Referat. Gentænk borgerindragelse. Torsdag den 19. januar 2017 Kl. 16:00 Konferencerummet Ebeltoft Lundbergsvej 2, 8400 Ebeltoft.

Transkript

1 Referat Gentænk borgerinddragelse Gentænk borgerindragelse Torsdag den 19. januar 2017 Kl. 16:00 Konferencerummet Ebeltoft Lundbergsvej 2, 8400 Ebeltoft Medlemmer Christian Haubuf (A) Ole Bollesen (A) Per Zeidler (I) Ole Bjerregaard (V) Jens Rasmussen (F) Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter) Miriam Leander Petersen (DEMO rådet) Øvrige indkaldte Lars Norman Thomsen (Redaktør på Lokalavisen) Knud Hansen (Centerdirektør EBIC og Ebeltoft Vandrehjem Peter Brinks (Fuglsøcentret) Niels Jensen (Varo Specialmaskiner) Jørgen Ivar Mikkelsen (Nationalpark Mols Bjerge og Djursland Landboforening) Eva Due (sekretær), Tina Kjærgaard Mogensen (sekretær) Fraværende Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter), Miriam Leander Petersen (DEMO rådet)

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Velkomst og præsentationsrunde Planlægning af kommende aktiviteter Kommunikationsplan Aftale om kommende aktiviteter i udvalget...6

3 Side 2 1. Velkomst og præsentationsrunde Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Formanden for udvalget og borgmesteren byder velkommen til medlemmerne. Derefter tages en præsentationsrunde, hvor alle medlemmer kort kommer med egne betragtninger om: På hvilke områder i Syddjurs Kommune bør man særligt gentænke borgerinddragelse? Hvordan tænker du din egen rolle i udvalgets arbejde? Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den På mødet præsenterede udvalgsmedlemmerne deres baggrund for at indgå i udvalgsarbejdet og deres perspektiver på øget borgerinddragelse i Syddjurs Kommune. Fraværende: Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter), Miriam Leander Petersen (DEMO rådet)

4 Side 3 2. Planlægning af kommende aktiviteter Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Drøftelse Det fremgår af kommissoriet for udvalgets arbejde, at udvalget skal komme med anvisninger på, hvordan borgere kan inddrages endnu mere, end de bliver i dag, i drøftelsen af fremtiden for Syddjurs Kommune. På mødet tages en første drøftelse af mulige ideer til, hvordan udvalget skal arbejde. Baggrund Det fremgår af kommissoriet, at udvalgets arbejde indledes med en analysefase, hvor udvalget undersøger hvilke erfaringer, der allerede er med borgerinddragelse. Her inddrages udvalgets egne erfaringer, erfaringer fra forvaltningen og andre kommuner. Herefter igangsættes en idegenereringsfase, hvor udvalget indhenter input og inspiration. Udvalgets arbejde afsluttes med en afrapportering til byrådsmødet den 21. juni Udvalgets møder afvikles på følgende måde: 1. Første møde afholdes den 19. januar På dette møde fastsættes datoer for udvalgets resterende møder. 2. Andet møde afholdes som en studietur målrettet udvalgte temaer. Med studietur menes i denne sammenhæng, at udvalget indhenter erfaringer fra andre kommuner, eksterne interessenter eller andre, der kan komme med input til øget borgerinddragelse. 3. Tredje møde afholdes på en af nedenstående måder: a. Borgerseminar b. Borgerjury c. Borgertopmøde (folkehøring) d. Demokratidag e. Offentlige møder f. Workshops 4. På udvalgets fjerde møde drøftes form og indhold i afrapporteringen, der skal afleveres til Byrådet. Udvalget kan derudover nedsætte arbejdsgrupper, der får til opgave at gå i dybden med konkrete emner. I arbejdsgrupperne vil der kunne inddrages yderligere relevante interessenter. Udvalget kan desuden iværksætte spørgeskemaundersøgelser, interviews eller lignende. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Det fremgår af kommissoriet for udvalgets arbejde, at udvalget skal komme med anvisninger på, hvordan borgere kan inddrages endnu mere, end de bliver i dag, i drøftelsen af fremtiden for Syddjurs Kommune. For at komme frem til disse anvisninger skal udvalget afholde en studietur (hvor der søges inspiration udefra) og et borgerarrangement. Udvalgets anvisninger skal samles i en afrapportering, der overgives til Byrådet. På mødet tog udvalget en første indledende sondering og drøftelse af, hvordan dette arbejde kan tilrettelægges. Herunder drøftede udvalget muligheden for at afholde ekstra møder efter behov.

