1 Njörður Sigurðsson Bevaring af privatarkiver i Island et forslag til bevaringspolitik Formål og hensigt med undersøgelsen I dette foredrag vil jeg kort redegøre for situationen angående bevaring og indsamling af privatarkiver i Island. Sidste marts og april foretog Nationalarkivet en undersøgelse, hvor man prøvede at finde ud af hvordan de blev bevaret, og jeg vil nu fortælle om de vigtigste resultater af undersøgelsen. 1 Sådan en undersøgelse om privatarkiver har aldrig tidligere blevet lavet i Island, og den giver en oversigt over hvordan det står til i denne henseende i Island. Forhåbentlig vil resultaterne blive det første skridt på vejen til forbedring af bevaring og tilgængelighed til denne vigtige kildesamling og til at forøge samarbejdet mellem de forskellige bevaringsinstiturionere af disse arkiver om indsamling og bevaring. Her i dette foredrag vil jeg kun komme ind på nogle få af de punkter der blev undersøgt, især angående indsamlinger af privatarkiver og deres forhold hos de forskellige bevaringsmyndigheder, med det formål at vise hvordan det står til med bevaring af privatarkiver i Island. Med udgangspunkt i undersøgelsens restultater vil jeg diskutere, hvad der kunne blive de næste skridt til bevaring af privatarkiver i Island. Fremgangsmåde ved undersøgelsen Undersøgelsen blev lavet elektronisk gennem Islands Nationalarkivs hjemmeside, fra d. 22. marts 2012 og de sidste svar kom d. 26. april. Det blev besluttet at sende den til de arkivansvarlige myndigheder, som blev inddelt i fire kategorier. For det første arkivinstitutioner, det vil sige Islands Nationalarkiv, tyve regionalarkiver, Nationalbibliotekets håndskriftsamling og Islands Kvindehistorisk samling. For det andet blev undersøgelsen sendt til biblioteker, hvoraf den største del er kommunale biblioteker og Nationalbiblioteket som er en statsinstitution. For det tredje blev undersøgelsen sendt til alle museer i Island, inklusive historiske samlinger, kunstmuseer, naturhistoriske museer og også udstillingssteder som tager sig mere af formidling end af bevaring. For det fjerde blev undersøgelsen sendt til forskningsinstitutter. Til den gruppe hører alle højere læreanstalter i Island og diverse forskningsinstitutter, der bliver drevet af offentlige midler. Før undersøgelsen vidste man naturligvis at arkivansvarlige myndigheder havde privatarkiver til bevaring men man vidste kun lidt om privatarkivers bevaring hos forskellige offentlige 1 Undersøgelsens resultater vil blive offentliggjort på islandsk på Islands Nationalarkivs hjemmeside i 2012.
2 institutioner, især biblioteker, museer og forskningsinstitutter. Disses arbejde er af en sådan karakter at privatarkiver ofte havner der, enten i sammenhæng med andre museumsobjekter eller på grund af deres forskningsvirksomhed. I den forbindelse kan man nævne Islands Universitet som i henhold til universitetsarkivets regler har hjemmel til at tage privatarkiver til bevaring, som har tilhørt lærere, eksperter og andre, og som kunne være af værdi for videnskabelige undersøgelser. Nationalmuseet bevarer Kristján Eldjárn, tidligere direktør for Nationalmuseet og Islands præsident, privatarkiv. Derfor blev førnævnte fire kategorier af bevaringsinstiturionere valgt til denne undersøgelse, men man kan sikkert finde privatarkiver hos institutioner som falder udenfor disse kategorier, f.eks. ved man at Islands Nationalbank bevarer ét privatarkiv. Men ved at sende undersøgelsen til førnævnte institutioner håber man på at få et godt billede af hvordan privatarkiver i Island bliver