Arac Henrik Arens Esben L. Kullberg Maria Sloth Camilla Fabricius Lars Boje Mathiesen Aage Rais-Nordentoft Anne Nygaard Theresa Blegvad Steen B Andersen Kristian Würtz Side 3 af 11 Kirsten Jørgensen Erik Kaastrup-Hansen Nils Petersen Sekretær: Signe Lynge Madsen Bordformand: Lars Kloppenborg Sekretær: Kasper Bang Nielsen Bordformand: Niels Højberg Sekretær: Line Bjerre Sørensen Bordformand: Christian Mølgaard Thomas Medom Bünyamin Simsek Steen Stavnsbo Peter Hegner Bonfils Ango Winther Rabih Azad-Ahmed Marc Perera Christensen Hans Halvorsen Ali Nuur Gert Bjerregaard Knud N. Mathiesen Anette Poulsen Lene Horsbøl Peter Udengaard Lisbeth Laursen Erik Jespersen Hosea Dutschke Sekretær: Lars Beck Sekretær: Jakob Frøsig Sekretær: Asmund Bertelsen
2. runde Tema: Politikudvikling Bordformand: Jette Jensen Tema: Mødestruktur og anvendelse af 17.4 Bordformand: Hans Skov Tema: Politisk ledelsesinformation Bordformand: Jan Ravn Christensen Knud N. Mathiesen Anette Poulsen Lene Horsbøl Peter Udengaard Lisbeth Laursen Thomas Medom Bünyamin Simsek Steen Stavnsbo Peter Hegner Bonfils Ango Winther Rabih Azad-Ahmed Marc Perera Christensen Hans Halvorsen Ali Nuur Gert Bjerregaard Side 4 af 11 Hosea Dutschke Erik Kaastrup-Hansen Sekretær: Signe Lynge Madsen Bordformand: Lars Kloppenborg Sekretær: Kasper Bang Nielsen Bordformand: Niels Højberg Sekretær: Line Bjerre Sørensen Bordformand: Christian Mølgaard Aage Rais- Nordentoft Anne Nygaard Theresa Blegvad Steen B Andersen Kristian Würtz Jacob Bundsgaard Jette Skive Hûseyin Arac Henrik Arens Esben L. Kullberg Maria Sloth Camilla Fabricius Lars Boje Mathiesen Nils Petersen Kirsten Jørgensen Erik Jespersen Sekretær: Lars Beck Sekretær: Jakob Frøsig Sekretær: Asmund Bertelsen
3. runde: Tema: Politikudvikling Bordformand: Jette Jensen Tema: Mødestruktur og anvendelse af 17.4 Bordformand: Hans Skov Tema: Politisk ledelsesinformation Bordformand: Jan Ravn Christensen Esben L. Kullberg Maria Sloth Camilla Fabricius Lars Boje Mathiesen Aage Rais-Nordentoft Anne Nygaard Theresa Blegvad Steen B Andersen Kristian Würtz Jacob Bundsgaard Jette Skive Hûseyin Arac Henrik Arens Side 5 af 11 Erik Jespersen Nils Petersen Kirsten Jørgensen Sekretær: Signe Lynge Madsen Bordformand: Lars Kloppenborg Sekretær: Kasper Bang Nielsen Bordformand: Niels Højberg Sekretær: Line Bjerre Sørensen Bordformand: Christian Mølgaard Rabih Azad-Ahmed Marc Perera Christensen Hans Halvorsen Ali Nuur Gert Bjerregaard Knud N. Mathiesen Anette Poulsen Lene Horsbøl Peter Udengaard Lisbeth Laursen Thomas Medom Bünyamin Simsek Steen Stavnsbo Peter Hegner Bonfils Ango Winther Hosea Dutschke Erik Kaastrup-Hansen Sekretær: Lars Beck Sekretær: Jakob Frøsig Sekretær: Asmund Bertelsen
Guide til bordformænd: Politikudvikling med Byrådet i førersædet Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller imod elementerne under temaet, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad skal være politikudviklende. Rollen som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer Side 6 af og 11 udfordringer ved de udvalgte temaer både politikudvikling ud fra det blanke papir og hvem beslutter hvad. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan tage udgangspunkt i som bordformand. Sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Sikre en loyal sammenfatning af de tre væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Der er en sekretær ved dit bord som tager et fyldigt brutto referat. Bordene til dialogerne vil være beklædt med duge, hvor vigtige pointer m.v. skrives ned løbende. Tid: Samlet er det planlagt at de 3 runder skal tage 1 time og 20 minutter. Til første runde er der afsat 35 minutter, anden runde 25 min. og tredje