Indkaldelses til bestyrelsesmøde

Til Erik Fage Pedersen Finn Rasmussen Daniel Klestrup Bjærge Søren Cruys-Bagger Kjeld Bøjlesen Birte Johansen Martin Helbo Nielsen Lars Hven Troelsen Gunnar Bak Cedermann Ebbe Ravn Ib Ketler Uffe Lundgaard Kære bestyrelseskolleger Protektor: Hans Kongelige Højhed Prins Joachim (EFP) (FR) (DKB) (SCB) (KB) (BJ) (MHN) (LHT) (GBC) (ER) (IK) (UL) Rønne, den 14. januar 2016 Indkaldelses til bestyrelsesmøde Hermed referat af bestyrelsesmøde i Danmarks-Samfundet onsdag, den 13. januar 2016 kl. 10.00 på Landskontoret i Idrættens Hus. Deltagere: Erik Fage Pedersen, Finn Rasmussen, Daniels Klestrup Bjærge, Søren Cruys-Bagger, Birte Johansen, Martin Helbo Nielsen, Gunnar Bak Cedermann, Ebbe Ravn og Uffe Lundgaard. Ib Ketler deltog i mødet fra kl. 13.30. Fraværende med afbud: Kjeld Bøjlesen oglars Hven Troelsen. Dagsorden: 1. Velkomst, godkendelse/tilføjelse til dagsordenen. Formanden bøde velkommen og rettede en særlig velkomst til Uffe Lundgaard, og oplyste at Ib Ketler kom senere. Dagsordenen blev godkendt med følgende tilføjelser: Under punkt 2 tilføjedes yderligere 4 underpunkter. I. Debatindlæg i JP J. Antal repræsentanter fra Sydslesvigs forening K. Flag Veteranhjem L. Folder Aalborg Flagfabrik 2. Siden sidst (EFP + øvrige) a. Brev til Statsministeren Formanden havde sendt et brev til Statsministeren for at henlede ham på Dannebrogs 800 års fødselsdag i 2019. 1

Der var endnu ikke modtaget nogen tilbagemelding på henvendelsen. b. Fanejournaler Ved fanebærerkursus i Aarhus var der blevet drøftet Fanejournal, idet en af de forening som deltog i kurset havde en sådan journal. Af journalen fremgår hvilken dag fanen havde være brugt og i hvilken anledning. Umiddelbart meget omstændigt. Kjeld Bøjlesen arbejder videre med sagen, idet han for nogen tid siden var fremkommet med noget tilsvarende. UL oplyste at der i slutningen af februar afholdes fanebærerkursus i Køge. Der er allerede en del tilmeldinger. Action: KB c. Tilbagemelding fra leverandørmødet 12. januar 2016 Et godt og konstruktivt møde med nogle af vore leverandører og samarbejdspartnere. Svendborg tryk Aalborg Flagfabrik Nordea Revisor Der var en general orientering fra formanden om DS virke og udfordringer i 2015. Ligesom der fra øvrige deltagerer var en orientering om deres virke. Samarbejdet fortsætter i 2016., GBC d. DS logo m/kongekrone Da Folketinget tager sagen op vedr. de tidligere Kongekrone privilegerede Kroers brug af lukket Kongekrone har DS anmodet om at komme med i denne sag. Kulturministeren og departementschefen i Kulturminisriet har ligeledes lovet at se på sagen. Der foregår derudover nogle undersøgelser i Rigsarkivet og Statsministeriets arkiver. Umiddelbart kan der ikke findes noget i Rigsarkivet fra 1913, men der arbejdes videre mes sagen. Umiddelbart se det ud til at DS fortsat kan bruge den lukkede kongekrone., GBC e. Genoptryk af Nordens Frihed H.C. Bjerg laver en ny projektbeskrivelse, der skal bruges til ansøgninger ved fonde, forventes klar i ultimo januar primo februar 2016. Der er udbetalt forskud på honorar til H.C, Bjerg på kr. 25.000. De Nordiske ambassader ansøges også om midler., GBC, ER f. Deltagelse i Rebildfest 2016 Kjeld Bøjlesen har sendt en mail til Rebildselskabet. DS kan få den vanlige plads mod en betaling på kr. 300 Hvilket er accepteret Action: KB, BJ g. Sponsorrater Ebbe Ravn er ved at undersøge de muligheder, som kan anvendes til de formål vi søger om. 2