bevaret. Undersøgelsen Undersøgelsen blev sendt ud til 223 modtagere i førnævnte kategorier. Deraf svarede 130 eller 58%. Det må anses for at være en ret høj besvarelsesprocent når man ser på at en stor del af disse institutioner har en lille virksomhed og ofte mindre end én ansat. Total Svar Svarprocent Arkivinstitutioner 23 20 87% Biblioteker 91 41 45% Museer 82 49 Forskningsinstitutter 27 20 74% Total 223 130 58% Tabel 1. Svar på undersøgelsen. De som bevarer privatarkiver Af dem som svarede på undersøgelsen er det ikke overraskende at alle arkivinstitutioner bevarer privatarkiver. Nationalarkivet og de 20 regionalarkiver, der findes rundt om i landet, er offentlige arkivinstitutioner som modtager dokumenter fra offentlige myndigheder til bevaring, fører tilsyn med deres arkivering og gør arkiverne tilgængelige. Desuden modtager disse arkivinstitutioner private arkivalier til bevaring. Islands Nationalbiblioteks håndskriftsamling har også en stor mængde privatarkiver og har den rolle ifølge loven at
3 samle på håndskrifter og privatarkiver. Islands Kvindehistorisk samling samler også på kvinders private papirer. Det er interessant at se at 49% af museer bevarer privatarkiver, lidt lavere andel af forskningsinstitutter bevarer privatarkiver eller 25% og 18% af biblioteker. 10 9 7 Arkivinstitutioner Museer Biblioteker Forskningsinstitutter Billede 1. Institutioner som bevarer privatarkiver. Omfang af dokumenter i privatarkiver hos bevaringsinstitutioner Arkivbestanden i privatarkiver hos bevaringsinstitutionerne er meget forskellig. Mange havde svært ved at svare på dette spørgsmål da nogle af disse simpelthen ikke har overblik over samlingerne på rede hånd, de ved ikke nøjagtigt hvad de bevarer og hvor meget. Derfor må man tage tal om omfang med forbehold da mange har anslået mængden og nogle har ikke svaret. Desuden må man tænke på at der kun er tal fra dem, som svarede på undersøgelsen og bevarer privatarkiver, man kan derfor anslå at der er en større mængde dokumenter i hele landet. Når man ser på omfanget af privatarkiver hos bevaringsinstitutionerne viser det sig at arkivinstitutioner bevarer langt den største del. Tilsammens bevarer de næsten 6000 hyldemeter af privatarkiver fra mere end 10.000 arkivdannere. Til sammenligning kan nævnes at den samlede bestand af dokumenter i regionalarkiver og Nationalarkivet er omkring 60.000 hyldemeter og kan man se at privatarkiver er ca. af de islandske arkivinstitutioners samlede arkivbestand.
4 7000 6000 5913,5 5000 4000 3000 2000 Hyldemeter 1000 0 100,5 136,24 41 Billede 2. Hyldemeter af privatarkiver hos bevaringsinstitutioner. Museer bevarer ca. 140 hyldemeter fra 1330 arkivdannere, biblioteker har ca. 100 hyldemeter fra omtrent 70 arkivdannere og forskningsinstitutter 41 hyldemeter fra 25 arkivdannere. Resultatet af undersøgelsen viser således at privatarkiver fylder omtrent 6300 hyldemeter fra knap 13 tusind arkivdannere. Selvom disse tal ikke er nøjagtige viser de dog at forholdsvis få hyldemeter af privatarkiver bliver bevaret udenfor arkivinstitutioner, sandsynligvis meget færre end i andre lande hvor biblioteker og museer ofte har en stor mængde privatarkiver. I Island har der mange steder været et godt samarbejde mellem biblioteker, regionalmuseer og regionalarkiver som ofte er drevet af den samme kommune, nogle gange med de samme ansatte. Det betyder at hvis regionalmuseet har fået dokumenter er de simpelthen blevet afhændet til regionalarkivet til bevaring. Privatarkivers sammensætning I denne sammenhæng er det også interessant at se hvordan