5 Side 4 Det er afgørende for udvalget, at der sikres så bred en involvering i arbejdet som muligt, så flere borgergrupper får mulighed for at komme med input til den endelige afrapportering. Drøftelsen gav en lang række input og ideer, som udvalget arbejder videre med, inden de kommende arrangementer endelig planlægges. Fraværende: Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter), Miriam Leander Petersen (DEMO rådet)

6 Side 5 3. Kommunikationsplan Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling Det fremgår af kommissoriet for udvalgets arbejde, at udvalget skal udarbejde en kommunikationsplan. Planen skal sikre, at udvalgets arbejde bliver synligt for hele Syddjurs Kommune. På mødet tager udvalget en drøftelse af: Målgrupper for udvalgets arbejde Centrale budskaber udvalget ønsker at kommunikere Resultater af udvalgsarbejdet, der skal vægtes særligt højt Kommunikationskanaler udvalget vil gøre brug af På baggrund af input fra udvalget udarbejder Syddjurs Kommunes kommunikationschef en kommunikationsplan. Kommunikationschefen deltager på den baggrund i udvalgets møde. Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Udvalget drøftede, hvordan kommunikationen omkring udvalgets arbejde skal finde sted. På mødet gav udvalget en række input. På den baggrund udarbejder forvaltningen en kommunikationsplan, der drøftes på næste udvalgsmøde. Udvalget besluttede desuden, at der efter første udvalgsmøde: 1. Udsendes en pressemeddelelse. 2. Optages et kort videoklip med udtalelser fra 2 udvalgsmedlemmer. Videoklippet lægges på kommunens facebook side. Fraværende: Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter), Miriam Leander Petersen (DEMO rådet)

7 Side 6 4. Aftale om kommende aktiviteter i udvalget Sagsnr.: 16/29889 Sagen afgøres i: Gentænk borgerinddragelse Sagsfremstilling På mødet aftales tidspunkter for kommende aktiviteter i udvalget, så aftalerne kan bookes i medlemmernes kalendere. 1. Det fremgår af kommissoriet, at udvalget mødes 4 gange. Første gang er den 19. januar Nedenfor er angivet forslag til tidspunkter for de resterende 3 møder: 14. marts kl ( Studietur ) 25. april kl (Borgerarrangement) 17. maj kl (Udvalgsmøde) 2. Det foreslås desuden, at udvalget den 26. april giver en status for sit arbejde på et temamøde i Byrådet (det samlede temamøde i Byrådet gennemføres i tidsrummet fra kl til 15.00). 3. Derudover opfordres alle udvalgets medlemmer til at deltage under Byrådets drøftelse af udvalgets afrapportering den 21. juni (det samlede Byrådsmøde gennemføres i tidsrummet fra kl til kl ). Beslutning i Gentænk borgerinddragelse den Udvalget besluttede, at forvaltningen udsender en Doodle med forslag til datoer for de kommende udvalgsmøder. Der afholdes udvalgsmøder på de datoer, hvor flest udvalgsmedlemmer kan deltage. Desuden blev udvalget udvalgsmedlemmer, der ikke er byrådsmedlemmer, inviteret til Byrådsmødet den 21. juni 2017, hvor udvalgets afrapportering finder sted. Fraværende: Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter), Miriam Leander Petersen (DEMO rådet)

8 Side 7 Underskriftsside Christian Haubuf (A) Miriam Leander Petersen (DEMO rådet) Ole Bollesen (A) Lars Norman Thomsen (Redaktør på Lokalavisen) Per Zeidler (I) Knud Hansen (Centerdirektør EBIC og Ebeltoft Vandrehjem Ole Bjerregaard (V) Peter Brinks (Fuglsøcentret) Jens Rasmussen (F) Niels Jensen (Varo Specialmaskiner) Birthe Lindal (Fremtidsforsker og tilflytter) Jørgen Ivar Mikkelsen (Nationalpark Mols Bjerge og Djursland Landboforening)