runde 20. min. Det er vigtigt at I overholder tiden. (Der gives signal et par minutter før.) 1. Runde: (35 min) Kort introduktion til temaet fra bordformand: Deltagerne starter med 2 minutter selvrefleksion over temaet - mulighed for at skrive stikord på dugen. Efterfølgende dialog i gruppen. Hjælpespørgsmål til gruppedialog: Det blanke papir skal ses som en metafor for, at politikerne kommer tidligere på banen i forbindelse med politikudvikling, hvordan ser I konkret det ske? I hvilken sammenhæng kunne I konkret se det blanke papir blive bragt i anvendelse? og hvor vil det ikke give mening? Hvilke udfordringer ser I når politikudviklingen starter hos politikerne med en enkelt overskrift? Hvad kræver det af og hvordan udfordre det politikerne og embedsværket? Når I ser på oversigterne over, hvilke sager der i dag forelægges byrådet ( hvem beslutter hvad ) hvad falder så umiddelbart særligt i øjnene? Hvordan tænker I, vi skal arbejde videre med hvem beslutter hvad - hvad skal processen være i forhold til at finde ud af, hvilke sagstyper, der fremadrettet skal forelægges byrådet, og hvilke sagstyper, der ikke skal forelægges byrådet, hvis målet er at byrådet skal blive mere politikudviklende? 2. Runde: Hjælpespørgsmål til temaet om politikudvikling (25 min.) Bordformanden præsentere kort de vigtigste perspektiver fra første runde. Maks. 5 minutters præsentation Hvilke perspektiver/overvejelser får I på baggrund af dette? Hvad bliver i særlig nysgerrig på? Brug spørgsmål fra 1. runde igen.
3. Runde: (20. min) Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde Side 7 af 11
Guide til bordformænd vedr. drøftelse af udvalgsstruktur, nedlæggelse af udvalg og anvendelse af 17.4 udvalg Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed eller en diskussion for eller i mod hvordan 17.4 udvalgene bruges, men en undersøgelse af muligheder og udfordringer når målet er, at byrådet i højere grad skal være politikudviklende. Rollen som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i 18. styringsudvalgets januar 2016 Side 8 af 11 arbejde er som følgende: 4. Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer både i forhold til mødestruktur for de faste udvalg og anvendelsen af 17.4 udvalg. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan tage udgangspunkt i som bordformand. Sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Sikre en loyal sammenfatning af de tre væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Der er en sekretær ved dit bord som tager et fyldigt brutto referat. Bordene til dialogerne vil være beklædt med duge, hvor vigtige pointer m.v. skrives ned løbende. Tid: Samlet er det planlagt at de 3 runder skal tage 1 time og 20 minutter. Til første runde er der afsat 35 minutter, anden runde 25 min. og tredje runde 20. min. Det er vigtigt at I overholder tiden (Der gives signal et par minutter før.) 1. Runde: (35 min): Kort introduktion til temaet fra bordformand: Deltagerne starter med 2 minutter selvrefleksion over temaet - mulighed for at skrive stikord på dugen. Hjælpespørgsmål til drøftelse Hvilke fordele og ulemper ser I ved de to modeller for mødestruktur? Hvilke alternative modeller ser du evt. kunne bringes i spil? Hvad tænker I særligt 17.4 udvalgene skal anvendes til (fx policy udvikling, tværgående problemstillinger, wicked problems og samskabelse.) Med udgangspunkt i de to måder at bruge 17.4 udvalg på som beskrevet i baggrundsnotatet, hvilke fordele og udfordringer ser I i de to modeller for brugen af 17.4 udvalg Hvilken rolle spiller repræsentativitet i forhold til etableringen af 17.4 udvalg og hvilken rolle påtager man sig som byrådsmedlem i et 17.4 udvalg? Hvilke overvejelser har I i forhold til overvejelserne om dels at nedlægge økonomiudvalget og eventuelt sammenlægge Beskæftigelses- og Socialudvalget? Hvordan skal eventuelle frigivet midler til vederlag på baggrund af ændringer i antallet af udvalg bruges? Skal der arbejdes hen mod at der gives vederlag for 17. stk. 4 udvalg, hvilke fordele og