privatarkiver er sammensat efter de forskellige bevaringsinstitutioner. På museer er det mest enkelte dokumenter, det vil sige ikke hele arkiver. Deraf kan man slutte at museer samler i større grad på enkelte dokumenter til fremvisning end som kildemateriale om enkelpersoner, foreninger eller virksomheder. I biblioteker er af privatarkiverne hele arkiver, mens det kun er hos forskningsinstitutter. Arkivinstitutioner modtager dokumenter og bevarer dem, hvad enten der er tale om enkelte dokumenter eller hele arkiver. Selv om enkelte dokumenter
5 selvfølgelig kan være vigtigt kildemateriale, er det ofte deres sammenhæng med andre dokumenter af samme arkivdanner som er vigtige kilder for forskning. 7 Flertal af privatdokumenter er hele arkiver Flertal af privatdokumenter er enkeltdokumenter Privatdokumenter er en blanding af hele arkiver og enkeltdokumenter Svarer ikke Billede 3. Privatarkiver sammensætning hos bevaringsinstitutioner. Hvorfor bevarer bevaringsinstitutionerne privatarkiver? I undersøgelsen spurgte man endvidere om grunden til at vedkommende modtog privatarkiver til bevaring og svarene kan man se i følgende transparent. Der kan man se, at arkivinstitutioner indsamler dokumenter hovedsageligt, fordi det er deres lovmæssige rolle, samt at de er blevet bedt om at tage privatarkiver til bevaring. Grunden til at privatarkiver er bevaret på biblioteker er at de er blevet bedt om at modtage dem til bevaring. Derimod er privatarkiver i museer hovedsageligt blevet modtaget med andre museumsgenstande og er på den måde blevet en del af deres bestand, samt at de er blevet indsamlet i sammenhæng med deres virksomhed. Nogle nævnte dog, at der var planer om at afhænde privatarkiver til den nærmeste arkivinstitution.
6 10 9 7 En lovmæssig opgave at modtage privatarkiver Privatarkiver bliver indsamlet i sammenhæng med bevarelsesinstitutionens virksomhed Privatarkiver bliver indsamlet i sammenhæng med bevarelsesinstitutionens historie Bevarelsesinstitutionen er blevet bedt om at bevare privatarkiver Privatdokumenter fulgte med andet museumsmateriale som blev afleveret til bevaring Billede 4. Hvorfor bevarer man privatarkiver? Hvad bestemmer privatarkivers indsamlinger? Det er interessant at se hvad der er den største grund til, at bevaringsinstitutioner samler på privatarkiver, men hos dem allesammen er det på afhænderens initiativ, som man kan se på medfølgende transparent. En vedtaget indsamlingspolitik bestemmer kun 35% af indsamling af privatarkiver hos arkivinstitutioner og kun 18% hos museer, og der er ingen sådan politik hos andre bevaringsinstitutioner ifølge undersøgelsen. Selvom det selvfølgelig er meget vigtigt, at de som afhænder arkiver, kan gøre det på eget initiativ, da er det sandsynligt at en mangel på en klar politik i indsamling af privatarkiver kan føre til, at privatpapirer fra bestemte dele af samfundet eller landet, ikke bliver indbragt til bevaringsinstitutioner. For historikere og andre som holder af landets historie er det ikke nogen god udvikling og kan give et skævt billede af fortiden. Ingen fælles indsamlingspolitik for privatarkiver har eksisteret i Island, og man kan måske bebrejde den største arkivinstitutioner, Islands Nationalarkiv, for at den ikke har lagt vægt på indsamling og bevaring af privatarkiver igennem tiden. I loven om Nationalarkivet står, at arkivet har hjemmel til at tage dokumenter fra andre end de afleveringspligtige myndigheder til bevaring. Man vil dog gerne få indsamling og bevaring af privatarkiver bragt i bedre stand, som denne forundersøgelse viser.