Han skal bruge DS vedtægter, der skal vedlægges ansøgningerne samt projektbeskrivelser. Der er middelbart mange mulighede såvel store som små fonde. Action: ER h. Folder om Dannebrog ved Kirkelige handlinger Vores nuværende beskrivelse har været forlagt en præst, der er kommet med nogle bemærkninger, som der arbejdes videre med. Det foreslås bl.a. at vi deler det op i 3 dele Almindelige gudstjenester, dåbsgudstjenester Højmesser Begravelser og bisættelser Der var en lang om meget detaljeret drøftelse af sagen. Der arbejdes videre med projektet. Når skriftet er færdig forelægges det biskoppen til orientering om kommentering., SCB i. Debatindlæg i Jyllands Posten Kulturministeren barsler med et forslag om en Kultur Kanon. Formanden har lavet et læserbrev om, at Dannebrog bør være med i en sådan Kanon. Indlægget er endnu ikke optaget i JP, hvis ikke det sker i løbet af januar måned sendes det til andre nyhedsmedier. Der er iværksat en optælling af flagstænger inden for staten, hvad formålet med dette er står noget uklar. Søren tager kontakt til Justitsministeriet for at få nærmere om sagen., SCB j. Antal repræsentanter fra Sydslesvigs forening Der er rejst spørgsmålet om, hvor mange repræsentanter Sydslesvigs Forening har ved årsmødet, hvis man danner en forening i Sydslesvig. Formanden tager kontakt til den og oplyser at de har én med stemmeret, men må gerne komme to. k. Flag Veteranhjem I forbindelse med indvielse af Veteranhjem i Aarhus har DS skænket en flagstang og et flag. Det var meningen at vores formand skulle hejse flaget, men pludselig var der en andens om tog initiativet og hejste Dannebrog, og dermed fik formanden ikke lejlighed til at lave en officiel overdragelse. Den plade, som skulle orientere om at DS var sponsor er ikke lavet idet det vil være for stor en omkostning at lave. Pladen vil løbe op i ca. 1.500 kr. l. Folder Aalborg Flagfabrik Kort drøftelse af folderen. Gunnar udleverede et udkast. Er der ideer til denne så bedes de meddelt Gunnar. Der skal være en indmeldelsesblanket til DS på den, desuden er der plads til at Aalborg Flagfabrik kan komme med nogle oplysning som de ønsker modtagerne af flag og faner skal have. 3

3. Administrative meddelelser siden sidst a. Medlemsstatus. Pr. 13. januar 2016 er der 1612 medlemmer en lille fremgang. Der er meget få udmeldelser, der er dog en stor manko på kontingentside restancer på kr. 15.000 svarende til 126 medlemmer. b. Hjemmeside. Opdateres men ellers ingen umiddelbare problemer. Uffe efterlyste muligheden for at linke direkte fra siden med lokalforeninger til lokalforeningernes hjemmeside. Martin laver det link., MHN c. Øvrige områder. Der er kommet 22 ansøgninger om flag og faner. Den nye måde at lave ansøgninger på fungerer fint foreningerne får et kopi. Der laves en oversigt over hvem der har søgt. I en gamle protokol kan man se hvem der er tildelt flag og faner i perioden 1927 til 1951. Vi skal flytte kontor en gang her i løbet af foråret. Der er fremsat økse om et mindre på ca. 30 m2. 4. Økonomi a. Foreløbig årsregnskab. Det foreløbige årsregnskab blev gennemgået og der blev knytte enkelte kommentarer til dette. Der var indtægter på kr. 875.143,07 og udgifter på762.061,74. Overskud på kr. 113.080 Baggrunde for det store overskud er, at vi først sent fik tilskuddet fra Kulturstyrelsen og havde været meget påpasselig i 2015 med hensyn til at bruge penge. b. Vedtagelse af budget 2016 Budgettet blev gennemgået og tilrettet de samlede indtægter er på kr. 915.150 og udgifter på kr. 923.300, hvilket giver et undersku på kr. 8.150. Følgende konti blev reguleret: Indtægtssiden: Flagsalg fra kr. 275.000 til kr. 250.000 Kontingent fra kr. 190.000 til kr. 215.000 Udgiftssiden: Kampagnemateriale fra kr. 80.000 til kr. 60.000 Telefon/informatik fra kr. 5.000 til kr. 10.000 Fragt/porto fra 50.000 til kr. 55.000 Nets/andre kontorholdsudgifter fra kr. 5.000 til kr. 15.000 c. Flagsalg 2015 Flagsalg for 2015 skal først indberettes til Indsamlingsnævnte pr. 1. juli 2016. Der er et samlet underskud på kr. 33.000 4