ulemper ser I? 2. Runde (25 min): Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. Max 5 min. Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde 3. Runde (20 min): Bordformand præsentere drøftelserne fra første runde. Max 5 min. Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde Side 9 af 11
Guide til bordformænd vedr. politisk ledelsesinformation Formål med dialogen: Målet med dialogen er ikke enighed, men en konstruktiv drøftelse af, hvordan vi med de nuværende redskaber i forhold til den politiske ledelsesinformation kan kvalificere vores drøftelser og sikre at byrådet i højere grad sætter retning og følge op. Rollen som bordformand: Din rolle som bordformand i forbindelse med drøftelsen af de udvalgte elementer i styringsudvalgets arbejde er som følgende: Side 10 af 11 Sikre at I i dialogerne kommer godt rundt om emnerne og får drøftet potentialer og udfordringer ved de udvalgte temaer både i forhold til de informationer, som er tilgængelige nu i diverse afrapporteringer (Budget, Regnskab, opfølgninger i udvalg mm) samt i den nye app Targit. Til inspiration er der udarbejdet en spørgeguide til det enkelte tema som du kan anvende som bordformand. Sikre at alle har mulighed for at komme til orde. Sikre en loyal sammenfatning af de tre væsentligste pointer under det tema som du er bordformand for. Der er en sekretær ved dit bord som tager et fyldigt brutto referat. Bordene til dialogerne vil være beklædt med duge, hvor vigtige pointer m.v. skrives ned løbende. Tid: Samlet er det planlagt at de 3 runder skal tage 1 time og 20 minutter. Til første runde er der afsat 35 minutter, anden runde 20 min. og tredje runde 15. min. Det er vigtigt at I overholder tiden. (Der gives signal et par minutter før.) Spørgeguide til runderne: 1. Runde: Kort introduktion til temaet fra bordformand: Deltagerne starter med 2 minutter selvrefleksion over temaet - mulighed for at skrive stikord på dugen. Hjælpespørgsmål til drøftelse (35 min): Er de oplysninger og redskaber vi har tilgængelige tilstrækkelig til, at i føler jer informeret nok til at sætte retninger og muligheder for at kunne følge op? Hvad er særlig godt og hvad mangler der? Nu har vi fået et nyt værktøj i form af en Targit-app med ledelsesinformation på ipad en føler I, at i er dækket ind med de informationer i får og som er tilgængelige for os/jer? I hvilke sammenhænge tænker I, at I konkret vil bruge app en? Og hvad skal der til for at den bliver brugt? Har I fx bemærkninger til den praktiske brug/udformning af systemet? Nu kommer der også nye tiltag i regnskabsaflæggelsen. Hvad forventer i jer? Både på den korte og lange bane. Hvad tænker i fx om den nye skabelon for årsberetning? Er der andre aspekter til ledelsesinformation og ideer, som vi kunne se på, der kunne sikre bedre informationsadgang og -strøm til os? Både med hensyn til indhold og mængde. Hvordan kan ledelsesinformation understøtte store aktuelle temaer på den politiske dagsorden? Er den nye temaside om flygtninge et godt eksempel?
2. Runde: Spørgsmål til drøftelse (20 min): Bordformand præsentere kort drøftelserne fra første runde. Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde 3. Runde: Spørgsmål til drøftelse (15 min) Bordformand præsentere drøftelserne fra første og anden runde. Deltagerne byder ind med nye perspektiver på baggrund af spørgsmål fra første runde Side 11 af 11