7 10 9 7 Vedtaget indsamlingsspolitik Regelmæssig indsamling af privatdokumenter Tilfældig indsamling Afhænders initiativ Andet Billede 5. Hvad styrer indsamling af privatarkiver? Privatarkivers tilgængelighed - ordning og registrering Bevaring og tilgængelighed er begreber som ikke kan adskilles når det drejer sig om arkivering. Der er heller ikke megen nytte ved at bevare dokumenter hvis ikke de er tilgængelige. I undersøgelsen spurgte man derfor om, hvordan tilgængeligheden var hos de forskellige bevaringsinstitutioner. For det første spurgte man hvordan dokumenterne var ordnet hos dem, da det er en forudsætning for tilgængelighed at dokumenterne er ordnet og registreret. Langt den største del af de biblioteker som bevarer privatarkiver, eller 71%, har ikke ordnet eller registreret deres dokumenter, og det samme gælder for privatarkiver i 36% af museer. Det er bemærkelsesværdigt at kun 45% af arkivinstitutioner har den største del af deres privatarkiver ordnet og registreret.
8 7 Privatdokumenterne er grovsorteret og grovregistreret For det meste ordnet og registreret For det meste uordnet og uregistreret Delvis ordnet og registreret Billede 6. Hvordan er privatarkiver ordnet og registreret? Privatarkivers tilgængelighed oplysninger om privatarkiver I denne sammenhæng er det også interessant at se hvordan de privatarkiver som enten delvis eller helt er registreret. Kun af arkivinstitutioner har elektroniske registraturer som er søgbare på nettet. Langt den største del af registraturerne er kun tilgængelig i kataloger, som kun er tilgængelige hvor de bliver bevaret. Det er også interessant at se at oplysninger om at privatarkiver bliver bevaret i den pågældende institution er ingen steder registreret hos biblioteker, museer og forskningsinstitutter. Det står dog ikke så slemt til hos arkivinstitutioner men halvdelen af disse har oplysninger på deres hjemmeside om at de bevarer privatarkiver og siger at oplysninger om at de bevarer privatarkiver findes i et udgivet skrift. Dette viser at privatarkivers tilgængelighed ikke er særlig god. I de fleste tilfælde må man kontakte vedkommende bevaringsinstitution og bede om oplysninger om privatarkiver for i de færreste tilfælde er de søgbare på nettet eller tilgængelige i publicerede registraturer. Det er ikke engang klart, hvilke privatarkiver bevaringsinstitutionerne bevarer, og faktisk heller ikke om de overhovedet har nogen privatarkiver. Tilgængeligheden til privatarkiver i Island kunne forbedres ved at lave et fælles register for privatarkiver i Island som man har gjort det mange steder, f.eks. i de nordiske lande. Det kan også nævnes at med et nyt elektronisk registratur hos Nationalarkivet er der mulighed for flere at publicere deres registraturer der.
9 9 7 Ja, på institutionens hjemmeside Ja, i et skrift udgivet af institutionen Ja, andre steder Nej Billede 7. Har publikum adgang til oplysninger om at privatarkiver er bevaret? Privatarkivers bevaringsforhold Der bliver stillet store krav til arkivmagasiner hos dem som bevarer dokumenter, som ville være uerstattelige hvis de kom til skade. I undersøgelsen spurgte man også til privatarkivernes opbevaringsforhold. Man spurgte, om der var specielle arkivmagasiner for privatarkiver og hvordan forholdene var i magasinerne, hvis de fandtes. 