d. Bestyrelsesmøde i fødselsdagsfonden. Der blev kort gennemgået gårsdagens møde med vore bankrådgiver. Der havde i 2015 været et afkast på kr. 293.281,88, heraf blev de kr. 193.281,88 hensat til konsolidering i fonden, kr. 100.000 var overført til Danmarks Samfundet. Der er nu en fondsformue på kr. 3.585.689, og disse er fordelt på 47% aktier og 53% obligationer. 5. Repræsentantskabsmøde 2016 a. Dirigent DS forslag til dirigent er Uffe Lundgaard b. Afviklingsplan Planen blev gennemgået og rettet til. Herunder blev der drøftet tildeling af Hæderstegn. Landsledelsen blev opfordret til at komme med emner ud over de der blev drøftet. c. Valg, bestyrelsesmedlemmer - Finn Rasmussen, modtager ikke genvalg - Søren Cruys-Bagger, modtager genvalg - Daniels Klestrup Bjærge, modtager genvalg Der var en længere drøftelse af hvem der skal afløs på den ledige plads. Der var mange forslag oppe og vende. Formanden tager kontakt til Annete Neumann i Sydslesvig for at spørge om hun vil indtræde i DS bestyrelse Valg, suppleanter - Martin Helbo Nielsen - Lars Hven Troelsen Foreslås begge genvalgt Efter mødet er det blevet vedtaget at Landsledelsens forslag til nyt fast medlem af ledelsen bliver Martin Helbo Nielsen. Som suppleanter foreslås Lars Hven Troelsen og Annette Neumann spørges om hun vil være suppleant d. Gæster Der indbydes de sædvanlige gæster, herudover indbydes Kontorchefen i Justitsministeriet DS kontakt i ministeriet, Thomas Dahl DGI og H.C. Bjerg. e. Valg af Statsautoriseret Revisor Ernst & Young foreslås genvalgt f. Fastsættelse af tid og sted for repræsentantskabsmøde 2017 Lørdag den 4. marts 2017 i Kolding. Daniel bestiller lokaler., DKB, GBC 6. Nyhedsbrev nr. 1/2016. (EFP) Der var en generel drøftelse af hvordan brevet blev fordelt. Det fastholdes, at der er lokalforeningsformændene, som modtager det og videresender til egne medlemmer og de som man finder bør have det, man har her så mulighed for at supplere med lokalt stof. Der vil i det kommende nyhedsbrev være noget fra årsmødet samt status vedrørende Kongekronen. Der er lidt fra Videncenteret. Indlæg skal være redaktøren i hændes senest 15. marts. 5