75% af arkivinstitutioner har særskilte arkivmagasiner for privatarkiver og man må formode at de resterende 25%, som ikke har specielle lokaler for private papirer, opbevarer dem sammen med andre dokumenter. Det er bemærkelsesværdigt, at mindre end halvdelen af biblioteker og museer og ingen forskningsinstitutter har specielle arkivmagasiner for privatarkiver, som man kan se på medfølgende billede. Da der blev spurgt om hvordan privatarkiverne blev opbevaret, hvis ikke man havde særskilte lokaler, svarede de fleste af arkivinstitutionerne, at de blev opbevaret i samme arkivmagasiner som offentligt tilgængelige arkiver. De fleste af arkivinstituttioners magasiner er blevet godkendt af Nationalarkivet og deraf kan man slutte at forholdene hos arkivinstitutionerne er gode. Svarene fra biblioteker, museer og forskningsinstitutter er derimod bemærkelsesværdige. De fleste af museerne svarede at dokumenter blev opbevaret sammen med museumsgenstande, men i den sammenhæng må man huske at forholdene for bevaring af dokumenter er andre end for genstande. Man kan derfor konkludere at forholdene på museer til opbevaring af privatarkiver ikke er som man kunne ønske. Forskningsinstitutter opbevarede deres privatarkiver enten på kontorer eller i arkivlokaler som institutterne benytter til sine egne dokumenter. Svarene fra biblioteker er
10 mere interessante. Et bibliotek sagde at privatarkiverne blev opbevaret i en krog på udgangen, og nogle biblioteker sagde at dokumenterne blev opbevaret på forstanderens kontor. Man behøver ikke sige meget om disse bevaringsforhold, men det er klart at de er uacceptable. 10 9 7 Ja Nej Arkivinstitutioner Biblioteker Museer Forskningsinstitutter Billede 8. Er der særskilte arkivmagasiner for privatarkiver? Når man ser på forholdene i arkivmagasiner hos dem som har særskilte opbevaringslokaler for privatarkiver viser det sig at forholdene er meget forskellige og faktisk i mange tilfælde mangelfulde, som det fremgår af medfølgende billede. Man spurgte også om den indpakning som privatarkiverne blev bevaret i. Det viste sig at det kun var arkivinstitutionerne som bevarer privatarkiver i speciel arkivæske. Et mindretal af biblioteker, museer og forskningsinstitutter bevarer deres dokumenter i speciel arkivæske og som svar på spørgsmål sagde de at privatdokumenterne blev bevaret i den emballage de blev afleveret i, f.eks. store papkasser, kontormapper og plastikmapper. Det er derfor klart at privatarkivers bevaringsforhold, specielt i biblioteker, museer og forskningsinstitutter er meget mangelfulde, selv om der også er meget der kan forbedres i arkivinstiturionerne.
11 10 9 7 Brandsikkert arkivlokale Temperatur er 15-18 C Fugtighed er 30- Vand- og kloakledninger er ikke i arkivlokalets loft Strøm kan afbrydes i arkivlokalet Arkivlokalet er indbrudssikker Arkivlokalet har vandfølere Intet af ovennævnte Billede 9. Hvordan er arkivmagasinet? Professionalisme ved arkivering Til sidst blev der spurgt om hvor mange ansatte der var i pågældende bevarelsesinstitution og hvor stor andel havde med privatarkiver at gøre. Arkivinstitutioner bruger i gennemsnit halvdelen af deres personale til arbejde med bevaring af privatarkiver. Dette er ikke tilfældet hos andre bevaringsinstitutioner, biblioteker bruger ingen tid til bevaring af de privatarkiver som de opbevarer, museer kun 4% og forskningsinstitutter 14%. Ligeledes har et mindretal af personalet på biblioteker, museer og forskningsinstitutter fået uddannelse eller træning i arkivering.
12 9 7 Ja Nej Svarer ikke Billede 10. Er personalet uddannet eller trænet i arkivering? Konklusion Som det fremgår af det der her er blevet gennemgået, er det klart at det står meget forskelligt til med bevaring af privatarkiver i Island. Langt den største del af privatarkiver i Island er bevaret hos arkivinstitutioner og der er bevaringsforholdene bedst selv om der er mange ting som gerne må gøres bedre. Arkivinstitutioner i Island, som mange er små med få ansatte, arbejder efter bedste evne med bevaring af privatarkiver, nogle gange på trods af manglende midler. Hvis man ser på deres forhold, når det kommer til bevaring af og pasning af privatarkiver, er de meget forskellige. Nationalarkivet og regionalarkiver har mange pligter overfor afleveringspligtige myndigheder ved tilsyn og rådgivning og bevaring af deres arkiver. Små midler har tvunget dem til prioritering og naturligvis har deres lovmæssige opgaver haft prioritet. Nationalarkivet har lagt begrænset vægt på indsamling af privatarkiver men har modtaget de privatpapirer som er blevet afleveret til arkivet. Regionalarkiver som har den opgave at samle på privatdokumenter har generelt manglende midler og dårlige forhold. Det kan man blandt andet se af antal ansatte men gennemsnitligt er der kun knap halvanden ansat i Regionalarkiverne, deraf er der mindre end en hos halvdelen og kun fem Regionalarkiver har mere end to ansatte. Regionalarkiver har derfor ikke stor capacitet og deres størrelse forhindrer dem i at gøre deres lovmæssige arbejde som man kunne ønske, hvad enten man ser på bevaring af offentlige arkiver eller privatarkiver. Nationalbibliotekets håndskriftafdeling er, med fem ansatte, faktist den arkivinstitution som har mest personale ved indsamling, bevaring og formidling af privatarkiver som er deres hovedopgave.
13 Biblioteker, museer og forskningsinstitutter som har modtaget privatarkiver passer dem ikke som de burde. Tilgængelighed til privatarkiver hos disse er meget mangelfuld, som den dårlige registrering af dokumenterne viser samt at det ikke er mange bekendt at de bevarer dokumenter. Det er også alvorligt, hvor lille en del af biblioteker, museer og forskningsinstitutters arbejdskraft, går til at passe de privatarkiver, som de opbevarer. Faktisk kan man sige at den største del af de privatarkiver der bliver bevaret hos disse er utilgængelig. Arkivinstitutioner har den rolle at bevare og gøre de arkiver der er blevet afleveret til dem tilgængelige til brug. Ifølge sagens natur har arkivinstitutioner generelt bedre forhold til at bevare privatarkiver end institutioner og virksomheder som arbejder i en helt anden del af samfundet. Det er ikke mindre vigtigt, at tilgængeligheden til privatarkiver er bedre sikret hos arkivinstitutioner, som har den opgave at gøre dem tilgængelige til benyttelse, som ved konservering, registrering og med en åben læsesal. Selvom arkivinstitutiorne har de bedste forhold, er det dog vigtigt at andre bevaringsinstiturionere som samler på private dokumenter i forbindelse med andet museumsmateriale, f.eks. museer som samler på kulturminder for bestemte dele af samfundet, som teatermuseum, industrimuseum o.s.v., anskaffer ekspertise om arkivering men de færreste har ansat arkivarer. Hvis disse museer vil bevare og samle privatarkiver er den slags ekspertise nødvendig til at gøre privatarkiverne tilgængelige, med ordning, registrering og søgbare registraturer. Som I har hørt er vi ikke kommet langt i at forme en politik eller handlingsplan vedrørende bevaring af privatarkiver men de enkelte bevaringsinstiturionere har arbejdet i hver deres hjørne, ofte med manglende resourcer. Løsningen tror jeg er samarbejde mellem arkivinstitutioner og andre som har modtaget privatarkiver til bevaring. En landsdækkende plan om bevaring og indsamling af privatarkiver burde lægges og man burde lave et fælles register over, hvor privatarkiver bliver opbevaret. Formålet må være at få til bevaring arkiver som genspejler samfundet bedst muligt til hver en tid. For at gøre indsamling af privatarkiver mere målrettet må man lave en indsamlingsplan hvor arkivinstitutioner, med Nationalarkivet i spidsen, arbejder sammen med andre bevaringsinstiturioner med det fælles mål at bidrage til bevaring af de kulturminder som privatarkiverne er. Med fælles indsats kunne man lave en fælles indsamlingspolitik mellem disse arkivansvarlige og på den måde bidrage i større grad til privatarkivers bevaring. Den slags samarbejde ville forhåbentligt understrege vigtigheden af denne kildegruppe og bidrage til mere professionalisme hos de forskellige arkivansvarlige.