, DKB, SCB, GBC 7. Årsskrift 2016. Indlæg skal være redaktøren i hænde med udgangen af januar 2016. Indlæg fra repræsentantskabsmødet, senest 11. marts 2016 I Årsskriftet vil der være følgende emner her i overskrifts form Indlæg fra Roskilde Indlæg fr Herning Indlæg fra Carl Aakerlund, Holstebro Indlæg fra Flensborg Veteranhjem i Aarhus Uddrag af artikler i dagspressen Køge, Aarhus Åbenrå m.fl. Små flag på juletræ Nyt fra Videncenteret Fomandens beretning på årsmøde Dannebrog i Sverige Kort bom Nordens Frihed Køges markering af 10 års jubilæum Søren Ryges tale ved Valdemarsfest 2015 i Aarhus Efterhånden som artiklerne bliver færdige sendes de til Landskontoret mhp på korrekturlæsning inden de sendes il redigering., DKB, SCB, GBC 8. Nyt fra Nationalt Videncenter. Der var en gennemgang af de spørgsmål, der var fremkommet siden sidste møde. Samt en artikel om Tildeling af fane til Veteranhjemmet i Ringsted. Action: SCB 9. Lokalforeninger. Kjeld arbejder videre med sagen. Vedr. dannelse af en lokalforening i Sydslesvig er der lavet udkast til vedtægter, disse er til gennemsyn for at tilpasse sig de tyske normer laves i dansk udgave. Gunnar talte lidt om forholdene i Ringsted. Vordingborg og nordvest Sjælland. Der er kommet ny repræsentant i Sorø Børge H. Jensen., KB, GBC 10. Fordelingsnøgle flag og faner Gunnar havde lavet et udkast til fordeling af flag og faner for 2016. Fordelingen svarer nogenlunde til 2015. I alt er der 200 enheder fordelt på 104 faner og 96 flag. Der var lidt debat om tildeling af de ekstra faner samt tildelingen til enkeælte foreninger. Men fordelingsnøgle fastholdes som den er. 11. 800 års jubilæum. Kort omtale af brev til Statsministeriet og hvem DS mener skal stå for arrangementet. Men for at være på forkant med planlægning af DS andel nedsatte en arbejdsgruppe. Der vil blive indkaldt til møde i april måned. Udvalget blev sammensat således: Erik Fage Pedersen Søren Cruys-Bagger Ebbe Ravn 6

Gunnar Bak Cederman H.C. Bjerg spørges om han vil være med 12. Rulning af aktivitetsplan. Planen blev kort gennemgået og tilrettet Action: FR 13. Fastsættelse af næste møder. 4. marts 2016, kl 12.30 bestyrelsesmøde på kontoret i Idrættens Hus. Starter med frokost. 5. marts 2016, kl. 10.00 repræsentantskabsmøde i Idrættens Hus 5. marts 2016 efter Gunnars timer Konstituerende møde. Landsledelsesmøde, 20 april 2016 kl. 10.00 på kontoret i Idrættens Hus 14. Eventuelt. Daniel efterlyste en policy vedrørende tildeling af slips og tørklæde Lokalforeningsformænd får Øvrige bestyrelsesmedlemmer i lokalforeningen kan købe slips/tørklæde. Kan også anvendes til årets flagtaler På årsmøde udleveres til stemmeberettigede, såfremt de ikke har fået. Greveparret; Grev Ingolf og grevinde Sussie har ikke fået. De skal ved passende lejlighed have overrakt slips og tørklæde. Birte omtalte den årlige uddeling af Flagprisen i Aalborg. Gunnar nævnte APP og brug af Facebook, hvor Svendborg tryk har tilbudt at hjælpe, der holdes et møde i nærmeste fremtid. Formanden nævnte at man i Aarhus havde en fond på kr. 70.000, der ingen afkast gav og man har derfor besluttet at ophæve den, men det er lidt besværligt. Man vil bevillige lidt til Honnørkajen i Aarhus. Men også 2019 kunne være en mulighed, men ligger nok lige langt nok ude. Herudover nævnte han fane til Folketinge som der skal arbejdes videre på. Action: Alle Mødet slutter kl. 14.15 Med venlig hilsen Sekretær Bilag: 1. Afviklingsplan for repræsentantskabsmøde 2016 2. Aktivitetsplan 7